Khi nào doanh nghiệp nên mở rộng diện tích văn phòng?
11 phút đọc
Trong quá trình tăng trưởng, nhiều doanh nghiệp chỉ nhận ra nhu cầu mở rộng diện tích văn phòng khi không gian làm việc đã trở nên quá tải, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và trải nghiệm nhân sự. Việc mở rộng văn phòng không đơn thuần là thêm chỗ ngồi, mà là một quyết định chiến lược gắn liền với kế hoạch nhân sự, tài chính và định hướng phát triển dài hạn. Vậy khi nào doanh nghiệp nên mở rộng diện tích văn phòng để tối ưu chi phí, hạn chế rủi ro và tạo nền tảng cho giai đoạn tăng trưởng tiếp theo?
Nội dung chính
1. Tại sao doanh nghiệp cần mở rộng diện tích văn phòng?
Trong quá trình phát triển, không gian làm việc hiện tại có thể dần trở thành rào cản đối với hiệu suất và khả năng mở rộng của doanh nghiệp. Việc đánh giá và mở rộng diện tích sàn văn phòng đúng thời điểm giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định trong vận hành và tạo nền tảng cho tăng trưởng bền vững.
- Đáp ứng nhu cầu tăng trưởng nhân sự: Khi số lượng nhân sự gia tăng, không gian văn phòng hiện tại dễ rơi vào tình trạng quá tải, thiếu chỗ ngồi, phòng họp và khu vực làm việc chung, ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành hàng ngày.
- Duy trì hiệu suất và trải nghiệm làm việc: Văn phòng chật hẹp, bố trí thiếu hợp lý làm giảm khả năng tập trung, hạn chế trao đổi nội bộ và không còn phù hợp với các mô hình làm việc hiện đại như làm việc nhóm hoặc hybrid working.
- Tối ưu chi phí thuê trên mỗi nhân sự: Không gian nhỏ nhưng khai thác vượt công suất khiến chi phí thuê bình quân trên đầu người tăng cao. Mở rộng diện tích giúp doanh nghiệp quy hoạch lại mặt bằng và sử dụng diện tích hiệu quả hơn về dài hạn.
- Hạn chế các chi phí phát sinh ngắn hạn: Tránh việc phải thuê tạm chỗ ngồi bên ngoài, thuê phòng họp theo giờ hoặc làm việc phân tán tại nhiều địa điểm, gây gián đoạn quản lý và gia tăng chi phí vận hành.
- Nâng cao hình ảnh và vị thế doanh nghiệp: Văn phòng phù hợp với quy mô và giai đoạn phát triển giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác và hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động tuyển dụng, giữ chân nhân sự.
- Tạo nền tảng cho kế hoạch phát triển dài hạn: Mở rộng văn phòng đúng thời điểm giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị cho các giai đoạn tăng trưởng tiếp theo, hạn chế rủi ro bị động khi nhu cầu không gian tăng nhanh.
Tóm lại, mở rộng diện tích văn phòng không đơn thuần là giải quyết bài toán chỗ ngồi, mà là bước đi cần thiết để doanh nghiệp đồng bộ không gian làm việc với chiến lược nhân sự, tài chính và định hướng phát triển dài hạn.
2. Khi nào doanh nghiệp nên mở rộng diện tích văn phòng?
Doanh nghiệp nên mở rộng diện tích văn phòng khi hiệu quả sử dụng không gian giảm, chi phí vận hành tăng và văn phòng hiện tại không còn phù hợp với quy mô cũng như chiến lược phát triển trong giai đoạn mới.
2.1 Tỷ lệ sử dụng chỗ ngồi thường xuyên vượt 80 – 85%
Khi tỷ lệ sử dụng chỗ ngồi duy trì ở mức trên 80 – 85% trong thời gian dài, văn phòng đang vận hành gần ngưỡng tối đa. Điều này khiến doanh nghiệp thiếu dư địa linh hoạt cho việc tuyển dụng mới, điều chuyển nội bộ hoặc tổ chức các hoạt động nhóm, họp hành. Ở trạng thái này, chỉ cần tăng thêm một lượng nhỏ nhân sự cũng có thể gây xáo trộn lớn trong bố trí không gian và vận hành hàng ngày.
