Chi phí thuê văn phòng gồm gì? Quy định & cách hạch toán

Chi phí thuê văn phòng gồm tiền thuê mặt bằng, phí dịch vụ, thuế giá trị gia tăng (GTGT), điện và điều hòa, gửi xe, phí ngoài giờ, chi phí nội thất cùng các khoản phát sinh theo điều khoản hợp đồng. Doanh nghiệp cần tính đủ các khoản này để xác định tổng ngân sách thuê, đồng thời chuẩn bị hợp đồng, hóa đơn và chứng từ phù hợp để khoản chi được ghi nhận và hạch toán đúng quy định.

1. Chi phí thuê văn phòng là gì?

Chi phí thuê văn phòng là toàn bộ khoản tiền doanh nghiệp phải chi để nhận, hoàn thiện, sử dụng và hoàn trả mặt bằng trong thời hạn thuê. Giá thuê theo m² chỉ là một phần của ngân sách. Phí dịch vụ, thuế, điện, điều hòa, gửi xe, thi công và điều khoản tăng giá có thể làm tổng chi phí thuê văn phòng thực tế khác đáng kể so với giá chào thuê ban đầu.

Để lập ngân sách thuê văn phòng chính xác, doanh nghiệp nên phân loại khoản chi theo thời điểm phát sinh và khả năng hoàn lại. Cách phân loại này giúp bộ phận tài chính tách chi phí hoạt động khỏi nhu cầu tiền mặt khi ký hợp đồng.

Diện tích thuê ảnh hưởng trực tiếp đến tiền thuê và phí dịch vụ. Doanh nghiệp có thể xem thêm hướng dẫn cách tính diện tích thuê văn phòng để kiểm tra diện tích sử dụng riêng, phần tường và diện tích chung được phân bổ trước khi so sánh báo giá.

2. 12 loại chi phí thuê văn phòng phổ biến

2.1 Tiền thuê mặt bằng

Tiền thuê mặt bằng thường được xác định bằng diện tích thuê nhân với đơn giá theo tháng. Báo giá có thể sử dụng VND hoặc USD/m²/tháng, nhưng hợp đồng cần ghi rõ đồng tiền thanh toán, nguồn tỷ giá và thời điểm quy đổi. Doanh nghiệp cũng nên yêu cầu bên cho thuê xác nhận diện tích dùng để tính phí và những khoản đã được bao gồm trong đơn giá.

2.2 Phí dịch vụ hoặc phí quản lý

Phí dịch vụ được sử dụng để duy trì hoạt động tại các khu vực chung của tòa nhà, chẳng hạn như lễ tân, an ninh, vệ sinh, chiếu sáng, bảo trì thiết bị và vận hành thang máy. Phạm vi dịch vụ không giống nhau giữa các dự án, vì vậy doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ bảng chào thuê và hợp đồng để biết khoản nào đã bao gồm, khoản nào sẽ thu riêng.

2.3 Thuế giá trị gia tăng

Thuế giá trị gia tăng được xác định theo hóa đơn và chính sách thuế áp dụng cho từng khoản thu. Khi so sánh nhiều tòa nhà, doanh nghiệp nên đưa tất cả báo giá về cùng một cơ sở, cùng là giá trước thuế hoặc cùng là giá sau thuế. Không nên mặc định tiền thuê, phí dịch vụ và các tiện ích đều áp dụng một mức thuế nếu chưa kiểm tra chứng từ thực tế.

2.4 Điện và điều hòa

Tiền điện nước và điều hòa trong văn phòng thường được tính theo công tơ riêng hoặc theo phương pháp phân bổ do tòa nhà quy định. Với hệ thống điều hòa trung tâm, chi phí có thể đã nằm trong phí dịch vụ trong giờ hành chính, được thu theo diện tích hoặc tính theo thiết bị và thời gian sử dụng. Doanh nghiệp thường xuyên làm việc buổi tối hay cuối tuần nên yêu cầu bảng phí ngoài giờ trước khi chốt ngân sách.

