10 khó khăn khi làm việc nhóm: Hướng giải quyết hiệu quả

Khó khăn khi làm việc nhóm là một trong những thực tế không thể tránh khỏi trong môi trường làm việc của bất kỳ doanh nghiệp, tổ chức nào. Từ sự bất đồng quan điểm cho đến xung đột cá nhân hay thiếu kết nối, những thách thức này đều có thể gây ảnh hưởng đến mục tiêu chung. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu những khó khăn thường gặp khi làm việc nhóm và cách giải quyết hiệu quả trong từng trường hợp!

1. Lợi ích khi làm việc nhóm

“Đâu là những thuận lợi và khó khăn khi làm việc nhóm?” – Câu trả lời cho câu hỏi này chính là đáp án mà nhiều nhà quản trị tìm kiếm để quản lý đội nhóm tốt hơn. Trước khi đi sâu vào phân tích những nguyên nhân làm việc nhóm không hiệu quả, hãy cùng điểm qua những lợi ích mà hình thức này mang lại. 

– Tận dụng thế mạnh của từng cá nhân: Mỗi cá nhân thuộc từng đội nhóm, phòng ban trong doanh nghiệp đều có những thế mạnh riêng trong lĩnh vực cụ thể. Do vậy, khi các cá nhân kết hợp và làm việc cùng nhau, doanh nghiệp sẽ tận dụng được thế mạnh đó của của mỗi người để góp phần nâng cao hiệu suất tổng thể. 

Làm việc nhóm giúp tận dụng thế mạnh của từng cá nhân

– Sáng tạo và đột phá hơn: Một nhóm làm việc bao gồm nhiều cá nhân với đa dạng giới tính, độ tuổi, tính cách,… sẽ giúp mang đến nhiều ý tưởng sáng tạo và đột phá hơn. Khi một vấn đề được đưa ra, nhóm cũng sẽ có những góc nhìn đa chiều, giúp đưa ra nhiều giải pháp hiệu quả cho công việc. 

– Cân bằng giữa công việc và cuộc sống: Áp lực công việc hay stress là tác nhân gây ảnh hưởng đến năng suất làm việc cũng như sức khỏe thể chất, tinh thần của nhân viên. Và làm việc nhóm chính là một trong những cách giúp giảm căng thẳng khỏi công việc hiệu quả. Theo nhiều nghiên cứu, việc hợp tác trong cùng một nhóm giúp tăng cường sự trao đổi, kết nối đồng thời phân bổ khối lượng công việc hợp lý. Điều này giúp các cá nhân có thể cân bằng giữa công việc và cuộc sống thường ngày. 

– Thúc đẩy chấp nhận rủi ro: Khi làm việc độc lập, các cá nhân thường có xu hướng đưa ra những lựa chọn an toàn. Thế nhưng khi làm việc nhóm, họ thường cảm thấy tự tin hơn để chấp nhận các thử thách và rủi ro. Điều này cho phép họ đưa ra những quyết định mang tính đột phá và mang lại hiệu suất cao hơn. 

– Học hỏi và phát triển kỹ năng: Làm việc nhóm là cơ hội tuyệt vời để bạn có thể học hỏi từ những người đồng nghiệp và phát triển thêm kỹ năng để phục vụ công việc. 

Các thành viên có thể học hỏi và phát triển kỹ năng khi làm việc nhóm

Với các nhà quản trị, việc xây dựng văn hóa đội nhóm gắn kết, chia sẻ và tương trợ lẫn nhau trong công việc sẽ giúp nâng cao khả năng giữ chân nhân viên. Theo một nghiên cứu, có đến 54% nhân viên cho rằng một môi trường làm việc có đồng nghiệp tốt, hỗ trợ lẫn nhau hướng đến mục tiêu chung sẽ giúp họ gắn bó lâu dài hơn với tổ chức. 

