Văn Phòng Đại Diện Có Cần Phải Nộp Lệ Phí Môn Bài Không?   

Văn phòng đại diện là đơn vị trực thuộc doanh nghiệp, được thành lập để mở rộng thị trường và đại diện cho doanh nghiệp tại các địa phương. Nhiều doanh nghiệp băn khoăn liệu văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài hay không? Trong những trường hợp nào phải nộp? Trường hợp nào được miễn? Cũng như mức lệ phí và thời hạn nộp áp dụng ra sao cho từng văn phòng đại diện?

>>> Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tìm văn phòng đáp ứng tiêu chuẩn đặt trụ sở hợp pháp, có thể tham khảo danh mục cho thuê văn phòng TP.HCM và cho thuê văn phòng Hà Nội để lựa chọn địa điểm phù hợp.

1. Lệ phí môn bài là gì?

Theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP và Thông tư 302/2016/TT-BTC, lệ phí môn bài (hay còn gọi là thuế môn bài) là loại thuế trực thu mà cá nhân, hộ kinh doanh và tổ chức sản xuất, kinh doanh phải nộp hàng năm cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Mức lệ phí môn bài được xác định dựa trên:

• Vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư đối với các tổ chức, doanh nghiệp;
• Doanh thu năm trước đối với cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh.

Trường hợp doanh nghiệp tăng vốn điều lệ thông qua hình thức góp vốn, mức lệ phí môn bài cũng sẽ được điều chỉnh tương ứng. Đây là căn cứ quan trọng để cơ quan thuế tính toán nghĩa vụ tài chính, đồng thời giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật.

2. Văn phòng đại diện có phải nộp lệ phí môn bài không?

Theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, văn phòng đại diện là đơn vị trực thuộc doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền để bảo vệ và thúc đẩy lợi ích của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh trực tiếp của doanh nghiệp.

Như vậy, văn phòng đại diện có thể thuộc diện nộp lệ phí môn bài tùy vào bản chất hoạt động. Theo Công văn 1279/TCT-CS của Tổng cục Thuế, quy định chi tiết gồm hai trường hợp:

(1) Phải nộp lệ phí môn bài: Văn phòng đại diện thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ và tạo ra doanh thu. Khi đó, văn phòng đại diện bắt buộc kê khai và nộp thuế môn bài.

(2) Được miễn lệ phí môn bài: Văn phòng đại diện chỉ thực hiện chức năng đại diện, liên lạc, nghiên cứu thị trường hoặc xúc tiến thương mại mà không tham gia trực tiếp vào kinh doanh. Ví dụ, nếu văn phòng đại diện chỉ nghiên cứu thị trường hoặc chăm sóc khách hàng, không bán hàng hay cung cấp dịch vụ, thì sẽ được miễn nộp lệ phí môn bài.

Lưu ý quan trọng:

• Văn phòng đại diện không phát sinh doanh thu từ bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ thì không bắt buộc phát hành và sử dụng hóa đơn.
• Tuy nhiên, đối với các sắc thuế phát sinh (nếu có), văn phòng đại diện vẫn phải nộp hồ sơ khai thuế theo tháng hoặc quý.
• Văn phòng đại diện phải khấu trừ, kê khai và nộp thuế TNCN cho nhân sự theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Như vậy, việc xác định văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài phụ thuộc vào bản chất hoạt động kinh doanh thực tế, không dựa vào tên gọi hay giấy phép thành lập.

3. Quy định về nộp thuế lệ môn bài văn phòng đại diện

Khi văn phòng đại diện thuộc diện phải nộp thuế môn bài, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định về mức thu, hồ sơ kê khai, nơi nộp, thời hạn kê khai và thời hạn nộp tiền. Việc tuân thủ đầy đủ các bước này giúp doanh nghiệp tránh rủi ro phạt chậm nộp và đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế.

3.1 Mức lệ phí môn bài hiện hành

Theo điểm c khoản 1 Điều 4 Thông tư 302/2016/TT-BTC, mức thu lệ phí môn bài áp dụng cho văn phòng đại diện là 1.000.000 đồng/năm.