2.5 Phí gửi xe

Ngân sách gửi xe phụ thuộc vào số lượng chỗ được phân bổ, loại phương tiện và đơn giá hàng tháng. Một tòa nhà có giá thuê cạnh tranh vẫn có thể trở thành phương án tốn kém nếu không đủ chỗ đỗ và doanh nghiệp phải thuê thêm ở bãi bên ngoài. Khi khảo sát, cần xác nhận rõ số suất xe máy, ô tô, khả năng đăng ký bổ sung và mức phí áp dụng.

2.6 Phí làm việc ngoài giờ

Phí làm việc ngoài giờ có thể bao gồm điều hòa, điện tại khu vực chung, an ninh và nhân sự kỹ thuật trực vận hành. Tùy tòa nhà, khoản này được tính theo số giờ, diện tích sử dụng hoặc số thiết bị điều hòa được kích hoạt. Doanh nghiệp nên đối chiếu lịch làm việc thực tế với khung giờ vận hành tiêu chuẩn để tránh đánh giá thấp chi phí hàng tháng.

2.7 Chi phí thiết kế và thi công nội thất

Chi phí thiết kế và thi công nội thất văn phòng, thường được gọi là chi phí fit-out, bao gồm vách ngăn, trần, sàn, hệ thống điện, mạng, phòng họp, đồ nội thất và các hạng mục kỹ thuật liên quan. Mức đầu tư phụ thuộc vào hiện trạng bàn giao, tiêu chuẩn nhận diện và thời hạn thuê. Khi cần dự toán chi tiết, doanh nghiệp có thể phối hợp với Maison Interior để xây dựng phương án thiết kế, dự toán và kế hoạch thi công phù hợp với mặt bằng.

2.8 Chi phí chuyển văn phòng và thiết lập vận hành

Ngoài chi phí vận chuyển tài sản, doanh nghiệp có thể phải chi cho đường truyền internet, hệ thống kiểm soát ra vào, biển hiệu, vệ sinh sau thi công và thời gian vận hành song song giữa văn phòng cũ với văn phòng mới. Từng khoản có thể không lớn, nhưng nếu phát sinh cùng lúc, tổng số tiền cần thanh toán sẽ tạo áp lực đáng kể lên dòng tiền đầu kỳ.

>> Xem thêm:

• 10+ Công ty dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói tốt nhất TP.HCM 
• 7+ Công Ty Dịch Vụ Chuyển Văn Phòng Trọn Gói Hà Nội Giá Tốt 

2.9 Tiền đặt cọc

Tiền đặt cọc được dùng để bảo đảm việc thực hiện hợp đồng và thường được hoàn lại sau khi các bên hoàn tất nghĩa vụ. Do đó, doanh nghiệp nên theo dõi khoản này riêng trong kế hoạch dòng tiền, không mặc định xem đây là chi phí sử dụng văn phòng. Các nội dung cần kiểm tra gồm số tháng đặt cọc, trường hợp được khấu trừ và thời hạn hoàn trả sau khi kết thúc hợp đồng.

>> Tham khảo: Thuê văn phòng cọc bao nhiêu? Cách tính và hạch toán

2.10 Chi phí do kỳ thanh toán và tỷ giá

Kỳ thanh toán theo tháng, theo quý hoặc nhiều tháng một lần quyết định số tiền mặt doanh nghiệp phải chuẩn bị tại từng thời điểm. Nếu đơn giá được báo bằng USD nhưng thanh toán bằng VND, hợp đồng cần quy định rõ nguồn tỷ giá, ngày chốt và tần suất cập nhật. Phần biến động tỷ giá nên được dự tính riêng để ngân sách không bị lệch so với số tiền thực trả.

2.11 Khoản điều chỉnh giá thuê

Nhiều hợp đồng quy định giá thuê sẽ được điều chỉnh sau một khoảng thời gian nhất định, theo tỷ lệ cố định hoặc chỉ số tham chiếu. Vì vậy, ngân sách cần được tính cho toàn bộ thời hạn thuê thay vì giữ nguyên đơn giá của năm đầu. Với hợp đồng dài hạn, phần tăng thêm qua các năm có thể lớn hơn giá trị của ưu đãi ban đầu.