2.2 Quy mô nhân sự tăng nhanh hơn dự báo ban đầu
Nhiều doanh nghiệp xây dựng kế hoạch thuê văn phòng dựa trên quy mô nhân sự tại thời điểm ký hợp đồng, trong khi tốc độ tăng trưởng thực tế lại cao hơn dự kiến. Khi kế hoạch tuyển dụng bị “vượt khung”, văn phòng hiện tại nhanh chóng trở nên chật chội và thiếu đồng bộ. Đây là dấu hiệu rõ ràng cho thấy doanh nghiệp cần mở rộng diện tích để chủ động đón đầu tăng trưởng, thay vì chờ đến khi không gian đã quá tải.
2.3 Văn phòng không còn phù hợp với mô hình làm việc hiện tại
Sự thay đổi trong cách thức làm việc như làm việc nhóm nhiều hơn, hybrid working, tăng nhu cầu họp trực tuyến hoặc không gian cộng tác khiến bố cục văn phòng cũ trở nên kém hiệu quả. Dù diện tích trên giấy tờ có thể vẫn đủ, nhưng công năng sử dụng thực tế không còn phù hợp. Trong trường hợp này, mở rộng diện tích giúp doanh nghiệp tái cấu trúc không gian, bổ sung phòng họp, khu làm việc chung và khu vực chuyên biệt cần thiết.
2.4 Chi phí thuê trên mỗi nhân sự tăng bất hợp lý
Khi văn phòng bị khai thác vượt công suất, chi phí thuê bình quân trên mỗi nhân sự thường có xu hướng tăng do phát sinh các giải pháp ngắn hạn như thuê thêm chỗ ngồi bên ngoài, phòng họp theo giờ hoặc không gian làm việc linh hoạt. Nếu tổng chi phí thuê tính trên đầu người ngày càng cao dù diện tích không đổi, đây là tín hiệu cho thấy doanh nghiệp nên xem xét mở rộng để tối ưu lại bài toán chi phí dài hạn.
2.5 Văn phòng không còn đáp ứng hình ảnh thương hiệu
Ở giai đoạn phát triển mới, quy mô và hình ảnh doanh nghiệp có thể đã thay đổi đáng kể, trong khi văn phòng hiện tại không còn phản ánh đúng vị thế đó. Không gian làm việc chật hẹp, thiếu chuyên nghiệp hoặc không phù hợp để tiếp khách, đối tác có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm bên ngoài và nội bộ. Việc mở rộng diện tích văn phòng trong trường hợp này giúp doanh nghiệp đồng bộ hình ảnh thương hiệu với tầm vóc và định hướng phát triển hiện tại.
>> Tham khảo ngay:
- Khi nào là thời điểm thuê văn phòng giá tốt nhất năm?
- Thuê văn phòng Quận 1 mùa thấp điểm nào giá thuê tốt nhất?
3. Các giải pháp mở rộng diện tích văn phòng
Sau khi xác định nhu cầu mở rộng, doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn giải pháp phù hợp với hiện trạng vận hành, ngân sách và định hướng phát triển, bởi mỗi phương án mở rộng văn phòng đều có những ưu nhược điểm riêng.
3.1 Mở rộng diện tích thuê tại cùng tòa nhà
Đây là giải pháp được nhiều doanh nghiệp ưu tiên khi tòa nhà hiện tại vẫn đáp ứng tốt về vị trí, chất lượng vận hành và hình ảnh thương hiệu. Việc thuê thêm diện tích tại cùng tòa nhà giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định trong hoạt động, hạn chế gián đoạn do di dời và tối ưu chi phí cải tạo văn phòng. Tuy nhiên, phương án này phụ thuộc lớn vào quỹ diện tích trống và các điều khoản cho phép mở rộng trong hợp đồng thuê hiện hữu.
3.2 Chuyển sang văn phòng mới có quy mô phù hợp hơn
Trong trường hợp diện tích tại tòa nhà cũ không còn khả năng mở rộng hoặc không đáp ứng yêu cầu phát triển dài hạn, việc chuyển sang văn phòng mới là lựa chọn hợp lý. Phương án này cho phép doanh nghiệp tái cấu trúc toàn bộ không gian làm việc, lựa chọn vị trí, quy mô và tiêu chuẩn phù hợp hơn với chiến lược tăng trưởng. Đổi lại, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ về thời gian, chi phí di dời và kế hoạch đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn.
3.3 Kết hợp hoặc thay thế bằng văn phòng trọn gói
Văn phòng trọn gói là giải pháp linh hoạt, phù hợp với doanh nghiệp cần mở rộng nhanh, quy mô nhân sự biến động hoặc chưa muốn cam kết hợp đồng thuê dài hạn. Việc kết hợp văn phòng truyền thống với văn phòng trọn gói giúp doanh nghiệp giải quyết nhu cầu chỗ ngồi, phòng họp và hạ tầng sẵn có trong ngắn hạn, đồng thời kiểm soát tốt chi phí vận hành. Đây cũng là phương án được nhiều doanh nghiệp lựa chọn trong giai đoạn chuyển tiếp trước khi mở rộng hoặc chuyển văn phòng quy mô lớn.
>> Tham khảo:
- 10+ Công ty dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói tốt nhất TP.HCM
- 7+ Công ty dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói Hà Nội giá tốt
4. Thời điểm lý tưởng để doanh nghiệp mở rộng diện tích
Bên cạnh việc chọn đúng giải pháp, thời điểm mở rộng văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và mức độ chủ động của doanh nghiệp. Chuẩn bị sớm giúp doanh nghiệp có thêm thời gian khảo sát thị trường, so sánh phương án và đàm phán điều kiện thuê thuận lợi.
4.1 Trước khi hợp đồng thuê hiện tại hết hạn từ 6 – 12 tháng
Khoảng thời gian 6 – 12 tháng trước khi hợp đồng thuê kết thúc được xem là giai đoạn lý tưởng để doanh nghiệp bắt đầu kế hoạch mở rộng. Khi đó, doanh nghiệp có lợi thế trong đàm phán với chủ tòa nhà, dễ dàng xem xét các phương án mở rộng diện tích tại chỗ hoặc chuyển sang địa điểm mới mà không rơi vào thế bị động, gấp gáp.
4.2 Khi thị trường văn phòng nghiêng về phía khách thuê
Trong giai đoạn nguồn cung văn phòng dồi dào, tỷ lệ trống cao hoặc nhiều dự án mới gia nhập thị trường, doanh nghiệp thuê thường có vị thế tốt hơn trong việc thương lượng giá thuê và các điều khoản hợp đồng. Mở rộng diện tích vào thời điểm này giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí thuê, đồng thời có nhiều lựa chọn phù hợp về vị trí và quy mô.
4.3 Khi kế hoạch nhân sự và tài chính đã được xác lập rõ ràng
Việc mở rộng văn phòng cần gắn chặt với kế hoạch tuyển dụng và ngân sách đã được phê duyệt. Khi doanh nghiệp đã có lộ trình nhân sự cụ thể và khả năng tài chính ổn định, quyết định mở rộng sẽ mang tính chủ động, hạn chế rủi ro phát sinh chi phí ngoài dự kiến và đảm bảo không gian làm việc đáp ứng đúng nhu cầu thực tế.
5. Quy trình mở rộng diện tích văn phòng chuyên nghiệp
Để việc mở rộng diện tích văn phòng diễn ra hiệu quả và hạn chế rủi ro trong quá trình triển khai, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình rõ ràng, bài bản ngay từ đầu. Dưới đây là các bước cốt lõi thường được áp dụng trong thực tế tư vấn và vận hành văn phòng cho doanh nghiệp.
- Bước 1 – Đánh giá hiện trạng sử dụng văn phòng: Phân tích tỷ lệ sử dụng chỗ ngồi, hiệu quả công năng của từng khu vực và các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành nhằm xác định chính xác nhu cầu mở rộng.
- Bước 2 – Dự báo nhu cầu nhân sự và diện tích trong trung hạn: Xây dựng kế hoạch tăng trưởng nhân sự trong giai đoạn 12 – 36 tháng để tính toán diện tích mở rộng phù hợp, tránh tình trạng thiếu hụt không gian hoặc lãng phí mặt bằng.
- Bước 3 – Xác lập ngân sách và khung chi phí tổng thể: Lập ngân sách cho toàn bộ quá trình mở rộng, bao gồm chi phí thuê, thiết kế và thi công nội thất, di dời, vận hành và các khoản phát sinh liên quan.
- Bước 4 – So sánh và lựa chọn phương án mở rộng phù hợp: Đánh giá ưu nhược điểm của từng phương án như mở rộng tại cùng tòa nhà, chuyển sang văn phòng mới hoặc kết hợp văn phòng trọn gói để lựa chọn giải pháp tối ưu theo mục tiêu doanh nghiệp.
- Bước 5 – Khảo sát thị trường và đàm phán điều kiện thuê: Tiến hành khảo sát các mặt bằng đáp ứng nhu cầu, so sánh giá thuê, điều khoản hợp đồng và thực hiện đàm phán nhằm tối ưu chi phí và quyền lợi thuê.
