Mẫu phiếu xuất kho theo quy định mới nhất [Tải ngay]

Trong nghiệp vụ kế toán và quản lý vận hành, phiếu xuất kho là chứng từ bắt buộc giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ số lượng hàng hóa, vật tư rời kho để làm căn cứ hạch toán chi phí. Tuy nhiên, việc áp dụng sai mẫu theo các Thông tư (200, 133 hay mới nhất là 99) thường dẫn đến những rủi ro pháp lý không đáng có khi quyết toán Thuế.

⬇ Tải ngay
MẪU PHIẾU XUẤT KHO

Phiếu xuất kho là gì?

Phiếu xuất kho (Goods Delivery Note) là chứng từ kế toán nội bộ quan trọng, ghi nhận số lượng hàng hóa, vật tư, công cụ dụng cụ xuất ra khỏi kho để sản xuất, bán hàng, hoặc tiêu dùng nội bộ. Phiếu giúp theo dõi biến động kho, hạch toán chi phí, tính giá thành và ngăn ngừa thất thoát.

Tải các mẫu phiếu xuất kho chuẩn theo quy định Bộ Tài chính

Việc sử dụng đúng mẫu phiếu xuất kho theo quy định giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ và thuận tiện khi kiểm tra, quyết toán thuế. Hai mẫu phổ biến hiện nay là theo Thông tư 200 và Thông tư 133, phù hợp với từng quy mô doanh nghiệp.

Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 200 (mẫu 02-VT) có đầy đủ chỉ tiêu kế toán, phù hợp với doanh nghiệp quy mô lớn hoặc yêu cầu quản trị chặt chẽ. Biểu mẫu này giúp kiểm soát chi phí và dễ dàng đối chiếu khi kiểm toán.

⬇ Tải file Word

Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Mẫu theo Thông tư 133 được thiết kế đơn giản hơn, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc startup. Dù tinh gọn, biểu mẫu vẫn đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết theo quy định kế toán hiện hành.

⬇ Tải file Word

Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Mẫu phiếu xuất kho theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là biểu mẫu mới nhất do Bộ Tài chính ban hành, áp dụng cho hệ thống chứng từ kế toán trong doanh nghiệp. Mẫu này quy định rõ các thông tin bắt buộc như đơn vị xuất kho, số lượng, giá trị hàng hóa và chữ

⬇ Tải file Word

Phiếu xuất kho dùng để làm gì?

Phiếu xuất kho đóng vai trò là chứng từ gốc quan trọng nhất để ghi nhận mọi biến động giảm hàng hóa, vật tư trong kho. Đây không chỉ là công cụ theo dõi luồng hàng mà còn là cơ sở pháp lý để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp trước các kỳ kiểm tra thuế.

Quản lý hàng tồn kho

Phiếu xuất kho giúp thủ kho cập nhật chính xác số lượng hàng thực tế đã rời kho, từ đó xác định lượng tồn kho còn lại để kịp thời lên kế hoạch nhập hàng. Đây là căn cứ để đối chiếu thẻ kho, đảm bảo số liệu trên sổ sách luôn khớp với hàng hóa thực tế dưới kho.

Hạch toán kế toán

Kế toán dựa vào phiếu xuất kho để ghi nhận giá vốn hàng bán, chi phí nguyên vật liệu và các khoản chi phí sản xuất kinh doanh có liên quan. Nếu thiếu chứng từ này, mọi bút toán xuất kho đều được coi là không hợp lệ, trực tiếp ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và bảng cân đối kế toán.

Kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

Chứng từ này xác định rõ trách nhiệm cá nhân bằng cách bắt buộc đầy đủ chữ ký của người lập, người nhận hàng và thủ kho. Điều này giúp ngăn chặn thất thoát, gian lận và tạo quy trình bàn giao minh bạch giữa các bộ phận trong đơn vị.

Nội dung của mẫu phiếu xuất kho gồm những gì?

