Khi nào doanh nghiệp nên mở rộng diện tích văn phòng?

Doanh nghiệp nên mở rộng diện tích văn phòng khi không gian hiện tại thường xuyên thiếu chỗ ngồi, kế hoạch tăng trưởng nhân sự vượt sức chứa hoặc công năng mặt bằng không còn đáp ứng nhu cầu vận hành. Trước khi quyết định, doanh nghiệp cần đánh giá công suất sử dụng thực tế, khả năng tái bố trí không gian, diện tích cần bổ sung và tổng ngân sách thuê. Việc xác định đúng nhu cầu giúp lựa chọn thời điểm mở rộng phù hợp, hạn chế diện tích bỏ trống và các chi phí phát sinh khi chuyển đổi văn phòng.

1. Dấu hiệu doanh nghiệp nên mở rộng diện tích văn phòng

Nhu cầu mở rộng văn phòng thường xuất hiện khi quy mô nhân sự hoặc hoạt động kinh doanh vượt khả năng đáp ứng của mặt bằng hiện tại. Các dấu hiệu cần được xem xét dựa trên tình trạng sử dụng thực tế và kế hoạch phát triển, tránh quyết định thuê thêm diện tích chỉ vì văn phòng có cảm giác chật chội trong một số thời điểm.

1.1 Tỷ lệ sử dụng chỗ ngồi thường xuyên ở mức cao

Tỷ lệ sử dụng chỗ ngồi cho biết mức độ khai thác các vị trí làm việc tại một thời điểm nhất định. Khi phần lớn bàn làm việc liên tục có người sử dụng, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc bố trí nhân sự mới, điều chuyển phòng ban hoặc tổ chức nhóm dự án.

Doanh nghiệp có thể tự đánh giá bằng cách ghi nhận số chỗ ngồi được sử dụng vào các khung giờ cao điểm trong nhiều ngày làm việc. Nếu số lượng nhân sự có mặt thường xuyên tiệm cận hoặc vượt số chỗ ngồi hiện có, nhu cầu mở rộng cần được đưa vào kế hoạch.

Tuy nhiên, công suất sử dụng cao chưa đủ để kết luận phải thuê thêm diện tích. Doanh nghiệp cần đối chiếu với lịch làm việc, khả năng sử dụng chỗ ngồi chia sẻ và kế hoạch tuyển dụng trước khi xác định mức thiếu hụt thực tế.

1.2 Quy mô nhân sự tăng vượt sức chứa của văn phòng

Kế hoạch tăng trưởng nhân sự là căn cứ trực tiếp để doanh nghiệp xác định nhu cầu diện tích trong giai đoạn tiếp theo. Một văn phòng đang bố trí đủ chỗ cho 50 nhân sự có thể không còn phù hợp nếu doanh nghiệp dự kiến tăng lên 70 người và duy trì mô hình làm việc trực tiếp.

Khi lập kế hoạch, doanh nghiệp cần phân biệt tổng số nhân sự với số người có mặt đồng thời tại văn phòng. Đây là hai chỉ số có thể chênh lệch lớn đối với doanh nghiệp áp dụng mô hình hybrid working hoặc làm việc theo ca.

Việc dự báo nhân sự trong 12 – 24 tháng có thể được sử dụng làm khung tham khảo khi lập kế hoạch diện tích. Thời hạn dự báo cần điều chỉnh theo chu kỳ kinh doanh, kế hoạch tuyển dụng đã phê duyệt và mức độ chắc chắn của nhu cầu mở rộng.

1.3 Không gian hiện tại không đáp ứng mô hình làm việc

Văn phòng có đủ bàn làm việc vẫn có thể thiếu không gian chức năng nếu cơ cấu phòng ban hoặc cách thức vận hành thay đổi.

