Quản lý thời gian là gì? Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian có lẽ là một trong những kỹ năng quan trọng nhất trong cuộc sống hiện đại ngày nay. Bằng cách phát triển kỹ năng này, bạn có thể sắp xếp công việc một cách khoa học, cân bằng giữa công việc và cuộc sống, từ đó dễ dàng đạt được thành công hơn. Vậy quản lý thời gian là gì? Đâu là các phương pháp quản lý thời gian phổ biến nhất hiện nay? Và làm thế nào để quản lý thời gian một cách hiệu quả? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp “tất tần tật” những thắc mắc trên!

1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình tổ chức, sắp xếp và sử dụng thời gian một cách hiệu quả để hoàn thành công việc với kết quả tốt nhất. Mục tiêu của quản lý thời gian là nhằm tăng năng suất làm việc, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn. Từ đó giúp giảm căng thẳng, đảm bảo cá nhân có nhiều thời gian dành cho các hoạt động giải trí hay nghỉ ngơi.  

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian là khả năng hiểu biết và ứng dụng các nguyên tắc, kỹ thuật để quản lý thời gian một cách hiệu quả.

Trong đó bao gồm nhiều khía cạnh như sau:

• – Lập kế hoạch: Xác định mục tiêu, lên kế hoạch chi tiết, đặt mức độ ưu tiên và thời hạn hoàn thành cho từng công việc.
• – Ưu tiên công việc: Xác định công việc nào quan trọng nhất và cần được ưu tiên để thực hiện trước, đảm bảo không bị “sa đà” vào những việc không quan trọng.
• – Phân chia thời gian: Phân chia thời gian thành những đoạn ngắn tương ứng với từng công việc cụ thể, tập trung hoàn thành công việc trong thời gian nhất định, tránh bị xao nhãng.
• – Tự kiểm soát tiến độ: Tự giám sát, quản lý và đánh giá quá trình thực hiện công việc. Từ đó cải thiện kỹ năng quản lý thời gian để tối ưu hóa hiệu suất làm việc. 
• – Sử dụng công cụ hỗ trợ: Sử dụng các công cụ hoặc phần mềm, ứng dụng hỗ trợ quản lý thời gian để tổ chức công việc một cách tốt nhất. 

Kỹ năng quản lý thời gian không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc mà còn giúp duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống trong thế giới thay đổi nhanh chóng như hiện nay. 

2. Lợi ích của việc quản lý thời gian trong công việc

Kỹ năng quản lý thời gian được xem là “chìa khóa” cho sự thành công trong cả sự nghiệp và cuộc sống cá nhân. Đúng như câu nói nổi tiếng của Benjamin Franklin: “Thời gian là vàng bạc”, việc biết cách sử dụng thời gian hiệu quả có thể mang đến rất nhiều lợi ích quan trọng như sau: 

2.1 Nâng cao năng suất làm việc

Một trong những lợi ích có được khi quản lý thời gian hiệu quả đó chính là nâng cao năng suất làm việc. Cụ thể, khi bạn biết cách phân chia thời gian hợp lý cho các công việc theo mức độ ưu tiên, bạn sẽ có khả năng hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn trong một khoảng thời gian ngắn. Điều này giúp tăng hiệu suất làm việc đồng thời giảm thiểu thời gian bị lãng phí.

Quản lý thời gian hiệu quả giúp nâng cao năng suất làm việc

Trên thực tế, với cùng một khối lượng công việc như nhau, có người sẽ hoàn thành một cách nhanh chóng với kết quả tốt nhất, trong khi có những người không thể hoàn thành công việc và chậm trễ thời gian. Như vậy, khi có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ tốn ít công sức hơn để hoàn thành công việc vì mọi thứ đã được tổ chức, sắp xếp một cách có khoa học. 

2.2 Cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân là điều mà bất cứ ai cũng mong muốn hướng đến. Thế nhưng trong xã hội hiện đại, không ít người vì quá bận rộn công việc mà dẫn đến không còn thời gian dành cho bản thân, gia đình hay bạn bè. Lúc này, kỹ năng quản lý thời gian sẽ phát huy vai trò khi giúp bạn phân chia rạch ròi giữa thời gian làm việc và thời gian chăm sóc bản thân, quan tâm đến gia đình, bạn bè. Điều này không chỉ giúp bạn cải thiện chất lượng cuộc sống mà còn giảm thiểu căng thẳng và stress từ áp lực công việc.

