Checklist công việc là gì? 10+ mẫu checklist công việc hàng ngày

Checklist công việc không chỉ đơn giản là danh sách nhiệm vụ cần thực hiện mà còn là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tổ chức và quản lý công việc tối ưu. Vậy check list công việc là gì? Công cụ này mang đến những lợi ích quan trọng nào? Cùng Maison Office khám phá 10+ mẫu checklist công việc phổ biến giúp x2 hiệu suất tổng thể của tổ chức!

1. Checklist công việc là gì?

Checklist công việc là một danh sách các nhiệm vụ, công việc cần phải thực hiện để hoàn thành một dự án hay mục tiêu cụ thể. Công cụ này được áp dụng phổ biến trong công tác quản lý, giúp theo dõi tiến độ và đảm bảo các công việc diễn ra theo đúng kế hoạch, thời hạn. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý thời gian và nguồn lực hiệu quả hơn, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc. 

Checklist công việc là gì?

Mẫu checklist công việc có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực với các mục đích khác nhau, từ quản lý công việc hằng ngày, quản lý dự án, quy trình làm việc cho đến tổ chức sự kiện, v.v.  

2. Bảng check list công việc mang đến lợi ích gì?

Bảng check list công việc là một công cụ cực kỳ hữu ích đối với việc tổ chức và quản lý công việc. Nó không chỉ đơn giản là giúp chúng ta theo dõi các nhiệm vụ cần hoàn thành mà còn mang đến nhiều lợi ích quan trọng khác như sau:

2.1 Đối với nhân viên

Dưới đây là những lợi ích khi áp dụng mẫu checklist công việc văn phòng dành cho nhân viên: 

• – Cung cấp cái nhìn tổng thể cho nhân viên về các hạng mục công việc cũng như tiến độ hoàn thành của từng hạng mục. 
• – Giúp nhân viên chủ động trong việc quản lý công việc cá nhân, giảm thiểu tình trạng bỏ sót các công việc quan trọng. 
• – Kiểm soát được khối lượng công việc, nhiệm vụ cần thực hiện. Từ đó có kế hoạch tổ chức và triển khai hiệu quả. 

Checklist giúp nhân viên chủ động quản lý công việc hiệu quả

• – Tổ chức công việc một cách có hệ thống cho phép nhân viên ưu tiên công việc theo mức độ quan trọng hoặc thời hạn hoàn thành. 
• – Checklist rõ ràng giúp nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng, tránh xao lãng, từ đó gia tăng hiệu suất làm việc. 

2.2 Đối với cấp quản lý

Như đã đề cập, bảng checklist công việc là một công cụ quản lý hiệu quả được áp dụng rộng rãi bởi nhiều doanh nghiệp. Nó mang đến nhiều lợi ích quan trọng cho các cấp quản lý như sau:

• – Cung cấp cái nhìn từ tổng quan cho đến chi tiết về các công việc, nhiệm vụ cần thực hiện trong một dự án. Từ đó phân tích và đưa ra các quyết định quản trị phù hợp. 
• – Cho phép cấp quản lý theo dõi tiến độ dự án hoặc công việc một cách hiệu quả. Điều này giúp họ dễ dàng đánh giá tình hình và đưa ra điều chỉnh khi cần thiết.
• – Hỗ trợ cấp quản lý trong việc phân bổ thời gian và nguồn lực, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn và đạt được mục tiêu đề ra.

Checklist công việc giúp nhà quản lý phân bổ thời gian và nguồn lực hợp lý

• – Hỗ trợ cấp quản lý trong việc đo lường, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên hoặc đội nhóm, phòng ban. Từ đó đề xuất khen thưởng đúng lúc hoặc có phương án đốc thúc kịp thời. 
• – Duy trì tính tổ chức trong công việc, giảm thiểu sự rời rạc của các thành viên trong quá trình làm việc. 

Tóm lại, mẫu checklist giúp nhà quản lý tổ chức và điều hành công việc một cách hiệu quả. Đồng thời cung cấp thông tin quan trọng hỗ trợ việc ra quyết định, đảm bảo ổn định hiệu suất tổng thể trong doanh nghiệp.

