Cách hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê chi tiết nhất

Trong hoạt động kinh doanh, thuê văn phòng là một nhu cầu thiết yếu, mở ra không gian làm việc chuyên nghiệp và tiện nghi cho nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, bên cạnh việc chi trả tiền thuê, các doanh nghiệp còn phải đối mặt với chi phí sửa chữa và cải tạo văn phòng để đáp ứng nhu cầu sử dụng thực tế. Vậy làm thế nào để hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê một cách chính xác và hiệu quả? Maison Office hiểu rõ những thắc mắc này và sẽ hướng dẫn doanh nghiệp bạn cách hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê một cách chi tiết và dễ hiểu nhất.

1. Khái niệm và phân loại chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê

1.1 Khái niệm chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê

Chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê là khoản chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng văn phòng thuê, nhằm duy trì, bảo dưỡng, nâng cấp, sửa chữa, cải tạo văn phòng cho phù hợp với nhu cầu sử dụng, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

1.2 Phân loại các loại chi phí sửa chữa văn phòng

Dựa vào mục đích và tính chất sửa chữa, có thể phân loại chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê như sau:

• Sửa chữa thường xuyên: Bao gồm các hoạt động sửa chữa nhỏ, nhằm khắc phục các hư hỏng, trục trặc phát sinh trong quá trình sử dụng, như thay bóng đèn, sửa chữa ổ điện, sơn sửa,…
• Sửa chữa lớn: Bao gồm các hoạt động sửa chữa, cải tạo, nâng cấp văn phòng, nhằm thay đổi diện mạo, nâng cao công năng sử dụng của văn phòng, như sửa chữa hệ thống điện nước, thay đổi cấu trúc,…
• Sửa chữa cải tạo: Bao gồm các hoạt động sửa chữa nhằm thay đổi mục đích sử dụng của văn phòng, như chuyển đổi văn phòng thành kho hàng, nhà ở,…

2. Thuế TNDN chi phí sửa chữa văn phòng

Theo quy định của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2020 và Thông tư 78/2014/TT-BTC, các doanh nghiệp có thể hạch toán khi tính thuế TNDN cho các chi phí sửa chữa tài sản cố định theo hai cách sau:

• Hạch toán trực tiếp vào chi phí kinh doanh trong kỳ: Áp dụng cho các chi phí sửa chữa thường xuyên hoặc chi phí lớn không đáp ứng điều kiện ghi tăng nguyên giá.
• Hạch toán vào nguyên giá tài sản cố định và trích khấu hao theo thời gian: Dành cho các chi phí sửa chữa lớn có chu kỳ hoặc đáp ứng điều kiện ghi tăng nguyên giá.

3. Thuế GTGT chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê

Theo quy định của Luật thuế giá trị gia tăng năm 2019 và Thông tư 219/2013/TT-BTC, các doanh nghiệp có thể khấu trừ thuế GTGT cho chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê theo hai cách sau:

• Khấu trừ ngay trong kỳ: Áp dụng cho các chi phí sửa chữa thường xuyên và các chi phí sửa chữa lớn không đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá của tài sản cố định.
• Khấu trừ theo thời gian: Áp dụng cho các chi phí sửa chữa lớn có tính chu kỳ hoặc có tính chất nâng cấp mà đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá của tài sản cố định.

4. Điều kiện để được hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng

Để được hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng, cần đảm bảo các điều kiện sau:

• Hợp đồng thuê: Phải có hợp đồng thuê văn phòng hợp lệ, trong đó quy định rõ ràng về trách nhiệm sửa chữa, bảo dưỡng văn phòng của chủ nhà và người thuê.
• Mục đích sử dụng: Việc sửa chữa phải nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, không phải để tăng giá trị tài sản cố định.
• Hóa đơn chứng từ: Tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình sửa chữa phải được ghi nhận bằng hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
• Thời hạn sửa chữa: Thời hạn sử dụng của tài sản sau sửa chữa phải phù hợp với thời hạn thuê nhà.

6. Quy trình hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng

Quy trình hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Thu thập chứng từ, hóa đơn chứng minh chi phí sửa chữa.
• Bước 2: Xác định tính chất của chi phí sửa chữa (sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn, sửa chữa cải tạo).
• Bước 3: Hạch toán chi phí sửa chữa vào các tài khoản phù hợp theo quy định của Luật kế toán.
• Bước 4: Lập bảng kê chi phí sửa chữa để theo dõi và kiểm soát chi phí.