Một mẫu phiếu xuất kho hợp lệ cần trình bày khoa học và đầy đủ các thông tin để thuận tiện cho việc tra cứu và đối soát sau này. Các thành phần chính thường được chia thành bốn nhóm nội dung cốt lõi dưới đây.

Thông tin chung trên phiếu

Phần này bao gồm tên đơn vị, địa chỉ, số phiếu, ngày lập và mã số thuế của doanh nghiệp để định danh chứng từ. Đây là căn cứ quan trọng giúp bộ phận kế toán sắp xếp hồ sơ theo thời gian và dễ dàng trích lục khi có yêu cầu kiểm tra.

Thông tin hàng hóa xuất kho

Nội dung trọng tâm là bảng chi tiết gồm tên, nhãn hiệu, quy cách, mã số, đơn vị tính và số lượng của vật tư hoặc hàng hóa. Đặc biệt, phiếu cần phân rõ giữa số lượng yêu cầu và số lượng thực xuất để làm cơ sở tính toán giá trị thành tiền chính xác.

Thông tin người nhận và bộ phận liên quan

Phiếu phải ghi rõ họ tên người nhận hàng, đơn vị (phòng ban) và lý do xuất kho (ví dụ: xuất bán, xuất sản xuất hoặc luân chuyển nội bộ). Thông tin này giúp doanh nghiệp quản lý luồng đi của tài sản và phân bổ chi phí vào đúng bộ phận sử dụng.

Chữ ký và xác nhận

Phần cuối phiếu là khu vực dành cho chữ ký của Giám đốc, Kế toán trưởng, Thủ kho và Người nhận hàng để hoàn tất giá trị pháp lý. Sự xác nhận này giúp phân định trách nhiệm rõ ràng: Thủ kho xác nhận hàng đã ra và Người nhận xác nhận đã nhận đủ hàng theo yêu cầu.

Khi nào cần lập phiếu xuất kho?

Việc lập phiếu xuất kho phải được thực hiện ngay tại thời điểm có phát sinh yêu cầu đưa vật tư, hàng hóa ra khỏi khu vực lưu trữ. Đây là bước then chốt để đảm bảo mọi biến động tài sản của doanh nghiệp đều được ghi vết và kiểm soát chặt chẽ.

Xuất kho bán hàng

Đây là trường hợp phổ biến nhất, được lập khi doanh nghiệp thực hiện chuyển giao hàng hóa cho khách hàng hoặc đại lý. Phiếu xuất kho lúc này đóng vai trò là bằng chứng bàn giao thực tế, phối hợp cùng hóa đơn tài chính để ghi nhận doanh thu và giảm trừ hàng tồn kho.

Xuất kho sản xuất

Trong các đơn vị sản xuất, phiếu được lập khi xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ từ kho đưa vào dây chuyền chế biến hoặc lắp ráp. Chứng từ này giúp kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, từ đó tính toán chính xác giá thành sản phẩm và định mức tiêu hao.

Xuất kho nội bộ

Trường hợp này xảy ra khi có sự luân chuyển hàng hóa giữa các kho trong cùng hệ thống hoặc xuất dùng cho các phòng ban văn phòng (như cấp phát máy tính, văn phòng phẩm). Việc lập phiếu giúp doanh nghiệp quản lý vị trí tài sản và theo dõi chi phí vận hành nội bộ một cách minh bạch.

Hướng dẫn cách lập và ghi phiếu xuất kho đúng nghiệp vụ kế toán

Để phiếu xuất kho có giá trị pháp lý và đủ điều kiện để quyết toán thuế, người lập cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc về ghi chép và quy trình ký duyệt. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn thực hiện nghiệp vụ này một cách chuyên nghiệp.