>>> Bạn có biết: Kỹ năng lãnh đạo là gì? 10 kỹ năng nhà lãnh giỏi đều cần có

3. Ưu – nhược điểm của checklist công việc văn phòng

Việc áp dụng công cụ checklist trong quản lý công việc mang đến nhiều lợi ích, song bên cạnh đó cũng vẫn tồn tại một vài hạn chế nhất định. Phần dưới đây sẽ giúp bạn tìm hiểu đâu là ưu điểm, nhược điểm của công cụ quản lý này. 

3.1 Ưu điểm

– Checklist task là công cụ có tính ứng dụng cao, có thể áp dụng cho đa dạng ngành nghề.

– Checklist có khả năng tùy chỉnh cao nhằm đáp ứng các mục đích sử dụng khác nhau, từ quản lý công việc hằng ngày đến quản lý các dự án hay sự kiện lớn. 

– Áp dụng checklist trong doanh nghiệp hỗ trợ theo dõi, đánh giá và nâng cao năng lực làm việc của đội ngũ nhân viên.

Mỗi nhà quản lý sẽ cần xây dựng một mẫu checklist riêng dựa vào đặc thù và tính chất công việc. Điều này giúp theo dõi và bám sát công việc thực tế một cách hiệu quả.  

Mẫu checklist công việc văn phòng có thể áp dụng cho nhiều lĩnh vực khác nhau

3.2 Nhược điểm

– Việc duy trì checklist đòi hỏi tính cam kết cao từ người sử dụng. Nếu không thường xuyên cập nhật checklist, nó có thể không còn hữu ích. 

– Một mẫu checklist quá chi tiết sẽ mất khá nhiều thời gian để cập nhật cũng như gây ra sự phức tạp không cần thiết trong quản lý. 

– Checklist không phù hợp áp dụng trong những trường hợp có vấn đề cấp thiết cần được giải quyết. 

4. Phân biệt sự khác nhau giữa Checklist và To-do list

Hiện nay, có khá nhiều người nhầm lẫn “checklist công việc” và “to-do list” là hai thuật ngữ giống nhau. Trong thực tế, to-do list cũng là một công cụ phổ biến trong quản lý công việc. Tuy nhiên xét về bản chất, hai công cụ này lại hoàn toàn không giống nhau. Cùng khám phá sự khác nhau giữa checklist và to-do list qua bảng so sánh dưới đây: 

Có thể hiểu một cách đơn giản, to-do list sẽ trả lời câu hỏi “Cần làm gì?”. Trong khi đó, checklist task sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi “Làm như thế nào?”. Tùy thuộc vào mục đích và tính chất công việc, bạn có thể lựa chọn công cụ quản lý phù hợp để mang lại hiệu quả tốt nhất.  

4. 10 mẫu checklist công việc được sử dụng phổ biến nhất

Các doanh nghiệp hiện nay đang phải đối mặt với những thách thức về quản lý công việc. Từ những nhiệm vụ, mục tiêu cá nhân cho đến các dự án phức tạp, đòi hỏi chuyên môn cao, tất cả đều cần sự quản lý chặt chẽ nhằm đạt được kết quả công việc tốt nhất. Đây chính là lúc mà checklist công việc trở nên thật sự hữu ích. Cùng Maison Office tham khảo ngay dưới đây 10+ form mẫu checklist công việc văn phòng thông dụng nhất hiện nay: 

4.1 Mẫu checklist công việc hàng ngày

Mẫu checklist công việc hàng ngày là danh sách liệt kê tất cả các nhiệm vụ, công việc cần được thực hiện trong một ngày. Nó giúp người sử dụng có thể quản lý công việc một cách hiệu quả, tránh bỏ sót bất cứ đầu việc nào trong ngày và hoàn thành công việc đúng tiến độ. 

Mẫu checklist công việc hàng ngày

Thông thường, các công việc sẽ được sắp xếp theo mức độ ưu tiên đồng thời đặt ra thời hạn hoàn thành cụ thể. Điều này giúp cá nhân tăng cường sự tập trung, tránh xao nhãng vào những công việc không quan trọng. Một mẫu checklist hàng ngày thường bao gồm các thành phần như: mục tiêu hàng ngày, danh sách các công việc ưu tiên, công việc quan trọng, nhiệm vụ cố định hàng ngày, tiến trình công việc, ghi chú công việc,… 

4.2 Checklist công việc của đội nhóm

Checklist còn là công cụ hữu ích để quản lý công việc của một đội nhóm, phòng ban cụ thể. Công việc được tổ chức một cách có hệ thống, phân chia rõ ràng về mặt thời gian và nguồn lực chắc chắn sẽ giúp nhóm dự án hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất. 