2.12 Chi phí hoàn trả mặt bằng và chấm dứt hợp đồng

Khi kết thúc thời hạn thuê, doanh nghiệp có thể phải tháo dỡ nội thất, sửa chữa hư hỏng và khôi phục mặt bằng theo điều kiện đã thỏa thuận. Hợp đồng cũng có thể quy định khoản phạt hoặc nghĩa vụ tài chính nếu chấm dứt trước hạn. Biên bản bàn giao cùng hình ảnh hiện trạng ban đầu là căn cứ quan trọng để xác định phạm vi hoàn trả.

3. Cách tính tổng chi phí thuê văn phòng

Để đánh giá đúng một phương án thuê, doanh nghiệp cần tính đồng thời chi phí vận hành hàng tháng, ngân sách của năm đầu và dòng tiền phải chuẩn bị khi ký hợp đồng. Ba chỉ số này phục vụ những mục đích khác nhau: xác định mức chi thường xuyên, dự kiến tổng ngân sách năm đầu và kiểm soát nhu cầu tiền mặt tại thời điểm nhận văn phòng.

Công thức chi phí hàng tháng

Tổng chi phí hàng tháng = Tiền thuê + Phí dịch vụ + VAT theo hóa đơn + Điện/điều hòa + Gửi xe + Ngoài giờ + Các khoản vận hành khác 

Tiền thuê được tính bằng diện tích thuê nhân với đơn giá. Phí dịch vụ cũng thường dựa trên diện tích tính phí và đơn giá quản lý tương ứng. Trong trường hợp hai khoản sử dụng cách đo diện tích khác nhau, doanh nghiệp cần ghi rõ từng cơ sở tính trong bảng ngân sách để tránh sai lệch.

3.1 Ví dụ tính chi phí thuê văn phòng 100 m²

Ví dụ dưới đây sử dụng số liệu giả định để minh họa cách lập ngân sách cho văn phòng 100 m². Khi áp dụng vào giao dịch thực tế, doanh nghiệp cần thay bằng đơn giá, thuế suất và phạm vi chịu thuế thể hiện trên báo giá, hợp đồng và hóa đơn của tòa nhà.

*** Ví dụ giả định tiền thuê và phí dịch vụ cùng chịu thuế GTGT 10%. Khi áp dụng thực tế, doanh nghiệp phải kiểm tra thuế suất và cơ sở tính trên báo giá, hợp đồng và hóa đơn. 

3.2 Cách tính ngân sách năm đầu và dòng tiền ban đầu

Công thức ngân sách

Ngân sách năm đầu = Chi phí định kỳ trong năm + Chi phí không hoàn lại ban đầu – Ưu đãi theo hợp đồng

Công thức dòng tiền

Dòng tiền ban đầu = Tiền cọc + Tiền thuê trả trước + Chi phí fit-out + Chi phí chuyển văn phòng + Khoản phát sinh trước ngày vận hành

Ưu đãi miễn tiền thuê cần được đọc đúng phạm vi. Trong thời gian thi công, bên cho thuê có thể miễn tiền thuê cơ bản nhưng vẫn thu phí dịch vụ, điện và các khoản vận hành khác. Vì vậy, ưu đãi ba tháng tiền thuê không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không phát sinh chi phí văn phòng trong ba tháng đó.

3.3 Mẫu so sánh tổng chi phí giữa hai tòa nhà

Việc so sánh chỉ có ý nghĩa khi hai phương án cùng sử dụng một bộ giả định về diện tích, số nhân sự, nhu cầu gửi xe, thời gian làm việc và thời hạn thuê. Bảng dưới đây giúp doanh nghiệp chuẩn hóa dữ liệu trước khi xem xét tổng ngân sách của từng tòa nhà.

4. Quy định để chi phí thuê văn phòng được tính vào chi phí được trừ

Chi phí thuê văn phòng có thể được tính vào chi phí được trừ khi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, có đầy đủ hóa đơn và chứng từ hợp pháp, đồng thời đáp ứng yêu cầu về phương thức thanh toán. Toàn bộ hồ sơ cần phản ánh đúng giao dịch thực tế và thống nhất về chủ thể, số tiền, thời gian thuê giữa hợp đồng, biên bản bàn giao, hóa đơn và chứng từ ngân hàng.

