Checklist 20+ công việc cần làm khi thuê văn phòng mới

Thuê văn phòng mới là một bước chuyển quan trọng trong quá trình mở rộng hoặc tái cấu trúc hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu không có kế hoạch cụ thể và kiểm soát từng giai đoạn chặt chẽ, quá trình này có thể kéo dài, phát sinh chi phí ngoài dự kiến hoặc tiềm ẩn rủi ro pháp lý. Với hơn 10 năm kinh nghiệm tư vấn hàng trăm doanh nghiệp tại Hà Nội & TP.HCM, Maison Office chia sẻ đến bạn checklist 20+ công việc cần làm khi thuê văn phòng mới, được phân theo 5 giai đoạn thực tế từ khảo sát, ký hợp đồng đến setup, bàn giao và vận hành.

> Tư vấn: Tìm thuê văn phòng TP.HCM, Tìm thuê văn phòng Hà Nội

1. Tổng quan quy trình thuê văn phòng mới

Việc thuê văn phòng mới không đơn thuần là chọn một không gian phù hợp và ký hợp đồng, mà là một quy trình phức tạp với nhiều bước quan trọng, trải dài từ khâu khảo sát, đàm phán, ký kết, thiết kế thi công đến khi chính thức vận hành. Do đó, doanh nghiệp cần chủ động xây dựng checklist công việc chi tiết, nhằm đảm bảo quá trình thuê – chuyển – setup văn phòng được diễn ra trơn tru, tiết kiệm chi phí và thời gian.

Đặc biệt, với các doanh nghiệp lần đầu thuê văn phòng hoặc thực hiện thay đổi trụ sở, một quy trình thuê văn phòng bài bản và rõ ràng sẽ giúp tránh được những rủi ro pháp lý, sai sót trong thi công hay thiếu sót trong vận hành sau khi chuyển vào.

2. Vì sao cần checklist công việc khi thuê văn phòng mới

Thuê văn phòng mới là một quá trình gồm nhiều bước đan xen giữa pháp lý, tài chính, thiết kế thi công nội thất văn phòng và chuyển đổi vận hành. Nếu không có checklist công việc rõ ràng, doanh nghiệp rất dễ gặp phải các vấn đề như:

• Thiếu sót trong thủ tục pháp lý và hợp đồng thuê văn phòng
• Đội chi phí ngoài dự kiến do không kiểm tra kỹ hạ tầng & hệ thống kỹ thuật
• Chậm tiến độ thiết kế văn phòng & ảnh hưởng đến ngày vận hành chính thức
• Bị động khi thực hiện thông báo thay đổi địa chỉ công ty tới đối tác, ngân hàng, cơ quan nhà nước

Một checklist được xây dựng bài bản sẽ giúp doanh nghiệp:

• Chủ động theo dõi tiến độ từng đầu việc theo trình tự thời gian thực tế
• Phân công rõ trách nhiệm cho từng bộ phận: kế toán, nhân sự, IT, pháp chế, admin…
• Đảm bảo tính tuân thủ, minh bạch và tiết kiệm chi phí trong quá trình chuyển đổi địa điểm

Vì vậy, checklist những việc cần làm khi thuê văn phòng mới không chỉ là công cụ hỗ trợ, mà còn đóng vai trò như “bản thiết kế hành động” giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả toàn bộ quy trình, đặc biệt trong giai đoạn mở rộng quy mô hoặc chuyển đổi sang không gian làm việc chuyên nghiệp hơn.

>> Xem thêm: Hồ sơ & thủ tục pháp lý khi doanh nghiệp thuê văn phòng 

3. 20+ công việc cần làm khi thuê văn phòng mới

Để doanh nghiệp chủ động kiểm soát toàn bộ quy trình thuê và chuyển văn phòng mới một cách hiệu quả, Maison Office đã xây dựng danh sách 20+ công việc cần thực hiện, dựa trên kinh nghiệm tư vấn và triển khai thực tế cho hàng trăm khách hàng tại Hà Nội và TP.HCM.

Checklist này được phân chia thành 5 giai đoạn chính, tương ứng với từng mốc thời gian cụ thể trong quá trình khảo sát, ký kết, thi công và đi vào vận hành văn phòng mới.

• Giai đoạn 1: Trước khi ký hợp đồng
• Giai đoạn 2: Sau khi ký hợp đồng
• Giai đoạn 3: Trước ngày chuyển vào
• Giai đoạn 4: Trong ngày chuyển vào làm việc
• Giai đoạn 5: Sau khi đi vào vận hành

4. Lưu ý khi thực hiện các công việc thuê văn phòng mới

Bên cạnh việc hoàn thành các đầu việc trong checklist, doanh nghiệp cũng cần đặc biệt lưu ý đến một số yếu tố có thể ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sử dụng và chi phí vận hành văn phòng về lâu dài như:

4.1 Cẩn trọng với điều khoản hợp đồng thuê

• Kiểm tra rõ các điều khoản về thời hạn thuê, gia hạn, điều kiện chấm dứt sớm, phí dịch vụ phát sinh và chi phí ngoài giờ.
• Nên có điều khoản rõ ràng về trách nhiệm sửa chữa, bảo trì mặt bằng giữa bên thuê và bên cho thuê.
• Luôn yêu cầu hợp đồng có biên bản bàn giao hiện trạng đính kèm.

4.2 Đánh giá tổng chi phí sở hữu văn phòng

Giá thuê văn phòng không chỉ dừng lại ở đơn giá thuê mặt bằng, mà còn bao gồm nhiều khoản chi phí cố định và phát sinh khác. Nếu không tính toán đầy đủ ngay từ đầu, doanh nghiệp rất dễ gặp sai lệch lớn trong quá trình vận hành thực tế.

