KPI là gì? Cách xây dựng KPI hiệu quả cho các vị trí, bộ phận
Theo dõi Maison Office trên
KPI chắc hẳn là thuật ngữ không còn quá xa lạ trong lĩnh vực kinh doanh hoặc tiếp thị. Thế nhưng, không phải ai cũng biết KPI viết tắt của từ gì hay ý nghĩa của chỉ số KPI trong việc đánh giá thành công của tổ chức. Trong bài viết này, hãy cùng Maison Office tìm hiểu KPI là gì, các loại KPI phổ biến hiện nay cũng như cách xây dựng KPI hiệu quả trong doanh nghiệp!
Nội dung chính
1. KPI là gì?
KPI (Key Performance Indicator) hay Chỉ số Hiệu suất Chính là một giá trị đo lường mức độ hiệu quả mà một cá nhân, nhóm hoặc tổ chức đạt được các mục tiêu kinh doanh quan trọng.
KPI được sử dụng để đánh giá sự thành công trong việc đạt được các mục tiêu đã đề ra, có thể là mục tiêu cho toàn bộ doanh nghiệp, dự án cụ thể, hoặc các lĩnh vực hoạt động.
Trong đó, chỉ số KPI thường được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ cụ thể hay các chỉ tiêu định lượng nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động một cách có cơ sở. Từ đó đưa ra đánh giá cụ thể về năng lực và tính toán lương thưởng chính xác nhất.
Chỉ số KPI là gì?
Các doanh nghiệp, tổ chức thường sử dụng KPI ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá mức độ hoàn thành công việc so với các mục tiêu đã đề ra. Theo đó, KPI ở cấp độ cao sẽ tập trung vào những chỉ số quan trọng nhằm đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp. Ngược lại, KPI ở cấp độ thấp thường được sử dụng cho các cá nhân, phòng ban nhằm đánh giá hiệu suất các công việc đơn lẻ.
>> So sánh KPI và OKR: Doanh nghiệp nên chọn KPI hay OKR?
2. Vai trò của KPI trong doanh nghiệp
KPIs được xem là chỉ số quan trọng đối với mọi doanh nghiệp thuộc bất kỳ lĩnh vực, ngành nghề nào. Đây không chỉ là chỉ số giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả của chiến lược kinh doanh mà còn là thước đo năng lực của toàn bộ thành viên trong tổ chức. Cụ thể, vai trò của KPI trong doanh nghiệp được thể hiện như sau:
- Đánh giá chính xác năng lực nhân viên
- Tạo sự cạnh tranh và học hỏi trong doanh nghiệp
- Cơ sở hoạch định lại chiến lược kinh doanh
2.1 Đánh giá chính xác năng lực nhân viên
KPI là thước đo quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất làm việc cũng như năng lực của nhân viên. Bằng cách thiết lập và theo dõi các chỉ số KPI liên quan đến từng vị trí công việc, doanh nghiệp có thể xác định: ai đang hoàn thành công việc một cách hiệu quả và ai đang gặp vướng mắc cần được hỗ trợ hoặc đào tạo thêm.
>> Tham khảo ngay : 7 Phương Pháp Đánh Giá Nhân Viên Hiệu Quả
2.2 Tạo sự cạnh tranh và học hỏi trong doanh nghiệp
Việc đặt chỉ số KPI cụ thể, rõ ràng cho từng cá nhân hay phòng ban giúp tạo một môi trường cạnh tranh và học hỏi hiệu quả trong nội bộ doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp có thể tuyên dương, khen thưởng những cá nhân, phòng ban có thành tích xuất sắc để tạo động lực cho nhân viên. Các cá nhân, phòng ban khác cũng sẽ được thúc đẩy để làm việc hiệu quả hơn.
2.3 Cơ sở hoạch định lại chiến lược kinh doanh
Các chỉ số KPI còn là cơ sở quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá xem chiến lược kinh doanh hiện tại có đang hoạt động hiệu quả hay không. Nếu tổng hợp dữ liệu KPI cho thấy rằng doanh nghiệp không đạt được mục tiêu như mong đợi, đây có thể là tín hiệu cho thấy chiến lược kinh doanh cần phải được điều chỉnh lại cho phù hợp.