• Phục vụ hoạt động kinh doanh: Địa điểm thuê được sử dụng làm văn phòng, chi nhánh, bộ phận vận hành hoặc cho mục đích kinh doanh hợp pháp khác của doanh nghiệp.
• Hồ sơ đầy đủ và thống nhất: Hợp đồng, phụ lục, biên bản bàn giao, hóa đơn cùng các chứng từ liên quan phải đầy đủ và khớp thông tin.
• Thanh toán đúng quy định: Với khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên thuộc phạm vi áp dụng, doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện về chi phí được trừ, nếu thuộc phạm vi áp dụng. Nghị định có hiệu lực từ ngày 15/12/2025 và nội dung hướng dẫn của Bộ Tài chính cũng xác nhận yêu cầu này.

Nếu chi phí đã phát sinh nhưng chưa đến thời điểm thanh toán, doanh nghiệp vẫn có thể xem xét tính vào chi phí được trừ khi hồ sơ đáp ứng quy định. Đến thời điểm thanh toán, doanh nghiệp phải có chứng từ không dùng tiền mặt. Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, khoản chi cần được điều chỉnh giảm trong kỳ phát sinh việc thanh toán. Có thể tham khảo giải đáp của Bộ Tài chính về điểm c3 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP để xử lý đúng trường hợp này.

4.1 Hồ sơ doanh nghiệp nên lưu

• Hợp đồng thuê: ghi rõ tài sản cho thuê, diện tích, đơn giá, kỳ thanh toán cùng quyền và nghĩa vụ của các bên.
• Phụ lục hợp đồng: ghi nhận các thay đổi về diện tích, giá thuê, thời hạn hoặc điều kiện thương mại trong quá trình thực hiện.
• Biên bản bàn giao: xác nhận hiện trạng, thời điểm nhận mặt bằng và danh mục tài sản đi kèm.
• Hóa đơn và chứng từ: phù hợp với chủ thể cho thuê và quy định áp dụng tại thời điểm giao dịch phát sinh.
• Chứng từ ngân hàng: thể hiện đúng bên thanh toán, bên nhận tiền, số tiền và nội dung giao dịch theo hợp đồng.
• Hồ sơ thi công nội thất: bao gồm hợp đồng, dự toán, biên bản nghiệm thu, hóa đơn và tài liệu ghi nhận tài sản nếu có.

4.2 Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Thuế GTGT đầu vào của tiền thuê và các dịch vụ liên quan được xem xét khấu trừ khi doanh nghiệp có hóa đơn, chứng từ hợp pháp và đáp ứng yêu cầu về thanh toán. Theo Điều 25 và Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, hàng hóa và dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu thuộc phạm vi áp dụng.

Đối với giao dịch trả chậm hoặc trả góp chưa đến hạn theo hợp đồng, doanh nghiệp có thể kê khai khấu trừ nếu hồ sơ đáp ứng quy định. Khi khoản tiền đã đến hạn nhưng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, phần thuế đã khấu trừ phải được điều chỉnh giảm trong kỳ phát sinh nghĩa vụ thanh toán. Doanh nghiệp có thể xem hướng dẫn của Bộ Tài chính về thanh toán chậm để đối chiếu với hồ sơ cụ thể.

Lưu ý pháp lý: Nội dung thuế trong bài được cập nhật đến ngày 18/09/2026 và dùng cho mục đích tham khảo. Doanh nghiệp nên đối chiếu hồ sơ thực tế với bộ phận kế toán, tư vấn thuế hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi kê khai. 

5. Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng

Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC. Doanh nghiệp thuộc phạm vi áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC cần tổ chức hạch toán theo chính sách kế toán đã ban hành. Doanh nghiệp nhỏ và vừa hoặc đơn vị áp dụng chế độ kế toán riêng phải đối chiếu văn bản đang áp dụng. Bút toán dưới đây là khung tham khảo theo hệ thống tài khoản thông dụng.

5.1 Nhận hóa đơn và thanh toán tiền thuê theo tháng

Tiền thuê phát sinh cho kỳ hiện tại được ghi nhận vào chi phí của bộ phận sử dụng. Thuế GTGT đầu vào được theo dõi riêng khi đáp ứng điều kiện khấu trừ.

