Quy định cho thuê văn phòng: Luật & Điều kiện kinh doanh

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển, mô hình cho thuê văn phòng đã trở thành một trong những lĩnh vực kinh doanh hấp dẫn và tiềm năng. Nhu cầu mở rộng hoạt động của các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân đang gia tăng, kéo theo sự phát triển mạnh mẽ của thị trường cho thuê văn phòng. Tuy nhiên, để đảm bảo hoạt động kinh doanh này diễn ra suôn sẻ và tuân thủ pháp luật, các nhà đầu tư cần nắm rõ quy định về cho thuê văn phòng, từ điều kiện vốn, hợp đồng cho thuê đến yêu cầu về phòng cháy chữa cháy.

1. Quy định về kinh doanh cho thuê văn phòng

Cho thuê văn phòng không chỉ là một mô hình kinh doanh đơn thuần mà còn là một phần quan trọng trong việc phát triển hạ tầng văn phòng tại các thành phố lớn. Mô hình này không chỉ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu mà còn tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp và tiện nghi hơn. Tuy nhiên, để hoạt động cho thuê văn phòng diễn ra thuận lợi, các nhà đầu tư cần phải hiểu rõ về quy định pháp luật liên quan.

Theo quy định của Luật Kinh doanh Bất động sản 2014, việc kinh doanh bất động sản được xếp vào nhóm ngành nghề đặc thù, đòi hỏi các doanh nghiệp phải đáp ứng những điều kiện kinh doanh riêng biệt. Cụ thể, Luật quy định một số đối tượng được miễn trừ khỏi việc thành lập doanh nghiệp kinh doanh bất động sản, bao gồm:

• Cá nhân, tổ chức, hộ gia đình không đầu tư vào dự án bất động sản để kinh doanh: Các đối tượng này bao gồm những cá nhân, tổ chức, hộ gia đình bán, cho thuê, chuyển nhượng hoặc cho thuê mua bất động sản mà không phải do đầu tư vào dự án bất động sản để kinh doanh. Đồng thời, cá nhân, hộ gia đình đầu tư vào dự án bất động sản để kinh doanh nhưng có tổng mức đầu tư dưới 20 tỷ đồng (không bao gồm chi phí sử dụng đất) cũng không thuộc đối tượng này.
• Các tổ chức chuyển nhượng quyền sử dụng đất, bán nhà, công trình xây dựng do lý do phá sản, chia tách, giải thể: Các tổ chức này không phải thành lập doanh nghiệp để thực hiện các hoạt động chuyển nhượng quyền sử dụng đất đai, bán nhà, công trình xây dựng.
• Chi nhánh của ngân hàng nước ngoài, tổ chức tín dụng, công ty quản lý tài sản của các tổ chức tín dụng (AMC), công ty quản lý tài sản của các tổ chức tín dụng tại Việt Nam (VAMC): Các tổ chức này và các cá nhân, tổ chức khác chuyển nhượng quyền sử dụng đất, dự án bất động sản, bán nhà, công trình xây dựng đang trong thời hạn bảo lãnh, thế chấp để thu hồi nợ không cần thành lập doanh nghiệp để thực hiện các hoạt động này.
• Hộ gia đình, tổ chức, cá nhân chuyển nhượng quyền sử dụng đất, bán nhà, công trình xây dựng để xử lý tài sản: Trường hợp này xảy ra theo quyết định của Tòa án hoặc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền khi xử lý tranh chấp, tố cáo, khiếu nại cũng không yêu cầu thành lập doanh nghiệp.

Những quy định này giúp đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh bất động sản, bao gồm cả cho thuê văn phòng, được thực hiện một cách hợp pháp và hiệu quả.

Xem thêm:

• Tòa nhà cho thuê văn phòng Hà Nội
• Tòa nhà cho thuê văn phòng TP.HCM

2. Quy định pháp luật hiện hành đối với cho thuê văn phòng

2.1 Điều kiện vốn điều lệ để kinh doanh cho thuê văn phòng

Theo quy định của Luật Doanh Nghiệp 2005 và các quy định pháp luật hiện hành, các cá nhân, tổ chức muốn kinh doanh dịch vụ cho thuê văn phòng phải đáp ứng các điều kiện về vốn điều lệ cụ thể như sau:

• Thành lập doanh nghiệp hoặc hợp tác xã: Cá nhân và tổ chức kinh doanh bất động sản, bao gồm dịch vụ cho thuê văn phòng, phải thành lập doanh nghiệp hoặc hợp tác xã (gọi chung là doanh nghiệp).
• Vốn điều lệ tối thiểu: Doanh nghiệp phải có vốn điều lệ không được thấp hơn 20 tỷ đồng, ngoại trừ các trường hợp được quy định tại Điều 2 của khoản này:
  • Tổ chức, hộ gia đình, cá nhân: Cho thuê, chuyển nhượng, bán, cho thuê mua bất động sản quy mô nhỏ, không thường xuyên. Dù không yêu cầu vốn điều lệ tối thiểu 20 tỷ đồng, các đối tượng này vẫn phải thành lập doanh nghiệp và kê khai nộp thuế theo đúng quy định pháp luật.

