Quy trình bảo trì tòa nhà chuyên nghiệp giúp vận hành hiệu quả

Trong lĩnh vực bất động sản, bảo trì tòa nhà đóng vai trò then chốt trong việc duy trì giá trị, kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn cho công trình. Đây là quá trình bao gồm các hoạt động kiểm tra, bảo dưỡng và sửa chữa định kỳ, nhằm phát hiện sớm và ngăn ngừa các vấn đề tiềm ẩn, đồng thời tạo ra môi trường làm việc an toàn, hiệu quả và ổn định cho doanh nghiệp thuê văn phòng.

1. Bảo trì tòa nhà là gì?

Bảo trì tòa nhà là quá trình duy trì, kiểm tra và thực hiện các biện pháp sửa chữa trên hệ thống kỹ thuật và kết cấu của tòa nhà nhằm đảm bảo hoạt động ổn định, hiệu quả và an toàn. Quá trình này bao gồm kiểm tra, bảo dưỡng và sửa chữa các hệ thống điện, cấp – thoát nước, điều hòa không khí, thang máy, cũng như các cấu trúc quan trọng như mái, tường và sàn nhà.

Mục tiêu của bảo trì tòa nhà là ngăn ngừa sự cố, kéo dài tuổi thọ công trình và tạo môi trường làm việc hoặc sinh sống an toàn, thoải mái cho cư dân và doanh nghiệp.

2. Chu kỳ bảo trì tòa nhà – Bao lâu nên thực hiện một lần?

Thông thường, việc bảo trì tòa nhà được thực hiện định kỳ từ 3-6 tháng một lần. Tuy nhiên, tùy thuộc vào loại công trình, hạng mục và mức độ sử dụng, tần suất bảo trì sẽ có sự khác biệt.

Bảng tần suất trên giúp các chủ đầu tư và ban quản lý chủ động hơn trong việc bảo dưỡng tòa nhà, đảm bảo vận hành trơn tru và hiệu quả. Để lập kế hoạch bảo trì tối ưu nhất, nên phối hợp với đơn vị chuyên môn để đánh giá tình trạng thực tế và đề xuất lịch trình phù hợp.

3. Quy trình bảo trì tòa nhà văn phòng tiêu chuẩn

Bảo trì tòa nhà văn phòng là hoạt động thiết yếu nhằm đảm bảo mọi hệ thống kỹ thuật và kết cấu công trình vận hành ổn định, an toàn và duy trì thẩm mỹ. Quy trình bảo trì thường được thực hiện theo các bước cơ bản sau:

3.1 Lập danh mục máy móc, thiết bị cần bảo trì

Bước đầu tiên trong quy trình bảo trì là lập danh mục đầy đủ các thiết bị và máy móc trong tòa nhà. Việc này giúp ban quản lý theo dõi chính xác số lượng, loại thiết bị và hạn chế thiếu sót. Cụ thể:

• Bộ phận kỹ thuật tiến hành lập danh sách toàn bộ thiết bị đang vận hành.
• Kỹ sư trưởng phân loại, xác định số lượng và đánh giá tình trạng thiết bị.
• Nhân viên kỹ thuật cập nhật danh sách khi có thiết bị mới phát sinh.
• Lập phiếu lý lịch cho từng thiết bị để theo dõi lịch sử bảo trì, sửa chữa.

3.2 Khảo sát và đánh giá hiện trạng

Ban quản lý tiến hành khảo sát tình trạng hoạt động của thiết bị dựa trên chức năng và yêu cầu kỹ thuật. Mục tiêu là xác định thiết bị cần bảo dưỡng và thiết lập tần suất bảo trì phù hợp. Nếu bộ phận kỹ thuật nội bộ chưa đủ năng lực, chủ đầu tư nên cân nhắc thuê đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp để đảm bảo chất lượng công tác bảo trì.

