Phí ngoài giờ khi thuê văn phòng: Cách tính & lưu ý đàm phán
Theo dõi Maison Office trên
Phí ngoài giờ khi thuê văn phòng là một khoản chi phí phát sinh khi doanh nghiệp làm việc vượt quá khung giờ hành chính quy định của tòa nhà. Tùy từng hạng văn phòng (A, B, C) và hệ thống kỹ thuật như điều hòa trung tâm hay VRV, mà chi phí ngoài giờ có thể dao động lớn và ảnh hưởng đến tổng ngân sách thuê văn phòng của một doanh nghiệp.
>> Tìm hiểu thêm:
- Chi phí thuê văn phòng gồm gì? Quy định & cách hạch toán
- 30+ Tiêu Chí Đánh Giá Tòa Nhà & Văn Phòng Cho Thuê
- 10 Lỗi Cần Tránh Khi Thuê Văn Phòng Hà Nội & TP.HCM
Nội dung chính
1. Phí ngoài giờ khi thuê văn phòng là gì?
Phí ngoài giờ là khoản chi phí phát sinh khi doanh nghiệp sử dụng văn phòng ngoài khung giờ hành chính tiêu chuẩn mà tòa nhà đã quy định trong hợp đồng thuê. Chi phí ngoài giờ khi thuê văn phòng chủ yếu nhằm bù đắp cho các dịch vụ vận hành bổ sung như điện, điều hòa không khí, hệ thống chiếu sáng, an ninh và nhân sự trực ca đêm.
Tại các tòa nhà văn phòng cho thuê hạng A và B, thời gian làm việc miễn phí thông thường từ 8:00 đến 18:00 (thứ Hai – thứ Sáu) và 8:00 đến 12:00 (thứ Bảy). Nếu doanh nghiệp cần làm việc vào buổi tối, cuối tuần hoặc ngày lễ, phần thời gian vượt khung sẽ được tính là làm ngoài giờ và áp dụng phí tương ứng.
Trong đó, một số tòa nhà hạng C hoặc có hệ thống VRV/VRF điều hòa độc lập có thể cho phép làm việc ngoài giờ miễn phí, nhưng thường giới hạn thiết bị hoặc khu vực sử dụng.
>> Xem thêm: Phí dịch vụ (Phí quản lý) thuê văn phòng là gì?
2. Khi nào cần trả phí ngoài giờ?
Phí làm việc ngoài giờ văn phòng phát sinh khi doanh nghiệp sử dụng văn phòng vượt ngoài khung giờ hành chính tiêu chuẩn do tòa nhà quy định. Dưới đây là những trường hợp phổ biến khiến doanh nghiệp cần trả khoản phí này:
2.1 Làm việc buổi tối, ca 2 – ca 3
Áp dụng với các doanh nghiệp có mô hình vận hành theo ca như trung tâm dữ liệu, chăm sóc khách hàng toàn cầu, startup công nghệ, logistics hoặc sản xuất. Khi làm việc sau 18h, hệ thống điều hòa, điện và thang máy cần được kích hoạt bổ sung – dẫn đến chi phí phát sinh.
2.2 Hoạt động vào cuối tuần hoặc ngày lễ
Phần lớn tòa nhà chỉ hỗ trợ làm việc miễn phí vào sáng thứ Bảy. Nếu doanh nghiệp cần sử dụng văn phòng vào cả ngày thứ Bảy, Chủ nhật hoặc ngày lễ, chi phí ngoài giờ sẽ được áp dụng theo khung giờ cụ thể.
2.3 Tổ chức họp, hội thảo, đào tạo ngoài giờ
Khi doanh nghiệp cần sử dụng không gian làm việc ngoài giờ hành chính để tổ chức họp nội bộ, đào tạo nhân sự hoặc tiếp khách, các khoản phí vận hành liên quan như điều hòa trung tâm, điện chiếu sáng, dịch vụ an ninh… sẽ được tính thêm.