• Bổ sung ngành nghề kinh doanh: Trong trường hợp doanh nghiệp muốn bổ sung ngành nghề kinh doanh có yêu cầu vốn pháp định, doanh nghiệp phải sao kê và chứng minh vốn của mình trước khi đăng ký. Tuy nhiên, theo Luật Doanh Nghiệp 2014, doanh nghiệp không cần chứng minh vốn điều lệ khi đăng ký bổ sung ngành nghề, nhưng cần bảo đảm duy trì số vốn pháp định ổn định trong suốt quá trình kinh doanh.
• Duy trì vốn điều lệ: Doanh nghiệp cần bảo đảm số vốn điều lệ tối thiểu phải ngang bằng với vốn pháp định và duy trì ổn định trong kỳ kinh doanh để đáp ứng các yêu cầu pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh bền vững.

2.2 Quy định cơ bản về hợp đồng cho thuê văn phòng

Hợp đồng cho thuê văn phòng là văn bản pháp lý quan trọng, xác định quyền và nghĩa vụ của bên cho thuê và bên thuê. Hợp đồng cần được lập thành văn bản theo quy định của pháp luật và phải đảm bảo các yếu tố sau:

• Chủ thể: Cần xác định rõ ràng bên cho thuê và bên thuê, là cá nhân hay tổ chức, với đầy đủ thông tin về tên, địa chỉ, đại diện pháp lý, thông tin liên lạc.
• Vật cho thuê: Mô tả chi tiết về diện tích, vị trí, cấu trúc, trang thiết bị, tiện ích của văn phòng cho thuê.
• Thời hạn thuê: Thời hạn cho thuê phải được xác định rõ ràng, có thể là thời hạn cố định hoặc có thể gia hạn.
• Giá thuê: Phải được thể hiện rõ ràng, bao gồm giá thuê cơ bản, phí dịch vụ, thuế VAT (nếu có), và các khoản phí bổ sung khác.

2.3 Yêu cầu về phòng cháy chữa cháy (PCCC) trong văn phòng cho thuê

Việc tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) là điều kiện cho thuê văn phòng cần thiết và bắt buộc trong kinh doanh cho thuê văn phòng. Dưới đây là những yêu cầu cụ thể về PCCC theo Luật Phòng Cháy Chữa Cháy sửa đổi và bổ sung năm 2013:

• Hệ thống báo cháy: Hệ thống báo cháy phải được lắp đặt đầy đủ và hoạt động hiệu quả, đảm bảo phát hiện sớm và báo động kịp thời khi có cháy.
• Hệ thống chữa cháy: Văn phòng phải có hệ thống chữa cháy phù hợp với diện tích, loại hình hoạt động và nguy cơ cháy nổ.
• Phương án chữa cháy: Chủ sở hữu phải lập phương án chữa cháy phù hợp với đặc thù của văn phòng, nhằm đảm bảo an toàn cho người và tài sản khi có cháy.
• Học tập, huấn luyện PCCC: Chủ sở hữu phải tổ chức cho cán bộ, nhân viên của văn phòng tham gia học tập, huấn luyện về PCCC và diễn tập chữa cháy định kỳ.

>> Xem ngay: Tiêu chuẩn PCCC đối với văn phòng tại VN 

3. Thủ tục pháp lý cần có khi cho thuê văn phòng

3.1 Lập hợp đồng cho thuê văn phòng

Hợp đồng cho thuê văn phòng là văn bản pháp lý quan trọng, ghi nhận quyền và nghĩa vụ của cả hai bên trong quá trình hợp tác. Để đảm bảo tính hợp pháp và tránh các tranh chấp sau này, hợp đồng cho thuê văn phòng cần bao gồm các thông tin sau:

Thông tin về bên cho thuê và bên thuê:

• Họ và tên hoặc tên của doanh nghiệp.
• Địa chỉ/Trụ sở.
• Số điện thoại liên hệ/Fax/Email.
• Mã số thuế doanh nghiệp (nếu có).
• CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật.

Mục đích và đối tượng cho thuê:

• Diện tích sử dụng.
• Mục đích sử dụng chính.
• Địa điểm văn phòng.

Giá thuê và chi phí duy trì hàng tháng:

• Giá thuê cụ thể.
• Phương thức thanh toán.
• Số tiền cọc và thời gian thanh toán.

Thời gian thuê và điều kiện gia hạn:

• Thời hạn thuê.
• Điều kiện và quy trình gia hạn thời gian thuê.

