⬇ Tải ngay
MẪU QUYẾT ĐỊNH

Mẫu quyết định là gì?

Mẫu quyết định là văn bản hành chính dùng để ban hành quy định, chính sách hoặc giải quyết công việc cụ thể trong tổ chức. Văn bản áp dụng cho cá nhân hoặc tập thể nhằm thực thi một nhiệm vụ được giao. Sử dụng biểu mẫu chuẩn giúp hệ thống hóa thông tin nội bộ và hỗ trợ hiệu quả công tác xử lý các vấn đề phát sinh.

Tải mẫu quyết định file Word cập nhật

Mẫu quyết định nhân sự

Mẫu quyết định nhân sự thường bao gồm bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật và chấm dứt hợp đồng. Các văn bản hỗ trợ quản lý quy trình điều chuyển nhân lực giữa các bộ phận một cách minh bạch.

⬇ Tải file Word

Mẫu quyết định bổ nhiệm công ty TNHH

⬇ Tải file Word

QUYẾT ĐỊNH
Về việc bổ nhiệm……………………

————————–

HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN CÔNG TY ……………

– Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành;

– Căn cứ Điều lệ Công ty …………..…………………….……………………;

– Căn cứ yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh;

– Xét năng lực, phẩm chất và trình độ của Ông/Bà…………………………,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Bổ nhiệm chức danh ………………………………..…… đối với:

Ông/Bà: ……………………………………… Giới tính: ………………………..

Sinh ngày: …………………………………… Dân tộc: ………………………

Số chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân: ………………………..

Nơi cấp:…………………………………Ngày cấp: ……………………………

Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: .…………………………………………

Nơi ở hiện tại: ………………………………………………………………..

Điều 2. Quyền và nghĩa vụ

……………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………

Điều 3. Hiệu lực thi hành

Ông/Bà có tên tại Điều 1 và các cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký./.

Mẫu quyết định bổ nhiệm công ty cổ phần

⬇ Tải file Word

QUYẾT ĐỊNH 

Về việc bổ nhiệm Giám đốc Công ty

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN ………………………….

– Căn cứ vào Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành;

– Căn cứ vào Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty cổ phần ………………………………;

– Căn cứ vào Biên bản họp Hội đồng Quản trị Công ty ………………………………..;

– Căn cứ vào yêu cầu hoạt động kinh doanh;

– Xét năng lực và phẩm chất cán bộ;

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Nay bổ nhiệm:

Ông: …………………………..……………………..……………………..……………    Giới tính: Nam

Sinh ngày:……………………… ……….  Dân tộc: Kinh                 Quốc tịch: Việt Nam

CMND/CCCD/Hộ chiếu số: …………………………………….……… cấp ngày: ……………………….

Nơi đăng ký HKTT: …………………………..……………………………………………………………..

Chỗ ở hiện tại:………………..…………………………………………………..…………………………..

Giữ chức vụ:…….……………..…………………………………………………..…………………………

Điều 2: Quyền và nghĩa vụ:

…………………………………………………………………………………………………………….…

………………………………………………………….……………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………….

…………………….…………………………………………………………………………………………

Điều 3: Ông ……………………………….. và những người liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Mẫu quyết định bổ nhiệm công chức

⬇ Tải file Word

QUYẾT ĐỊNH

Về việc bổ nhiệm công chức

Căn cứ Luật Cán bộ, công chức năm 2008;

Căn cứ Nghị định số 138/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức;

Căn cứ ……..

Xét đề nghị của ……………..

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Bổ nhiệm Ông ……………………..
Ông …………………. được hưởng phụ cấp chức vụ với hệ số ….

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3: Chánh văn phòng ủy ban nhân dân, Trưởng phòng Nội vụ, Trưởng phòng Tài chính – Kế toán và ông ………….. chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

Mẫu quyết định miễn nhiệm

⬇ Tải file Word

QUYẾT ĐỊNH

V/v: Miễn nhiệm chức vụ đối với Ông/Bà ………….

CÔNG TY….

– Căn cứ vào Luật doanh nghiệp;

– Căn cứ vào Điều lệ hoạt động của Công ty ………………;

– Căn cứ vào nhu cầu hiện tại của Công ty……………..;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Miễn nhiệm Ông/Bà ………… thôi giữ chức vụ …………. – Công ty …………… kể từ ngày ….. tháng ….. năm ……….

Điều 2: Ông/Bà ……………….. chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và trước pháp luật về những công việc đã thực hiện trong thời gian giữ chức vụ ……………………

Điều 3: Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày…..tháng…..năm….. cho đến khi có Quyết định khác về việc này được ban hành. Ông/Bà ……………. và các Phòng/Ban có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

Mẫu quyết định chấm dứt hợp đồng

QUYẾT ĐỊNH

V/v: Chấm dứt hợp đồng lao động

————–

GIÁM ĐỐC/TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY ………………

– Căn cứ Bộ luật Lao động năm 2019; 

– Căn cứ Hợp đồng lao động số…………………………………………….; 

– Căn cứ Quyết định …………………………………………………………; 

– Căn cứ Quyết định xử lý vi phạm/bản án số của ……………, đối với Ông/bà….; 

– Theo đề nghị của Phòng Tổ chức & Nhân sự. 

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Nay chấm dứt hợp đồng lao động với Ông/bà………, là cán bộ/công nhân viên thuộc phòng …………………………………………………………….;

Lý do: (Bị xử lý vi phạm hoặc bị kết án theo quyết định của tòa án, hết thời gian theo Hợp đồng lao động đã ký mà không gia hạn…)………………………………; …………………………………………………………………………………………………

Kể từ ngày …../…./20….. 

Điều 2: Lương và các khoản phụ cấp (nếu có) của Ông Nguyễn Văn A được chi trả tính đến ngày chấm dứt hợp đồng lao động. 

Điều 3: Các Ông (bà) Trưởng phòng Tổ chức & Nhân sự, trưởng các Phòng Ban liên quan và Ông Nguyễn Văn A căn cứ quyết định thi hành. 

Mẫu điều chuyển nhân sự

….., ngày ….. tháng ….. năm ……..

QUYẾT ĐỊNH ĐIỀU CHUYỂN NHÂN SỰ

Về việc điều chuyển nhân sự

– Căn cứ vào quyết định …………….., ngày ………………….. của ………………………… về việc cơ cấu lại nhân sự của công ty ……………….. tại ………………………;

– Xét nhu cầu công tác của cán bộ;

– Theo đề nghị của ông (bà) ………………. chức vụ …………………….. và của Trưởng phòng Tổ chức cán bộ;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Nay điều chuyển các nhân viên có tên sau đây:

Ông ……………………………… Chức vụ …………………… Phòng/Ban ……………………..

Bà ………………………………… Chức vụ ……………………… Phòng/Ban ………………………

Đến nhận công tác tại Phòng/Ban ……………………….. của công ty ………………… kể từ ngày …… /…… /……….

Điều 2. Lương và các khoản phụ cấp khác của các nhân viên nói ở Điều 1 sẽ vẫn do Phòng kế toán của công ty trả với mức lương và hệ lương theo quyết định thay đổi lương số ……./QĐ-TGĐ ngày …./…./….. của ……………….. kể từ ngày đến nhận phòng/ban mới.

Điều 3. Phòng Tài chính – Kế toán, Phòng nhân sự, Phòng ……………. các nhân viên có tên ở Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

Mẫu điều chỉnh nhân sự

⬇ Tải file Word

QUYẾT ĐỊNH

Về việc điều chỉnh nhân sự

Thủ trưởng cơ quan (đơn vị)

– Căn cứ vào quyết định số …… /KH, ngày…… tháng….. năm………… của…………………….. về việc thành lập cơ quan đơn vị………….. ;

– Căn cứ vào quyết định số …… /KH, ngày…… tháng….. năm………………………… của……………………..về việc tiếp nhận và điều động………………………… về công tác tại cơ quan đơn vị………………….;

– Xét yêu cầu công tác và khả năng cán bộ nhân viên;

– Xét đề nghị của trưởng phòng tổ chức cán bộ.                    

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Nay  điều chỉnh  Ông (Bà) ………………………thuộc (ban)…………….thuộc cơ quan (đơn vị)…………… kể từ ngày…….tháng………năm……… đến nhận công tác phòng (ban)…………….thuộc cơ quan (đơn vị)……… kể từ ngày…….tháng………năm………

Điều 2. Lý do điều chỉnh người lao động: …………….

Điều 3. Ông ………………………được hưởng lương và các khoản phụ cấp………….kể  từ ngày……. tháng……. năm…….

Điều 4. Các ông/bà chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính); Tài chính – kế toán, tổ chức cán bộ và ông……………….. có trách nhiệm thi hành quyết định này.

Mẫu quyết định hành chính

Văn bản áp dụng để ban hành quy chế mới, thành lập ban chỉ đạo hoặc điều chỉnh cơ cấu bộ phận. Bộ phận hành chính dùng loại giấy tờ trên để chuẩn hóa quy định hoặc quy chế làm việc chung.

⬇ Tải file Word

NGHỊ QUYẾT

……………⁵……………

THẨM QUYỀN BAN HÀNH

Căn cứ…………………………………………………………………………………………………………………………….;

Căn cứ…………………………………………………………………………………………………………………………….;

………………………………………………………………………………………………………………………………………..

QUYẾT NGHỊ:

………………………………………………..⁶……………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………………………………………

Ghi chú:

¹ Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

² Tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết.

³ Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết.

⁴ Địa danh.

⁵ Trích yếu nội dung nghị quyết.

⁶ Nội dung nghị quyết.

⁷ Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (nếu cần).

⁸ Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

Mẫu quyết định tổ chức nội bộ

Mẫu quyết định tổ chức nội bộ dùng khi thay đổi cơ cấu công ty như thành lập/giải thể/sáp nhập phòng ban, ban hành quy chế nội bộ, thành lập hội đồng/ban/tổ, ủy quyền ký kết. Với mục đích là định hình cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn rõ ràng.

Mẫu quyết định thành lập phòng ban

⬇ Tải file Word

QUYẾT ĐỊNH

(V/v: Thành lập [Tên phòng ban])

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY CỔ PHẦN [TÊN CÔNG TY]

Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/06/2020
Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần [Tên công ty]
Căn cứ nhu cầu tổ chức, hoạt động và phát triển của công ty;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Thành lập [Tên phòng ban]
Thành lập [Tên phòng ban] trực thuộc Công ty Cổ phần [Tên công ty], có chức năng và nhiệm vụ theo quy định của công ty.

Điều 2: Chức năng, nhiệm vụ của phòng ban
[Tóm tắt chức năng và nhiệm vụ của phòng ban, ví dụ: quản lý nhân sự, kế toán, kinh doanh…]

Điều 3: Nhân sự phụ trách
Bổ nhiệm Ông/Bà [Họ và tên] giữ chức vụ [Chức danh] tại [Tên phòng ban]. Ông/Bà có trách nhiệm tổ chức, quản lý và báo cáo kết quả hoạt động theo quy định của công ty.

Điều 4: Hiệu lực thi hành
Quyết định này có hiệu lực từ ngày [Ngày có hiệu lực]. Các phòng ban, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

Mẫu quyết định sáp nhập phòng ban

⬇ Tải file Word

Ngày … tháng … năm …

QUYẾT ĐỊNH

V/v: Sáp nhập phòng ban trong công ty

Căn cứ vào:

• Luật Doanh nghiệp số …/…/QH… ngày … tháng … năm …;
• Điều lệ hoạt động của Công ty [Tên công ty];
• Nhu cầu tổ chức và hoạt động của công ty.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Sáp nhập phòng ban

Công ty [Tên công ty] quyết định sáp nhập [Phòng A] vào [Phòng B] kể từ ngày [Ngày/tháng/năm].

Sau khi sáp nhập:

• Tên phòng ban mới: [Tên phòng ban sau khi sáp nhập]
• Trưởng phòng phụ trách: [Họ và tên]
• Chức năng, nhiệm vụ: [Nêu sơ lược về nhiệm vụ sau sáp nhập]

Điều 2: Chuyển giao nhân sự và tài sản

Tất cả nhân sự của [Phòng A] sẽ được điều chuyển về [Phòng B] theo sự sắp xếp của Ban lãnh đạo.
Các tài sản, hồ sơ, tài liệu của [Phòng A] sẽ được bàn giao về [Phòng B] trước ngày [Ngày/tháng/năm].

Điều 3: Trách nhiệm thực hiện

Trưởng phòng [Phòng B] có trách nhiệm tiếp nhận và tổ chức quản lý nhân sự, tài sản sau khi sáp nhập.
Bộ phận nhân sự, kế toán và các phòng ban liên quan có trách nhiệm phối hợp thực hiện theo đúng quyết định này.

Điều 4: Hiệu lực thi hành

Quyết định này có hiệu lực từ ngày [Ngày/tháng/năm].
Các cá nhân, phòng ban liên quan có trách nhiệm thực hiện theo quyết định này.

Mẫu quyết định sáp nhập và đổi tên

⬇ Tải file Word

Ngày … tháng … năm …

QUYẾT ĐỊNH

V/v: Sáp nhập và đổi tên phòng ban trong công ty

Căn cứ vào:

• Luật Doanh nghiệp số …/…/QH… ngày … tháng … năm …;
• Điều lệ hoạt động của Công ty [Tên công ty];
• Nhu cầu tái cấu trúc và nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Sáp nhập phòng ban

 Công ty [Tên công ty] quyết định sáp nhập [Phòng A] vào [Phòng B] kể từ ngày [Ngày/tháng/năm].

 Sau khi sáp nhập:

• Tên phòng ban mới: [Tên phòng ban sau khi đổi tên]
• Trưởng phòng phụ trách: [Họ và tên]
• Chức năng, nhiệm vụ: [Nêu sơ lược về nhiệm vụ sau sáp nhập]

Điều 2: Đổi tên phòng ban

Phòng ban mới sau khi sáp nhập sẽ được đổi tên từ [Tên cũ] thành [Tên mới] kể từ ngày [Ngày/tháng/năm].

Chức năng, nhiệm vụ của phòng ban mới sẽ được quy định theo hướng dẫn của Ban lãnh đạo công ty.

Điều 3: Chuyển giao nhân sự và tài sản

Tất cả nhân sự của [Phòng A] và [Phòng B] sẽ được điều chuyển về [Tên phòng mới] theo sự sắp xếp của Ban lãnh đạo.
Các tài sản, hồ sơ, tài liệu liên quan của hai phòng sẽ được bàn giao cho [Tên phòng mới] trước ngày [Ngày/tháng/năm].

Điều 4: Trách nhiệm thực hiện

 Trưởng phòng [Tên phòng mới] có trách nhiệm tiếp nhận và tổ chức quản lý nhân sự, tài sản sau khi sáp nhập và đổi tên.
Bộ phận nhân sự, kế toán và các phòng ban liên quan có trách nhiệm phối hợp thực hiện theo đúng quyết định này.

Điều 5: Hiệu lực thi hành

Quyết định này có hiệu lực từ ngày [Ngày/tháng/năm].
Các cá nhân, phòng ban liên quan có trách nhiệm thực hiện theo quyết định này.

Mẫu quyết định ban hành quy chế

QUYẾT ĐỊNH BAN HÀNH QUY CHẾ

(V/v Ban hành quy chế…..)

Căn cứ Bộ Luật lao động năm 2019;

Căn cứ Nghị định số:…./NĐ-…… ;

Căn cứ Điều lệ công ty……;

Căn cứ……………………..;

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Quyết định ban hành kèm theo Quy chế ……….. đối với Bộ phận……

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày………..

Điều 3: Trưởng bộ phận……….có trách nhiệm thông báo, hướng dẫn nhân viên trong Bộ phận mình tiếp nhận và thi hành Quyết định.

Mẫu quyết định tài chính, tài sản

Biểu mẫu quyết định tài chính, tài sản dùng trong phê duyệt các vấn đề liên quan đến dòng tiền, ngân sách hoặc quyền quản lý tài sản. Do chủ doanh nghiệp, giám đốc hoặc ban tài chính ban hành nhằm kiểm soát rủi ro kinh tế.

Mẫu quyết định thanh lý tài sản cố định

Mẫu quyết định thanh lý tài sản cố định được sử dụng trong việc hủy bỏ, bán, thanh lý hoặc tiêu hủy tài sản cố định đã hư hỏng, hết hạn hoặc lạc hậu. Biểu mẫu thường áp dụng cho bộ phận kế toán, quản trị tài sản để ghi giảm tài sản trên sổ sách.

Biểu mẫu quyết định thanh lý tài sản 1

⬇ Tải file Word

QUYẾT ĐỊNH

Về việc thanh lý tài sản cố định

—————

GIÁM ĐỐC CÔNG TY ………

• Căn cứ Thông tư số 45/2013/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 25 tháng 04 năm 2013;

• Căn cứ vào tình hình hoạt động thực tế của công ty sau khi kiểm tra, một số tài sản cố định của công ty đã ……

• Căn cứ vào giấy đề nghị thanh lý tài sản số …./ĐN-TLTS ngày…/…/…

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Thanh lý các tài sản cố định sau của công ty :

Điều 2. Ban thanh lý tài sản cố định cùng các phòng ban có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Biểu mẫu quyết định thanh lý tài sản 2

⬇ Tải file Word

 QUYẾT ĐỊNH 

Về việc thanh lý tài sản cố định 

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA ……..

 – Căn cứ Thông tư 45/2013/TT-BTC ngày 25/4/2013 của Bộ tài chính về ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định;

– Căn cứ vào tình hình thực tế sau khi kiểm tra, một số tài sản cố định của công ty (bị hư hỏng không thể tiếp tục sử dụng được nữa; những TSCĐ lạc hậu về kỹ thuật hoặc không còn phù hợp với yêu cầu sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp nữa);

– Căn cứ giấy đề nghị thanh lý tài sản số …….. ngày ……..,

QUYẾT ĐỊNH 

Điều 1. Thanh lý các tài sản cố định sau của công ty: 

……………………………………………………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………

Điều 2. Ban thanh lý tài sản cố định cùng các phòng ban có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Mẫu quyết định đưa tài sản cố định vào sử dụng

Mẫu quyết định đưa tài sản cố định vào sử dụng là văn bản chính thức ghi nhận tài sản cố định mới mua sắm hoặc xây dựng xong bắt đầu tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Làm căn cứ để kế toán trích khấu hao tài sản. 

Quyết định đưa tài sản vào sử dụng mẫu 1

QUYẾT ĐỊNH

Về việc bàn giao tài sản cố định đưa vào sử dụng

CÔNG TY ………………

– Căn cứ Quyết định số ……….. ngày ….. tháng ….. năm ….. của …………………. về việc bàn giao TSCĐ đưa vào sử dụng;

– Căn cứ vào tình hình thực tế sau khi kiểm tra một số tài sản cố định của công ty 

QUYẾT ĐỊNH

ĐIỀU 1. Bàn giao các tài sản cố định sau của công ty đưa vào sử dụng tại các phòng ban/bộ phận để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh:

ĐIỀU 2. Thành viên và địa điểm giao nhận tài sản cố định

Bên giao TSCĐ:

– Ông/Bà: ………………………….. Chức vụ: ………………………. Phòng ban: ……………….

– Ông/Bà: ………………………….. Chức vụ: ………………………. Phòng ban: ……………….

Bên nhận TSCĐ:

– Ông/Bà: ………………………….. Chức vụ: ………………………. Phòng ban: ……………….

– Ông/Bà: ………………………….. Chức vụ: ………………………. Phòng ban: ……………….

Địa điểm giao nhận TSCĐ: ………………………………………………………………………

ĐIỀU 3. Các thành viên trên, Kế toán trưởng cùng các phòng ban có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

Quyết định đưa tài sản vào sử dụng mẫu 2

QUYẾT ĐỊNH 

Về việc bàn giao tài sản cố định

GIÁM ĐỐC CÔNG TY ………

Căn cứ vào…………………………………………………………

Căn cứ vào tình hình thực tế sau khi kiểm tra, một số tài sản cố định của công ty 

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Bàn giao các tài sản cố định sau của công ty vào sử dụng gồm: 

1.Tên: TSCĐ …………………………………………………………………………………………………

Loại: ………………………………………………………………………………………..………………..

Nhãn hiệu:……………………………………………………..……………………..………………………

Nước sản xuất: …………………………………………………………………………..…………………..

Năm sản xuất: ………………………………………………………….…………………………………….

Công suất (diện tích thiết kế):………………. ………………………………………………………………

Nguyên giá tài sản cố định:

– Giá mua:…………………………………………………………………………………………………….

– Chi phí vận chuyển:………………………………………………………………………………..…………………………

– Nguyên giá tài sản cố định:………………………………………………………………..…………………………..

– Tài liệu kỹ thuật kèm theo (nếu có): …………………….……………………………………………………………..

– Dụng cụ, phụ tùng kèm theo (nếu có):….. ……………………………….……………………………………….

2. Tên: TSCĐ………………………………………..………………………………..…………………………………

Loại:………………………………………………………..………………………………..………………………….

Nhãn hiệu: …………………………………………………..………………………………..……………………..…

Nước sản xuất: …………………………………………………..………………………………..……………………

Năm sản xuất: ……………………………..………………………………..………………………………………….

Công suất (diện tích thiết kế):……….………………………………..….………………………………………….

Nguyên giá tài sản cố định:

– Giá mua:…………………………………………………………………..………………………………..…………

– Chi phí vận chuyển:……………………………………………………..………………………………..…………….

– Nguyên giá tài sản cố định:……………………………………………..………………………………..…….……..

-Tài liệu kỹ thuật kèm theo (nếu có): …….………………………………..………………………………..………….

Dụng cụ, phụ tùng kèm theo (nếu có): ….………………………………..……………………………………………..

Điều 2. Giám đốc công ty, Kế toán trưởng cùng các phòng ban có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

>> Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao tài sản mới nhất file Word

Mẫu quyết định phê duyệt dự toán

Mẫu quyết định phê duyệt dự toán là văn bản dùng để thông qua kế hoạch chi phí, ngân sách dự kiến cho một dự án, công trình hoặc hoạt động cụ thể. Biểu mẫu thường được áp dụng cho ban quản lý dự án và kế toán trước khi triển khai.

QUYẾT ĐỊNH

Về việc phê duyệt nhiệm vụ và dự toán kinh phí mua sắm (hoặc sửa chữa, nâng cấp) tài sản, trang thiết bị của cơ quan, đơn vị

THẨM QUYỀN BAN HÀNH (5)

Căn cứ Luật Ngân sách nhà nước ngày 25 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Luật Quản lý, sử dụng tài sản công ngày 21 tháng 6 năm 2017;

Căn cứ Nghị định số 151/2017/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2017 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản công; Nghị định số 114/2024/NĐ-CP ngày 15 tháng 9 năm 2024 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 151/2017/NĐ-CP ;

Căn cứ Nghị định số……… của Chính phủ quy định việc lập dự toán, quản lý, sử dụng kinh phí chi thường xuyên ngân sách nhà nước để mua sắm tài sản, trang thiết bị; cải tạo, nâng cấp, mở rộng, xây dựng mới hạng mục công trình trong các dự án đã đầu tư xây dựng;

Căn cứ Quyết định số 15/2025/QĐ-TTg ngày 14 tháng 6 năm 2025 của Thủ tướng Chính phủ quy định tiêu chuẩn, định mức sử dụng máy móc, thiết bị; và Quyết định số 10/2026/QĐ-TTg ngày 09 tháng 3 năm 2026 sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số 15/2025/QĐ-TTg;

Căn cứ Quyết định số……… của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chủ trương (nếu có);

Các căn cứ pháp lý khác có liên quan (tiêu chuẩn, định mức tài sản trang thiết bị; hao mòn, khấu hao tài sản, trang thiết bị….);

Theo đề nghị của…. tại Tờ trình số… ngày… của …..

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt nhiệm vụ mua sắm (hoặc sửa chữa, nâng cấp) tài sản, trang thiết bị của cơ quan, đơn vị với các nội dung chủ yếu như sau:

1. Tên cơ quan, đơn vị mua sắm (hoặc sửa chữa, nâng cấp) tài sản:
2. Danh mục tài sản được mua sắm (hoặc sửa chữa, nâng cấp): chủng loại, số lượng theo định mức, số lượng hiện có, số lượng đề xuất mua; trong đó nêu rõ tài sản mới, tài sản sửa chữa, tài sản nâng cấp hoặc thay thế.
3. Dự toán kinh phí thực hiện; nguồn kinh phí (nguồn ngân sách nhà nước chi thường xuyên, nguồn khác (nếu có)). Trong đó nêu rõ dự toán kinh phí với từng loại tài sản mua sắm (hoặc sửa chữa, nâng cấp).
4. Thời gian thực hiện nhiệm vụ.
5. Các nội dung khác (nếu có).

(Trường hợp Quyết định phê duyệt nhiệm vụ đối với nhiều đơn vị thực hiện cần thể hiện đầy đủ các nội dung nêu trên đối với từng đơn vị).

Điều 2. Tổ chức thực hiện.

Điều 3. Tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, đơn vị ban hành quyết định.

(3) Chữ viết tắt của tên cơ quan, đơn vị ban hành quyết định.

Cấu trúc chuẩn của một mẫu quyết định

Phần mở đầu của quyết định

Khu vực chứa Quốc hiệu, Tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành, số ký hiệu văn bản, địa danh và ngày tháng năm. Các thành phần trên căn chỉnh theo tỷ lệ khoảng cách nghiêm ngặt. Tên quyết định ghi bằng chữ in hoa, in đậm và căn giữa trang giấy.

Phần căn cứ ban hành quyết định

Khu vực liệt kê các văn bản pháp luật, điều lệ hoạt động hoặc tờ trình làm cơ sở pháp lý. Thông tin trình bày theo thứ tự ưu tiên từ quy định có giá trị pháp lý cao xuống thấp.

Phần nội dung các điều khoản

Nội dung phân chia thành các “Điều” cụ thể. Điều 1 nêu rõ mục đích chính của văn bản. Các phần tiếp theo quy định chi tiết trách nhiệm, quyền hạn và phân bổ nguồn lực.

Phần hiệu lực thi hành, nơi nhận và chữ ký

Phần hiệu lực thi hành quy định rõ thời điểm văn bản phát sinh hiệu lực. Mục nơi nhận liệt kê các cá nhân và bộ phận tiếp nhận. Chữ ký cùng dấu mộc xác nhận tính pháp lý của quy định.

Hướng dẫn cách viết mẫu quyết định đúng thể thức

Tuân thủ kỹ thuật soạn thảo giúp văn bản minh bạch, tránh rủi ro hiểu sai ý trong quá trình vận hành thực tế.

Cách viết phần căn cứ ban hành

Dùng cụm từ “Căn cứ” kết hợp với tên văn bản pháp lý. Ví dụ: “Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2020”. Đối với văn bản điều hành nội bộ, cấp quản lý nên trích dẫn “Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty” hoặc “Căn cứ Tờ trình số…”. Nền tảng pháp lý vững chắc bảo vệ tổ chức trước các tranh chấp.

Cách viết nội dung các điều khoản trong quyết định

Dùng ngôn từ mệnh lệnh rõ ràng, tường minh. Tránh việc dùng câu phức tạp hoặc từ ngữ đa nghĩa. Phân bổ công việc cụ thể cho từng cá nhân, đưa ra mốc thời gian hoàn thành và chỉ định người giám sát. Thay vì viết “Bộ phận kỹ thuật hỗ trợ dự án”, hãy viết “Ông Nguyễn Văn A chịu trách nhiệm bàn giao phần việc trước ngày 15/10”.

