Văn phòng công chứng là gì? Vai trò, Chức năng và Hoạt động
Theo dõi Maison Office trên
Văn phòng công chứng đóng vai trò quan trọng trong hệ thống pháp lý Việt Nam, đảm bảo tính hợp pháp cho mọi giao dịch trong các quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại,… Đây là tổ chức hành nghề công chứng được nhà nước ủy quyền, có đầy đủ các chức năng và thẩm quyền như một phòng công chứng nhà nước.
Nội dung chính
1. Văn phòng công chứng là gì?
Theo quy định tại Khoản 5 Điều 2 và Điều 22 Luật Công chứng 2014:
Văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng, được phép thành lập và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh.
Tìm hiểu thêm: Văn phòng công chứng có làm việc thứ 7 không
2. Tổng quan về văn phòng công chứng
2.1. Đặc điểm của văn phòng công chứng
Căn cứ theo Điều 22 Luật Công chứng 2014, văn phòng công chứng có các đặc điểm như sau:
- Văn phòng công chứng phải có từ 02 công chứng viên hợp danh trở lên, không có thành viên góp vốn.
- Người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng, phải là công chứng viên hợp danh của văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 2 năm trở lên.
- Tên gọi của văn phòng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc công chứng viên hợp danh khác. Tên gọi văn phòng công chứng không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không vi phạm văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục.
- Trụ sở văn phòng phải đáp ứng được các điều kiện theo quy định, có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài chính.
- Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy, được phép sử dụng sau khi có quyết định cho phép thành lập.
2.2. Vai trò của văn phòng công chứng
Vai trò của văn phòng công chứng được thể hiện qua nhiều khía cạnh như sau:
- Đối với các bên tham gia giao dịch: Văn phòng công chứng đảm bảo tính xác thực của mọi giao dịch, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia. Bên cạnh đó, các giao dịch được thực hiện một cách nhanh chóng, thuận tiện với quy trình công chứng rõ ràng, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
- Đối với nhà nước: Văn phòng công chứng hỗ trợ nhà nước trong việc quản lý và giám sát các giao dịch, giảm thiểu gánh nặng về khối lượng công việc. Sự hiện diện của các văn phòng công chứng cũng góp phần phát huy nguồn lực pháp lý và bảo vệ an ninh trật tự.
- Đối với văn phòng công chứng: Văn phòng công chứng có thể tạo được nguồn thu từ các khoản phí thực hiện hoạt động công chứng theo quy định pháp luật.
2.3. Chức năng của văn phòng công chứng
Văn phòng công chứng thực hiện đầy đủ các chức năng của một tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm:
- Chức năng xác thực, xác nhận tính chính xác và hợp pháp của các giao dịch, hợp đồng, giấy tờ dưới dạng văn bản hoặc một số giấy tờ khác.
- Văn phòng công chứng nói chung và công chứng viên nói riêng có chức năng đảm bảo tính an toàn pháp lý cho các bên khi tham gia giao kết hợp đồng và thực hiện giao dịch.
2.4. Cơ cấu tổ chức VPCC
Điều 22 Luật Công chứng 2014 có quy định cụ thể về cơ cấu tổ chức của văn phòng công chứng như sau:
- Văn phòng công chứng phải có từ 02 công chứng viên hợp danh trở lên.
- Trưởng Văn phòng là người đại diện theo pháp luật của văn phòng đó, phải là công chứng viên hợp danh và có 02 năm kinh nghiệm trở lên trong lĩnh vực công chứng.
Thông thường, một văn phòng công chứng sẽ có cơ cấu tổ chức bao gồm:
- Trưởng văn phòng
- Phó trưởng văn phòng
- Đội ngũ công chứng viên
- Bộ phận chuyên viên
- Bộ phận hành chính – văn thư
- Bộ phận hỗ trợ khách hàng
Tùy thuộc vào quy mô hoạt động mà mỗi văn phòng công chứng sẽ có các cách tổ chức khác nhau, không theo một khung cơ cấu nhất định.
3. Quy định về việc thành lập văn phòng công chứng
Việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng phải tuân theo các quy định cụ thể tại Luật Công chứng 2014. Cụ thể như sau:
3.1. Hồ sơ đề nghị thành lập VPCC
Căn cứ theo quy định tại Điều 23 Luật Công chứng 2014, công chứng viên thành lập văn phòng công chứng phải chuẩn bị hồ sơ đề nghị thành lập gửi UBND cấp tỉnh xem xét và ra quyết định.
Hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng bao gồm:
- Đơn đề nghị thành lập và đề án thành lập VPCC, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến tên gọi, địa chỉ trụ sở, nhân sự, điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.
- Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập.
3.2. Thủ tục đăng ký hoạt động VPCC
Theo quy định tại Điều 23 Luật Công chứng 2014, thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng công chứng bao gồm các bước như sau:
Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ
Công chứng viên có nhu cầu thành lập tổ chức hành nghề công chứng cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ như trên và gửi hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền.
Bước 2: Xem xét hồ sơ
Trong vòng 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng, UBND cấp tỉnh sẽ tiến hành xem xét và ra quyết định thành lập văn phòng công chứng. Trường hợp từ chối hồ sơ thì phải có thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Bước 3: Đăng ký hoạt động
Trong vòng 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, công chứng viên phải đăng ký hoạt động văn phòng công chứng tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.
Nội dung đăng ký hoạt động VPCC bao gồm:
- Tên gọi của VPCC;
- Họ tên của Trưởng Văn phòng;
- Địa chỉ trụ sở;
- Danh sách công chứng viên hợp danh của VPCC;
- Danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng (nếu có);
Hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng bao gồm:
- Đơn đăng ký hoạt động;
- Giấy tờ chứng minh trụ sở văn phòng công chứng đáp ứng các nội dung đã nêu trong đề án thành lập;
- Hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động (nếu có).
Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp sẽ cấp giấy đăng ký hoạt động cho văn phòng công chứng. Trường hợp từ chối hồ sơ phải thông báo bằng văn bản và nêu lý do cụ thể.
Bước 4: Thông báo nội dung đăng ký hoạt động VPCC
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày cấp hoặc cấp lại giấy đăng ký hoạt động văn phòng công chứng, Sở Tư pháp phải gửi thông báo bằng văn bản đến các cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh, UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, xã, phường, thị trấn nơi đặt trụ sở văn phòng công chứng.
Bước 5: Đăng báo nội dung đăng ký hoạt động VPCC
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy đăng ký hoạt động, VPCC phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi đăng ký hoạt động trong 03 số liên tiếp những nội dung như sau:
- Tên gọi, địa chỉ trụ sở văn phòng;
- Họ tên, số quyết định bổ nhiệm của công chứng viên hành nghề tại VPCC;
- Số, ngày, tháng, năm cấp giấy đăng ký hoạt động, nơi đăng ký hoạt động và ngày bắt đầu hoạt động.
4. Phân biệt văn phòng công chứng và phòng công chứng
Phòng công chứng và văn phòng công chứng đều là các tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật. Do đó, cả 2 hình thức có một vài đặc điểm giống nhau cơ bản như sau:
- Việc thành lập và đăng ký hoạt động đều phải tuân theo các quy định của Luật Công chứng;
- Đều có đầy đủ các chức năng xác thực, xác nhận tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch theo quy định;
- Không được thực hiện các hành vi bị nghiêm cấm như: tiết lộ nội dung công chứng; thực hiện công chứng đối với hợp đồng, giao dịch vi phạm pháp luật; tạo điều kiện cho người tham gia giao dịch thực hiện các hành vi gian dối, giả mạo,…
Ngoài những điểm giống nhau kể trên, phòng công chứng và văn phòng công chứng về cơ bản vẫn có nhiều điểm khác biệt như sau:
| Tiêu chí so sánh | Phòng công chứng | Văn phòng công chứng |
| Căn cứ thành lập | Quyết định thành lập căn cứ vào nhu cầu công chứng tại địa phương. | Thành lập dựa trên nhu cầu của các cá nhân. |
| Hình thức thành lập | – Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng.
– Sở Tư pháp phối hợp với Sở Kế hoạch & Đầu tư, Sở Nội vụ, Sở Tài chính xây dựng đề án thành lập phòng công chứng và trình UBND cấp tỉnh xem xét, quyết định. |
– Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh.