Nếu doanh nghiệp thanh toán ngay, TK 111 hoặc 112 có thể được ghi Có trực tiếp thay cho TK 331. Việc chọn TK 627, 641 hay 642 phụ thuộc văn phòng phục vụ sản xuất, bán hàng hay quản lý doanh nghiệp.

5.2 Trả trước tiền thuê cho nhiều kỳ

Khoản trả trước phục vụ nhiều kỳ thường được theo dõi trên chi phí trả trước và phân bổ theo thời gian hưởng lợi. Doanh nghiệp không nên ghi nhận toàn bộ vào chi phí của tháng thanh toán nếu khoản thuê liên quan nhiều kỳ kế toán.

5.3 Chi phí đã phát sinh nhưng chưa nhận hóa đơn hoặc chưa thanh toán

Doanh nghiệp cần căn cứ hợp đồng, biên bản bàn giao, thời gian sử dụng và chính sách kế toán để ghi nhận nghĩa vụ đã phát sinh. Tùy bản chất giao dịch, khoản phải trả có thể được theo dõi qua TK 331 hoặc TK 335. Khi nhận hóa đơn, kế toán đối chiếu số đã ghi nhận, thuế GTGT và công nợ để điều chỉnh chênh lệch.

Về thuế thu nhập doanh nghiệp, khoản từ 5 triệu đồng trở lên đã ghi nhận nhưng chưa thanh toán phải có đủ hồ sơ. Khi thực hiện thanh toán, chứng từ không dùng tiền mặt là điều kiện cần kiểm tra.

5.4 Hạch toán tiền đặt cọc thuê văn phòng

Tiền đặt cọc có khả năng thu hồi không được ghi nhận ngay vào chi phí thuê. Khoản này thường được theo dõi trên tài khoản ký quỹ, ký cược cho đến khi được hoàn trả hoặc xử lý theo hợp đồng.

Nếu tiền cọc bị khấu trừ hoặc mất do vi phạm hợp đồng, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân, trách nhiệm và hồ sơ trước khi ghi nhận. Khoản bị mất cọc không mặc nhiên đáp ứng điều kiện chi phí được trừ.

5.5 Hạch toán chi phí thiết kế và thi công văn phòng

Chi phí thiết kế và thi công nội thất cần được hạch toán theo bản chất của từng hạng mục. Nếu hạng mục hình thành tài sản và đáp ứng điều kiện ghi nhận, doanh nghiệp tập hợp chi phí, nghiệm thu, ghi tăng tài sản rồi trích khấu hao. Với khoản chi phục vụ nhiều kỳ nhưng chưa đủ điều kiện ghi nhận tài sản, doanh nghiệp có thể theo dõi trên TK 242 và phân bổ theo thời gian hưởng lợi.

Thời gian phân bổ hoặc khấu hao cần phản ánh thời gian hưởng lợi, quyền kiểm soát tài sản và thời hạn thuê còn lại. Doanh nghiệp nên tách hồ sơ thiết kế, thi công, thiết bị và đồ rời để tránh gộp các hạng mục có bản chất kế toán khác nhau.

6. Quy định thuế khi thuê văn phòng từ cá nhân

Thuê văn phòng từ cá nhân cần làm rõ doanh thu cho thuê trong năm, nghĩa vụ thuế, hóa đơn và chủ thể khai thay, nộp thay. Hợp đồng nên ghi cụ thể giá thuê đã bao gồm thuế hay chưa và bên nào thực hiện thủ tục thuế.

Theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP, ngưỡng doanh thu không phải chịu thuế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được nâng từ 500 triệu đồng lên 1 tỷ đồng. Quy định này áp dụng cho năm 2026 và sửa đổi Nghị định 68/2026/NĐ-CP.