2.4 Nhu cầu vận hành 24/7
Với các doanh nghiệp có giờ làm việc linh hoạt hoặc xuyên múi giờ, nếu không lựa chọn văn phòng mô hình 24/7 ngay từ đầu, sẽ phải chấp nhận chi trả mức phí ngoài giờ cố định mỗi tháng – một yếu tố cần được cân nhắc kỹ khi ký hợp đồng thuê văn phòng.
2.5 Sử dụng điều hòa trung tâm ngoài khung giờ hành chính
Tại các tòa nhà sử dụng hệ thống HVAC trung tâm, điều hòa sẽ không hoạt động tự động ngoài giờ hành chính. Doanh nghiệp phải đăng ký và thanh toán phí theo block thời gian hoặc theo giờ nếu có nhu cầu sử dụng.
Lưu ý: Một số văn phòng trọn gói hoặc mô hình office 24/7 có thể đã bao gồm chi phí này trong giá thuê – tuy nhiên cần kiểm tra kỹ trong hợp đồng và bảng điều khoản dịch vụ (SLA) để tránh phát sinh không mong muốn.
3. Cách tính phí ngoài giờ của tòa nhà văn phòng
Tùy theo hạng tòa nhà, hệ thống kỹ thuật và chính sách vận hành, phí ngoài giờ được tính theo nhiều phương thức khác nhau. Dưới đây là 3 cách tính phổ biến nhất mà doanh nghiệp cần nắm rõ khi đánh giá chi phí vận hành dài hạn:
3.1 Tính theo văn phòng (gói cố định)
Giá thuê ngoài giờ văn phòng được tính theo mức cố định theo khối văn phòng thuê, không phụ thuộc vào diện tích hay thiết bị sử dụng.
- Đặc điểm: Thường áp dụng cho văn phòng nhỏ, hoặc tại các tòa nhà hạng B, C có hệ thống vận hành đơn giản.
- Mức phí tham khảo: từ 300.000 – 1.000.000 VNĐ/giờ/văn phòng
- Ưu điểm: Dễ kiểm soát chi phí, không bị tính theo block hoặc thiết bị riêng lẻ.
- Hạn chế: Dù chỉ dùng một phần không gian, doanh nghiệp vẫn phải trả phí cho toàn văn phòng.
→ Phù hợp với doanh nghiệp cần OT theo khung giờ ngắn (1–2 giờ/ngày)
3.2 Tính phí ngoài giờ theo diện tích thuê
Đây là cách tính phổ biến tại các tòa nhà văn phòng hạng A hoặc có hệ thống BMS/điều hòa trung tâm.
- Công thức chung: Phí ngoài giờ (VNĐ) = Diện tích thuê (m²) x Đơn giá ngoài giờ (VNĐ/m²/giờ)
- Mức giá phổ biến: 80.000 – 180.000 VNĐ/m²/giờ tùy hạng và vị trí tòa nhà
- Ưu điểm: Linh hoạt và minh bạch trong tính toán, phù hợp với doanh nghiệp thuê diện tích lớn
- Hạn chế: Chi phí cao nếu thường xuyên làm ngoài giờ hoặc thuê mặt bằng lớn
→ Cần lưu ý thời lượng tối thiểu được tính (ví dụ: tối thiểu 2 tiếng/lần đăng ký)
3.3 Tính theo thiết bị sử dụng
Một số tòa nhà áp dụng cách tính theo thiết bị vận hành riêng lẻ, đặc biệt khi hệ thống điều hòa VRV hoặc điện riêng được chia theo zone.
- Tính theo điều hòa trung tâm: thường tính phí theo giờ/máy hoặc block thời gian sử dụng
- Tính theo thang máy: áp dụng khi tòa nhà tắt thang máy ngoài giờ và doanh nghiệp yêu cầu mở riêng
- Tính theo điện & chiếu sáng: dựa theo số kWh tiêu thụ hoặc gói điện dự phòng ngoài giờ
→ Áp dụng cho văn phòng tại tòa nhà thông minh, có hệ thống điều khiển thiết bị tách riêng từng tầng hoặc từng phòng.