Một số dấu hiệu thường gặp gồm:

• Phòng họp thường xuyên kín lịch, nhân sự phải họp tại khu vực làm việc chung
• Bộ phận mới thành lập cần không gian làm việc hoặc lưu trữ riêng
• Nhóm dự án thiếu khu vực trao đổi, cộng tác và làm việc tập trung
• Hoạt động đào tạo, tiếp khách hoặc họp trực tuyến ảnh hưởng đến không gian làm việc
• Khu vực làm việc hiện tại khó điều chỉnh khi tăng số lượng nhân sự

Doanh nghiệp cần xác định công năng nào đang thiếu diện tích trước khi tìm thuê mặt bằng bổ sung.

Nếu vấn đề chủ yếu nằm ở cách bố trí, việc điều chỉnh layout mặt bằng văn phòng có thể giải quyết nhu cầu mà chưa cần tăng diện tích thuê.

1.4 Chi phí sử dụng văn phòng phát sinh vượt ngân sách

Khi mặt bằng hiện tại không đáp ứng nhu cầu vận hành, doanh nghiệp có thể phải thuê thêm chỗ ngồi bên ngoài, sử dụng phòng họp theo giờ hoặc bố trí nhân sự tại nhiều địa điểm.

Những khoản chi phí phát sinh kéo dài có thể khiến tổng ngân sách sử dụng văn phòng tăng và gây khó khăn cho việc quản lý tập trung.

Doanh nghiệp nên so sánh chi phí duy trì các giải pháp bổ sung với phương án thuê thêm diện tích tại cùng tòa nhà hoặc chuyển sang văn phòng lớn hơn.

Việc so sánh cần tính đến tiền thuê, phí vận hành, chi phí đầu tư ban đầu và nghĩa vụ hợp đồng trong cùng một thời hạn. Mục tiêu là xác định phương án đáp ứng nhu cầu sử dụng với tổng chi phí phù hợp, thay vì chỉ lựa chọn mặt bằng có đơn giá thuê thấp.

1.5 Văn phòng không còn phù hợp với nhu cầu hoạt động

Khi quy mô kinh doanh thay đổi, doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu tiếp đón đối tác, đào tạo nhân sự, tổ chức họp hoặc thành lập các bộ phận chuyên môn mới.

Nếu mặt bằng hiện tại không đủ phòng họp, khu tiếp khách hoặc không gian chức năng riêng, hoạt động vận hành có thể bị ảnh hưởng dù số lượng chỗ ngồi vẫn đáp ứng nhu cầu.

Doanh nghiệp nên đánh giá diện tích thiếu hụt theo từng khu vực sử dụng. Trường hợp chỉ cần bổ sung phòng họp hoặc không gian tiếp khách, cải tạo mặt bằng hiện hữu hoặc thuê không gian chức năng theo nhu cầu có thể phù hợp hơn mở rộng toàn bộ văn phòng.

2. Doanh nghiệp cần đánh giá gì trước khi mở rộng diện tích văn phòng?

Quyết định mở rộng cần dựa trên công suất sử dụng thực tế, kế hoạch nhân sự, khả năng khai thác mặt bằng hiện tại và ngân sách thuê đã được phê duyệt.

Bốn nhóm tiêu chí dưới đây giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu và lựa chọn phương án phù hợp.

2.1 Đo lường công suất sử dụng chỗ ngồi

Doanh nghiệp có thể tính tỷ lệ sử dụng chỗ ngồi theo công thức:

Tỷ lệ sử dụng chỗ ngồi (%) = (Số chỗ ngồi đang sử dụng / Tổng số chỗ ngồi có thể sử dụng) × 100

Ví dụ minh họa: Một văn phòng có 60 chỗ ngồi, ghi nhận 54 chỗ được sử dụng tại thời điểm khảo sát → Tỷ lệ sử dụng = 54 / 60 × 100 = 90%.

Kết quả cho thấy công suất sử dụng chỗ ngồi tại thời điểm khảo sát đạt 90%. Đây chưa phải căn cứ đầy đủ để quyết định mở rộng vì số lượng nhân sự có mặt có thể thay đổi theo ngày và lịch làm việc.

Doanh nghiệp nên ghi nhận công suất trong nhiều ngày, đặc biệt vào các thời điểm có đông nhân sự hiện diện. Dữ liệu cần được đối chiếu với kế hoạch tuyển dụng để xác định liệu sức chứa hiện tại có tiếp tục đáp ứng nhu cầu hay không.

2.2 Đối chiếu kế hoạch tuyển dụng và nhu cầu diện tích

Kế hoạch tuyển dụng cần được chuyển thành nhu cầu chỗ ngồi theo từng giai đoạn. Doanh nghiệp nên xác định số lượng nhân sự tuyển mới, thời điểm bắt đầu làm việc và tỷ lệ nhân viên có mặt đồng thời.

Các bộ phận kinh doanh, chăm sóc khách hàng, công nghệ và vận hành có thể có cách sử dụng không gian khác nhau. Vì vậy, số lượng chỗ ngồi và diện tích chức năng cần được tính theo đặc điểm hoạt động của từng bộ phận.

Đối với kế hoạch nhân sự chưa chắc chắn, doanh nghiệp nên cân nhắc phương án có khả năng mở rộng theo giai đoạn để hạn chế chi phí thuê diện tích chưa sử dụng.

2.3 Kiểm tra khả năng tái bố trí mặt bằng hiện tại

Trước khi thuê thêm diện tích, doanh nghiệp cần rà soát những khu vực sử dụng chưa hiệu quả như phòng họp ít dùng, kho lưu trữ, khu tiếp khách quá lớn hoặc không gian có thể chuyển đổi công năng.

Việc tái bố trí cần được đối chiếu với hệ thống điện, điều hòa, mạng, lối thoát nạn và các yêu cầu phòng cháy chữa cháy của tòa nhà.

Nếu mặt bằng hiện tại vẫn đáp ứng nhu cầu sau khi điều chỉnh công năng, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng mà chưa cần mở rộng.

2.4 Xác định phương án phù hợp với hiện trạng văn phòng

Sau khi đánh giá nhu cầu nhân sự và công suất sử dụng, doanh nghiệp có thể lựa chọn hướng xử lý theo bảng dưới đây.

Bảng xác định phương án phù hợp với hiện trạng văn phòng là định hướng lựa chọn ban đầu. Phương án cuối cùng cần được đánh giá thêm về ngân sách, hợp đồng thuê, điều kiện bàn giao và tiến độ triển khai.

3. Cách tính diện tích văn phòng cần mở rộng

Diện tích sàn cần mở rộng được xác định từ số chỗ ngồi dự kiến, mật độ bố trí và các khu vực chức năng cần bổ sung. Doanh nghiệp cần thống nhất cách tính diện tích sử dụng trước khi đưa ra yêu cầu tìm thuê.

3.1 Xác định diện tích văn phòng mục tiêu

Công thức tham khảo:

Diện tích văn phòng mục tiêu = Số chỗ ngồi cần bố trí × Diện tích bình quân/chỗ ngồi + Diện tích chức năng bổ sung

Trong đó:

• Số chỗ ngồi cần bố trí: Xác định theo số nhân sự có mặt đồng thời, kế hoạch tuyển dụng và phương án chia sẻ chỗ ngồi.
• Diện tích bình quân/chỗ ngồi: Định mức phục vụ bố trí nhân sự, cần xác định rõ những khu vực đã được tính.
• Diện tích chức năng bổ sung: Phòng họp, khu pantry, khu tiếp khách, lưu trữ hoặc phòng chức năng chưa nằm trong định mức.

Các nhóm mật độ 3 – 4 m²/người, 5 – 6 m²/người và 7 – 10 m²/người có thể được sử dụng làm mức tham khảo khi lập phương án diện tích. Đây là các mức phục vụ tính toán sơ bộ, không phải tiêu chuẩn pháp lý bắt buộc.

Doanh nghiệp cần lựa chọn định mức phù hợp với mô hình làm việc và tránh cộng trùng các khu vực chức năng đã được tính trong diện tích bình quân.

Khi xác định ngân sách thuê, diện tích mục tiêu cần được quy đổi theo cách đo diện tích của từng tòa nhà.

>>> Tham khảo thêm: Cách tính diện tích thuê văn phòng

3.2 Ví dụ tính diện tích văn phòng cần bổ sung

Giả sử một doanh nghiệp hiện có 50 nhân sự và dự kiến tăng lên 70 người. Doanh nghiệp muốn bố trí 70 chỗ ngồi cố định và bổ sung một số không gian chức năng.

Các thông số giả định:

• Diện tích mục tiêu = 70 × 6 + 60 = 480 m²
• Diện tích cần bổ sung = 480 – 350 = 130 m²

Với các giả định trên, doanh nghiệp cần bổ sung khoảng 130 m² diện tích sử dụng phù hợp hoặc tìm mặt bằng mới đáp ứng nhu cầu 480 m².

Kết quả này giả định toàn bộ 350 m² hiện có đều phù hợp để tiếp tục sử dụng và 60 m² diện tích chức năng chưa nằm trong định mức 6 m²/người.

Đây là ví dụ minh họa phương pháp tính, không phải dữ liệu từ một giao dịch thực tế. Khi khảo sát văn phòng, doanh nghiệp cần kiểm tra bản vẽ mặt bằng, diện tích sử dụng thực tế và cách tính diện tích gross/net để xác định diện tích thuê phù hợp.

3.3 Khi nào cần dự phòng thêm diện tích?

Doanh nghiệp nên tính diện tích dự phòng khi có kế hoạch tuyển dụng đã được phê duyệt, dự kiến thành lập phòng ban mới hoặc cần bổ sung không gian phục vụ hoạt động chuyên môn.

Mức dự phòng phụ thuộc vào tốc độ tăng trưởng nhân sự, thời hạn thuê và khả năng mở rộng của tòa nhà. Doanh nghiệp không nên áp dụng một tỷ lệ dự phòng cố định cho mọi mô hình hoạt động.

Nếu nhu cầu tăng trưởng chưa chắc chắn, phương án thuê diện tích vừa đủ kết hợp quyền ưu tiên mở rộng hoặc sử dụng văn phòng linh hoạt có thể hạn chế diện tích bỏ trống.

4. Khi nào là thời điểm phù hợp để mở rộng văn phòng?

Doanh nghiệp nên bắt đầu kế hoạch mở rộng khi đã xác định rõ nhu cầu diện tích, có ngân sách và còn đủ thời gian tìm kiếm, đàm phán, hoàn thiện mặt bằng trước khi nhân sự mới cần sử dụng.

4.1 Trước khi hợp đồng thuê hiện tại hết hạn

Giai đoạn trước khi hợp đồng thuê hết hạn là thời điểm phù hợp để doanh nghiệp xem xét gia hạn, thuê thêm diện tích tại cùng tòa nhà hoặc chuyển sang địa điểm mới. Việc chuẩn bị sớm giúp doanh nghiệp có thời gian khảo sát thị trường, so sánh mặt bằng và đàm phán điều kiện thuê.

Với phương án chuyển sang văn phòng mới, thời gian chuẩn bị cần tính đến diện tích thuê, tiến độ bàn giao, thi công nội thất và kế hoạch di dời. Ngoài ra, Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra thời hạn thông báo gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng hiện hữu để tránh phát sinh nghĩa vụ thuê ngoài dự kiến.

4.2 Khi kế hoạch nhân sự và ngân sách đã rõ ràng

Doanh nghiệp nên triển khai tìm kiếm mặt bằng khi kế hoạch tuyển dụng có đủ cơ sở thực hiện và ngân sách thuê mới đã được phê duyệt.

Mở rộng quá sớm có thể làm tăng chi phí do diện tích chưa được khai thác. Ngược lại, chờ đến khi thiếu chỗ ngồi nghiêm trọng có thể khiến doanh nghiệp phải lựa chọn mặt bằng trong thời gian ngắn và giảm khả năng đàm phán.

Thời điểm bàn giao văn phòng cần được đối chiếu với lịch tuyển dụng, tiến độ thi công và thời gian lắp đặt hạ tầng kỹ thuật.

4.3 Khi thị trường có nguồn cung và điều kiện thuê phù hợp

Thị trường có nhiều mặt bằng trống phù hợp sẽ tạo thêm lựa chọn để doanh nghiệp so sánh giá thuê, diện tích và điều kiện hợp đồng. Tuy nhiên, nguồn cung cần được đánh giá theo từng khu vực, phân khúc tòa nhà và quy mô diện tích. Một thị trường có tỷ lệ trống cao chưa chắc có sẵn mặt bằng đáp ứng yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Vì thế, trước khi quyết định, doanh nghiệp nên đối chiếu nhiều báo giá tại cùng thời điểm, kiểm tra phí dịch vụ, thời gian miễn phí thi công và điều kiện bàn giao để xác định tổng chi phí thuê thực tế.

5. Nên tái bố trí mặt bằng, thuê thêm hay chuyển văn phòng?

Doanh nghiệp có thể lựa chọn tái bố trí mặt bằng, thuê thêm diện tích tại cùng tòa nhà, chuyển sang văn phòng lớn hơn hoặc sử dụng văn phòng trọn gói trong giai đoạn chuyển tiếp.

Phương án phù hợp phụ thuộc vào mức thiếu hụt diện tích, thời gian sử dụng dự kiến, khả năng mở rộng và tổng ngân sách.

5.1 Tái bố trí mặt bằng văn phòng hiện tại

Tái bố trí phù hợp khi doanh nghiệp vẫn còn diện tích có thể khai thác nhưng cách tổ chức không gian chưa đáp ứng nhu cầu sử dụng. Các phương án gồm điều chỉnh khu làm việc chung, bố trí lại workstation, chuyển đổi phòng chức năng hoặc áp dụng chỗ ngồi chia sẻ.

Đối với doanh nghiệp có tỷ lệ nhân sự làm việc từ xa cao, việc đánh giá lại nhu cầu chỗ ngồi cố định có thể giảm diện tích cần bổ sung. Do đó, trước khi cải tạo, cần kiểm tra các điều kiện kỹ thuật và quy định vận hành của tòa nhà.

5.2 Mở rộng diện tích thuê tại cùng tòa nhà

Thuê thêm diện tích tại cùng tòa nhà phù hợp khi doanh nghiệp muốn duy trì địa chỉ hiện tại và tòa nhà vẫn đáp ứng yêu cầu về vị trí, hạ tầng và chất lượng vận hành. Doanh nghiệp nên ưu tiên diện tích liền kề hoặc cùng tầng để thuận tiện phối hợp giữa các phòng ban. Nếu thuê thêm ở tầng khác, cần đánh giá khả năng kết nối nội bộ, lưu thông thang máy và chi phí vận hành phát sinh.

Trước khi quyết định mở rộng, doanh nghiệp cần xác nhận diện tích trống, thời điểm bàn giao, thời hạn thuê và phương pháp tính diện tích. Các điều khoản thương mại của phần diện tích bổ sung cũng cần được đối chiếu với hợp đồng hiện hữu để đảm bảo tính đồng bộ và hạn chế phát sinh chi phí.

5.3 Chuyển sang văn phòng mới có diện tích lớn hơn

Chuyển sang văn phòng mới phù hợp khi tòa nhà hiện tại không còn diện tích trống đáp ứng nhu cầu hoặc hạ tầng kỹ thuật không phù hợp với quy mô hoạt động mới. Phương án này giúp doanh nghiệp tổ chức lại không gian làm việc, tập trung các phòng ban trong cùng mặt bằng và lựa chọn diện tích phù hợp với kế hoạch phát triển dài hạn.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần dự trù chi phí di dời, hoàn trả mặt bằng cũ, hoàn thiện nội thất và thời gian thuê chồng lấn giữa hai địa điểm. Việc chuyển văn phòng cần có kế hoạch triển khai rõ ràng, đồng bộ với thời hạn hợp đồng và tiến độ bàn giao để hạn chế gián đoạn hoạt động.

5.4 Sử dụng văn phòng trọn gói trong giai đoạn chuyển tiếp

Văn phòng trọn gói phù hợp khi doanh nghiệp cần bổ sung chỗ ngồi nhanh, triển khai dự án có thời hạn hoặc chưa xác định chắc chắn quy mô tăng trưởng. Với nội thất, internet, phòng họp và các dịch vụ vận hành cơ bản có sẵn, doanh nghiệp có thể đưa nhân sự vào làm việc mà không cần đầu tư hoàn thiện mặt bằng từ đầu.

Trước khi lựa chọn, doanh nghiệp cần so sánh chi phí theo số chỗ ngồi, thời hạn thuê, các dịch vụ đã bao gồm và giới hạn sử dụng phòng họp. Tham khảo danh sách văn phòng trọn gói để tìm phương án phù hợp với nhu cầu mở rộng ngắn hạn và ngân sách dự kiến.

6. Chi phí và rủi ro khi mở rộng diện tích văn phòng

Doanh nghiệp cần đánh giá tổng ngân sách sử dụng văn phòng trong thời hạn thuê, bao gồm chi phí định kỳ, khoản đầu tư ban đầu và các nghĩa vụ hợp đồng.

6.1 Các khoản chi phí cần dự trù

Để đánh giá hiệu quả tài chính, doanh nghiệp có thể tính tổng chi phí sử dụng bình quân trên mỗi nhân sự.

Tổng chi phí sử dụng/nhân sự/tháng = Tổng chi phí sử dụng văn phòng hàng tháng / Số nhân sự sử dụng văn phòng

Các khoản chi phí định kỳ cần được tính theo cùng kỳ. Chi phí đầu tư ban đầu có thể phân bổ theo thời hạn sử dụng dự kiến để phục vụ việc so sánh phương án, nhưng vẫn phải được ghi nhận riêng trong kế hoạch dòng tiền.

Ví dụ minh họa: Nếu tổng chi phí sử dụng văn phòng hàng tháng là 180 triệu đồng cho 60 nhân sự, chi phí bình quân tương ứng là 3 triệu đồng/người/tháng.

Khi so sánh với phương án mở rộng, doanh nghiệp cần sử dụng cùng phạm vi chi phí và số lượng nhân sự dự kiến. Đơn giá thuê trên mỗi m² thấp hơn chưa chắc đồng nghĩa với tổng ngân sách sử dụng thấp hơn.

6.2 Rủi ro khi mở rộng văn phòng quá sớm

Mở rộng văn phòng khi nhu cầu nhân sự chưa được xác định rõ có thể dẫn đến diện tích bỏ trống, làm tăng chi phí thuê và vận hành hàng tháng. Nếu doanh nghiệp đầu tư thiết kế, thi công nội thất cho phần diện tích chưa sử dụng, khoản vốn đầu tư ban đầu cũng có thể mất nhiều thời gian hơn để phát huy hiệu quả.

Rủi ro này đặc biệt đáng cân nhắc với doanh nghiệp có kế hoạch tuyển dụng phụ thuộc vào kết quả kinh doanh hoặc các dự án chưa được phê duyệt. Trước khi mở rộng, doanh nghiệp cần đối chiếu nhu cầu diện tích với kế hoạch nhân sự, khả năng tài chính và tiến độ phát triển thực tế.

6.3 Rủi ro khi mở rộng văn phòng quá muộn

Chậm mở rộng diện tích có thể khiến doanh nghiệp thiếu chỗ ngồi, phải thuê không gian làm việc tạm thời hoặc tổ chức di dời trong thời gian gấp. Tình trạng quá tải kéo dài còn ảnh hưởng đến khả năng bố trí nhân sự, sử dụng phòng họp và phối hợp giữa các bộ phận.

Bên cạnh đó, thời gian khảo sát và đàm phán bị rút ngắn có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ mặt bằng phù hợp hoặc phải chấp nhận điều kiện thuê chưa tối ưu. Vì vậy, kế hoạch mở rộng nên được xây dựng dựa trên dự báo nhân sự, công suất sử dụng thực tế và thời hạn hợp đồng hiện hữu.

7. Quy trình mở rộng diện tích văn phòng

Doanh nghiệp có thể triển khai kế hoạch mở rộng theo sáu bước, từ đánh giá hiện trạng đến đưa không gian mới vào vận hành.

• Bước 1 – Đánh giá hiện trạng sử dụng: Kiểm tra số chỗ ngồi, công suất cao điểm, phòng họp, khu chức năng và hạn chế của mặt bằng hiện tại.
• Bước 2 – Dự báo nhu cầu nhân sự: Xác định số lượng nhân sự dự kiến, thời điểm tuyển dụng và số chỗ ngồi cần bố trí.
• Bước 3 – Tính toán diện tích và ngân sách: Xác định diện tích mục tiêu, nhu cầu dự phòng, chi phí thuê và khoản đầu tư ban đầu.
• Bước 4 – So sánh các phương án: Đánh giá khả năng tái bố trí, thuê thêm tại cùng tòa nhà, chuyển địa điểm hoặc sử dụng văn phòng trọn gói.
• Bước 5 – Khảo sát và đàm phán: Kiểm tra mặt bằng thực tế, điều kiện bàn giao, hệ thống kỹ thuật, phí dịch vụ và các điều khoản hợp đồng.
• Bước 6 – Triển khai và vận hành: Lập kế hoạch thiết kế, thi công, lắp đặt thiết bị, bố trí nhân sự và nghiệm thu trước khi sử dụng.

Checklist trước khi mở rộng diện tích văn phòng

• Đã ghi nhận công suất sử dụng chỗ ngồi vào các ngày cao điểm
• Có kế hoạch nhân sự và thời điểm tuyển dụng dự kiến
• Đã đánh giá khả năng tái bố trí mặt bằng hiện tại
• Đã tính diện tích mục tiêu và nhu cầu dự phòng
• Có ngân sách thuê, vận hành và đầu tư ban đầu
• Đã kiểm tra thời hạn hợp đồng và điều kiện mở rộng
• Có ít nhất hai phương án để so sánh chi phí và vận hành

Nếu lựa chọn chuyển địa điểm, doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm kế hoạch di dời, bàn giao mặt bằng cũ và kiểm tra hạ tầng trước ngày làm việc tại văn phòng mới.

8. Maison Office hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng diện tích văn phòng

Việc mở rộng diện tích văn phòng đòi hỏi doanh nghiệp đánh giá kỹ nhu cầu sử dụng, kế hoạch tăng trưởng nhân sự và ngân sách thuê để lựa chọn phương án phù hợp. Với kinh nghiệm tư vấn thị trường văn phòng cho thuê, Maison Office hỗ trợ doanh nghiệp xác định diện tích cần bổ sung, tìm kiếm và so sánh các mặt bằng đáp ứng yêu cầu về vị trí, quy mô, chất lượng tòa nhà và chi phí vận hành.

Maison Office đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình cập nhật diện tích trống, khảo sát thực tế, phân tích báo giá và đàm phán điều kiện thuê. Doanh nghiệp có thể tham khảo các lựa chọn văn phòng cho thuê TP.HCM, văn phòng cho thuê Hà Nội và văn phòng cho thuê Đà Nẵng để xây dựng danh sách mặt bằng phù hợp với kế hoạch mở rộng.

Liên hệ Maison Office để nhận danh sách văn phòng phù hợp, cập nhật diện tích trống và báo giá mới nhất, sắp xếp khảo sát thực tế và được hỗ trợ so sánh, đàm phán điều kiện thuê.