Cách ghi thời điểm hiệu lực của quyết định

Nêu mốc thời gian bắt đầu thực thi. Thay vì ghi chung chung “từ ngày ký”, người soạn thảo nên viết “có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2026”. Sự chi tiết về thời gian định hình rõ quyền lợi và nghĩa vụ giữa các bên liên quan.

Cách ghi nơi nhận và người ký quyết định

Nơi nhận liệt kê tên các bộ phận, cá nhân phụ trách trách nhiệm thực thi, thường đặt ở góc dưới cùng bên trái. Chữ ký nằm ở góc dưới cùng bên phải, ghi rõ chức vụ, họ tên người duyệt. Nếu ký thay, người soạn thảo thêm chữ “KT.” ngay trước chức danh. Chữ ký thừa lệnh sử dụng chữ “TL.”.

Lưu ý khi ban hành quyết định

Thẩm quyền ký quyết định

Chỉ người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ mới có thẩm quyền ký duyệt. Hành vi ký vượt quyền hạn khiến toàn bộ nội dung văn bản mất đi hiệu lực. Tại các tổ chức có nhiều chi nhánh, quy chế phân cấp ủy quyền cần được tham chiếu kỹ lưỡng trước khi trình ký.

Hiệu lực của quyết định

Các điều khoản nội bộ không được đi ngược lại hợp đồng lao động đã thỏa thuận hoặc quy định pháp luật. Trường hợp xuất hiện sự xung đột, văn bản có giá trị pháp lý cao hơn sẽ được ưu tiên áp dụng. Người soạn thảo cần đối chiếu chéo nội dung trước khi ban hành.

Quy định về đóng dấu quyết định

Dấu đỏ đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Với quyết định trải dài nhiều trang, người soạn thảo yêu cầu đóng dấu giáp lai để ngăn chặn hành vi tự ý rút, thêm hoặc thay thế nội dung giấy tờ.

Những lỗi thường gặp khi soạn quyết định

Trích dẫn căn cứ pháp lý hết hiệu lực

Hệ thống pháp luật và quy chế nội bộ thường xuyên được cập nhật hoặc thay thế bằng các quy định mới. Người soạn mẫu quyết định có thể mắc lỗi sao chép từ biểu mẫu cũ mà quên kiểm tra tình trạng hiệu lực. Việc dựa vào một quy định đã hết giá trị khiến quyết định bị bác bỏ khi xảy ra khiếu nại.

Diễn đạt nội dung thiếu tường minh

Ngôn từ trong mệnh lệnh cần sự đơn nghĩa và trực diện. Việc dùng các cụm từ chung chung như “xử lý sớm” hay “chủ động phối hợp” dễ gây ra tình trạng đùn đẩy công việc giữa các bộ phận. Người soạn cần phân công rõ cá nhân phụ trách kèm kết quả kỳ vọng và thời hạn hoàn thành cụ thể.

Ghi thiếu mốc thời gian hiệu lực

Nhiều quyết định ghi “có hiệu lực từ ngày ban hành” nhưng lại để trống ngày tháng ở phần đầu trang. Lỗi sai về mốc thời gian tác động trực tiếp đến tiến độ công việc chung hoặc quyền lợi hợp pháp của người tiếp nhận. Người soạn thảo cần đối chiếu chéo các mốc thời gian trước khi trình ký văn bản.

Bỏ sót thông tin tại phần nơi nhận

Người soạn thảo cần liệt kê đầy đủ các cá nhân, đơn vị liên quan vào mục tiếp nhận. Việc cung cấp thông tin đầy đủ giúp các quy trình được vận hành đồng bộ và hiệu quả.

Sử dụng mẫu quyết định chính xác giúp tối ưu quy trình hành chính và kiểm soát rủi ro pháp lý. Để đảm bảo hiệu lực, các đơn vị cần duy trì tính minh bạch, tuân thủ chặt chẽ căn cứ cùng thể thức trình bày. Chuẩn hóa hệ thống giấy tờ hành chính giúp quy trình vận hành trơn tru và củng cố uy tín doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp về mẫu quyết định

Mẫu quyết định có bắt buộc phải theo một mẫu cố định không?

Mẫu quyết định không bắt buộc phải theo một mẫu cố định. Tùy thuộc vào đối tượng áp dụng, mục đích ban hành và lĩnh vực cụ thể mà cấu trúc và hình thức trình bày sẽ được điều chỉnh cho phù hợp.

Mẫu quyết định file Word có chỉnh sửa được không?

Có. Tổ chức tải biểu mẫu về, điền thông tin cụ thể vào các trường để trống và điều chỉnh câu từ cho phù hợp với từng nghiệp vụ thực tế.

Quyết định trong công ty có cần đóng dấu không?

Cần đóng dấu đối với các văn bản đại diện pháp nhân công ty. Các quyết định lưu hành nội bộ nhóm nhỏ đôi khi chỉ cần chữ ký phê duyệt trực tiếp của người phụ trách.

Quyết định sai thông tin có sửa lại được không?

Không thể tẩy xóa hay sửa chữa trực tiếp trên bản gốc đã đóng dấu. Cơ quan ban hành tiến hành ra một văn bản mới nhằm đính chính, sửa đổi hoặc bãi bỏ văn bản cũ.

Có thể dùng chung một mẫu quyết định cho nhiều trường hợp không?

Không nên áp dụng chung một mẫu quyết định cho nhiều trường hợp. Từng sự việc riêng biệt như bổ nhiệm, sa thải hay phê duyệt dự án đều đòi hỏi các căn cứ pháp lý và nội dung điều khoản riêng. Cần dùng biểu mẫu chuyên biệt cho từng tình huống.

The post Mẫu quyết định theo quy định chuẩn và phổ biến hiện nay appeared first on Maison Office.

⬇ Tải ngay mẫu
GIẤY MỜI HỌP

Giấy mời họp là gì?

Giấy mời họp là một dạng văn bản hành chính hoặc thư tín điện tử có chức năng truyền đạt thông tin, yêu cầu người nhận đến tham dự một sự kiện, hội nghị hoặc buổi thảo luận do cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phát hành.

Tải mẫu giấy mời họp file Word/PDF mới nhất

Mẫu giấy mời chung

Mẫu giấy mời họp chung có thể sử dụng linh hoạt, phù hợp cho các buổi làm việc nội bộ doanh nghiệp hoặc cơ quan nhà nước. Cấu trúc văn bản tuân thủ quy chuẩn lề và khoảng cách dòng cơ bản, bao gồm đầy đủ quốc hiệu, tiêu ngữ và các trường thông tin trống để điền tay hoặc đánh máy.

⬇ Tải file Word

GIẤY MỜI 

…………………………………. (5) ………………………………..

………………………… (2) ………… trân trọng kính mời: ……….

Ông (bà) …………………………… (6) …………………………………………

Tới dự………………………………………… (7) ……………………………………………..

Thời gian: …………………………………………………………………………

Địa điểm: ………………………………………………………………………….

….…………………………………………………………………………………..

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời.

(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời.

(4) Địa danh.

(5) Trích yếu nội dung cuộc họp.

(6) Tên cơ quan, tổ chức hoặc họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời.

(7) Tên (nội dung) của cuộc họp, hội thảo, hội nghị v.v…

(8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).

(9) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

Mẫu giấy mời dự hội nghị

Mẫu giấy mời dự hội nghị thường dùng cho các sự kiện quy mô lớn, tính chất trang trọng cao như hội nghị cổ đông, hội nghị khách hàng. Bố cục thường bổ sung phần mã QR check-in hoặc sơ đồ vị trí hội trường để thuận tiện cho việc định vị không gian.

⬇ Tải file Word

GIẤY MỜI
Về việc tham dự và chỉ đạo cuộc họp/hội nghị … (1) …

…………………………………. (2)………………………………………

Sở Giáo dục và Đào tạo trân trọng kính mời:

Đồng chí … (3) …

Vào lúc: … giờ … phút, ngày … tháng … năm …

Đến tại: …………………………………………………………………………………………..

Để tham dự và chỉ đạo cuộc họp/hội nghị … (1) …

Rất hân hạnh được đón tiếp./.

Ghi chú:

(1) Ghi trích yếu nội dung cuộc họp/hội nghị.

(2) Nêu vắn tắt mục đích, ý nghĩa cuộc họp/hội nghị.

(3) Ghi rõ họ và tên, chức vụ của người được mời họp

(4) Nếu người ký văn bản là Phó Giám đốc thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước, bên dưới ghi “PHÓ GIÁM ĐỐC”.

Mẫu giấy mời dự tiệc

Mẫu giấy mời dự tiệc được sử dụng cho các sự kiện mang tính chất giao lưu, tri ân (tiệc tất niên, tiệc kỷ niệm thành lập). Ngôn từ trong biểu mẫu mang sắc thái thân thiện, cởi mở hơn, có thể đính kèm yêu cầu về trang phục.

⬇ Tải file Word

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

===================

GIẤY MỜI HỌP MẶT CUỐI NĂM

Trân trọng kính mời:………………………………………………………………………………………………..

Đến tham dự buổi họp cuối năm……………………………………………………………………………….

Thời gian:……………………………………………………………………………………………………………….

Địa điểm:………………………………………………………………………………………………………………..

Kinh phí tổ chức:…………………………………………………………………………………………………….

Rất mong được sự có mặt của bạn tại buổi họp để buổi họp thành công tốt đẹp. Mọi liên quan chưa rõ đề nghị bạn liên hệ Ban tổ chức theo các số điện thoại sau:……………………….

Ghi chú: Những ai tài trợ cho buổi họp kính mong thông báo với Ban tổ chức để tiện sắp xếp.

Mẫu giấy mời họp lớp

Giấy mời họp lớp là văn bản dành cho các dịp kỷ niệm ngày ra trường hoặc gặp mặt cựu học sinh. Nội dung cung cấp đầy đủ thông tin về thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện và mức đóng góp quỹ (nếu có), nhằm bảo đảm tính rõ ràng, trang trọng và truyền tải thông tin hiệu quả.

⬇ Tải file Word

GIẤY MỜI HỌP LỚP

Kính gửi bạn ………………………………………………………………………..

Hội lớp niên khóa ………………………………………………………………….

Trân trọng kính mời gia đình bạn tới tham dự họp lớp ……………….

Thời gian: …………………………………………………………………………….

Địa điểm: ……………………………………………………………………………..

Kinh phí tổ chức: …………………………………………………………………..

Rất mong được sự có mặt của bạn tại buổi họp để buổi họp thành công tốt đẹp. Mọi liên quan chưa rõ đề nghị bạn liên lạc ban tổ chức theo các số điện thoại sau: ….

Ghi chú: Những ai tài trợ cho buổi họp kính mong thông báo trước ban tổ chức để sắp xếp

>> Xem thêm: Mẫu biên bản họp lớp

Mẫu giấy mời họp phụ huynh

Mẫu giấy mời họp phụ huynh là biểu mẫu chuyên dụng trong ngành giáo dục. Nội dung thể hiện sự tôn trọng đối với phụ huynh, ghi rõ tên học sinh, lớp học và nội dung thảo luận về tình hình học tập hoặc triển khai kế hoạch năm học.

⬇ Tải file Word

GIẤY MỜI PHỤ HUYNH

Trân trọng kính mời Ông (bà): ………………………………………………….

Phụ huynh em: …………………………………….Học lớp: ………………….

Đúng vào lúc ngày …. tháng ….. năm ……..

Đến tại văn phòng Trường: ……………………………………………………..

Để thông báo tình hình học tập và rèn luyện của học sinh trong năm học ………….

Rất mong quý phụ huynh đến đúng giờ.

Xin trân trọng cảm ơn.

Mẫu giấy mời liên hoan

Mẫu giấy mời liên hoan tương tự giấy mời dự tiệc nhưng thường áp dụng cho quy mô nhỏ lẻ (phòng ban, đội nhóm). Cấu trúc văn bản ngắn gọn, đi thẳng vào thời gian và địa điểm ăn uống, giải trí.

⬇ Tải file Word

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——————-

GIẤY MỜI LIÊN HOAN CUỐI NĂM

Trân trọng kính mời:………………………………………………………………………

Đến tham dự buổi liên hoan cuối năm……

Thời gian:……………………………………………………………………………………..

Địa điểm:………………………………………………………………………………………

Kinh phí tổ chức:……………………………………………………………………………

Rất mong được sự có mặt của………………………… tại buổi họp để buổi họp thành công tốt đẹp. Mọi liên quan chưa rõ đề nghị bạn liên hệ Ban tổ chức theo các số điện thoại sau:……………………….

Ghi chú: Những ai tài trợ cho buổi họp kính mong thông báo với Ban tổ chức để tiện sắp xếp.

Mẫu giấy mời đại hội

Giấy mời đại hội có tính chất pháp lý và quy củ cao, áp dụng cho Đại hội Đảng, Đại hội Đoàn, Đại hội Công đoàn. Văn phong yêu cầu sự nghiêm túc, tuân thủ các quy định của tổ chức ban hành.

(Lưu ý: Đối với các tổ chức Đảng, Đoàn Thanh niên hoặc Công đoàn, thể thức văn bản sẽ được áp dụng theo các Quy định và Hướng dẫn riêng biệt của từng tổ chức thay vì áp dụng quy chuẩn hành chính thông thường.)

⬇ Tải file Word

GIẤY MỜI

Về việc dự Đại hội Chi bộ nhiệm kỳ ……… – …….

Được sự nhất trí của Đảng ủy xã …………….., Chi bộ trường ………………………. tổ chức Đại hội Chi bộ Nhiệm kỳ ………-……………..; Đại hội nhằm đánh giá tổng kết Nghị quyết của Chi bộ nhiệm kì …………-……… và xây dựng Nghị quyết của Chi bộ nhiệm kì …….-…….

* Thành phần:

– Ở xã trân trọng kính mời:

+ Thường trực Đảng ủy, thường trực Hội đồng nhân dân, thường trực Ủy ban nhân dân, thường trực UBMTTQ xã, Ban công an.

– Ở trường kính mời:

+ Toàn thể đảng viên đang sinh hoạt tại chi bộ

+ Đảng viên đã nghỉ hưu và chuyển trường trong năm học …….. – ……….

* Thời gian: Một buổi, từ ………. giờ, ngày ……. tháng …….. năm …………

* Địa điểm: Tại trường …………………………………………………

Kính mong sự có mặt của quý đại biểu!

Giấy mời họp gồm những nội dung gì?

Thông tin đơn vị hoặc cá nhân mời họp

Góc trên văn bản cần hiển thị rõ tên cơ quan, tổ chức ban hành hoặc logo doanh nghiệp. Đối với cơ quan nhà nước, cần trình bày Quốc hiệu bằng chữ in hoa và Tiêu ngữ bằng chữ in thường, viết hoa chữ cái đầu các cụm từ.

Thông tin người được mời tham dự

Phần ‘Kính mời’ cần ghi chính xác họ tên, chức vụ và đơn vị công tác của đại biểu. Thông tin cần được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tính xác thực, giúp công tác quản lý và gửi thư mời được thực hiện chính xác, hiệu quả.

Thời gian, địa điểm và nội dung cuộc họp

• Thời gian: Ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm tổ chức.
• Địa điểm: Cung cấp địa chỉ chính xác, tên phòng làm việc, số tầng. Có thể đính kèm link bản đồ định vị đối với thư mời điện tử.
• Nội dung: Tóm tắt ngắn gọn chủ đề trọng tâm.

Thành phần tham dự, tài liệu chuẩn bị và người chủ trì

Danh sách đại biểu đi cùng (nếu có), các báo cáo cần mang theo và tên nhân sự chủ trì sự kiện. Yêu cầu rõ ràng về tài liệu giúp các bên nắm bắt tiến độ và nâng cao chất lượng thảo luận.

Chữ ký, họ tên người ký và đóng dấu nếu cần

Góc dưới cùng bên phải dành cho chữ ký, ghi rõ họ tên và chức danh của đại diện pháp luật hoặc người có thẩm quyền ban hành văn bản. Việc đóng dấu giáp lai hoặc dấu pháp nhân tăng cường tính pháp lý cho sự kiện.

Cách viết giấy mời họp đúng chuẩn

Xác định đối tượng và mục đích mời họp

Việc xác định chính xác người nhận và mục tiêu sự kiện là nền tảng để thiết lập văn phong phù hợp. Đối với đối tác chiến lược, ngôn từ yêu cầu sự trang trọng và chuẩn mực. Ngược lại, biểu mẫu gửi nhân sự nội bộ ưu tiên sự linh hoạt, ngắn gọn và tập trung vào tính hiệu quả thông tin.

Ghi đầy đủ thời gian, địa điểm và nội dung họp

Sự minh bạch về thời gian và địa điểm giúp người tham dự chủ động sắp xếp lịch trình cá nhân. Các thông tin trọng yếu này nên được bôi đậm hoặc định dạng nổi bật, hỗ trợ người đọc quét nhanh dữ liệu một cách trực quan.

Trình bày yêu cầu chuẩn bị trước cuộc họp

Cung cấp trước các yêu cầu cần thiết giúp nâng cao chất lượng thảo luận và tối ưu hóa thời gian. Người soạn thảo nên sử dụng định dạng danh sách để liệt kê báo cáo, số liệu hoặc vật dụng đại biểu mang theo. Sự chi tiết tại bước chuẩn bị làm giảm tỷ lệ gián đoạn trong quá trình trao đổi thực tế.

Kiểm tra người ký, nơi nhận và hình thức gửi

Lựa chọn nhân sự phê duyệt và phương thức phát hành quyết định tính hợp lệ của văn bản. Đòi hỏi việc xác minh kỹ thẩm quyền của người ký duyệt. Tùy thuộc vào tệp người nhận, hình thức gửi bản cứng áp dụng cho khách VIP, trong khi thư điện tử sẽ phù hợp với nhân sự làm việc linh hoạt.

Rà soát lỗi trước khi gửi giấy mời

Người thực hiện cần rà soát kỹ lưỡng các lỗi chính tả, định dạng văn bản và kiểm tra độ chính xác của các liên kết đính kèm. Quy trình kiểm tra chéo này đảm bảo nội dung thông tin được truyền tải đầy đủ và chuẩn xác nhất tới người nhận.

Phân biệt giấy mời họp, thư mời họp, thông báo họp và giấy triệu tập

Sự nhầm lẫn trong việc sử dụng các loại giấy mời họp có thể dẫn đến sai sót trong công tác hành chính. Bảng dưới đây so sánh chi tiết những điểm khác biệt chính.

Chuẩn hóa giấy mời họp là quy trình quan trọng trong quản trị hành chính. Việc ứng dụng đúng thể thức văn bản và biểu mẫu số giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian xử lý công việc. Tuân thủ các nguyên tắc soạn thảo góp phần nâng cao sự chuyên nghiệp, tạo tiền đề cho sự kiện diễn ra thuận lợi.

Câu hỏi thường gặp về giấy mời họp

Giấy mời họp gửi qua email có hợp lệ không?

Văn bản điện tử gửi qua email hoàn toàn hợp lệ và có giá trị tương đương bản giấy trong môi trường làm việc doanh nghiệp, đặc biệt khi hệ thống email sử dụng tên miền công ty. Đối với các cơ quan nhà nước, tính hợp lệ phụ thuộc vào việc văn bản có tích hợp chữ ký số chứng thực hay không theo quy định về giao dịch điện tử.

Ai có thẩm quyền ký giấy mời họp?

Thẩm quyền ký duyệt thuộc về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (Giám đốc, Tổng Giám đốc), hoặc Trưởng phòng ban được ủy quyền đứng ra tổ chức sự kiện. Tại các cơ quan hành chính, văn bản do Thủ trưởng hoặc cấp phó được giao quyền trực tiếp ký duyệt.

Người nhận giấy mời họp có bắt buộc phải tham dự không?

Không bắt buộc mang tính cưỡng chế. Văn bản mang tính chất thông báo và đề nghị. Tuy nhiên, theo văn hóa doanh nghiệp và trách nhiệm công việc, người nhận cần phản hồi xác nhận tham dự hoặc nêu rõ lý do vắng mặt để ban tổ chức sắp xếp nhân sự thay thế hoặc điều chỉnh quy mô sự kiện.

Giấy mời họp có thể gửi thay cho lịch họp nội bộ không?

Giấy mời họp có thể tích hợp và thay thế hoàn toàn cho lịch báo họp nội bộ nếu nội dung bên trong chứa đủ liên kết Google Meet/Zoom và tệp đính kèm. Thao tác đính kèm file định dạng .ics vào email giúp tự động đồng bộ lịch trình vào ứng dụng điện thoại của người nhận.

Có cần lưu trữ giấy mời họp sau khi cuộc họp kết thúc không?

Việc lưu trữ là cần thiết đối với các sự kiện quan trọng mang tính chất quyết định chiến lược hoặc có liên quan đến tài chính, pháp lý (Hội nghị cổ đông, ký kết hợp đồng). Bộ hồ sơ lưu trữ cần bao gồm biểu mẫu mời, danh sách khách tham dự thực tế và biên bản làm việc để phục vụ công tác thanh tra hoặc đối chiếu dữ liệu về sau.

The post Tải về mẫu giấy mời họp được sử dụng phổ biến nhất hiện nay appeared first on Maison Office.

⬇ Tải ngay mẫu
HỢP ĐỒNG ĐẠI LÝ

Hợp đồng đại lý là gì?

Hợp đồng đại lý là văn bản thỏa thuận giữa bên giao đại lý và bên đại lý, trong đó bên đại lý trực tiếp thực hiện việc mua, bán hàng hóa cho bên giao đại lý hoặc cung ứng dịch vụ của bên giao đại lý cho khách hàng, để hưởng thù lao (hoa hồng). Văn bản pháp lý thiết lập mối quan hệ đại diện có điều kiện, nơi tư cách pháp nhân và quyền định đoạt giá bán thường thuộc về bên giao đại lý ban đầu.

Tải mẫu hợp đồng đại lý mới nhất

Biểu mẫu hợp đồng đại lý cần được tinh chỉnh theo đặc thù ngành hàng và chiến lược kinh doanh riêng biệt. Cấu trúc tiêu chuẩn bao gồm thông tin chủ thể, chính sách giá, mức thù lao, cơ chế đổi trả và chế tài xử lý vi phạm.

Hợp đồng đại lý thương mại

Văn bản thiết lập khung pháp lý để bên nhận ủy quyền thực hiện mua, bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ nhằm hưởng hoa hồng. Hợp đồng được sử dụng khi doanh nghiệp muốn mở rộng mạng lưới phân phối đại trà.

⬇ Tải ngay file Word
HỢP ĐỒNG ĐẠI LÝ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG ĐẠI LÝ

Số: …

– Căn cứ Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015;

– Căn cứ Luật Thương mại số 36/2005/QH11 qua ngày 14/6/2005;

– Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của Các Bên.

Hôm nay, ngày … tháng … năm …., tại ….. chúng tôi gồm:

BÊN GIAO ĐẠI LÝ: 

Mã số thuế :………………………………………………………………………………….

Địa chỉ trụ sở chính:………………………………………………………………………….

Địa chỉ liên lạc:………………………………………………………………………………

Điện thoại:……………………………………………………………………………………

Tài khoản:……………………………………………………………………………………

Đại diện:……………………………………………………Chức vụ: ……………………..

 (Sau đây gọi tắt là Bên A)

BÊN ĐẠI LÝ: 

CCCD số:……………………..do:…………………..cấp ngày:…………………………….

Địa chỉ thường trủ……………………………………………………………………………

Địa chỉ liên lạc………………………………………………………………………………

Điện thoại………………………………email:………………………………………………

Tài khoản………………………………………………………………………………………

Mã số thuế cá nhân……………………………………………………………………………

 (Sau đây gọi tắt là Bên B)

Sau khi trao đổi và bàn bạc, hai bên nhất trí cùng ký kết hợp đồng đại lý với nội dung và các điều khoản sau đây:

ĐIỀU 1. SẢN PHẨM VÀ CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM

1.1. Sản phẩm

Bên B làm đại lý bán hàng của Bên A đối với sản phẩm…….. (Thông tin sản phẩm tại Phụ lục kèm theo Hợp đồng này).

1.2. Chất lượng sản phẩm

1.2.1. Bên A cung cấp cho Bên B sản phẩm phù hợp với chất lượng đã cam kết.

1.2.2. Trong trường hợp có khách hàng khiếu nại về chất lượng sản phẩm thì Bên B có trách nhiệm tiếp thu ý kiến và gửi khiếu nại, cũng như các chứng cứ có liên quan về khiếu nại cho Bên A để kiểm tra giải quyết. Trong trường hợp này, Bên B có trách nhiệm hỗ trợ và phối hợp cùng Bên A để giải quyết những khiếu nại khi có yêu cầu của Bên A.

1.2.3. Bên A không có trách nhiệm đổi sản phẩm bị hư hỏng do quá trình lưu thông, bảo quản không đúng quy định theo yêu cầu và/hoặc chỉ định của Bên A.

1.2.4. Trường hợp sản phẩm sắp hết hạn sử dụng nhưng vẫn chưa tiêu thụ hết, thì Bên B phải thông báo cho Bên A biết trước ít nhất 15 ngày trước khi đến thời điểm hết hạn sử dụng của sản phẩm, trên để các Bên có thể tiến hành xem xét phương án xử lý số sản phẩm chưa tiêu thụ. 

1.2.5. Bên A có quyền thu hồi các sản phẩm đã quá thời hạn quy định tại Điểm 1.2.4, Khoản 1.2, Điều này nhưng vẫn đang được trưng bày tại nơi kinh doanh của Bên B và không có trách nhiệm đổi trả hoặc hoàn tiền cho Bên B số lượng hàng hóa đã thu hồi. 

ĐIỀU 2. GIÁ 

2.1. Bên A cung cấp cho Bên B hàng hóa quy định tại Điều 1 Hợp đồng này theo giá hiện hành do Bên A ấn định và sẽ phát hành hóa đơn cho Bên B khi mua hàng.

2.2. Bên B quyết định giá bán ra cho khách hàng trên thị trường, nhưng không được bán thấp hơn mức giá tối thiểu do Bên A ấn định. 

2.3. Mức giá bán tối thiểu quy định tại Điều 3.2 Hợp đồng này sẽ được Bên A ấn định tại văn bản gửi tới Bên B khi Bên B có đơn đặt hàng và có thể được thay đổi bởi Bên A bằng văn bản gửi đến Bên B trước ít nhất 07 (bảy) ngày làm việc kể từ ngày thực hiện thay đổi mức giá.

ĐIỀU 3. THANH TOÁN

3.1. Phương thức thanh toán: Bên B sẽ thực hiện việc thanh toán cho Bên A qua hình thức chuyển khoản hoặc tiền mặt hoặc hình thức khác theo yêu cầu của Bên A.

3.2. Thời hạn thanh toán: Tùy thuộc vào số lượng sản phẩm của mỗi đơn hàng, bên B có thể thanh toán cho Bên A theo các thời hạn khác nhau, cụ thể:

3.2.1. Đơn hàng từ 24 đến dưới 100 sản phẩm: Bên B thanh toán toàn bộ tiền sản phẩm cho Bên A ngay tại thời điểm Bên B gửi đơn đặt hàng sang Bên A.

3.2.2 Đơn hàng từ trên 100: Bên B thanh toán đơn hàng cho Bên A thành 02 đợt:

– Đợt 1: Thanh toán 70% giá trị đơn hàng trong vòng 01 (một) ngày kể từ thời điểm Bên B gửi đơn đặt hàng cho Bên A.

