Kinh nghiệm Thiết kế thi công nội thất văn phòng từ A đến Z
Theo dõi Maison Office trên
Sau khi đã lựa chọn được sàn văn phòng phù hợp có thể đáp ứng được nhu cầu làm việc của toàn bộ công ty. Các doanh nghiệp cần phải tiến hành thiết kế và thi công để hoàn thiện nội thất văn phòng trước khi chuyển đến không gia làm việc mới. Đây là một quá trình đòi hỏi nhiều thời gian và công sức của người phụ trách.
Cùng Maison Office tham khảo những kinh nghiệm thiết kế thi công nội thất văn phòng và giám sát thi công văn phòng đầy đủ trong bài viết dưới đây nhé!
Nội dung chính
- Thiết kế thi công nội thất văn phòng là gì?
- Thiết kế thi công nội thất văn phòng gồm những hạng mục nào?
- Vai trò của đơn vị thiết kế trong quá trình thuê văn phòng
- Một số kinh nghiệm thi công nội thất văn phòng
- Các lưu ý để hoàn thành văn phòng “đúng tiến độ”
- Những “lưu ý” cần biết trước khi nghiệm thu thiết kế văn phòng
- Các mẫu văn phòng làm việc thiết kế đẹp
Thiết kế thi công nội thất văn phòng là gì?
Thi công nội thất văn phòng là tập hợp những hoạt động gồm nhiều khâu, nhiều người và nhiều lĩnh vực, nhằm tạo nên không gian sống, làm việc cũng như sinh hoạt phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Việc thi công nội thất văn phòng thực chất là hoạt động thực hiện hóa ý tưởng của người thiết kế và cả mong muốn của chủ đầu tư thông qua việc sử dụng vật liệu, máy móc và sức lực con người. Ý tưởng có được thực hiện, mong muốn có được đáp ứng hay không, phụ thuộc rất nhiều vào khâu thi công này.
Thiết kế thi công nội thất văn phòng gồm những hạng mục nào?
1. Khảo sát hiện trạng
Khảo sát hiện trạng công trình là bước đầu tiên đặc biệt quan trọng bởi đây là yếu tố quyết định đến bản thiết kế nội thất văn phòng mới. Thông thường, người chủ văn phòng sẽ khó có thể nhận biết và nắm bắt được tiến trình thiết kế nội thất văn phòng.
Đó là bởi chỉ có những người có chuyên môn và kinh nghiệm cao như những kiến trúc sư mới có thể phân tích được thực trạng của công trình và đưa ra những phương án thiết kế hiệu quả, tối ưu cho văn phòng của bạn.
2. Đo đạc tại văn phòng
Sau bước khảo sát công trình thì đo đạc diện tích cũng là hạng mục quan trọng trong thiết kế thi công nội thất văn phòng. Tại đây, bên thi công sẽ tiến hành đo đạc một cách chính xác các diện tích xung quanh, sau đó tính toán và phân tích những ý tưởng, kế hoạch tiếp theo.
Tại hạng mục này, đa phần các nhân viên thiết kế sẽ tìm ra mối liên hệ giữa kết cấu bê tông văn phòng cùng những nội thất phù hợp rồi sẽ trao đổi cùng chủ văn phòng. Việc này giúp bên thi công có được những ý kiến ban đầu cũng như mức chi phí mong muốn từ phía khách hàng.
=> Tìm hiểu thêm: Cách tính diện tích văn phòng cho thuê
3. Lên ý tưởng thiết kế
Khi thủ tục và hợp đồng đã được hoàn tất, kiến trúc sư sẽ tiến hành phác thảo các bản thiết kế mặt bằng sơ bộ cho văn phòng, bao gồm: Phân chia không gian, bố trí vị trí đồ đạc, bố trí vị trí thiết bị chính trong nội thất và lên phương án về phong cách nội thất, vật liệu sử dụng.
Từ bản thiết kế ý tưởng này, chủ văn phòng sẽ hình dung được các vị trí ngăn chia không gian, đồ đạc văn phòng. Ngoài ra bản thiết kế sẽ đảm bảo luôn đúng tỷ lệ, kết cấu và vị trí kỹ thuật của mặt bằng. Đồng thời, bản ý tưởng thiết kế này còn giúp khách hàng nắm bắt được sơ bộ hiện trạng văn phòng và thảo luận thêm với kiến trúc sư về những ý tưởng cũng như mong muốn của mình.
4. Lên concept, 3D cho thiết kế
Sau khi đã thống nhất được về mặt bằng và phong cách thiết kế mong muốn, các kiến trúc sư sẽ tiến hành phác thảo các bản phối cảnh (bản vẽ 3D). Những bản vẽ 3D này sẽ mô phỏng từng góc cạnh, nội thất trong văn phòng.
