Onboarding là gì? Quy trình Onboarding nhân viên mới hiệu quả

Onboarding được xem là một phần quan trọng trong văn hóa doanh nghiệp. Không chỉ dừng ở việc làm quen, giới thiệu hay đào tạo nhân viên mới mà còn có ảnh hưởng sâu sắc đến sự thành công và phát triển của tổ chức trong dài hạn. Vậy Onboarding là gì? Lợi ích của Onboarding Process là gì? Làm thế nào để thiết lập quy trình Onboarding nhân viên mới hiệu quả? Theo dõi ngay bài viết dưới đây để có được những thông tin hữu ích nhất! 

1. Onboarding là gì?

Onboarding là quá trình giúp nhân viên mới hòa nhập với môi trường công ty, bao gồm các hoạt động như giới thiệu về công ty, văn hóa doanh nghiệp, công việc, đồng nghiệp,…Onboarding có vai trò quan trọng trong việc giúp nhân viên mới nhanh chóng bắt nhịp với công việc và trở thành một thành viên hiệu quả của công ty.

Onboarding là gì?

Thông qua quá trình này, nhân viên mới sẽ được tìm hiểu rõ hơn những yêu cầu công việc đặt ra cho vị trí mà mình đảm nhận. Ngoài ra, Onboarding cũng là bước quan trọng giúp nhân viên tiếp xúc, làm quen với văn hóa doanh nghiệp. Từ đó giúp họ thu nạp thêm nhiều kiến thức, kỹ năng và cách ứng xử cần thiết. Nhân viên mới càng hòa nhập và bắt nhịp với công việc nhanh chóng thì hiệu quả công việc lại càng được cải thiện. 

Quy trình Onboarding cũng góp phần đảm bảo sự nhất quán về tư duy và phong cách làm việc của nhân sự mới và cũ. Điều này góp phần đáng kể trong việc giữ chân nhân sự mới ở lại công ty. 

2. Lợi ích của Onboarding Process là gì?

Onboarding không chỉ là một phần quan trọng trong quản lý nhân sự mà đồng thời còn là công cụ mạnh mẽ để thúc đẩy sự thành công của tổ chức. Vậy Onboarding mang đến những lợi ích quan trọng nào? Hãy cùng khám phá ngay trong phần dưới đây! 

2.1 Mang đến trải nghiệm tốt cho nhân viên

Hầu hết nhân viên khi bắt đầu làm việc ở một môi trường mới đều có tâm lý bối rối và lo lắng nhất định. Lúc này, quy trình Onboarding bài bản sẽ giúp nhân viên tránh xa những suy nghĩ tiêu cực và làm quen với công việc một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, họ cũng được dẫn dắt để dễ hòa hợp với đồng nghiệp và văn hóa công ty. 

Onboarding mang đến trải nghiệm tích cực cho nhân viên mới

Nguồn nhân lực trẻ hiện nay cũng đề cao các giá trị tinh thần bên cạnh giá trị vật chất. Theo đó, họ quan tâm nhiều hơn đến các yếu tố như môi trường làm việc, phúc lợi, đồng nghiệp và cấp trên,… Chính vì vậy, nếu không cảm thấy hài lòng với những trải nghiệm làm việc tại doanh nghiệp, nhân viên mới sẽ rất dễ dàng rời đi chỉ trong khoảng 1 – 2 tháng đầu thử việc. 

Như vậy, doanh nghiệp cần phải áp dụng quy trình Onboarding bài bản, chuyên nghiệp để nhân viên có động lực ở lại làm việc và cống hiến. 

2.2 Giảm tỷ lệ nghỉ việc

Theo một báo cáo thống kê, một doanh nghiệp không có quy trình Onboarding bài bản sẽ khiến cho 4% nhân viên mới nghỉ việc ngay sau ngày thử việc đầu tiên. Như vậy có thể thấy, việc áp dụng quy trình Onboarding nhân viên mới chuyên nghiệp là vô cùng cần thiết cho mọi tổ chức. Quy trình này giúp định hướng và tạo điều kiện thuận lợi để nhân sự mới có thể làm quen, thích nghi và phát triển. Từ đó xây dựng lòng tin, sự gắn kết bền chặt giữa nhân sự và doanh nghiệp.  