Ví dụ, nếu một trong những KPI quan trọng của doanh nghiệp liên quan đến tăng trưởng doanh số bán hàng. Thế nhưng chỉ số này lại không thể đạt được trong một khoảng thời gian dài. Như vậy đòi hỏi doanh nghiệp phải xem xét lại và đưa ra những đề xuất điều chỉnh cho chiến lược kinh doanh trong giai đoạn kế tiếp.
3. KPI có ý nghĩa như thế nào đối với người lao động?
Như đã đề cập ở phần trên, KPI là một chỉ số quan trọng nhằm đánh giá mức độ thành công của một doanh nghiệp. Thế nhưng không dừng lại ở đó, ở cấp độ thấp hơn, KPI còn được biết đến là thước đo đánh giá năng lực và những đóng góp của nhân viên trong tổ chức.
Do vậy, việc hiểu rõ KPI nghĩa là gì cũng như tầm quan trọng của nó sẽ là cần thiết đối với mỗi cá nhân.
- Giúp nhân viên xác định được mục tiêu và kế hoạch làm việc rõ ràng, tránh xao nhãng.
- Giúp đo lường mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đã đề ra ban đầu.
- Giúp nhân viên tự đánh giá và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo đạt được kết quả.
- Tạo động lực cho nhân viên để đạt được mục tiêu.
- Mang đến nhiều cơ hội phát triển và thăng tiến trong công việc.
4. Các chỉ số KPI phổ biến của doanh nghiệp
Hiện nay có rất nhiều loại KPI khác nhau mà doanh nghiệp có thể áp dụng để đo lường, đánh giá và quản lý hiệu suất làm việc của tổ chức. Đây được xem là yếu tố quyết định đối với sự thành công của doanh nghiệp, do vậy phải thật cẩn trọng trong việc lựa chọn KPI. Phần dưới đây tổng hợp các loại KPI phổ biến nhất mà doanh nghiệp có thể xem xét áp dụng:
4.1 KPI kinh doanh
KPI kinh doanh là các chỉ số giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả của hoạt động kinh doanh trong cả ngắn hạn và dài hạn. Với các chỉ số này, doanh nghiệp có thể xác định được hiệu quả của chiến lược đồng thời phát hiện kịp thời những lỗ hổng, vấn đề cần khắc phục trong quy trình kinh doanh.
Các chỉ số KPI kinh doanh thường được áp dụng hiện nay
| Chỉ số | Ý nghĩa |
| Revenue Growth Rate | Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu |
| Gross Profit Margin | Tỷ suất lợi nhuận gộp |
| Return on Investment (ROI) | Tỷ lệ lợi nhuận ròng trên tổng chi phí đầu tư |
| Inventory Turnover | Hệ số quay vòng của hàng tồn kho |
| Customer Acquisition Cost | Chi phí sở hữu khách hàng |
| Customer Retention Rate | Tỷ lệ giữ chân khách hàng |
| Customer Lifetime Value | Giá trị vòng đời khách hàng |
| Lead Conversion Rate | Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng |
4.2 KPI quản lý dự án
Đây là chỉ số KPI thường được áp dụng bởi các cấp quản lý nhằm theo dõi tiến độ và hiệu quả thực hiện của từng dự án. Thông qua đó, họ có thể dễ dàng nắm bắt được tiến độ dự án trong từng giai đoạn, hiệu suất làm việc của nhân viên và hiệu quả đạt được so với kỳ vọng.