Lưu ý về cách tính lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập:

• Nếu văn phòng đại diện được thành lập trong 6 tháng đầu năm (từ 01/01 đến 30/06), doanh nghiệp phải nộp toàn bộ mức lệ phí môn bài của năm.
• Nếu văn phòng đại diện được thành lập trong 6 tháng cuối năm (từ 01/07 đến 31/12), doanh nghiệp chỉ cần nộp 50% mức lệ phí môn bài của năm.

Đối với các năm tiếp theo, văn phòng đại diện sẽ nộp đầy đủ mức lệ phí môn bài 1.000.000 đồng/năm, không áp dụng miễn giảm như năm đầu tiên.

3.2 Mẫu tờ kê khai lệ phí môn bài

Tờ khai lệ phí môn bài theo Mẫu 01/LPMB, được quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Doanh nghiệp hoặc văn phòng đại diện cần sử dụng mẫu tờ khai lệ phí môn bài năm 2025 mới nhất khi thực hiện kê khai và nộp thuế.

3.3 Nơi nộp tờ khai lệ phí môn bài

Căn cứ Điều 7 Thông tư 302/2016/TT-BTC, nơi nộp tờ khai được xác định như sau:

• Văn phòng đại diện kê khai tại Cơ quan thuế quản lý trực tiếp nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện.
• Nếu văn phòng đại diện nằm khác tỉnh, thành phố với trụ sở chính, phải kê khai riêng với Cục Thuế hoặc Chi cục Thuế địa phương đó.
• Trường hợp doanh nghiệp có nhiều văn phòng đại diện trong cùng tỉnh, có thể lựa chọn kê khai tập trung tại trụ sở chính nếu được cơ quan thuế chấp thuận.

Hiện nay, toàn bộ quá trình nộp tờ khai và tiền lệ phí môn bài được thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vn

3.4 Thời hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài

Theo Khoản 1 Điều 10 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, văn phòng đại diện mới thành lập phải nộp tờ khai lệ phí môn bài chậm nhất vào ngày 30 tháng 01 của năm tiếp theo kể từ năm thành lập hoặc từ thời điểm văn phòng bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh.

3.5 Thời hạn nộp tiền lệ phí môn bài

Căn cứ Khoản 9 Điều 18 Nghị định 126/2020/NĐ-CP và các quy định chi tiết của Luật Quản lý Thuế, thời hạn nộp lệ phí môn bài của văn phòng đại diện được quy định như sau:

• Hạn cuối để nộp lệ phí môn bài là ngày 30/01 hàng năm.
• Trường hợp vốn điều lệ doanh nghiệp thay đổi trong năm, người nộp lệ phí môn bài phải nộp hồ sơ khai lệ phí môn bài chậm nhất vào ngày 30/01 năm sau, tính từ thời điểm thay đổi vốn được ghi nhận.
• Đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, không bắt buộc phải nộp hồ sơ khai lệ phí môn bài. Cơ quan thuế sẽ sử dụng hồ sơ khai thuế và dữ liệu quản lý thuế để xác định doanh thu làm cơ sở tính lệ phí môn bài và thông báo cho người nộp thực hiện theo Điều 13 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

4. Cách kê khai và nộp lệ phí môn bài cho văn phòng đại diện

4.1 Kê khai qua phần mềm HTKK

Để kê khai lệ phí môn bài cho văn phòng đại diện (VPĐD) qua phần mềm HTKK, doanh nghiệp thực hiện các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập phần mềm HTKK bằng mã số thuế công ty mẹ hoặc mã số thuế của VPĐD nếu văn phòng đặt ở tỉnh khác.

Bước 2: Chọn mục “Phí – Lệ Phí” → chọn “Tờ khai lệ phí môn bài (01/LPMB) (TT80/2021)”.

Bước 3: Nhập năm nộp thuế, chọn “Tờ khai lần đầu”, sau đó nhấn “Đồng ý”.

Bước 4: Điền đầy đủ thông tin của văn phòng đại diện vào tờ khai:

• Tích vào ô (09): Khai cho địa điểm kinh doanh mới thành lập trong năm (nếu VPĐD được thành lập trong năm đầu).
• Tại cột (4): nhập mã số thuế của VPĐD.
• Tại cột (6): chọn mức lệ phí 1.000.000 đồng.
• Tại cột (9): chọn “Chi nhánh, văn phòng đại diện” (đối với VPĐD mới thành lập).