2.3 Thu hút nhân sự tiềm năng

Như đã đề cập, việc triển khai Onboarding chuyên nghiệp ngay từ đầu sẽ giúp mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho nhân viên. Thông qua đó, không chỉ giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài mà còn giúp thu hút đội ngũ ứng viên có tiềm năng. 

Cụ thể, khi một nhân viên mới hài lòng với nơi làm việc, họ thường có xu hướng chia sẻ những trải nghiệm tích cực này đến với bạn bè, người quen. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh tích cực trong cộng đồng mà còn là yếu tố quyết định khiến các ứng viên tiềm năng muốn tham gia công ty. 

Onboarding còn giúp thu hút nhân sự tiềm năng cho tổ chức

Cách làm này còn được gọi là referral hay chương trình giới thiệu ứng viên – giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà hiệu quả lại cực kỳ đáng mong đợi.  

2.4 Cải thiện văn hóa doanh nghiệp

Onboarding đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định nhân viên mới có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp hay không. Điều này là quan trọng bởi văn hóa doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến sự thích nghi và phát triển của cá nhân trong quá trình làm việc.

Trong quy trình Onboarding, doanh nghiệp có thể giới thiệu về giá trị cốt lõi, mục tiêu, tầm nhìn và quy tắc ứng xử trong tổ chức. Những thông tin này giúp nhân viên mới hiểu rõ về văn hóa doanh nghiệp và xem xét liệu họ có thể thích nghi được hay không. 

Ngoài ra, những hoạt động thực tế trong quy trình Onboarding như tham gia vào các cuộc họp, dự án hoặc sự kiện cho phép nhân viên mới trải nghiệm trực tiếp văn hóa làm việc. Từ đó giúp họ nhanh chóng thích nghi và đóng góp hiệu quả vào mục tiêu chung của tổ chức.

2.5 Tăng cường năng suất làm việc

Việc tìm hiểu thông tin về công ty hay xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp, các cấp quản lý,… thường mất rất nhiều thời gian nếu không có quy trình Onboarding hiệu quả. Trên thực tế, đào tạo hội nhập đúng cách giúp cải thiện năng suất làm việc đến hơn 70%. Điều này là bởi nhân viên đã được đào tạo bài bản, theo đúng quy trình để nhanh chóng bắt kịp cách thức vận hành của tổ chức. 

Đào tạo hội nhập hiệu quả giúp tăng năng suất làm việc

3. Chi tiết quy trình Onboarding nhân viên mới

Như vậy, ta đã cùng tìm hiểu Onboarding nghĩa là gì cũng như tầm quan trọng của quy trình Onboarding đối với sự phát triển của mỗi doanh nghiệp. Trong phần này, hãy cùng đi sâu vào tìm hiểu quy trình Onboarding nhân viên mới hiệu quả mà mọi doanh nghiệp có thể áp dụng: 

3.1 Pre-onboarding

Onboarding process – quy trình đào tạo hội nhập bắt đầu với giai đoạn Pre-onboarding. Giai đoạn này được bắt đầu ngay khi một ứng viên tiềm năng chấp nhận offer làm việc. Theo đó, nhà quản trị cần thực hiện đầy đủ các thủ tục để nhân viên mới có thể đi làm ngay tại công ty. 

Giai đoạn này được xem là rất quan trọng đối với doanh nghiệp bởi không ai có thể chắc rằng ứng viên sẽ nhận việc hay đi làm như lịch đã hẹn. Trên thực tế, một ứng viên có rất nhiều lựa chọn khác nhau về môi trường làm việc. Nếu doanh nghiệp để xảy ra một sai sót hay nhầm lẫn nhỏ về thông tin, ứng viên sẽ rất dễ thay đổi quyết định ngay phút cuối. 

Pre-onboarding là giai đoạn đầu quan trọng

Để giai đoạn Pre-onboarding diễn ra hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện những hoạt động:

• – Gửi đến nhân viên mới những thông tin liên quan đến doanh nghiệp qua email, bao gồm: lịch sử hình thành và phát triển, những thành tựu, cơ cấu tổ chức, văn hóa doanh nghiệp,…
• – Sắp xếp một nhân viên phòng nhân sự hướng dẫn, giới thiệu về doanh nghiệp đồng thời hỏi han, giải đáp các thắc mắc của ứng viên. Ví dụ: Quy định trang phục khi đi làm là gì? Thời gian làm việc của công ty? Khu vực để xe có thuận tiện? 
• – Phòng hành chính – nhân sự cần chuẩn bị khu vực làm việc, trang thiết bị cần thiết phục vụ công việc cũng như hợp đồng lao động cho nhân sự mới. 
• – Chuẩn bị đầy đủ thông tin về yêu cầu công việc, giải đáp các thắc mắc liên quan về chuyên môn, nghiệp vụ.
• – Sắp xếp buổi đào tạo hội nhập, chia sẻ rõ hơn về văn hóa doanh nghiệp cho nhân viên mới. 