TÌM HIỂU NGAY: Các kỹ năng cần thiết trong công việc bạn nhất định phải có

2. Những khó khăn khi làm việc nhóm

Việc kết hợp nhiều cá nhân trong cùng một nhóm và làm việc cùng nhau có thể mang đến hiệu suất cao trong công việc. Thế nhưng không phải lúc nào quá trình làm việc nhóm cũng diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Trên thực tế, phần lớn các doanh nghiệp hiện nay đều gặp phải những trở ngại và khó khăn khi làm việc nhóm. 

Dưới đây là những khó khăn thường gặp trong quá trình làm việc nhóm cũng như cách khắc phục hiệu quả trong từng trường hợp: 

2.1 Đặt cái tôi quá cao

Giữa các cá nhân trong cùng một nhóm sẽ luôn tồn tại sự khác biệt về chuyên môn, trình độ và kinh nghiệm. Sự khác biệt này có thể là một lợi thế giúp nhóm phối hợp làm việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên, nếu trong nhóm có những thành viên luôn đặt cái tôi của mình lên quá cao và xem thường những người khác, điều này có thể gây ra mâu thuẫn. 

Người có cái tôi quá lớn thường cho ý kiến của mình là trên hết

Những người có cái tôi lớn thường tự cho rằng ý kiến của mình là trên hết và không chịu lắng nghe ý kiến của người khác. Khi được góp ý, họ thường có xu hướng tổn thương lòng tự trọng hay bị người khác xem thường. Chính những mâu thuẫn này sẽ dẫn đến làm giảm hiệu suất công việc.

Nếu đây là nguyên nhân dẫn đến làm việc nhóm kém hiệu quả, các nhà quản lý cần can thiệp kịp thời để khắc phục nhược điểm này. Theo đó, cần khuyến khích các thành viên trong nhóm chia sẻ, cởi mở với nhau nhiều hơn trong công việc. Mỗi thành viên cũng cần biết cách lắng nghe và tôn trọng ý kiến của những người khác, từ đó đưa ra giải pháp tốt nhất cho mọi vấn đề.

Trong một vài trường hợp, người quản lý cũng cần đưa ra những nhận xét phù hợp và có tính xây dựng. Cần tránh phê bình hay chỉ trích công khai để không mang lại tác dụng ngược. 

BẠN CÓ BIẾT: Kỹ năng lãnh đạo là gì? 10 kỹ năng nhà lãnh giỏi đại cần có

2.2 Xung đột về quan điểm, tính cách

Một trong những khó khăn khi làm việc nhóm đến từ sự xung đột về quan điểm và tính cách giữa các cá nhân. Điều này rất thường xuyên xảy ra bởi không phải tất cả mọi người đều có cùng tính cách, sở thích hay quan điểm giống nhau. Một nhóm càng có nhiều thành viên thì sự xung đột này càng dễ xảy ra. 

Một nhóm càng nhiều thành viên thì càng dễ xảy ra xung đột

Để dung hòa những cái tôi riêng biệt và cùng nhau hướng đến một mục tiêu chung không phải là điều dễ dàng mà cần mất rất nhiều thời gian. Nếu sự mâu thuẫn, xung đột giữa các thành viên vẫn liên tục kéo dài, điều này sẽ dẫn đến sự giảm sút trong năng suất làm việc. Từ đó gây ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất tổng thể và mục tiêu chung của doanh nghiệp. 

Cách tốt nhất để giải quyết xung đột này đó chính là thấu hiểu và thông cảm cho đối phương. Một khi đã thấu hiểu cảm xúc và cách làm việc của đôi bên, mâu thuẫn sẽ được giảm bớt đáng kể. Đồng thời, bạn nên đề cao mục tiêu chung của toàn bộ đội ngũ hơn là những cảm xúc nhất thời của cá nhân. Bằng cách này, bạn có thể chuyển dời sự tập trung vào việc gắn kết, trao đổi để giải quyết vấn đề một cách tích cực. 

TÌM HIỂU NGAY: Người hướng nội và hướng ngoại: Bạn thuộc nhóm người nào?