Check list công việc đội nhóm

Mẫu checklist sẽ có sự khác nhau tùy theo mục tiêu và tính chất hoạt động của từng đội nhóm. Tuy nhiên, nó vẫn thường bao gồm những thành phần cụ thể như: 

• – Mục tiêu chung của công việc hoặc dự án.
• – Xác định vai trò, trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm. 
• – Kế hoạch công việc chi tiết, đặt thời hạn hoàn thành cụ thể và sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên. 
• – Theo dõi tiến độ của từng cá nhân cũng như tiến độ chung của đội nhóm.

Để check list công việc đội nhóm phát huy hiệu quả sẽ cần đến sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên. Theo đó, mỗi thành viên cần cập nhật tiến độ công việc một cách liên tục để tất cả mọi người có thể cùng theo dõi và đưa ra điều chỉnh nếu cần thiết. 

Xem ngay: 10 khó khăn khi làm việc nhóm: Hướng giải quyết hiệu quả

4.3 Mẫu checklist công việc dự án

Checklist dự án (Project Checklist) là danh sách các công việc và nhiệm vụ cần thực hiện nhằm hoàn thành một dự án với mục tiêu cụ thể. Mẫu này không chỉ được dùng để theo dõi tiến độ công việc mà còn giúp đảm bảo công việc đáp ứng các yêu cầu cụ thể của dự án. 

Form mẫu checklist công việc dự án

Quy trình xây dựng checklist thường bắt đầu từ việc xác định mục tiêu và phạm vi của dự án, sau đó là liệt kê tất cả các công việc cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó. Các dự án thường có tính chất khá phức tạp, do vậy checklist thường có thêm ngày thực hiện theo kế hoạch và thực tế. Điều này giúp nhà quản lý có thể so sánh, đối chiếu tiến độ thực tế với kế hoạch đề ra. Từ đó có hướng điều chỉnh cần thiết để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng tiến độ. 

4.4 Checklist công việc cho sales

Mỗi bộ phận, phòng ban sẽ có form mẫu checklist riêng biệt tùy thuộc vào tính chất công việc. Với bộ phận sales, checklist sẽ bao gồm những nhiệm vụ mà họ cần thực hiện nhằm tiếp cận khách hàng và đạt được mục về tiêu doanh số. Danh sách công việc cũng cần được đặt thời hạn cụ thể và cập nhật liên tục về tiến độ. 

Bảng checklist cho bộ phận sales

Mẫu checklist này cũng được xem là khung tham chiếu giúp nhà quản lý theo dõi tiến độ và hiệu suất công việc của bộ phận sales. Từ đó đưa ra đánh giá chính xác nhất về hiệu quả của hoạt động bán hàng.

4.5 Bảng checklist công việc cho Marketing

Công cụ checklist cũng được áp dụng phổ biến trong lĩnh vực Marketing. Nó thường bao gồm các nhiệm vụ, hoạt động cụ thể cần thực hiện nhằm đảm bảo các chiến dịch, chiến lược tiếp thị được triển khai một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, form checklist cũng dùng để theo dõi và kiểm soát tiến trình công việc của đội ngũ Marketing. 

Mẫu check list công việc phòng Marketing

4.6 Mẫu checklist tuyển dụng nhân sự

Checklist tuyển dụng nhân sự là công cụ giúp bộ phận HR đảm bảo quy trình tuyển dụng nhân viên diễn ra tuần tự, chính xác. Đồng thời, việc áp dụng checklist cũng giúp hạn chế tối đa những sai sót hoặc rủi ro trong quá trình tuyển dụng. Từ đó giúp doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể chi phí. 

Bảng checklist tuyển dụng nhân sự

4.7 Check list đào tạo nhân viên mới

Đào tạo hội nhập (Onboarding) là một trong những quy trình quan trọng trong công tác quản lý nhân sự. Quy trình này được áp dụng nhằm mục đích hỗ trợ nhân viên mới thích nghi với môi trường làm việc mới. Không chỉ dừng ở việc trang bị kiến thức, kỹ năng phục vụ công việc mà còn giúp nhân viên làm quen, thích nghi với văn hóa doanh nghiệp. 