Bước 5: Nhấn “Ghi” → “Kết xuất XML” để chuẩn bị nộp hồ sơ qua mạng.

Lưu ý:

• Nếu VPĐD nằm cùng tỉnh với công ty mẹ, tờ khai được nộp tại cơ quan thuế quản lý công ty mẹ.
• Nếu VPĐD ở tỉnh khác, cần sử dụng chữ ký số riêng và kê khai trực tiếp với Chi cục Thuế địa phương nơi VPĐD đặt trụ sở.

Bước 6: Đăng nhập vào Cổng Thuế điện tử bằng tài khoản chữ ký số của doanh nghiệp.

Bước 7: Chọn “Khai thuế” → “Nộp tờ khai XML”, sau đó chọn file XML đã xuất ở bước 5 và nhấn “Open” để tải lên hệ thống.

Bước 8: Thực hiện ký điện tử và hoàn tất nộp tờ khai.

4.2 Kê khai trực tuyến trên hệ thống Thuế điện tử

Để kê khai lệ phí môn bài trực tiếp trên Cổng Thuế điện tử, doanh nghiệp thực hiện các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào Cổng Thuế điện tử → chọn “Khai thuế” → “Kê khai trực tuyến”.

Bước 2: Chọn tờ khai:

• Tờ khai: 01/LPMB – Tờ khai lệ phí môn bài (TT 80/2021)
• Loại tờ khai: Tờ khai bổ sung
• Kỳ kê khai: Điền năm hiện tại → nhấn “Tiếp tục”

Bước 3: Điền đầy đủ thông tin của văn phòng đại diện, tương tự như kê khai qua phần mềm HTKK.

Bước 4: Nhấn “Hoàn thành kê khai”, sau đó thực hiện ký điện tử và nộp tờ khai lên hệ thống.

4.3 Quy trình nộp thuế môn bài online

Để nộp lệ phí môn bài cho văn phòng đại diện trực tuyến, doanh nghiệp thực hiện các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập Cổng Thuế điện tử bằng tài khoản chữ ký số của doanh nghiệp.

Bước 2: Chọn “Nộp thuế” → chọn ngân hàng đã đăng ký để nộp thuế → nhấn “Tạm nộp”.

Bước 3: Điền thông tin nộp lệ phí môn bài:

• Loại tiền: Chọn VND
• Trích từ tài khoản số: Chọn ngân hàng đã đăng ký nộp thuế
• Cơ quan quản lý thu: Chọn cơ quan thuế quản lý văn phòng đại diện
• Thông tin Kho bạc: Chọn ngân hàng cùng hệ thống với ngân hàng đã đăng ký nộp thuế
• Loại thuế: Chọn Thuế nội địa
• Kỳ thuế / Ngày quyết định / Ngày thông báo: Chọn Nộp thuế theo năm: 00/CN/YYYY → điền năm nộp thuế → nhấn “Tiếp tục”
• Nội dung các khoản nộp NSNN: Chọn “Lệ phí quản lý nhà nước liên quan đến sản xuất, kinh doanh”
• Số tiền: Điền 1.000.000 đồng (mức lệ phí môn bài hiện hành) và ghi chú “Nộp lệ phí môn bài năm …”

Bước 4: Thực hiện ký điện tử và nộp tờ khai để hoàn tất quá trình.

5. Quy định xử phạt khi chậm nộp lệ phí môn bài

Theo Khoản 2 Điều 59 Luật Quản lý thuế 2019 (số 38/2019/QH14), hành vi chậm nộp tiền thuế môn bài sẽ bị xử lý cụ thể như sau:

(1) Mức tiền chậm nộp:

• Tiền chậm nộp được tính bằng 0,03%/ngày trên số tiền thuế môn bài chưa nộp.

(2) Thời gian tính tiền chậm nộp:

• Thời gian được tính liên tục kể từ ngày tiếp theo ngày hết hạn nộp thuế đến ngày trước ngày thực tế nộp đầy đủ số tiền thuế, tiền chậm nộp hoặc tiền phạt vào ngân sách nhà nước.

(3) Trách nhiệm của người nộp thuế:

• Văn phòng đại diện tự xác định số tiền chậm nộp theo công thức: Số tiền chậm nộp = Số tiền thuế môn bài chậm nộp × 0,03% × Số ngày chậm nộp
• Số tiền này phải nộp vào ngân sách nhà nước theo quy định.
• Trong trường hợp nộp thừa tiền thuế, tiền chậm nộp hoặc tiền phạt, cơ quan thuế sẽ thực hiện xử lý theo Khoản 1 Điều 60 Luật Quản lý thuế 2019.