2.3 Không có sự tin tưởng lẫn nhau

Một trong những yếu tố quan trọng góp phần nâng cao hiệu suất làm việc đội nhóm đó chính là sự tin tưởng. Bằng cách đặt niềm tin vào đội nhóm của mình, các thành viên sẽ luôn sẵn sàng giúp đỡ, hỗ trợ lẫn nhau khi cần thiết. Thêm vào đó, sự tin tưởng cũng giúp nhóm hợp tác hiệu quả và giải quyết vấn đề một cách tốt hơn. 

Sự tin tưởng là yếu tố quan trọng để cùng nhau hợp tác, phát triển

Trên thực tế, sẽ mất khá nhiều thời gian và công sức để tạo dựng được niềm tin giữa các thành viên trong một nhóm. Theo đó, người quản lý phải là cầu nối giúp các thành viên trong nhóm chia sẻ và trao đổi với nhau nhiều hơn. Thông qua hoạt động gắn kết này, các thành viên sẽ thấu hiểu được những suy nghĩ của nhau, từ đó tin tưởng nhau hơn trong công việc.  

2.4 Thiếu tương tác, kết nối

Yếu tố quan trọng nhất của làm việc nhóm đó chính là sự hợp tác, gắn kết giữa các thành viên. Do vậy, nếu các thành viên bị mất kết nối hoặc tương tác kém hiệu quả, họ sẽ không có đủ động lực để làm việc cùng nhau. Điều này dẫn đến một loạt những ảnh hưởng tiêu cực như: môi trường làm việc căng thẳng, thiếu hòa đồng, khó khăn trong việc hướng đến mục tiêu chung, hiệu suất giảm sút,… 

Như vậy, có thể nói sự kết nối chính là “chìa khóa” giúp nâng cao hiệu quả làm việc nhóm. Vấn đề này ngày càng trở nên cấp thiết khi công nghệ phát triển mạnh mẽ và xu hướng hybrid working ngày càng trở nên phổ biến. Nếu không duy trì tương tác, kết nối liên tục, sẽ rất khó để các thành viên có thể hợp tác làm việc hiệu quả vì mục tiêu chung. 

Cần duy trì sự kết nối, tương tác giữa các thành viên trong nhóm

Để tăng cường kết nối và hợp tác hiệu quả, doanh nghiệp cần tổ chức nhiều hoạt động gắn kết các thành viên trong tổ chức. Chẳng hạn như: teambuilding định kỳ, các buổi giao lưu, trao đổi, Happy Hour,… 

2.5 Cạnh tranh không lành mạnh

Yếu tố cạnh tranh luôn được các doanh nghiệp khuyến khích trong văn hóa làm việc nhóm. Điều này là bởi yếu tố cạnh tranh có thể thúc đẩy sự phát triển của cá nhân, tạo động lực để cải thiện hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, không phải lúc nào cạnh tranh cũng lành mạnh.

Trong một nhóm vẫn có thể xuất hiện sự cạnh tranh không lành mạnh và đấu đá lẫn nhau. Không những ảnh hưởng đến cá nhân mà còn khiến nội bộ chia rẽ, tạo ra môi trường làm việc “toxic”, kém hiệu quả. 

Lãnh đạo có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy một môi trường làm việc cân bằng, nơi tất cả mọi người đều có cơ hội cạnh tranh ngang nhau. Nếu có mâu thuẫn xảy ra do cạnh tranh không lành mạnh, phải nhanh chóng giải quyết sớm, không để xung đột kéo dài. 

2.6 Không quan tâm đến mục tiêu chung

Không phải tất cả mọi thành viên trong nhóm đều làm việc vì mục tiêu chung. Nhiều người thường đặt lợi ích cá nhân lên trên lợi ích của đội nhóm. Họ chỉ tập trung hoàn thành công việc của mình mà không quan tâm đến các vấn đề phát sinh hay tiến độ chung. Điều này khiến tập thể đánh mất sự đồng lòng, làm giảm động lực và hiệu suất làm việc. 

Như vậy, mỗi cá nhân cần hiểu rằng lợi ích của bản thân và lợi ích của đội nhóm không phải tách biệt mà luôn luôn song hành với nhau. Sự đóng góp tích cực của mỗi thành viên đều là những bước đệm quan trọng làm nên thành công của đội nhóm. 