3.3 Lên kế hoạch bảo trì chi tiết

Sau khi đánh giá hiện trạng, bộ phận kỹ thuật sẽ xây dựng kế hoạch bảo trì chi tiết, bao gồm lịch trình, tần suất và phương pháp thực hiện. Kế hoạch này cần được trình chủ đầu tư phê duyệt trước khi triển khai. Sau khi thống nhất, công tác bảo trì được tiến hành theo đúng kế hoạch đã đề ra.

3.4 Chuẩn bị nhân lực, vật tư và thiết bị

Dựa trên kế hoạch đã được phê duyệt, bộ phận kỹ thuật chuẩn bị vật tư, thiết bị và nhân lực cần thiết. Trong trường hợp thuê dịch vụ bên ngoài, ban quản lý phải giám sát chặt chẽ quy trình thực hiện để đảm bảo chất lượng và an toàn.

3.5 Thực hiện và nghiệm thu bảo trì

Khi tất cả chuẩn bị đã hoàn tất, nhân viên kỹ thuật tiến hành bảo trì từng hệ thống, thiết bị trong tòa nhà. Quá trình này cần được theo dõi sát sao để đảm bảo tiến độ, chất lượng và an toàn. Sau khi hoàn tất, kỹ thuật viên cập nhật thông tin vào phiếu lý lịch thiết bị, lưu giữ biên bản nghiệm thu và quản lý hồ sơ bảo trì để tiện theo dõi trong các chu kỳ tiếp theo.

>> Có thể bạn quan tâm:

• 12 Tiêu chuẩn thiết kế tòa nhà văn phòng theo Bộ Xây Dựng
• Lợi ích khi đặt trụ sở tại tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp
• Top 8 phần mềm quản lý tòa nhà, chung cư miễn phí hiệu quả

4. Các hình thức bảo trì, bảo dưỡng tòa nhà phổ biến

Trong quản lý vận hành tòa nhà văn phòng, có nhiều hình thức bảo trì khác nhau, mỗi hình thức phù hợp với từng loại công trình và điều kiện vận hành cụ thể.

4.1 Bảo trì thường xuyên

Bảo trì thường xuyên được thực hiện theo chu kỳ định kỳ như hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Đây là hoạt động quan trọng nhằm duy trì tình trạng ổn định của các hệ thống kỹ thuật cũng như các hạng mục khác như cảnh quan, khu vực công cộng. Khi thực hiện đều đặn, bảo trì thường xuyên giúp ngăn ngừa sự cố lớn và tối ưu hóa chi phí vận hành định kỳ.

4.2 Bảo trì phòng ngừa rủi ro

Bảo trì phòng ngừa rủi ro tập trung vào việc phát hiện và khắc phục các nguy cơ tiềm ẩn trước khi chúng trở thành sự cố nghiêm trọng. Ví dụ như thay bộ lọc không khí, kiểm tra định kỳ hệ thống bơm nước hay kiểm tra các thiết bị điện quan trọng. Hình thức này được xem là khoản đầu tư hiệu quả, giúp giảm thiểu chi phí sửa chữa lớn trong tương lai.

4.3 Bảo trì sửa chữa

Bảo trì sửa chữa (Corrective Maintenance) được thực hiện khi thiết bị hoặc hệ thống gặp sự cố hoặc hư hỏng. Nếu các biện pháp bảo trì thường xuyên và phòng ngừa rủi ro được thực hiện đúng cách, chi phí sửa chữa phát sinh sẽ được giảm thiểu đáng kể, đồng thời hạn chế gián đoạn vận hành tòa nhà.

4.4 Bảo trì diện mạo công trình

Bảo trì diện mạo tập trung vào việc duy trì giá trị thẩm mỹ và sự hấp dẫn của tòa nhà. Hoạt động này bao gồm sơn sửa, thay thảm, lắp đặt và bảo dưỡng hệ thống chiếu sáng hay các yếu tố nội thất. Chi phí cho hình thức này phụ thuộc vào yêu cầu và mong muốn của chủ đầu tư, nhằm giữ cho tòa nhà luôn hiện đại và thu hút khách thuê.

