Mẫu quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu mới nhất [Tải file Word/PDF]

Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu là văn bản do chủ đầu tư ban hành để chính thức công nhận nhà thầu trúng thầu. Văn bản này ghi nhận tên nhà thầu, giá trúng thầu, loại hợp đồng và thời gian thực hiện gói thầu theo quy định tại Nghị định 24/2024/NĐ-CP. Người viết cần tìm hiểu định nghĩa, nội dung bắt buộc, mẫu cập nhật, quy trình 6 bước và các lưu ý pháp lý để chủ đầu tư, bên mời thầu thực hiện đúng quy định hiện hành.

Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu là gì? 

Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu là văn bản do chủ đầu tư ban hành để phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của một gói thầu. Theo Điều 33 Nghị định 214/2025/NĐ-CP, chủ đầu tư phê duyệt kết quả trên cơ sở báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu và báo cáo thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu. 

Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu là một trong các tài liệu bắt buộc trong hồ sơ hợp đồng theo Điều 65 Luật Đấu thầu 2023. Chủ đầu tư sử dụng quyết định làm căn cứ để thông báo kết quả, đăng tải công khai và tiến hành hoàn thiện, ký kết hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn.

Tải mẫu quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu file Word, PDF mới nhất 

Mẫu quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu được quy định tại Phụ lục 5 Thông tư 79/2025/TT-BTC. Đây là mẫu dạng webform trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, có hiệu lực từ ngày 04/08/2025. 

Nội dung cần có trong quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu 

Khoản 3 Điều 33 Nghị định 214/2025/NĐ-CP quy định trực tiếp các nội dung của văn bản phê duyệt khi lựa chọn được nhà thầu trúng thầu. 

Thông tin gói thầu và chủ đầu tư

Phần đầu quyết định cần xác định đúng tên chủ đầu tư, số văn bản, ngày ban hành và tên gói thầu. Tên gói thầu phải thống nhất với kế hoạch lựa chọn nhà thầu và các tài liệu đã sử dụng trong quá trình tổ chức lựa chọn. Các trường thông tin nên kiểm tra như sau:

• Tên cơ quan, tổ chức của chủ đầu tư.
• Số và ngày ban hành quyết định.
• Tên dự án hoặc dự toán mua sắm.
• Tên gói thầu.
• Giá gói thầu và thông tin liên quan trong hồ sơ.
• Hình thức, phương thức lựa chọn nhà thầu nếu mẫu yêu cầu.

Tên nhà thầu trúng thầu, giá trúng thầu và loại hợp đồng

Tên nhà thầu trúng thầu phải được ghi đúng theo hồ sơ dự thầu và kết quả đánh giá được phê duyệt. Với nhà thầu liên danh, thông tin cần được thể hiện phù hợp với tư cách tham dự và kết quả lựa chọn của gói thầu. 

Giá trúng thầu cần thống nhất với kết quả được duyệt và không được tự ý thay đổi khi chuyển nội dung sang quyết định. Loại hợp đồng phải được xác định rõ theo quy định tại Điều 64 Luật Đấu thầu 2023.

Thời gian thực hiện gói thầu

Thời gian thực hiện gói thầu phải được ghi theo kết quả lựa chọn nhà thầu và yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Theo khoản 7 Điều 39 Luật Đấu thầu, thời gian thực hiện gói thầu được tính từ ngày hợp đồng có hiệu lực đến ngày nghiệm thu hoàn thành công trình, hàng hóa, dịch vụ phi tư vấn hoặc tư vấn theo tính chất gói thầu. 

Các nội dung cần lưu ý (nếu có)

Phần này dành cho các điều kiện đặc thù của gói thầu như yêu cầu về nhà thầu phụ, biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng, điều kiện về xuất xứ hàng hóa hoặc các cam kết khác phát sinh. Nội dung lưu ý phải ngắn gọn, rõ ràng và không trái với hồ sơ mời thầu cùng kết quả đánh giá.

Trách nhiệm thi hành, chữ ký và đóng dấu 

Quyết định phải nêu rõ đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện, thông báo kết quả và hoàn thiện hợp đồng. Người có thẩm quyền của chủ đầu tư ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu theo quy định.

Hiệu lực của quyết định thường tính từ ngày ký. Nơi nhận cần bao gồm bên mời thầu, tổ chuyên gia, tổ thẩm định, nhà thầu trúng thầu và các đơn vị liên quan để đảm bảo tính công khai, minh bạch.

Quy trình phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu 

Bước 1: Hoàn thiện báo cáo đánh giá kết quả lựa chọn nhà thầu  

Tổ chuyên gia tiến hành lập báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu trên cơ sở hồ sơ đã được nhà thầu nộp và các quy định trong hồ sơ mời thầu. Báo cáo phải phản ánh kết quả đánh giá, nhà thầu được xem xét lựa chọn và các nội dung liên quan theo quy định. 

