Phí dịch vụ (Service Charge) tại các tòa nhà Quận 1 gồm gì?

Phí dịch vụ cho thuê văn phòng Quận 1 là khoản chi phí thể hiện mức độ vận hành và quản lý của từng tòa nhà, đồng thời tác động đáng kể đến tổng ngân sách thuê của doanh nghiệp. Khoản phí này bao gồm nhiều hạng mục như bảo trì hệ thống kỹ thuật, vệ sinh khu vực chung, an ninh và các hoạt động vận hành thường xuyên. Việc hiểu rõ cấu phần phí dịch vụ giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác tiêu chuẩn tòa nhà, chủ động xây dựng kế hoạch tài chính và tránh các rủi ro phát sinh trong quá trình sử dụng văn phòng.

1. Phí dịch vụ (Service Charge) là gì?

Phí dịch vụ văn phòng (hay Service Charge) là khoản chi phí mà doanh nghiệp thuê văn phòng phải thanh toán hằng tháng nhằm duy trì hoạt động ổn định của toàn bộ khu vực chung trong tòa nhà. Khoản phí này bao gồm chi phí vận hành, bảo trì hệ thống kỹ thuật, an ninh, vệ sinh và các dịch vụ hỗ trợ cần thiết để đảm bảo tòa nhà hoạt động hiệu quả và an toàn.

Service Charge không phải là phí thuê văn phòng mà là phần chi phí bổ sung phản ánh mức độ chuyên nghiệp của chủ đầu tư và chất lượng vận hành của tòa nhà. Hiểu rõ bản chất và phạm vi của phí dịch vụ giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác tổng chi phí thuê, tránh phát sinh bất ngờ và lựa chọn được tòa nhà phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Cơ sở tính phí dịch vụ

Phí dịch vụ thường được tính dựa trên diện tích thực thuê của doanh nghiệp, theo công thức:

Phí dịch vụ/ tháng = Diện tích thuê (m²) x Đơn giá quy định ($/m²/tháng) 

Do được tính theo diện tích, doanh nghiệp bắt buộc phải thanh toán đầy đủ khoản phí này, kể cả khi không sử dụng văn phòng trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: trong thời gian sửa chữa hoặc làm việc từ xa).

Việc nắm rõ từng phần trong phí dịch vụ giúp doanh nghiệp:

• Đánh giá đúng tiêu chuẩn của tòa nhà (Phí cao đi kèm với dịch vụ Hạng A, B chất lượng cao)
• Dự trù chi phí chính xác và hiệu quả
• Hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình thuê và sử dụng dịch vụ tòa nhà

2. Phí dịch vụ tại các tòa nhà Quận 1 gồm hạng mục nào?

Phí dịch vụ tại các tòa nhà văn phòng Quận 1 được cấu thành từ nhiều hạng mục nhằm duy trì mức vận hành ổn định cho toàn bộ khu vực chung và đảm bảo trải nghiệm làm việc chuyên nghiệp cho doanh nghiệp thuê. Tùy theo từng hạng tòa nhà và tiêu chuẩn vận hành, các khoản phí này có thể khác nhau, nhưng nhìn chung đều xoay quanh những nhóm chi phí chính dưới đây.

2.1 Phí vận hành và bảo trì tòa nhà

Đây là nhóm chi phí lớn nhất trong phí dịch vụ tòa nhà văn phòng quận 1, dùng để duy trì tình trạng hoạt động tối ưu của toàn bộ hệ thống kỹ thuật, bao gồm:

• Hệ thống cơ điện M&E: Bảo trì thang máy chở khách và hàng hóa, máy phát điện, máy bơm, quạt thông gió và các thiết bị kỹ thuật vận hành hằng ngày
• Hệ thống điều hòa trung tâm HVAC: Kiểm tra định kỳ, bảo trì, thay thế vật tư và xử lý sự cố để đảm bảo chất lượng không khí và nhiệt độ ổn định
• Hệ thống phòng cháy chữa cháy: Kiểm định, bảo dưỡng thiết bị cảm biến, bình chữa cháy, họng nước và hệ thống báo động theo tiêu chuẩn an toàn
• Sửa chữa và nâng cấp khu vực chung: Tu sửa sảnh, hành lang, phòng vệ sinh chung và các hạng mục kiến trúc cần bảo dưỡng theo chu kỳ

2.2 Phí vệ sinh khu vực chung

Khoản phí này được sử dụng để duy trì môi trường làm việc sạch sẽ và hình ảnh chuyên nghiệp cho toàn bộ tòa nhà, các hạng mục bao gồm:

• Vệ sinh định kỳ sảnh, hành lang, thang máy, khu vệ sinh chung và các khu vực sử dụng công cộng
• Thu gom, vận chuyển và xử lý rác thải theo quy trình tiêu chuẩn nhằm đảm bảo vệ sinh và an toàn môi trường
• Chăm sóc cảnh quan và cây xanh tại các khu vực nội khu đối với những tòa nhà có bố trí mảng xanh hoặc tiểu cảnh

2.3 Phí dịch vụ an ninh, bảo vệ

Phí an ninh và bảo vệ đảm bảo an toàn cho tài sản và con người bên trong tòa nhà.