– Văn phòng công chứng phải có từ 02 công chứng viên hợp danh trở lên và không có thành viên góp vốn. |
| Điều kiện thành lập | Chỉ được thành lập mới tại các địa bàn chưa có điều kiện phát triển văn phòng công chứng tư nhân. | Địa bàn thành lập không bị hạn chế. |
| Người đại diện theo pháp luật | Người đại diện theo pháp luật là Trưởng phòng. Yêu cầu phải là công chứng viên, do Chủ tịch UBND cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức. | Người đại diện theo pháp luật là Trưởng Văn phòng. Yêu cầu phải là công chứng viên hợp danh và hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên. |
| Tên gọi | Tên gọi bao gồm cụm từ “Phòng công chứng” kèm theo số thứ tự thành lập và tên tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở. | Tên gọi bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của trưởng văn phòng hoặc công chứng viên hợp danh khác; không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn với tên tổ chức hành nghề công chứng khác. |
| Chuyển nhượng | Không được phép chuyển nhượng | Được phép chuyển nhượng cho các công chứng viên khác theo quy định. Chỉ được chuyển nhượng khi văn phòng hoạt động ít nhất 2 năm. |
| Cơ sở vật chất | Nhà nước đảm bảo về cơ sở vật chất, biên chế nhân sự và kinh phí tự chủ. | Công chứng viên tự chủ toàn bộ về cơ sở vật chất, biên chế nhân sự và kinh phí. |
5. Một vài câu hỏi thường gặp
5.1. Có nên công chứng tại văn phòng công chứng?
Qua so sánh, có thể thấy phòng công chứng và văn phòng công chứng có rất nhiều điểm khác nhau. Thế nhưng cả hai hình thức này đều có đầy đủ các chức năng và thẩm quyền trong lĩnh vực công chứng. Đặc biệt, giá trị pháp lý của các hợp đồng, giao dịch công chứng từ 2 loại hình này là như nhau. Chính vì vậy, người dân và doanh nghiệp có thể lựa chọn phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng đều được, miễn là thuận tiện trong việc đi lại và thực hiện thủ tục.
5.2. Văn phòng công chứng có làm việc ngoài giờ hành chính?
Thông thường, các văn phòng công chứng đều làm việc vào khung giờ hành chính từ thứ Hai đến thứ Sáu. Tuy nhiên, một số văn phòng vẫn hoạt động vào sáng thứ Bảy nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng. Nếu bạn muốn sử dụng dịch vụ công chứng ngoài giờ thì có thể liên hệ trực tiếp đến các văn phòng công chứng để được tư vấn cụ thể. Tuy nhiên, bạn sẽ cần trả thêm một khoản phí cho dịch vụ công chứng ngoài giờ.
5.3. Lệ phí công chứng có khác nhau giữa phòng công chứng và văn phòng công chứng?
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư 257/2016/TT-BTC của Bộ Tài Chính về mức thu lệ phí công chứng:
“Mức thu phí công chứng quy định tại Thông tư 257/2016/TT-BTC được áp dụng chung cho Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Đối với văn phòng công chứng, mức thu phí quy định tại Thông tư này đã bao gồm thuế GTGT theo quy định của Luật Thuế GTGT và các văn bản hướng dẫn thi hành.”
Như vậy, mức thu lệ phí tại các Phòng công chứng và Văn phòng công chứng là như nhau theo quy định của pháp luật.
Văn phòng công chứng là tổ chức hành nghề đóng vai trò quan trọng trong hệ thống pháp lý của Việt Nam. Không chỉ góp phần bảo vệ quyền và lợi ích của các bên tham gia giao dịch, sự hiện diện của văn phòng công chứng còn tạo ra môi trường pháp lý an toàn, minh bạch cho các hoạt động kinh tế – xã hội. Chính vì vậy, nhà nước cần tạo điều kiện hơn nữa để các văn phòng công chứng hoạt động hiệu quả và phát triển.
Tham khảo thêm:
- Cách tra cứu mã số thuế doanh nghiệp nhanh nhất
- Cách tra cứu mã số thuế cá nhân nhanh chuẩn nhất
Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất ✅ Liên hệ 0988.902.468 ngay!
![Mẫu hợp đồng thuê văn phòng công ty [Mới nhất]](https://maisonoffice.vn/wp-content/uploads/2024/06/1-hop-dong-thue-van-phong-768x576.jpg)