Bước 2: Thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu 

Kết quả lựa chọn nhà thầu được thẩm định trước khi chủ đầu tư phê duyệt. Nội dung thẩm định tập trung vào cơ sở pháp lý, quá trình tổ chức lựa chọn, việc đánh giá hồ sơ và sự phù hợp của kết quả được đề nghị. 

Báo cáo thẩm định phải nêu rõ ý kiến thống nhất hoặc không thống nhất cùng các kiến nghị xử lý (nếu có). Việc thẩm định sẽ giúp hạn chế rủi ro pháp lý trước khi chủ đầu tư ban hành quyết định.

Bước 3: Trình phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu 

Sau khi hoàn thiện báo cáo đánh giá và các tài liệu liên quan, kết quả lựa chọn nhà thầu được trình lên chủ đầu tư để xem xét phê duyệt. Hồ sơ trình phải đủ cơ sở để chủ đầu tư xác định nhà thầu được lựa chọn, giá trúng thầu, loại hợp đồng và thời gian thực hiện. 

Chủ đầu tư tiến hành xem xét toàn bộ hồ sơ trước khi đưa ra quyết định. Trong trường hợp cần làm rõ, chủ đầu tư có thể yêu cầu bổ sung thông tin hoặc giải trình thêm.

Bước 4: Ban hành quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu 

Chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu trên cơ sở báo cáo đánh giá và báo cáo thẩm định. Khi đã xác định nhà thầu trúng thầu, quyết định cần thể hiện đầy đủ các nội dung được quy định tại khoản 3 Điều 33 Nghị định 214/2025/NĐ-CP. 

Nếu kết quả dẫn đến hủy thầu theo khoản 1 Điều 17 Luật Đấu thầu, văn bản phải nêu rõ lý do hủy thầu và trách nhiệm của các bên liên quan. Quyết định hủy thầu phải được đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày ký. 

Bước 5: Công khai và thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu 

Sau khi có quyết định phê duyệt, chủ đầu tư thực hiện đăng tải thông tin kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định. Thời hạn đăng tải chậm nhất là 05 ngày làm việc kể từ ngày phê duyệt.

Đồng thời, chủ đầu tư phải gửi văn bản thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu cho các nhà thầu tham dự trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày kết quả được phê duyệt. Thông báo gồm thông tin về nhà thầu được lựa chọn, các nhà thầu không được lựa chọn và tóm tắt lý do, cùng kế hoạch hoàn thiện và ký kết hợp đồng. 

Bước 6: Hoàn thiện, ký kết hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn  

Sau khi kết quả được phê duyệt và thông báo, chủ đầu tư mời nhà thầu được lựa chọn đến hoàn thiện hợp đồng. Việc hoàn thiện dự thảo hợp đồng phải căn cứ vào kết quả lựa chọn nhà thầu, hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu và các nội dung cần hoàn thiện. 

Tại thời điểm ký kết, hồ sơ dự thầu của nhà thầu phải còn hiệu lực và nhà thầu phải đáp ứng yêu cầu về năng lực kỹ thuật, tài chính. Sau khi ký kết, các bên thực hiện quản lý hợp đồng theo quy định.

Những lỗi sai thường gặp khi lập quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu

Thiếu hoặc ghi sai thông tin nhà thầu trúng thầu, giá trúng thầu

Sai tên pháp lý của nhà thầu hoặc sai giá trúng thầu có thể tạo ra sự không thống nhất giữa quyết định và báo cáo đánh giá. Những thông tin này cần được đối chiếu với kết quả được trình phê duyệt trước khi phát hành. 

Đối với nhà thầu liên danh, người lập cần kiểm tra đúng tên liên danh và thành viên theo hồ sơ dự thầu. Không nên tự rút gọn tên doanh nghiệp hoặc thay đổi cách thể hiện so với hồ sơ chính thức. 

Không nêu rõ loại hợp đồng hoặc thời gian thực hiện gói thầu

Loại hợp đồng và thời gian thực hiện gói thầu là hai nội dung được khoản 3 Điều 33 Nghị định 214/2025/NĐ-CP yêu cầu thể hiện trong văn bản phê duyệt khi lựa chọn được nhà thầu trúng thầu. 

Người lập cần kiểm tra các thông tin này với hồ sơ mời thầu và kết quả lựa chọn. Nếu thời gian được tính theo ngày, tháng hoặc năm, cách ghi trong quyết định nên thống nhất với hồ sơ đã được phê duyệt. 

Ban hành quyết định khi chưa có báo cáo thẩm định

Kết quả lựa chọn nhà thầu phải được thẩm định trước khi chủ đầu tư phê duyệt theo Điều 33 Nghị định 214/2025/NĐ-CP. Vì vậy, hồ sơ trình cần được kiểm tra về báo cáo thẩm định trước thời điểm ký quyết định. Việc bỏ qua bước thẩm định có thể khiến quyết định bị khiếu nại hoặc không được công nhận khi có thanh tra.