Giải thích các nội dung bắt buộc trên phiếu

Trên mỗi phiếu xuất kho, các mục như số phiếu, ngày lập, tên người nhận và lý do xuất kho là thông tin không thể thiếu để định danh giao dịch. Đặc biệt, bảng chi tiết hàng hóa phải ghi rõ hai cột “Số lượng yêu cầu” (theo đề nghị) và “Số lượng thực xuất” (do thủ kho xác nhận) để làm căn cứ hạch toán chính xác.

Quy trình luân chuyển và ký duyệt phiếu xuất kho (Liên 1, 2, 3)

Thông thường, phiếu được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu tại nơi lập để theo dõi, Liên 2 do thủ kho giữ để ghi thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ, Liên 3 giao cho người nhận hàng để làm chứng từ đi đường. Quy trình chỉ hoàn tất khi có đầy đủ chữ ký trực tiếp của các bên liên quan, đảm bảo tính trách nhiệm xuyên suốt từ lúc yêu cầu đến khi hàng ra khỏi kho.

Cách xử lý các sai sót thường gặp khi lập chứng từ kho

Khi phát hiện sai sót về số lượng hoặc đơn giá sau khi đã ký, tuyệt đối không tẩy xóa mà phải lập biên bản điều chỉnh hoặc hủy phiếu cũ để lập phiếu mới thay thế. Đối với các lỗi chưa ký duyệt, người lập có thể gạch chéo phần sai và viết lại lên trên, đồng thời ký xác nhận bên cạnh để đảm bảo tính minh bạch của chứng từ.

Câu hỏi thường gặp về mẫu phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho có bắt buộc không?

Đây là chứng từ bắt buộc phải có trong bộ hồ sơ kế toán để chứng minh tính hợp lệ của việc giảm tài sản và ghi nhận chi phí. Nếu thiếu phiếu xuất kho, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn lớn khi giải trình với cơ quan Thuế về giá vốn hàng bán và tính trung thực của hàng tồn kho.

Phiếu xuất kho có cần đóng dấu không?

Theo quy định hiện hành, phiếu xuất kho không nhất thiết phải đóng dấu tròn của công ty, trừ khi có quy định riêng trong quy chế tài chính nội bộ. Tuy nhiên, để tăng tính xác thực và chuyên nghiệp khi làm việc với bên thứ ba, nhiều doanh nghiệp vẫn đóng dấu treo hoặc dấu giáp lai lên các liên chứng từ.

Phiếu xuất kho lưu bao lâu?

Vì phiếu xuất kho là chứng từ kế toán dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính, thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm. Việc lưu trữ cẩn thận giúp doanh nghiệp có căn cứ đối chiếu khi thực hiện thanh tra Thuế hoặc kiểm kê tài sản định kỳ.

Có thể dùng file Excel thay thế không?

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng file Excel để lập và quản lý phiếu xuất kho nhằm tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót tính toán. Tuy nhiên, sau khi lập trên máy tính, phiếu vẫn cần được in ra và ký tên đầy đủ bởi các bộ phận liên quan để đảm bảo giá trị pháp lý theo quy định.

Phiếu xuất kho có cần chữ ký kế toán không?

Chữ ký của Kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) là bắt buộc để xác nhận việc kiểm soát đơn giá và hạch toán vào sổ sách. Sự phối hợp chữ ký giữa kế toán và thủ kho giúp tạo ra hệ thống kiểm soát chéo, ngăn chặn các hành vi xuất kho sai mục đích hoặc gian lận hàng hóa.

Việc thiết lập hệ thống mẫu phiếu xuất kho chuẩn chỉnh là bước then chốt giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ luồng hàng hóa và đảm bảo tính hợp lệ cho các báo cáo tài chính. Sử dụng đúng mẫu theo Thông tư 200, 133 hoặc các định dạng Excel tự động sẽ tối ưu hóa thời gian xử lý nghiệp vụ và hạn chế tối đa rủi ro thất thoát. Hãy bắt đầu số hóa chứng từ kho ngay hôm nay để nâng cao năng lực quản trị và sẵn sàng cho các kỳ quyết toán thuế minh bạch.