2.3 Giảm căng thẳng và áp lực

Lợi ích của quản lý thời gian còn đến từ việc giảm căng thẳng và áp lực trong công việc. Nếu không có kỹ năng quản lý thời gian, bạn rất dễ bị rơi tình trạng làm việc với nhiều áp lực, dẫn đến không có đủ thời gian suy xét và đưa ra quyết định sai lầm. Ngược lại, khi kiểm soát thời gian hiệu quả, bạn có thể tránh được những áp lực về “deadline” đồng thời làm việc với kết quả tốt hơn. 

Quản lý tốt thời gian giúp giảm căng thẳng, áp lực từ công việc

2.4 Loại bỏ thói quen trì hoãn

Thói quen trì hoãn chính là một trong những vấn đề thường gặp ở những người quản lý thời gian kém. Tác nhân này khiến cho quá trình làm việc bị trì trệ, kéo dài, dẫn đến không đảm bảo được đúng thời hạn hoàn thành. Không chỉ tác động đến hiệu suất làm việc của cá nhân mà còn ảnh hưởng đến tiến độ và mục tiêu chung của tổ chức. 

Hiểu được tầm quan trọng của quản lý thời gian, bạn sẽ cần xác định mục tiêu và lập kế hoạch cụ thể cho mọi công việc. Dựa vào đó, bạn có thể hạn chế tối đa sự trì hoãn, đảm bảo công việc được hoàn thành tốt trong thời hạn đã đặt ra. Điều này cũng giúp tạo động lực cho bạn tham gia vào các dự án lớn, đòi hỏi tính cam kết cao về thời gian. 

3. Các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Dưới đây là những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả mà doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng: 

3.1 Nguyên tắc Pareto 80/20

Nguyên tắc Pareto, còn được gọi là nguyên tắc 80/20, là một nguyên tắc quan trọng trong quản lý thời gian và quản lý công việc. Nguyên tắc này được đặt tên theo nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto, người đã phát hiện ra rằng trong nhiều tình huống: 20% đóng góp, hành động có thể tạo ra 80% thành quả. 

Pareto là một nguyên tắc quan trọng trong quản lý thời gian và công việc

Khi áp dụng nguyên tắc Pareto vào quản lý thời gian nghĩa là bạn đang tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất để tạo ra hiệu suất và giá trị cao nhất. Theo đó, bạn sẽ cần: 

• – Xác định rõ 20% công việc quan trọng nhất: Xác định đâu là công việc mang lại giá trị lớn nhất hoặc đóng góp nhiều nhất cho mục tiêu của bạn. Đây cũng chính là những công việc cần được ưu tiên hoàn thành sớm với kết quả tốt nhất.
• – Loại bỏ hoặc cắt giảm 80% công việc không quan trọng: Những công việc này có thể tốn nhiều thời gian nhưng không đóng góp nhiều cho mục tiêu của bạn.
• – Theo dõi và đánh giá: Liên tục theo dõi và đánh giá cách phân bổ thời gian để đảm bảo rằng bạn vẫn đang tập trung vào 20% công việc quan trọng nhất.

Nguyên tắc Pareto nhấn mạnh việc tập trung vào những công việc quan trọng nhất đồng thời loại bỏ hoặc giảm bớt những công việc không quan trọng. Từ đó giúp bạn đạt được kết quả tốt hơn và tiết kiệm thời gian đáng kể.

3.2 Nguyên tắc 40/30/20/10

Một trong những nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả được nhiều doanh nghiệp áp dụng phải kể đến nguyên tắc 40/30/20/10. Nguyên tắc này cho phép bạn tập trung vào các mục tiêu và nhiệm vụ quan trọng bằng cách chia thời gian thành các phần theo tỷ lệ như sau: 

• – 40% thời gian dành cho công việc quan trọng và cấp bách: Đây là những nhiệm vụ quan trọng có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu của doanh nghiệp, do vậy cần được ưu tiên hoàn thành sớm.
• – 30% thời gian dành cho công việc quan trọng nhưng không cấp bách: Những công việc thuộc phần này thường có giá trị dài hạn, đóng góp vào mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Theo đó, bạn sẽ cần lập kế hoạch và sắp xếp thời gian để hoàn thành chúng sau khi đã xử lý xong nhóm công việc đầu tiên. 
• – 20% thời gian dành cho công việc không quan trọng nhưng cấp bách: Những công việc này thường liên quan đến các vấn đề phát sinh hay yêu cầu cấp bách. Chẳng hạn: cuộc gọi, email, yêu cầu từ khách hàng,… Doanh nghiệp cần hạn chế thời gian dành cho phần này bởi nó không đóng góp nhiều cho mục tiêu chung. 
• – 10% thời gian dành cho công việc không quan trọng và không cấp bách: Đây thường là những hoạt động gây lãng phí thời gian như: lướt web, xem video hoặc tổ chức cuộc họp kém hiệu quả,… 