Một số KPI quản lý dự án được áp dụng phổ biến hiện nay
| Chỉ số | Ý nghĩa |
| Project Completion Time | Thời gian hoàn thành dự án |
| Cost Performance Index | Chỉ số hiệu suất chi phí |
| Earned Value | Giá trị đạt được |
| Project Scope Change Rate | Tỷ lệ thay đổi phạm vi dự án |
| Defect Density | Mật độ lỗi |
| Customer Satisfaction | Sự hài lòng của khách hàng |
| Team Morale Index | Chỉ số tinh thần đội nhóm |
| Schedule Variance | Phương sai lập lịch |
4.3 KPI tiếp thị
Chỉ số KPI cũng đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong Marketing. Việc theo dõi chỉ số KPI trên tất cả các kênh giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quan về hiệu quả của từng chiến dịch.
- Chiến dịch tiếp thị có mang lại kết quả như kỳ vọng ban đầu?
- Kênh tiếp thị nào đang hoạt động hiệu quả nhất?
- Kênh tiếp thị nào đang hoạt động kém hiệu quả?
- Cần loại bỏ kênh nào và giữ lại kênh nào để tập trung nguồn lực tốt nhất?
- Kết quả mang lại có tương xứng với chi phí bỏ ra cho từng chiến dịch?
Các chỉ số KPI tiếp thị phổ biến trong Marketing
| Chỉ số | Ý nghĩa |
| Brand Awareness | Nhận thức về thương hiệu |
| Organic Search Traffic | Lưu lượng truy cập tự nhiên |
| Click-Through Rate | Tỷ lệ nhấp chuột |
| Conversion Rate | Tỷ lệ chuyển đổi |
| Social Media Engagement | Tương tác trên mạng xã hội |
| Customer Acquisition Cost | Chi phí sở hữu khách hàng |
| Cost per Lead | Chi phí cho mỗi khách hàng tiềm năng |
| Return on Ad Spend (ROAS) | Tỷ suất lợi nhuận đầu tư từ quảng cáo |
| Return on Investment (ROI) | Tỷ lệ lợi nhuận ròng trên tổng chi phí đầu tư |
| Customer Lifetime Value | Giá trị vòng đời khách hàng |
4.4 KPI bán hàng
Đúng như tên gọi, KPI này được dùng để đo lường hiệu quả của bộ phận bán hàng trong doanh nghiệp. KPI bán hàng không chỉ được áp dụng bởi các doanh nghiệp bán lẻ, thay vào đó bất cứ sản phẩm nào có thể bán ra thị trường đều được tính vào KPI bán hàng, bao gồm cả sản phẩm và dịch vụ. Thông qua chỉ số này, doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm được kết quả kinh doanh hàng tuần/tháng/quý/năm.
Một vài KPI bán hàng phổ biến
| Chỉ số | Ý nghĩa |
| Sales Revenue | Doanh số bán hàng |
| Average Order Value | Giá trị đơn hàng trung bình |
| Sales Growth Rate | Tỷ lệ tăng trưởng doanh số bán hàng |
| Customer Conversion Rate | Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng |
| Customer Retention Rate | Chi phí sở hữu khách hàng |
| Customer Retention Rate | Tỷ lệ giữ chân khách hàng |
| Upsell Rate | Tỷ lệ doanh số qua việc bán thêm sản phẩm/dịch vụ |
>> Xem thêm: Top 12 kỹ năng bán hàng chuyên nghiệp cho nhân viên sale
4.5 KPI tài chính
Đây là loại KPI được sử dụng bởi các cấp lãnh đạo, quản lý của bộ phận tài chính trong một doanh nghiệp. Thông qua KPI tài chính, ta có thể biết được doanh nghiệp đang hoạt động như thế nào về mặt tạo ra doanh thu, lợi nhuận.