Nghị định 68/2026/NĐ-CP cho phép tổ chức thuê bất động sản khai thay, nộp thay cho cá nhân nếu hợp đồng có thỏa thuận. Doanh nghiệp nên kiểm tra toàn văn Nghị định 68/2026/NĐ-CP cùng các sửa đổi hiện hành trước khi kê khai, đặc biệt khi cá nhân có nhiều hợp đồng hoặc nhiều bất động sản cho thuê.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi thuê từ cá nhân

• Hợp đồng thuê: ghi rõ chủ thể, bất động sản, giá thuê, thuế và trách nhiệm khai nộp.
• Giấy tờ về quyền cho thuê: đối chiếu chủ thể ký hợp đồng và quyền đối với tài sản.
• Chứng từ thanh toán: ưu tiên chuyển khoản và ghi rõ nội dung theo hợp đồng.
• Hồ sơ thuế: tờ khai, chứng từ nộp thuế hoặc tài liệu liên quan khi phát sinh nghĩa vụ.
• Biên bản bàn giao: xác nhận thời điểm bắt đầu sử dụng và hiện trạng tài sản.

7. Sai lầm phổ biến khi tính và hạch toán chi phí thuê văn phòng

• Chỉ so sánh đơn giá thuê theo m²: doanh nghiệp dễ bỏ sót phí dịch vụ, thuế và các khoản vận hành phát sinh hàng tháng.
• Không xác nhận diện tích tính phí: tiền thuê và phí dịch vụ có thể bị tính sai ngay từ bước lập ngân sách.
• Bỏ qua phí ngoài giờ: ngân sách sẽ thiếu nếu doanh nghiệp thường xuyên làm việc buổi tối hoặc cuối tuần.
• Ghi toàn bộ khoản trả trước vào một kỳ: chi phí không phản ánh đúng thời gian doanh nghiệp được hưởng lợi từ mặt bằng.
• Gộp tiền đặt cọc vào chi phí: số liệu chi phí và kế hoạch dòng tiền bị sai lệch.
• Không dự tính mức tăng giá: ngân sách các năm sau thấp hơn nghĩa vụ thực tế trong hợp đồng.
• Thiếu chứng từ thanh toán: doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi xác định chi phí được trừ và khấu trừ thuế.
• Không dự toán chi phí hoàn trả: một khoản tiền lớn có thể dồn vào cuối thời hạn thuê mà không được chuẩn bị trước.

Doanh nghiệp có thể xem thêm bài các chi phí ẩn khi thuê văn phòng để rà soát các khoản dễ bị bỏ sót trong báo giá và hợp đồng.

8. Checklist chi phí cần hỏi trước khi ký hợp đồng

Một bộ câu hỏi thống nhất giúp phòng tài chính, hành chính và ban lãnh đạo so sánh các phương án trên cùng cơ sở. Trước khi ký, doanh nghiệp nên yêu cầu tòa nhà hoặc đơn vị tư vấn xác nhận bằng văn bản các nội dung sau:

• Giá thuê: đơn giá, đồng tiền báo giá và diện tích được dùng làm cơ sở tính phí.
• Phí dịch vụ: đơn giá, diện tích áp dụng và danh mục dịch vụ đã bao gồm.
• Thuế: thuế suất cùng cơ sở tính thể hiện trên hóa đơn.
• Điện và điều hòa: phương pháp đo, khung giờ vận hành và mức phí ngoài giờ.
• Gửi xe: số chỗ được phân bổ, đơn giá từng loại xe và khả năng đăng ký thêm.
• Tiền đặt cọc: số tháng, trường hợp bị khấu trừ và thời hạn hoàn trả.
• Thanh toán: kỳ thanh toán, thời hạn thanh toán và tài khoản nhận tiền.
• Thi công nội thất: thời gian được phép thi công, phí giám sát và các yêu cầu kỹ thuật của tòa nhà.
• Ưu đãi: khoản được miễn, thời gian áp dụng và những khoản doanh nghiệp vẫn phải thanh toán.
• Điều chỉnh giá: thời điểm, tỷ lệ và căn cứ điều chỉnh trong suốt thời hạn thuê.
• Hoàn trả mặt bằng: tiêu chuẩn bàn giao cuối kỳ và phạm vi tháo dỡ, sửa chữa.
• Tỷ giá: nguồn tỷ giá, ngày chốt và tần suất cập nhật khi đơn giá được báo bằng ngoại tệ.