4.5 Bảo trì trì hoãn

Bảo trì trì hoãn là việc tạm dừng một số hạng mục bảo trì khi ngân sách hạn chế, đồng thời vẫn giữ sẵn kế hoạch cho các sửa chữa khẩn cấp nếu cần. Hình thức này giúp cân đối ngân sách ngắn hạn nhưng cần quản lý cẩn trọng để tránh ảnh hưởng đến tuổi thọ và hiệu suất vận hành của tòa nhà trong dài hạn.

Quản lý chi phí và lựa chọn hình thức bảo trì phù hợp sẽ giúp tòa nhà vận hành ổn định, an toàn, đồng thời tối ưu hóa ngân sách tổng thể và nâng cao trải nghiệm cho khách thuê.

5. Những hệ thống kỹ thuật cần bảo trì trong tòa nhà

Trong một tòa nhà văn phòng, việc bảo trì các hệ thống kỹ thuật là yếu tố then chốt để đảm bảo hoạt động ổn định, an toàn và hiệu quả. Dưới đây là các hệ thống kỹ thuật cần được chú trọng bảo dưỡng định kỳ:

• Hệ thống điện tòa nhà: bao gồm trạm biến áp, bảng điện, ổ cắm, dây dẫn và thiết bị phân phối điện. Bảo trì định kỳ giúp ngăn ngừa sự cố mất điện, cháy nổ và đảm bảo nguồn điện ổn định cho toàn bộ tòa nhà.
• Hệ thống cấp nước và thoát nước: bao gồm bồn chứa, bơm, van, ống dẫn và hệ thống thoát nước mưa. Việc bảo dưỡng định kỳ đảm bảo cung cấp nước liên tục, tránh rò rỉ và ngập úng.
• Hệ thống quản lý tòa nhà: kiểm soát các hệ thống điện, HVAC, an ninh, PCCC và chiếu sáng. Bảo trì BMS giúp giám sát hiệu quả và tối ưu năng lượng vận hành.
• Hệ thống thang máy và thang cuốn: kiểm tra định kỳ, tra dầu mỡ, kiểm tra phanh, cáp tải và các bộ phận cơ khí để đảm bảo an toàn vận hành và hạn chế sự cố.
• Hệ thống máy phát điện dự phòng: đảm bảo máy phát luôn sẵn sàng hoạt động khi mất điện, giúp tòa nhà vận hành liên tục.
• Hệ thống điều hòa không khí (HVAC): bao gồm chiller, AHU, FCU, VRV/VRF. Bảo trì định kỳ giúp duy trì chất lượng không khí, tiết kiệm năng lượng và kéo dài tuổi thọ thiết bị.
• Các hạng mục xây dựng: tường, sàn, trần, mái, cửa, lan can… cần kiểm tra và bảo dưỡng để tránh xuống cấp, rạn nứt hoặc hư hỏng.
• Hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC): bao gồm bình chữa cháy, hệ thống báo cháy, vòi phun tự động, cảm biến khói và van chữa cháy. Bảo trì định kỳ đảm bảo an toàn tính mạng và tài sản.
• Hệ thống an ninh, camera giám sát: kiểm tra kết nối, thay thế camera hỏng, nâng cấp phần mềm để đảm bảo giám sát hiệu quả.
• Hệ thống chiếu sáng: bao gồm đèn hành lang, phòng họp, khu vực công cộng và ngoại thất. Kiểm tra, vệ sinh, thay bóng đèn giúp duy trì môi trường làm việc thoải mái và tiết kiệm năng lượng.
• Hệ thống thông báo và mạng: bảo trì các loa thông báo, hệ thống mạng LAN/Wi-Fi, cáp mạng để đảm bảo liên lạc nội bộ và kết nối internet ổn định.

