[Tải] Mẫu bảng chấm công nhân viên Excel, Word mới nhất

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, bảng chấm công là công cụ nền tảng giúp kiểm soát thời gian làm việc, tính lương chính xác và hạn chế tranh chấp nội bộ. Việc lựa chọn đúng mẫu bảng chấm công nhân viên Excel, Word phù hợp với quy mô, ca làm việc và đặc thù vận hành sẽ tác động trực tiếp đến hiệu quả quản trị nhân sự.

⬇ Tải ngay trọn bộ
MẪU BẢNG CHẤM CÔNG

1. Bảng chấm công nhân viên là gì?

Bảng chấm công nhân viên là biểu mẫu dùng để ghi nhận thời gian làm việc thực tế của người lao động theo ngày, ca hoặc giờ, làm cơ sở tính lương, phụ cấp, làm thêm giờ và đối soát quyền lợi lao động. Trong thực tế vận hành doanh nghiệp, bảng chấm công là mắt xích trung tâm kết nối giữa quản lý nhân sự – kế toán tiền lương – quản trị vận hành.

2. Pháp luật có bắt buộc dùng mẫu bảng chấm công cố định không?

Theo quy định hiện hành của Bộ luật Lao động, pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng một mẫu bảng chấm công cố định theo form nhà nước. Doanh nghiệp được chủ động xây dựng mẫu bảng chấm công phù hợp với mô hình quản lý, miễn đảm bảo:

• Phản ánh trung thực thời gian làm việc
• Có căn cứ đối soát khi tính lương
• Phục vụ công tác quản lý và lưu trữ nội bộ

Trong thực hành kế toán – nhân sự, nhiều doanh nghiệp vẫn áp dụng mẫu bảng chấm công chuẩn chứng từ (01a-LĐTL) theo hệ thống chứng từ lao động – tiền lương để thuận tiện cho:

• Kiểm soát nội bộ
• Quyết toán chi phí nhân công
• Làm việc với kế toán, kiểm toán khi cần

Pháp luật không bắt buộc mẫu, nhưng bắt buộc doanh nghiệp phải quản lý thời gian làm việc minh bạch. Do đó, việc tự thiết kế bảng chấm công cần có quy tắc rõ ràng, tránh tình trạng mỗi bộ phận chấm theo một cách khác nhau.

3. Mẫu bảng chấm công nhân viên Excel, Word mới nhất [miễn phí]

Hiện nay, các mẫu bảng chấm công Excel, Word được doanh nghiệp sử dụng phổ biến nhờ dễ triển khai, linh hoạt và phù hợp nhiều quy mô. Tùy theo đặc thù vận hành, doanh nghiệp nên lựa chọn mẫu phù hợp thay vì dùng một form cố định cho mọi tình huống.

⬇ Tải ngay trọn bộ
MẪU BẢNG CHẤM CÔNG

3.1 Mẫu bảng chấm công nhân viên theo ngày

Mẫu bảng chấm công theo ngày ghi nhận tình trạng làm việc của nhân viên trong từng ngày làm việc của tháng. Đây là mẫu phổ biến nhất với:

• Doanh nghiệp hành chính – văn phòng
• Giờ làm cố định
• Ít ca kíp phức tạp

Ưu điểm:

• Dễ theo dõi, dễ tổng hợp
• Phù hợp tính lương theo ngày công
• Dễ triển khai trên Excel và Word

⬇ Tải ngay 

3.2 Mẫu bảng chấm công theo ca làm việc

Mẫu này được thiết kế cho doanh nghiệp có ca làm việc luân phiên, thường gặp tại:

• Doanh nghiệp sản xuất
• Bán lẻ, logistics
• Doanh nghiệp thuê văn phòng làm việc theo ca

Bảng chấm công theo ca thể hiện rõ:

• Ca sáng, ca chiều, ca đêm
• Số ca làm trong tháng
• Ca nghỉ, ca bù

⬇ Tải ngay 

3.3 Mẫu bảng chấm công theo giờ, làm thêm

Mẫu bảng chấm công theo giờ và làm thêm được sử dụng cho:

• Nhân sự part-time
• Nhân sự thời vụ
• Doanh nghiệp tính lương theo giờ hoặc theo phút

Bảng thường có các cột:

• Giờ vào – giờ ra
• Tổng số giờ làm
• Giờ làm thêm ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ

⬇ Tải ngay 

3.4 Mẫu bảng chấm công chuẩn chứng từ

Đây là mẫu bảng chấm công được sử dụng phổ biến trong hệ thống chứng từ lao động – tiền lương, thường dùng trong kế toán nội bộ. Mẫu này phù hợp với:

• Doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ chuẩn
• Doanh nghiệp có kiểm toán định kỳ
• Doanh nghiệp FDI, công ty quy mô vừa và lớn

Đặc điểm nổi bật:

• Bố cục rõ ràng
• Có cột ký xác nhận
• Dễ liên kết với bảng lương và chi phí nhân công

⬇ Tải ngay 

3.5 Mẫu bảng chấm công cá nhân

Mẫu bảng chấm công cá nhân cho phép nhân viên tự theo dõi thời gian làm việc của mình theo tháng. Mẫu này thường được dùng kết hợp với bảng chấm công tổng để:

• Tăng minh bạch
• Giảm tranh chấp công – lương
• Hỗ trợ nhân sự làm việc linh hoạt hoặc theo dự án

⬇ Tải ngay 

4. So sánh bảng chấm công Excel, Word và phần mềm chấm công

Việc lựa chọn hình thức bảng chấm công phụ thuộc trực tiếp vào quy mô nhân sự, mô hình làm việc và mức độ phức tạp trong vận hành. Dưới đây là bảng so sánh tổng quan giúp doanh nghiệp đánh giá đúng giải pháp phù hợp.