Quyền và nghĩa vụ của hai bên:

• Quyền lợi của bên cho thuê và bên thuê.
• Trách nhiệm và nghĩa vụ của hai bên trong thời gian hợp tác.

Phương thức giải quyết tranh chấp:

• Quy định về việc giải quyết tranh chấp nếu có.
• Trách nhiệm và bồi thường nếu vi phạm hợp đồng.

>> Tham khảo: Mẫu hợp đồng thuê văn phòng

3.2 Quy định về diện tích sử dụng trong cho thuê văn phòng

Xác định đúng diện tích sử dụng là yếu tố quan trọng trong hợp đồng cho thuê văn phòng. Diện tích có thể được tính theo:

• Diện tích Net: Diện tích sử dụng thực tế của văn phòng, không bao gồm các khu vực chung.
• Diện tích Gross: Diện tích toàn bộ bao gồm cả khu vực chung như hành lang, khu vực tiếp khách, nhà vệ sinh.

Tuy nhiên, hiện nay doanh nghiệp có thể tính diện tích văn phòng thuê dựa trên số lượng nhân sự, cụ thể phương pháp này được tính như sau:

Phân loại	Diện tích
Mức trung bình	Dao động từ 5m²/người đến 6m²/người
Mức tiết kiệm chi phí và diện tích	Dao động từ 3m²/người đến 4m²/người
Mức tiêu chuẩn	Dao động từ 7m²/người đến 10m²/người

3.3 Điều khoản về chi phí thuê văn phòng

Trong hợp đồng cho thuê văn phòng, ngoài chi phí thuê cố định hàng tháng, cần đề cập rõ ràng các chi phí dịch vụ đi kèm. Các dịch vụ này có thể bao gồm:

• Phí quản lý: Chi phí cho các dịch vụ quản lý tòa nhà, bảo vệ, lễ tân, vệ sinh.
• Phí điện nước và Internet: Chi phí sử dụng điện, nước, và dịch vụ internet.
• Chi phí tiện ích khác: Chi phí sử dụng các tiện ích như phòng họp, khu vực tiếp khách, bãi đỗ xe.

3.4 Thời hạn hợp đồng cho thuê

Thời hạn hợp đồng cho thuê văn phòng thường được thỏa thuận giữa hai bên và có thể bao gồm:

• Thời hạn ngắn hạn: 3 tháng, 6 tháng.
• Thời hạn trung hạn: 1 năm, 2 năm.
• Thời hạn dài hạn: Trên 2 năm.

Việc xác định rõ thời hạn thuê giúp doanh nghiệp lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả và tránh những tranh chấp không đáng có.

3.4 Các điều khoản khác trong hợp đồng cho thuê

Ngoài các điều khoản chính, hợp đồng cho thuê văn phòng cũng cần lưu ý đến các điều khoản phụ như:

Cho thuê lại và chuyển nhượng hợp đồng:

• Quy định về việc bên thuê có quyền cho thuê lại hoặc chuyển nhượng hợp đồng cho bên thứ ba.

>> Xem thêm: Mẫu hợp đồng cho thuê lại văn phòng 

Thi công và sửa chữa nội thất:

• Quy định về việc thi công, sửa chữa, và cải tạo nội thất văn phòng.
• Trách nhiệm và chi phí liên quan đến việc thi công và sửa chữa.

Quy định về bảo trì và bảo dưỡng:

• Quy định về việc bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị và cơ sở hạ tầng trong văn phòng.
• Trách nhiệm và chi phí liên quan đến bảo trì và bảo dưỡng.

Điều kiện và quy trình chấm dứt hợp đồng:

• Điều kiện chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
• Quy trình và trách nhiệm bồi thường nếu chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.

Cho thuê văn phòng là một ngành nghề đầy tiềm năng tại Việt Nam, tuy nhiên cũng đi kèm với những rủi ro nhất định. Việc nắm rõ quy định về cho thuê văn phòng,  xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp và quản lý hiệu quả là yếu tố quan trọng để đảm bảo thành công trong ngành nghề này. Các nhà đầu tư cần chú ý đến các yếu tố như vốn điều lệ, hợp đồng cho thuê, yêu cầu về phòng cháy chữa cháy và các thủ tục pháp lý cần thiết để hoạt động cho thuê văn phòng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Yến Loan

Nhà biên tập và sản xuất nội dung tại Maison Office.
Có hơn 3 năm kinh nghiệm sản xuất nội dung trong lĩnh vực bất động sản và nội thất văn phòng. Với hiểu biết và kiến thức của mình, tôi luôn cố gắng tạo ra những bài viết có tính chuyên môn cao, mang đến giá trị thông tin cho khách hàng.

maisonoffice.vn