- Bước 6 – Lập kế hoạch thiết kế và triển khai thi công: Thiết kế lại không gian làm việc theo mô hình vận hành hiện tại, đảm bảo tiến độ thi công phù hợp với kế hoạch mở rộng và hạn chế gián đoạn hoạt động.
- Bước 7 – Tổ chức chuyển đổi và đưa văn phòng vào vận hành: Thực hiện mở rộng hoặc di dời theo lộ trình đã xây dựng, đảm bảo doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định và không ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.
Việc tuân thủ quy trình mở rộng diện tích văn phòng một cách chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí, tối ưu không gian làm việc và tạo nền tảng vững chắc cho các giai đoạn phát triển tiếp theo.
>> Xem thêm:
- 9 Bước Lập Kế Hoạch Chuyển Văn Phòng Từ A Đến Z
- 5 Công Việc Cần Chuẩn Bị Khi Chuyển Văn Phòng
- Cách Xem Ngày Tốt Chuyển Văn Phòng Đón Tài Lộc 2026
Tóm lại, khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn tăng trưởng mới, việc mở rộng diện tích văn phòng cần được nhìn nhận như một phần của chiến lược vận hành dài hạn, thay vì giải pháp tình thế khi không gian đã quá tải. Đánh giá đúng thời điểm mở rộng diện tích văn phòng, lựa chọn phương án phù hợp và chuẩn bị sớm sẽ giúp doanh nghiệp chủ động về chi phí, không gian làm việc và hạn chế rủi ro gián đoạn hoạt động.
 |
 |
Trong quá trình đó, việc đồng hành cùng một đơn vị am hiểu thị trường sẽ giúp doanh nghiệp ra quyết định hiệu quả hơn. Maison Office hỗ trợ doanh nghiệp tìm thuê và mở rộng văn phòng thông qua việc khảo sát mặt bằng thực tế, phân tích nhu cầu sử dụng, cung cấp dữ liệu giá thuê cập nhật và tư vấn đàm phán phù hợp, từ đó giúp doanh nghiệp lựa chọn không gian làm việc phù hợp với định hướng phát triển trong từng giai đoạn.
6. FAQ – Một số câu hỏi thường gặp
6.1 Doanh nghiệp nhỏ có nên mở rộng văn phòng không?
Có. Doanh nghiệp nhỏ nên mở rộng khi tỷ lệ sử dụng chỗ ngồi cao, có kế hoạch tuyển dụng rõ ràng hoặc không gian hiện tại không còn phù hợp với mô hình làm việc.
6.2 Mở rộng văn phòng có cần thay đổi hợp đồng thuê?
Tùy phương án mở rộng. Thuê thêm diện tích tại cùng tòa nhà thường bổ sung phụ lục hợp đồng, còn chuyển văn phòng sẽ cần ký hợp đồng thuê mới.
6.3 Khi mở rộng diện tích có cần thiết kế lại toàn bộ văn phòng?
Không bắt buộc. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên rà soát và điều chỉnh bố cục để đảm bảo công năng và sự đồng bộ giữa không gian cũ và mới.
6.4 Chi phí phát sinh “ẩn” nào thường gặp khi mở rộng văn phòng?
Ngoài chi phí thuê, việc mở rộng văn phòng còn phát sinh nhiều khoản như thiết kế – thi công, IT, vận hành, trang thiết bị và điều chỉnh hợp đồng, dễ khiến ngân sách vượt dự kiến nếu không chuẩn bị trước.
6.5 Nên mở rộng văn phòng trước hay sau khi tuyển thêm nhân sự?
Doanh nghiệp nên chuẩn bị và triển khai phương án mở rộng trước khi tuyển dụng khoảng 3 – 6 tháng. Cách làm này giúp không gian sẵn sàng khi nhân sự gia tăng, tránh tình trạng quá tải chỗ ngồi và đảm bảo hoạt động vận hành diễn ra liên tục, ổn định.
Nhà biên tập và sản xuất nội dung tại Maison Office.
Có hơn 3 năm kinh nghiệm sản xuất nội dung trong lĩnh vực bất động sản và nội thất văn phòng. Với hiểu biết và kiến thức của mình, tôi luôn cố gắng tạo ra những bài viết có tính chuyên môn cao, mang đến giá trị thông tin cho khách hàng.
