Cách lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự chi tiết, hiệu quả nhất

Dù doanh nghiệp quy mô nhỏ hay lớn, việc tuyển dụng nhân sự là một hoạt động quan trọng, cần được đầu tư nghiêm túc. Một kế hoạch tuyển dụng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp chiêu mộ được những ứng viên phù hợp, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Vì thế, chiến lược tuyển dụng không chỉ đơn giản là “điền vào chỗ trống” những vị trí còn thiếu, mà còn cần phải đảm bảo tìm được ứng viên phù hợp nhất với vị trí đó.

> Top Website tuyển dụng miễn phí tốt nhất

1. Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là gì?

Kế hoạch tuyển dụng là một chiến lược quan trọng mà doanh nghiệp phát triển nhằm xác định và thu hút những nhân tài phù hợp.

Mục đích chính của kế hoạch tuyển dụng là đảm bảo rằng quá trình tuyển dụng được thực hiện một cách có hệ thống, hiệu quả, và chọn lựa ra những ứng viên tốt nhất phù hợp với nhu cầu và văn hóa của doanh nghiệp.

Bản kế hoạch này chứa đựng thông tin chi tiết về các vị trí tuyển dụng, bao gồm yêu cầu về kinh nghiệm, kỹ năng, và phẩm chất cần thiết mà ứng viên cần có để phù hợp với từng vị trí cụ thể trong doanh nghiệp.

2. Tầm quan trọng kế hoạch tuyển dụng

Khi một doanh nghiệp phát triển, nhu cầu tuyển thêm nhân sự là việc không tránh khỏi. Do đó bạn cần tổ chức lại công tác tuyển dụng hợp lý và khoa học bằng cách tiến hành xây dựng kế hoạch tuyển dụng cụ thể, rõ ràng nhằm đảm bảo yêu cầu tuyển dụng trong tương lai.

Một kế hoạch tuyển dụng tốt sẽ giúp đội ngũ tuyển dụng của công ty hoạt động hiệu quả và nhất quán hơn. Có một kế hoạch tuyển dụng giúp họ có những mục tiêu cụ thể để thực hiện và đo lường năng suất làm việc.

Bên cạnh đó, điều này còn ích rất nhiều trong việc đưa ra những quyết định quan trọng trong quá trình hợp tác tuyển dụng giữa các thành viên trong đội ngũ tuyển dụng.

3. Các bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Rõ ràng, việc đề ra những kế hoạch cụ thể sẽ giúp hoạt động tuyển dụng nhân lực đạt hiệu quả cao hơn. Nhưng đây cũng không phải là công việc đơn giản. Rất nhiều công ty và doanh nghiệp lớn gặp thất bại trong việc đề ra một kế hoạch tuyển dụng rõ ràng.

Để giúp bạn có được định hướng tốt hơn khi đề ra chiến lược tổng quan, dưới đây là 11 bước để lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự thành công.

3.1 Xác định nhu cầu tuyển dụng

Bước đầu tiên trong công việc lập kế hoạch đó chính là xác định nhu cầu tuyển dụng và vị trí mà doanh nghiệp còn đang thiếu.

Để thực hiện bước này chuẩn xác, bạn cần tìm hiểu xem khả năng phát triển của công ty mình là như thế nào trong tương lai, tính toán những chỉ số quan trọng như tỷ lệ nhân viên nghỉ việc, chính sách lương thưởng và khả năng thăng tiến,… Những yếu tố nói trên sẽ ảnh hưởng rất lớn tới chương trình tuyển dụng của doanh nghiệp.

Bạn cũng cần phải xác định xem phòng ban và vị trí nhân lực nào cần phải bổ sung thêm nhân lực (cùng lý do tại sao). Có dự án nào mà doanh nghiệp chuẩn bị phải triển khai? Kỹ năng nào mà nhân lực hiện tại của doanh nghiệp bạn đang thiếu?

Nếu nhìn về tương lai với một tầm nhìn rộng, bạn sẽ biết doanh nghiệp của bạn đang cần gì.

>> Tìm hiểu thêm: HR là gì? Nhiệm vụ và Vai trò của HR

3.2 Thiết lập kế hoạch và lịch tuyển dụng 

Tiếp theo, bạn cần đưa những số liệu và phân tích lý thuyết của mình vào thực tiễn. Tính toán chi tiết xem: Mỗi phòng ban cần bao nhiêu nhân lực mới và khi nào cần số lượng này?