– Đợt 2: Thanh toán 30% giá trị còn lại của đơn hàng trong vòng 07 (bảy) ngày kể từ ngày thanh toán đợt 1.

3.3. Vi phạm thanh toán

3.3.1. Nếu Bên A đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng nhưng Bên B chậm thanh toán tiền hàng thì Bên A sẽ xem xét ngưng giao hàng cho những đơn hàng tiếp theo và không tính doanh thu của lượng hàng này trong doanh thu được xét đạt chỉ tiêu thưởng (nếu có). Việc giao hàng sẽ thực hiện tiếp khi Bên A nhận được số tiền thanh toán đó.

3.3.2. Nếu quá 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thanh toán hoặc việc vi phạm như đã nêu tại Điều 4.3.1 bị lặp lại từ 02 (hai) lần trở lên trong suốt thời hạn của Hợp đồng này hoặc Bên A có bằng chứng về việc Bên B giả mạo chứng từ thanh toán thì:

– Bên A có quyền thu lại toàn bộ số lượng sản phẩm đã giao cho Bên B, số lượng sản phẩm thu hồi phải còn giá trị thương mại và tương ứng với số tiền mà Bên B còn nợ Bên A theo giá đã mua từ Bên A hoặc từ bên thứ ba do Bên A chỉ định.

– Bên B có nghĩa vụ tạo mọi điều kiện thuận lợi cần thiết để Bên A có thể thực hiện quyền thu hồi này. Tuy nhiên, việc thu hồi này không giải trừ Bên B khỏi nghĩa vụ trả nợ cho Bên A nếu giá trị thu hồi đó không đủ với nghĩa vụ thanh toán của Bên B với Bên A và không loại trừ việc Bên A có quyền chấm dứt hợp đồng với Bên B.

– Bên B phải thanh toán cho Bên A một khoản tiền lãi do chậm thanh toán theo lãi suất vay quá hạn do Ngân hàng Nhà nước quy định tại thời điểm thanh toán tương ứng với thời gian và số tiền chậm trả.

3.4 Trong trường hợp cần thiết, bên A có thể yêu cầu bên B thế chấp tài sản mà bên B có quyền sở hữu để bảo đảm cho việc thanh toán.

ĐIỀU 4. THÙ LAO ĐẠI LÝ

4.1. Thù lao của Bên B là khoản chênh lệch giữa giá mua của Bên B và giá bán của Bên B cho Khách hàng.

4.2. Bên B được nhận thù lao trực tiếp từ hoạt động bán hàng trong quá trình kinh doanh sản phẩm của Bên A.

ĐIỀU 5. KHUYẾN MẠI, CHỈ TIÊU PHÂN PHỐI VÀ CHƯƠNG TRÌNH THI ĐUA

5.1. Bên A có thể tổ chức các chương trình khuyến mại cho Bên B và/hoặc khách hàng của Bên B tùy thuộc vào tình hình thực tế hoạt động sản xuất, kinh doanh.

5.2. Bên A có thể áp chỉ tiêu bán hàng hàng tháng hoặc hàng quý để Bên B thực hiện.

5.3. Bên A có thể tổ chức các chương trình thi đua cho Bên B, nội dung chương trình sẽ được chuyển cho Bên B theo thống báo chương trình thi đua.

5.4. Mức thưởng của chương trình thi đua được tính theo tỷ lệ phần trăm và được tính trên doanh thu bán hàng trong tháng của Bên B.

5.5. Mức thưởng được tính dựa trên giá bán trước thuế GTGT.

ĐIỀU 6. ĐẶT HÀNG – GIAO HÀNG

6.1. Bên B phải gửi đơn đặt hàng tới Bên A trước 02 (hai) ngày để Bên A sắp xếp hàng hóa, xe giao hàng. Đơn đặt hàng của Bên B phải ghi rõ số lượng hàng hóa, thời gian và địa điểm nhận hàng.

6.2. Chi phí vận chuyển hàng hóa, tháo dỡ hàng sẽ do Bên B chịu (kể cả chi phí lưu xe do xếp dỡ chậm).

6.3. Việc giao hàng của Bên A sẽ được thực hiện trong vòng 48h-72h kể từ ngày nhận được đơn đặt hàng của Bên B. Trường hợp giao hàng không kịp theo tiến độ, Bên A có trách nhiệm thông báo lại thời gian giao hàng cho Bên B.

6.4. Nếu hàng được giao không khớp với đơn đặt hàng hoặc số tiền được chuyển của Bên B gửi cho Bên A, Bên B phải lập tức thông báo cho Bên A bằng văn bản để Bên A có thể giải quyết kịp thời.

6.5. Trách nhiệm và sở hữu hàng hóa: Toàn bộ quyền sở hữu và rủi ro liên quan đến hàng hóa trong quá trình lưu thông trên thị trường chuyển từ Bên A sang Bên B khi hai bên ký biên bản giao nhận hàng hóa.

ĐIỀU 7. KHO BÃI – BẢO QUẢN SẢN PHẨM

7.1. Bên B phải giữ gìn và bảo quản kho bãi đúng cách để đảm bảo hàng hóa được lưu trữ an toàn theo tiêu chuẩn do pháp luật và/hoặc do Bên A quy định.

7.2. Bên B khi lưu giữ sản phẩm không để các sản phẩm dưới ánh nắng mặt trời, nước hay bất kỳ điều kiện tự nhiên nào khác có thể làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm kể cả bao bì của sản phẩm.

7.3. Trong quá trình vận chuyển, giao nhận và bảo quản sản phẩm, Bên B phải tuân thủ các tiêu chuẩn về vệ sinh an toàn thực phẩm.

ĐIỀU 8. MỨC TỒN KHO

Bên B phải đảm bảo duy trì mức tồn kho hợp lý theo quy định từ Bên A để đảm bảo cung ứng đầy đủ hàng hóa cho khách hàng.

ĐIỀU 9. QUYỀN SỞ HỮU TRÍ TUỆ

9.1. Mọi quyền sở hữu trí tuệ đối với sản phẩm thuộc sở hữu của Bên A và bất cứ hướng dẫn cho người sử dụng và tài liệu nào đó do Bên A cung cấp cho Bên B liên quan đến các sản phẩm sẽ luôn là tài sản thuộc Bên A.

9.2. Bên B không được sử dụng tên thương mại, tên biểu tượng, khẩu hiệu của Bên A trừ trường hợp dùng cho khuyến mại, quảng cáo và bán các sản phẩm và/hoặc được sự đồng ý của Bên A.

ĐIỀU 10. BẢO MẬT THÔNG TIN

10.1. Bên B phải bảo mật tất cả các thông tin bao gồm: Nội dung hợp đồng đại lý, chính sách bán hàng, giá giao đại lý, chính sách thi đua, các kế hoạch bán sản phẩm, nghiên cứu thị trường, chiến dịch khuyến mại, số liệu bán hàng, các hoạt động tiếp thị, dữ liệu thống kê báo cáo và các hoạt động khác có thể được quy định bởi Bên A trong từng thời điểm theo Hợp đồng này (“Các thông tin bảo mật”).

10.2. Trường hợp vi phạm nghĩa vụ bảo mật thông tin nêu tại Khoản 10.1, Hợp đồng này, Bên B có trách nhiệm vật chất theo quy định tại Điều 13, Hợp đồng này.

ĐIỀU 11. QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN A

11.1 Quyền của bên A

– Ấn định giá giao đại lý và ấn định mức giá tối thiểu bên B được phép bán trên thị trường đối với một đơn vị sản phẩm;

– Yêu cầu bên B thực hiện biện pháp bảo đảm theo quy định pháp luật;

– Yêu cầu bên B thanh toán tiền theo hợp đồng đại lý;

– Yêu cầu Bên B cung cấp hóa đơn tài chính, hóa đơn bán lẻ hoặc các chứng từ khác liên quan đến sản phẩm của Bên A.

– Kiểm tra, giám sát việc thực hiện hợp đồng của bên đại lý;

– Các quyền khác quy định tại Hợp đồng này.

11.2 Nghĩa vụ của bên A

– Giao hàng cho bên B đúng số lượng, chất lượng, thời gian và địa điểm đã thỏa thuận trong hợp đồng này.

– Hướng dẫn, cung cấp thông tin, tạo điều kiện cho bên B thực hiện hợp đồng đại lý;

– Chịu trách nhiệm về chất lượng của sản phẩm bên A cung cấp cho bên B;

– Thanh toán cho Bên B các khoản thưởng thi đua (nếu có) đúng hạn;

– Liên đới chịu trách nhiệm về hành vi vi phạm của bên B nếu nguyên nhân vi phạm có lỗi của bên A.

– Các nghĩa vụ khác quy định tại Hợp đồng này.

ĐIỀU 12. QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN B

12.1 Quyền của bên B

– Có quyền ấn định giá bán sản phẩm được giao bởi bên A trên thị trường nhưng không thấp hơn mức giá tối thiểu do Bên A ấn định;

– Yêu cầu bên A giao hàng theo hợp đồng đại lý; nhận tài sản dùng để bảo đảm khi kết thúc hợp đồng;

– Yêu cầu bên A hướng dẫn, cung cấp thông tin và các điều kiện khác có liên quan để thực hiện hợp đồng;

– Được là chủ sở hữu của số hàng hóa quy định tại Điều 1 Hợp đồng này kể từ thời điểm chuyển giao hàng hóa;

– Các quyền khác quy định tại Hợp đồng này.

13.2 Nghĩa vụ của bên B

– Thực hiện đúng các thỏa thuận về giao tiền, nhận hàng với bên A;

– Phân phối các sản phẩm của Bên A, bán đúng giá và đúng các chương trình khuyến mại mà Bên A triển khai;

– Cung cấp cho Bên A thông tin các điểm bán hàng của Bên B;

– Giá bán ra cho Khách hàng của Bên B phải được thể hiện trên hóa đơn tài chính, hóa đơn bán lẻ hoặc chứng từ khác nhưng không thấp hơn giá quy định của Bên A;

– Cung cấp cho Bên A các hóa đơn tài chính, hóa đơn bán lẻ hoặc chứng từ khác khi nhận được yêu cầu của Bên A;

– Giá bán ra của Bên B phải tuân thủ theo quy định về chính sách giá của Bên A. Giá này sẽ thay đổi tùy vào chính sách của Bên A. Chính sách giá thay đổi tùy thuộc vào tình hình thị trường, tình hình kinh tế, tình hình cạnh tranh, tình hình kinh doanh thực tế;

– Bên B không được thực hiện bất cứ hành động nào gây ảnh hưởng bất lợi tới uy tín nhãn hiệu, bản quyền tác giả, kiểu dáng công nghiệp, nhãn sản phẩm và các quyền sở hữu trí tuệ khác của Bên A đối với sản phẩm.

– Cam kết không xuất khẩu hoặc phân phối hàng hóa cho bên thứ 3 nhằm mục đích xuất khẩu khi chưa được sự đồng thuận của Bên A;

– Chịu mọi rủi ro và trách nhiệm phát sinh đối với sản phẩm lưu thông trên thị trường mà Bên A đã bàn giao cho Bên B.

– Các nghĩa vụ khác quy định tại Hợp đồng này.

ĐIỀU 13. TRÁCH NHIỆM VẬT CHẤT TRONG THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG

13.1. Trường hợp Bên B hủy bỏ hoặc đơn phương chấm dứt Hợp đồng mà không báo trước cho Bên A hoặc chuyển nhượng Hợp đồng và hoặc chuyển nhượng bất kỳ nghĩa vụ, trách nhiệm nào của Bên B trong Hợp đồng này cho bất kỳ bên thứ ba nào khác mà chưa được sự đồng ý bằng văn bản của Bên A, thì Bên B phải bồi thường thiệt hại cho Bên A số tiền bằng 20% doanh thu mua hàng của tháng trước đó.

13.2. Trường hợp Bên B không thực hiện đúng chính sách giá bán hàng mà Bên A quy định hoặc vi phạm nghiêm trọng nội dung của Hợp đồng này, thì Bên B phải bồi thường cho Bên A một khoản tiền là …………………..

ĐIỀU 14. THỜI HẠN ĐẠI LÝ VÀ CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG

14.1. Hợp đồng đại lý này sẽ có hiệu lực từ ngày …. tháng … năm … đến ngày … tháng … năm …. Hợp đồng cũng có thể chấm dứt sớm hơn thời hạn Hợp đồng khi hai Bên có thỏa thuận bằng văn bản hoặc theo quy định của Hợp đồng này.

14.2. Hợp đồng này được chấm dứt hoặc mặc nhiên được thanh lý khi hai Bên thực hiện xong nghĩa vụ của mình mà không có bất cứ khiếu nại và các vấn đề liên quan cần giải quyết giữa 02 bên.

14.3. Bên A có thể chấm dứt hợp đồng ngay lập tức bằng văn bản thông báo đến Bên B khi Bên B vi phạm bất cứ nghĩa vụ nào đã được quy định trong Hợp đồng này.

14.4. Hợp đồng này sẽ mặc nhiên thanh lý nếu Bên A và/hoặc Bên B bị cơ quan chức năng thu hồi giấy phép hoạt động hoặc giấy phép kinh doanh.

14.5. Khi Hợp đồng này chấm dứt hiệu lực, Bên A có thể sẽ xem xét thanh lý số hàng tồn kho của Bên B bằng cách mua lại theo giá Bên A bán cho Bên B hoặc giá thấp hơn hoặc chuyển sang Đại lý khác trong vòng 15 ngày kể từ ngày ký biên bản thanh lý hợp đồng.

14.6. Trong trường hợp Bên B bán lại các sản phẩm tồn kho cho Bên A, các khoản khuyến mại và thưởng trên các sản phẩm này đã nhận trước đó sẽ được tính và hoàn trả lại cho Bên A.

14.7. Trong mọi trường hợp dẫn đến Hợp đồng này bị chấm dứt, Bên A sẽ được miễn trừ trách nhiệm phải trả cho Bên B một khoản tiền với lý do là bồi thường, đền bù cho thời gian mà Bên B làm đại lý cho Bên A. 

ĐIỀU 15. BẤT KHẢ KHÁNG

Bên A và Bên B đều không phải chịu trách nhiệm về việc trì hoãn hay không thực hiện bất kỳ nghĩa vụ nào trong số các nghĩa vụ của mình quy định tại Hợp đồng này nếu gặp sự kiện bất khả kháng và những trường hợp miễn trách nhiệm, bao gồm nhưng không giới hạn bởi các trường hợp tranh chấp công nghiệp, nổi loạn, tấn công, hỏa hoạn, thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh, đình công, quyết định của cơ quan nhà nước hay bất kỳ trường hợp nằm ngoài sự kiểm soát của Bên đó.

ĐIỀU 16. ĐIỀU KHOẢN CHUNG

16.1. Các Bên cam kết thực hiện các điều khoản trong hợp đồng này. Nếu có bất kỳ khó khăn hay thay đổi nào trong việc thực hiện hợp đồng, các Bên phải bàn bạc thảo luận để tìm giải pháp. Bất kỳ sự đơn phương sửa đổi, bổ sung nào trong Hợp đồng này đều vô hiệu.

16.2. Hợp đồng này sẽ được điều chỉnh và giải thích theo pháp luật Việt Nam, nếu có bất cứ tranh chấp nào phát sinh theo Hợp đồng này mà không thể giải quyết thông qua hòa giải, thương lượng giữa các Bên trong vòng 15 (mười lăm) ngày kể từ ngày bắt đầu hòa giải, thương lượng, thì tranh chấp đó có thể được một trong hai Bên đưa ra Tòa án có thẩm quyền của Việt Nam để giải quyết.

16.3. Nếu bất cứ điều khoản nào trong Hợp đồng này trở thành bất hợp pháp hay không có hiệu lực thi hành vì bất kỳ lý do nào, thì giá trị pháp lý của những điều khoản còn lại sẽ không bị ảnh hưởng.

16.4. Hai Bên không được quyền chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ quyền và nghĩa vụ theo Hợp đồng này cho bên thứ ba nếu chưa được sự đồng ý bằng văn bản của Bên kia.

16.5. Hợp đồng này được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị pháp lý như nhau.

Hợp đồng đại lý độc quyền

Giao dịch xác lập khi nhà cung cấp chỉ định duy nhất một đối tác phân phối tại vùng địa lý cụ thể. Mục đích chính nhằm ngăn chặn cạnh tranh nội bộ, bảo vệ quyền lợi đầu tư thị trường của đại lý.

⬇ Tải ngay file Word
HỢP ĐỒNG ĐẠI LÝ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG ĐẠI LÝ PHÂN PHỐI ĐỘC QUYỀN

Số: …………./HĐKT

Hôm nay, ngày…tháng…năm…, tại …………………………………………………………………

Chúng tôi gồm:

Công ty: …………………………………………………(sau đây gọi là bên A):

Giấy phép Đăng ký Kinh doanh:………………………………………………………

Mã số thuế:……………………………………………………………………………

Đại diện:……………………………………………………………….

CCCD/Căn cước:……………………………………………………………

Ngày cấp………………………………………………………… Nơi cấp:………

Trụ sở:………………………………………………………………………………

Tài khoản số:………………………………………………………………………..

Điện thoại: ………………………… Fax:……………………………………………

Đại diện: Ông (Bà):……………..…………………………………………………

Công ty: ………………………………………………………..…(sau đây gọi là bên B):

Giấy phép Đăng ký Kinh doanh:……………………………………………………

Mã số thuế:…………………………………………………………………………

Đại diện:……………………………………………………………

CCCD/Căn cước:…………………………………………………………

Ngày cấp………………………………………………………… Nơi cấp:………

Trụ sở:……………………………………………………………………………

Tài khoản số:………………………………………………………………………

Điện thoại: ………………………… Fax:……………………………………………

Đại diện: Ông (Bà):……………..…………………………………………………

Hai bên đã tiến hành trao đổi, bàn bạc và đi đến thống nhất hợp tác, thiết lập mối quan hệ kinh doanh lâu dài giữa hai bên theo các điều khoản và điều kiện cụ thể được quy định tại Hợp đồng này như sau: 

ĐIỀU 2: ĐẠI LÝ ĐỘC QUYỀN

2.1. Bên A sau đây chỉ định và Bên B đồng ý nhận làm Đại lý độc quyền phát triển, phân phối Sản phầm quy định tại Phụ lục 1 của Hợp đồng này trong vùng lãnh thổ độc quyền.

2.2. Nhằm tránh hiểu nhầm, các Bên xác nhận và đồng ý rằng, quyền phân phối độc quyền của Bên B trên trong vùng lãnh thổ độc quyền sẽ không hạn chế quyền phân phối sản phẩm tại các cơ sở kinh doanh của các chuỗi phân phối do Bên A hợp tác, phát triển trên vùng lãnh thổ độc quyền.

2.3. Bên A bảo lưu quyền điều chỉnh, sửa đổi danh mục Sản phẩm quy định tại Phụ lục 1 của Hợp đồng này. Việc điều chỉnh, sửa đổi danh mục sản phẩm sẽ được thông báo cho Bên B bằng văn bản và sẽ có hiệu lực ràng buộc các Bên thực hiện trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày Thông báo.

ĐIỀU 3: KẾ HOẠCH KINH DOANH

3.1. Trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày ký kết hợp đồng này, Bên B sẽ đệ trình kế hoạch kinh doanh phát triển thị trường phân phối Sản phẩm trong thời hạn 12 tháng (sau đây gọi tắt là “Kế hoạch kinh doanh”) trên lãnh thổ độc quyền cho Bên A. Kế hoạch kinh doanh sẽ bao gồm, nhưng không giới hạn ở các nội dung chính như sau:

Bộ máy tổ chức hoạt động kinh doanh của Bên B, bao gồm bộ phận bán hàng, bộ phận marketing, bộ phận kỹ thuật, bộ phận chăm sóc khách hàng

Các cơ sở kinh doanh của Bên B, nguồn lực tài chính và các bước thực hiện kế hoạch kinh doanh để bảo đảm đáp ứng yêu cầu đặt hàng tối thiểu theo quy định tại Điều 4 dưới đây của Hợp đồng này;

Nguồn Khách hàng tiềm năng có xu hướng tiêu dùng cao đối với Sản phẩm và các chiến lược để tiếp cận nguồn Khách hàng này trên Lãnh thổ độc quyền;

Bảng giá bán buôn và bán lẻ Sản phẩm;

Chương trình khuyến mại, xúc tiến thương mại để thúc đẩy doanh số bán Sản phẩm.

3.2. Trong các năm tiếp theo, vào ngày làm việc cuối cùng của tuần thứ hai tháng 12, Bên B sẽ đệ trình Kế hoạch kinh doanh bằng văn bản cho Bên A;

3.3. Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Kế hoạch kinh doanh của Bên B, Bên A sẽ trả lời bằng văn bản về việc đồng ý phê duyệt hoặc đề xuất sửa đổi Kế hoạch kinh doanh của Bên B. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được ý kiến của Bên A về đề xuất sửa đổi Kế hoạch kinh doanh, nếu Bên B không có ý kiến phản hồi, Kế hoạch kinh doanh sẽ có hiệu lực ràng buộc đối với Bên B;

3.4. Các Bên cam kết và xác nhận rằng, kết thúc ngày làm việc cuối cùng của tuần thứ ba tháng thứ 12 của năm, trong trường hợp Bên B đáp ứng được dưới 80% Kế hoạch kinh doanh đã được phê duyệt, Bên A có quyền xem xét đơn phương chấm dứt Hợp đồng trước thời hạn mà không phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho Bên B;

ĐIỀU 4: YÊU CẦU ĐẶT HÀNG

4.1. Chậm nhất vào ngày 10 hàng tháng, Bên B sẽ gửi yêu cầu đặt hàng bằng văn bản cho Bên A trong đó nêu rõ tên, chủng loại, số lượng Sản phẩm cần đặt hàng, thời gian giao hàng và phương thức giao hàng. Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu đặt hàng của Bên B, Bên A sẽ trả lời thông báo bằng văn bản về việc chấp thuận hoặc không chấp thuận yêu cầu đặt hàng của Bên B. Trong trường hợp Bên A chấp thuận hoặc không phản hồi Văn bản yêu cầu đặt hàng của Bên B trong thời hạn 04 ngày làm việc theo quy định tại Khoản 4.1 này, yêu cầu đặt hàng sẽ có giá trị ràng buộc các Bên phải thực hiện và được coi là một phần không thể tách rời của Hợp đồng này;

4.2. Trong trường hợp có sự mâu thuẫn giữa các điều khoản trong Yêu cầu đặt hàng và các quy định trong Hợp đồng này, các điều khoản trong Yêu cầu đặt hàng sẽ được ưu tiên áp dụng. Quy định này không áp dụng đối với các thỏa thuận liên quan đến các nội dung nêu tại Điều 6 của Hợp đồng này;

4.3. Các Bên cam kết và xác nhận rằng, trong thời hạn 12 tháng .Số đặt hàng tối thiểu trong các năm tiếp theo sẽ tăng ít nhất 10%, trừ khi các Bên có thỏa thuận khác bằng văn bản

4.4. Định kỳ sáu (6) tháng hàng năm, các Bên sẽ rà soát lại khả năng của Bên B trong việc đáp ứng Số đặt hàng tối thiểu. Trong trường hợp Bên B không đáp ứng được số đặt hàng tối thiểu theo quy định tại Khoản 4.3 trên đây, Bên A có quyền đơn phương chấm dứt Hợp đồng trước thời hạn mà không phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho Bên B.

ĐIỀU 5: GIÁ CẢ VÀ PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN

5.1. Bên B sẽ được hưởng mức giá và tỷ lệ chiết khấu dành riêng cho Đại lý cấp 1 của Bên A theo chính sách do Bên A ban hành vào từng thời điểm cụ thể;

5.2. Mọi thay đổi về giá sẽ được Bên A thông báo trước bằng văn bản. Thay đổi về giá sẽ không áp dụng cho các Lệnh đặt hàng đã có hiệu lực trước ngày Bên A áp dụng chính sách thay đổi giá;

5.3. Giá bán buôn và bán lẻ Sản phẩm của Bên B cho Khách hàng và đối tác của Bên B sẽ do Bên A quyết định trong từng thời điểm khác nhau;

5.4. Bên B sẽ thanh toán cho Bên A bằng tiền mặt hoặc bằng cách chuyển khoản đến tài khoản do Bên A chỉ định trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị thanh toán của Bên A;

5.5. Đồng tiền thanh toán sẽ là Việt Nam Đồng.

ĐIỀU 6: ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ VÀ HẠN MỨC GIÁ TRỊ ĐƠN HÀNG

6.1. Vào ngày làm việc thứ 02 của mỗi tháng, các Bên sẽ tiến hành đối chiếu công nợ (nếu có) của tháng trước đó. Việc đối chiếu công nợ phải được lập thành biên bản có đầy đủ chữ ký và đóng dấu của Giám đốc/Tổng giám đốc và kế toán công nợ. Trong trường hợp, các Bên không đồng ý thống nhất được công nợ do chưa khớp số dư thì Bên B vẫn phải ký quyết toán và chốt công nợ, đồng thời ghi ý kiến của mình lên bản xác nhận công nợ đó. Các tranh chấp hay vướng mắc về công nợ phải được giải quyết dứt điểm trong vòng 5 ngày sau đó. Khi việc giải quyết khiếu nại hoặc cân số dư công nợ hoàn thành thì việc mua bán hàng hoá mới được tiếp tục;

6.2. Bên B sẽ được hưởng hạn mức giá trị đơn hàng là ____ VNĐ (Bằng chữ: _____ Việt Nam Đồng).

6.3. Hết thời hạn thanh toán, nếu Bên B vẫn chưa thanh toán được số tiền hàng của tháng trước (nếu có), Bên B sẽ bị áp dụng mức lãi suất trả chậm tương ứng với mức lãi suất trả chậm do Ngân hàng cổ phần thương mại Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) công bố ở cùng thời điểm, tính trên số ngày chậm trả và số tiền chậm trả. Ngoài ra, Bên A có quyền từ chối giao hàng cho Bên B cho đến khi Bên B đã hoàn tất nghĩa vụ thanh toán;

6.4. Trong trường hợp Bên B vượt quá hạn mức giá trị đơn hàng theo quy định tại Khoản 6.2 và/hoặc 6.3 trên đây, Bên B có nghĩa vụ đặt cọc cho Bên A một khoản tiền tương ứng với 20% giá trị lô hàng trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày Lệnh đặt hàng có hiệu lực. Trong trường hợp Bên B không thực hiện nghĩa vụ đặt cọc theo quy định tại Khoản này, Bên A có quyền từ chối thực hiện nghĩa vụ giao hàng.