Nguyên tắc 40/30/20/10 được nhiều doanh nghiệp áp dụng

Với nguyên tắc 40/30/20/10, bạn có thể xác định được đâu là nhiệm vụ quan trọng nhất và cần được ưu tiên thực hiện. Từ đó phân bổ thời gian một cách hợp lý, khoa học, tránh lãng phí thời gian cho những nhiệm vụ không tạo ra nhiều giá trị. Lưu ý, tỷ lệ phần trăm này có thể thay đổi tùy thuộc vào tính chất công việc hoặc đặc thù hoạt động của từng doanh nghiệp. 

3.3 Phương pháp 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)

Phương pháp 4D (viết tắt của 4 từ  “Do – Dump – Delegate – Defer”) là một công cụ quản lý thời gian giúp phân loại, quản lý nhiệm vụ theo từng cấp độ ưu tiên.

Phương pháp 4D giúp sắp xếp và ưu tiên công việc một cách khoa học hơn

Các cấp độ ưu tiên cụ thể như sau:

• – Do (Làm): Đây là những công việc cần được hoàn thành ngay lập tức hoặc trong thời gian ngắn, có mức độ ưu tiên cao nhất. Do vậy, bạn cần tập trung hoàn thành công việc và không bị phân tâm bởi những việc khác. 
• – Dump (Loại bỏ): Đây có thể là những công việc không quan trọng hoặc không cần thiết. Do vậy, hãy loại bỏ hoặc cắt giảm chúng khỏi danh sách công việc của bạn để tập trung cho những nhiệm vụ quan trọng hơn. 
• – Delegate (Ủy thác): Các nhiệm vụ này đóng vai trò quan trọng nhưng có thể được giao cho một cá nhân hoặc một nhóm khác để thực hiện. Điều này giúp bạn tập trung giải quyết công việc một cách hiệu quả hơn.
• – Defer (Trì hoãn): Đây có thể là những công việc quan trọng nhưng không quá cần thiết trong thời điểm hiện tại. Bạn có thể trì hoãn chúng và lên lại lịch để thực hiện sau khi đã hoàn thành các công việc quan trọng khác.  

Phương pháp 4D giúp bạn sắp xếp và ưu tiên công việc một cách khoa học hơn, từ đó giúp tăng năng suất và hiệu quả làm việc. Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý xác định mức độ ưu tiên công việc một cách đúng đắn để phương pháp được triển khai hiệu quả. 

3.4 Phương pháp Pomodoro

Phương pháp này được xây dựng bởi Francesco Cirillo vào cuối những năm 1980. Theo đó, đây là một phương pháp quản lý thời gian được thực hiện bằng cách chia nhỏ công việc và tập trung hoàn thành chúng trong một khoảng thời gian nhất định, được gọi là “pomodoro”. Bằng cách áp dụng phương pháp này, bạn sẽ nắm được thời gian cần thiết để thực hiện công việc, từ đó lên kế hoạch một cách hiệu quả hơn. 

Phương pháp Pomodoro được xây dựng vào cuối những năm 1980

Dưới đây là cách thực hiện phương pháp Pomodoro:

• – Bước 1: Chọn một công việc, nhiệm vụ bạn cần hoàn thành và tập trung hoàn toàn vào nó trong vòng 25 phút. Trong khoảng thời gian này, cần hạn chế tối đa những xao nhãng để đạt được kết quả tốt nhất. 
• – Bước 2: Sau khi hoàn thành một pomodoro, bạn nên nghỉ ngơi trong vòng 5 phút.
• – Bước 3: Lặp lại các bước trên cho đến khi bạn hoàn thành bốn pomodoro liên tiếp. Sau đó, bạn có thể nghỉ một khoảng thời gian dài hơn khoảng 15-30 phút để nạp lại năng lượng.  

Phương pháp Pomodoro sẽ giúp bạn cải thiện tập trung và tăng hiệu suất làm việc. Tuy nhiên không phải lúc nào nó cũng phù hợp với tất cả mọi người. Việc ngắt quãng công việc một cách đột ngột đôi khi có thể làm gián đoạn sự tập trung, đặc biệt là với những công việc yêu cầu tập trung liên tục trong thời gian dài. 