• Lực lượng bảo vệ vận hành liên tục, thực hiện tuần tra, kiểm soát trật tự và hỗ trợ doanh nghiệp khi cần thiết
• Quản lý và vận hành hệ thống kiểm soát ra vào, camera giám sát và các thiết bị an ninh được lắp đặt tại khu vực chung
• Duy trì môi trường làm việc an toàn và trật tự, tạo sự yên tâm cho doanh nghiệp thuê và khách đến làm việc

2.4 Phí dịch vụ lễ tân

Bộ phận lễ tân góp phần nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của tòa nhà, chịu trách nhiệm:

• Đón tiếp, hướng dẫn khách đến liên hệ công tác tại các văn phòng
• Tiếp nhận, bàn giao thư từ và bưu phẩm cho doanh nghiệp trong giờ hành chính
• Hỗ trợ cung cấp thông tin và phối hợp với Ban Quản lý trong các yêu cầu liên quan đến vận hành tòa nhà

2.5 Phí điện vận hành khu vực công cộng

Khoản phí này bao gồm chi phí tiêu thụ năng lượng và nước tại các khu vực sử dụng chung:

• Điện chiếu sáng sảnh, hành lang, thang máy
• Điện vận hành thang máy, máy bơm, quạt thông gió và hệ thống kỹ thuật khác
• Nước sử dụng tại khu vệ sinh chung

Điện và nước tiêu thụ trong văn phòng riêng của doanh nghiệp sẽ được tính theo công tơ hoặc theo mức sử dụng thực tế, không nằm trong phí dịch vụ.

2.6 Phí bảo hiểm tòa nhà

Đây là chi phí nhằm bảo vệ tòa nhà trước các rủi ro như cháy nổ, thiên tai hoặc sự cố kỹ thuật. Việc áp dụng bảo hiểm giúp đảm bảo an toàn tài sản chung và giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp khi có sự cố xảy ra.

2.7 Phí quản lý bộ máy vận hành

Khoản phí này chủ yếu được sử dụng để chi trả lương và các chi phí liên quan đến bộ phận nhân sự quản lý tòa nhà (Ban quản lý, kế toán, nhân viên hỗ trợ văn phòng,…). Đây là chi phí cần thiết để duy trì bộ máy quản lý chuyên nghiệp, đảm bảo tòa nhà được vận hành hiệu quả và minh bạch.

3. Mức chi phí dịch vụ tòa nhà tham khảo tại Quận 1

Mức phí dịch vụ (Service Charge) tại Quận 1 thay đổi tùy theo phân hạng tòa nhà và chất lượng vận hành mà chủ đầu tư cung cấp. Với mật độ lớn các tòa nhà hạng A và hạng B, Quận 1 thường ghi nhận mức phí quản lý cao hơn mặt bằng chung, xuất phát từ tiêu chuẩn vận hành nghiêm ngặt, hệ thống kỹ thuật hiện đại và yêu cầu an ninh luôn được duy trì ở mức cao.

4. Yếu tố ảnh hưởng đến sự chênh lệch phí dịch vụ tòa nhà Quận 1

Mức phí dịch vụ tại Quận 1 có thể khác nhau đáng kể giữa các tòa nhà, dù cùng nằm trong khu vực trung tâm. Sự chênh lệch này phụ thuộc vào tiêu chuẩn vận hành, mức độ đầu tư cơ sở vật chất và mô hình quản lý mà từng chủ đầu tư áp dụng.

• Hạng tòa nhà: Tòa nhà hạng A thường áp dụng mức phí cao hơn do tiêu chuẩn kỹ thuật hiện đại, hệ thống điều hòa trung tâm công suất lớn và đội ngũ quản lý vận hành chuyên nghiệp.
• Vị trí tòa nhà: Những tòa nhà nằm trên các tuyến đường trung tâm như Lê Duẩn, Đồng Khởi, Nguyễn Huệ có chi phí vận hành lớn hơn vì mật độ sử dụng cao và yêu cầu an ninh, lễ tân, vệ sinh ở mức tiêu chuẩn cao.
• Tiện ích và dịch vụ đi kèm: Các tòa nhà có nhiều tiện ích bổ sung như phòng họp chung, lounge, khu thư giãn hoặc khuôn viên cảnh quan nội khu sẽ phát sinh thêm chi phí vận hành và bảo trì, làm tăng Service Charge.
• Chính sách của chủ đầu tư: Mỗi chủ đầu tư có phạm vi dịch vụ và cách hạch toán khác nhau. Một số dự án gộp toàn bộ chi phí vào Service Charge, trong khi những tòa nhà khác tách riêng OT Fee hoặc vệ sinh đặc biệt, dẫn đến mức phí khác biệt đáng kể.
• Khuyến nghị cho doanh nghiệp: Doanh nghiệp nên đối chiếu mức phí dịch vụ giữa các tòa nhà cùng hạng và cùng khu vực để đánh giá tính hợp lý. Đồng thời, cần yêu cầu chủ đầu tư cung cấp bảng chi tiết Service Charge để kiểm tra phạm vi dịch vụ trước khi ký hợp đồng.