Vì quy trình tuyển dụng không đơn giản là ngày một ngày hai là có thể hoàn thành, bạn cần lên lịch cho chương trình tuyển dụng của mình. Ví dụ: Nếu vị trí công việc bắt buộc phải có từ tháng 3/2020, bạn cần phải chuẩn bị kế hoạch bổ sung nhân lực bắt đầu từ trước đó 3 tháng.

Với một kế hoạch hoàn chỉnh, bạn thậm chí còn có thể xây dựng chương trình tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp trong cả năm trời. Bạn nắm được số lượng cho từng phòng ban ứng với thời gian triển khai cụ thể.

3.3 Sử dụng những công cụ bổ trợ

Sau khi lên được sẵn lịch tuyển dụng cho cả năm, đã đến lúc bạn sử dụng những công cụ bổ trợ để tối ưu hóa hiệu quả công việc. Một số tool sẽ giúp bạn tìm kiếm ứng viên với những phẩm chất phù hợp bạn đã liệt kê, một số khác phục vụ quá trình lọc và tuyển chọn ứng viên,…

Hãy đảm bảo rằng những thành viên trong hội đồng tuyển dụng cũng có thể sử dụng được  thành thạo những ứng dụng trên. Đây là công cụ của tập thể, một mình bạn không thể cáng đáng được tất cả các phần việc.

>> Đọc thêm: 30+ Phần mềm quản lý nhân sự online hàng đầu

3.4 Xác định kỹ năng yêu cầu với vị trí tuyển dụng

Những phẩm chất và kỹ năng nào bạn muốn các ứng viên đáp ứng được để ngồi vào vị trí tuyển dụng? Công việc hàng ngày của họ là gì? Mục tiêu và kết quả mà bạn muốn những người nhân viên thực hiện được là gì? Đó là những câu hỏi bạn cần phải xác định để tuyển dụng được đúng người, đúng vị trí.

Ở bước thực hiện này, tốt nhất bạn nên tham vấn ý kiến từ trưởng bộ phận vị trí cần tuyển Ví dụ: Nếu vị trí cần tuyển là nhân viên Marketing, bạn nên tham khảo ý kiến từ trưởng phòng Marketing để đưa ra yêu cầu phẩm chất và kỹ năng phù hợp nhất với các ứng viên.

Điều này vừa giúp mối quan hệ của 2 phòng ban được củng cố mà còn làm giảm thời gian tuyển dụng không cần thiết (mà điều này có thể khiến chi phí cho hoạt động này bị đội lên).

>> Tham khảo thêm: 9 Chiến lược giữ chân nhân sự tài năng

3.5 Lên ngân sách tuyển dụng

Căn cứ vào số tiền năm ngoái bạn chi cho hoạt động tuyển dụng, bạn có thể ước tính lượng ngân sách gần đúng cho kỳ bổ sung nhân lực vào năm nay. Dưới đây là một vài khoản chi phí bạn sẽ phải chi cho một chương trình tuyển dụng nhân sự:

• Quảng cáo trên các nền tảng mạng xã hội.
• Chi phí cho các nền tảng tuyển dụng (như Vietnam Works hay TopCV).
• Chi phí cho việc xây dựng thương hiệu.
• Chi phí cho nhân sự HR.
• Chi phí cho việc tham gia và tổ chức các ngày hội tuyển dụng.
• Những khoản chi phí khác.

3.6 Xây dựng bản mô tả công việc hấp dẫn

Để thu hút những ứng viên tốt nhất, các doanh nghiệp nên xây dựng một bản mô tả công việc (Job Description) hấp dẫn. Thay vì liệt kê một hàng dài những yêu cầu và kỳ vọng của nhà tuyển dụng đối với vị trí tuyển dụng, bạn nên nhấn mạnh vào những điều mà ứng viên có thể nhận được.

Thậm chí, bạn nên giới thiệu qua về tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp mình để ứng viên có cái nhìn cụ thể hơn đối với văn hóa môi trường họ đang mong muốn được gia nhập.

3.7 Thiết lập quy trình tuyển dụng rõ ràng

Tiếp theo, bạn cần thiết lập một quy trình tuyển dụng rõ ràng để phân loại và lựa chọn ứng viên ứng tuyển phù hợp.

Tất nhiên, việc tạo ra một quy trình phù hợp với tất cả mọi người là một điều không tưởng. Tuy nhiên, việc áp dụng nhiều cách tiếp cận ứng viên khác nhau là điều nên làm. Bằng cách này hay cách khác, bạn nên cân nhắc đưa những câu hỏi và thử thách có thể bộc lộ tính cách của từng ứng viên.