4. Một số mẹo quản lý thời gian hiệu quả hơn

Như vậy ta đã cùng tìm hiểu vì sao phải quản lý thời gian hiệu quả cũng như những phương pháp quản lý thời gian được áp dụng phổ biến hiện nay. Tiếp theo trong phần này, hãy cùng xem qua các mẹo hiệu quả giúp bạn quản lý và sắp xếp thời gian thông minh hơn!

4.1 Xác định mục tiêu cụ thể

Bất cứ công việc, nhiệm vụ nào cũng được thực hiện nhằm hướng đến mục tiêu cụ thể. Việc xác định mục tiêu ngay từ ban đầu không chỉ giúp định hướng công việc tốt hơn mà còn hỗ trợ quản lý thời gian khoa học, hiệu quả. Mục tiêu công việc càng rõ ràng thì bạn càng dễ dàng trong việc sắp xếp và ưu tiên thực hiện. 

Mục tiêu công việc nên được thiết lập trên mô hình SMART

Để thiết lập mục tiêu hiệu quả, bạn có thể tham khảo mô hình SMART dưới đây:

• – S (Specific): Mục tiêu rõ ràng, cụ thể.
• – M (Measurable): Mục tiêu có thể đo lường được.
• – A (Attainable): Mục tiêu có thể đạt được.
• – R (Relevant): Mục tiêu có tính thực tế, đảm bảo đủ điều kiện để thực hiện.  
• – T (Time-bound): Mục tiêu được hoàn thành trong thời hạn nhất định. 

4.2 Lập kế hoạch rõ ràng

Việc lập kế hoạch giúp bạn tổ chức và quản lý thời gian một cách khoa học hơn. Dưới đây là các bước lập kế hoạch công việc hiệu quả mà bạn có thể tham khảo: 

• Bước 1: Đặt mục tiêu cho công việc.
• Bước 2: Xây dựng kế hoạch trong đó bao gồm các nhiệm vụ nhỏ cần hoàn thành để đạt được mục tiêu. 
• Bước 3: Chuẩn bị các kiến thức, kỹ năng để hoàn thành tốt công việc. 
• Bước 4: Phân bổ thời gian làm việc hợp lý. 
• Bước 5: Xác định phương pháp theo dõi, đánh giá quá trình làm việc.

Dựa vào kế hoạch chi tiết đã lập, bạn có thể trả lời được những câu hỏi như: công việc nào cần thực hiện, thời hạn hoàn thành cho từng công việc, mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành,… Theo đó, bạn có thể quản lý và theo dõi tiến độ công việc một cách sát sao hơn.

4.3 Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Không phải mọi công việc hay nhiệm vụ đều có cùng mức độ quan trọng hay mang đến giá trị như nhau. Do đó, sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên sẽ là cần thiết, giúp bạn tập trung nguồn lực cho những mục tiêu quan trọng hơn. Điều này cũng giúp hạn chế sự phân tán và lãng phí thời gian vào những công việc không cần thiết. 

Ưu tiên thực hiện những công việc quan trọng và mang lại giá trị cao nhất

4.4 Tận dụng khung giờ vàng

Mỗi cá nhân sẽ có một “khung giờ vàng” nhất định – được biết đến là thời điểm đạt năng suất và sự tập trung cao nhất. Với một số người có thể là vào sáng sớm, trong khi một số khác lại là vào ban đêm. Do vậy, hãy xem xét bản thân mình làm việc hiệu quả nhất vào thời điểm nào trong ngày và tận dụng chúng cho những công việc quan trọng nhất. 

4.5 Đặt thời hạn cho mọi công việc

Việc đặt thời hạn cho mọi công việc được xem là bước không thể thiếu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý thời gian. Điều này đồng nghĩa bạn phải xác định và ước tính thời gian hoàn thành cho từng công việc. Từ đó, tập trung cao độ và thúc đẩy bản thân hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn. 

Đặt deadline cho mọi công việc

Việc xác định thời hạn hoàn thành công việc cũng giúp loại bỏ được thói quen trì hoãn, tránh lãng phí thời gian vào những việc vô bổ. 

4.6 Bố trí không gian làm việc khoa học

Không gian làm việc có thể ảnh hưởng đáng kể đến cách bạn làm việc và quản lý thời gian cho công việc. Một văn phòng bừa bộn, lộn xộn những giấy tờ, tài liệu sẽ làm gián đoạn quá trình tập trung bởi bạn phải mất nhiều thời gian để tìm kiếm thông tin cần thiết. 

