So sánh KPI và OKR: Doanh nghiệp nên chọn KPI hay OKR?

KPI và OKR đã trở thành một phần quan trọng không thể thiếu trong quản lý doanh nghiệp hiện đại. Theo đó, hai thuật ngữ này được áp dụng trong hầu hết các mô hình doanh nghiệp trên toàn cầu nhằm thúc đẩy sự phát triển và thành công của tổ chức. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu điểm giống và khác nhau giữa hai thuật ngữ quan trọng này!

1. Hiểu đúng về KPI và OKR

Định nghĩa KPI

KPI (Key Performance Indicators) là tập hợp các chỉ số đo lường, đánh giá hiệu suất làm việc của một cá nhân, đội nhóm, phòng ban hay một doanh nghiệp. KPI thường được thể hiện dưới dạng số liệu, bảng biểu hay chỉ tiêu định lượng nhất định, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu trong cả ngắn hạn và dài hạn.

Định nghĩa KPI là gì?

Các doanh nghiệp hiện nay có thể áp dụng KPI ở nhiều cấp độ khác nhau. Chỉ số KPI cấp cao sẽ tập trung vào hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp. Trong khi đó, KPI cấp thấp sẽ thường tập trung vào hiệu suất riêng lẻ của từng cá nhân, bộ phận, phòng ban. Đây không chỉ là công cụ dùng để đánh giá hiệu quả, hiệu suất công việc, thêm vào đó nó còn được dùng để so sánh thành tích giữa các cá nhân, phòng ban, doanh nghiệp.

Tóm gọn lại, chỉ số KPI mang những đặc trưng như sau:

– KPI là chỉ số định lượng, có thể đo lường được bằng những số liệu cụ thể.

– KPI phải được lên kế hoạch đo lường hằng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.

– KPI không được giao một cách chung chung mà phải gắn liền với yêu cầu công việc, nhiệm vụ của từng cá nhân, bộ phận.

Ví dụ: 

– KPI của Phòng Kinh doanh: Tìm kiếm 50 khách hàng mới từ Facebook trong tháng 09/2023.

– KPI của Phòng Nhân sự: Tuyển dụng 03 nhân sự mới cho vị trí nhân viên SEO trong 2 tuần.  

Định nghĩa OKR

OKR là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Objective & Key Result”, dịch nghĩa đơn giản là “Kết quả và mục tiêu then chốt”. Đây là một phương pháp quản trị dựa trên một mục tiêu cụ thể và đo lường mục tiêu bằng kết quả then chốt nhất. Các mục tiêu OKR thường được đo lường trong ngắn hạn. 

OKR là viết tắt của cụm từ “Objective & Key Result”

OKR bao gồm 2 thành phần chính như sau:

– Objective (Mục tiêu): Mô tả những gì bạn muốn đạt được dưới dạng dữ liệu định tính. Mục tiêu đặt ra cần ngắn gọn, mang tính thúc đẩy và truyền động lực cho cá nhân/đội nhóm thực hiện. 

– Key Result (Kết quả chính): Đây là một tập hợp các chỉ số giúp đo lường tiến trình thực hiện mục tiêu. Đối với mỗi mục tiêu đặt ra, bạn nên thiết lập từ 2 đến 3 kết quả chính. 

Ví dụ về OKR: 

So với các phương pháp quản lý truyền thống, OKR mang đến nhiều lợi ích hơn cho doanh nghiệp, cụ thể:

– Giảm thời gian thiết lập mục tiêu. 

– Xây dựng mục tiêu phù hợp với thực tế hoạt động, mang tính cam kết cao hơn.

– Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm của mọi cá nhân trong tổ chức.

– Tăng cường kết nối giữa các phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp.

– Tăng hiệu suất làm việc, đưa doanh nghiệp hoạt động đúng hướng. 

– Thúc đẩy đổi mới, sáng tạo và mang đến nhiều cơ hội kinh doanh.

Điều quan trọng cần lưu ý khi áp dụng OKR đó chính là phải tách biệt những gì thực sự quan trọng với phần còn lại, đồng thời đặt ra mức độ ưu tiên rõ ràng. Theo đó, bạn cần học cách sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc cũng như loại bỏ những vấn đề gây ảnh hưởng đến quá trình đạt được mục tiêu.