6.5. Nhằm tránh hiểu nhầm, các Bên cam kết và xác nhận rằng, trong trường hợp Bên B chậm thực hiện nghĩa vụ đặt cọc, thời hạn giao hàng sẽ được tính lại từ thời điểm Bên B hoàn tất nghĩa vụ đặt cọc cho Lệnh đặt hàng tương ứng, trừ khi Bên A có thông báo khác bằng văn bản;

ĐIỀU 7: QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÁC BÊN

7.1. Quyền và nghĩa vụ của Bên A

Ngoài các quyền và nghĩa vụ được quy định trong các điều khoản khác của Hợp đồng này, Bên A còn có các quyền và nghĩa vụ sau đây:

– Được thanh toán đầy đủ và đúng hạn tiền hàng;

– Cung cấp bản sao các hồ sơ pháp lý doanh nghiệp và Sản phẩm cho Bên B khi Bên B có yêu cầu;

– Đảm bảo cung cấp Sản phẩm đúng chủng loại, chất lượng và tiêu chuẩn kỹ thuật của Nhà cung cấp/Nhà sản xuất;

– Định kỳ cung cấp cho Bên B các thông tin về Sản phẩm như: Danh mục và Catalogue sản phẩm hiện có, giá cả sản phẩm, dịch vụ đối với khách hàng;

– Căn cứ vào lệnh đặt hàng của Bên B, Bên A giao hàng và hoá đơn đến địa điểm Bên B chỉ định trong thời hạn mà hai bên thỏa thuận;

– Không ký kết hợp đồng mua bán Sản phẩm với các nhà phân phối khác trên phạm vi lãnh thổ độc quyền, ngoại trừ các chuỗi phân phối theo quy định tại Điều 2.2 của Hợp đồng này;

– Thực hiện các chương trình hỗ trợ, xúc tiến bán hàng phù hợp định hướng phát triển kinh doanh của Bên A;

– Thông báo bằng văn bản đến Bên B khi thực hiện các chương trình hỗ trợ, xúc tiến bán hàng hoặc khi thay đổi giá bán các sản phẩm của Bên A;

– Yêu cầu Bên B tiến hành cung cấp các thông tin liên quan đến doanh số bán hàng, số lượng hàng tồn kho, các chương trình xúc tiến thương mại, quảng cáo, thông tin đánh giá về các đối thủ cạnh tranh trên lãnh thổ độc quyền của mỗi Quý;

– Nhận hàng hoá hoàn trả nếu hàng hoá không đạt yêu cầu do lỗi Bên A;

– Bồi thường thiệt hại và chịu phạt vi phạm theo quy định của pháp luật trong trường hợp Bên A vi phạm hợp đồng;

– Thực hiện đúng các cam kết được ghi trong Hợp đồng.

7.2. Quyền và nghĩa vụ của Bên B

Ngoài các quyền và nghĩa vụ được quy định trong các điều khoản khác của Hợp đồng này, Bên B còn có các quyền và nghĩa vụ sau đây:

– Cung cấp bản sao các hồ sơ pháp lý doanh nghiệp của Bên B;

– Không mua, bán, phân phối các Sản phẩm cạnh tranh trực tiếp do Bên A thông báo bằng văn bản trong từng thời điểm cụ thể;

– Không tiến hành mua, bán các Sản phẩm với các Nhà phân phối khác hoặc với Nhà sản xuất, trừ trường hợp được Bên A cho phép bằng văn bản;

– Bán và phân phối sản phẩm Bên A theo giá bán lẻ và/hoặc bán buôn đã được Bên A quy định theo từng thời điểm cụ thể, giao hàng nhanh và thuận tiện đến khách hàng. Hợp tác góp phần thúc đẩy doanh số bán sản phẩm của Bên A trong phạm vi lãnh thổ độc quyền;

– Xin phê duyệt của Bên A trước khi tiến hành các chương trình khuyến mại đối với các Sản phẩm được phân phối theo Hợp đồng này;

– Theo yêu cầu của Bên A, tiến hành cung cấp các thông tin liên quan đến doanh số bán hàng, số lượng hàng tồn kho, các chương trình xúc tiến thương mại, quảng cáo, thông tin đánh giá về các đối thủ cạnh tranh, phát triển hệ thống đại lý phân phối cấp 2 trên lãnh thổ độc quyền của mỗi Quý;

– Phát triển hệ thống phân phối sản phẩm thông qua các cơ sở kinh doanh, công ty, hệ thống phân phối do Bên B nắm quyền kiểm soát trên vùng lãnh thổ độc quyền;

– Hoàn trả sản phẩm không đạt yêu cầu do lỗi Bên A;

– Bồi thường thiệt hại và chịu phạt vi phạm theo quy định của pháp luật trong trường hợp Bên B vi phạm hợp đồng;

– Thực hiện đúng các cam kết được ghi trong Hợp đồng.

ĐIỀU 8: VI PHẠM HỢP ĐỒNG

8.1. Trong trường hợp một Bên vi phạm các quy định tại Hợp đồng này, Bên bị vi phạm có quyền thông báo bằng văn bản (Sau đây gọi tắt là “Thông báo vi phạm”) cho Bên vi phạm yêu cầu Bên vi phạm khắc phục hành vi vi phạm trong một thời hạn do Bên bị vi phạm ấn định. Thời hạn khắc phục hành vi vi phạm tối thiểu là 15 ngày kể từ ngày nhận được Thông báo vi phạm. Hết thời hạn khắc phục hành vi vi phạm do Bên bị vi phạm ấn định theo quy định tại Khoản này, nếu Bên vi phạm không khắc phục, sửa chữa hành vi vi phạm, Bên bị vi phạm có quyền đơn phương chấm dứt Hợp đồng trước thời hạn;

8.2. Không ảnh hưởng đến hiệu lực của Khoản 8.1 trên đây, Bên bị vi phạm có quyền áp dụng một khoản phạt vi phạm hợp đồng đối với Bên vi phạm tương ứng với 8% giá trị của phần Hợp đồng bị vi phạm và yêu cầu bồi thường thiệt hại (nếu có);

8.3. Nhằm tránh hiểu lầm, thiệt hại thực tế để làm căn cứ tính mức bồi thường thiệt hại theo quy định tại Khoản 8.2 trên đây không bao gồm các khoản bồi thường thiệt hại mà Bên bị vi phạm phải thanh toán cho Bên thứ ba, các khoản lợi nhuận hoặc lợi thế thương mại bị bỏ lỡ.

ĐIỀU 9: SỬA ĐỔI VÀ CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG

9.1. Hợp Đồng này và các Phụ lục của Hợp Đồng này có thể sửa đổi theo thoả thuận bằng văn bản của các Bên;

9.2. Hợp Đồng này sẽ chấm dứt trong trường hợp sau:

– Hợp Đồng hết hạn mà không được gia hạn; hoặc

– Một trong hai Bên bị giải thể, phá sản hoặc tạm ngừng hoặc bị đình chỉ hoạt động kinh doanh; hoặc

– Hai Bên thỏa thuận chấm dứt Hợp đồng trước thời hạn;

– Bên A đơn phương chấm dứt Hợp đồng trước thời hạn theo quy định tại các Khoản 3.4 và/hoặc 4.4 của Hợp đồng này bằng cách báo trước cho Bên B 15 ngày làm việc;

– Một trong hai Bên đơn phương chấm dứt Hợp đồng trước thời hạn theo quy định tại Khoản 8.1 của Hợp đồng này bằng cách báo trước cho Bên còn lại 15 ngày làm việc.

9.3. Nhằm tránh hiểu nhầm, việc chấm dứt Hợp đồng này không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của các Bên phát sinh hiệu lực trước ngày chấm dứt Hợp đồng và nghĩa vụ bảo mật thông tin theo quy định tại Điều 10 của Hợp đồng này, trừ khi các Bên có thỏa thuận khác bằng văn bản.

Các hình thức đại lý phổ biến hiện nay

Đại lý bao tiêu

Bên đại lý tiến hành việc mua bán toàn bộ một khối lượng hàng hóa hoặc cung ứng trọn vẹn dịch vụ cho nhà cung cấp. Thương nhân nhận thù lao dưới hình thức chiết khấu trực tiếp trên giá bán hoặc một khoản tiền cố định. Hình thức hợp tác kinh doanh mang tính chất trọn gói, tiết giảm chi phí quản lý cho nhà sản xuất.

Đại lý độc quyền

Mô hình áp dụng khi bên giao chỉ định duy nhất một thương nhân tiến hành việc mua bán hàng hóa trong một khu vực địa lý nhất định. Quyền độc quyền giới hạn cạnh tranh nội bộ, giúp đối tác an tâm đầu tư chi phí marketing và mở rộng thị trường. Khung pháp lý cho phép các bên tự do đàm phán ranh giới lãnh thổ và thời gian duy trì đặc quyền.

Tổng đại lý mua bán hàng hóa

Tổng đại lý hoạt động như một trung tâm phân phối cấp cao, tiếp nhận ủy quyền tổ chức hệ thống đại lý trực thuộc. Tổ chức triển khai nhiệm vụ phân phối theo một mạng lưới quy mô lớn, nhận thù lao trực tiếp từ bên giao đại lý gốc. Các đại lý cấp dưới sẽ ký kết văn bản trực tiếp với tổng đại lý thay vì làm việc qua nhà sản xuất.

Đại lý cung ứng dịch vụ

Không giới hạn ở hàng hóa hữu hình, pháp luật cho phép ủy quyền cung cấp các dịch vụ như vé máy bay, bảo hiểm, viễn thông. Bên đại lý tiến hành việc cung ứng dịch vụ đến khách hàng cuối và nhận lại hoa hồng từ nhà cung cấp dịch vụ gốc. Cấu trúc văn bản thường quy định rất khắt khe về tiêu chuẩn chất lượng và quy trình hậu mãi.

Nội dung cần có trong hợp đồng đại lý

Văn bản thỏa thuận càng chi tiết càng thu hẹp rủi ro phát sinh tranh chấp trong quá trình thực thi. Cấu trúc tiêu chuẩn cần bao hàm đầy đủ các điều khoản thương mại, tài chính và cơ chế giải quyết xung đột.

Thông tin bên giao đại lý và bên đại lý

Các bên tham gia cung cấp đầy đủ thông tin pháp lý như tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở và người đại diện theo pháp luật. Thẩm quyền ký kết ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực pháp lý của toàn bộ văn bản thỏa thuận. Doanh nghiệp đối chiếu thông tin với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để phòng tránh rủi ro hợp đồng vô hiệu do sai thẩm quyền.

Hàng hóa, dịch vụ và phạm vi đại lý

Danh mục sản phẩm ủy quyền cần liệt kê chi tiết tên gọi, quy cách kỹ thuật và tiêu chuẩn chất lượng. Phạm vi ủy quyền xác định rành mạch việc đối tác được phép bán buôn, bán lẻ hay cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng. Giới hạn phạm vi giúp nhà sản xuất kiểm soát tốt hình ảnh thương hiệu trên thị trường.

Khu vực kinh doanh và quyền phân phối

Vùng lãnh thổ ủy quyền cần định hình rõ ràng theo ranh giới hành chính hoặc vùng thị trường chuyên biệt. Ranh giới rành mạch giúp ngăn chặn tình trạng chồng lấn khách hàng và cạnh tranh giá tiêu cực giữa các đối tác trong cùng hệ thống. Cơ chế xử lý hành vi lấn tuyến bán hàng thường được lồng ghép ngay tại quy định chia sẻ vùng phân phối.

Giá bán, giá giao đại lý và chính sách chiết khấu

Khung giá giao hàng hóa và mức giá bán lẻ niêm yết cần thể hiện minh bạch, kèm theo lộ trình điều chỉnh giá theo biến động thị trường. Chính sách chiết khấu thương mại phản ánh mức phần trăm giảm giá dựa trên mốc khối lượng đơn hàng hoặc giá trị thanh toán. Văn bản quy định rõ thời điểm tính chiết khấu trực tiếp trên hóa đơn hay bù trừ vào cuối kỳ.

Thù lao đại lý, hoa hồng và chênh lệch giá

Theo Điều 171 Luật Thương mại 2005, thù lao đại lý chi trả dưới dạng hoa hồng hoặc tiền chênh lệch giá. Cơ chế tính hoa hồng thiết lập trên tỷ lệ phần trăm doanh thu thực tế, trong khi chênh lệch giá cho phép đối tác hưởng phần dôi dư so với giá gốc. 

Quy trình chi trả và xuất hóa đơn cần được quy định chặt chẽ. Cần lưu ý, theo Thông tư 219/2013/TT-BTC, đối với hình thức đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, bên đại lý không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT đối với hàng hóa bán ra nhưng bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT cho khoản hoa hồng nhận được

>> Xem thêm: Tờ khai thuế GTGT theo Thông tư 80 mới nhất

Giao nhận hàng hóa, tồn kho và đổi trả

Quy trình giao nhận xác định địa điểm kho bãi, chi phí vận chuyển và phương thức kiểm đếm số lượng, chất lượng lúc bàn giao. Điều khoản hàng tồn kho quy định giới hạn số lượng lưu kho an toàn và trách nhiệm xử lý khi hàng cận date. Cơ chế đổi trả áp dụng linh hoạt cho các trường hợp hàng lỗi từ nhà sản xuất hoặc hàng hóa bán chậm.

>> Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao hàng hóa quy định mới

Thanh toán, công nợ và đối soát doanh số

Thời hạn thanh toán, phương thức chuyển khoản và hạn mức tín dụng công nợ định hình luồng tiền giữa các bên. Quy trình đối soát doanh số định kỳ hàng tháng giúp khớp số liệu, làm căn cứ tính hoa hồng và chiết khấu. Văn bản đính kèm quy định áp dụng lãi suất phạt chậm trả tính trên phần công nợ quá hạn.

Quyền và nghĩa vụ của bên giao đại lý

Nhà cung cấp giữ thẩm quyền quyết định giá bán, kiểm tra hoạt động phân phối và yêu cầu báo cáo tồn kho định kỳ. Trách nhiệm đi kèm bao gồm việc cung cấp đầy đủ thông tin sản phẩm, hỗ trợ tài liệu marketing và thanh toán thù lao đúng hẹn. Nhà sản xuất chịu trách nhiệm cuối cùng về chất lượng sản phẩm trước người tiêu dùng.

Quyền và nghĩa vụ của bên đại lý

Đơn vị nhận ủy quyền toàn quyền chủ động tổ chức hệ thống bán hàng, quản lý nhân sự và khai thác khách hàng trong khu vực chỉ định. Trách nhiệm gắn liền với việc tuân thủ chính sách giá, bảo quản hàng hóa đúng tiêu chuẩn và không cung cấp sản phẩm cho đối thủ cạnh tranh. Đơn vị kinh doanh chịu trách nhiệm pháp lý nếu tự ý thay đổi kết cấu hoặc bao bì sản phẩm.

Thời hạn, gia hạn và chấm dứt hợp đồng

Thời hạn hiệu lực thỏa thuận tính theo tháng, năm hoặc theo từng chiến dịch kinh doanh cụ thể. Điều kiện tự động gia hạn kích hoạt khi các bên hoàn thành chỉ tiêu doanh số và không có thông báo muốn ngừng hợp tác. Thỏa thuận liệt kê chi tiết các vi phạm dẫn đến quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng trước hạn.

Hướng dẫn soạn thảo hợp đồng đại lý đúng quy định

Xác định đúng mô hình đại lý trước khi lập hợp đồng

Mỗi hình thức hợp tác mang theo cơ chế thuế, kế toán và quản trị rủi ro hoàn toàn khác biệt. Doanh nghiệp đánh giá kỹ năng lực tài chính, hạ tầng logistics để chọn mô hình bao tiêu hay độc quyền. Việc xác định sai mô hình có thể dẫn đến những sai lệch lớn trong hạch toán chi phí và ghi nhận doanh thu (Ví dụ: Doanh thu của Đại lý bao tiêu là toàn bộ giá trị hàng hóa bán ra, trong khi doanh thu của Đại lý bán đúng giá chỉ là phần % hoa hồng được hưởng).

Quy định rõ giá bán và quyền quyết định giá

Văn bản ấn định rõ việc nhà cung cấp giữ quyền kiểm soát giá bán cuối cùng hay cho phép đối tác tự do biên độ giá. Thỏa thuận ấn định các chế tài mạnh tay đối với hành vi phá giá, gây rối loạn thị trường chung. Mọi thay đổi về chính sách giá đều yêu cầu thông báo bằng văn bản trước một thời hạn nhất định.

Làm rõ cơ chế hoa hồng, thưởng doanh số và đối soát

Cách tính hoa hồng quy định trên mức doanh thu trước thuế hay sau thuế, có bao gồm chi phí vận chuyển hay không. Chính sách thưởng doanh số lũy tiến thiết lập theo từng quý, kích thích năng lực bán hàng của đối tác. Biên bản đối soát công nợ định kỳ trở thành chứng từ pháp lý nhằm giải quyết tranh chấp tài chính.

Bổ sung điều khoản bảo hành, hàng lỗi và hàng tồn kho

Trách nhiệm bảo hành cần phân luồng rõ ràng, ai trực tiếp tiếp nhận sản phẩm lỗi, ai chịu chi phí linh kiện thay thế. Quy trình thu hồi hàng hóa không đạt tiêu chuẩn kỹ thuật thiết lập với giới hạn thời gian phản hồi cụ thể. Tỷ lệ hàng hóa hoàn trả trên tổng doanh số quy định chi tiết để giảm áp lực dòng tiền cho nhà cung cấp.

Bên cạnh sự thỏa thuận nội bộ, các điều khoản bảo hành, thu hồi hàng hóa có khuyết tật bắt buộc phải được thiết lập dựa trên nguyên tắc tuân thủ Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2023 (đảm bảo trách nhiệm liên đới đối với người tiêu dùng cuối cùng).

Quy định bảo mật thông tin và không cạnh tranh

Dữ liệu tệp khách hàng, chiến lược marketing và cơ cấu giá nhập thuộc nhóm bí mật kinh doanh có giá trị cao. Thỏa thuận ràng buộc đối tác không tiết lộ thông tin cho bên thứ ba, kể cả khi thời gian hợp tác đã kết thúc. Quy định không cạnh tranh hạn chế đối tác bán sản phẩm tương tự của thương hiệu khác trong thời hạn duy trì hợp đồng.

Thỏa thuận cơ chế xử lý vi phạm và bồi thường

Theo Luật Thương mại 2005, mức phạt vi phạm không vượt quá 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm. Cấu trúc bồi thường thiệt hại bao trùm cả tổn thất thực tế trực tiếp và khoản lợi nhuận đáng lẽ được hưởng. Việc lựa chọn cơ quan giải quyết tranh chấp như Tòa án nhân dân hoặc Trung tâm Trọng tài Quốc tế (VIAC) quy định rành mạch tại phần cuối văn bản.

Hợp đồng đại lý khác gì hợp đồng phân phối, nhượng quyền và ủy thác?

Ba mô hình thương mại tồn tại ranh giới pháp lý mong manh, dễ gây nhầm lẫn trong thực tiễn áp dụng. Bảng so sánh dưới đây phân tích các điểm khác biệt trọng tâm:

Lưu ý khi ký hợp đồng đại lý để hạn chế tranh chấp

Giao kết thương mại luôn tiềm ẩn rủi ro nếu các bên bỏ qua việc rà soát kỹ lưỡng các ràng buộc pháp lý. Quá trình tiền đàm phán cần tập trung vào việc làm rõ các ranh giới trách nhiệm để bảo vệ dòng tiền.

Kiểm tra tư cách thương nhân của các bên

Pháp luật quy định cả hai bên tham gia giao dịch đại lý thương mại đều có đăng ký kinh doanh hợp lệ. Việc ký kết với cá nhân không có tư cách thương nhân khiến giao dịch bị chuyển đổi sang mô hình môi giới hoặc hợp tác dân sự. Bộ phận pháp chế rà soát kỹ ngành nghề kinh doanh trên Cổng thông tin quốc gia trước khi đặt bút ký.

Làm rõ quyền sở hữu hàng hóa giao đại lý

Một sai lầm phổ biến nằm ở việc lầm tưởng đối tác nhận ủy quyền đã sở hữu hàng hóa lưu kho. Văn bản ấn định quyền sở hữu vẫn thuộc về nhà cung cấp cho đến khi người tiêu dùng hoàn tất thanh toán. Quy định pháp lý ngăn chặn việc hàng hóa bị kê biên khi đối tác rơi vào tình trạng phá sản.

Thống nhất doanh số tối thiểu và khu vực độc quyền

Chỉ tiêu doanh số KPI gắn liền với điều kiện duy trì đặc quyền phân phối tại một khu vực địa lý cụ thể. Nếu đối tác không hoàn thành hạn mức cam kết, nhà cung cấp có quyền thu hồi quyền độc quyền hoặc mở rộng mạng lưới. Ranh giới khu vực định nghĩa chính xác theo mã bưu chính, phường, quận để tránh tình trạng tranh giành thị phần nội bộ.

Quy định rõ công nợ, thời hạn thanh toán và phạt chậm trả

Dòng tiền ứ đọng do công nợ kéo dài trực tiếp bào mòn biên lợi nhuận của nhà sản xuất. Lộ trình thanh toán chia nhỏ theo từng đợt, gắn liền với tiến độ giao hàng và tỷ lệ tiêu thụ thực tế. Chế tài phạt chậm trả tính theo mức lãi suất nợ quá hạn của ngân hàng thương mại, tạo áp lực thanh toán đúng hẹn.

Làm rõ trách nhiệm với hàng tồn, hàng lỗi và bảo hành

Gánh nặng tài chính từ hàng hóa hư hỏng, quá hạn sử dụng chia sẻ dựa trên lỗi phát sinh từ khâu sản xuất hay khâu bảo quản. Văn bản thiết lập tỷ lệ hao hụt tự nhiên cho phép trong quá trình lưu kho và vận chuyển nội địa. Trách nhiệm bảo hành, chi phí logistics ngược chiều để thu hồi hàng lỗi quy định rõ ràng thuộc về bên nào.

Kiểm tra điều kiện chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

Thỏa thuận liệt kê sẵn các căn cứ chính đáng để một bên đơn phương chấm dứt hợp tác mà không chịu bồi thường. Các điều kiện bao gồm việc vi phạm chính sách giá liên tục, mất khả năng thanh toán hoặc có hành vi gian lận thương mại.

Thủ tục gửi thông báo chấm dứt hợp đồng (nếu không có thỏa thuận khác) phải được thực hiện trước ít nhất 60 ngày theo quy định của Luật Thương mại, giúp hai bên có đủ thời gian tất toán công nợ và xử lý hàng tồn.

Việc rà soát và ký kết hợp đồng đại lý cần được thực hiện chặt chẽ để hạn chế tối đa rủi ro. Các bên phải kiểm tra kỹ tư cách thương nhân, làm rõ quyền định giá và minh bạch trách nhiệm ngay từ đầu. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng trong giao dịch đại lý thương mại không chỉ bảo vệ an toàn dòng tiền mà còn tạo nền tảng hợp tác bền vững, ngăn ngừa hiệu quả các tranh chấp phát sinh về sau.

Câu hỏi thường gặp về hợp đồng đại lý

Vận dụng các quy định của Luật Thương mại, các vướng mắc phổ biến trong quá trình xác lập giao dịch được giải đáp trực diện dưới đây.

Hợp đồng đại lý có bắt buộc lập thành văn bản không?

Theo Điều 168 Luật Thương mại 2005, hợp đồng đại lý thương mại bắt buộc lập thành văn bản hoặc bằng hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương. Các định dạng email, telex, fax hoặc thông điệp dữ liệu điện tử đều được pháp luật công nhận hợp lệ. Việc thỏa thuận miệng không có giá trị pháp lý, gây bất lợi lớn khi tiến hành khởi kiện.

Hợp đồng đại lý có cần công chứng không?

Pháp luật hiện hành không yêu cầu văn bản thỏa thuận đại lý thương mại mang đi công chứng hoặc chứng thực. Các bên hoàn toàn tự do ký kết, đóng dấu pháp nhân doanh nghiệp để xác lập hiệu lực pháp luật. Việc công chứng vẫn khuyến khích áp dụng đối với các giao dịch có giá trị cực lớn nhằm tăng cường tính xác thực.

Bên đại lý có được ký hợp đồng với nhiều bên giao đại lý không?

Trừ trường hợp thỏa thuận độc quyền, pháp luật cho phép một đơn vị kinh doanh làm đại lý cho nhiều thương nhân khác nhau. Họ có quyền ký kết nhiều văn bản phân phối các dòng sản phẩm đa dạng, miễn không vi phạm điều khoản hạn chế cạnh tranh đã cam kết. Doanh nghiệp nhận ủy quyền tự do đa dạng hóa nguồn hàng để tối ưu hóa không gian trưng bày.

Thù lao đại lý được tính như thế nào?

Thù lao chi trả phụ thuộc vào thỏa thuận trực tiếp, dựa trên hoa hồng phần trăm hoặc chênh lệch giá bán thực tế. Nếu không có thỏa thuận cụ thể trong văn bản, mức thù lao tính theo tỷ lệ thù lao thực tế mà các bên đã chi trả trước đó. Trường hợp giao dịch mới hoàn toàn, thù lao xác định theo mức trung bình áp dụng cho cùng loại hàng hóa, dịch vụ trên thị trường.

Chấm dứt hợp đồng đại lý trước hạn có phải bồi thường không?

Trừ khi có thỏa thuận khác, nếu bên giao đại lý đơn phương chấm dứt hợp tác, họ có trách nhiệm bồi thường cho thời gian bên kia đã phục vụ. Mức bồi thường thông thường tính bằng một tháng thù lao trung bình cho mỗi năm tham gia mạng lưới phân phối. Trường hợp đơn vị nhận ủy quyền tự ý chấm dứt, họ không có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại liên quan đến khoản thù lao này.

The post Mẫu hợp đồng đại lý theo quy định mới nhất (Tải Word/PDF) appeared first on Maison Office.

⬇ Tải ngay mẫu
GIẤY ĐI ĐƯỜNG 

Tải mẫu giấy đi đường mới nhất file Word, PDF

Tải xuống bộ mẫu giấy đi đường chuẩn giúp tối ưu quy trình hành chính và hợp lý hóa chi phí khi quyết toán thuế.

Giấy đi đường là gì?

Mẫu giấy đi đường là một loại chứng từ kế toán, được lập ra để xác nhận việc một cán bộ, người lao động được cử đi công tác, đồng thời ghi nhận các thông tin liên quan đến chuyến đi như: nơi đi, nơi đến, thời gian, phương tiện di chuyển, lý do lưu trú.

Nên dùng mẫu giấy đi đường nào?

Mẫu số 040-LĐTL (Thông tư 200/2014/TT-BTC)

Biểu mẫu từng áp dụng phổ biến cho các doanh nghiệp quy mô lớn, thuộc mọi thành phần kinh tế. Tuy nhiên, Thông tư 99/2025/TT-BTC đã thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC nên mẫu 04-LĐTL theo Thông tư 200 không còn là căn cứ pháp lý bắt buộc, nhưng vẫn là tài liệu tham khảo phù hợp để doanh nghiệp thiết kế chứng từ theo quy định hiện hành.

⬇ Tải file Word

GIẤY ĐI ĐƯỜNG

Số: …………………….

Cấp cho:……………………………………………………………………………………………….

Chức vụ: :……………………………………………………………………………………………..

Được cử đi công tác tại: :………………………………………………………………………..

Theo công lệnh (hoặc giấy giới thiệu) số…….. ngày…….. tháng…….. năm…….. 

Từ ngày…… tháng…… năm…… đến ngày…… tháng…… năm………………………..

Ngày…… tháng…… năm……

Tiền ứng trước 

Lương………………………đ

Công tác phí……………..đ

Cộng………………………..đ

Mẫu số 040-LĐTL (Thông tư 133/2016/TT-BTC)

Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) thường ưu tiên sử dụng biểu mẫu theo Thông tư 133. Cấu trúc văn bản tinh gọn hơn nhưng vẫn giữ nguyên tính minh bạch về tài chính.