5. Những lỗi doanh nghiệp thường gặp khi dùng bảng chấm công

Dù sử dụng Excel, Word hay phần mềm, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp các lỗi phổ biến dưới đây, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí nhân sự và trải nghiệm người lao động.

• Không thống nhất quy ước chấm công giữa các bộ phận: Mỗi phòng ban sử dụng mã công, ký hiệu hoặc cách quy đổi khác nhau khiến dữ liệu tổng hợp bị sai lệch, gây khó khăn cho kế toán khi tính lương và đối soát.
• Thiếu quy trình duyệt công và khóa công rõ ràng: Bảng chấm công không có thời điểm chốt cố định, dữ liệu bị chỉnh sửa nhiều lần dẫn đến tranh chấp khi phát sinh khiếu nại về lương, phụ cấp hoặc làm thêm giờ.
• Quá nhiều người cùng chỉnh sửa một file chấm công: Trường hợp phổ biến khi dùng Excel, dễ làm mất dữ liệu gốc, không truy vết được lịch sử thay đổi và khó xác định trách nhiệm khi xảy ra sai sót.
• Chấm công không phản ánh đúng thời gian làm việc thực tế: Không ghi nhận đầy đủ đi muộn, về sớm, làm thêm giờ, ca đêm hoặc công tác ngoài văn phòng, khiến quyền lợi người lao động không được đảm bảo.
• Sử dụng mẫu chấm công không phù hợp với mô hình vận hành: Doanh nghiệp có ca kíp hoặc làm việc theo giờ nhưng vẫn dùng mẫu theo ngày, dẫn đến dữ liệu thiếu chi tiết và sai lệch khi tính lương.
• Không lưu trữ bảng chấm công đúng cách: File bị thất lạc, ghi đè hoặc không có bản lưu trữ theo kỳ, gây rủi ro khi cần đối chiếu nội bộ hoặc làm việc với kiểm toán.
• Thiếu liên kết giữa bảng chấm công và bảng lương: Dữ liệu chấm công không được chuẩn hóa để chuyển sang bảng lương, làm tăng thời gian xử lý và nguy cơ sai sót chi phí nhân sự.

Trong quá trình vận hành, bảng chấm công giữ vai trò nền tảng trong việc kiểm soát thời gian làm việc, tính lương và quản lý chi phí nhân sự. Việc lựa chọn mẫu bảng chấm công Excel, Word phù hợp với quy mô và mô hình làm việc giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, tăng tính minh bạch và dễ kiểm soát dữ liệu.

6. Câu hỏi thường gặp về bảng chấm công nhân viên (FAQ)

6.1 Bảng chấm công có bắt buộc theo mẫu nhà nước không?

Không. Pháp luật lao động hiện hành không quy định doanh nghiệp phải sử dụng một mẫu bảng chấm công cố định. Doanh nghiệp được chủ động thiết kế mẫu phù hợp với mô hình quản lý, miễn đảm bảo phản ánh đúng thời gian làm việc và phục vụ việc tính lương.

6.2 Có thể dùng bảng chấm công Excel để làm căn cứ tính lương không?

Có. Bảng chấm công Excel hoàn toàn có thể dùng làm căn cứ tính lương nếu dữ liệu được ghi nhận đầy đủ, có quy trình kiểm tra và xác nhận rõ ràng. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa vẫn sử dụng Excel hiệu quả khi chưa phát sinh ca kíp phức tạp.

6.3 Bảng chấm công có cần chữ ký không?

Pháp luật không bắt buộc bảng chấm công phải có chữ ký trong mọi trường hợp. Tuy nhiên, việc có chữ ký của người lập và người duyệt giúp tăng tính xác thực, hạn chế tranh chấp và thuận lợi cho công tác kiểm tra nội bộ hoặc kiểm toán.

6.4 Doanh nghiệp nên lưu bảng chấm công trong bao lâu?

Theo thông lệ quản trị và kế toán, bảng chấm công nên được lưu trữ tối thiểu 5 năm để phục vụ đối soát nội bộ, giải quyết khiếu nại lao động và làm việc với kiểm toán khi cần thiết.

6.5 Nên dùng bảng chấm công theo ngày, theo ca hay theo giờ?

Việc lựa chọn phụ thuộc vào mô hình làm việc. Doanh nghiệp hành chính thường dùng bảng chấm công theo ngày, doanh nghiệp sản xuất hoặc bán lẻ nên dùng theo ca, còn nhân sự part-time hoặc thời vụ phù hợp với bảng chấm công theo giờ.

Bùi Đức Huy

Deputy Director at Maison Office

Với hơn 7 năm kinh nghiệm tư vấn, phân tích thị trường và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.