2. So sánh OKR và KPI: Đâu là điểm giống và khác nhau?

KPI vs OKR là những phương pháp đo lường hiệu suất công việc được áp dụng rộng rãi trong hầu hết doanh nghiệp, tổ chức hiện nay. Mỗi phương pháp sẽ có những đặc trưng riêng song vẫn có một vài điểm tương đồng nhất định. Trong phần dưới đây, hãy cùng so sánh OKR và KPI để xem đâu là điểm giống và khác nhau giữa hai thuật ngữ này. 

Điểm giống nhau

Về cơ bản, hai thuật ngữ OKR và KPI có khá nhiều điểm tương đồng, cụ thể như sau:

– Cả hai đều là công cụ dùng để đo lường hiệu quả, hiệu suất công việc trong các doanh nghiệp, tổ chức.

– Cả hai thuật ngữ đều đặc trưng bởi những chỉ số cụ thể, có thể đo lường và đánh giá được. 

– Cả OKR và KPI đều có thể được áp dụng linh hoạt ở cả những doanh nghiệp lớn và nhỏ, giúp tổ chức đạt được mục tiêu và tầm nhìn đã đề ra. 

– Việc áp dụng KPI và OKR đều mang lại hiệu quả tích cực đến năng suất của doanh nghiệp. 

OKR và KPI đều là công cụ dùng đo lường hiệu suất công việc trong doanh nghiệp

Điểm khác nhau giữa KPI vs OKR

Để phân biệt điểm khác nhau giữa KPI và OKR, ta sẽ cần dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau, cụ thể như sau:

Mục đích sử dụng

Điểm khác biệt đầu tiên giữa KPI và OKR đó chính là mục đích sử dụng của từng phương pháp. 

– KPI tập trung vào việc đo lường hiệu quả, hiệu suất làm việc của nhân viên cũng như đánh giá mức độ thành công của tổ chức. Phương pháp này sử dụng những số liệu thực tế để chứng minh kết quả thay vì đánh giá một cách cảm tính. KPI thường được dùng để theo dõi các hoạt động hàng ngày, giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả.

– OKR lại tập trung hướng đến những mục tiêu lớn và tham vọng của tổ chức. Các mục tiêu này thường liên quan đến tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp, giúp định hình chiến lược trong dài hạn. Có thể nói, OKR là “kim chỉ nam” để tất cả các thành viên có thể xác định hướng đi và mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp. 

KPI vs OKR có sự khác nhau về mục đích sử dụng

Khả năng đo lường 

– KPI được áp dụng đối với những mục tiêu, công việc có chu kỳ cố định, có thể đo lường được kết quả thông qua những số liệu chính xác. Các chỉ số KPI cần được theo dõi liên tục hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. 

Ví dụ: Tăng gấp đôi lưu lượng truy cập tự nhiên vào website của Quý IV so với Quý III (2023).

– OKR được áp dụng đối với những công việc, hoạt động khó đo lường chính xác hơn và không theo chu kỳ. 

Ví dụ: Tìm kiếm 600 khách hàng tiềm năng đến tham gia sự kiện XYZ qua kênh Facebook. 

Trọng tâm của phương thức

– Với OKR, trọng tâm nằm ở yếu tố O (Objective), tức là mục tiêu. Trước hết, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu muốn đạt được là gì và sau đó đưa ra các kết quả then chốt để đo lường. 

– Trọng tâm của KPI lại nằm ở các chỉ số (I – Indicator), hướng đến đạt được các kết quả then chốt đã đề ra. KPI có thể được thiết lập khác nhau cho từng cá nhân, phòng ban, tuy nhiên các chỉ số KPI đều hướng đến kết quả then chốt và góp phần giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu. 

Trọng tâm của phương thức cũng có sự khác biệt giữa KPI và OKR

Trong một doanh nghiệp sẽ có rất nhiều chỉ số KPI cần được theo dõi đồng thời. Riêng với mô hình OKR, trong mỗi chu kỳ doanh nghiệp chỉ tập trung vào một số mục tiêu quan trọng nhất định và hoàn thành chúng một cách tốt nhất.

KPI là công việc hàng ngày, OKR thì không

Có thể nói, OKR là đích đến còn KPI sẽ là công cụ phục vụ cho OKR. Để đạt được mục tiêu đã đề ra, doanh nghiệp cần bám sát KPI và hoàn thành các kết quả then chốt. 

– KPI có thể được điều chỉnh hàng ngày. Nếu KPI của tuần này chưa đạt, các cá nhân, phòng ban có thể tăng KPI của tuần kế tiếp, miễn sao nó bám sát vào OKR đã đặt ra.