Các KPI tài chính được áp dụng phổ biến nhất
| Chỉ số | Ý nghĩa |
| Cash Flow | Dòng tiền |
| Profit Margin | Tỷ suất lợi nhuận |
| Gross Margin | Tỷ suất lợi nhuận gộp |
| Net Profit | Lợi nhuận ròng |
| Return on Investment (ROI) | Tỷ lệ lợi nhuận ròng trên tổng chi phí đầu tư |
| Accounts Receivable Turnover | Tỷ lệ vòng quay khoản phải thu |
| Accounts Payable Turnover | Tỷ lệ vòng quay khoản phải trả |
| Debt-to-Equity Ratio | Tỷ suất nợ vay trên vốn chủ sở hữu |
| Working Capital Ratio | Tỷ suất vốn hoạt động |
| Earnings per Share – EPS | Lợi nhuận trên mỗi cổ phiếu |
5. 5 bước xây dựng KPI hiệu quả cho các vị trí, bộ phận
Có thể thấy, chỉ số KPI đóng vai trò quan trọng không chỉ với cá nhân, phòng ban mà còn ảnh hưởng đến sự thành công của tổ chức. Do vậy, việc xây dựng KPI hợp lý, hiệu quả cho từng vị trí, bộ phận là điều cần được doanh nghiệp đặc biệt chú trọng.
Dưới đây là cách xây dựng KPI hiệu quả với trình tự các bước cụ thể:
Bước 1: Xác định người/bộ phận xây dựng KPIs
Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định ai sẽ người xây dựng KPIs cụ thể cho từng vị trí công việc hay phòng ban. Có 2 cách mà doanh nghiệp có thể áp dụng như sau:
Cách 1: Các trưởng bộ phận/phòng ban chức năng sẽ người trực tiếp xây dựng KPIs cho từng vị trí, chức danh trong bộ phận/phòng ban đó. Bởi họ sẽ là người hiểu rõ và tổng quan nhất về các yêu cầu, nhiệm vụ công việc cho từng vị trí.
- Ưu điểm: Các chỉ số KPI sẽ mang tính thực tế và khả thi cao, thể hiện được rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận.
- Nhược điểm: Nếu phòng ban tự đặt mục tiêu thì thường gặp tình trạng thiếu khách quan, đặt mục tiêu quá cao hoặc quá thấp. Do vậy, nếu lựa chọn cách làm này, đội ngũ nhân sự và quản lý cấp cao sẽ cần đánh giá và kiểm định lại trước khi áp dụng KPI.
Cách 2: Bộ phận nhân sự, quản lý cấp cao sẽ xây dựng KPIs cho từng phòng ban/bộ phận chức năng.
- Ưu điểm: Mục tiêu hoạt động của từng bộ phận/phòng ban được đảm bảo về tính khách quan, phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp.
- Nhược điểm: Các chỉ số KPIs đặt ra thường không bám sát thực tế, không thể hiện được đúng chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận/phòng ban. Để khắc phục được vấn đề này, bộ KPIs sau khi được thiết lập sẽ cần có sự đánh giá, thẩm định lại của bộ phận chức năng.
Có thể thấy, dù chọn cách làm nào thì cũng cần sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận nhân sự, quản lý cấp cao và các trưởng bộ phận/phòng ban.
Bước 2: Xác định các chỉ số KPIs
Mỗi vị trí công việc trong từng bộ phận đều sẽ có những chức năng, nhiệm vụ riêng. Do vậy, các chỉ số KPI cần đảm bảo được thiết lập dựa trên đúng mô tả công việc của họ. Lưu ý rằng, điều quan trọng nhất khi xây dựng KPIs đó chính là phải đảm bảo các chỉ số này có mối liên hệ chặt chẽ đến mục tiêu hoạt động của phòng ban và doanh nghiệp.
Sau khi đã đưa ra được bộ KPI dựa trên mục tiêu của từng vị trí, phòng ban, bước tiếp theo cần làm là đánh giá từng chỉ số thông qua các tiêu chí SMART:
- S – Specific: Mục tiêu cụ thể
- M – Measurable: Mục tiêu đo lường được
- A – Attainable: Mục tiêu có thể đạt được
- R – Relevant: Mục tiêu thực tế
- T – Timebound: Mục tiêu có thời hạn cụ thể
Nếu các chỉ số KPIs không đáp ứng được tiêu chí SMART, doanh nghiệp cần xem xét điều chỉnh hoặc loại bỏ để tránh ảnh hưởng đến hệ thống quản trị tổ chức.