Từ đây, chủ văn phòng có thể hình dung được văn phòng sau khi hoàn thiện sẽ trong như thế nào. Trong đó, bên thi công cần bám sát vào ý tưởng bản vẽ để đảm bảo đúng phong cách nội thất khách hàng và tiến độ ban đầu đã đề ra.
Ngoài ra, bên thi công cũng cần nghiên cứu để sử dụng các vật liệu phù hợp với nhu cầu của khách hàng, bao gồm cấp độ vật liệu, loại vật liệu và màu sắc.
Vai trò của đơn vị thiết kế trong quá trình thuê văn phòng
Trong hành trình tìm kiếm và lựa chọn thuê các sàn văn phòng, đối với những người lần đầu phụ trách hoặc chưa có một bản kế hoạch chi tiết, việc thiết kế nội thất văn phòng sẽ phát sinh sau khi thuê được không gian văn phòng.
Tại các tòa nhà văn phòng cho thuê chuyên nghiệp, mặt bằng được bàn giao đa phần là mặt bằng thô và để sử dụng được các doanh nghiệp cần bài trí, sắp xếp và thiết kế không gian văn phòng trước khi có thể chính thức chuyển đến làm việc.
Các tòa nhà văn phòng, khi khách thuê sẽ nhận được sàn văn phòng sạch, lúc này doanh nghiệp cần setup văn phòng trước khi có thể sử dụng.
Với kinh nghiệm tư vấn và đồng hành cùng các doanh nghiệp trong quá trình thuê văn phòng. Ngay từ khi đi tìm mặt bằng thuê, các doanh nghiệp cũng nên tìm ngay cho mình 1 đơn vị thiết kế đồng hành. Bởi họ sẽ giúp cho bạn đưa ra những lời khuyên, những lời tư vấn bổ ích cho mặt bằng đó.
VD: Diện tích văn phòng cần thuê bao nhiêu là phù hợp vì việc bố trí văn phòng Rất phụ thuộc vào mặt bằng cụ thể (hình dạng, hệ lưới cột, bố trí cửa đi, cửa sổ …)
Chưa hết, trong quá trình các bạn đàm phán hợp đồng với chủ nhà, cũng là thời gian để đơn vị thiết kế lên ý tưởng thiết kế cho các bạn, hỗ trợ thiết kế bản vẽ bố trí mặt bằng (bản vẽ 2D), để bạn có thể xem xét và cân nhắc trước khi chuyển tiền đặt cọc
Đơn vị thiết kế nội thất văn phòng có thể sẽ cung cấp mặt bằng bố trí văn phòng để bạn lựa chọn xem có phù hợp không trước khi tiến hành đặt cọc thuê.
Như vậy, bạn Nên lựa chọn sớm đối tác thiết kế nội thất văn phòng ngay trong giai đoạn đi tìm kiếm văn phòng để nhận được những tham vấn kịp thời.
> Top 10 công ty thiết kế nội thất văn phòng
Một số kinh nghiệm thi công nội thất văn phòng
1. Có cần thiết phải thuê đơn vị thiết kế văn phòng
Nhiều doanh nghiệp thường tiết kiệm chi phí setup văn phòng mới, bằng cách bỏ chi phí thiết kế nhất là những doanh nghiệp muốn tận dụng lại đồ đạc nội thất từ văn phòng cũ. Nhưng liệu đó có phải cách đúng để tối ưu chi phí cho doanh nghiệp?
Làm một phép tính nhỏ như sau: giá thuê các văn phòng hạng A tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh hiện tại giao động khoảng từ 25-40$ /m2. Nếu như các doanh nghiệp tự mình bố trí nội thất văn phòng mà không hợp lý, lãng phí khoảng 10 m2 cho giao thông đi lại nội bộ thì số tiền lãng phí hàng tháng, mỗi năm sẽ là một con số tương đối lớn. Lớn hơn rất nhiều chi phí thuê thiết kế ban đầu.
Thời gian làm việc trung bình của dân văn phòng trong 1 ngày khoảng từ 8 đến 8,6h nên để tận dụng hết công suất của nhân sự các doanh nghiệp cần chú ý đến không gian làm việc nhiều hơn. Sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp 1 phần cũng được đánh giá thông qua thiết kế. Thời gian ở văn phòng còn nhiều thời gian ở nhà, do đó thiết kế không gian văn phòng có ảnh hưởng nhiều đến mọi người làm việc trong văn phòng
> Xem bài viết Thiết kế văn phòng ảnh hưởng đến năng suất lao động như thế nào?