– OKR hướng đến những mục tiêu dài hạn. Các mục tiêu OKR thường được thiết lập lại theo quý hoặc theo năm nhằm phản ánh chiến lược mới của doanh nghiệp.

Ví dụ: OKR của phòng kinh doanh là thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty trong quý III năm 2023. Kết quả then chốt đặt ra cụ thể như sau:

– KR1: Doanh thu đạt 15 tỷ.

– KR2: Số lượng khách hàng mới đạt 2000 người.

– KR3: Số khách hàng quay lại đạt 500 người (tương đương 20% của tháng trước).

Như vậy, KPI đặt ra cho phòng kinh doanh có thể là mỗi ngày tiếp cận được bao nhiêu khách hàng, bán được bao nhiêu sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Nếu hôm nay chưa đạt được KPI của ngày thì phòng kinh doanh có thể cải thiện hoặc tăng tốc ở những ngày tiếp theo. Miễn sao mọi hoạt động đều bám sát OKR để đạt được kết quả then chốt.

3. Doanh nghiệp nên áp dụng KPI hay OKR?

Trong thế giới kinh doanh hiện nay, phần lớn doanh nghiệp thường nghĩ đến chỉ số KPI khi muốn đo lường, đánh giá hiệu suất làm việc của cá nhân hay phòng ban. Thực tế có rất nhiều doanh nghiệp đã đầu tư chi phí lớn để xây dựng KPI, thế nhưng hiệu quả lại không như mong đợi. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, trong đó nguyên nhân chính vẫn là do doanh nghiệp chưa xác định được chính xác mục tiêu của tổ chức ở từng giai đoạn khác nhau. 

Doanh nghiệp nên chọn KPI hay OKR?

– Nếu doanh nghiệp đang tập trung duy trì sự ổn định hơn là tăng trưởng thì KPI sẽ là lựa chọn phù hợp. Nó giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp đang hoạt động đúng hướng để đạt được những mục tiêu đã đề ra. 

– Nếu doanh nghiệp đang hướng đến những tầm nhìn lớn hoặc đang muốn thay đổi định hướng tổng thể của mình, OKR sẽ là lựa chọn hoàn hảo. Phương pháp này cho phép doanh nghiệp mở rộng mục tiêu đồng thời nhanh chóng thích ứng với những thay đổi của thị trường. 

4. Có thể kết hợp KPI vs OKR được không?

“KPI vs OKR có thể kết hợp với nhau được không?” – Đây chắc hẳn là thắc mắc chung của rất nhiều người khi tìm hiểu về hai phương pháp đo lường hiệu suất này. Đáp án cho câu hỏi trên đó chính là doanh nghiệp hoàn toàn có thể kết hợp giữa hai phương pháp OKR và KPI.

Trong thực tế, các doanh nghiệp thường sẽ cần cả KPI để theo dõi hiệu suất tổng thể và OKR để hướng sự tập trung vào những điều cần ưu tiên. Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định được đâu nơi cần đầu tư nguồn lực để mang đến hiệu quả và tạo ra đổi mới. Thông thường, các chỉ số KPI có thể trở thành kết quả then chốt (KR) cho mục tiêu (O) khi doanh nghiệp tập trung vào việc cải thiện một mục tiêu nào đó cụ thể. 

5. Quy trình chuyển đổi từ KPI sang OKR

Trước đây, hầu hết các doanh nghiệp thường chỉ sử dụng KPI để đo lường mức độ thành công. Tuy nhiên, hiện nay các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đang có xu hướng chuyển sang áp dụng mô hình quản trị OKR. Vậy làm thế nào để chuyển đổi từ KPI sang OKR một cách hiệu quả?

Bước 1: Đặt mục tiêu

Như đã đề cập ở phần trên, OKR và KPI hoạt động với những mục tiêu khác nhau. Do vậy, doanh nghiệp cần phải xem xét kỹ lưỡng các chỉ số KPI và chuyển đổi chúng thành các nhóm mục tiêu chính. 

Đặt mục tiêu cho việc triển khai OKR

Bước 2: Tạo kết quả then chốt từ KPI

Khi đã xác định được mục tiêu, doanh nghiệp có thể đưa các chỉ số KPI quan trọng vào mô hình và xem đó là kết quả then chốt (KR). Đảm bảo rằng mỗi mục tiêu sẽ có không quá 3 KPI để tránh tình trạng quá tải. Đồng thời, mỗi mô hình OKR cũng không nên có quá 10 kết quả then chốt. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai thực hiện và theo dõi, đánh giá. 