Bước 3: Áp dụng và đánh giá mức độ hoàn thành KPI
Sau bước xác định các chỉ số KPIs cho từng phòng ban và vị trí, đã đến lúc doanh nghiệp áp dụng chúng vào thực tế làm việc và quản lý. Cụ thể cần phân chia công việc, nhiệm vụ rõ ràng, chi tiết cho từng cá nhân, phòng ban để triển khai trong toàn bộ doanh nghiệp.
Trong quá trình triển khai, người đặt KPI cần theo dõi, giám sát tình hình thực hiện của từng phòng ban và nhân sự. Từ đó đưa ra đánh giá chính xác nhất về mức độ hoàn thành công việc của họ.
Bước 4: Đánh giá KPIs và tính toán lương thưởng
KPIs là yếu tố quan trọng hàng đầu liên quan trực tiếp đến việc tính toán lương thưởng. Với mỗi mức độ hoàn thành KPI sẽ có một mức lương thưởng nhất định. Theo đó, chính sách này sẽ được quy định cụ thể bởi các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp hoặc trưởng quản lý phòng ban.
Thông thường sẽ có một buổi nghiệm thu, đánh giá kết quả công việc định kỳ. Điều này nhằm tổng hợp những đánh giá toàn diện, khách quan nhất để đưa ra mức lương thưởng phù hợp cho từng cá nhân.
Bước 5: Điều chỉnh KPIs phù hợp với thực tế
Chỉ số KPI không phải lúc nào cũng cố định mà có thể được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian. Cụ thể, trong quá trình thực hiện sẽ có những thay đổi về KPI sao cho phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp hoặc năng lực làm việc của nhân viên. Lưu ý rằng, chỉ nên thay đổi KPI khi đã có sự tổng hợp, đánh giá khách quan trong một khoảng thời gian nhất định (thường ít nhất là 1 năm).
6. Những lưu ý quan trọng khi xây dựng chỉ số KPI là gì?
KPI không chỉ giúp doanh nghiệp đo lường, đánh giá hiệu suất làm việc mà còn giúp định hình mục tiêu và cung cấp thông tin quan trọng để ra các quyết định chiến lược. Ngoài bám sát quy trình thiết lập KPI đã đề cập ở phần trên, doanh nghiệp cũng cần chú trọng một vài vấn đề sau đây để xây dựng KPI hiệu quả:
- Doanh nghiệp phải hiểu rõ tầm quan trọng của KPI đối với sự thành công của tổ chức.
- Doanh nghiệp cần nắm rõ các phương pháp thiết lập và phân bổ chỉ số KPIs.
- Doanh nghiệp cần hiểu rõ rõ mối tương quan giữa việc áp dụng KPIs và lương thưởng, phúc lợi của nhân viên.
- Việc xây dựng chỉ tiêu KPI ngoài dựa trên các tiêu chí SMART thì cũng cần đặt vào một số chuẩn ngữ cảnh nhất định. Điều này giúp cho người thực hiện hiểu rõ ý nghĩa của từng chỉ tiêu, từ đó làm việc một cách đúng hướng và hiệu quả.
- KPI thường được xem xét ở nhiều cấp độ khác nhau. Tuy nhiên, mỗi bộ phận, phòng ban chỉ nên theo dõi, đánh giá các chỉ số liên quan trực tiếp ở cấp độ quản lý của mình.
KPI không chỉ là công cụ giúp đo lường hiệu suất mà còn là phương tiện quan trọng giúp doanh nghiệp và người lao động định hướng và cải thiện kết quả công việc. Việc xây dựng và áp dụng KPI cần sự tỉ mỉ, linh hoạt và phù hợp với từng tình huống cụ thể. Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật và điều chỉnh KPI để phù hợp với sự thay đổi của thị trường cũng như mục tiêu kinh doanh. Đồng thời, KPI cũng mang lại lợi ích to lớn cho người lao động, giúp họ hiểu rõ kỳ vọng của doanh nghiệp và cải thiện hiệu suất cá nhân.
Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.