Lưu ý quan trọng: Một số tòa nhà áp dụng kết hợp nhiều cách tính – ví dụ: tính phí cố định cho phần điều hòa + tính riêng theo diện tích nếu mở toàn văn phòng. Vì vậy, cần kiểm tra kỹ điều khoản trong hợp đồng thuê (lease agreement) và bảng phụ lục dịch vụ (SLA) trước khi ký kết.
4. Bảng giá tham khảo phí ngoài giờ các tòa nhà hạng A, B, C
Chi phí làm việc ngoài giờ tại các tòa nhà văn phòng cho thuê được xác định dựa trên nhiều yếu tố: hệ thống điều hòa, giờ miễn phí, tiêu chuẩn quản lý và phân khúc hạng tòa nhà. Dưới đây là bảng tổng hợp mức phí phổ biến Maison Office thu thập từ hơn 500 giao dịch thực tế:
|
Hạng tòa nhà |
Khung giờ hành chính |
Phí ngoài giờ (VNĐ/m²/giờ) |
Chính sách nổi bật |
| Hạng A | 8h00 – 18h00 Thứ 2 đến Thứ 6, 8h00 – 12h00 Thứ 7 | 120.000 – 180.000 | Quản lý chuyên nghiệp, điều hòa trung tâm, có BMS |
| Hạng B | 8h00 – 18h00 Thứ 2 đến Thứ 6, 8h00 – 12h00 Thứ 7 | 80.000 – 120.000 | Linh hoạt hơn, có thể đàm phán giảm block tối thiểu |
| Hạng C | 8h00 – 18h00 Thứ 2 đến Thứ 6, 8h00 – 12h00 Thứ 7 | 50.000 – 80.000 | Một số tòa miễn phí hoặc tính theo thiết bị |
Các yếu tố ảnh hưởng đến mức giá ngoài giờ:
- Hệ thống điều hòa: HVAC trung tâm tính theo block cố định, VRV có thể linh hoạt hơn
- Thời lượng sử dụng: Tính theo block tối thiểu (1–2h) hoặc trọn gói theo tháng
- Quy mô tòa nhà: Các toà có nhiều tenants thường áp dụng phí rõ ràng & minh bạch hơn
- Tính đặc thù theo ngành: Một số tòa ưu tiên ngành tech/startup, có hỗ trợ 24/7
Ví dụ thực tế từ Maison Office:
|
Doanh nghiệp |
Tòa nhà |
Hạng |
Diện tích thuê |
Phí ngoài giờ |
| Digiworld Vietnam | E.Town Central | B | 1.360 m² | 4,200,000 vnđ/tầng/giờ |
| Cloudstorm VN | Cobi Tower 1 | A | 411 m² | Miễn phí ngoài giờ |
| Miniso Vietnam | L’mak The Signature | B | 455 m² | 494.000 vnđ/giờ |
→ Lưu ý: Giá trên là mức tham khảo, có thể thay đổi tùy theo thời điểm, quy mô doanh nghiệp, khả năng đàm phán và hỗ trợ từ đơn vị tư vấn thuê văn phòng.
5. Đặc thù & lưu ý theo từng loại tòa nhà
Mỗi phân khúc tòa nhà văn phòng (A, B, C) có cơ chế vận hành và chính sách thu phí ngoài giờ khác nhau. Việc nắm rõ các đặc điểm này giúp doanh nghiệp lựa chọn văn phòng phù hợp với nhu cầu làm việc linh hoạt, tránh phát sinh chi phí không cần thiết.
 |
 |
5.1 Tòa nhà hạng A
Đặc điểm:
- Quản lý chuyên nghiệp (Savills, CBRE, JLL…)
- Trang bị hệ thống điều hòa trung tâm (HVAC), BMS, thang máy tốc độ cao
- An ninh 24/7 và vận hành đồng bộ theo tiêu chuẩn quốc tế
Lưu ý khi làm ngoài giờ:
- Phí thường cao hơn do kích hoạt cả hệ thống kỹ thuật
- Tính phí theo diện tích thuê (VNĐ/m²/giờ), thường yêu cầu đăng ký trước
- Một số tòa áp dụng block tối thiểu 2 giờ, dù sử dụng ít hơn
→ Gợi ý: Thích hợp với doanh nghiệp cần hình ảnh thương hiệu mạnh, nhưng không làm việc ngoài giờ thường xuyên.