Tuy nhiên, nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng có thể linh hoạt vận dụng các quy định chi tiết hơn của Thông tư 200 nếu thấy phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý nội bộ của công ty.

⬇ Tải file Word

GIẤY ĐI ĐƯỜNG

Số:……………

Cấp cho: ……………………………..………………………………………………………………

Chức vụ: ……………………………………………………………………………………………..

Được cử đi công tác tại: ……………………………………………………………………………

Theo công lệnh (hoặc giấy giới thiệu) số……… ngày……… tháng……… năm………………

Từ ngày……… tháng……… năm……… đến ngày……… tháng……… năm…………………

Tiền ứng trước

Lương …………………đ

Công tác phí ………….đ

Cộng …………………..đ

– Vé người ………………………….…..vé        x…………….đ = …………….đ

– Vé cước ……………………………….vé        x…………….đ = …………….đ

– Phụ phí lấy vé bằng điện thoại ……..vé        x…………….đ = …………….đ

– Phòng nghỉ ……………………………vé        x…………….đ = …………….đ

1- Phụ cấp đi đường: cộng ………………………………đ

2- Phụ cấp lưu trú:

Tổng cộng ngày công tác: ………………………………..đ

Mẫu số C16-HD (Thông tư 107/2017/TT-BTC)

Mẫu giấy đi đường C16-HD theo Thông tư 107/2017/TT-BTC áp dụng cho đơn vị sự nghiệp công lập (trừ đơn vị tự chủ tài chính áp dụng kế toán doanh nghiệp) và các tổ chức hành chính, sự nghiệp khác.

Văn bản quản lý chặt chẽ nguồn ngân sách nhà nước cấp phát cho cán bộ viên chức đi công tác. Quy trình luân chuyển chứng từ tuân thủ nghiêm ngặt theo quy chế chi tiêu nội bộ.

⬇ Tải file Word

GIẤY ĐI ĐƯỜNG

Họ và tên: ……………………………………………………………….………………

Chức vụ: ……………………………………………………….………………….…….

Được cử đi công tác tại: ………………………………………………………..……….

Theo công lệnh (hoặc giấy giới thiệu) số: ………….…. ngày …….. tháng……. năm ……..

Từ ngày …..… tháng …….. năm ……… đến ngày …… tháng …… năm……….

Tiền ứng trước

Lương:………………….đ

Công tác phí: …………….đ

Cộng: ………………………..đ

1. 1. Tiền vé tàu, xe, máy bay: (Hóa đơn)……………………………………….……………
      Tiền xe theo khoán km: ………..km x..…….……..…đồng/ km = ……………….…
   2. Tiền thuê phương tiện đi lại: (Hóa đơn)… … ………………………….…..………..………
   3. Phụ cấp lưu trú: ……….……ngày x……………đồng/ngày/người = …………………
   4. Tiền phòng ở:
      – Theo mức khoán: ………………ngày x……………..đồng/ngày/người = …..…………
      – Theo thực tế: (Hóa đơn)……….…….………..……………..…..……………………….….…

Tổng số tiền:…………… …………………….………………………….……………….
Số tiền ghi bằng chữ:……………………………………………………………………….

Cách ghi giấy đi đường đúng và đầy đủ

Cách ghi thông tin người đi công tác

Khai báo rõ họ tên, chức vụ và phòng ban của nhân sự được cử đi làm việc. Dữ liệu nhân sự cần khớp chính xác với quyết định cử đi công tác được ban hành. Việc sai lệch tên gọi có thể khiến hồ sơ bị trả lại ngay vòng duyệt sơ bộ.

Cách ghi nơi đi, nơi đến, ngày đi và ngày về

Phần địa điểm làm việc yêu cầu ghi chi tiết tên tỉnh, thành phố hoặc cơ quan đối tác. Thời gian xuất phát và ngày trở về ghi theo lịch trình thực tế, làm cơ sở tính phụ cấp lưu trú. Lịch trình sai lệch so với vé máy bay khiến toàn bộ hồ sơ bị xuất toán.

Cách ghi phương tiện di chuyển và chi phí phát sinh

Liệt kê rõ loại phương tiện sử dụng như máy bay, tàu hỏa hay xe khách đường dài. Kế toán sẽ đối chiếu phần khai báo cùng hóa đơn GTGT, vé điện tử để ghi nhận chi phí hợp lý. Các khoản phí phát sinh khác điền vào cột ghi chú kèm theo chứng từ gốc.

>> Xem thêm: Mẫu bảng kê chi phí theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Cách ghi phần xác nhận của nơi đến công tác

Người đại diện tại đơn vị đối tác ký và ghi rõ họ tên để xác nhận ngày đến, ngày đi thực tế. Việc thiếu chữ ký xác nhận khiến hồ sơ đi công tác trở nên vô hiệu. Trường hợp làm việc tại vùng sâu hoặc công trường, cán bộ đi công tác xin xác nhận từ chính quyền địa phương.

Ví dụ mẫu giấy đi đường đã điền sẵn

GIẤY ĐI ĐƯỜNG
Số: 01/GĐĐ

Cấp cho: Nguyễn Minh Anh

Chức vụ: Nhân viên kinh doanh

Được cử đi công tác tại: Công Ty CP Tư Vấn Và Dịch Vụ Bất Động Sản Maison

Theo công lệnh (hoặc giấy giới thiệu) số 01 ngày 2 tháng 4 năm 2026

Từ ngày 2 tháng 4 năm 2026 đến ngày 5 tháng 4 năm 2026

Phân biệt giấy đi đường, giấy công tác, giấy giới thiệu và quyết định cử đi công tác

Sử dụng đúng mẫu giấy đi đường hỗ trợ doanh nghiệp quản trị hành chính chặt chẽ, tạo nền tảng pháp lý vững chắc phục vụ quyết toán thuế. Minh bạch thông tin, đầy đủ chữ ký xác nhận cùng bộ chứng từ đi kèm trở thành yêu cầu bắt buộc nhằm tối ưu hóa công tác phí. Tuân thủ nghiêm ngặt quy định hiện hành đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ cho toàn bộ hồ sơ kế toán.

>> Xem thêm: Mẫu tờ khai quyết toán thuế TNDN mới nhất

Câu hỏi thường gặp về mẫu giấy đi đường

Giấy đi đường có cần đóng dấu không?

Quy định tài chính yêu cầu chứng từ hợp lệ cần có đầy đủ chữ ký và dấu xác nhận của đơn vị nơi đến công tác. Con dấu (dấu tròn pháp nhân hoặc dấu vuông của phòng ban) minh chứng nhân sự đã thực tế có mặt và làm việc tại địa điểm được phân công.

Ai là người ký giấy đi đường?

Thủ tục ký duyệt trải qua ba giai đoạn chính. Giám đốc hoặc người được ủy quyền ký duyệt lệnh cử đi công tác. Phụ trách bộ phận nơi đến ký xác nhận thời gian làm việc. Kế toán trưởng kiểm tra và ký duyệt khâu thanh toán cuối cùng trước khi xuất quỹ.

Đi công tác trong ngày có cần giấy đi đường không?

Các chuyến làm việc ngắn hạn trong ngày, nội tỉnh thường không yêu cầu lập giấy đi đường phức tạp. Doanh nghiệp tự thiết lập quy chế tài chính nội bộ, cho phép nhân viên thanh toán cước taxi hoặc xăng xe thông qua hóa đơn lẻ và lệnh điều động qua email.

Có được tự thiết kế mẫu giấy đi đường nội bộ không?

Các doanh nghiệp hoàn toàn có quyền tự thiết kế chứng từ kế toán nội bộ sao cho phù hợp với đặc thù quản trị. Mẫu tự thiết kế cần đáp ứng đủ các tiêu thức cơ bản theo quy định của Luật Kế toán như: Tên chứng từ, ngày lập, thông tin các bên và chữ ký người chịu trách nhiệm.

Mất giấy đi đường sau khi đi công tác thì xử lý thế nào?

Trường hợp thất lạc chứng từ gốc, người lao động lập biên bản báo cáo sự việc trình ban giám đốc phê duyệt. Kế toán sẽ hướng dẫn liên hệ lại với cơ quan nơi đến để xin cấp bản sao có đóng dấu giáp lai hoặc sử dụng vé máy bay, hóa đơn lưu trú làm tài liệu thay thế để giải trình chi phí.

The post Mẫu giấy đi đường cập nhật mới và chuẩn nhất [Tải Word/PDF] appeared first on Maison Office.

⬇ Tải ngay mẫu
HỢP ĐỒNG TÀI TRỢ

Hợp đồng tài trợ là gì?

Hợp đồng tài trợ là thỏa thuận giữa bên tài trợ và bên được tài trợ, theo đó bên tài trợ cung cấp tiền, hiện vật hoặc dịch vụ để hỗ trợ một hoạt động/dự án cụ thể, để đổi lấy quyền lợi truyền thông như gắn logo hay quảng bá thương hiệu. Hợp đồng tài trợ mang bản chất dân sự, nhưng có thể phát sinh yếu tố thương mại nếu kèm ràng buộc về quyền lợi như quảng bá thương hiệu hoặc sử dụng hình ảnh.

Tải mẫu hợp đồng tài trợ mới nhất

Áp dụng các biểu mẫu chuẩn hóa giúp tối ưu thời gian soạn thảo và hạn chế tối đa rủi ro pháp lý. Tải các mẫu hợp đồng tài trợ file Word/PDF để tham khảo các điều khoản minh bạch về quyền lợi và nghĩa vụ.

⬇ Tải file Word
HỢP ĐỒNG TÀI TRỢ

Mẫu hợp đồng tài trợ giáo dục

Mẫu hợp đồng tài trợ giáo dục được sử dụng khi cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp hỗ trợ kinh phí, trang thiết bị, học liệu hoặc các hoạt động phục vụ mục tiêu giáo dục. Nội dung hợp đồng thường quy định rõ mục đích tài trợ, giá trị tài trợ, quyền và nghĩa vụ của các bên, thời gian thực hiện và trách nhiệm báo cáo, nghiệm thu.

⬇ Tải file Word

Mẫu hợp đồng tài trợ học bổng

Mẫu hợp đồng tài trợ học bổng áp dụng cho trường hợp bên tài trợ hỗ trợ chi phí học tập cho học sinh, sinh viên hoặc chương trình học bổng cụ thể. Hợp đồng cần nêu rõ đối tượng nhận học bổng, giá trị tài trợ, điều kiện xét chọn, phương thức trao học bổng và trách nhiệm sử dụng khoản tài trợ đúng mục đích.

⬇ Tải file Word

Mẫu hợp đồng tài trợ hội chợ thương mại điện tử

Mẫu hợp đồng tài trợ hội chợ thương mại điện tử được dùng khi doanh nghiệp đồng hành tài trợ cho các chương trình hội chợ, triển lãm hoặc sự kiện xúc tiến thương mại trên nền tảng số. Nội dung hợp đồng thường bao gồm gói tài trợ, quyền lợi truyền thông, vị trí hiển thị thương hiệu, thời gian triển khai và trách nhiệm phối hợp giữa các bên.

⬇ Tải file Word

Mẫu hợp đồng tài trợ quảng cáo truyền thông

Mẫu hợp đồng tài trợ quảng cáo truyền thông phù hợp với các chương trình, chiến dịch hoặc sự kiện có hoạt động quảng bá thương hiệu trên báo chí, mạng xã hội, website hoặc các kênh truyền thông khác. Hợp đồng cần quy định cụ thể hình thức tài trợ, phạm vi quảng cáo, quyền lợi nhận diện thương hiệu, tiến độ thực hiện và nghĩa vụ thanh toán.

⬇ Tải file Word

Mẫu hợp đồng tài trợ sản phẩm

Mẫu hợp đồng tài trợ sản phẩm được sử dụng khi bên tài trợ cung cấp hàng hóa, sản phẩm hoặc quà tặng để phục vụ chương trình, sự kiện hoặc hoạt động hợp tác. Hợp đồng nên thể hiện rõ số lượng, chủng loại, chất lượng sản phẩm, thời gian bàn giao, quyền lợi quảng bá và trách nhiệm xử lý khi sản phẩm không đúng cam kết.

⬇ Tải file Word

Mẫu hợp đồng tài trợ sự kiện

Mẫu hợp đồng tài trợ sự kiện áp dụng khi doanh nghiệp hoặc tổ chức tài trợ kinh phí, hiện vật hoặc dịch vụ cho một sự kiện cụ thể. Nội dung hợp đồng thường quy định giá trị tài trợ, hạng mục tài trợ, quyền lợi nhà tài trợ, trách nhiệm tổ chức, thời gian thực hiện và điều khoản chấm dứt hợp đồng.

⬇ Tải file Word

Nội dung cần có trong hợp đồng tài trợ

Thông tin bên tài trợ và bên nhận tài trợ

Định danh rõ ràng tư cách pháp nhân là bước đầu tiên để văn bản có hiệu lực. Thông tin cơ bản bao gồm tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở và người đại diện theo pháp luật. Ghi sai lệch mã số thuế thường dẫn đến rắc rối khi đối chiếu chứng từ kế toán lúc quyết toán.

>> Xem thêm: Mẫu tờ khai quyết toán thuế TNDN mới nhất

Mục đích, chương trình hoặc sự kiện được tài trợ

Văn bản cần nêu rõ tên chương trình, thời gian tổ chức và không gian diễn ra các hoạt động liên quan. Lập luận mục đích giúp minh bạch hóa dòng tiền, chứng minh chi phí hợp lý với cơ quan quản lý nhà nước. Nội dung càng chi tiết càng tránh tình trạng lạm dụng ngân sách sai mục tiêu ban đầu.

Giá trị tài trợ và hình thức tài trợ

Ghi rõ số tiền bằng số và chữ, xác định rõ đã hoặc chưa bao gồm thuế GTGT. Tài trợ bằng hiện vật cần định giá theo giá thị trường tại thời điểm bàn giao để làm cơ sở hạch toán và xuất hóa đơn.

Thời hạn, tiến độ và phương thức tài trợ

Hợp đồng cần quy định lịch giải ngân theo tiến độ công việc (thường là 50% sau ký, còn lại sau nghiệm thu). Theo Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP, từ 01/7/2025, các khoản tài trợ từ 5 triệu đồng (gồm VAT) phải thanh toán không dùng tiền mặt để đủ điều kiện khấu trừ thuế và tính vào chi phí hợp lệ.

Quyền lợi của nhà tài trợ

Liệt kê cụ thể vị trí, kích thước logo, tần suất xuất hiện trên ấn phẩm, sân khấu, kênh truyền thông. Dùng chỉ số đo lường định lượng thay vì từ ngữ chung chung để dễ nghiệm thu sau chương trình.

Nghĩa vụ của bên nhận tài trợ

Đơn vị tiếp nhận ngân sách có trách nhiệm thực hiện đúng cam kết truyền thông, gửi báo cáo tiến độ định kỳ. Chịu trách nhiệm hoàn trả kinh phí nếu vi phạm nghiêm trọng thỏa thuận, gây tổn hại hình ảnh đối tác. Cung cấp đầy đủ chứng từ hợp lệ sau khi kết thúc chương trình là nghĩa vụ cần thực thi.

Điều khoản thanh toán, hóa đơn và chứng từ

Quy định rõ bên nào chịu trách nhiệm xuất hóa đơn giá trị gia tăng và thời điểm lập chứng từ. Bổ sung danh mục các loại giấy tờ nghiệm thu, hình ảnh chứng minh để hoàn thiện hồ sơ kế toán. Thu thập đầy đủ chứng từ kịp thời giúp doanh nghiệp bảo vệ chi phí khi quyết toán thuế.

>> Xem thêm: Mẫu tờ khai quyết toán thuế TNDN mới nhất

Phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại và giải quyết tranh chấp

Mức phạt vi phạm không vượt quá 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm theo Điều 301 Luật Thương mại 2005. Ưu tiên thương lượng, hòa giải trước khi đưa ra Trọng tài thương mại hoặc Tòa án nhân dân có thẩm quyền phân xử.

Các loại hợp đồng tài trợ phổ biến hiện nay

Hợp đồng tài trợ sự kiện

Hợp đồng tài trợ sự kiện được dùng khi doanh nghiệp tài trợ kinh phí/hiện vật cho hội nghị, hội thảo, giải đấu, lễ ra mắt… để đổi lấy quyền gắn logo, banner, phát biểu khai mạc. Áp dụng cho ban tổ chức sự kiện và nhà tài trợ thuộc mọi ngành.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG TÀI TRỢ SỰ KIỆN

Số: …../HĐTT

Hôm nay, ngày … tháng … năm …, tại ………………, chúng tôi gồm:

BÊN TÀI TRỢ (BÊN A):

• Tên tổ chức/công ty: ………………………………………
• Địa chỉ: …………………………………………………
• Mã số thuế: ……………………………………………
• Đại diện: ……………………………… Chức vụ: …………
• Số điện thoại: …………………………………………
• Email: …………………………………………………

BÊN NHẬN TÀI TRỢ (BÊN B):

• Tên tổ chức/công ty: ………………………………………
• Địa chỉ: …………………………………………………
• Mã số thuế: ……………………………………………
• Đại diện: ……………………………… Chức vụ: …………
• Số điện thoại: …………………………………………
• Email: …………………………………………………

Hai bên cùng thỏa thuận và ký kết hợp đồng tài trợ với các điều khoản sau:

ĐIỀU 1: NỘI DUNG TÀI TRỢ

Bên A đồng ý tài trợ cho Bên B để tổ chức sự kiện …………, diễn ra vào ngày … tháng … năm … tại ………………

• Hình thức tài trợ: (Tiền mặt/Sản phẩm/Dịch vụ)
• Giá trị tài trợ: …………………………………………
• Phương thức thanh toán: (Chuyển khoản/Tiền mặt)

ĐIỀU 2: QUYỀN LỢI CỦA BÊN A

Bên A sẽ nhận được các quyền lợi sau đây:

1. Được gắn logo, tên thương hiệu trên các ấn phẩm truyền thông của sự kiện.
2. Được nhắc đến trong các bài viết, quảng bá về sự kiện.
3. Được phát biểu, quảng bá sản phẩm tại sự kiện (nếu có).
4. Các quyền lợi khác (nếu có): …………………………

ĐIỀU 3: TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN

1. Trách nhiệm của Bên A:
   • Cung cấp đầy đủ tài trợ theo đúng thỏa thuận.
   • Hỗ trợ truyền thông cho sự kiện (nếu có).
2. Trách nhiệm của Bên B:
   • Đảm bảo quyền lợi truyền thông cho Bên A như cam kết.
   • Sử dụng tài trợ đúng mục đích đã thỏa thuận.
   • Cung cấp báo cáo tổng kết sự kiện và hình ảnh chứng minh quyền lợi tài trợ đã thực hiện.

ĐIỀU 4: ĐIỀU KHOẢN THANH TOÁN

• Bên A sẽ thực hiện thanh toán theo thời gian và phương thức đã thỏa thuận.
• Mọi chi phí liên quan đến việc chuyển khoản (nếu có) sẽ do … chịu trách nhiệm.

ĐIỀU 5: ĐIỀU KHOẢN BẤT KHẢ KHÁNG

Trong trường hợp sự kiện không thể diễn ra do nguyên nhân bất khả kháng (thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh, lệnh cấm của cơ quan nhà nước…), hai bên sẽ thỏa thuận phương án xử lý hợp lý.

ĐIỀU 6: HIỆU LỰC HỢP ĐỒNG

• Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký đến khi hai bên hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ.
• Hợp đồng được lập thành … bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ … bản.

Hợp đồng tài trợ sản phẩm

Bên tài trợ cung cấp hàng hóa, sản phẩm thực tế (không phải tiền mặt) để bên nhận sử dụng, trải nghiệm hoặc trưng bày. Phù hợp với doanh nghiệp sản xuất muốn quảng bá sản phẩm qua sự kiện, KOL, hoặc tổ chức cộng đồng.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG TÀI TRỢ SẢN PHẨM

Số: [Số hợp đồng]

Hôm nay, ngày [Ngày] tháng [Tháng] năm [Năm], tại [Địa điểm], chúng tôi gồm:

BÊN TÀI TRỢ (BÊN A):

• Tên công ty: [Tên công ty]
• Địa chỉ: [Địa chỉ công ty]
• Mã số thuế: [MST]
• Đại diện: [Họ và tên]
• Chức vụ: [Chức vụ]
• Điện thoại: [Số điện thoại]
• Email: [Email]

BÊN NHẬN TÀI TRỢ (BÊN B):

• Tên công ty/tổ chức/cá nhân: [Tên tổ chức/cá nhân]
• Địa chỉ: [Địa chỉ]
• Mã số thuế (nếu có): [MST]
• Đại diện: [Họ và tên]
• Chức vụ: [Chức vụ]
• Điện thoại: [Số điện thoại]
• Email: [Email]

Cùng thỏa thuận và ký kết hợp đồng với các điều khoản sau:

ĐIỀU 1: NỘI DUNG TÀI TRỢ

Bên A đồng ý tài trợ cho Bên B các sản phẩm sau:

1. [Tên sản phẩm 1] – Số lượng: [Số lượng]
2. [Tên sản phẩm 2] – Số lượng: [Số lượng] …(Có thể bổ sung thêm nếu cần)

Tổng giá trị tài trợ ước tính: [Số tiền] VNĐ (Bằng chữ: [Bằng chữ]).

ĐIỀU 2: HÌNH THỨC VÀ THỜI GIAN GIAO NHẬN

1. Hình thức bàn giao: [Giao hàng tận nơi/Ký nhận tại địa điểm…]
2. Địa điểm bàn giao: [Địa điểm cụ thể]
3. Thời gian bàn giao: [Thời gian cụ thể]
4. Bên B có trách nhiệm kiểm tra và xác nhận khi nhận tài trợ.

ĐIỀU 3: QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÁC BÊN

3.1. Quyền và nghĩa vụ của Bên A

• Cung cấp đầy đủ sản phẩm theo cam kết.
• Hỗ trợ thông tin về sản phẩm nếu cần thiết.
• Không chịu trách nhiệm đối với việc sử dụng sản phẩm sai mục đích.

3.2. Quyền và nghĩa vụ của Bên B

• Sử dụng sản phẩm đúng mục đích.
• Ghi nhận và tuyên truyền về thương hiệu của Bên A theo thỏa thuận.
• Không bán lại hoặc sử dụng sai mục đích tài trợ.

ĐIỀU 4: CAM KẾT CỦA CÁC BÊN

Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản trong hợp đồng. Nếu có tranh chấp, hai bên ưu tiên giải quyết bằng thương lượng. Nếu không đạt được thỏa thuận, vụ việc sẽ được giải quyết theo quy định của pháp luật Việt Nam.

ĐIỀU 5: HIỆU LỰC HỢP ĐỒNG

1. Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký và kéo dài đến [Thời gian cụ thể].
2. Hợp đồng có thể được điều chỉnh hoặc bổ sung bằng phụ lục có chữ ký của hai bên.
3. Hợp đồng được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

Hợp đồng tài trợ quảng cáo truyền thông

Hợp đồng tài trợ truyền thông sử dụng khi bên tài trợ cung cấp tiền/hiện vật cho đơn vị báo chí, kênh truyền thông, người sáng tạo nội dung; đổi lại được nhắc tên thương hiệu, đặt logo trên ấn phẩm, bài viết, video. Dùng khi doanh nghiệp muốn tăng độ phủ thương hiệu qua kênh truyền thông.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG TÀI TRỢ QUẢNG CÁO TRUYỀN THÔNG

Số: ………/HĐTTQC/202…

Hôm nay, ngày … tháng … năm…, tại …………….., chúng tôi gồm:

BÊN TÀI TRỢ (BÊN A):

• Tên công ty/tổ chức: ………………………………………
• Địa chỉ: ………………………………………
• Mã số thuế: ………………………………………
• Người đại diện: ………………………………………
• Chức vụ: ………………………………………
• Số điện thoại: ………………………………………
• Email: ………………………………………

BÊN NHẬN TÀI TRỢ (BÊN B):

• Tên công ty/tổ chức/cá nhân: ………………………………………
• Địa chỉ: ………………………………………
• Mã số thuế (nếu có): ………………………………………
• Người đại diện: ………………………………………
• Chức vụ: ………………………………………
• Số điện thoại: ………………………………………
• Email: ………………………………………

Căn cứ vào nhu cầu hợp tác giữa hai bên, hai bên đồng ý ký kết Hợp đồng tài trợ quảng cáo truyền thông với các điều khoản sau:

ĐIỀU 1: NỘI DUNG TÀI TRỢ

1. Bên A đồng ý tài trợ cho Bên B thực hiện chương trình quảng cáo truyền thông với nội dung như sau:
   • Hình thức tài trợ: (Ví dụ: tài trợ tiền mặt, sản phẩm, dịch vụ, quà tặng…)
   • Giá trị tài trợ: …………………
   • Thời gian tài trợ: từ ngày … đến ngày …
   • Phương thức thanh toán/tài trợ: …………………
2. Bên B cam kết sử dụng tài trợ đúng mục đích và thực hiện các quyền lợi quảng bá thương hiệu cho Bên A như sau:
   • Hiển thị logo/thương hiệu của Bên A trên …………………
   • Đăng bài quảng cáo trên …………………
   • Phát sóng quảng cáo trên …………………

ĐIỀU 2: QUYỀN LỢI VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA BÊN A

1. Được sử dụng hình ảnh, nội dung liên quan đến hoạt động tài trợ để quảng bá trên các kênh truyền thông của mình.
2. Yêu cầu Bên B cung cấp báo cáo về việc triển khai chương trình tài trợ.
3. Cam kết tài trợ đúng cam kết trong hợp đồng, thực hiện nghĩa vụ thanh toán đúng hạn.
4. Không can thiệp vào hoạt động quản lý nội bộ của Bên B.

ĐIỀU 3: QUYỀN LỢI VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA BÊN B

1. Sử dụng tài trợ đúng mục đích và triển khai các hoạt động quảng bá theo cam kết.
2. Đảm bảo chất lượng và hiệu quả truyền thông theo đúng kế hoạch đã thỏa thuận.
3. Cung cấp báo cáo định kỳ hoặc báo cáo sau chương trình để chứng minh việc thực hiện hợp đồng.
4. Không được chuyển nhượng, chuyển giao hợp đồng tài trợ này cho bên thứ ba nếu chưa có sự đồng ý bằng văn bản của Bên A.

ĐIỀU 4: PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN

1. Bên A sẽ thực hiện thanh toán tài trợ theo phương thức: (tiền mặt/chuyển khoản/bằng hiện vật).
2. Thời gian thanh toán: ………………………………………
3. Nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản:
   • Số tiền: …………………
   • Tài khoản nhận tiền: …………………
   • Ngân hàng: …………………
4. Nếu thanh toán bằng hiện vật:
   • Loại tài trợ: …………………
   • Hình thức bàn giao: …………………
   • Thời gian bàn giao: …………………

ĐIỀU 5: BẢO MẬT THÔNG TIN

1. Các thông tin liên quan đến hợp đồng này phải được bảo mật, không tiết lộ cho bên thứ ba nếu không có sự đồng ý bằng văn bản của các bên.
2. Trường hợp vi phạm, bên vi phạm phải chịu trách nhiệm bồi thường theo thiệt hại thực tế.