Không đăng tải hoặc đăng tải chậm kết quả trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia

Kết quả lựa chọn nhà thầu phải được công khai trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo quy định. Với đấu thầu không qua mạng, Thông tư 79/2025/TT-BTC quy định thời hạn đăng tải chậm nhất là 05 ngày làm việc kể từ ngày phê duyệt kết quả. 

Đối với đấu thầu qua mạng, chủ đầu tư phê duyệt và đăng tải kết quả trên Hệ thống; tài liệu kèm theo được thực hiện theo quy định của Thông tư 79/2025/TT-BTC. Người phụ trách hồ sơ nên kiểm tra trạng thái đăng tải sau khi quyết định được ban hành. 

Sử dụng mẫu quyết định không phù hợp với hình thức đấu thầu

Một lỗi thường gặp là lấy mẫu cũ trên Internet rồi sử dụng trực tiếp cho gói thầu hiện tại. Cách này dễ dẫn đến việc áp dụng văn bản đã hết hiệu lực hoặc bỏ sót trường thông tin của mẫu mới. 

Từ ngày 09/09/2026, Thông tư 134/2026/TT-BTC có hiệu lực và quy định riêng về việc sử dụng, chỉnh sửa một số mẫu đối với đấu thầu không qua mạng. Người lập cần kiểm tra hình thức đấu thầu trước khi lựa chọn mẫu phù hợp.

Việc lập và ban hành quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu đòi hỏi sự chính xác về nội dung, tuân thủ quy trình và căn cứ pháp lý hiện hành. Chủ đầu tư cần rà soát kỹ báo cáo đánh giá, báo cáo thẩm định và đối chiếu với mẫu quy định để bảo đảm quyết định có giá trị pháp lý, hỗ trợ tốt cho việc hoàn thiện và thực hiện hợp đồng.

Câu hỏi thường gặp về quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu (FAQ)

1. Nếu không có nhà thầu nào đáp ứng yêu cầu thì quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu được xử lý như thế nào? 

Nếu không lựa chọn được nhà thầu và thuộc trường hợp hủy thầu theo khoản 1 Điều 17 Luật Đấu thầu, văn bản phê duyệt kết quả hoặc quyết định hủy thầu phải nêu rõ lý do hủy và trách nhiệm của các bên liên quan. Quyết định hủy thầu phải được đăng tải trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày ký. 

2. Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu có giá trị trong bao lâu để ký kết hợp đồng? 

Pháp luật không quy định thời hạn cụ thể của quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Tuy nhiên, tại thời điểm ký kết hợp đồng, hồ sơ dự thầu của nhà thầu được lựa chọn phải còn hiệu lực theo Điều 66 Luật Đấu thầu 2023. Các bên cần hoàn thiện và ký kết hợp đồng trong thời gian hợp lý để bảo đảm hiệu lực của hồ sơ dự thầu và biện pháp bảo đảm dự thầu.

3. Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu có bắt buộc đăng tải công khai không?

Có. Sau khi có quyết định phê duyệt, chủ đầu tư phải đăng tải thông tin về kết quả lựa chọn nhà thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo quy định. Đối với đấu thầu không qua mạng, thời hạn đăng tải chậm nhất là 05 ngày làm việc kể từ ngày phê duyệt; đấu thầu qua mạng thực hiện theo cơ chế đăng tải trên Hệ thống. 

4. Có được thay đổi nhà thầu sau khi phê duyệt kết quả lựa chọn không? 

Không thể tự ý thay đổi nhà thầu chỉ bằng việc sửa quyết định đã ban hành. Trường hợp nhà thầu không hoàn thiện hoặc từ chối ký hợp đồng, việc xử lý phải căn cứ vào quy định về hoàn thiện, ký kết hợp đồng và các tình huống liên quan trong Nghị định 214/2025/NĐ-CP. Nếu cần lựa chọn nhà thầu khác, chủ đầu tư phải thực hiện theo cơ chế xử lý được pháp luật quy định cho tình huống cụ thể. 

5. Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu có phải là căn cứ để ký hợp đồng không? 

Có, nhưng quyết định phê duyệt không phải là tài liệu duy nhất. Điều 34 Nghị định 214/2025/NĐ-CP quy định việc hoàn thiện hợp đồng phải căn cứ vào kết quả lựa chọn được duyệt, hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự thầu và các tài liệu liên quan. Kết quả hoàn thiện hợp đồng sau đó là cơ sở để chủ đầu tư và nhà thầu tiến hành ký kết. 

Xem thêm các mẫu hợp đồng và biên bản phổ biến khác

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn