Chi phí điện nước và điều hòa trung tâm được tính như thế nào?

Chi phí điện nước và điều hòa trung tâm là ba khoản quan trọng trong tổng chi phí vận hành văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách hằng tháng của doanh nghiệp. Mỗi tòa nhà áp dụng một cách tính khác nhau, từ giá điện EVN, đơn giá nội bộ, công tơ riêng cho đến phí điều hòa theo giờ, khiến nhiều đơn vị khó dự trù chi phí chính xác. Hiểu rõ cách tính và các yếu tố ảnh hưởng giúp doanh nghiệp đánh giá đúng mức độ phù hợp của từng tòa nhà, đồng thời tối ưu chi phí ngay từ giai đoạn khảo sát và ký hợp đồng thuê văn phòng.

1. Vì sao cần hiểu rõ chi phí điện nước và điều hòa trung tâm?

Việc nắm rõ chi phí điện nước và điều hòa trung tâm mang lại cho doanh nghiệp lợi thế lớn trong quản lý vận hành và hoạch định tài chính:

• Lập kế hoạch ngân sách chính xác: Giúp doanh nghiệp chủ động dự trù chi phí hằng tháng, đặc biệt với các khoản dễ biến động như giá điện nội bộ, phí nước khoán và phí điều hòa ngoài giờ.
• Tăng lợi thế khi đàm phán hợp đồng: Hiểu rõ mô hình tính phí (giá EVN, giá nội bộ, công tơ riêng, Overtime AC) giúp doanh nghiệp đàm phán hiệu quả về điều khoản thuê, chi phí dịch vụ và phạm vi sử dụng điều hòa trong giờ – ngoài giờ.
• Tối ưu chi phí vận hành dài hạn: Khi hiểu rõ cấu trúc chi phí, doanh nghiệp dễ dàng xây dựng giải pháp tiết kiệm năng lượng, lựa chọn loại hình văn phòng phù hợp và kiểm soát mức tiêu thụ thực tế để giảm chi phí tổng.
• Tránh rủi ro chi phí ẩn: Nhiều tòa nhà phát sinh chi phí ngoài dự kiến như phí điều hòa theo giờ, phí điện theo bậc hoặc phí nước khoán. Hiểu trước cách tính giúp doanh nghiệp tránh bị đội chi phí sau khi vào vận hành.
• Hỗ trợ hạch toán và kiểm soát nội bộ: Kế toán dễ đối chiếu hóa đơn, đảm bảo tính minh bạch trong hạch toán chi phí điện – nước – điều hòa theo đúng quy định.

2. Chi phí điện nước và điều hòa trung tâm được tính như thế nào?

Giá thuê văn phòng tại các tòa nhà thường được tính dựa trên diện tích, nhưng chi phí điện nước lại được tính theo nhiều mô hình khác nhau.

2.1 Cách tính chi phí điện văn phòng

Chi phí điện tại các tòa nhà văn phòng được áp dụng theo nhiều mô hình khác nhau tùy vào hệ thống kỹ thuật, chính sách vận hành và hạng tòa nhà. Dưới đây là ba cách tính phổ biến nhất trên thị trường hiện nay.

2.1.1 Tính theo giá điện kinh doanh nhà nước

Đây là hình thức minh bạch nhất, áp dụng theo biểu giá điện kinh doanh của EVN, bao gồm phân cấp theo điện áp và khung giờ sử dụng (giờ bình thường, thấp điểm và cao điểm).

Công thức tính:

Tiền điện = Số kWh tiêu thụ × Đơn giá điện kinh doanh EVN 

2.1.2 Tính theo khung giá chung của tòa nhà

Nhiều tòa nhà, đặc biệt ở phân khúc hạng A – B, không áp dụng giá điện EVN trực tiếp mà tính theo đơn giá nội bộ do ban quản lý tòa nhà quy định. Mức giá này thường cao hơn giá điện của EVN vì đã cộng thêm:

• Chi phí hao hụt kỹ thuật
• Vận hành và bảo trì hệ thống điện
• Hệ thống chiếu sáng – điều khiển khu vực công cộng
• Nhân sự kỹ thuật trực vận hành

Công thức tính: 

Tiền điện = Số kWh tiêu thụ × Đơn giá điện nội bộ tòa nhà 

Ví dụ thực tế: 

• Tòa nhà hạng A: khoảng 3.000 – 3.500 đ/kWh
• Tòa nhà hạng B: khoảng 3.200 – 3.400 đ/kWh
• Tòa nhà hạng C: khoảng 3.400 – 3.600 đ/kWh 

2.1.3 Tính khoán theo diện tích hoặc mức cố định

Một số văn phòng trọn gói (Serviced Office) hoặc văn phòng chia sẻ áp dụng hình thức khoán chi phí điện theo diện tích hoặc đưa vào mức phí cố định hàng tháng.

Lưu ý doanh nghiệp: Khi sử dụng gói khoán, cần hỏi rõ phạm vi bao gồm: điện sinh hoạt, điện điều hòa, điện ổ cắm thiết bị công suất cao (server, máy in tốc độ cao, máy sấy), tránh phát sinh ngoài dự kiến. 

2.2 Cách tính chi phí nước văn phòng

Tương tự chi phí điện, chi phí nước tại các tòa nhà văn phòng được áp dụng theo hai mô hình chính: tính theo công tơ thực tế hoặc tính khoán theo diện tích hoặc số lượng nhân sự. Việc hiểu rõ cách tính giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát mức tiêu thụ và dự trù ngân sách chính xác hơn.

2.2.1 Tính theo công tơ nước riêng

Đây là mô hình phổ biến tại các tòa nhà hạng B và hạng C, nơi mỗi văn phòng được lắp đồng hồ nước riêng để ghi nhận chính xác mức tiêu thụ.

Công thức tính: 

Tiền nước = Số m³ tiêu thụ × Đơn giá nước theo quy định của cấp nước địa phương 

Lưu ý: Một số tòa nhà áp dụng phí xử lý nước thải theo tỷ lệ % trên tổng tiền nước → cần làm rõ trong phụ lục hợp đồng.

2.2.2 Tính khoán theo số nhân sự hoặc theo diện tích

Chi phí nước tính khoán theo số nhân sự hoặc theo diện tích thường được áp dụng tại các văn phòng trọn gói, coworking space, tòa nhà không lắp công tơ riêng cho từng văn phòng hay các diện tích nhỏ dưới 20 đến 30m².

Cách tính phổ biến:

• Khoán theo diện tích: đ/m²/tháng
• Khoán theo số nhân sự: đ/người/tháng
• Khoán theo phòng: mức cố định không dựa theo tiêu thụ

Lưu ý doanh nghiệp khi dùng gói khoán: 

• Hỏi rõ mức khoán bao gồm những khu vực nào: pantry, restroom, khu vực công cộng.
• Làm rõ các phụ phí bổ sung: phí nước cho máy pha cà phê công suất lớn, máy rửa chén, bình lọc RO.
• Kiểm tra xem phí nước khoán đã bao gồm phí xử lý nước thải hay chưa.

3. Quy tắc tính chi phí điều hòa trung tâm

Điều hòa trung tâm là một trong những yếu tố ảnh hưởng lớn nhất đến chi phí vận hành văn phòng, đặc biệt tại các tòa nhà hạng A và B. Mỗi hệ thống điều hòa có cơ chế vận hành và cách tính phí khác nhau, vì vậy doanh nghiệp cần hiểu rõ để dự trù ngân sách và tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

3.1 Phân loại hệ thống điều hòa

Tòa nhà văn phòng hiện nay thường sử dụng ba mô hình điều hòa chính, tùy cấu trúc kỹ thuật và tiêu chuẩn công trình:

3.2 Cách tính chi phí điều hòa trung tâm phổ biến

Trong giờ hành chính (thường 8:00 – 18:00), chi phí điều hòa trung tâm được áp dụng theo hai hình thức chính:

Bao gồm trong phí dịch vụ tòa nhà 

• Phổ biến tại tòa nhà hạng A – B
• Điều hòa vận hành trong toàn bộ giờ làm việc tiêu chuẩn
• Doanh nghiệp không trả thêm phí khi sử dụng trong giờ hành chính

Tính riêng theo mức tiêu thụ nội bộ 

• Một số tòa nhà có hệ thống đo riêng cho điều hòa
• Áp dụng khi doanh nghiệp dùng phòng kỹ thuật, phòng server cần làm lạnh liên tục
• Mức tính theo kWh hoặc theo FCU riêng

3.3 Chi phí điều hòa ngoài giờ và các mô hình tính theo giờ

Chi phí điều hòa ngoài giờ (Overtime AC) là một trong những khoản phát sinh lớn nhất khi thuê văn phòng. Cách tính phụ thuộc hoàn toàn vào hệ thống kỹ thuật của tòa nhà:

Lưu ý quan trọng: Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng đơn giá AC Overtime, thời gian tối thiểu phải trả phí (thường là 2-4 giờ/lần yêu cầu) ngay trong hợp đồng. 

4. Yếu tố ảnh hưởng đến chi phí điện nước và điều hòa trung tâm

Chi phí điện, nước và điều hòa trung tâm phụ thuộc vào nhiều yếu tố liên quan đến loại hình văn phòng, cơ sở hạ tầng tòa nhà và nhu cầu vận hành thực tế. Hiểu rõ các yếu tố này giúp doanh nghiệp ước tính ngân sách chính xác và tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

4.1 Loại hình và diện tích văn phòng

Mỗi loại văn phòng có mức tiêu thụ khác nhau. Văn phòng truyền thống sử dụng điện – nước theo diện tích và mật độ nhân sự nên chi phí tăng theo quy mô và thời gian hoạt động. Ngược lại, văn phòng trọn gói hoặc coworking thường đã bao gồm chi phí cơ bản trong gói dịch vụ, nhưng có thể phát sinh phụ phí điều hòa ngoài giờ hoặc thiết bị công suất cao. Diện tích lớn hơn đồng nghĩa nhu cầu làm lạnh và chiếu sáng cao hơn.

4.2 Vị trí và hạng tòa nhà văn phòng

Các tòa nhà hạng A tại khu trung tâm có hệ thống kỹ thuật hiện đại và đơn giá điện nội bộ cao hơn, kéo theo phí điều hòa ngoài giờ lớn. Tòa nhà hạng B linh hoạt hơn về mức giá, trong khi hạng C hoặc văn phòng ngoại vi thường sử dụng điều hòa cục bộ và tính điện theo công tơ riêng, giúp dễ kiểm soát chi phí. Vị trí trung tâm cũng thường đi kèm chi phí vận hành cao hơn.

4.3 Mức độ hiện đại và cơ sở hạ tầng tòa nhà

Tòa nhà có hệ thống điều hòa trung tâm, lớp cách nhiệt và kính Low-E giúp tối ưu năng lượng nhưng chi phí vận hành thường cao hơn. Ngược lại, tòa nhà cũ hoặc thiếu cách nhiệt khiến điều hòa phải chạy lâu hơn, làm chi phí điện tăng. Hệ thống chiếu sáng LED và quản lý năng lượng BMS giúp giảm đáng kể mức tiêu thụ.

4.4 Chính sách tòa nhà và hợp đồng

Khung giờ điều hòa tiêu chuẩn, đơn giá điện nội bộ, phí xử lý nước thải và phụ phí cho thiết bị công suất lớn đều ảnh hưởng đến chi phí vận hành. Một số tòa nhà còn điều chỉnh phí dịch vụ hằng năm. Doanh nghiệp cần xem kỹ bảng giá và điều khoản hợp đồng để tránh chi phí ẩn, đặc biệt liên quan đến điều hòa ngoài giờ.

4.5 Đặc thù ngành nghề và mức tiêu thụ thực tế

Ngành nghề hoạt động quyết định mức tiêu thụ điện. Doanh nghiệp IT, call center hoặc vận hành server tiêu thụ nhiều điện hơn so với văn phòng hành chính. Các đơn vị thường xuyên làm việc ngoài giờ cũng sẽ phát sinh chi phí điều hòa đáng kể. Nhu cầu sử dụng cao dẫn đến chi phí vận hành tăng tương ứng.

5. Bí quyết chiến lược tối ưu chi phí điện nước và điều hòa trung tâm

Tối ưu chi phí vận hành đòi hỏi doanh nghiệp kết hợp cả kiểm tra hợp đồng, ứng dụng kỹ thuật và xây dựng thói quen sử dụng năng lượng hiệu quả. Dưới đây là ba nhóm giải pháp quan trọng cần áp dụng ngay từ giai đoạn khảo sát tòa nhà.

5.1 Kiểm tra và thương lượng chi phí trước khi ký hợp đồng

• Xác minh chi tiết đơn giá điện áp dụng: EVN hay giá nội bộ tòa nhà.
• Làm rõ cách tính nước: theo công tơ hay khoán theo diện tích/nhân sự.
• Kiểm tra phí điều hòa ngoài giờ (Overtime AC): đơn giá/giờ, thời gian tối thiểu, cách yêu cầu bật máy.
• Hỏi rõ phụ phí cho phòng server, thiết bị công suất cao hoặc nhu cầu lạnh 24/7.
• Yêu cầu tòa nhà cung cấp bảng giá điện – nước – AC bằng văn bản để lưu hồ sơ và đối chiếu.
• Thương lượng khả năng lắp công tơ điện hoặc công tơ lạnh riêng để minh bạch mức tiêu thụ.

5.2 Giải pháp kỹ thuật và công nghệ

• Sử dụng thiết bị đạt nhãn năng lượng cao (điều hòa Inverter, máy in tiết kiệm điện…).
• Lắp cảm biến chuyển động ở hành lang, phòng họp ít dùng để giảm chiếu sáng dư thừa.
• Tận dụng ánh sáng tự nhiên để giảm tải hệ thống đèn vào ban ngày.
• Áp dụng BMS hoặc hệ thống quản lý năng lượng để theo dõi mức tiêu thụ theo khu vực.
• Tối ưu nhiệt độ điều hòa ở mức khuyến nghị (khoảng 24–26°C) để tiết kiệm điện.

5.3 Yếu tố con người và vận hành

• Xây dựng quy định tắt thiết bị sau giờ làm hoặc khi không sử dụng.
• Hạn chế sử dụng thiết bị công suất lớn ngoài giờ nếu không thật sự cần thiết.
• Tổ chức truyền thông nội bộ về thói quen tiết kiệm điện – nước.
• Bảo trì định kỳ hệ thống điều hòa, lọc gió, quạt thông gió để đảm bảo hoạt động tối ưu.
• Phân công bộ phận vận hành theo dõi chỉ số điện – nước hằng tháng để phát hiện bất thường.

6. Hạch toán chi phí điện nước và điều hòa trung tâm

Việc hạch toán đúng chi phí điện, nước và điều hòa trung tâm giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch tài chính, tuân thủ quy định kế toán và dự trù ngân sách vận hành chính xác hơn. Dưới đây là các nguyên tắc và lưu ý quan trọng khi thực hiện.

6.1 Hạch toán tiền điện nước

• Ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh: Chi phí điện – nước được hạch toán vào tài khoản chi phí hoạt động (tùy mô hình doanh nghiệp) theo đúng giá trị thực tế ghi trên hóa đơn.
• Bám theo mức tiêu thụ thực tế: Trường hợp có công tơ riêng, doanh nghiệp căn cứ số kWh và m³ để ghi nhận rõ ràng; nếu sử dụng chi phí khoán, cần ghi đúng theo mức phí thỏa thuận trong hợp đồng.
• Đối chiếu với thông báo của tòa nhà: Kiểm tra số liệu tiêu thụ, đơn giá và kỳ thanh toán để đảm bảo tính chính xác trước khi ghi nhận chi phí.

6.2 Thuế VAT và hóa đơn

• Xác định thuế VAT theo từng loại phí: Tiền điện – nước thường áp dụng mức VAT theo quy định Nhà nước hoặc do tòa nhà xuất hóa đơn tổng hợp (tùy chính sách).
• Yêu cầu hóa đơn riêng khi có thể: Việc tách riêng hóa đơn cho tiền điện hoặc nước giúp doanh nghiệp dễ dàng hạch toán, đối chiếu và khấu trừ thuế (nếu đủ điều kiện).
• Lưu ý về hóa đơn nội bộ tòa nhà: Một số tòa nhà xuất hóa đơn thương mại thay vì hóa đơn điện lực → doanh nghiệp cần nắm rõ để hạch toán chính xác và tuân thủ quy định.\

6.3 Chi phí điều hòa (Overtime AC) hạch toán thế nào?

• Hạch toán vào chi phí dịch vụ hoặc chi phí vận hành: Phí điều hòa ngoài giờ được xem là khoản chi phát sinh thêm và được ghi nhận chung vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp.
• Căn cứ vào bảng tính Overtime AC của tòa nhà: Tòa nhà sẽ gửi bảng kê chi tiết theo giờ, theo m² hoặc theo FCU → doanh nghiệp đối chiếu và ghi nhận chi phí tương ứng trong kỳ.
• Phân bổ chi phí theo phòng ban (nếu cần): Với doanh nghiệp có nhiều bộ phận làm việc ngoài giờ, chi phí Overtime AC có thể phân bổ theo từng đơn vị để phản ánh chính xác mức tiêu thụ.

Nhìn chung, việc tìm hiểu và quản lý chi phí điện, nước và điều hòa trung tâm là một bước không thể thiếu để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh. Từ việc nắm rõ cách tính, đàm phán hợp đồng, cho đến áp dụng các giải pháp kỹ thuật, mỗi hành động nhỏ đều góp phần tạo nên sự ổn định tài chính bền vững cho doanh nghiệp.

8. (FAQ) – Một số câu hỏi thường gặp

8.1 Điều hòa trung tâm có tính riêng tiền điện không?

Trong giờ hành chính (giờ quy định của tòa nhà), chi phí vận hành điều hòa trung tâm thường được tính gộp vào Phí quản lý hàng tháng (Management Fee). Chi phí riêng chỉ phát sinh khi doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng ngoài giờ.

8.2 Làm việc ngoài giờ có phải trả phí điều hòa không?

Có. Khi làm việc ngoài giờ hành chính, doanh nghiệp bắt buộc phải trả phí điều hòa ngoài giờ (Overtime AC Fee), thường tính theo giờ và có mức phí tối thiểu cho mỗi lần bật (ví dụ: tối thiểu 3-4 giờ).

8.3 Nước văn phòng tính theo tiêu thụ hay khoán?

Phổ biến nhất là tính theo tiêu thụ thực tế thông qua công tơ riêng (đảm bảo minh bạch). Tuy nhiên, một số mô hình văn phòng nhỏ hoặc văn phòng chia sẻ có thể áp dụng hình thức khoán cố định theo m² hoặc theo số lượng nhân viên.

8.4 Giá điện văn phòng có chịu thuế VAT không?

Có, chi phí điện cho thuê văn phòng chịu thuế VAT (thường 10%) theo quy định hiện hành.

8.5 Công tơ riêng có phải doanh nghiệp tự thanh toán với điện lực không?

Thông thường, ngay cả khi có công tơ riêng, doanh nghiệp vẫn thanh toán cho Ban quản lý tòa nhà. Ban quản lý sẽ tổng hợp và thanh toán chung cho Công ty Điện lực, sau đó xuất hóa đơn riêng cho từng doanh nghiệp.

Yến Loan

Nhà biên tập và sản xuất nội dung tại Maison Office.
Có hơn 3 năm kinh nghiệm sản xuất nội dung trong lĩnh vực bất động sản và nội thất văn phòng. Với hiểu biết và kiến thức của mình, tôi luôn cố gắng tạo ra những bài viết có tính chuyên môn cao, mang đến giá trị thông tin cho khách hàng.