TÌM HIỂU NGAY: HR Là Gì? Nhiệm Vụ & Vai Trò Của HR Trong Doanh Nghiệp

3.2 Ngày đầu tiên đi làm của nhân viên

Đây là thời điểm quan trọng nhất giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng tốt với nhân viên mới. Vào ngày đi làm đầu tiên, nhân viên chưa phải bắt đầu công việc ngay mà cần dành thời gian để thích nghi. Theo đó, họ cần có một góc nhìn tổng quan và rõ ràng nhất về tổ chức trước khi bắt đầu công việc của mình.  

Để hỗ trợ nhân viên mới trong ngày đầu đi làm, doanh nghiệp sẽ cần phân chia nhiệm vụ rõ ràng cho từng phòng ban như sau: 

– Phòng nhân sự: Trước tiên, bộ phận nhân sự sẽ cùng nhân viên mới bắt đầu một “tour” quanh văn phòng, giới thiệu cụ thể hơn về cơ cấu phòng ban cũng như nội quy công ty. Tiếp đến là tiến hành bàn giao những thiết bị, vật dụng hay tài khoản phần mềm cần thiết để hỗ trợ công việc. Ở giai đoạn này, phòng nhân sự cũng cần thu thập giấy tờ để hoàn thiện hồ sơ nhân viên và tiến hành ký kết hợp đồng lao động theo đúng quy định.

Phòng nhân sự chịu trách nhiệm giới thiệu thông tin về doanh nghiệp cho nhân viên mới

– Bộ phận đào tạo: Bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm lên khung chương trình đào tạo hội nhập và sắp xếp lịch chia sẻ cho nhân viên mới. Đồng thời cũng tổ chức chương trình kiểm tra sau đào tạo. 

– Trưởng bộ phận: Trưởng bộ phận sẽ tiến hành gặp mặt, trao đổi với nhân viên để làm rõ những yêu cầu về công việc cũng như nắm được mục tiêu, nguyện vọng và định hướng phát triển của nhân viên. Bên cạnh đó, trưởng bộ phận cũng đóng vai trò giới thiệu và kết nối nhân viên mới với các thành viên trong team. 

Trưởng bộ phận trao đổi về công việc với nhân viên trong ngày đầu làm việc

– Đồng nghiệp: Đội ngũ nhân viên hiện tại cần giúp đỡ nhân viên mới giải đáp những thắc mắc liên quan đến cách thức làm việc hay giải quyết những khó khăn, vướng mắc. Điều này tạo nên sự gắn kết và hỗ trợ lẫn nhau, giúp nhân viên mới tự tin hơn trong quá trình hội nhập.  

Thêm vào đó, nên có một thông báo chính thức được đăng lên group hoặc kênh nội bộ của doanh nghiệp để giới thiệu về nhân viên mới. Ngoài ra, cuối ngày làm việc cũng có thể tổ chức một buổi tiệc nhỏ để chào đón nhân viên đồng thời giúp mọi người làm quen nhanh hơn. 

3.3 Sau khi nhân viên vào làm việc

Đến giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ tiến hành đào tạo nhân viên theo từng vai trò cụ thể. Sẽ rất khó khăn để nhân viên có thể làm việc hiệu quả ngay nếu chưa nắm rõ về yêu cầu công việc hay nhiệm vụ của mình. Như vậy, doanh nghiệp cần đưa ra sự hướng dẫn, đào tạo cần thiết đối với mỗi nhân sự mới nhằm nâng cao hiệu suất làm việc. 