Cụ thể, ngoài giá thuê, cần dự trù thêm các khoản sau:

• Phí dịch vụ tòa nhà (quản lý, vệ sinh, an ninh)
• Chi phí thiết kế thi công nội thất văn phòng và trang thiết bị văn phòng
• Chi phí vận hành hàng tháng: điện lạnh, bảo trì hệ thống, gửi xe, internet, PCCC
• Chi phí pháp lý – hành chính: chuyển đổi địa chỉ trụ sở, cập nhật thông tin doanh nghiệp,…

>> Xem ngay: Chi phí thuê văn phòng gồm gì? Quy định & cách hạch toán 

4.3 Chọn mặt bằng theo vị trí & nhu cầu sử dụng

• Tránh thuê mặt bằng quá rộng vượt nhu cầu sử dụng (gây lãng phí chi phí cố định)
• Ưu tiên tòa nhà có hạ tầng đồng bộ, hệ thống điều hòa trung tâm, và bảo trì tốt
• Kiểm tra giấy phép xây dựng, chức năng tòa nhà có cho phép đặt trụ sở kinh doanh không

4.4 Phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận nội bộ

• Bộ phận kế toán: chuẩn bị tài chính, điều khoản thanh toán
• Pháp chế: rà soát hợp đồng, hồ sơ pháp lý
• IT – Admin – Nhân sự: phụ trách setup & hậu cần văn phòng
• Ban lãnh đạo: phê duyệt & chỉ đạo điều phối toàn bộ quy trình

5. Maison Office đồng hành cùng doanh nghiệp tìm thuê văn phòng

Trong bối cảnh môi trường làm việc ngày càng đề cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả vận hành, việc lựa chọn đúng đối tác đồng hành trong quá trình thuê văn phòng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Maison Office không đơn thuần là đơn vị môi giới, mà là đối tác chiến lược, đồng hành cùng doanh nghiệp từ giai đoạn khảo sát, đàm phán, ký kết hợp đồng đến khi văn phòng chính thức đi vào hoạt động.

Mang đến giải pháp tổng thể – tối ưu toàn bộ hành trình thuê văn phòng

Maison Office xây dựng quy trình 5 bước chuẩn hóa, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ từng giai đoạn:

• Phân tích nhu cầu & lập tiêu chí tìm kiếm mặt bằng
• Khảo sát, so sánh & đàm phán điều khoản với bên cho thuê
• Tư vấn pháp lý & điều kiện hợp đồng nhằm giảm thiểu rủi ro
• Kết nối và giám sát đơn vị thiết kế – thi công nội thất
• Hỗ trợ hậu kiểm & vận hành: pháp lý, PCCC,…

Cam kết dịch vụ tìm thuê văn phòng của Maison Office 

• 100% khách hàng được hỗ trợ khảo sát và tư vấn miễn phí
• Thời gian tìm & ký văn phòng trung bình rút ngắn 35 – 50% so với doanh nghiệp tự triển khai
• Đội ngũ chuyên gia có kinh nghiệm triển khai cho hơn 500 doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực: công nghệ, bảo hiểm, luật, FMCG…
• Hệ sinh thái dịch vụ đi kèm: pháp lý doanh nghiệp, nội thất văn phòng, chuyển văn phòng, văn phòng trọn gói…

“Nhờ sự đồng hành của Maison Office, chúng tôi chỉ mất chưa đến 3 tuần để tìm, ký hợp đồng, setup và đi vào hoạt động tại văn phòng 860sqm tại Quận 7 – tiết kiệm chi phí, thời gian và quan trọng hơn cả là yên tâm tuyệt đối về pháp lý và tiến độ.” – Đại diện BYD Auto Vietnam

Mỗi văn phòng mới đánh dấu một cột mốc quan trọng trên con đường phát triển của doanh nghiệp. Maison Office đồng hành cùng bạn, biến quá trình này trở nên trọn vẹn, hiệu quả và giảm thiểu rủi ro, từ khâu khảo sát mặt bằng đến khi bàn giao và đi vào vận hành. Hãy để Maison Office trở thành bộ phận chuyên trách, mở rộng, hỗ trợ toàn diện cho không gian làm việc của bạn.

Liên hệ Maison Office ngay hôm nay nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm văn phòng cho thuê tại Hà Nội và TPHCM.

6. Một số câu hỏi thường gặp

Khi nào nên bắt đầu tìm kiếm mặt bằng trước khi chuyển văn phòng?

• Tốt nhất doanh nghiệp nên bắt đầu khảo sát và đàm phán từ 6 – 8 tuần trước ngày chuyển, đặc biệt nếu cần thi công nội thất. Với các văn phòng diện tích lớn (>300m²), nên bắt đầu từ 2- 3 tháng trước để đảm bảo tiến độ bàn giao đúng kế hoạch.

Có bắt buộc thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh khi chuyển văn phòng không?

• Có. Khi doanh nghiệp thay đổi trụ sở chính hoặc chi nhánh, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh mới và các hồ sơ pháp lý liên quan là yêu cầu bắt buộc theo Luật Doanh nghiệp hiện hành.

Có nên thuê văn phòng thông qua Maison Office không?

• Có. Việc làm việc với một đơn vị tư vấn chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp:
  • Tiết kiệm thời gian khảo sát, đàm phán
  • Tiếp cận được nhiều lựa chọn uy tín, đã được sàng lọc
  • Được tư vấn hợp đồng, pháp lý và các vấn đề hậu cần (thiết kế, chuyển văn phòng…)

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.