ĐIỀU 6: HIỆU LỰC VÀ CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG

1. Hợp đồng có hiệu lực từ ngày … đến ngày …
2. Hợp đồng có thể chấm dứt trước thời hạn trong các trường hợp:
   • Hai bên đồng ý bằng văn bản.
   • Một trong hai bên vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ hợp đồng.
   • Do sự kiện bất khả kháng (thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh…).

ĐIỀU 7: GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP

1. Hai bên cam kết giải quyết tranh chấp bằng thương lượng, hòa giải.
2. Nếu không thể hòa giải, tranh chấp sẽ được giải quyết tại ………… (Tòa án hoặc Trọng tài) theo quy định pháp luật Việt Nam.

ĐIỀU 8: ĐIỀU KHOẢN CUỐI CÙNG

1. Hợp đồng này gồm … trang, được lập thành … bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ … bản.
2. Hai bên cam kết đã đọc, hiểu rõ nội dung hợp đồng và đồng ý thực hiện.

Hợp đồng tài trợ hội chợ thương mại

Nhắm đến mục tiêu chiếm lĩnh vị trí gian hàng đắc địa, xuất hiện trên bản đồ triển lãm và thẻ đeo của khách tham quan. Mức độ cạnh tranh hiển thị diện mạo nhãn hàng luôn được ưu tiên hàng đầu.

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

 HỢP ĐỒNG TÀI TRỢ

Số:……./HĐTT

Căn cứ Bộ Luật Dân sự số 91/2015/QH13 được Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam thông qua ngày 24/11/2015;

Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên.

Hôm nay, ngày….tháng….năm 20…… tại………………………….Chúng tôi gồm có : 

BÊN A:

Do Ông (Bà): …………………………………………………………………..

Chức vụ:…………………………………… làm đại diện.

Địa chỉ : …………………………………………………………………………

Điện thoại:………………………………….. Fax: ……………………………

Mã số thuế:……………………………………………………………………..

Tài khoản:………………………………..tại…………………………………

BÊN B: 

Do Ông (Bà): …………………………………………………………………..

Chức vụ:…………………………………… làm đại diện.

Địa chỉ : …………………………………………………………………………

Điện thoại:………………………………….. Fax: ………………………………

Mã số thuế:……………………………………………………………………..

Sau khi bàn bạc hai bên đồng ý ký kết thực hiện hợp đồng tài trợ “…………………….” với những điều khoản sau đây :

ĐIỀU I : NỘI DUNG HỢP ĐỒNG:

Bên A và B thỏa thuận thống nhất tên công ty là đơn vị tài trợ (vàng, bạc, đồng tài trợ) “……………………….năm  20……” vào ngày …./…./20….. tại ……………………………..

ĐIỀU II : KINH PHÍ TÀI TRỢ:

Bên A đồng ý tài trợ cho bên B khoản kinh phí đã bao gồm thuế GTGT là ………………VNĐ

(Bằng chữ……………………………………………..đồng).

ĐIỀU III: QUYỀN LỢI CỦA CÁC BÊN:

1. Quyền lợi bên A:
2. Đối với nhà Tài trợ Kim Cương: (tối đa 2 đơn vị)

– Đơn vị được đặt biểu tượng hoặc logo trang trọng ngay dưới tên của chương trình trên backdrop chính, trên standee lớn tại vị trí ra vào, trên các banner, thẻ đại biểu với tư cách là Nhà tài trợ Kim Cương.

– Logo được phát trên màn hình tại sân khấu chính và được quảng bá trên các phương tiện quảng cáo hội chợ (tờ rơi, thư mời, banner …).

– Tham gia phát biểu tại lễ khai mạc và  tại hội thảo chuyên đề TMĐT.

– Gian hàng tại vị trí VIP của hội chợ, 2 standee trang trí. Được sử dụng sân khấu chính vào tối thứ nhất của hội chợ để làm event trong thời gian 60 phút nếu có yêu cầu

– Được quyền tham dự lễ khai mạc, bế mạc cùng các sự kiện diễn ra trong thời gian hội chợ với tư cách là nhà tài trợ Kim Cương.

2. Đối với nhà Tài trợ Vàng: (tối đa 3 đơn vị)

– Đơn vị được đặt biểu tượng hoặc logo trang trọng ngay dưới tên của chương trình trên backdrop chính, trên standee lớn tại vị trí ra vào, trên các banner, thẻ đại biểu với tư cách là Nhà tài trợ Vàng

– Logo được phát trên màn hình tại sân khấu chính và được quảng bá trên các phương tiện quảng cáo hội chợ (tờ rơi, thư mời, banner …).

– Tham gia trình bày tại các hội thảo chuyên đề TMĐT

– Gian hàng tại vị trí đẹp của hội chợ 2 standee trang trí. Sử dụng sân khấu chính vào tối thứ 2 của hội chợ để làm event trong thời gian 30 phút nếu có yêu cầu.

– Được quyền tham dự lễ khai mạc, bế mạc cùng các sự kiện diễn ra trong thời gian hội chợ với tư cách là nhà tài trợ Vàng.

3. Đối với đơn vị Đồng tài trợ : (tối đa 5 đơn vị)

– Đơn vị được đặt biểu tượng hoặc logo trang trọng ngay dưới tên của chương trình trên backdrop chính, trên standee lớn tại vị trí ra vào, trên các banner, thẻ đại biểu với tư cách là Nhà Đồng tài trợ.

– Logo được phát trên màn hình tại sân khấu chính và được quảng bá trên các phương tiện quảng cáo hội chợ.

– Gian hàng tại vị trí đẹp của hội chợ 2 standee trang trí.

– Được quyền tham dự lễ khai mạc, bế mạc cùng các sự kiện diễn ra trong thời gian hội chợ với tư cách là nhà Đồng tài trợ.

1. Quyền lợi bên B:

Được toàn quyền sử dụng kinh phí tài trợ để tổ chức chương trình.

ĐIỀU IV: TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN:

1. Trách nhiệm bên A:

– Thanh toán chi phí đúng và đầy đủ cho bên B theo thời hạn và phương thức được quy định tại điều V của hợp đồng.

– Cung cấp cho bên B logo sản phẩm tài trợ.

– Cung cấp cho bên B thông tin về sản phẩm, dịch vụ phần mềm, thông tin giới thiệu doanh nghiệp (nếu có) và quảng cáo (nếu có).

2. Trách nhiệm bên B:

– Đảm bảo các quyền lợi của bên A tại mục 1, điều III của hợp đồng.

ĐIỀU V: ĐIỀU KHOẢN THANH TOÁN:

1. Điều kiện thanh toán :

 – Bên A thanh toán cho bên B trước 50% tổng giá trị hợp đồng tương đương với …………VNĐ ( Bằng chữ…………………………………đồng) sau khi ký hợp đồng.

– Bên A thanh toán cho bên B tổng giá trị hợp đồng còn lại, tương đương với ……………..VNĐ   (Bằng chữ……………………….đồng) sẽ được thanh toán trước 1 tuần kể từ ngày Hội chợ bắt đầu.

2. Hình thức thanh toán:

Tiền mặt hay chuyển khoản.

Tài khoản:…………………………………………….

Chủ tài khoản : ……………………………………..

Số tài khoản: …………………………………………..

3. Chậm thanh toán : 

Trong trường hợp bên A chậm thanh toán cho bên B theo mục 1, điều V của hợp đồng, bên A sẽ phải thanh toán cho bên B tổng số tiền cần thanh toán cộng thêm số tiền chậm thanh toán được tính theo lãi suất cho vay một tháng của ngân hàng Ngoại thương được tính trên số ngày chậm thanh toán.

ĐIỀU VII : ĐIỀU KHOẢN CHUNG :

1. Trường hợp bất khả kháng :

Một hoặc cả hai bên A & B sẽ không phải chịu trách nhiệm do không thực hiện hợp đồng vì gặp phải trường hợp bất khả kháng ngoài khả năng kiểm soát của các bên, với điều kiện là gặp trường hợp bất khả kháng đã áp dụng mọi biện pháp để ngăn chặn khắc phục hậu quả và thông báo cho bên kia biết về trường hợp đó.

2. Vi phạm hợp đồng :

– Trong trường hợp bên B không thể thực hiện những phần việc đã được thỏa thuận trong hợp đồng mà không phải do trường hợp bất  khả kháng như đã nêu trên. Bên A sẽ có quyền đòi bồi hoàn thiệt hại số tiền đã trả cho bên B đối với những công việc bên B không thực hiện .

– Trong trường hợp bên A không thể thực hiện các cam kết của mình như đã thỏa thuận trong chương trình này, bên B sẽ có quyền không đáp ứng quyền lợi của bên A cho tới khi bên A thực hiện các cam kết của mình .

– Nếu một bên vi phạm bất cứ các điều khoản nào trong hợp đồng này mà bên kia đã thông báo yêu cầu chấm dứt vi phạm hoặc khắc phục hậu quả của vi phạm nhưng bên vi phạm không thực hiện như được yêu cầu thì bên bị vi phạm có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng và đồng thời có quyền yêu cầu bên vi phạm phải đền bù mọi thiệt hại xảy ra cho bên bị vi phạm.

3. Các điều  khoản khác :

– Mọi bổ sung sửa đổi hợp đồng này đều phải được hai bên thống nhất thỏa thuận và thực hiện bằng văn bản.

– Hợp đồng này bắt đầu có hiệu lực kể từ ngày ký và sẽ chấm dứt hiệu lực khi việc thực hiện dịch vụ được hoàn tất theo đúng các điều khoản đã thỏa thuận.

– Mọi tranh chấp, bất đồng giữa hai bên trong quá trình thực hiện hợp đồng đều phải giải quyết thông qua thương lượng hòa giải. Nếu trong quá trình bàn bạc mà không đi đến thống nhất thì sẽ nhờ đến Tòa án …………………… giải quyết.

– Khi bên A và B thực hiện hoàn tất các điều khoản nêu trên thì hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng. 

– Hợp đồng này được lập thành … bản, mỗi bên giữ … bản có giá trị pháp lý ngang nhau.

Hợp đồng tài trợ giáo dục

Doanh nghiệp/tổ chức tài trợ kinh phí, cơ sở vật chất hoặc chương trình đào tạo cho trường học, trung tâm giáo dục. Dùng cho mục tiêu trách nhiệm xã hội (CSR) hoặc xây dựng thương hiệu gắn với giáo dục, đào tạo nhân lực.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG TÀI TRỢ GIÁO DỤC

(Số: ………/HĐTTGD)

Hôm nay, ngày … tháng … năm …, tại ……………………., chúng tôi gồm có:

BÊN TÀI TRỢ (BÊN A):

• Tên tổ chức/cá nhân: ………………………………………
• Địa chỉ: ………………………………………
• Mã số thuế (nếu có): ………………………………………
• Điện thoại: ………………… Email: ………………………………………
• Đại diện (nếu là tổ chức): Ông/Bà …………………………… Chức vụ: ………………………………………

BÊN NHẬN TÀI TRỢ (BÊN B):

• Tên tổ chức/cá nhân: ………………………………………
• Địa chỉ: ………………………………………
• Mã số thuế (nếu có): ………………………………………
• Điện thoại: ………………… Email: ………………………………………
• Đại diện (nếu là tổ chức): Ông/Bà …………………………… Chức vụ: ………………………………………

Hai bên cùng thống nhất ký kết Hợp đồng tài trợ giáo dục với các điều khoản sau:

ĐIỀU 1: NỘI DUNG TÀI TRỢ

1. Bên A đồng ý tài trợ cho Bên B số tiền/sản phẩm/dịch vụ để hỗ trợ giáo dục với nội dung như sau:
   • Hình thức tài trợ: (Tiền mặt/Hiện vật/Dịch vụ)
   • Giá trị tài trợ: ……………………………… VNĐ hoặc hiện vật tương đương
   • Thời gian tài trợ: Từ ngày … đến ngày …
   • Đối tượng hưởng lợi: (Sinh viên/Học sinh/Giảng viên…)

ĐIỀU 2: PHƯƠNG THỨC TÀI TRỢ

1. Hình thức chuyển giao tài trợ:
   • Chuyển khoản vào tài khoản số …………………… tại ngân hàng …………………
   • Bàn giao hiện vật tại địa điểm ……………………
   • Hình thức khác (nếu có): …………………………………
2. Thời hạn thực hiện: …………………………………
3. Chứng từ đi kèm: Biên bản bàn giao, hóa đơn tài chính (nếu có).

ĐIỀU 3: QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÁC BÊN

3.1. Quyền và nghĩa vụ của Bên A

• Cung cấp đúng và đầy đủ giá trị tài trợ theo hợp đồng.
• Được quyền giám sát việc sử dụng tài trợ đúng mục đích.
• Có quyền đề xuất quảng bá thương hiệu nếu có thỏa thuận.

3.2. Quyền và nghĩa vụ của Bên B

• Tiếp nhận tài trợ và cam kết sử dụng đúng mục đích.
• Báo cáo định kỳ hoặc sau khi hoàn thành việc sử dụng tài trợ.
• Cung cấp thông tin, hình ảnh về hoạt động tài trợ theo yêu cầu hợp lý của Bên A.

ĐIỀU 4: CAM KẾT CHUNG

• Hai bên cam kết thực hiện đúng và đầy đủ các điều khoản trong hợp đồng.
• Mọi sửa đổi, bổ sung hợp đồng phải được lập thành văn bản và có sự đồng ý của cả hai bên.
• Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký và tự động chấm dứt sau khi hoàn thành nghĩa vụ của các bên.

ĐIỀU 5: GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP

• Mọi tranh chấp phát sinh sẽ được giải quyết bằng thương lượng, nếu không thành sẽ đưa ra Tòa án có thẩm quyền.

Hợp đồng được lập thành … bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ … bản.

Hợp đồng tài trợ học bổng

Bên tài trợ cấp kinh phí trực tiếp cho cá nhân học sinh/sinh viên thông qua trường hoặc quỹ học bổng, thường kèm điều kiện về thành tích hoặc cam kết của người nhận. Dùng cho doanh nghiệp, quỹ từ thiện muốn hỗ trợ nhân tài.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỢP ĐỒNG TÀI TRỢ HỌC BỔNG
(Số: ………./HĐ-TTHB)

Hôm nay, ngày …. tháng …. năm …., tại …………., chúng tôi gồm có:

BÊN TÀI TRỢ (BÊN A):

• Tên tổ chức/cá nhân: ………………………………………………………
• Địa chỉ: ……………………………………………………………………
• Mã số thuế (nếu có): ………………………………………………………
• Đại diện: ………………………………………. Chức vụ: ………………..
• Số điện thoại: ………………………………. Email: ……………………..

BÊN NHẬN TÀI TRỢ (BÊN B):

• Tên tổ chức/cá nhân: ………………………………………………………
• Địa chỉ: ……………………………………………………………………
• Mã số thuế (nếu có): ………………………………………………………
• Đại diện: ………………………………………. Chức vụ: ………………..
• Số điện thoại: ………………………………. Email: ……………………..

ĐIỀU 1: NỘI DUNG TÀI TRỢ

1. Bên A đồng ý tài trợ học bổng cho sinh viên/học sinh thuộc Bên B với nội dung cụ thể như sau:
   • Số lượng học bổng: ………. suất
   • Giá trị mỗi suất: ……….. VNĐ
   • Thời gian tài trợ: Từ ngày …/…/… đến ngày …/…/…
   • Hình thức tài trợ: Chuyển khoản/Tiền mặt/Hiện vật (ghi rõ)
2. Điều kiện nhận học bổng:
   • Sinh viên/học sinh có kết quả học tập từ … trở lên.
   • Hoàn cảnh kinh tế khó khăn/có thành tích đặc biệt.
   • Các điều kiện khác (nếu có): ………………………………

ĐIỀU 2: PHƯƠNG THỨC GIẢI NGÂN

1. Bên A cam kết chuyển khoản/tài trợ theo lịch trình sau:
   • Đợt 1: ……. vào ngày …….
   • Đợt 2: ……. vào ngày …….
   • Hình thức giải ngân: ………………………………………………….
2. Bên B có trách nhiệm cung cấp chứng từ, danh sách sinh viên/học sinh nhận tài trợ đầy đủ theo yêu cầu của Bên A.

ĐIỀU 3: QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÁC BÊN

3.1. Quyền và nghĩa vụ của Bên A:

• Cung cấp tài trợ theo cam kết.
• Yêu cầu Bên B báo cáo tình hình sử dụng quỹ học bổng.
• Được công nhận là nhà tài trợ trên các phương tiện truyền thông của Bên B (nếu có thoả thuận).

3.2. Quyền và nghĩa vụ của Bên B:

• Đảm bảo học bổng được cấp đúng đối tượng, minh bạch và công bằng.
• Báo cáo chi tiết về việc sử dụng nguồn tài trợ theo định kỳ.
• Đảm bảo quyền lợi truyền thông cho Bên A theo thỏa thuận.

ĐIỀU 4: CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG

1. Hợp đồng chấm dứt trong các trường hợp:
   • Hết thời hạn tài trợ.
   • Hai bên thỏa thuận chấm dứt.
   • Một trong hai bên vi phạm hợp đồng nghiêm trọng.
2. Trường hợp vi phạm hợp đồng, bên vi phạm có trách nhiệm bồi thường thiệt hại theo quy định.

ĐIỀU 5: GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP

1. Hai bên ưu tiên giải quyết tranh chấp bằng thương lượng.
2. Nếu không đạt được thỏa thuận, tranh chấp sẽ được giải quyết tại Toà án có thẩm quyền.

ĐIỀU 6: HIỆU LỰC HỢP ĐỒNG

1. Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký và chấm dứt khi hoàn thành nghĩa vụ.
2. Hợp đồng được lập thành …. bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ …. bản.

Hợp đồng tài trợ có cần xuất hóa đơn không?

Nghĩa vụ xuất hóa đơn trong hợp đồng tài trợ phụ thuộc vào sự hiện diện của điều kiện đối ứng từ phía bên nhận. Đối với các khoản tài trợ thuần túy, không kèm điều kiện ràng buộc, đơn vị chỉ cần lập chứng từ thu theo quy định hiện hành.

Trường hợp tài trợ đi kèm dịch vụ đối ứng như quảng cáo, khuyến mại hoặc bảo hành, bên nhận bắt buộc xuất hóa đơn GTGT và kê khai thuế. Tương tự, các khoản tài trợ bằng hàng hóa hoặc dịch vụ cũng cần thực hiện lập hóa đơn và nộp thuế GTGT như giao dịch mua bán thông thường.

>> Xem thêm: Tờ khai thuế GTGT theo Thông tư 80 mới nhất

Checklist điều khoản cần kiểm tra trước khi ký hợp đồng tài trợ

Kiểm tra tư cách pháp lý và thẩm quyền ký kết

Xác minh người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ thông qua giấy đăng ký kinh doanh. Chữ ký sai thẩm quyền khiến toàn bộ văn bản trở nên vô hiệu trước pháp luật.

Làm rõ giá trị tài trợ, thời điểm thanh toán và hình thức bàn giao

Thống nhất quy trình chuyển khoản gắn liền với các mốc thời gian hoàn thành từng hạng mục công việc. Phương thức bàn giao mập mờ dễ dẫn đến rắc rối dòng tiền khi dự án kéo dài.

Quy định cụ thể quyền lợi logo, banner, truyền thông và phát biểu

Lượng hóa chi tiết số lượng bài đăng, kích thước logo, tần suất phát biểu trên sân khấu. Tránh dùng các từ ngữ định tính, thay bằng những chỉ số đo lường định lượng minh bạch.

Bổ sung phụ lục quyền lợi tài trợ nếu có nhiều hạng mục

Bóc tách chi tiết từng gói quyền lợi thành phụ lục riêng giúp nội dung chính trở nên rành mạch. Phụ lục đóng vai trò tài liệu kỹ thuật rà soát phục vụ công tác đối soát, nghiệm thu cuối kỳ.

>> Xem thêm: Mẫu biên bản nghiệm thu chuẩn mới nhất

Thỏa thuận phương án xử lý khi sự kiện bị hoãn hoặc hủy

Dự trù các kịch bản bất khả kháng do thiên tai, dịch bệnh hoặc thay đổi chính sách từ cơ quan chức năng. Căn cứ theo đó, tỷ lệ hoàn trả ngân sách hoặc chuyển đổi quyền lợi sang hình thức khác được thiết lập trước.

Có biên bản nghiệm thu hoặc thanh lý sau khi hoàn tất tài trợ

Xác nhận khối lượng công việc đã hoàn thành bằng văn bản chính thức có chữ ký xác nhận hai bên. Hồ sơ nghiệm thu là mảnh ghép cuối cùng hoàn thiện bộ chứng từ kế toán hợp lệ cho doanh nghiệp.

Lưu ý khi soạn hợp đồng tài trợ để hạn chế rủi ro

Không ghi quyền lợi tài trợ chung chung

Các cụm từ mơ hồ như “hỗ trợ truyền thông tối đa” mang lại rủi ro hiểu nhầm rất lớn. Chuyển hóa toàn bộ cam kết thành số lượng, thời lượng và kích thước hiển thị chính xác.

Không bỏ qua điều khoản nghiệm thu quyền lợi truyền thông

Nhiều nhãn hàng cấp vốn nhưng bỏ quên bước yêu cầu đối tác chụp ảnh màn hình, lưu file báo cáo KPI. Thiếu hụt bằng chứng thực hiện khiến việc đánh giá hiệu quả chiến dịch trở nên bất khả thi.

Không nhầm lẫn giữa tài trợ và hợp đồng dịch vụ quảng cáo

Ranh giới giữa hai hình thức giao dịch khá mong manh, ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ nộp thuế. Căn cứ vào bản chất trao đổi và các điều kiện ràng buộc thương mại để gọi tên văn bản chuẩn xác.

Làm rõ trách nhiệm sử dụng hình ảnh, logo và thương hiệu

Giới hạn thời gian và không gian đối tác được phép sử dụng nhận diện thương hiệu. Quy định rành mạch giúp ngăn chặn tình trạng logo doanh nghiệp bị gắn vào các chương trình không liên quan sau này.

Quy định rõ trường hợp chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

Lập danh sách các hành vi vi phạm nghiêm trọng cho phép một bên đơn phương hủy bỏ giao dịch. Đính kèm các chế tài bồi thường tương xứng nhằm giảm thiểu thiệt hại tài chính khi dự án đổ vỡ.

Hợp đồng tài trợ chặt chẽ cần làm rõ giá trị tài trợ, quyền lợi truyền thông, tiến độ giải ngân và trách nhiệm xuất hóa đơn của từng bên. Tùy vào tính chất chương trình, doanh nghiệp có thể lựa chọn mẫu hợp đồng tài trợ sự kiện, sản phẩm, truyền thông, hội chợ thương mại, ba bên, giáo dục hay học bổng cho phù hợp. Trước khi ký kết, cần đối chiếu tư cách pháp lý người đại diện và lượng hóa cụ thể từng cam kết để tránh rủi ro khi xảy ra tranh chấp hoặc quyết toán thuế cuối năm.

Câu hỏi thường gặp về hợp đồng tài trợ

Hợp đồng tài trợ có bắt buộc công chứng không?

Bộ luật Dân sự 2015 không yêu cầu công chứng đối với loại giao dịch dân sự, thương mại thông thường. Các bên chỉ cần ký, đóng dấu giáp lai pháp nhân đầy đủ là phát sinh hiệu lực.

Hợp đồng tài trợ có phải là hợp đồng dịch vụ không?

Bản chất giao dịch thay đổi tùy thuộc vào nội hàm điều khoản đính kèm. Nếu có ràng buộc thực hiện công việc truyền thông đổi lấy thù lao, văn bản mang bản chất cung ứng dịch vụ.

Tài trợ bằng hiện vật có cần ghi giá trị không?

Cần lượng hóa giá trị hiện vật thành tiền mặt theo mức giá thị trường tại thời điểm bàn giao. Bước định giá làm cơ sở để hạch toán ghi nhận chi phí hợp lý hợp lệ.

Bên nhận tài trợ không thực hiện đúng quyền lợi cam kết thì xử lý thế nào?

Tiến hành lập biên bản ghi nhận hành vi vi phạm và yêu cầu khắc phục hậu quả trong một khoảng thời gian nhất định. Nếu không đạt thỏa thuận, bên thiệt hại có quyền yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài thương mại phân xử, phạt vi phạm theo đúng tỷ lệ giao ước ban đầu.

Sau khi hoàn tất tài trợ có cần lập biên bản thanh lý hợp đồng không?

Việc lập biên bản thanh lý giúp chấm dứt triệt để mọi quyền và nghĩa vụ liên đới. Thủ tục rà soát cuối cùng giúp chốt lại công nợ, đóng gói hồ sơ pháp lý an toàn. Đo lường rủi ro từ sớm và rà soát kỹ lưỡng từng điều khoản mở ra nền tảng hợp tác minh bạch, bền vững.

The post Mẫu hợp đồng tài trợ theo quy định mới nhất (Tải Word/PDF) appeared first on Maison Office.

⬇ Tải ngay mẫu
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG

Giấy đề nghị tạm ứng là gì?

Giấy đề nghị tạm ứng là loại chứng từ kế toán nội bộ do người lao động lập ra để yêu cầu doanh nghiệp cấp một khoản ngân sách trước nhằm thực hiện các công việc cụ thể như đi công tác, mua sắm vật tư, hoặc thanh toán chi phí dự án.

Mẫu giấy đề nghị tạm ứng mới nhất [Tải file PDF/Word]

Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC

Biểu mẫu theo Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng riêng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa. Cấu trúc mẫu chú trọng vào tính tinh gọn, phục vụ việc kiểm soát nội bộ và luân chuyển chứng từ nhanh chóng.

⬇ Tải file Word

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG

Ngày…. tháng…. năm….

Số: ……………..

Kính gửi:………………………………………………………………………………………………….……………………………………

Tên tôi là:………………………………………………………………………………………………………………………………………

Bộ phận (hoặc Địa chỉ):…………………………………………………………………………………………………………………..

Đề nghị cho tạm ứng số tiền:…………………… (Viết bằng chữ)……………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Lý do tạm ứng:……………………………………………………………………………………………………………………………….

Thời hạn thanh toán:……………………………………………………………………………………………………………………….

Mẫu giấy tạm ứng theo thông tư 99/2025/TT-BTC

Giấy đề nghị tạm ứng mẫu số 03-TT được ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC dành cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, thành phần kinh tế. Văn bản dùng để đề nghị tạm ứng kinh phí thực hiện dự án, yêu cầu làm rõ mã dự án và nguồn kinh phí để phục vụ công tác kiểm soát, thanh tra dòng tiền.

⬇ Tải file Word

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG

Ngày …… tháng ….. năm …..

Số: ……………..

Kính gửi: ………………………………………………………………………………………………………………………………………

Tên tôi là: ……………………………………………………………………………………………………………………………………..

Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………………………………………………

Đề nghị cho tạm ứng số tiền: ………………….. (Viết bằng chữ)…………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Lý do tạm ứng: ………………………………………………………………………………………………………………………………

Thời hạn thanh toán: ………………………………………………………………………………………………………………………

Ghi chú: Tùy theo đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của đơn vị mình, doanh nghiệp được xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán.

Mẫu đề nghị tạm ứng theo Thông tư 24/2024/TT-BTC

Mẫu giấy đề nghị tạm ứng số C42 – HD được ban hành kèm theo Thông tư 24/2024/TT-BTC áp dụng tại các đơn vị hành chính, sự nghiệp khi cán bộ, công chức, viên chức cần ứng trước kinh phí để thực hiện nhiệm vụ công vụ hoặc hoạt động chuyên môn. Văn bản được lập làm căn cứ pháp lý giúp cấp quản lý xét duyệt, quyết định việc xuất quỹ tiền mặt hoặc chuyển khoản kinh phí chi trả.