Form checklist đào tạo nhân sự mới (Onboarding)

Checklist đào tạo nhân viên mới (hay Onboarding Checklist) sẽ bao gồm các hoạt động cụ thể giúp nhân viên hòa nhập nhanh chóng với môi trường làm việc. Các hoạt động này thường được thiết lập tuần tự theo các mốc thời gian: 1 tuần, 30 ngày, 60 ngày, 90 ngày,…. Điều này giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm soát quá trình Onboarding của nhân viên, từ đó xây dựng lộ trình đào tạo bài bản, chuyên nghiệp. 

4.8 Checklist công việc cho cuộc họp

Để đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, người tổ chức cần chuẩn bị trước các tài liệu và nội dung cần thiết cho cuộc họp. Lúc này, việc áp dụng mẫu checklist cuộc họp sẽ là cần thiết, cung cấp khung kế hoạch cụ thể để hỗ trợ cho việc chuẩn bị. Điều này giúp các thành viên tham gia cuộc họp có thể tập trung vào những nội dung chính và quan trọng, đảm bảo cuộc họp đi đến kết quả tốt. 

Bảng checklist chuẩn bị cho cuộc họp

Tìm hiểu thêm: [TP.HCM] Top 12+ Địa điểm cho thuê phòng họp theo giờ

4.9 Mẫu checklist Excel đánh giá 5S

Quy trình 5S được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và có trật tự. Mục đích cuối cùng hướng đến là gia tăng hiệu quả, hiệu suất làm việc trong toàn bộ doanh nghiệp. 

Để theo dõi và đánh giá tình hình triển khai 5S vào hoạt động, nhà quản lý có thể sử dụng bảng checklist 5S. Trong đó liệt kê đầy đủ các hạng mục: Seiri – Seiton – Seiso – Seiketsu – Shitsuke, nhiệm vụ cụ thể cho từng hạng mục cũng như thước đo đánh giá hiệu quả triển khai. Dựa vào checklist này, nhà quản lý có thể đưa ra những điều chỉnh cần thiết hoặc có phương án đốc thúc kịp thời để đạt hiệu quả tốt nhất. 

Mẫu checklist đánh giá quy trình 5S

4.10 Mẫu checklist công việc theo biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt (Gantt Chart) là công cụ được dùng để theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ hoặc công việc trong một dự án. Nó được biểu diễn dưới dạng biểu đồ thanh ngang, trong đó mỗi thanh đại diện cho một công việc hoặc nhiệm vụ cụ thể. Thời gian trên biểu đồ được chia thành các khoảng liên tiếp (thường là ngày hoặc tuần), thể hiện thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi công việc.

Checklist theo biểu đồ Gantt giúp dễ theo dõi tiến độ công việc

Trong checklist dự án theo biểu đồ Gantt, các đầu mục công việc được biểu hiện dưới dạng trục ngang rất dễ nhìn. Điều này giúp cho các thành viên tham gia dự án dễ dàng theo dõi tiến độ cũng như thời hạn thực hiện cho từng công việc. Trong thực tế, biểu đồ Gantt được sử dụng rất phổ biến trong nhiều lĩnh vực và áp dụng phù hợp với hầu hết các dự án với quy mô khác nhau. 

Để xây dựng checklist theo biểu đồ Gantt, trước tiên nhà quản lý sẽ cần phân chia nhiệm vụ rõ ràng. Bao gồm việc xác định các đầu mục công việc cho đến thiết lập thời gian bắt đầu – kết thúc cho từng nhiệm vụ. Bước này đóng vai trò quan trọng để biểu đồ Gantt có thể hiển thị số liệu một cách rõ ràng, chính xác nhất. 

5. Lời kết 

Checklist công việc là công cụ hữu ích giúp tổ chức, quản lý công việc hiệu quả đồng thời theo dõi và đánh giá chính xác hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp. Ưu điểm lớn nhất của công cụ này đó chính là khả năng ứng dụng cao, có thể áp dụng cho nhiều lĩnh vực hay mục đích sử dụng khác nhau. Quan trọng là doanh nghiệp cần xây dựng bộ form mẫu checklist phù hợp để mang lại hiệu quả quản lý tốt nhất. Hy vọng bài viết trên đây của Maison Office đã cung cấp đến bạn những thông tin hữu ích!

Tham khảo thêm:

• Kỹ năng mềm là gì? 10 kỹ năng mềm quan trọng trong công việc
• Kỹ năng cứng là gì? 10 kỹ năng cứng quan trọng nhất cần có

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.