>> Xem thêm:

• 9 Bước Lập Kế Hoạch Chuyển Văn Phòng Từ A Đến Z
• 5 Công Việc Cần Chuẩn Bị Khi Chuyển Văn Phòng
• Cách Xem Ngày Tốt Chuyển Văn Phòng Đón Tài Lộc 2026

9. Câu hỏi thường gặp khi mở rộng diện tích văn phòng

9.1 Doanh nghiệp nhỏ có nên mở rộng văn phòng không?

Doanh nghiệp nhỏ nên cân nhắc mở rộng khi diện tích hiện tại không đáp ứng nhu cầu chỗ ngồi hoặc công năng sử dụng và đã có kế hoạch nhân sự rõ ràng. Nếu tình trạng thiếu chỗ chỉ xuất hiện trong một số ngày, doanh nghiệp nên đánh giá lại lịch làm việc và khả năng bố trí mặt bằng. Văn phòng trọn gói cũng là phương án phù hợp để đáp ứng nhu cầu tăng nhân sự trong thời gian ngắn.

9.2 Tỷ lệ sử dụng chỗ ngồi bao nhiêu thì cần mở rộng?

Không có một tỷ lệ sử dụng chỗ ngồi cố định áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Nhu cầu mở rộng cần được xác định khi số chỗ ngồi thường xuyên không đáp ứng lượng nhân sự có mặt, đặc biệt trong các ngày cao điểm. Doanh nghiệp nên đo lường công suất sử dụng trong nhiều ngày, đối chiếu kế hoạch tuyển dụng và đánh giá khả năng tái bố trí trước khi quyết định thuê thêm diện tích.

9.3 Mở rộng văn phòng có cần thay đổi hợp đồng thuê không?

Việc mở rộng có thể cần ký phụ lục hợp đồng hoặc hợp đồng thuê riêng, tùy theo phương án và điều khoản hiện hữu. Nếu thuê thêm diện tích tại cùng tòa nhà, doanh nghiệp cần thương lượng thời hạn thuê, đơn giá, phí dịch vụ và điều kiện bàn giao cho phần diện tích bổ sung. Trường hợp chuyển văn phòng, cần kiểm tra nghĩa vụ chấm dứt hợp đồng cũ, hoàn trả mặt bằng và các điều khoản thuê mới.

9.4 Nên mở rộng văn phòng trước hay sau tuyển dụng?

Doanh nghiệp nên chuẩn bị phương án mở rộng trước thời điểm nhân sự mới cần sử dụng chỗ ngồi. Thời gian triển khai phụ thuộc vào diện tích thuê, tình trạng bàn giao, phê duyệt ngân sách và yêu cầu thi công. Với văn phòng truyền thống cần hoàn thiện nội thất, việc khảo sát nên bắt đầu sớm. Trường hợp cần bổ sung nhân sự trong thời gian ngắn, doanh nghiệp có thể cân nhắc văn phòng trọn gói để đáp ứng nhu cầu chuyển tiếp.

9.5 Mở rộng văn phòng có cần thiết kế lại toàn bộ mặt bằng không?

Doanh nghiệp không bắt buộc thiết kế lại toàn bộ văn phòng khi mở rộng diện tích. Nếu thuê thêm không gian liền kề, có thể chỉ cần cải tạo phần diện tích bổ sung và điều chỉnh các khu vực kết nối. Khi việc mở rộng làm thay đổi cơ cấu phòng ban hoặc hệ thống vận hành, cần kiểm tra lại điện, điều hòa, hạ tầng mạng, lối thoát nạn và các yêu cầu kỹ thuật trước khi triển khai.

9.6 Khi nào nên chuyển sang văn phòng lớn hơn thay vì thuê thêm diện tích?

Doanh nghiệp nên chuyển sang văn phòng lớn hơn khi tòa nhà hiện tại không còn đủ diện tích trống, việc thuê thêm nhiều tầng gây bất tiện hoặc hạ tầng kỹ thuật không đáp ứng quy mô mới. Trước khi quyết định, cần so sánh tổng chi phí thuê, chi phí di dời, thời hạn sử dụng và khả năng tập trung phòng ban. Nếu tòa nhà hiện tại còn diện tích phù hợp, mở rộng tại chỗ là phương án nên khảo sát trước.

Bùi Đức Huy

Deputy Director at Maison Office

Với 10+ năm kinh nghiệm tư vấn, phân tích thị trường và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.