Tùy vào quy mô, hạng mục và cấu trúc của từng tòa nhà, danh sách các hệ thống kỹ thuật cần bảo trì có thể khác nhau. Lập kế hoạch bảo trì chi tiết, tuân thủ đúng quy trình và theo dõi định kỳ sẽ giúp kéo dài tuổi thọ thiết bị, giảm thiểu chi phí sửa chữa đột xuất và đảm bảo tòa nhà vận hành an toàn, liên tục.

6. Chi phí bảo trì tòa nhà – Các yếu tố ảnh hưởng

Chi phí bảo trì là một trong những yếu tố quan trọng trong quản lý vận hành tòa nhà, nhưng việc xác định con số cụ thể thường không đơn giản vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố.

• Tình trạng tòa nhà: Các tòa nhà đã xuống cấp hoặc cũ hơn thường yêu cầu bảo trì thường xuyên và chuyên sâu, dẫn đến chi phí cao hơn so với những công trình mới, ít gặp sự cố.
• Hệ thống kỹ thuật: Chi phí bảo trì cũng phụ thuộc vào số lượng, loại hình và độ phức tạp của các hệ thống kỹ thuật. Tòa nhà với nhiều hệ thống như điện, điều hòa, thang máy, PCCC, BMS… cần bảo dưỡng định kỳ sẽ phát sinh chi phí cao hơn so với tòa nhà có ít hệ thống hoặc hệ thống đơn giản.

Ngoài ra, các yếu tố khác như quy mô tòa nhà, vị trí, tiêu chuẩn vận hành, yêu cầu về an toàn và chất lượng dịch vụ cũng ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí bảo trì. Vì vậy, việc lập dự toán chi phí bảo trì cần được thực hiện một cách chi tiết, căn cứ vào thực trạng tòa nhà và kế hoạch bảo trì định kỳ, nhằm tối ưu ngân sách và đảm bảo hiệu quả vận hành.

7. Lưu ý để bảo trì tòa nhà văn phòng hiệu quả

Để bảo trì tòa nhà văn phòng đạt hiệu quả cao, chủ đầu tư và ban quản lý cần lưu ý các điểm sau:

• Chọn đơn vị bảo trì uy tín: Ưu tiên các công ty có kinh nghiệm, năng lực chuyên môn và chứng chỉ liên quan để đảm bảo chất lượng công tác bảo trì.
• Lập kế hoạch chi tiết: Kế hoạch bảo trì nên nêu rõ các hạng mục cần thực hiện, tần suất, phương pháp và nguồn lực cần thiết, đồng thời phân công trách nhiệm cụ thể cho từng bộ phận.
• Đánh giá hiệu quả thường xuyên: Kiểm tra và đánh giá định kỳ kết quả bảo trì giúp phát hiện kịp thời vấn đề và điều chỉnh kế hoạch nếu cần.
• Nâng cao ý thức nhân viên: Tạo thói quen giữ gìn vệ sinh, bảo dưỡng thiết bị và cơ sở vật chất trong toàn bộ tòa nhà để giảm thiểu hư hỏng.
• Ứng dụng công nghệ tiên tiến: Sử dụng các giải pháp quản lý tòa nhà thông minh (BMS, CMMS, IoT) giúp giám sát, lập lịch và tối ưu hóa công tác bảo trì.

Bảo trì tòa nhà là yếu tố quan trọng để đảm bảo vận hành ổn định, an toàn và kéo dài tuổi thọ công trình. Thực hiện đúng quy trình, kết hợp các hình thức bảo trì phù hợp và giám sát chặt chẽ giúp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả vận hành và giá trị bất động sản văn phòng.