Thay vào đó, một không gian sạch sẽ, yên tĩnh có thể giúp tăng cường khả năng tập trung và hiệu suất làm việc. Bạn còn có thể tận dụng thời gian trống sau khi hoàn thành công việc để tiếp tục học hỏi, sáng tạo và trau dồi bản thân. Như vậy có thể thấy, việc tối giản hóa phong cách sống và làm việc cũng là cách hiệu quả để quản lý thời gian. 

Tìm hiểu: 12 Mẹo Tối Ưu Không Gian Văn Phòng Làm Việc Của Bạn

4.7 Rèn luyện tính kỷ luật    

Tính kỷ luật là một trong những yếu tố then chốt giúp quản lý thời gian hiệu quả. Áp dụng kỷ luật nghiêm ngặt đối với bản thân giúp mỗi cá nhân tuân thủ kế hoạch và thực hiện công việc theo đúng thời gian đặt ra. Điều này giúp công việc được hoàn thành đúng thời hạn, đảm bảo năng suất và hiệu quả làm việc. Những người có tính kỷ luật cao cũng thường đạt được nhiều thành công hơn trong công việc và cuộc sống. 

4.8 Tránh ôm đồm quá nhiều việc 

Đa nhiệm (Multi-tasking) là thuật ngữ dùng để chỉ khả năng thực hiện nhiều công việc hoặc nhiệm vụ cùng một lúc. Thế nhưng, nếu như bạn không có đủ năng lực chuyên môn thì Multi-tasking không phải là phương pháp làm việc phù hợp. Nếu cố ôm đồm quá nhiều việc vào cùng một lúc, bạn có thể bị phân tâm và làm giảm chất lượng của công việc.  

Tránh ôm đồm quá nhiều việc dẫn đến phân tâm và giảm hiệu suất làm việc

Thay vào đó, hãy dành thời gian tập trung vào một số việc quan trọng nhất định. Sắp xếp và triển khai chúng theo thứ tự ưu tiên nhằm đạt được mục tiêu nhanh chóng. Chính điều này cũng giúp bạn quản lý thời gian một cách tối ưu và làm việc thông minh hơn. 

5. Làm sao để biết bản thân đã quản lý thời gian hiệu quả hay chưa?

Mỗi người đều có 24 giờ mỗi ngày để sống và làm việc, thế nhưng không phải ai cũng cảm thấy mình có đủ thời gian để thực hiện mọi thứ mình muốn. Trên thực tế, có rất nhiều người gặp phải căng thẳng, stress khi không thể hoàn thành công việc theo kế hoạch đã đặt ra. Trong khi đó, nhiều người lại rất thong thả bởi họ có thể “điều khiển” thời gian một cách dễ dàng. 

Bạn đã quản lý thời gian hiệu quả hay chưa?

Để biết được bản thân đã quản lý thời gian hiệu quả hay chưa, bạn hãy tự mình trả lời những câu hỏi dưới đây: 

• – Bạn có hoàn thành công việc theo đúng thời hạn đã đề ra?
• – Bạn có tập trung cao độ vào công việc mà không bị xao lãng bởi những vấn đề xung quanh?
• – Bạn có thời gian để chăm sóc bản thân hay quan tâm đến gia đình, bạn bè hay không?
• – Bạn có thời gian dành cho những sở thích, đam mê cá nhân?
• – Bạn có được đồng nghiệp và cấp trên đánh giá cao về khả năng làm việc?

Nếu 50% câu trả lời là “Không”, có lẽ bạn đang gặp vấn đề trong việc quản lý thời gian. Lúc này, bạn sẽ cần áp dụng các phương pháp để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian, từ đó nâng cao hiệu suất công việc và chất lượng cuộc sống. 

6. Lời kết

Hy vọng bài viết trên đây của Maison Office đã giúp bạn hiểu rõ quản lý thời gian là gì cũng như tầm quan trọng của kỹ năng này trong cuộc sống hiện đại. Tuy nhiên nên nhớ rằng, không có một phương pháp quản lý thời gian nào là hoàn hảo cho tất cả mọi người. Quan trọng là mỗi cá nhân phải tự xem xét, thực hành và cải thiện kỹ năng sao cho phù hợp với bản thân mình.

Tham khảo thêm:

• Kỹ năng mềm là gì? 10 kỹ năng mềm quan trọng trong công việc
• Kỹ năng cứng là gì? 10 kỹ năng cứng quan trọng nhất cần có

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.