3.8 Xác thực thông tin về ứng viên

Một khi đã lựa chọn xong ứng viên phù hợp, bạn nên kiểm tra thật kỹ lai lịch và thông tin về người được chọn đó. Tất nhiên đây có thể là bước không quá quan trọng, nhưng nếu không cẩn thận, bạn có thể gây rắc rối cho doanh nghiệp liên quan tới những vấn đề pháp lý không đáng có.

Ngoài ra, việc kiểm tra thông tin của ứng viên còn giúp bạn nhận ra người được chọn đó có đang nói dối bạn hay không. Trong nhiều trường hợp, để được nhận vào các doanh nghiệp lớn, ứng viên thường có xu hướng thổi phồng lý lịch của mình lên và hy vọng không ai dành thời gian để xác minh thông tin.

Đừng quên rằng: Ứng viên khi nói dối lần đầu trót lọt thì không có gì dám chắc họ sẽ không dối lừa trong những lần sau.

3.9 Đưa ra đàm phán tốt với ứng viên

Đưa ra lời đề nghị tới ứng viên được chọn sao cho hợp lý cho cả đôi bên là một công việc không hề đơn giản, đòi hỏi người offer phải có kỹ năng thương thuyết tốt.

Để đảm bảo bước này được diễn ra một cách trơn tru, bạn nên tham khảo quy trình sau: Đầu tiên, bạn nên là người chủ động email hoặc gọi điện cho ứng viên để đề xuất lương khởi điểm. Một khi nhận được cái gật đầu xác nhận từ ứng viên, bạn cũng cần phải hợp thức hóa sự đồng ý đó bằng văn bản.

Thông thường, nếu 9 trên 10 offer bạn đưa ra đều nhận được cái gật đầu từ ứng viên, đó là dấu hiệu cho thấy bạn đang đi đúng hướng.

3.10 Công việc tiếp theo sau khi ứng viên đồng ý

Đây có phải là bước cuối cùng trong quy trình tuyển dụng? Chắc chắn là chưa phải rồi, vì bạn cần phải định hình xem mình cần phải thực hiện những gì để giúp nhân viên sớm hòa nhập với môi trường làm việc của doanh nghiệp.

Một phần quà chào mừng nhỏ dành cho ứng viên? Một tuần giới thiệu về văn hóa công ty và làm quen với đồng nghiệp? Sự giúp đỡ từ những người đồng nghiệp? Tất cả đều cần thiết để khiến người nhân viên mới nhanh chóng bắt đúng nhịp với công việc.

3.11 Học hỏi từ những kinh nghiệm bạn thu được

Và cuối cùng, bạn cần phải tự rút ra cho mình những bài học từ thực tế. Bạn đã nhận được gì từ chương trình tuyển dụng vừa qua? Có điều gì cần phải cải thiện?

Bạn có thể sử dụng survey hoặc một vài công cụ hỗ trợ để thu thập dữ liệu cần thiết để phục vụ cho công việc đánh giá và rút kinh nghiệm.

>> Tìm hiểu về: 7 Phương pháp đánh giá nhân viên hiệu quả

4. Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới nhất 

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là một tài liệu quan trọng, giúp doanh nghiệp tuyển dụng được nhân sự phù hợp, đáp ứng nhu cầu thực tế. Kế hoạch tuyển dụng cần được xây dựng một cách khoa học, có hệ thống để đảm bảo hiệu quả.

Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới nhất bao gồm các nội dung chính sau:

• Mục đích và nhu cầu tuyển dụng: Mục đích tuyển dụng là lý do doanh nghiệp thực hiện việc tuyển dụng. Nhu cầu tuyển dụng là số lượng nhân viên cần tuyển cho từng vị trí, thời gian cần tuyển dụng,…
• Vị trí cần tuyển: Vị trí cần tuyển là những vị trí mà doanh nghiệp cần tuyển dụng thêm nhân sự.
• Số lượng nhân viên cần tuyển: Số lượng nhân viên cần tuyển là số lượng nhân viên mà doanh nghiệp cần tuyển cho từng vị trí.
• Tiêu chí tuyển dụng: Tiêu chí tuyển dụng cần bao gồm các yếu tố như: trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, phẩm chất,…