>> Tìm hiểu thêm:

• 7 bước sửa chữa, cải tạo tòa nhà văn phòng
• Thi công xây dựng công trình là gì? Điều kiện và quy trình

8. FAQs – Câu hỏi thường gặp

8.1 Bảo trì tòa nhà gồm những hạng mục nào?

Bảo trì tòa nhà bao gồm nhiều hạng mục kỹ thuật và cơ sở hạ tầng, trong đó những hạng mục chính cần chú ý gồm:

• Hệ thống điện: ổ cắm, tủ điện, chiếu sáng, UPS.
• Hệ thống cấp – thoát nước: bơm, ống, van, nhà vệ sinh.
• Hệ thống điều hòa không khí (HVAC): máy lạnh, AHU, FCU, chiller, VRV.
• Hệ thống thang máy, thang cuốn: kiểm tra an toàn, bôi trơn, thay thế linh kiện.
• Hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC): bình chữa cháy, báo cháy, sprinkler, họng chữa cháy.
• Hệ thống an ninh: camera, kiểm soát ra vào, chuông báo.
• Hệ thống chiếu sáng, thông báo, mạng và các thiết bị văn phòng khác.
• Các hạng mục xây dựng: sàn, trần, tường, cửa, mái nhà, cảnh quan tòa nhà.

8.2 Bao lâu cần bảo trì tòa nhà một lần?

Tần suất bảo trì phụ thuộc vào loại thiết bị, hệ thống kỹ thuật và quy mô tòa nhà:

• Hệ thống điện: kiểm tra 3-6 tháng, bảo dưỡng lớn 1 năm/lần.
• Hệ thống nước: kiểm tra 3 tháng, bảo dưỡng lớn 6 tháng/lần.
• Điều hòa: vệ sinh lọc không khí hàng tháng, bảo dưỡng lớn 6-12 tháng/lần.
• PCCC: kiểm tra 3 tháng, bảo dưỡng lớn 6 tháng/lần.
• Thang máy: kiểm tra hàng tháng, bảo dưỡng 6 tháng/lần.

8.3 Chi phí bảo trì tòa nhà được tính như thế nào?

Chi phí bảo trì phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:

• Tình trạng tòa nhà: tòa nhà cũ hoặc xuống cấp chi phí cao hơn.
• Số lượng và loại hệ thống kỹ thuật: càng nhiều hệ thống phức tạp, chi phí càng cao.
• Quy mô và hạng mục bảo trì: diện tích sàn, số tầng, mức độ phức tạp của thiết bị.
• Chu kỳ bảo trì: bảo trì định kỳ đều đặn thường rẻ hơn so với sửa chữa khẩn cấp.

8.4 Ai chịu trách nhiệm bảo trì tòa nhà?

Chủ đầu tư hoặc Ban Quản lý tòa nhà (BQL) chịu trách nhiệm tổ chức bảo trì, giám sát và đảm bảo tất cả hệ thống được vận hành đúng tiêu chuẩn kỹ thuật.

• Chủ đầu tư: phê duyệt ngân sách, lựa chọn đơn vị bảo trì, giám sát chất lượng dịch vụ.
• Ban Quản lý tòa nhà: lập kế hoạch, kiểm tra, nghiệm thu, lưu trữ hồ sơ CMMS/BMS.
• Nhà thầu bảo trì chuyên ngành: thực hiện bảo trì HVAC, PCCC, thang máy, điện – nước.
• Doanh nghiệp thuê văn phòng: tuân thủ hướng dẫn vận hành, phối hợp khi bảo trì khu vực thuê.

>> Xem thêm: Mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng chuẩn nhất

Yến Loan

Nhà biên tập và sản xuất nội dung tại Maison Office.
Có hơn 3 năm kinh nghiệm sản xuất nội dung trong lĩnh vực bất động sản và nội thất văn phòng. Với hiểu biết và kiến thức của mình, tôi luôn cố gắng tạo ra những bài viết có tính chuyên môn cao, mang đến giá trị thông tin cho khách hàng.