>> Xem thêm: Các tòa nhà văn phòng hạng A tại TPHCM & Các tòa nhà văn phòng hạng A tại Hà Nội
5.2 Tòa nhà hạng B
Đặc điểm:
- Cơ sở vật chất tốt, phần lớn có điều hòa VRV
- Quản lý nội bộ hoặc đơn vị địa phương, dễ thương lượng điều khoản
- Chi phí thuê & phí ngoài giờ ở mức hợp lý
Lưu ý khi làm ngoài giờ:
- Có thể tính phí theo văn phòng (gói cố định) hoặc theo diện tích
- Nhiều tòa hỗ trợ linh hoạt với doanh nghiệp startup, công nghệ
- Một số cho phép đăng ký gói làm ngoài giờ trọn tháng
→ Gợi ý: Phù hợp với doanh nghiệp vừa, cần vận hành theo ca hoặc thời gian linh hoạt.
>> Xem thêm: Các tòa nhà văn phòng hạng B tại TPHCM & Các tòa nhà văn phòng hạng B tại Hà Nội
5.3 Tòa nhà hạng C
Đặc điểm:
- Hệ thống kỹ thuật cơ bản, không đồng bộ
- Quản lý trực tiếp, ít quy trình phức tạp
- Thường không có hệ thống điều hòa trung tâm – dùng máy lạnh riêng
Lưu ý khi làm ngoài giờ:
- Nhiều tòa không thu phí ngoài giờ nếu dùng điện điều hòa riêng
- Tuy nhiên, cần kiểm tra điều khoản vận hành về thang máy, bảo vệ, ánh sáng
- Một số tòa không hỗ trợ vận hành cuối tuần hoặc ngày lễ
→ Gợi ý: Phù hợp với các công ty vừa và nhỏ, cần kiểm soát chi phí kỹ lưỡng.
>> Xem thêm: Các tòa nhà văn phòng hạng C tại TPHCM & Các tòa nhà văn phòng hạng C tại Hà Nội
Tip chuyên môn từ Maison Office: Khi đánh giá tòa nhà, không chỉ so sánh giá thuê, hãy yêu cầu báo giá phí ngoài giờ cụ thể và xin mẫu phụ lục vận hành (SLA) để hiểu rõ các giới hạn & chi phí phát sinh. Việc đàm phán phí ngoài giờ nên thực hiện ngay từ giai đoạn chọn lọc toà nhà, không nên để sau khi đã ký hợp đồng chính.
6. Mẹo đàm phán để giảm phí ngoài giờ
Phí ngoài giờ có thể trở thành khoản chi phí ẩn đáng kể nếu doanh nghiệp có nhu cầu làm việc linh hoạt. Dưới đây là những chiến lược đàm phán giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí khi thuê văn phòng:
Đàm phán ngay từ giai đoạn thương lượng hợp đồng
- Yêu cầu cung cấp rõ bảng giá ngoài giờ và phụ lục vận hành (SLA) trước khi ký hợp đồng.
- Tránh trường hợp phí ngoài giờ không được nêu trong hợp đồng chính nhưng lại áp dụng sau khi đưa vào sử dụng.
Đề xuất miễn phí ngoài giờ trong khung thời gian cố định
- Gợi ý đàm phán các gói miễn phí (Ví dụ: 2h/ngày hoặc 15 – 20h/tháng).
- Phù hợp với doanh nghiệp thường xuyên OT sau 18h, nhưng không cố định theo block.
So sánh giữa nhiều tòa nhà cùng phân khúc
- Sử dụng báo giá từ các tòa nhà tương đương để tạo cơ sở đàm phán.
