[Giải đáp] Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài?

Văn phòng đại diện là đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp, được thành lập nhằm mục đích mở rộng thị trường kinh doanh. Vậy văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài không? Trường hợp nào phải nộp và được miễn nộp? Thời hạn và mức thuế môn bài được áp dụng cho văn phòng đại diện là bao nhiêu? 

1. Lệ phí môn bài là gì?

Căn cứ theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP và Thông tư 302/2016/TT-BTC: 

Lệ phí môn bài (hay thuế môn bài) là loại thuế trực thu mà các cá nhân, hộ kinh doanh, tổ chức sản xuất kinh doanh phải đóng hằng năm cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp dựa trên vốn điều lệ/vốn đầu tư (đối với tổ chức) hoặc doanh thu theo năm (đối với cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh). 

Mức thuế phải nộp phụ thuộc vào mức vốn điều lệ được ghi trên giấy phép kinh doanh hoặc doanh thu năm trước đó. Nếu doanh nghiệp gia tăng vốn điều lệ dựa trên hình thức góp vốn thì mức lệ phí môn bài cũng sẽ có sự thay đổi. 

Tìm hiểu ngay các cách tra cứu mã số thuế:

• Cách tra cứu mã số thuế doanh nghiệp
• Các tra cứu mã số thuế cá nhân

2. Văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài không?

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”

Điều 2 Nghị định 139/2016/NĐ-CP có quy định cụ thể, đối tượng nộp lệ phí môn bài là tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ (trừ trường hợp quy định tại Điều 3 Nghị định này), bao gồm:

• Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật;
• Tổ chức được thành lập theo Luật hợp tác xã;
• Đơn vị sự nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật;
• Tổ chức kinh tế của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân;
• Tổ chức khác hoạt động sản xuất, kinh doanh;
• Chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của các tổ chức quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 và 5 Điều này (nếu có);
• Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh;

Như vậy, văn phòng đại diện của các hình thức tổ chức trên đều có nghĩa vụ nộp lệ phí môn bài cho cơ quan thuế. Quy định về lệ phí môn bài đối với văn phòng đại diện được chia thành 2 trường hợp (theo Công văn 1279/TCT-CS của Tổng cục thuế) như sau: 

• Trường hợp văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì bắt buộc phải nộp lệ phí môn bài;
• Trường hợp văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không cần phải nộp lệ phí môn bài.

Ví dụ: Văn phòng đại diện được thành lập chỉ để thực hiện chức năng liên lạc, nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại mà không tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh. Trong trường hợp này, văn phòng đại diện được miễn nộp lệ phí môn bài. 

*Lưu ý:

• Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc, không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy, nếu không có thu nhập từ việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, không phát sinh sắc thuế thì không bắt buộc phát hành và sử dụng hóa đơn. 
• Văn phòng đại diện phải tiến hành nộp hồ sơ khai thuế hàng tháng/quý đối với các sắc thuế phát sinh. Ngược lại, với các sắc thuế không phát sinh thì không cần làm hồ sơ kê khai. Văn phòng đại diện của doanh nghiệp cũng có trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thuế TNCN cho người lao động (theo Thông tư 111/2013/TT-BTC).

3. Các trường hợp văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài

Hiện nay, có nhiều văn bản pháp lý quy định về các trường hợp được miễn lệ phí môn bài. Trong đó bao gồm 3 trường hợp chính sau đây: 

Trường hợp 1: Căn cứ theo quy định của Nghị định 22/2020/NĐ-CP

Các trường hợp được miễn lệ phí môn bài được quy định tại Điều 2 Nghị định số  139/2016/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 22/2020/NĐ-CP) như sau:

“…

6. Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã (bao gồm cả chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh) hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp theo quy định của pháp luật về hợp tác xã nông nghiệp.

7. Quỹ tín dụng nhân dân; chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã và của doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tại địa bàn miền núi. Địa bàn miền núi được xác định theo quy định của Ủy ban Dân tộc.”

Theo quy định trên, văn phòng đại diện hoạt động trong các lĩnh vực nông nghiệp hoặc kinh doanh tại địa bàn miền núi sẽ được miễn nộp lệ phí môn bài. 

Trường hợp 2: Văn phòng đại diện được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu

Căn cứ theo Khoản 2 Điều 1 Thông tư 65/2020/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung một số điều của thông tư số 302/2016/TT-BTC): 

“…

c) Miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập hoặc ra hoạt động sản xuất, kinh doanh (từ ngày 01/ 01 đến ngày 31/12) đối với các trường hợp:

• Tổ chức thành lập mới (được cấp mã số thuế mới, mã số doanh nghiệp mới);
• Hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân lần đầu ra hoạt động sản xuất, kinh doanh.”

Trong thời gian được miễn lệ phí môn bài, nếu tổ chức, cá nhân, hộ gia đình thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh thì chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đó cũng được miễn lệ phí môn bài. 

Lưu ý, đối với những doanh nghiệp thành lập trước ngày 25/02/2020 nhưng có chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh thành lập từ ngày 25/02/2020 trở đi thì bắt buộc phải tiến hành nộp lệ phí môn bài theo quy định tại Nghị định số 139/2016/NĐ-CP. 