Mỗi thành viên trong nhóm đều phải đặt mục tiêu chung lên trên lợi ích cá nhân

Các nhà quản lý cũng cần đảm bảo rằng mục tiêu chung của nhóm phải được thảo luận, thông báo một cách rõ ràng đến các thành viên. Bên cạnh đó cần tạo động lực cho nhân viên thông qua khen thưởng, đào tạo phát triển hay đề xuất thăng tiến. 

2.7 Cá nhân lười biếng, thiếu trách nhiệm

Làm việc nhóm kém hiệu quả còn đến từ việc các thành viên trong nhóm thiếu trách nhiệm, lười biếng trong công việc. Đây là nguyên nhân phổ biến dẫn đến làm giảm năng suất của đội ngũ cũng như trong toàn bộ doanh nghiệp. Với trường hợp này, người quản lý cần phân công công việc một cách rõ ràng. Đồng thời đặt ra thời hạn hoàn thành và mức độ ưu tiên cho từng công việc. 

Bên cạnh đó, tâm lý nể nang nhau cũng khiến quá trình làm việc gặp nhiều khó khăn hơn. Khi có bất kỳ vấn đề nào phát sinh, mọi người thường ngại đưa ra ý kiến đóng góp hoặc lựa chọn đi theo số đông. Chính điều này sẽ làm ảnh hưởng đến các quyết định của nhóm, dẫn đến sai lệch hoặc kém hiệu quả. 

2.8 Ôm đồm quá nhiều việc

Khác với làm việc độc lập, các thành viên trong một nhóm phải biết cách trao đổi, hợp tác để công việc diễn ra suôn sẻ. Do vậy, người quản lý cần đảm bảo rằng công việc trong nhóm đã có kế hoạch cụ thể đồng thời phân chia một cách rõ ràng cho toàn bộ thành viên trong team. 

Nếu một người ôm đồm quá nhiều việc trong khi những người khác lại chểnh mảng, thiếu trách nhiệm, điều này dẫn đến làm giảm năng suất làm việc. Bởi khối lượng công việc đè nặng lên một cá nhân thường dẫn đến tình trạng áp lực, căng thẳng và khó đảm bảo được tiến độ đề ra. 

Ôm đồm quá nhiều việc là điều cấm kỵ trong làm việc nhóm

Để đối phó với tình trạng này, người quản lý cần có sự hiểu biết sâu rộng về năng lực của từng thành viên trong nhóm. Từ đó phân công công việc dựa vào khả năng và kinh nghiệm của từng người, đồng thời đảm bảo tính công bằng trong việc phân chia khối lượng công việc. Nếu một thành viên gặp khó khăn hoặc quá tải, người quản lý cũng cần tìm cách tái phân chia công việc để đảm bảo sự cân đối và hiệu quả.

2.9 Thông tin truyền tải không rõ ràng

Truyền tải thông tin không rõ ràng cũng là một nhược điểm của làm việc nhóm. Khi có quá nhiều thành viên tham gia vào cùng dự án, quan trọng là mỗi thành viên phải biết được mục tiêu của dự án là gì và mình cần làm gì để đạt được mục tiêu đó. Chỉ cần một trong số các thành viên không nắm rõ thông tin, dự án sẽ khó có thể hoàn thành một cách hiệu quả. 

Do vậy, người quản lý cần phải truyền tải thông tin thật rõ ràng, chi tiết ngay từ ban đầu nhằm tránh sự phối hợp không đồng bộ. Bên cạnh đó cũng cần theo dõi, giám sát quá trình làm việc của mỗi thành viên trong nhóm để đảm bảo mọi hoạt động đang đi đúng hướng. 

2.10 Thiếu nhận thức về bản thân

Việc một cá nhân có nhận thức kém về bản thân có thể là nguyên nhân dẫn đến làm việc nhóm kém hiệu quả. Cụ thể, những thành viên này luôn tỏ ra tự ti hoặc quá tự tin vào khả năng của bản thân, làm ảnh hưởng đến kết quả công việc của họ. Không dừng lại ở đó, nó còn làm ảnh hưởng đến kết quả của cả nhóm, kéo năng suất của tập thể đi xuống. 