Một số tòa nhà (như Cobi Tower, Lapen Asset, G8…) có chính sách miễn phí làm ngoài giờ linh hoạt.
Tận dụng đơn vị tư vấn chuyên nghiệp như Maison Office
- Maison Office hỗ trợ doanh nghiệp đàm phán các điều khoản khó.
- Maison Office đưa ra báo giá & so sánh chuẩn.
- Maison Office hỗ trợ doanh nghiệp hạn chế rủi ro chi phí ẩn sau khi ký hợp đồng.
Thương lượng gói thuê trọn gói bao gồm phí ngoài giờ
- Một số doanh nghiệp có thể đàm phán gói bao gồm phí ngoài giờ trong đơn giá thuê.
- Phù hợp với công ty cần làm việc ban đêm hoặc vận hành 24/7.
Đối với doanh nghiệp thuê văn phòng diện tích lớn (> 300m²), khả năng đàm phán được giảm hoặc miễn phí ngoài giờ thường cao hơn so với thuê diện tích nhỏ.
>> Xem thêm: 10 Điều Cần Biết Để Đàm Phán Giá & Chi Phí Thuê Văn Phòng
7. Một số câu hỏi liên quan
Làm việc vào cuối tuần có bị tính phí ngoài giờ không?
- Có. Phần lớn các tòa nhà văn phòng chỉ hỗ trợ miễn phí làm việc sáng thứ Bảy. Nếu doanh nghiệp làm việc cả ngày thứ Bảy, Chủ nhật hoặc vào ngày lễ, sẽ phát sinh phí ngoài giờ tùy theo thời lượng và hệ thống kỹ thuật cần vận hành.
Có nên chọn văn phòng hỗ trợ 24/7 thay vì trả phí ngoài giờ?
- Nên, nếu doanh nghiệp thường xuyên làm việc ngoài khung giờ hành chính. Văn phòng hỗ trợ 24/7 (hoặc trọn gói) thường đã bao gồm các chi phí vận hành ngoài giờ, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và chủ động thời gian sử dụng.
Phí ngoài giờ có xuất hóa đơn không?
- Có. Phí ngoài giờ là một khoản dịch vụ hợp pháp và có thể được xuất hóa đơn GTGT theo tháng, tùy chính sách của ban quản lý tòa nhà hoặc công ty vận hành.
Có thể thương lượng miễn phí ngoài giờ trong hợp đồng thuê không?
- Hoàn toàn có thể. Doanh nghiệp có thể đàm phán các gói miễn phí như: 10–20 giờ ngoài giờ/tháng hoặc miễn phí trong 3 – 6 tháng đầu. Việc thương lượng nên thực hiện trước khi ký hợp đồng chính thức.
Nếu không sử dụng điều hòa ngoài giờ thì có được miễn phí không?
- Tùy tòa nhà. Một số tòa nhà sử dụng hệ thống VRV hoặc điều hòa riêng từng tầng có thể không tính phí nếu doanh nghiệp không dùng hệ thống kỹ thuật. Tuy nhiên, cần xác nhận rõ trong phụ lục dịch vụ (SLA).
Gợi ý chuyên sâu: Để tối ưu chi phí ngoài giờ, doanh nghiệp nên lựa chọn các tòa nhà có hệ thống điều hòa độc lập hoặc thuê văn phòng trọn gói tại những địa điểm hỗ trợ làm việc 24/7, chẳng hạn như: Cobi Tower, CirCo NKKN, E.Town Central…
Nếu bạn đang tìm kiếm văn phòng phù hợp với nhu cầu làm việc linh hoạt và tiết kiệm tối đa chi phí ngoài giờ, hãy liên hệ Maison Office ngay hôm nay. Chúng tôi đã hỗ trợ hơn 500+ doanh nghiệp thương lượng điều khoản thuê có lợi nhất cho nhiều tòa nhà hạng A & B tại Hà Nội và TP.HCM.
Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.