Bước 3: Xác định chính xác kết quả then chốt

Các kết quả then chốt trong mô hình OKR cần được xác định một cách chi tiết, có thể đo lường được. Theo đó, doanh nghiệp cần áp dụng mô hình SMART để đánh giá mục tiêu một cách chính xác hơn. 

Xác định kết quả then chốt (KR) dựa trên các tiêu chí SMART

Mỗi kết quả then chốt cần đáp ứng đồng thời các tiêu chí dưới đây: 

– S (Specific): Kết quả then chốt phải được xác định một cách cụ thể, rõ ràng và dễ nắm bắt.

– M (Measurable): Kết quả then chốt phải là chỉ số cụ thể, có thể đo lường được.  

– A (Achievable): Kết quả then chốt mang tính khả thi, có thể đạt được trong thực tế. 

– R (Relevant): Các kết quả này mang tính thực tế, có liên quan đến mục tiêu đề ra.

– T (Time-bound): Mục tiêu có thời hạn cụ thể để hoàn thành (thông thường theo quý hoặc theo năm). 

Bước 4: Sử dụng công cụ theo dõi, giám sát phù hợp

Triển khai mô hình OKR trong thực tế hoạt động không phải là điều dễ dàng. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần tăng cường tính kỷ luật, văn hóa làm việc cũng như tính cam kết trong việc thực hiện. Do vậy, doanh nghiệp sẽ cần đến sự hỗ trợ của các công cụ theo dõi, giám sát phù hợp để đảm bảo OKR được triển khai hiệu quả. 

Các công cụ này có thể bao gồm: bảng chỉ dẫn, hệ thống ghi chép, phần mềm quản lý dự án hoặc bất kỳ công cụ nào phù hợp. Điều này đảm bảo rằng mọi cá nhân trong tổ chức đều có thể cập nhật nhanh chóng và chính xác các thông tin liên quan đến OKR. 

6. Những lưu ý khi xây dựng KPI và OKR

Việc lựa chọn công cụ đo lường, đánh giá phù hợp là rất cấp thiết với mọi tổ chức. Thế nhưng quan trọng hơn là doanh nghiệp cần biết cách thiết lập, triển khai hoặc kết hợp các phương pháp sao cho hiệu quả với thực tế hoạt động. Dưới đây là một vài lưu ý khi xây dựng KPI và OKR: 

– Với KPI: 

+ Trước khi thiết lập các chỉ số KPI, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu rõ ràng và có thể đặt vào một ngữ cảnh nhất định để làm rõ ý nghĩa. VD: Tăng trưởng doanh thu đạt tỷ lệ 20% so với trung bình ngành Quý III/2023.

+ KPI được thiết lập phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng cá nhân, phòng ban. 

+ KPI cần được thiết lập và phân bổ đồng đều giữa các phòng ban, bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. 

+ KPI thường được áp dụng cho những doanh nghiệp, tổ chức đã đi vào khuôn khổ với chiến lược định hướng rõ ràng. 

– Với OKR:

+ OKR không phải là chỉ số được xây dựng trên mong muốn của cá nhân nào bất kỳ. Thay vào đó, cần có sự trao đổi, thảo luận giữa các bộ phận, phòng ban để đặt mục tiêu hiệu quả. 

+ Mô hình OKR khoa học sẽ có dạng kim tự tháp với các cấp độ lần lượt là ban lãnh đạo – trưởng bộ phận – các cấp quản lý – nhân viên. 

+ OKR sẽ không phát huy được hiệu quả nếu doanh nghiệp chỉ tập trung duy trì hoạt động hiện tại mà không có chiến lược mở rộng, phát triển trong tương lai. 

7. Lời kết

Trong bài viết này, Maison Office đã giúp bạn tìm hiểu hai khái niệm quan trọng trong việc đánh giá và quản lý hiệu suất trong doanh nghiệp, đó là KPI và OKR. Việc áp dụng chỉ OKR, KPI hay kết hợp cả hai phương pháp sẽ là lựa chọn của mỗi doanh nghiệp dựa trên mục tiêu và tình hình cụ thể. Quan trọng, cần đảm bảo cả hai phương pháp này có thể đóng góp vào việc định hướng chiến lược và giúp doanh nghiệp thành công. 

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.