(4) Thông báo từ cơ quan thuế:

Nếu sau 30 ngày kể từ ngày hết hạn nộp mà văn phòng đại diện vẫn chưa nộp tiền thuế và tiền chậm nộp, cơ quan quản lý thuế sẽ gửi thông báo chi tiết về:

• Số tiền thuế môn bài còn nợ
• Số tiền phạt chậm nộp
• Số ngày chậm nộp

Việc xác định văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài hay không phụ thuộc vào bản chất hoạt động kinh doanh thực tế của văn phòng, không dựa vào tên gọi hay giấy phép thành lập. Nếu văn phòng đại diện chỉ thực hiện các nhiệm vụ liên lạc, nghiên cứu thị trường hoặc xúc tiến thương mại mà không phát sinh doanh thu, sẽ được miễn nộp lệ phí môn bài. Ngược lại, nếu có hoạt động kinh doanh, văn phòng đại diện bắt buộc phải kê khai và nộp thuế môn bài theo đúng quy định.

6. (FAQ) – Một số câu hỏi thường gặp

6.1 Văn phòng đại diện có phải nộp lệ phí môn bài không?

Văn phòng đại diện có thể phải nộp hoặc được miễn lệ phí môn bài, tùy vào phạm vi hoạt động thực tế:

• Phải nộp lệ phí môn bài nếu văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Được miễn lệ phí môn bài nếu văn phòng chỉ thực hiện chức năng đại diện, liên lạc, nghiên cứu thị trường, không phát sinh doanh thu từ hoạt động kinh doanh.

Căn cứ pháp lý: Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, Điều 2 Nghị định 139/2016/NĐ-CP và Công văn 1279/TCT-CS của Tổng cục Thuế.

6.2 Văn phòng đại diện mới thành lập có được miễn thuế môn bài không?

Văn phòng đại diện mới thành lập được miễn lệ phí môn bài trong một số trường hợp cụ thể:

• Theo Thông tư 65/2020/TT-BTC, văn phòng đại diện thành lập trong năm đầu tiên của doanh nghiệp (từ 01/01 đến 31/12) sẽ được miễn lệ phí môn bài trong năm đó.
• Đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi từ hộ kinh doanh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp này cũng được miễn lệ phí môn bài trong 3 năm, tính từ ngày doanh nghiệp được cấp giấy chứng nhận đăng ký thành lập.

6.3 Mức lệ phí môn bài đối với văn phòng đại diện là bao nhiêu?

Mức lệ phí môn bài áp dụng cho văn phòng đại diện được quy định tại Điều 4 Thông tư 302/2016/TT-BTC, cụ thể như sau:

• Văn phòng đại diện: Nộp 1.000.000 đồng/năm.
• Trường hợp thành lập sau ngày 30/6 (tức trong 6 tháng cuối năm): Mức lệ phí được giảm còn 500.000 đồng/năm.

6.4 Thời hạn nộp tờ khai và lệ phí môn bài là khi nào?

• Tờ khai lệ phí môn bài: Doanh nghiệp hoặc văn phòng đại diện phải nộp chậm nhất vào ngày 30/01 của năm kế tiếp năm thành lập.
• Lệ phí môn bài: Thời hạn nộp chậm nhất là ngày 30/01 hằng năm, trừ trường hợp được miễn lệ phí trong năm đầu hoạt động.

Việc nộp có thể thực hiện trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

6.5 Văn phòng đại diện chậm nộp lệ phí môn bài bị xử phạt như thế nào?

Theo Luật Quản lý thuế 2019, tiền chậm nộp được tính theo công thức:

Tiền chậm nộp = Số tiền thuế × 0,03% × Số ngày chậm nộp

Nếu quá 30 ngày kể từ thời hạn nộp mà chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo nhắc nộp, đồng thời có thể xử phạt hành chính tùy theo mức độ vi phạm.

Bùi Đức Huy

Deputy Director at Maison Office

Với hơn 7 năm kinh nghiệm tư vấn, phân tích thị trường và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.