5. Cách hạch toán chi phí sửa chữa đi thuê văn phòng chi tiết

Dưới đây là hướng dẫn cách hạch toán chi phí sửa chữa đi thuê văn phòng một cách chi tiết:

5.1 Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê (không đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá)

a) Khi phát sinh chi phí sửa chữa TSCĐ

Nếu thuế đầu vào được khấu trừ:

• Nợ TK 241 – Chi phí xây dựng dở dang
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
• Có các TK 111, 112, 152, 214…

Nếu thuế đầu vào không được khấu trừ, thì phần thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ tính vào chi phí sửa chữa TSCĐ:

• Nợ TK 241 – Chi phí xây dựng dở dang
• Có các TK 111, 112, 152, 214…

b) Khi việc sửa chữa TSCĐ hoàn thành 

Trường hợp TSCĐ do bộ phận có tài sản tự tiến hành sửa chữa:

• Nợ TK 627/641/642 (Nếu chi phí sửa chữa nhỏ) (Theo TT 200/2014/TT-BTC)
• Nợ TK 242 (Nếu chi phí sửa chữa cần phân bổ dần)
• Có TK 241

Trường hợp sửa chữa lớn, định kỳ kế toán xác định mức phân bổ tính vào chi phí SXKD từng kỳ, ghi:

• Nợ TK 627/641/642
• Có TK 242 – Chi phí trả trước

c) Khi chi phí sửa chữa phát sinh 

• Nợ TK 621/622/627
• Có các TK 111/152/153/154…

d) Cuối kỳ kết chuyển chi phí cho bộ phận sản xuất phụ 

• Nợ TK 154 – Chi tiết bộ phận sản xuất phụ
• Có TK 621/622/627

e) Khi thực hiện bàn giao TSCĐ sửa chữa hoàn thành cho bộ phận sử dụng

• Nợ TK 627/641/642 (Nếu chi phí sửa chữa nhỏ)
• Nợ TK 242 (Nếu chi phí sửa chữa cần được phân bổ)
• Có TK 154 – Chi tiết cho phân xưởng sản xuất phụ

f) Đối với sửa chữa lớn TSCĐ

Định kỳ kế toán xác định mức phân bổ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của bộ phận sử dụng TSCĐ từng kỳ, ghi:

• Nợ TK 627/641/642
• Có TK 242 – Chi phí trả trước

g) Trường hợp: Doanh nghiệp thuê bên ngoài sửa chữa TSCĐ 

Trường hợp doanh nghiệp thuê ngoài sửa chữa TSCĐ thì số tiền phải trả cho đơn vị sửa chữa, ghi:

• Nợ TK 627/641/642/242 – Chi phí sửa chữa
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
• Có TK 111/331… – Tổng tiền phải trả

5.2 Hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng, cải tạo TSCĐ có tính chu kỳ

Đối với những TSCĐ mà việc sửa chữa có tính chu kỳ, doanh nghiệp được trích trước chi phí sửa chữa theo dự toán vào chi phí hàng năm. Đối với trường hợp này, khi phát sinh sửa chữa tài sản, kế toán hạch toán như sau:

a) Nếu doanh nghiệp có kế hoạch sửa chữa ngay từ đầu năm, đã lập dự toán vào chi phí hằng năm

Khi DN đã lên kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ từ đầu năm, DN có thể trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch cụ thể:

Hằng kỳ, kế toán trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch, ghi:

• Nợ TK 627/641/642
• Có TK 352 – Dự phòng phải trả

Chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh, ghi:

• Nợ TK 2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ
• Có các TK 111/152/153/214/334/338…

Khi công trình sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành, kết chuyển chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh, ghi:

• Nợ TK 352 (3524) – Dự phòng phải trả
• Có TK 2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ

Kế toán tiến hành xử lý số chênh lệch số chi phí sửa chữa lớn thực tế phát sinh so với số được trích trước theo kế hoạch (nếu có):

• Nếu số phát sinh thực tế lớn hơn số trích trước thì sẽ trích bổ sung, ghi:

+ Nợ TK 627/641/642…

+ Có TK 352 (3524) – Dự phòng phải trả

• Nếu số thực tế phát sinh nhỏ hơn số trích trước thì ghi giảm chi phí (theo Luật thuế TNDN) hoặc ghi tăng thu nhập khác (căn cứ theo VAS 15 – Chuẩn mực kế toán số 15), ghi:

+ Nợ TK 352 (3524) – Dự phòng phải trả
+ Có TK 627/641… hoặc TK 711 – Thu nhập khác

b) Nếu doanh nghiệp không có kế hoạch trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ

Đối với trường hợp này, kế toán hạch toán như hướng dẫn tại phần 5.1

5.3 Hạch toán chi phí sửa chữa, nâng cấp TSCĐ văn phòng

Các công tác sửa chữa TSCĐ của doanh nghiệp có thể tiến hành theo phương thức tự làm hoặc giao thầu. Khi phát sinh chi phí cải tạo, nâng cấp, sửa chữa TSCĐ sẽ được tập hợp vào tài khoản 241 “XDCB dở dang” (2413) và được chi tiết cho từng công trình, công việc sửa chữa TSCĐ. Cụ thể, chi phí phát sinh sẽ được hạch toán như sau:

a) Khi phát sinh chi phí cải tạo, nâng cấp, sửa chữa TSCĐ

Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:

• Nợ TK 241 – XDCB dở dang (2413) (giá mua chưa có thuế GTGT)
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (1332)
• Có các TK 111, 112, 152, 214, 331,… (tổng giá thanh toán)

Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì chi phí sửa chữa TSCĐ bao gồm cả thuế GTGT:

• Nợ TK 241 – XDCB dở dang (2413) (tổng giá thanh toán)
• Có các TK 111, 112, 152, 214, 334,… (tổng giá thanh toán)

b) Khi việc sửa chữa, cải tạo, nâng cấp TSCĐ hoàn thành

Nếu là khoản chi phí sửa chữa (không đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá TSCĐ):

• Nợ các TK 623, 627, 641, 642 (nếu là sửa chữa nhỏ) (Theo TT 200)
• Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (nếu sửa chữa lớn được phân bổ dần) (Theo TT 200 và 133)
• Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả (nếu trích trước chi phí sửa chữa định kỳ) (Theo TT 200 và 133)
• Có TK 241 – XDCB dở dang (2413)

Nếu là khoản cải tạo, nâng cấp (thỏa mãn điều kiện ghi tăng nguyên giá TSCĐ):

• Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình
• Có TK 241 – XDCB dở dang (2413)

Chú ý: Trường hợp sửa chữa thường xuyên TSCĐ thì không hạch toán vào tài khoản 2413 mà tính thẳng vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.

• Tài khoản 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ: Phản ánh chi phí sửa chữa lớn TSCĐ và tính hình quyết toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ.

Có thể hiểu là: Những khoản chi phí sửa chữa thường xuyên (hoặc 1 lần giá trị nhỏ) TSCĐ hạch toán thẳng vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.

• Nợ TK: 154, 627, 641, 642 …
• Có TK: 111, 112, 152, 153 …

>> Tham khảo thêm: Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng theo quy định mới 

6. Lưu ý khi hạch toán các chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ để có thể hạch toán chính xác các chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê và  quản lý tài chính hiệu quả:

• Cần phân biệt rõ ràng giữa chi phí sửa chữa và chi phí đầu tư: Chi phí sửa chữa là chi phí để duy trì, bảo dưỡng văn phòng, không làm tăng giá trị tài sản cố định. Trong khi đó, chi phí đầu tư là chi phí để mua sắm, xây dựng, cải tạo tài sản cố định.
• Cần lưu trữ đầy đủ chứng từ, hóa đơn liên quan đến chi phí sửa chữa: Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và tránh các sai sót trong hạch toán.
• Cần tuân thủ các quy định của Luật kế toán và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính: Đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê.

Việc hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê có thể phức tạp và phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Do đó, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia để đảm bảo tính chính xác và hợp lý.

Các doanh nghiệp cần hiểu rõ khái niệm, phân loại, điều kiện hạch toán và quy trình hạch toán chi phí sửa chữa văn phòng đi thuê là điều cần thiết để doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả. Áp dụng các kiến thức được cung cấp trong bài viết, doanh nghiệp sẽ có thể hạch toán chính xác chi phí sửa chữa, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.