Phí dịch vụ (Phí quản lý) thuê văn phòng là gì?
Bên cạnh tiền thuê và thuế VAT, phí dịch vụ văn phòng là một khoản chi phí mà nhiều doanh nghiệp thường băn khoăn. Vậy, phí dịch vụ văn phòng là gì và bao gồm những gì? Bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp toàn bộ thắc mắc. Cùng Maison Office khám phá chi tiết về các khoản phí dịch vụ văn phòng và đưa ra quyết định thuê văn phòng thông minh hơn.
Nội dung chính
1. Phí dịch vụ văn phòng là gì?
Phí dịch vụ văn phòng (commercial service charge) là khoản tiền được thu từ doanh nghiệp thuê văn phòng và được sử dụng để bảo trì, sửa chữa và duy trì các tiện ích và dịch vụ trong tòa nhà. Chi phí này thường bao gồm các hạng mục như vệ sinh, bảo trì, sửa chữa hệ thống kỹ thuật, chiếu sáng, điều hòa, bảo vệ an ninh, và vận hành thang máy – hành lang – sảnh chờ,…
Trong đa số các trường hợp, phí dịch vụ, quản lý văn phòng cho thuê được chủ đầu tư áp theo diện tích mà doanh nghiệp sử dụng trong tòa nhà (tính theo đơn vị m2). Cụ thể:
- Phí quản lý tại các tòa nhà hạng A khoảng $5 – $7/m2/tháng, tức giao động trong khoảng 10% phí thuê văn phòng hạng A
- Phí quản lý tại các tòa nhà hạng B khoảng $3 – $5/m2/tháng, tức giao động trong khoảng 10% phí thuê văn phòng hạng B
- Phí quản lý tại các tòa nhà hạng C thường được gộp vào phí thuê. Nếu tính riêng, phí dịch vụ không vượt quá 10% phí thuê văn phòng.
- Với văn phòng trọn gói, phí dịch vụ văn phòng thường được gộp luôn vào chi phí thuê văn phòng hằng tháng.
>> Văn phòng Hạng A,B,C là gì?
 |
 |
2. Phí dịch vụ văn phòng cho thuê gồm những gì?
Sau khi đã hiểu thêm về định nghĩa phí dịch vụ văn phòng là gì, Maison Office sẽ cùng bạn khám phá xem phí dịch vụ văn phòng cho thuê bao gồm những khoản mục nào trong phần tiếp theo của bài viết.
Thông thường, phí dịch vụ văn phòng cho thuê sẽ bao gồm các khoản phí sau đây:
1. Phí tu sửa, bảo dưỡng, nâng cấp tòa nhà văn phòng: trong đó có các hạng mục như nội thất, kiến trúc, hệ thống điện nước, Internet, thang máy (chở người và hàng hóa), hệ thống đèn, thiết bị báo cháy, hệ thống điều hòa trung tâm…
2. Dịch vụ vệ sinh văn phòng, phòng vệ sinh, chăm sóc không gian cây xanh trong văn phòng.
3. Dịch vụ lễ tân: Tiếp khách, hỗ trợ nhận và giao bưu phẩm…
4. Dịch vụ an ninh, bảo vệ tòa nhà.
Ngoài ra, ở một số tòa nhà, chủ đầu tư còn tính những khoản chi phí dưới đây gộp vào phí dịch vụ văn phòng mà doanh nghiệp phải trả hằng tháng:
5. Phí vận hành tòa nhà: Khoản phí này chủ yếu được sử dụng để chi trả lương cho bộ phận nhân sự quản lý tòa nhà.
6. Phí bảo hiểm: Khoản này được sử dụng nhằm đề phòng những tình huống bất chắc có thể xảy ra với doanh nghiệp khi thuê và sử dụng văn phòng (như hỏa hoạn, thiên tai…)
7. Chi phí dịch vụ ngoài giờ: Trong trường hợp văn phòng bạn có nhân viên làm ngoài giờ, chủ đầu tư tòa nhà có thể tính phụ phí cho doanh nghiệp bạn.
Khoản phụ phí này bao gồm tiền điện, nước (chủ yếu tăng do lượng điện hao phí bởi điều hòa) và được gộp vào phí dịch vụ văn phòng.
Hy vọng những chia sẻ về định nghĩa phí dịch vụ, phí quản lý và các khoản chi phí liên quan sẽ giúp doanh nghiệp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn trong quá trình lựa chọn địa điểm đặt văn phòng phù hợp.
Nếu bạn đang tìm kiếm văn phòng cho thuê phù hợp với nhu cầu và ngân sách, đừng ngần ngại liên hệ công ty tư vấn cho thuê văn phòng – Maison Office. Với dữ liệu hơn 1.000 tòa nhà tại TP.HCM và Hà Nội cùng đội ngũ tư vấn giàu kinh nghiệm, chúng tôi đồng hành từ khảo sát, so sánh, đàm phán đến bàn giao – hoàn toàn miễn phí.
3. Câu hỏi thường gặp (FAQ) liên quan đến phí dịch vụ văn phòng
3.1 Phí dịch vụ văn phòng có bao gồm tiền điện và nước không?
Không hoàn toàn. Phí dịch vụ văn phòng thường không bao gồm tiền điện tiêu thụ trong văn phòng riêng và nước sử dụng cá nhân. Những khoản này được tính riêng dựa trên công-tơ hoặc mức sử dụng thực tế. Tuy nhiên, điện sử dụng tại khu vực chung (hành lang, sảnh, thang máy…) thường đã được tính vào phí dịch vụ.
3.2 Phí dịch vụ có thể thương lượng khi thuê văn phòng không?
Trong một số trường hợp, phí dịch vụ vẫn có thể được thương lượng, đặc biệt là khi doanh nghiệp thuê diện tích lớn hoặc cam kết hợp đồng dài hạn. Tuy nhiên, tại các tòa nhà hạng A và B chuyên nghiệp, mức phí này thường cố định và được niêm yết công khai. Doanh nghiệp nên làm rõ ngay từ đầu để tránh phát sinh tranh chấp.
3.3 Phí dịch vụ có tăng theo thời gian thuê không?
Có thể có. Một số tòa nhà quy định phí dịch vụ được điều chỉnh định kỳ hàng năm dựa trên chi phí vận hành thực tế. Nội dung này cần được ghi rõ trong hợp đồng thuê. Doanh nghiệp nên yêu cầu minh bạch về lịch tăng giá và tỷ lệ điều chỉnh tối đa để đảm bảo dự toán chi phí vận hành.
3.4 Có bắt buộc phải đóng phí dịch vụ khi không sử dụng văn phòng?
Có. Phí dịch vụ được tính theo diện tích thuê, không phụ thuộc vào mức độ sử dụng. Điều này có nghĩa là dù doanh nghiệp không sử dụng văn phòng (ví dụ: trong thời gian sửa chữa hoặc làm việc từ xa), vẫn phải thanh toán đầy đủ phí dịch vụ hàng tháng. Tuy nhiên, hiện nay tại Việt Nam vẫn có nhiều tòa nhà cho thuê văn phòng nhưng có tính phí dịch vụ.
3.5 Làm sao để kiểm tra phí dịch vụ có hợp lý hay không?
Doanh nghiệp nên so sánh mức phí dịch vụ giữa các tòa nhà cùng hạng và khu vực để xác định mức giá đang xem xét có hợp lý không. Ngoài ra, có thể yêu cầu tòa nhà cung cấp bảng liệt kê chi tiết các hạng mục phí dịch vụ và báo cáo vận hành định kỳ để đánh giá mức độ minh bạch. Maison Office có thể hỗ trợ bảng so sánh chi phí thực tế tại hàng trăm tòa nhà giúp bạn dễ dàng đánh giá.
Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.