Hơn tất cả đó là thông qua thiết kế doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được ngân sách đầu tư. Vậy chẳng có lý do gì để không tìm đến 1 công ty thiết kế nhỉ.
2. Lựa chọn nhà thầu thiết kế & thi công nội thất văn phòng riêng hay trọn gói
Khi đã có phương án thuê thiết kế văn phòng, tuy nhiên thiết kế và thi công có thể thuê các nhà thầu khác nhau hoặc thuê một đơn vị làm trọn gói. “Liệu lựa chọn nhà thầu thi công từng phần chi phí có rẻ hơn không?” đây thường là những băn khoăn của các doanh nghiệp khi có ý định làm lại hoặc làm mới văn phòng.
Nếu bạn có đủ thời gian để lựa chọn, tham khảo các nhà thầu, có thể bạn sẽ lựa chọn được các đối tác thiết kế với giá rẻ nhất và thi công với giá rẻ nhất, và như thế cộng chi phí để hoàn thiện văn phòng sẽ có mức thấp hơn nhưng tổng chi phí thì có thể sẽ không .. Hãy cùng tính toán cẩn thận một chút về vấn đề này chúng ta sẽ có:
Giá thuê thiết kế nội thất văn phòng thường có mức từ 150.000đ đến 180.000đ mỗi m2, tùy thuộc diện tích không gian văn phòng doanh nghiệp đang cần thuê thiết kế.
Nếu lựa chọn nhà thầu phụ trách cả thiết kế và thi công, có thể bạn sẽ đàm phán được các ưu đãi và hỗ trợ giá cho gói thiết kế nội thất.
Thời gian thi công nếu thuê 2 đơn vị thiết kế và thi công riêng chắc chắn sẽ kéo dài hơn vì các nhà thầu riêng biệt sẽ mất thời gian để hiểu rõ ý tưởng thiết kế, chưa kể đến nếu thuê riêng từng nhà thầu thi công các hạng mục khác nhau sẽ rất khó cùng lúc hoàn thiện thi công các hạng mục, thay vì có thể làm nhiều hạng mục cùng lúc khi nào mọi việc sẽ phải “xếp hàng chờ”, chưa kể đến việc nhân viên giám sát chưa có nhiều kinh nghiệm quản lý thi công đó cũng chính là lý do làm tăng chi phí.
Thông thường, doanh nghiệp sẽ có thời gian chờ làm nội thất văn phòng là 30 ngày, việc kéo dài thời gian thi công nội thất sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí thuê và tiến độ chuyển đến văn phòng mới và có thể làm phát sinh nhiều chi phí cho doanh nghiệp.
Về nội thất (bàn ghế, tủ, kệ …) nếu bạn có đối tác thân thiết có thể tự mua sắm, hoặc có thể thông qua các đối tác của đơn vị thiết kế và thi công. Bạn nên đàm phán thêm về giá trước khi ký hợp đồng cung cấp vật tư.
Chi phí rủi ro cao do không lường hết được những vấn đề trong quá trình thi công. Một số cái thừa vẫn thừa, cái thiếu vẫn thiếu.
Ngoài ra khi chọn 1 nhà thầu trọn gói chắc chắn các doanh nghiệp sẽ có cảm giác yên tâm hơn trong quá trình bảo hành, ít nhất sẽ không bị các nhà thầu khác nhau đổ lỗi cho nhau khi gặp vấn đề trong quá trình doanh nghiệp đưa sản phẩm vào sử dụng, vận hành.
Rõ ràng là nếu thuê được đơn vị có thể trọn gói lo thiết kế, thi công và setup văn phòng, bạn sẽ bớt được phần việc phải quản lý rất nhiều. nếu đối tác thiết kế văn phòng của bạn có dịch vụ trọn gói: thiết kế, thi công, hãy ưu tiên chọn các đối tác này.
> Fit Out là gì, cần bao nhiêu lâu?
Các lưu ý để hoàn thành văn phòng “đúng tiến độ”
1. Có bản kế hoạch chi tiết
Bản kế hoạch cụ thể luôn là tiền đề đề các công việc tiếp theo được hoàn thành nhanh chóng và kiểm soát dễ dàng.
Nếu doanh nghiệp thuê mới văn phòng. xem ngay chia sẻ 20 công việc cần làm khi thuê văn phòng mới
Còn nếu doanh nghiệp chuyển từ văn phòng cũ sang địa chỉ mới. Bạn sẽ cần xem 9 bước lập kế hoạch chuyển văn phòng từ A đến Z để lên kế hoạch chi tiết.