Thiếu nhận thức về bản thân sẽ làm ảnh hưởng đến kết quả làm việc nhóm

Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương pháp đào tạo và phát triển cá nhân giúp các thành viên nâng cao nhận thức về bản thân. Đây cũng là cách để đạt được sự cân bằng trong làm việc nhóm.

3. Cách cải thiện hiệu quả làm việc nhóm

Để quá trình làm việc nhóm diễn ra hiệu quả hơn, doanh nghiệp có thể áp dụng những cách dưới đây: 

– Xác định mục tiêu chung: Đầu tiên, cần đảm bảo mục tiêu làm việc của nhóm đã được xác định rõ ràng và chia sẻ đến tất cả thành viên. Điều này giúp nhóm hoạt động đúng hướng, vì một mục tiêu chung cụ thể. 

– Phân chia công việc một cách hợp lý: Công việc cần được phân chia một cách rõ ràng, hợp lý dựa trên chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm của từng cá nhân. Điều này đảm bảo từng thành viên có thể làm việc hiệu quả với đúng năng lực của mình. 

Phân chia công việc hợp lý dựa trên năng lực của từng cá nhân

– Khuyến khích sự trao đổi, tương tác: Khuyến khích sự trao đổi, hợp tác tích cực giữa các thành viên. Đồng thời tạo một môi trường làm việc nơi mà mọi người cảm thấy họ là một phần quan trọng của nhóm.

– Thúc đẩy sự sáng tạo, đổi mới: Khuyến khích đội ngũ nhân viên đưa ra những ý tưởng mới độc đáo, sáng tạo cũng như nhiều góc nhìn mới đa chiều. Điều này giúp mang đến những giải pháp tốt hơn cho vấn đề đồng thời giúp doanh nghiệp liên tục phát triển và đổi mới. 

– Xây dựng kỹ năng quản lý xung đột: Đào tạo, hướng dẫn các thành viên về cách quản lý xung đột và giải quyết mâu thuẫn trong nhóm. 

Kỹ năng quản lý xung đột là rất cần thiết khi làm việc nhóm

– Khuyến khích học hỏi và phát triển: Khuyến khích các thành viên trong nhóm học hỏi và phát triển thêm nhiều kiến thức, kĩ năng mới. Đồng thời mang đến nhiều cơ hội để thúc đẩy sự phát triển cá nhân.

– Theo dõi và đánh giá: Theo dõi và giám sát hiệu suất làm việc của từng thành viên trong nhóm. Từ đó đưa ra những đánh giá khách quan nhất để giúp các thành viên cải thiện và phát triển.  

– Ghi nhận nỗ lực của các thành viên: Việc ghi nhận nỗ lực, đóng góp của mọi thành viên trong nhóm giúp tạo động lực và thúc đẩy hợp tác một cách hiệu quả. Đảm bảo rằng việc đánh giá được thực hiện một cách công bằng và minh bạch, không có sự thiên vị bất kỳ cá nhân nào. 

4. Lời kết

Tổng kết lại, hoạt động làm việc nhóm có thể mang lại nhiều lợi ích cho cả cá nhân và tổ chức. Tuy nhiên cũng không thể tránh khỏi những thách thức, khó khăn khi làm việc nhóm, làm ảnh hưởng nhất định đến hiệu suất công việc. Quan trọng là mỗi cá nhân phải hiểu được ý nghĩa của làm việc nhóm, cống hiến hết mình và hướng đến mục tiêu chung. Hy vọng bài viết trên đây của Maison Office đã mang đến cho bạn nhiều thông tin hữu ích!

Tham khảo thêm:

• Kỹ năng mềm là gì? 10 kỹ năng mềm quan trọng trong công việc
• Kỹ năng cứng là gì? 10 kỹ năng cứng quan trọng nhất cần có

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.