5. Các khoản chi phí không bao gồm trong phí dịch vụ

Mặc dù phí dịch vụ đã bao gồm phần lớn các hạng mục vận hành chung, vẫn có một số chi phí phát sinh mà doanh nghiệp phải chi trả riêng. Việc nắm rõ các khoản chi phí này giúp doanh nghiệp dự trù ngân sách chính xác hơn và tránh hiểu nhầm trong quá trình thuê.

• Điện tiêu thụ trong văn phòng: Chi phí điện dùng cho điều hòa cục bộ, chiếu sáng và thiết bị văn phòng bên trong diện tích thuê được tính theo công tơ riêng của từng doanh nghiệp.
• Nước sử dụng riêng: Nước tại pantry hoặc khu vệ sinh riêng được tính theo công tơ phụ hoặc theo định mức thỏa thuận.
• Phí điều hòa ngoài giờ (OT Fee): Áp dụng với tòa nhà sử dụng hệ thống điều hòa trung tâm, tính theo giờ hoặc mỗi lần bật hệ thống ngoài khung giờ hành chính.
• Phí gửi xe: Phí gửi xe máy và ô tô không nằm trong Service Charge và được tính theo biểu phí riêng của từng tòa nhà.
• Phí lắp đặt biển hiệu – nhận diện thương hiệu: Doanh nghiệp muốn đặt logo, bảng tên tại sảnh hoặc tầng thuê sẽ phát sinh chi phí lắp đặt và duy trì.
• Phí hoàn trả mặt bằng: Khi kết thúc hợp đồng, doanh nghiệp cần hoàn trả mặt bằng về trạng thái ban đầu, bao gồm tháo dỡ và sửa chữa theo yêu cầu của tòa nhà.
• Phí vệ sinh đặc biệt: Bao gồm tổng vệ sinh diện tích thuê, vệ sinh kính trong hoặc kính ngoài, xử lý mùi đặc thù hoặc các yêu cầu vệ sinh ngoài tiêu chuẩn.

Tóm lại, nắm vững cấu phần và các quy định liên quan đến phí dịch vụ (Service Charge) là bước quan trọng giúp doanh nghiệp chủ động trong quá trình thuê văn phòng tại Quận 1. Việc yêu cầu bảng kê chi tiết và rà soát hợp đồng một cách cẩn trọng sẽ giúp đảm bảo tính minh bạch, tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến và hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định thuê văn phòng hiệu quả hơn.

6. (FAQ) – Một số câu hỏi thường gặp

6.1 Phí dịch vụ văn phòng có thể thương lượng không?

Trong đa số trường hợp tại các tòa nhà Hạng A và B chuyên nghiệp, mức phí dịch vụ thường cố định và được niêm yết công khai, do đó khó có thể thương lượng. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp thuê diện tích lớn hoặc cam kết hợp đồng dài hạn, vẫn có khả năng thương lượng một số điều khoản nhất định liên quan đến phí này.

6.2 Phí dịch vụ có tăng hằng năm không?

Có thể có. Nhiều tòa nhà quy định trong hợp đồng rằng phí dịch vụ có thể được điều chỉnh định kỳ (thường là hàng năm) dựa trên chi phí vận hành và lạm phát thực tế. Doanh nghiệp cần yêu cầu sự minh bạch về lịch tăng giá và tỷ lệ điều chỉnh tối đa trước khi ký hợp đồng.

6.3 Ai chịu trách nhiệm thu và quản lý phí dịch vụ?

Chủ đầu tư hoặc Ban Quản lý Tòa nhà (thường là một đơn vị chuyên nghiệp được Chủ đầu tư ủy quyền) chịu trách nhiệm thu, quản lý và sử dụng khoản phí dịch vụ để duy trì toàn bộ hoạt động của tòa nhà.

6.4 Phí dịch vụ có chịu VAT không?

Có. Phí dịch vụ quản lý tòa nhà chịu thuế Giá trị gia tăng (VAT) 10%. Khoản thuế này sẽ do doanh nghiệp thuê thanh toán và được cộng vào chi phí dịch vụ cơ bản.

6.5 Văn phòng trọn gói có thu phí dịch vụ không?

Đối với mô hình văn phòng trọn gói Quận 1 (Serviced Office), phí dịch vụ thường đã được gộp luôn vào chi phí thuê hàng tháng. Tức là, chi phí niêm yết đã bao gồm hầu hết các dịch vụ như điện, nước, internet, vệ sinh và an ninh.

Yến Loan

Nhà biên tập và sản xuất nội dung tại Maison Office.
Có hơn 3 năm kinh nghiệm sản xuất nội dung trong lĩnh vực bất động sản và nội thất văn phòng. Với hiểu biết và kiến thức của mình, tôi luôn cố gắng tạo ra những bài viết có tính chuyên môn cao, mang đến giá trị thông tin cho khách hàng.