2. Xây dựng ngân sách cụ thể
Sai lầm lớn nhất cho doanh nghiệp khi chuyển văn phòng hoặc thuê văn phòng mới là xây dựng 1 ngân sách chung chung, không cụ thể hóa từng hạng mục. Thực ra, chúng ta càng làm chi tiết thì càng tốt. Cụ thể từ những mục lớn đến những mục nhỏ, sau đó cân đối ngân sách giữa các mục đó.
Ví dụ: khi xây dựng ngân sách, ngoài việc lên ngân sách cho việc chi phí thuê văn phòng hay làm nội thất thì chúng ta cần có cả chi phí cho các công việc hành chính như làm lại thủ tục pháp lý, in ấn lại ấn phẩm, chi phí chuyển máy móc, thiết bị từ văn phòng cũ sang … và quan trọng nhất là đừng quên những chi phí phát sinh dự phòng cho những việc này.
> Nếu bạn vẫn đang tìm kiếm sàn văn phòng, Xem ngay các lựa chọn Cho thuê văn phòng tại Hà Nội; Văn phòng cho thuê tại TP.HCM
3. Có đủ khoảng thời gian để chuẩn bị
“Thời gian là vàng” câu này càng đúng hơn đối với các doanh nghiệp trong thời đại này. Chính vì vậy trước khi doanh nghiệp chuẩn bị cho mình 1 ngôi nhà mới cũng cần chuẩn bị cho mình thời gian để làm việc này. Lời khuyên của chúng tôi là:
Thời điểm chuyển văn phòng cũng khá quan trọng. Các doanh nghiệp không nên chuyển văn phòng vào cuối năm, đó là mùa cao điểm của văn phòng.
Thời điểm này giá văn phòng có thể giảm nhưng giá thi công nội thất thường tăng hơn những thời điểm giữa năm từ 5-15%, chưa kể tâm lý nhân viên bị xáo trộn, ảnh hưởng đến công việc và mục tiêu hoàn thành cuối năm của doanh nghiệp.
Những “lưu ý” cần biết trước khi nghiệm thu thiết kế văn phòng
1. Định hướng phong cách khi thiết kế thi công văn phòng làm việc
Trong quá trình thiết kế và thi công không gian văn phòng làm việc, sự mâu thuẫn trong phong cách của từng khu vực rất dễ xảy ra. Điều này có thể khiến hình ảnh doanh nghiệp bị ảnh hưởng. Để hạn chế tình trạng này, trước khi thiết kế thi công văn phòng, chủ đầu tư cần xác định và định hướng phong cách chủ đạo một cách rõ ràng.
Mọi công đoạn tiếp theo chỉ cần bám sát phong cách chủ đạo này sẽ giúp không gian văn phòng luôn đảm bảo tính đồng bộ, nhất quán.
Tùy mô hình và yêu cầu teamwork/sáng tạo chung mà lựa chọn văn phòng thiết kế mở hay văn phòng phân khu chức năng riêng phù hợp.
2. Phân chia không gian khoa học
Mỗi doanh nghiệp đều được tạo thành từ nhiều phòng ban khác nhau. Mỗi phòng ban này lại có tính chất công việc khác nhau và cần điều kiện làm việc khác nhau. Do đó, khi thiết kế văn phòng, doanh nghiệp cần chú ý phân chia vị trí từng không gian cho từng phòng ban một cách khoa học và phù hợp nhằm tạo môi trường chuyên nghiệp và thoải mái nhất cho mọi nhân sự.
Các khu vực làm việc cần được phân chia hợp lý, Luôn chú trọng công năng khi bố trí không gian trong quá trình thiết kế thi công nội thất văn phòng
Ngoài ra bạn cũng cần thẳng thắn trao đổi với đơn vị thiết kế về hướng phát triển, tầm nhìn doanh nghiệp trong 3-5 năm tới để tránh tối đa việc thay đổi cấu trúc hay nhân sự ảnh hưởng đến các thiết kế dẫn đến phải thuê mới văn phòng rất tốn kém.
Các mẫu văn phòng làm việc thiết kế đẹp
Mẫu văn phòng hiện đại kết hợp cùng không gian mở
Mẫu thiết kế văn phòng theo phong cách hiện đại
Mẫu văn phòng không gian sang trọng và chuyên nghiệp
Mẫu thiết kế văn phòng sáng tạo, độc đáo
Mẫu thiết kế văn phòng trẻ trung và năng động
Mẫu văn phòng đẹp và hiện đại
Maison Office tổng hợp
Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.