• Phương pháp tuyển dụng: Phương pháp tuyển dụng phổ biến bao gồm: tuyển dụng nội bộ, tuyển dụng bên ngoài, tuyển dụng trực tuyến,…
• Nguồn tuyển dụng: Nguồn tuyển dụng phổ biến bao gồm: các trường đại học, các trung tâm tuyển dụng, các trang web tuyển dụng,…
• Kế hoạch tuyển dụng: Kế hoạch tuyển dụng cần bao gồm các mốc thời gian cụ thể cho từng hoạt động như: đăng tuyển, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn,…
• Dự trù ngân sách tuyển dụng: Dự trù ngân sách tuyển dụng là khoản tiền mà doanh nghiệp dự kiến chi cho các hoạt động tuyển dụng.
• Đánh giá hiệu quả tuyển dụng: Đánh giá hiệu quả tuyển dụng là việc đánh giá xem quy trình tuyển dụng đã đạt được mục đích hay chưa. Đánh giá hiệu quả tuyển dụng cần bao gồm các tiêu chí như: thời gian tuyển dụng, chi phí tuyển dụng, tỷ lệ ứng viên trúng tuyển,…

4.1 Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn

Kế hoạch tuyển dụng ngắn hạn là kế hoạch tuyển dụng cho các vị trí cần bổ sung trong quý/năm. Kế hoạch này thường được xây dựng dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp trong ngắn hạn, chẳng hạn như nhu cầu mở rộng kinh doanh, thay thế nhân sự nghỉ việc,…

4.2 Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự dài hạn theo năm

Kế hoạch tuyển dụng dài hạn là kế hoạch tuyển dụng cho các vị trí cần bổ sung trong năm. Kế hoạch này thường được xây dựng dựa trên kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp trong dài hạn, chẳng hạn như kế hoạch mở rộng thị trường, phát triển sản phẩm mới,…

5. Những sai lầm hay gặp phải khi lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Lập kế hoạch tuyển dụng là một công việc quan trọng, giúp doanh nghiệp tuyển dụng được nhân sự phù hợp, đáp ứng nhu cầu thực tế. Tuy nhiên, trong quá trình lập kế hoạch, nhà tuyển dụng cũng có thể mắc phải một số sai lầm. Những sai lầm này có thể dẫn đến việc tuyển dụng không hiệu quả, không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.

5.1 Không nắm được mục đích và nhu cầu tuyển dụng

Đây là một trong những sai lầm phổ biến nhất khi lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự. Khi không nắm được mục đích và nhu cầu tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ không thể xác định được các yếu tố cần thiết khác trong kế hoạch, chẳng hạn như số lượng nhân viên cần tuyển, vị trí cần tuyển, tiêu chí tuyển dụng,… Điều này dẫn đến việc tuyển dụng không hiệu quả, không đáp ứng được nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

5.2 Không xác định được mức độ ưu tiên cho từng vị trí

Không xác định được mức độ ưu tiên cho từng vị trí cũng là một sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch tuyển dụng. Khi không xác định được mức độ ưu tiên, nhà tuyển dụng sẽ mất nhiều thời gian và nguồn lực cho các vị trí không cần thiết. Điều này dẫn đến việc tuyển dụng không hiệu quả, không đáp ứng được nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

5.3 Không hình dung được chân dung ứng viên

Chân dung ứng viên là hình ảnh của người phù hợp với vị trí tuyển dụng. Khi không hình dung được chân dung ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ không thể xác định được các tiêu chí tuyển dụng, phương pháp tuyển dụng phù hợp. Điều này dẫn đến việc tuyển dụng không hiệu quả, không tìm được ứng viên phù hợp.

4. Tổng kết

Một bản kế hoạch hoàn chỉnh nên là kim chỉ nam dẫn đường cho hoạt động tuyển dụng nhân sự của bất kỳ doanh nghiệp nào. Có thể nó sẽ ngốn của bạn nhiều thời gian và công sức, nhưng thành quả nhận về có thể sẽ rất ngọt ngào.

Những bước xây dựng kế hoạch tuyển dụng bao gồm: Xác định nhu cầu nhân lực, xây dựng thời gian biểu tuyển dụng, kết hợp sử dụng những công cụ hỗ trợ, làm việc với bộ phân chuyên trách để xác định yêu cầu cho vị trí cần tuyển, thiết lập ngân sách, quy trình tuyển dụng, đưa ra offer hợp lý, xác minh nhân thân, giúp nhân viên sớm hòa nhập với môi trường doanh nghiệp và rút ra những bài học cần thiết cho những đợt bổ sung nhân sự sắp tới.

Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn có cái nhìn cụ thể hơn về quy trình lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự thành công.

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.