Trường hợp 3: Doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển từ hộ kinh doanh được miễn lệ phí môn bài trong thời hạn 03 năm

Điều 16 Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa có quy định cụ thể: Doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển từ hộ kinh doanh sẽ được miễn lệ phí môn bài trong thời hạn 03 năm, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu.

Trong thời gian được miễn lệ phí môn bài, nếu doanh nghiệp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh thì chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh đó đều được miễn lệ phí môn bài trong thời hạn doanh nghiệp được miễn lệ phí môn bài. 

Trường hợp chi nhánh, văn phòng đại diện được thành lập sau ngày 25/02/2020 thì thời hạn miễn lệ phí môn bài được tính từ ngày chi nhánh, văn phòng đại diện được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đến hết thời gian doanh nghiệp nhỏ và vừa được miễn lệ phí môn bài. 

4. Mức nộp thuế môn bài cho văn phòng đại diện

Với những thông tin trên, ta đã biết được văn phòng đại diện có đóng thuế môn bài không. Tiếp theo trong phần này, hãy cùng tìm hiểu về mức nộp thuế môn bài cho văn phòng đại diện.

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 302/2016/TT-BTC, mức thu lệ phí môn bài đối với tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ như sau:

• Tổ chức có vốn điều lệ/vốn đầu tư trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 đồng/năm;
• Tổ chức có vốn điều lệ/vốn đầu tư từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 đồng/năm;
• Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, đơn vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế khác: 1.000.000 đồng/năm.

Như vậy, mức nộp lệ phí môn bài đối với văn phòng đại diện là 1.000.000 đồng/năm. Trong trường hợp văn phòng đại diện thành lập vào 6 tháng cuối năm thì nộp 50% mức lệ phí môn bài của cả năm là 500.000 đồng. 

5. Hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài?

Thời hạn nộp tờ khai và lệ phí môn bài cũng là vấn đề cần được quan tâm khi thành lập văn phòng đại diện.

Thời hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài:

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 10 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, văn phòng đại diện mới thành lập cần nộp tờ khai lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30 tháng 01 năm sau năm thành lập hoặc bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Thời hạn nộp lệ phí môn bài:

• Trong năm đầu thành lập: Nếu văn phòng đại diện thuộc trường hợp phải nộp lệ phí môn bài thì thời hạn nộp lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30 tháng 01 năm sau năm thành lập.
• Trong các năm sau đó: Văn phòng đại diện của doanh nghiệp phải nộp lệ phí môn bài chậm nhất là ngày 30 tháng 01 hằng năm. 

6. Quy định xử phạt đối với hành vi chậm nộp tiền thuế môn bài

Khoản 2 Điều 59 Luật Quản lý thuế 2019 số 38/2019/QH14 có quy định cụ thể về việc xử lý hành vi chậm nộp tiền thuế như sau: 

“…

2. Mức tính tiền chậm nộp và thời gian tính tiền chậm nộp được quy định như sau:

• a) Mức tính tiền chậm nộp bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền thuế chậm nộp;
• b) Thời gian tính tiền chậm nộp được tính liên tục kể từ ngày tiếp theo ngày phát sinh tiền chậm nộp quy định tại khoản 1 Điều này đến ngày liền kề trước ngày số tiền nợ thuế, tiền thu hồi hoàn thuế, tiền thuế tăng thêm, tiền thuế ấn định, tiền thuế chậm chuyển đã nộp vào ngân sách nhà nước.

3. Người nộp thuế tự xác định số tiền chậm nộp theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này và nộp vào ngân sách nhà nước theo quy định. Trường hợp người nộp thuế có khoản tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa thì thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 60 của Luật này.”

Theo quy định trên, văn phòng đại diện sẽ bị xử phạt đối với hành vi chậm nộp lệ phí môn bài với mức phạt được tính như sau: 

Số tiền chậm nộp = Số tiền thuế môn bài chậm nộp * 0.03% * Số ngày chậm nộp

Trong vòng 30 ngày kể từ ngày hết hạn nộp thuế mà văn phòng đại diện doanh nghiệp vẫn chưa tiến hành nộp tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt, cơ quan quản lý thuế sẽ thông báo đến người nộp thuế về số tiền thuế, tiền phạt còn nợ và số ngày chậm nộp. 

Với những thông tin tổng hợp trên đây, chắc hẳn bạn đã nắm rõ văn phòng đại diện có phải nộp thuế môn bài hay không. Việc tuân thủ các quy định về lệ phí môn bài là rất quan trọng nhằm đảm bảo văn phòng đại diện của doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và hiệu quả. Do vậy, doanh nghiệp cần liên tục cập nhật những quy định mới để tránh mắc phải những sai sót không đáng có.

Tìm hiểu thêm các thông tin pháp lý khác:

• Công ty mới thành lập cần làm gì?
• Giấy phép kinh doanh là gì?
• Các cách tra cứu mã ngành nghề kinh doanh chuẩn

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.