Mẫu đơn xin nghỉ học theo quy định mới nhất [Tải ngay]

Mẫu đơn xin nghỉ học là văn bản được học sinh, sinh viên hoặc phụ huynh sử dụng để xin phép nhà trường cho nghỉ học trong một khoảng thời gian nhất định. Nội dung đơn cần ghi rõ thông tin người xin nghỉ, lớp học, thời gian nghỉ, lý do nghỉ và cam kết bổ sung bài học sau khi quay lại. Tải mẫu đơn xin nghỉ học mới nhất giúp trình bày lý do rõ ràng, đúng hình thức và thuận tiện khi gửi giáo viên hoặc nhà trường.

⬇ Tải ngay mẫu
ĐƠN XIN NGHỈ HỌC

Đơn xin nghỉ học là gì?

Đơn xin nghỉ học là văn bản do học sinh, sinh viên hoặc phụ huynh lập ra để thông báo và xin phép tạm ngừng việc học trong một khoảng thời gian cụ thể. Văn bản này được gửi đến giáo viên chủ nhiệm, phòng đào tạo hoặc ban giám hiệu tùy theo cấp học và thời gian nghỉ.

Đơn xin nghỉ học phải thể hiện rõ danh tính người xin nghỉ, thời gian nghỉ và lý do cụ thể. Đây là căn cứ để nhà trường ghi nhận buổi vắng có phép, đồng thời là cơ sở để học sinh, sinh viên bổ sung bài học hoặc hoàn thành nghĩa vụ học tập còn thiếu sau khi quay lại lớp.

Tải mẫu đơn xin nghỉ học file Word/PDF

Mỗi đối tượng người học sẽ có cách trình bày mẫu đơn xin nghỉ học khác nhau về phần thông tin cá nhân và người ký xác nhận.

Mẫu đơn xin nghỉ học cho học sinh

Mẫu đơn dành cho học sinh tiểu học, trung học cơ sở và trung học phổ thông thường có bố cục ngắn gọn, tập trung vào thông tin lớp học và tên giáo viên chủ nhiệm. Phần ký tên trong mẫu này cần có sự xác nhận và chữ ký của phụ huynh bên cạnh chữ ký của học sinh.

⬇ Tải ngay file Word 

Mẫu đơn xin nghỉ học cho sinh viên

Mẫu đơn dành cho sinh viên đại học, cao đẳng cần thêm các trường thông tin như mã số sinh viên, lớp và khoa quản lý. Một số trường yêu cầu sinh viên ghi rõ tên các học phần bị ảnh hưởng trong thời gian nghỉ để giảng viên bộ môn nắm được tình hình.

Mẫu đơn xin nghỉ học do phụ huynh viết

Mẫu đơn này được sử dụng khi phụ huynh trực tiếp đứng tên xin phép cho con nghỉ học, thường áp dụng ở cấp mầm non và tiểu học. Nội dung đơn cần nêu rõ mối quan hệ giữa người lập đơn và học sinh, kèm số điện thoại liên hệ để giáo viên xác nhận khi cần thiết.

Mẫu đơn xin bảo lưu kết quả học tập

Mẫu đơn xin bảo lưu kết quả học tập áp dụng khi học sinh, sinh viên cần tạm dừng việc học trong một học kỳ hoặc một năm học, khác với đơn xin nghỉ học thông thường vốn chỉ dùng cho thời gian ngắn. Đơn này thường yêu cầu trình bày lý do bảo lưu, thời điểm dự kiến quay lại học và xác nhận từ phòng đào tạo hoặc ban giám hiệu trước khi có hiệu lực.

Đơn xin nghỉ học cần có những nội dung gì?

Một đơn xin nghỉ học hợp lệ cần thể hiện đầy đủ thông tin để nhà trường xác minh và xử lý đúng đối tượng. 

Thông tin học sinh hoặc sinh viên

Phần đầu đơn cần ghi đầy đủ họ tên, ngày sinh và lớp đang theo học của người xin nghỉ. Thông tin này giúp giáo viên xác định đúng học sinh trong sổ điểm danh, tránh nhầm lẫn với trường hợp trùng tên trong cùng khối lớp. 

Đối với sinh viên, phần thông tin cá nhân cần bổ sung mã số sinh viên vì đây là dữ liệu định danh chính trong hệ thống quản lý học vụ của trường. 

Lớp, khoa, trường và mã sinh viên nếu có

Thông tin về lớp, khoa và tên trường giúp xác định đúng đơn vị quản lý người học, phục vụ việc chuyển đơn đến đúng bộ phận xử lý. Sinh viên cần ghi rõ tên khoa và ngành học vì một trường có thể có nhiều khoa đào tạo cùng tên lớp. 

Mã số sinh viên là căn cứ để phòng đào tạo tra cứu hồ sơ học tập khi cần đối chiếu số buổi vắng trong học kỳ. Học sinh phổ thông không có mã số này chỉ cần ghi tên lớp và trường đang theo học. 

Thời gian xin nghỉ học

Thời gian nghỉ cần ghi rõ theo định dạng ngày, tháng, năm, bao gồm ngày bắt đầu và ngày dự kiến quay lại lớp. Cách ghi mốc thời gian cụ thể giúp giáo viên tính đúng số buổi vắng và tránh việc học sinh, sinh viên tự ý kéo dài thời gian nghỉ ngoài phạm vi đã xin phép. 

Lý do xin nghