Mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng 2025

Trong quá trình thuê văn phòng, sẽ có thời điểm doanh nghiệp cần lập thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng để kết thúc giao dịch. Đây là văn bản pháp lý quan trọng, giúp cả bên thuê và bên cho thuê minh bạch về thời điểm bàn giao, nghĩa vụ tài chính và quyền lợi liên quan. Bài viết dưới đây cung cấp mẫu thông báo ngừng thuê văn phòng, bao gồm công văn chấm dứt đúng hạn, thông báo chấm dứt trước thời hạn, cùng hướng dẫn phản hồi và những lưu ý khi thanh lý hợp đồng.

1. Thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng là gì?

Thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng là văn bản thông báo ngừng thuê văn phòng giữa bên thuê và bên cho thuê. Hay nói cách khác, thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng là văn bản pháp lý được lập bởi bên thuê hoặc bên cho thuê nhằm thông tin chính thức về việc kết thúc hợp đồng thuê đã ký kết.

Thông báo ngừng thuê văn phòng là thủ tục bắt buộc trong quá trình thanh lý hợp đồng nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các điều khoản đã thỏa thuận giữa hai bên.

Một thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng thường bao gồm:

• Thông tin bên cho thuê và bên thuê
• Số hợp đồng, ngày ký kết và thời hạn thuê
• Địa chỉ văn phòng thuê
• Ngày dự kiến chấm dứt hợp đồng
• Lý do chấm dứt hợp đồng (hết hạn, chấm dứt trước hạn, thay đổi địa điểm kinh doanh…)

Cam kết bàn giao mặt bằng và thanh toán các nghĩa vụ liên quan
Văn bản thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng có giá trị như bằng chứng pháp lý, giúp cả hai bên hạn chế tranh chấp, đồng thời là cơ sở để tiến hành bàn giao mặt bằng và hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng thuê văn phòng.

2. Tại sao cần phải thông báo chấm dứt hợp đồng?

Việc gửi thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng không chỉ là thủ tục hành chính, mà còn là yêu cầu pháp lý nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cả bên thuê và bên cho thuê. Theo Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005, mọi thay đổi hay kết thúc hợp đồng phải được thông báo bằng văn bản để có giá trị pháp lý.

Có 4 lý do quan trọng khiến doanh nghiệp cần thực hiện thông báo này:

• Tuân thủ hợp đồng và pháp luật: Mỗi hợp đồng đều có quy định về thời hạn thuê, thời gian báo trước khi chấm dứt. Thông báo bằng văn bản giúp đảm bảo việc kết thúc đúng quy trình và đúng quy định pháp luật.
• Hạn chế rủi ro tranh chấp: Văn bản thông báo là bằng chứng rõ ràng về việc hai bên đã thống nhất kết thúc hợp đồng, tránh được tình huống phát sinh tranh chấp về nghĩa vụ tài chính hay trách nhiệm bàn giao mặt bằng.
• Bảo vệ quyền lợi song phương: Người thuê có cơ sở để yêu cầu hoàn trả tiền đặt cọc hoặc được xác nhận đã hoàn tất nghĩa vụ. Người cho thuê có thời gian chuẩn bị tìm khách mới, đảm bảo hiệu quả khai thác mặt bằng.
• Đảm bảo tính minh bạch và chuyên nghiệp: Việc chấm dứt hợp đồng được thực hiện bài bản giúp doanh nghiệp giữ hình ảnh uy tín, tạo điều kiện thuận lợi cho những giao dịch thuê văn phòng khác trong tương lai.

3. Các mẫu văn bản chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng

Trong quá trình kết thúc hợp đồng thuê, doanh nghiệp có thể phải chuẩn bị các loại văn bản khác nhau, tùy thuộc vào việc chấm dứt đúng hạn hay trước hạn.

3.1 Mẫu công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng đúng hạn

Khi doanh nghiệp kết thúc hợp đồng thuê theo đúng thời hạn đã ký, việc lập công văn chấm dứt hợp đồng là bước quan trọng để xác nhận thỏa thuận và tiến hành thanh lý. Văn bản này thường được gửi trước từ 30 – 90 ngày tùy theo điều khoản hợp đồng, giúp bên cho thuê có thời gian chuẩn bị tìm khách mới và sắp xếp kế hoạch khai thác mặt bằng.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 

……………., ngày… tháng … năm 20.. 

THÔNG BÁO

(V/v: Chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng) 

Kính gửi: ………………….. (Thông tin bên cho thuê)

 Căn cứ:

• Hợp đồng thuê văn phòng số….. có hiệu lực ngày…..tháng…. năm 201…;
• Bộ luật Dân sự 2015;
• Luật Thương mại 2005;
• Luật Nhà ở 2014;
• Các quy định pháp luật hiện hành và thỏa thuận trong hợp đồng;

Chúng tôi – [Tên công ty bên thuê] – xin thông báo:   

1. Vì lý do ……………. Chúng tôi sẽ Chấm dứt Hợp đồng thuê văn phòng số ……. ký kết ngày …. tháng …. năm 20….. kể từ ngày… tháng… năm 20….
2. Căn cứ theo các thoả thuận tại Mục … Khoản … Điều …. trong Hợp đồng thuê văn phòng số ……. ký kết ngày …. tháng …. năm 20…..
3. Chúng tôi Yêu cầu…….. (Đưa ra các yêu cầu có liên quan đến cọc hoặc các chi phí phát sinh trong quá trình thuê văn phòng … hoặc yêu cầu khác).

Đề nghị Quý ông/bà/công ty vui lòng phản hồi và hỗ trợ chúng tôi trong quá trình thực hiện đúng thông báo này.

Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn./

>> TẢI NGAY MẪU THÔNG BÁO CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG 

3.2 Mẫu thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng trước thời hạn

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp có nhu cầu kết thúc hợp đồng sớm hơn so với thời hạn đã ký, chẳng hạn như: thay đổi địa điểm kinh doanh, thu hẹp quy mô nhân sự, chuyển đổi mô hình hoặc giải thể công ty. Khi đó, việc lập thông báo chấm dứt hợp đồng trước thời hạn là bắt buộc để đảm bảo minh bạch và giảm thiểu rủi ro tranh chấp.

Theo thông lệ, bên thuê cần thông báo cho bên cho thuê từ 30 – 180 ngày trước ngày dự kiến chấm dứt (tùy điều khoản hợp đồng). Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý khả năng mất cọc hoặc bồi thường nếu đơn phương chấm dứt.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 

……………., ngày… tháng … năm 20.. 

THÔNG BÁO

(V/v: Chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng trước thời hạn)

Kính gửi: ………………….. (Thông tin bên cho thuê)

 Căn cứ:

• Hợp đồng thuê văn phòng số….. có hiệu lực ngày…..tháng…. năm 201…;
• Bộ luật Dân sự 2015;
• Luật Thương mại 2005;
• Luật Nhà ở 2014;
• Các thỏa thuận tại Điều …, Khoản … của hợp đồng thuê đã ký;

Chúng tôi – [Tên công ty bên thuê] – xin thông báo:  

Sau khi xem xét tình hình thực tế, vì lý do ……………………………………… (nêu rõ lý do cụ thể: thay đổi quy mô nhân sự, chuyển địa điểm kinh doanh, giải thể công ty…), chúng tôi không thể tiếp tục thực hiện hợp đồng thuê văn phòng số … đã ký ngày …/…/20… 

Do đó, căn cứ Khoản 2 Điều 132 Luật Nhà ở 2014 về quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng, chúng tôi thông báo:

1.       Chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng số … kể từ ngày …/…/20… (sau … ngày kể từ ngày thông báo này).
2.       Đề nghị bên cho thuê phối hợp:

• • Thống nhất thời gian và thủ tục bàn giao mặt bằng;
  • Thanh toán/hoàn trả tiền đặt cọc (nếu đủ điều kiện);
  • Đối soát các chi phí còn lại đến ngày bàn giao.

Kính mong Quý Ông/Bà hợp tác và phản hồi để việc chấm dứt hợp đồng được thực hiện minh bạch, đúng quy định.

Trân trọng./

                                         NGƯỜI THÔNG BÁO
                                                              (Ký, ghi rõ họ tên)

>> TẢI NGAY MẪU THÔNG BÁO CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG TRƯỚC HẠN

4. Mẫu phản hồi thông báo ngừng thuê văn phòng từ đơn vị cho thuê

Khi nhận được thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng, bên cho thuê cần có văn bản phản hồi chính thức để xác nhận yêu cầu, đồng thời thống nhất về thời gian bàn giao mặt bằng và các nghĩa vụ liên quan. Văn bản phản hồi này giúp quá trình thanh lý minh bạch, hạn chế tranh chấp pháp lý về sau.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 

……………., ngày… tháng … năm 20..

THÔNG BÁO

(V/v: Thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng)

Kính gửi: [Tên doanh nghiệp/bên thuê]

 Căn cứ:

• Thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng số … ngày …/…/20… do Quý Công ty gửi;
•  Hợp đồng thuê văn phòng số … ký ngày …/…/20… giữa [Tên bên cho thuê] và [Tên bên thuê];
• Các điều khoản đã thỏa thuận tại Điều …, Khoản … trong hợp đồng;

Chúng tôi – [Tên công ty/tòa nhà cho thuê] – xin xác nhận đã nhận được thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng từ Quý Công ty.

Sau khi xem xét, chúng tôi phản hồi như sau:

1.     Đồng ý với đề nghị chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng số … kể từ ngày …/…/20…
2. Hai bên sẽ phối hợp thực hiện:

• Bàn giao mặt bằng vào ngày …/…/20… tại địa chỉ …
• Kiểm tra hiện trạng văn phòng, đối chiếu với biên bản bàn giao ban đầu;
• Đối soát, thanh toán các chi phí còn lại đến ngày bàn giao (điện, nước, dịch vụ…);
• Xem xét hoàn trả tiền đặt cọc theo điều khoản hợp đồng (sau khi trừ các chi phí phát sinh, nếu có).

Đề nghị Quý Công ty phối hợp chặt chẽ để quá trình bàn giao, thanh lý hợp đồng diễn ra đúng tiến độ và minh bạch.

 Trân trọng./

 ĐẠI DIỆN BÊN CHO THUÊ

(Ký, ghi rõ họ tên)

>> TẢI NGAY MẪU PHẢN HỒI THÔNG BÁO CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG

5. Những lưu ý khi lập thông báo ngừng thuê văn phòng

Để thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng có giá trị pháp lý và hạn chế rủi ro, doanh nghiệp cần quan tâm đến một số điểm quan trọng sau:

Kiểm tra điều khoản hợp đồng trước khi thông báo 

• Xác định rõ thời gian báo trước theo hợp đồng (thường 30 – 180 ngày).
• Xem lại các điều khoản liên quan đến tiền đặt cọc, bồi thường nếu chấm dứt trước hạn.

Trình bày văn bản ngắn gọn, đầy đủ nội dung 

• Thông tin bên thuê, bên cho thuê, số hợp đồng, ngày ký.
• Địa chỉ văn phòng thuê và thời điểm chấm dứt hợp đồng.
• Lý do ngừng thuê (nếu chấm dứt trước hạn).

Hình thức văn bản phải chuẩn pháp lý

• Thông báo/công văn cần có chữ ký người đại diện hợp pháp và đóng dấu công ty.
• Gửi bản cứng qua đường bưu điện kèm email chính thức để đảm bảo minh chứng.

Thời điểm gửi thông báo 

• Không gửi quá sát ngày chấm dứt để tránh vi phạm hợp đồng.
• Nên gửi sớm để cả hai bên có đủ thời gian bàn bạc và chuẩn bị cho việc thanh lý.

Giữ lại toàn bộ hồ sơ, chứng từ

• Lưu trữ các văn bản thông báo, phản hồi, biên bản bàn giao để phòng khi có tranh chấp pháp lý.

Việc lưu ý các yếu tố quan trọng trong mẫu thông báo ngừng thuê văn phòng sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định, bảo vệ quyền lợi, hạn chế rủi ro và duy trì tính chuyên nghiệp. Sau đó, cần tiếp tục chuẩn bị cho bước hoàn trả mặt bằng và thanh lý hợp đồng theo thỏa thuận.

>> Bạn đã biết: Những điều khoản cần lưu ý trong hợp đồng thuê văn phòng 

6. Các bước cần thực hiện khi hoàn trả mặt bằng và thanh lý hợp đồng

Để kết thúc hợp đồng thuê văn phòng một cách minh bạch và đúng pháp luật, doanh nghiệp nên tuân thủ theo một quy trình gồm các bước sau:

Bước 1: Gửi thông báo chấm dứt hợp đồng

• Thông báo cần được lập thành văn bản, gửi đúng thời hạn quy định trong hợp đồng (thông thường từ 30 – 90 ngày). Đây là cơ sở để hai bên lên kế hoạch bàn giao và thanh lý.

Bước 2: Rà soát điều khoản hợp đồng

• Doanh nghiệp cần xem lại toàn bộ điều khoản liên quan đến thời hạn, tiền đặt cọc, các khoản bồi thường hoặc nghĩa vụ tài chính còn lại để tránh phát sinh tranh chấp.

Bước 3: Chuẩn bị mặt bằng bàn giao

• Văn phòng cần được dọn dẹp, khôi phục về hiện trạng ban đầu. Nếu có hạng mục lắp đặt thêm, nên thỏa thuận trước với bên cho thuê về việc tháo dỡ hay giữ lại.

Bước 4: Tiến hành bàn giao thực tế

• Hai bên cùng kiểm tra hiện trạng, lập biên bản bàn giao chi tiết, có hình ảnh kèm theo để đảm bảo minh bạch.

Bước 5: Hoàn tất nghĩa vụ tài chính

• Doanh nghiệp cần thanh toán các khoản chi phí còn lại như điện, nước, phí dịch vụ… Trường hợp đáp ứng đầy đủ cam kết, bên thuê sẽ được hoàn trả lại tiền đặt cọc.

Bước 6: Ký biên bản thanh lý hợp đồng

• Đây là bước cuối cùng để chấm dứt hiệu lực hợp đồng. Biên bản thanh lý cần có chữ ký, đóng dấu của cả hai bên và được lưu giữ như một hồ sơ pháp lý quan trọng.

Thực hiện đúng quy trình hoàn trả mặt bằng và thanh lý hợp đồng không chỉ giúp doanh nghiệp kết thúc giao dịch trọn vẹn mà còn tạo nền tảng hợp tác tốt đẹp nếu có nhu cầu thuê văn phòng trong tương lai.

>> Tham khảo ngay:

• Mẫu hợp đồng thuê văn phòng công ty [Mới nhất] 
• Hợp Đồng Thuê Văn Phòng Có Cần Phải Công Chứng?
• Mẫu Thông Báo Thanh Lý Hợp Đồng Thuê Văn Phòng 

7. FAQ – Một số câu hỏi thường gặp

7.1 Có bắt buộc lập thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng không?

Có. Theo Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại, khi một bên muốn chấm dứt hợp đồng thì phải thông báo cho bên còn lại. Nếu không thông báo mà gây thiệt hại, bên vi phạm có thể phải bồi thường.

7.2 Thời gian báo trước khi ngừng thuê văn phòng là bao lâu?

Thời gian này phụ thuộc vào hợp đồng, thông thường từ 30 – 180 ngày. Với hợp đồng thuê dài hạn, nhiều chủ tòa nhà yêu cầu báo trước ít nhất 3 – 6 tháng.

7.3 Nếu chấm dứt hợp đồng trước thời hạn có bị mất tiền cọc không?

Trong đa số trường hợp, bên thuê sẽ không được hoàn cọc hoặc phải bồi thường nếu đơn phương chấm dứt hợp đồng trước hạn, trừ khi có thỏa thuận khác với bên cho thuê.

7.4 Có thể gửi thông báo ngừng thuê văn phòng qua email không?

Có thể, nhưng để đảm bảo tính pháp lý, doanh nghiệp nên gửi kèm bản giấy có chữ ký và đóng dấu. Văn bản này cần được lưu trữ cùng biên bản bàn giao và thanh lý.

7.5 Khi nào thì ký biên bản thanh lý hợp đồng?

Biên bản thanh lý thường được ký sau khi bàn giao mặt bằng và hoàn tất nghĩa vụ tài chính. Đây là bước cuối cùng xác nhận hợp đồng đã chấm dứt hoàn toàn.

Yến Loan

Nhà biên tập và sản xuất nội dung tại Maison Office.
Có hơn 3 năm kinh nghiệm sản xuất nội dung trong lĩnh vực bất động sản và nội thất văn phòng. Với hiểu biết và kiến thức của mình, tôi luôn cố gắng tạo ra những bài viết có tính chuyên môn cao, mang đến giá trị thông tin cho khách hàng.

maisonoffice.vn