Tiến hành các buổi training nhân viên mới

Dưới đây là một vài nội dung đào tạo hội nhập mà nhân sự mới cần nắm:

• – Vai trò và nhiệm vụ cụ thể ở vị trí công việc này là gì?
• – Đâu là chuyên môn và kỹ năng cần thiết để phục vụ công việc?
• – Cách sử dụng các công cụ, phần mềm hỗ trợ cho công việc.
• – Các khóa đào tạo về chuyên môn, kỹ năng ở từng giai đoạn công việc.
• – …

Trong giai đoạn này, người quản lý cũng cần đồng hành cùng nhân viên trong việc thiết lập các mục tiêu cá nhân. Đây chính là phương pháp hiệu quả giúp họ đạt được mục tiêu và hiểu được vai trò, trách nhiệm của mình trong tổ chức. Nhân viên mới được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp cả về chuyên môn, kỹ năng lẫn cách thức làm việc chắc chắn sẽ mang lại hiệu suất làm việc cao. Từ đó góp phần không nhỏ vào sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.

Người quản lý cũng cần đồng hành với nhân viên trong việc thiết lập mục tiêu cá nhân

Sau 2 – 3 tháng thử việc, người quản lý cũng đã có cái nhìn chính xác hơn về năng lực của nhân viên. Đây cũng là giai đoạn đưa ra quyết định xem liệu nhân viên có phải là “mảnh ghép” mà doanh nghiệp đang tìm kiếm. 

Tham khảo ngay: 7 kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nâng cao hiệu suất

4. Một vài kinh nghiệm giúp Onboarding hiệu quả

Quy trình Onboarding nhân viên mới hiệu quả không chỉ diễn ra từ một đến hai ngày mà phải là một quá trình dài được đầu tư bài bản. Dưới đây là một vài kinh nghiệm đào tạo hội nhập hiệu quả mà doanh nghiệp có thể tham khảo: 

4.1 Đón nhân viên bằng nhiều hình thức

Thay vì đưa nhân viên mới qua từng phòng ban công ty để giới thiệu, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều hình chào đón khác để không khí trở nên vui vẻ hơn. Chẳng hạn như chuẩn bị một buổi Onboarding tập thể với ít hoa quả, đồ uống để mọi người có thể cùng trò chuyện, trao đổi một cách thoải mái. Một buổi ăn trưa ấm cúng cùng nhau cũng giúp người mới dễ dàng mở lòng và làm quen với đồng nghiệp.

Giới thiệu nhân viên bằng một buổi liên hoan ấm cúng để thoải mái trao đổi

4.2 Đào tạo nhân viên bài bản

Tài liệu hội nhập là một phần không thể thiếu trong quy trình Onboarding, tạo ấn tượng đầu tiên với nhân viên về tổ chức. Nếu tài liệu có quá nhiều chữ hay trình bày một cách tẻ nhạt, nhân viên sẽ cảm thấy không có hứng thú để tìm hiểu thêm. Do vậy, hãy trình bày tài liệu một cách dễ nhìn, dễ đọc với thông tin ngắn gọn cần thiết. Theo đó, trình bày tài liệu dưới dạng slide kèm hình ảnh trực quan sẽ là lựa chọn nên được ưu tiên. 

4.3 Xây dựng kế hoạch dài hạn

Bất cứ nhân viên nào khi có mong muốn gắn bó lâu dài với doanh nghiệp cũng đều dành nhiều sự quan tâm cho lộ trình thăng tiến. Để giữ chân nhân viên, doanh nghiệp cần đảm bảo xây dựng kế hoạch phát triển dài hạn cũng như lộ trình thăng tiến cho từng vị trí một cách rõ ràng. Tất cả nên được giới thiệu đến nhân sự mới ngay trong tuần đầu Onboarding.  

5. Lời kết

Maison Office vừa giúp bạn tìm hiểu Onboarding là gì cũng như cách triển khai một quy trình Onboarding nhân viên mới hiệu quả trong doanh nghiệp. Có thể thấy, một quy trình đào tạo hội nhập bài bản sẽ là yếu tố quyết định trong việc giữ chân và thu hút đội ngũ nhân tài. Do vậy, mọi doanh nghiệp hiện nay đều cần chú trọng xây dựng quy trình Onboarding chuyên nghiệp nhằm thúc đẩy sự phát triển bền vững trong tương lai.

Tham khảo thêm:

• Kỹ năng mềm là gì? 10 kỹ năng mềm quan trọng trong công việc
• Kỹ năng cứng là gì? 10 kỹ năng cứng quan trọng nhất cần có

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.