9. Maison Office hỗ trợ kiểm soát tổng ngân sách thuê như thế nào?

Maison Office hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn văn phòng dựa trên tổng chi phí sử dụng thay vì chỉ nhìn vào đơn giá thuê công bố. Mỗi phương án được chuẩn hóa theo diện tích, phí dịch vụ, điều kiện bàn giao, tiền đặt cọc, kỳ thanh toán và các khoản vận hành, nhờ đó doanh nghiệp có thể nhận diện rõ chênh lệch ngân sách giữa các tòa nhà.

Quy trình tư vấn gồm tiếp nhận nhu cầu, sàng lọc tòa nhà, sắp xếp khảo sát, so sánh bảng chào thuê và hỗ trợ làm rõ các điều kiện thương mại với bên cho thuê. Với dữ liệu của hơn 2.000 tòa nhà văn phòng, Maison Office có cơ sở để đối chiếu phương án theo khu vực, diện tích và ngân sách thực tế của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể tham khảo danh sách văn phòng cho thuê tại TP.HCM hoặc văn phòng cho thuê tại Hà Nội trước khi yêu cầu bảng so sánh chi phí chi tiết.

Liên hệ Maison Office để nhận danh sách văn phòng phù hợp, cập nhật diện tích trống, báo giá mới nhất và bảng so sánh tổng chi phí thuê theo cùng một bộ tiêu chí. 

10. Câu hỏi thường gặp về chi phí thuê văn phòng

10.1 Giá thuê văn phòng thường đã bao gồm những chi phí nào?

Giá thuê công bố thường thể hiện tiền thuê mặt bằng. Phí dịch vụ, VAT, gửi xe, điện, điều hòa và phí ngoài giờ có thể được báo riêng tùy tòa nhà. Doanh nghiệp cần kiểm tra proposal và hợp đồng để xác định chính xác khoản đã bao gồm trước khi so sánh giá.

10.2 Phí dịch vụ có bao gồm điện và điều hòa không?

Không có một cơ chế chung cho mọi tòa nhà. Điều hòa trong giờ có thể nằm trong phí dịch vụ tại một số dự án, trong khi nơi khác thu theo diện tích hoặc mức sử dụng. Điện trong diện tích thuê thường được tính riêng theo công tơ hoặc quy định vận hành.

10.3 Tiền đặt cọc có được tính vào chi phí thuê văn phòng không?

Tiền cọc chủ yếu là khoản bảo đảm hợp đồng và nhu cầu dòng tiền khi ký thuê. Nếu có cơ chế hoàn trả, doanh nghiệp nên theo dõi riêng thay vì ghi nhận ngay vào chi phí. Khi tiền cọc bị khấu trừ, kế toán cần căn cứ nguyên nhân và hồ sơ để xử lý.

10.4 Khoản thuê từ bao nhiêu tiền phải thanh toán không dùng tiền mặt?

Theo quy định hiện hành về thuế thu nhập doanh nghiệp, khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên thuộc phạm vi áp dụng cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để đáp ứng điều kiện chi phí được trừ. Doanh nghiệp nên chuyển khoản đúng chủ thể và ghi rõ nội dung theo hợp đồng.

10.5 Chi phí thuê văn phòng hạch toán vào tài khoản nào?

Chi phí thuê kỳ hiện tại thường được ghi nhận vào TK 627, 641 hoặc 642 tùy bộ phận sử dụng. Khoản trả trước nhiều kỳ thường theo dõi trên TK 242 để phân bổ. Tiền cọc có khả năng thu hồi thường theo dõi trên TK 244, không ghi nhận ngay vào chi phí.

10.6 Làm sao biết tòa nhà nào có tổng chi phí thuê thấp hơn?

Doanh nghiệp cần dùng cùng giả định về diện tích, thời hạn thuê, số xe và giờ vận hành. Sau đó cộng tiền thuê, phí dịch vụ, thuế, điện, điều hòa, gửi xe, ngoài giờ và chi phí không hoàn lại, rồi trừ ưu đãi theo hợp đồng. Phương án có đơn giá thấp hơn chưa chắc có tổng chi phí thấp hơn.

Bùi Đức Huy

Deputy Director at Maison Office

Với 10+ năm kinh nghiệm tư vấn, phân tích thị trường và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.