⬇ Tải file Word

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG

Ngày ….. tháng ….. năm ……                  

Kính gửi :…………………………………………………………………………………………………………………………………….

Tên tôi là :……………………………………………………………………………………………………………………………………

Bộ phận (hoặc địa chỉ) :…………………………………………………………………………………………………………………

Đề nghị cho tạm ứng số tiền :…………………….(Viết bằng chữ)…………………………………………………………….

Lý do tạm ứng :…………………………………………………………………………………………………………………………….

Thời hạn thanh toán :……………………………………………………………………………………………………………………..

Giấy đề nghị tạm ứng lương

Giấy đề nghị tạm ứng lương là văn bản thỏa thuận nội bộ giữa người lao động và bộ phận Nhân sự – Kế toán. Biểu mẫu cần nêu rõ số tháng lương xin ứng, tỷ lệ phần trăm so với lương cơ bản và thời điểm cấn trừ vào kỳ trả lương kế tiếp để tuân thủ Luật Lao động.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

______________________

ĐƠN ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG TIỀN LƯƠNG

– Căn cứ Điều 101 Bộ luật Lao động 2019;

– Căn cứ quy định của Công ty (1)…………………………………

Kính gửi (2): ………………..

Tôi tên là (3) : …………………… Sinh ngày (4) : …/…/…

Hiện đang làm việc tại (5) : …………………của Công ty (6) …………………………

Nay tôi viết đơn này để đề nghị Công ty cho tôi tạm ứng tiền lương tháng …/… với số tiền là (7)…………….. đồng (viết bằng chữ (8): ………………………….), tương đương với tiền lương của (9)……… ngày làm việc.

Lý do tạm ứng tiền lương (10):……………………………………………………..    

Khi đến hạn trả lương cho nhân viên vào ngày …/…/… tôi sẽ nhận số tiền lương còn lại của tháng …/… sau khi trừ đi số tiền lương đã ứng trước.

Tôi xin cam đoan những thông tin nêu trên là đúng sự thật. Kính mong (11) ………… xem xét và phê duyệt tạm ứng tiền lương để đảm bảo quyền lợi chính đáng của tôi.

Trân trọng cảm ơn!

1)     Ghi cụ thể tên của Công ty mà người lao động đề nghị tạm ứng tiền lương đang làm việc.

2)      Ghi cụ thể chức danh của người có thẩm quyền quyết định việc tạm ứng tiền lương cho người lao động (thông thường, Giám đốc hoặc Trưởng phòng Tài chính hoặc Kế toán trưởng sẽ là người có thẩm quyền phê duyệt việc tạm ứng tiền lương của Công ty…).

3)     Ghi đầy đủ họ và tên của người lao động đề nghị tạm ứng tiền lương.

4)     Ghi ngày, tháng, năm sinh của người lao động đề nghị tạm ứng tiền lương.

5)     Ghi tên Tổ/Phòng/Ban/Nhóm/… mà người lao động đề nghị tạm ứng tiền lương đang làm việc.

6)     Ghi tên của Công ty mà người lao động đề nghị tạm ứng tiền lương đang làm việc.

7)     Ghi số tiền đề nghị tạm ứng bằng số.

8)     Ghi số tiền đề nghị tạm ứng bằng chữ (lưu ý: phải khớp với số tiền đề nghị tạm ứng bằng số).

9)     Ghi số ngày làm việc mà người lao động nhận được tiền lương bằng với số tiền đề nghị tạm ứng. Ví dụ: Anh A được trả lương là 200.000 đồng/ngày, trong trường hợp anh A tạm ứng 2.000.000 đồng thì tương ứng với 10 ngày làm việc

10)  Ghi cụ thể lý do tạm ứng tiền lương (ví dụ: để có đủ tài chính giải quyết công việc cá nhân, có tiền trang trải cho những ngày nghỉ phép về quê thăm gia đình,…).

11)  Ghi tên chức danh của người có thẩm quyền quyết định việc tạm ứng tiền lương (thực tế, các công ty thường trao quyền này cho Giám đốc hoặc Kế toán trưởng hoặc Trưởng phòng Tài chính…).

Mẫu đề nghị tạm ứng theo hợp đồng

Mẫu đề nghị tạm ứng theo hợp đồng áp dụng cho nhân sự hoặc doanh nghiệp tham gia các giao dịch thương mại và dự án có hợp đồng kinh tế. Văn bản nhằm mục đích ứng trước kinh phí triển khai công việc theo đúng tiến độ thỏa thuận. Khi lập, người thực hiện cần ghi rõ số hợp đồng kèm bảng dự toán chi phí được phê duyệt.

(Ghi chú: Người thực hiện có thể lựa chọn giấy đề nghị tạm ứng theo hợp đồng mẫu số 1 hoặc số 2,  do tính chất và nội dung áp dụng là tương đồng.)

⬇ Tải file Word

Giấy đề nghị tạm ứng hợp đồng số 1

………., ngày ….. tháng …. năm ……

ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG THEO HỢP ĐỒNG

Kính gửi: ………….

Căn cứ theo Hợp đồng số ………. ký ngày … tháng … năm …. giữa Công ty ……… (Bên A) và Công ty ………….. (Bên B) về việc ……

Đề nghị Quý Công ty tạm ứng cho chúng tôi số tiền ………………….đồng (Bằng chữ: ………………… đồng).

Mục đích tạm ứng: …………

Trân trọng.

 Giấy đề nghị tạm ứng hợp đồng số 2

GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG

Kính gửi: Công ty……………………

Căn cứ theo hợp đồng kinh tế số…………………ký ngày……tháng……năm…..giữa công ty………..với quý công ty về vấn đề………….

Ngày…..tháng……năm…..Công ty chúng tôi bắt đầu triển khai thực hiện. Vì vậy để đảm bảo tiến độ công việc diễn ra một cách đúng hạn, Công ty chúng tôi đề nghị Quý công ty tạm ứng trước…% giá trị hợp đồng, tức là số tiền:…………(Số tiền bằng chữ:…………………đồng)

Rất mong nhận được sự hợp tác của quý công ty!

Trân trọng cảm ơn

Giấy đề nghị tạm ứng gồm những nội dung nào?

Một văn bản xin cấp ngân sách hợp lệ cần minh bạch 4 nhóm dữ liệu cơ bản để làm cơ sở cho bộ phận tài chính xét duyệt.

Thông tin người đề nghị tạm ứng

Bao gồm họ tên đầy đủ, chức vụ và phòng ban công tác. Thông tin này giúp kế toán theo dõi công nợ nhân viên (Tài khoản 141) và xác định đúng đối tượng chịu trách nhiệm bồi hoàn nếu xảy ra thất thoát.

Số tiền và mục đích tạm ứng

Số tiền cần được ghi rõ ràng bằng số và bằng chữ để tránh tình trạng sửa chữa, tẩy xóa. Mục đích tạm ứng phải cụ thể, chi tiết (ví dụ: “Tạm ứng chi phí đi công tác tại Hà Nội từ ngày 1/7 đến 5/7”, thay vì chỉ ghi “Đi công tác”). Mục đích càng rõ ràng, việc đối chiếu chứng từ hoàn ứng sau này càng thuận lợi.

Thời hạn thanh toán, hoàn ứng

Là mốc thời gian quy định người nhận tiền phải nộp lại hóa đơn chứng từ hoặc hoàn trả số tiền thừa. Yếu tố này đóng vai trò thước đo kỷ luật tài chính, giúp hạn chế tình trạng chiếm dụng vốn nội bộ.

Chữ ký xác nhận và phê duyệt

Hồ sơ bắt buộc phải có đủ chữ ký của người đề nghị, phụ trách bộ phận (Trưởng phòng), Kế toán trưởng và Giám đốc (hoặc người được ủy quyền). Mỗi chữ ký đại diện cho một cấp độ kiểm soát rủi ro độc lập.

Cách viết giấy đề nghị tạm ứng đúng chuẩn

Để hồ sơ qua bước xét duyệt nhanh chóng và không bị phòng kế toán từ chối, người lập cần tuân thủ các nguyên tắc khai báo thông tin chi tiết.

Cách ghi thông tin người đề nghị

Khai báo chính xác họ tên và phòng ban. Sự minh bạch về định danh giúp kế toán đối chiếu xem người đề nghị có thuộc đối tượng được quyền xin cấp ngân sách theo quy chế tài chính của doanh nghiệp hay không.

Cách ghi số tiền tạm ứng

Số tiền bằng số phải được ngăn cách bằng dấu chấm hoặc dấu phẩy theo chuẩn quy định. Dòng số tiền bằng chữ phải viết hoa chữ cái đầu tiên và thêm chữ “chẵn” ở cuối nếu không có số lẻ. Ví dụ: 150.000.000 VNĐ (Bằng chữ: Một trăm năm mươi triệu đồng chẵn).

Cách ghi lý do tạm ứng

Tránh ghi các nội dung thiếu định lượng, tối nghĩa như “Mua sắm thiết bị”, “Đi công tác” hoặc “Chi phí tổ chức sự kiện”. Thông tin diễn giải cần được cụ thể hóa, gắn liền với tên chiến dịch, mã hợp đồng, số lượng dự kiến hoặc giai đoạn triển khai công việc như “Tạm ứng thanh toán đợt 1 (30%) theo Hợp đồng số 123/HĐMB mua 05 máy tính xách tay trang bị cho phòng Marketing”.

Cách ghi thời hạn hoàn ứng

Ghi ngày tháng năm cụ thể dựa trên tiến độ công việc. Trường hợp dự án kéo dài, cần chia nhỏ từng giai đoạn hoàn ứng để tránh tình trạng treo công nợ tài khoản 141 qua kỳ báo cáo thuế.

Cách ký và trình duyệt giấy đề nghị tạm ứng

Người lập ký nháy vào mục “Người đề nghị”, sau đó đính kèm báo giá cạnh tranh hoặc tờ trình đã duyệt. Hồ sơ trình qua Trưởng bộ phận ký xác nhận tính hợp lý trước khi chuyển giao cho Phòng Kế toán xử lý.

Quy trình lập, duyệt và chi tiền tạm ứng trong doanh nghiệp

Kiểm soát nội bộ chặt chẽ là yêu cầu kiên quyết để hạn chế thất thoát tài chính. Quy trình chuẩn được vận hành qua 5 bước:

Bước 1: Lập giấy đề nghị tạm ứng

Người có nhu cầu sử dụng kinh phí điền đầy đủ thông tin vào mẫu chuẩn, chuẩn bị chứng từ tham chiếu (kế hoạch công tác, báo giá vật tư, hợp đồng mua bán,…).

>> Xem thêm: Mẫu hợp đồng mua bán hàng hóa mới nhất [Tải ngay Word/PDF]

Bước 2: Trưởng bộ phận kiểm tra nhu cầu tạm ứng

Quản lý trực tiếp thẩm định sự cần thiết của khoản chi, đối chiếu với ngân sách dự án đã được duyệt từ đầu năm.

Bước 3: Kế toán kiểm tra chứng từ và hạn mức

Kế toán thanh toán kiểm tra xem hồ sơ đã đủ điều kiện hay chưa, đồng thời rà soát công nợ cũ. Nếu nhân sự chưa hoàn ứng khoản tiền kỳ trước, kế toán có quyền từ chối tiếp nhận hồ sơ mới.

Bước 4: Kế toán trưởng, giám đốc phê duyệt

Kế toán trưởng duyệt về mặt nghiệp vụ tài chính. Giám đốc hoặc Ban lãnh đạo ký duyệt quyết định chi tiền dựa trên tính khả thi và tình hình dòng tiền hiện tại.

Bước 5: Thủ quỹ chi tiền và lưu chứng từ

Dựa trên giấy đề nghị đã đầy đủ chữ ký, thủ quỹ lập phiếu chi tiền mặt hoặc kế toán ngân hàng làm Ủy nhiệm chi. Bản gốc được lưu trữ tại phòng kế toán phục vụ kiểm toán nội bộ và quyết toán thuế.

Phân biệt giấy đề nghị tạm ứng và giấy thanh toán tiền tạm ứng

Nhiều nhân sự thường nhầm lẫn giữa giấy đề nghị tạm ứng và giấy thanh toán tiền tạm ứng, dẫn đến sai sót trong luân chuyển hồ sơ. Sự khác biệt chính nằm ở bản chất chu trình sử dụng vốn.

Khác nhau về thời điểm lập

Giấy xin cấp ngân sách được lập trước khi công việc diễn ra (khi chưa có tiền). Giấy thanh toán được lập sau khi công việc đã hoàn tất (đã tiêu xong tiền và có hóa đơn mang về).

Khác nhau về mục đích sử dụng

Văn bản đề nghị dùng để xin xuất quỹ. Trong khi đó, văn bản thanh toán dùng để giải trình số tiền thực tế đã chi tiêu, từ đó tính toán ra số tiền thừa cần nộp lại quỹ hoặc số tiền thiếu doanh nghiệp cần chi bổ sung.

Khác nhau về chứng từ kèm theo

Lúc xin ứng tiền, hồ sơ kèm theo là dự toán, báo giá, lịch trình. Lúc thanh toán hoàn ứng, hồ sơ kèm theo bắt buộc là hóa đơn GTGT (hóa đơn đỏ), biên lai thu tiền, vé máy bay, biên bản nghiệm thu bàn giao.

Bảng so sánh giấy đề nghị tạm ứng và giấy thanh toán tạm ứng

Việc lập và sử dụng giấy đề nghị tạm ứng chuẩn xác không chỉ đảm bảo tính minh bạch mà còn là mắt xích quan trọng trong công tác quản trị tài chính doanh nghiệp. Tuân thủ đúng các quy định kế toán và quy trình phê duyệt sẽ giúp tổ chức kiểm soát dòng tiền hiệu quả, hạn chế tối đa rủi ro thất thoát.

Câu hỏi thường gặp về giấy đề nghị tạm ứng

Giấy đề nghị tạm ứng có phải là phiếu chi không?

Không. Giấy đề nghị tạm ứng chỉ là chứng từ nội bộ thể hiện nhu cầu xin cấp tiền. Phiếu chi là chứng từ kế toán chính thức do thủ quỹ hoặc kế toán lập để ghi nhận hành động tiền đã thực tế xuất ra khỏi quỹ. Giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để lập Phiếu chi.

Giấy đề nghị tạm ứng có cần hóa đơn kèm theo không?

Tại thời điểm đề nghị tạm ứng, thường chưa phát sinh giao dịch thực tế nên không cần (và không có) hóa đơn GTGT kèm theo. Chỉ cần đính kèm các tài liệu dự toán như báo giá, hợp đồng nguyên tắc hoặc kế hoạch công tác. Hóa đơn chỉ yêu cầu bắt buộc ở khâu thanh toán hoàn ứng.

Tạm ứng chưa hoàn có được tạm ứng tiếp không?

Theo quy định quản trị tài chính doanh nghiệp thông thường, nhân sự chưa hoàn ứng dứt điểm khoản cũ sẽ không được duyệt khoản mới. Trường hợp ngoại lệ cần có văn bản giải trình đặc biệt và sự phê duyệt trực tiếp từ Tổng Giám đốc.

Có thể dùng mẫu giấy đề nghị tạm ứng bằng Excel không?

Có thể. Doanh nghiệp được phép thiết kế lại biểu mẫu trên Excel để thuận tiện tính toán số liệu, miễn là văn bản lưu giữ đầy đủ các trường thông tin trọng yếu theo quy định của Luật Kế toán và các Thông tư hiện hành.

Giấy đề nghị tạm ứng có cần đóng dấu công ty không?

Không cần thiết. Giấy đề nghị tạm ứng là chứng từ luân chuyển nội bộ giữa các phòng ban và cá nhân trong cùng một tổ chức, do đó chỉ cần đầy đủ chữ ký xác nhận của các cấp thẩm quyền là có giá trị pháp lý hạch toán.

Sau khi nhận tiền tạm ứng bao lâu phải hoàn ứng?

Thời gian quy định phụ thuộc vào tính chất công việc và quy chế tài chính nội bộ. Thông thường, thủ tục hoàn ứng phải được thực hiện trong vòng 3 đến 7 ngày làm việc kể từ khi kết thúc chuyến công tác hoặc hoàn thành việc mua sắm vật tư tại dự án. Nếu để quá hạn qua kỳ lập Báo cáo tài chính, khoản ngân sách treo có nguy cơ bị cơ quan thuế ấn định là thu nhập cá nhân và tính thuế TNCN.

The post Tải miễn phí các mẫu giấy đề nghị tạm ứng mới nhất hiện nay appeared first on Maison Office.

⬇ Tải ngay mẫu
MẪU TỜ TRÌNH XIN KINH PHÍ

Tờ trình xin kinh phí là gì?

Tờ trình xin kinh phí là một loại văn bản hành chính nội bộ được cá nhân, bộ phận hoặc phòng ban sử dụng để đề xuất cấp có thẩm quyền phê duyệt việc cấp phát một khoản ngân sách cụ thể. Khoản ngân sách này nhằm phục vụ cho các hoạt động vận hành, dự án phát triển, hoặc mua sắm trang thiết bị cần thiết cho tổ chức.

Tải mẫu tờ trình xin kinh phí file Word, PDF

Mẫu tờ trình xin kinh phí chung

Mẫu tờ trình kinh phí chung phục vụ các khoản chi nhỏ, phát sinh đột xuất hoặc cần giải quyết gấp mà không đòi hỏi quy trình giải trình phức tạp. Khi sử dụng, cần lưu ý trình bày lý do rõ ràng, tóm tắt hạng mục chi thiết thực và gửi đến cấp quản lý trực tiếp để được phê duyệt.

⬇ Tải file Word

TỜ TRÌNH
V/v xin kinh phí …………..

Kính gửi: ………………………………

Căn cứ theo Quyết định……./……/……. ngày…..tháng…..năm…… của …………….

Căn cứ vào tình hình thực tế tại ……………………………………………………………….

Do nhu cầu cần thiết phải (lý do xin kinh phí) ………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………..

………… (Tên cơ quan) ………….. kính trình lên ………………………………… xin chủ trương được sử dụng kinh phí vào việc

…………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………..

Rất mong sự xem xét và chấp thuận của cơ quan cấp trên!

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

Mẫu tờ trình xin kinh phí dành cho doanh nghiệp

Mẫu tờ trình xin kinh phí dành cho doanh nghiệp sử dụng khi các phòng ban trong doanh nghiệp đề xuất ngân sách gắn liền với kế hoạch kinh doanh hoặc dự án nội bộ. Văn bản giúp làm rõ lý do chi, bảng dự toán chi tiết và hiệu quả dự kiến.

⬇ Tải file Word

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

TỜ TRÌNH

V/v xin kinh phí …………………………………………

Kính gửi: – Ban lãnh đạo ………………………………….

Căn cứ theo Quyết định ……………………………………………… của Công ty.

Căn cứ theo tình hình thực tế: ……………………………………………………………………

Nhằm mục đích …………………………………………, [Tên phòng ban / đơn vị] xin trình lên ………………………… xin chủ trương được sử dụng kinh phí vào:

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………

[Tên phòng ban/đơn vị] kính đề nghị Ban lãnh đạo Công ty tạo điều kiện hỗ trợ kinh phí……………………………:

Tổng kinh phí là: ……………………………… (Ghi chữ)

Kính mong nhận được sự chấp thuận từ Ban lãnh đạo Công ty

Ngày ………. tháng ………. năm ……..

Mẫu tờ trình xin kinh phí mua sắm trang thiết bị 

Mẫu tờ trình xin kinh phí mua sắm trang thiết bị được thiết kế dành cho các cá nhân, bộ phận hoặc phòng ban trong tổ chức. Văn bản nhằm mục đích đề xuất ban lãnh đạo phê duyệt ngân sách mua sắm tài sản cố định, công cụ dụng cụ phục vụ công việc. Nội dung tập trung giải trình rõ lý do, danh mục cần mua và báo giá chi tiết, giúp quá trình xét duyệt diễn ra minh bạch, nhanh chóng.

⬇ Tải file Word

TỜ TRÌNH
Về việc xin kinh phí mua sắm trang thiết bị

Kính gửi:

Căn cứ vào tình hình thực tế tại …….Căn cứ quyết định số …../QĐ-… ngày…..tháng…..năm……. của……….. về việc………

Do nhu cầu cấp thiết cần hiện nay tại đơn vị xét thấy cần phải mua sắm thiết bị, cơ sở vật chất để phục vụ công tác ……-…. kính trình đến…………..xin chủ trương sử dụng kinh phí năm ………. để tiến hành, thực hiện mua sắm thiết bị, cơ sở vật chất cụ thể như sau:

– …………..

– …………..

– ……………

Tổng cộng: ………. đồng (Bằng chữ: ………….)

Rất mong sự xem xét chấp thuận của……

Khi nào cần lập tờ trình xin kinh phí?

Hoạt động tài chính của một tổ chức phát sinh rất nhiều nhu cầu cần dòng tiền. Văn bản đề xuất ngân sách thường được lập trong các trường hợp tiêu biểu sau:

Xin kinh phí mua sắm thiết bị, văn phòng phẩm

Khi các phòng ban cần bổ sung công cụ làm việc như máy tính, máy in, bàn ghế, hoặc các vật dụng tiêu hao định kỳ như giấy, mực in. Việc lập văn bản giúp bộ phận mua hàng có cơ sở để tổng hợp và tiến hành đặt hàng đồng loạt, tối ưu hóa chi phí.

Xin kinh phí tổ chức hội nghị, sự kiện, đào tạo

Các hoạt động như hội nghị khách hàng, tiệc tất niên, team building, hoặc các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân sự luôn đòi hỏi một khoản ngân sách lớn. Tờ trình trong trường hợp này cần diễn giải rõ quy mô, số lượng người tham gia và lợi ích mang lại cho tổ chức.

Xin kinh phí sửa chữa, nâng cấp cơ sở vật chất

Khi văn phòng, kho bãi hoặc máy móc sản xuất gặp sự cố, xuống cấp cần bảo trì, sửa chữa. Đây thường là các khoản chi mang tính cấp bách nhằm duy trì hoạt động vận hành liên tục, tránh gián đoạn chuỗi cung ứng hoặc ảnh hưởng đến môi trường làm việc.

Xin kinh phí hoạt động công đoàn, đoàn thể, trường học

Phục vụ cho các hoạt động chăm lo đời sống tinh thần như thăm hỏi ốm đau, hiếu hỉ, tặng quà lễ Tết, hoặc tổ chức các phong trào thi đua. Nguồn ngân sách này thường được trích từ quỹ công đoàn hoặc quỹ phúc lợi của đơn vị.

Tờ trình xin kinh phí gồm những nội dung nào?

Để vượt qua vòng kiểm duyệt khắt khe của Phòng Kế toán và Ban Giám đốc, một văn bản đề xuất ngân sách cần tuân thủ cấu trúc 5 phần sau:

Phần thông tin mở đầu văn bản

• Quốc hiệu, tiêu ngữ (đối với cơ quan nhà nước) hoặc tên tổ chức/doanh nghiệp, logo (đối với doanh nghiệp tư nhân).
• Số và ký hiệu văn bản (giúp việc tra cứu và quản lý hồ sơ dễ dàng).
• Địa danh, ngày tháng năm lập văn bản.
• Tên loại văn bản: Ghi rõ ràng, in hoa, in đậm.

Phần kính gửi và căn cứ lập tờ trình

• Kính gửi: Nêu đích danh chức danh hoặc phòng ban có thẩm quyền phê duyệt .
• Căn cứ: Dựa vào đâu để lập đề xuất này? (Ví dụ: Căn cứ kế hoạch kinh doanh quý III, căn cứ biên bản họp ngày…).

Phần lý do xin kinh phí và nội dung đề xuất

Đây là phần giải trình quan trọng nhất. Cần nêu rõ thực trạng hiện tại, nguyên nhân phát sinh nhu cầu và mức độ cấp thiết của việc cần phải giải ngân khoản chi này.

Phần dự toán kinh phí và nguồn kinh phí

• Liệt kê chi tiết từng hạng mục chi phí dưới dạng bảng biểu.
• Số tiền ghi rõ ràng (bao gồm số và chữ), ghi chú rõ đã bao gồm thuế GTGT (VAT) hay chưa.
• Chỉ rõ nguồn kinh phí dự kiến lấy từ đâu (quỹ dự phòng, ngân sách phòng ban, hoặc nguồn tài trợ).

Phần cam kết, chữ ký và phê duyệt

Người đề xuất cam kết sử dụng nguồn tiền đúng mục đích, hiệu quả và nộp đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ sau khi hoàn tất. Cần có đủ chữ ký của người lập, Trưởng bộ phận, Kế toán trưởng và Giám đốc.

Cách viết tờ trình xin kinh phí đúng chuẩn

Để đảm bảo văn bản tuân thủ tính chuyên nghiệp, người lập cần thực hiện theo quy trình 5 bước sau:

Bước 1: Xác định đúng mục đích xin kinh phí

Nắm rõ bản chất của khoản chi để đặt tiêu đề văn bản chính xác. Việc xác định đúng mục đích giúp định hình các tài liệu, báo giá cần đính kèm và phân luồng trình duyệt đến đúng cá nhân có thẩm quyền.

Bước 2: Ghi rõ căn cứ lập tờ trình

Sử dụng các văn bản, kế hoạch đã được ban giám đốc phê duyệt trước đó làm cơ sở tham chiếu. Ví dụ: “Căn cứ ngân sách Marketing năm đã được duyệt”, “Căn cứ quy chế phúc lợi nội bộ”. Việc dẫn chính xác các văn bản phê duyệt này giúp phòng kế toán dễ dàng đối chiếu hạn mức ngân sách.

Bước 3: Trình bày hạng mục chi và dự toán

Sử dụng bảng biểu để trình bày. Số liệu phải chuẩn xác, có tính toán logic. Đối với các khoản chi phức tạp, cần bóc tách thành nhiều hạng mục nhỏ (chi phí đi lại, chi phí lưu trú, chi phí tổ chức…) để cấp quản lý có cái nhìn tổng quan.

Bước 4: Đề xuất mức kinh phí và thời gian sử dụng

Ghi rõ tổng số tiền bằng số và bằng chữ. Đặc biệt, cần cung cấp mốc thời gian cụ thể: Khi nào cần tiền? Thời gian thực hiện hoạt động kéo dài bao lâu? Thời hạn nộp lại hoàn ứng/chứng từ là ngày nào?

Bước 5: Cam kết sử dụng kinh phí đúng mục đích

Khẳng định trách nhiệm cá nhân đối với khoản ngân sách được giao. Việc cam kết cung cấp đầy đủ hóa đơn đỏ (VAT) và các chứng từ liên quan là yêu cầu bắt buộc để hợp thức hóa chi phí doanh nghiệp theo Luật Kế toán và Luật Thuế TNDN.

Quy trình trình duyệt tờ trình xin kinh phí

Một quy trình quản lý tài chính chuẩn mực thường trải qua các giai đoạn kiểm soát nghiêm ngặt nhằm giảm thiểu thất thoát:

Lập tờ trình và chuẩn bị hồ sơ kèm theo

Người có nhu cầu chủ động soạn thảo văn bản. Ở bước này, yêu cầu thu thập sẵn các chứng từ chứng minh như: báo giá từ nhà cung cấp, bản vẽ thiết kế, kế hoạch sự kiện chi tiết.

Gửi phòng kế toán/phòng hành chính kiểm tra

• Phòng Hành chính: Kiểm tra tính hợp lệ về mặt hình thức, văn phong, quy chuẩn văn bản.
• Phòng Kế toán: Kiểm tra tính hợp lý của số liệu dự toán, đối chiếu hạn mức ngân sách phòng ban và đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ đi kèm.

Trình lãnh đạo hoặc thủ trưởng đơn vị phê duyệt

Sau khi đã qua sự tham mưu của Kế toán/Hành chính, văn bản được trình lên Giám đốc/Thủ trưởng. Dựa trên phân quyền duyệt chi, các hạn mức chi khác nhau sẽ do các cấp quản lý khác nhau phê duyệt.

Giải ngân, sử dụng kinh phí và lưu chứng từ

Khi có đủ chữ ký phê duyệt, phòng quỹ (Thủ quỹ hoặc Kế toán thanh toán) tiến hành chi tiền mặt hoặc chuyển khoản. Người nhận tiền thực hiện công việc, sau đó thu thập hóa đơn, biên lai để tiến hành thủ tục hoàn ứng và lưu trữ hồ sơ theo quy định kế toán.

Checklist trước khi gửi tờ trình xin kinh phí

Để tránh việc văn bản bị trả lại nhiều lần, người lập cần rà soát kỹ các tiêu chí:

Kiểm tra thẩm quyền phê duyệt

Việc đối chiếu đúng chức danh người có thẩm quyền quyết định giải ngân đảm bảo hồ sơ được luân chuyển đến đúng bộ phận, ngăn ngừa rủi ro sai sót gây đình trệ toàn bộ quy trình xét duyệt.

Kiểm tra căn cứ, lý do và hạng mục chi

Cần đảm bảo lý do giải trình đủ độ sâu và tính thuyết phục. Đồng thời, rà soát kỹ các hạng mục chi tiêu để bao quát toàn diện những tình huống phát sinh thực tế, từ đó hạn chế tối đa việc phải lập thêm tờ trình bổ sung kinh phí sau này.

Kiểm tra dự toán, báo giá và chứng từ kèm theo

Kiểm tra kỹ các khoản mục và tổng tiền trong dự toán, đối chiếu thời hạn của báo giá, và đảm bảo tên nhà cung cấp trên báo giá khớp hoàn toàn với nội dung tờ trình. Việc rà soát kỹ các chi tiết đó giúp hồ sơ chuẩn xác, tăng tỉ lệ được phê duyệt ngân sách.

Những lỗi thường gặp khi viết tờ trình xin kinh phí

Lý do xin kinh phí chung chung, thiếu căn cứ

Diễn đạt ‘Xin kinh phí để phục vụ công việc’ thiếu chiều sâu và làm giảm khả năng thuyết phục cấp quản lý. Người soạn thảo cần nêu rõ bản chất, các dự án liên quan cùng giá trị cụ thể mà khoản chi mang lại cho hoạt động của tổ chức

Dự toán sơ sài, thiếu báo giá hoặc chứng từ

Việc đưa ra một con số tổng mà không có bảng bóc tách chi tiết hoặc không đính kèm báo giá thị trường sẽ khiến phòng tài chính không có cơ sở để đánh giá tính hiệu quả, dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối.

Gộp quá nhiều nội dung trong một tờ trình

Mỗi loại ngân sách thường được hạch toán vào các tài khoản kế toán và trung tâm chi phí khác nhau. Việc gộp chung chi phí mua sắm tài sản với chi phí tổ chức tiệc vào cùng một văn bản sẽ gây khó khăn lớn cho công tác hạch toán và phân bổ ngân sách.

Gửi sai người có thẩm quyền phê duyệt

Mỗi doanh nghiệp đều có quy định phân quyền tài chính rõ ràng. Gửi vượt cấp hoặc gửi sai phòng ban quản lý chuyên môn vừa làm mất thời gian, vừa thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp trong quy trình làm việc.

Phân biệt tờ trình xin kinh phí, giấy đề nghị thanh toán và đề xuất mua hàng

Sự nhầm lẫn giữa 3 loại chứng từ này rất phổ biến, dẫn đến sai lệch trong quy trình kế toán nội bộ. Bảng phân tích dưới đây giúp làm rõ bản chất của từng loại:

>> Xem thêm: Mẫu giấy đề nghị thanh toán mới nhất

Việc lập tờ trình xin kinh phí chỉn chu đảm bảo tính minh bạch, đồng thời tối ưu hóa quy trình duyệt chi. Tuân thủ cấu trúc chuẩn cùng các biểu mẫu hỗ trợ giúp nâng cao đáng kể tỷ lệ phê duyệt cho các đề xuất ngân sách. Việc áp dụng những nguyên tắc này tạo nền tảng quản trị dòng tiền hiệu quả, đồng thời thúc đẩy tiến độ công việc tại doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp về tờ trình xin kinh phí

Tờ trình xin kinh phí nên gửi trước bao lâu?

Thời gian gửi văn bản phụ thuộc vào quy mô khoản chi và quy định nội bộ. Đối với các khoản chi nhỏ, nên gửi trước 3 – 5 ngày làm việc. Đối với ngân sách dự án hoặc sự kiện lớn, văn bản cần được đệ trình trước 15 – 30 ngày để phòng tài chính có kế hoạch cân đối dòng tiền.

Một tờ trình xin kinh phí có thể đề xuất nhiều hạng mục chi không?

Có thể đề xuất nhiều hạng mục, nhưng các hạng mục này phải cùng phục vụ cho một mục đích, dự án hoặc sự kiện cụ thể. Không nên gộp các khoản chi thuộc các tính chất khác nhau (ví dụ: gộp chi phí mua laptop và chi phí đi công tác vào cùng một văn bản).

Tờ trình xin kinh phí bị từ chối thì cần xử lý thế nào?

Cần trao đổi trực tiếp với bộ phận hoặc người từ chối để hiểu rõ nguyên nhân (do sai quy trình, thiếu hồ sơ, hay vượt ngân sách). Sau đó, tiến hành điều chỉnh lại các hạng mục dự toán, bổ sung chứng từ giải trình và đệ trình lại theo đúng luồng phê duyệt.

Có cần đính kèm báo giá khi lập tờ trình xin kinh phí không?

Đối với các khoản chi cố định hoặc chi phí nhỏ theo định mức công ty (như công tác phí), có thể không cần báo giá. Tuy nhiên, đối với hạng mục mua sắm, thuê dịch vụ bên ngoài, yêu cầu bắt buộc phải có từ 1 đến 3 báo giá cạnh tranh để chứng minh tính hợp lý của số tiền đề xuất.

Tờ trình xin kinh phí có được gửi qua email nội bộ không?

Hiện nay, nhiều tổ chức đã số hóa quy trình quản lý hành chính. Việc trình duyệt hoàn toàn có thể thực hiện qua Email nội bộ, phần mềm quản lý văn bản hoặc hệ thống ERP. Khi đó, email hoặc lịch sử thao tác trên phần mềm được xem như chữ ký số và có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy.

The post Mẫu tờ trình xin kinh phí thuyết phục và mới nhất hiện nay [Tải Word/PDF] appeared first on Maison Office.

⬇ Tải ngay mẫu
BIÊN BẢN KIỂM KÊ

Biên bản kiểm kê là gì?

Biên bản kiểm kê là văn bản hành chính – kế toán dùng để ghi chép lại kết quả đếm, đo, lường, đánh giá thực tế số lượng và chất lượng của tài sản, vật tư, hàng hóa, hoặc quỹ tiền mặt tại một thời điểm kiểm tra cụ thể.

Tải mẫu biên bản kiểm kê file Word, PDF, Excel mới nhất

Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho

⬇ Tải file Word

Đối với nghiệp vụ kiểm soát nguyên vật liệu, thành phẩm hay hàng hóa đang lưu kho, hệ thống pháp luật kế toán hiện hành phân loại  thành 2 biểu mẫu tiêu chuẩn dựa trên quy mô và mô hình hoạt động:

• • Mẫu kiểm kê theo Thông tư 88/2021/TT-BTC: Được tinh chỉnh với cấu trúc tinh gọn, ban hành áp dụng chuyên biệt cho các Hộ kinh doanh và Cá nhân kinh doanh.

Đơn vị: ……………………………………

Địa chỉ: ……………………………………

Bộ phận: Kho

BIÊN BẢN KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO

(Sử dụng cho Hộ kinh doanh áp dụng phương pháp kê khai thuế)

– Thời điểm kiểm kê:  …. Giờ….. phút ngày……tháng……. Năm………

– Người lập biên bản: …….……………… – Chức danh: Chủ hộ

– Người kiểm kê: …………………………– Chức danh: Nhân viên kho

– Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây:

Ghi chú:

– Các mặt hàng tồn kho này được mua trước ngày …., không có đủ hóa đơn, chứng từ do thời điểm chưa áp dụng kê khai.                                                                      

– Theo quy định tại khoản 3 Điều 4 Thông tư 88/2021/TT-BTC và hướng dẫn thực tiễn, Hộ kinh doanh tự xác định và chịu trách nhiệm trước pháp luật khi ghi nhận hàng tồn kho không có chứng từ.

– Biên bản này là cơ sở để ghi nhận vào sổ sách kế toán từ thời điểm chuyển đổi sang phương pháp kê khai.                                                                    

– Chủ Hộ kinh doanh xin cam đoan những số liệu thông tin nêu trên là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật.

XÁC NHẬN CỦA CÁC BÊN

• Biên bản kiểm kê Mẫu số 05 – VT theo Thông tư số 99/2025/TT-BTC: Áp dụng cho doanh nghiệp thuộc mọi loại hình (lớn, vừa, nhỏ), theo chế độ kế toán doanh nghiệp mới.

BIÊN BẢN TỔNG HỢP KIỂM KÊ VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HÓA

Số: ………………

– Thời điểm kiểm kê …… giờ …ngày …tháng …năm …..

– Ban kiểm kê/Hội đồng kiểm kê gồm:

Ông/Bà ……………………. Chức vụ …………. Đại diện ……Trưởng ban/Chủ tịch Hội đồng

Ông/Bà ……………………. Chức vụ …………. Đại diện ……………………..Ủy viên

Ông/Bà ……………………. Chức vụ …………. Đại diện ……………………. Ủy viên

– Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây:

Ngày… tháng… năm

Mẫu biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa

Sử dụng mẫu số 05 – VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC để ghi chép kết quả kiểm kê thực tế vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa trong quá trình lưu kho và luân chuyển nội bộ, từ đó xác định chênh lệch so với sổ sách, làm cơ sở xử lý hao hụt và quy trách nhiệm vật chất.

⬇ Tải file Word

Mẫu biên bản kiểm kê tài sản cố định

Biên bản kiểm kê tài sản cố định mẫu 05-TSCĐ theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, dùng để đánh giá máy móc, phương tiện, thiết bị, phản ánh chi tiết tỷ lệ hao mòn và giá trị còn lại để làm cơ sở ghi sổ kế toán.

⬇ Tải file Word

BIÊN BẢN TỔNG HỢP KIỂM KÊ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Số: ………..

Thời điểm kiểm kê …….. giờ ….. ngày … tháng …. năm ….

Ban kiểm kê gồm:

– Ông/Bà: …………..………… Chức vụ ……….….. Đại diện …………… Chủ tịch Hội đồng

– Ông/Bà: …………..………… Chức vụ ……….….. Đại diện ……………………… Ủy viên

– Ông/Bà: …………..………… Chức vụ ……….….. Đại diện ……………………… Ủy viên

Đã kiểm kê TSCĐ, kết quả như sau:

Ngày… tháng… năm..

Mẫu biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt

Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt mẫu số 08a-TT và mẫu số 08b-TT kèm theo Thông tư số 99/2025/TT-BTC sử dụng khi thực hiện kiểm đếm tiền mặt tồn quỹ thực tế (từng loại mệnh giá, ngoại tệ) để đối chiếu với sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán chi tiết tài khoản 111. Thường do Kế toán trưởng và Thủ quỹ trực tiếp thực hiện.

Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VNĐ)

BẢNG KIỂM KÊ QUỸ

(Dùng cho VNĐ)

Số: ……………..

Hôm nay, vào ….. giờ ….. ngày ….tháng …. năm …..

Chúng tôi gồm:

– Ông/Bà: ………………………………………………………………….. đại diện kế toán

– Ông/Bà: …………………………………………………………………….. đại diện thủ quỹ

– Ông/Bà: …………………………………………………………………….. đại diện ………..

Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt kết quả như sau

– Lý do: + Thừa: ………………………………………………………………………………………………….

          + Thiếu: ………………………………………………………………………………………………….

– Kết luận sau khi kiểm kê quỹ:…………………………………………………………………………

Ghi chú: Tùy theo đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của đơn vị mình, doanh nghiệp được xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán.

1. Mục đích: Bảng kiểm kê quỹ nhằm xác nhận tiền bằng VNĐ tồn quỹ thực tế và số thừa, thiếu so với sổ quỹ trên cơ sở đó tăng cường quản lý quỹ và làm cơ sở qui trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch.
2. Phương pháp và trách nhiệm ghi

Góc trên bên trái của Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt phải ghi rõ tên đơn vị (hoặc đóng dấu), bộ phận.

Việc kiểm kê quỹ được tiến hành định kỳ vào cuối tháng, cuối quí, cuối năm hoặc khi cần thiết có thể kiểm kê đột xuất hoặc khi bàn giao quỹ. Khi tiến hành kiểm kê phải lập Ban kiểm kê, trong đó, thủ quỹ và kế toán tiền mặt hoặc kế toán thanh toán là các thành viên. Biên bản kiểm kê quỹ phải ghi rõ số hiệu chứng từ và thời điểm kiểm kê (….giờ …ngày …tháng …năm…). Trước khi kiểm kê quỹ, thủ quỹ phải ghi sổ quỹ tất cả các phiếu thu, phiếu chi và tính số dư tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê.

– Khi tiến hành kiểm kê phải tiến hành kiểm kê riêng từng loại tiền có trong quỹ.

– Dòng “Số dư theo sổ quỹ”: Căn cứ vào số tồn quỹ trên sổ quỹ tại ngày, giờ cộng sổ kiểm kê quỹ để ghi vào cột 2.

– Dòng “Số kiểm kê thực tế”: Căn cứ vào số kiểm kê thực tế để ghi theo từng loại tiền vào cột 1 và tính ra tổng số tiền để ghi vào cột 2.

– Dòng chênh lệch: Ghi số chênh lệch thừa hoặc thiếu giữa số dư theo sổ quỹ với sổ kiểm kê thực tế.

Trên Bảng kiểm kê quỹ cần phải xác định và ghi rõ nguyên nhân gây ra thừa hoặc thiếu quỹ, có ý kiến nhận xét và kiến nghị của Ban kiểm kê. Bảng kiểm kê quỹ phải có chữ ký của thủ quỹ, Trưởng ban kiểm kê và kế toán trưởng. Mọi khoản chênh lệch quỹ đều phải báo cáo giám đốc doanh nghiệp xem xét giải quyết.

Bảng kiểm kê quỹ do ban kiểm kê quỹ lập thành 2 bản:

– 1 bản lưu ở thủ quỹ.

– 1 bản lưu ở kế toán quỹ tiền mặt hoặc kế toán thanh toán.

Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ)

BẢNG KIỂM KÊ QUỸ

(Dùng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ)

Số: ………………..

Hôm nay, vào ….. giờ ….. ngày ….tháng …. năm …..

Chúng tôi gồm:

– Ông/Bà: ……………………………………………………………………….. đại diện kế toán

– Ông/Bà: ……………………………………………………………………….. đại diện thủ quỹ

– Ông/Bà: ……………………………………………………………………….. đại diện ………..

Cùng tiến hành kiểm kê quỹ ngoại tệ, vàng bạc … kết quả như sau:

– Lý do: + Thừa: ………………………………………………………………………………………………….

          + Thiếu: ………………………………………………………………………………………………….

– Kết luận sau khi kiểm kê quỹ:………………………………………………………………………………………………….

Ghi chú: Tùy theo đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của đơn vị mình, doanh nghiệp được xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán.

Mục đích

Biên bản nhằm xác nhận tiền ngoại tệ, vàng tiền tệ,… tồn quỹ thực tế và số thừa, thiếu so với sổ quỹ trên cơ sở đó tăng cường quản lý quỹ và làm cơ sở qui trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch.

Phương pháp và trách nhiệm ghi

Góc trên bên trái ghi tên đơn vị, bộ phận. Việc kiểm kê quỹ được tiến hành định kỳ vào cuối tháng, cuối quí, cuối năm hoặc khi cần thiết có thể kiểm kê đột xuất hoặc khi bàn giao quỹ. Khi tiến hành kiểm kê phải lập ban kiểm kê, trong đó, thủ quỹ và kế toán quỹ là các thành viên.

Biên bản kiểm kê quỹ phải ghi rõ số hiệu chứng từ và thời điểm kiểm kê (…giờ … ngày … tháng … năm ….). Trước khi kiểm kê quỹ, thủ quỹ phải ghi sổ quỹ tất cả các phiếu thu, phiếu chi và tính số dư tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê.

– Khi tiến hành kiểm kê phải tiến hành kiểm kê riêng từng loại tiền có trong quỹ như: Ngoại tệ, vàng tiền tệ …

– Dòng “Số dư theo sổ quỹ”: Căn cứ vào sổ quỹ tại ngày, giờ kiểm kê quỹ để ghi vào cột 2, 4.

– Dòng “Kiểm kê thực tế”: Căn cứ vào số kiểm kê thực tế để ghi theo từng loại ngoại tệ, vàng tiền tệ …

– Dòng chênh lệch: Ghi số chênh lệch thừa hoặc thiếu giữa số dư theo sổ quỹ với số kiểm kê thực tế.

Trên Bảng kiểm kê quỹ cần phải xác định và ghi rõ nguyên nhân gây ra thừa hoặc thiếu quỹ, có ý kiến nhận xét và kiến nghị của Ban kiểm kê. Bảng kiểm kê quỹ phải có chữ ký (ghi rõ họ tên) của thủ quỹ, trưởng ban kiểm kê và kế toán trưởng. Mọi khoản chênh lệch quỹ đều phải báo cáo giám đốc doanh nghiệp xem xét giải quyết.

Bảng kiểm kê quỹ do ban kiểm kê quỹ lập thành 2 bản:

– 1 bản lưu ở thủ quỹ.

– 1 bản lưu ở kế toán quỹ.

Ghi chú: (*) Trường hợp kiểm kê vàng tiền tệ thì cột “Diễn giải” phải ghi theo từng loại, từng thứ.

Mẫu biên bản kiểm kê công cụ dụng cụ

Thích hợp cho việc quản lý các vật dụng có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn nhưng xuất hiện nhiều trong vận hành.

BIÊN BẢN KIỂM KÊ CÔNG CỤ, DỤNG CỤ ĐANG DÙNG

Thời điểm kiểm kê ……. giờ……. ngày…….. tháng……. năm……… 

Hội đồng kiểm kê gồm:

Ông/Bà:………………….……Chức vụ…………………….…Chủ tịch hội đồng 

Ông/Bà:………………….……Chức vụ…………………….…Ủy viên 

Ông/Bà:………………….……Chức vụ…………………….…Ủy viên

Đã kiểm kê công cụ dụng cụ đang dùng, kết quả như sau:

Mục đích: Nhằm xác nhận số lượng, chất lượng và giá trị CCDC đang dùng hiện có, thừa (thiếu) so với sổ kế toán làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán chênh lệch số CCDC đang dùng thừa, thiếu, tình trạng CCDC đang dùng.

Phương pháp và trách nhiệm ghi: 

Cột A,B,C,D,1,2,3: Căn cứ vào “Sổ theo dõi CCDC đang dùng” để ghi. 

Cột 4,5: Căn cứ vào thực tế kiểm kê để ghi. 

Cột 6,7: Căn cứ vào số chênh lệch thừa, thiếu giữa thực tế và sổ sách để ghi. 

Cột G: Căn cứ vào tình trạng của CCDC để ghi. 

Các thành viên trong Hội đồng kiểm kê phải ký vào Biên bản kiểm kê CCDC đang dùng. Giám đốc đơn vị phải ghi rõ ý kiến giải quyết số CCDC thừa, thiếu. Biên bản được lập thành 02 bản, Phòng kế toán lưu 01 bản, Phòng HC-TC lưu 01 bản.

Mẫu biên bản kiểm kê tài sản văn phòng

Biên bản kiểm kê tài sản văn phòng được thực hiện theo Mẫu 05-TSCĐ chuyên dùng trong lĩnh vực bất động sản văn phòng và thiết kế nội thất, giúp thống kê bàn ghế, máy tính, thiết bị mạng trước khi nâng cấp hoặc cải tạo không gian làm việc. 

Biên bản kiểm kê dùng để làm gì?

Ghi nhận kết quả kiểm kê thực tế

Mục đích cốt lõi là số hóa tình trạng vật lý của tài sản tại thời điểm kiểm đếm. Văn bản đóng băng tình trạng tài sản (số lượng, chất lượng: còn mới, trầy xước, hỏng hóc) bằng văn bản có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan.

Đối chiếu số liệu với sổ sách kế toán

Tạo ra hệ quy chiếu để so sánh giữa “Số thực tế” và “Số trên sổ sách”. Từ đó, bộ phận kế toán đánh giá được mức độ chính xác của công tác ghi chép, hạch toán hàng ngày.

Làm căn cứ xử lý tài sản, hàng hóa thừa thiếu

Khi xuất hiện chênh lệch, biên bản là hồ sơ pháp lý đính kèm để trình Ban Giám đốc phê duyệt phương án: ghi nhận thu nhập khác (nếu thừa) hoặc truy cứu trách nhiệm, trừ lương, yêu cầu bồi thường (nếu thiếu).

Phục vụ quyết toán, kiểm toán và quản trị nội bộ

Theo quy định của Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện kiểm kê tài sản trước khi khóa sổ lập báo cáo tài chính năm. Tuy nhiên, biên bản kiểm kê là tài liệu lưu trữ nội bộ, không đính kèm trong hồ sơ nộp cho cơ quan Thuế hay Thống kê. Đây là chứng từ quan trọng để phục vụ công tác giải trình khi có thanh tra, kiểm tra hoặc kiểm toán độc lập.

Khi nào cần lập biên bản kiểm kê?

Theo quy định hiện hành và nhu cầu quản trị thực tiễn, công tác đánh giá hiện trạng tài sản cần được tiến hành trong các thời điểm quan trọng sau đây:

Kiểm kê định kỳ cuối kỳ kế toán hoặc cuối năm

Hoạt động này bắt buộc thực hiện trước khi lập Báo cáo tài chính năm nhằm minh bạch hóa tình hình kinh doanh. Quá trình đối chiếu số liệu tồn kho và trang thiết bị văn phòng giúp cung cấp bức tranh tài chính trung thực cho các cổ đông.

Kiểm kê khi bàn giao tài sản, kho hàng hoặc vị trí quản lý

Việc đếm thực tế được thực hiện ngay khi có sự thay đổi nhân sự phụ trách như thủ kho, thủ quỹ hay quản lý tòa nhà. Bước chốt số liệu này giúp làm rõ trách nhiệm cá nhân, ngăn chặn tình trạng thất thoát tài sản nội thất trong quá trình chuyển giao.

>> Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao tài sản

Kiểm kê khi phát hiện mất mát, hư hỏng, chênh lệch

Đợt kiểm tra đột xuất cần triển khai ngay khi xuất hiện dấu hiệu gian lận hoặc sau các sự kiện bất khả kháng như thiên tai. Việc ghi nhận hiện trạng kịp thời tạo cơ sở pháp lý để yêu cầu bồi thường và xử lý chênh lệch theo đúng quy định.

Kiểm kê khi chia tách, sáp nhập, giải thể hoặc thay đổi mô hình hoạt động

Nghiệp vụ này nhằm định giá lại toàn bộ hệ thống cơ sở vật chất trước khi doanh nghiệp chuyển đổi hình thức pháp lý. Thông tin từ biên bản sẽ hỗ trợ quá trình phân bổ vốn, thiết kế lại cấu trúc công ty và tối ưu hóa không gian làm việc.

Biên bản kiểm kê gồm những nội dung gì?

Thông tin đơn vị, bộ phận và thời điểm kiểm kê

Thông tin định danh doanh nghiệp, phòng ban và mốc thời gian bắt đầu, kết thúc kiểm đếm cần ghi nhận chính xác đến từng phút. Dữ liệu này xác định rõ không gian văn phòng hoặc kho bãi đang được kiểm tra, đồng thời ấn định thời điểm khóa sổ kế toán hợp lệ.

Thành phần ban kiểm kê

Danh sách hội đồng kiểm kê phải ghi rõ họ tên và chức vụ hiện tại của từng thành viên tham gia. Thành phần thường bao gồm kế toán, đại diện ban quản lý tài sản và trưởng phòng chịu trách nhiệm trực tiếp để đảm bảo tính khách quan trong quá trình làm việc.

Danh mục tài sản, hàng hóa, vật tư hoặc tiền được kiểm kê

Bảng thống kê chi tiết cần thể hiện đầy đủ tên gọi, mã số tài sản và đơn vị tính của từng hạng mục. Việc phân loại minh bạch từ nguyên vật liệu sản xuất đến các trang thiết bị, nội thất văn phòng giúp quá trình đối chiếu diễn ra nhanh chóng, tránh nhầm lẫn.

Số lượng theo sổ sách và số lượng kiểm kê thực tế

Cấu trúc biên bản luôn bố trí song song hai cột số liệu trích xuất từ phần mềm kế toán và kết quả đếm thực tế tại hiện trường. Cách sắp xếp trực quan này giúp hội đồng dễ dàng nhận diện ngay lập tức các khoản chênh lệch giữa giấy tờ và thực trạng.

Giá trị, tình trạng, phẩm chất và mức chênh lệch

Văn bản phải ghi nhận chi tiết số lượng thừa, thiếu và đánh giá trực quan chất lượng hiện tại của hiện vật. Những ghi chú về mức độ hao mòn, hỏng hóc của máy móc, tài sản là cơ sở quan trọng để hạch toán giảm trừ hoặc lên kế hoạch thanh lý.

Kết luận, kiến nghị xử lý và chữ ký xác nhận

Dựa trên số liệu chênh lệch, hội đồng kiểm kê sẽ ghi chú nguyên nhân sơ bộ và đề xuất phương án hạch toán xử lý phù hợp. Biên bản chỉ mang tính pháp lý khi có đầy đủ chữ ký tươi của các thành viên tham gia, kế toán trưởng và ban giám đốc.

Cách lập biên bản kiểm kê đúng chuẩn

Để quá trình kiểm kê không bị gián đoạn và số liệu đạt độ tin cậy tuyệt đối, quy trình cần tuân thủ 6 bước chuẩn hóa chuyên nghiệp:

Bước 1: Xác định phạm vi và thời điểm kiểm kê

Ban Giám đốc ban hành quyết định kiểm kê, khoanh vùng rõ phạm vi (Toàn công ty hay chỉ một kho/văn phòng cụ thể) và ấn định thời điểm “đóng băng” mọi giao dịch nhập/xuất để chốt số liệu.

Bước 2: Thành lập ban kiểm kê

Lựa chọn các cá nhân am hiểu kỹ thuật và tình trạng tài sản tham gia vào hội đồng. Ban kiểm kê phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực của biên bản.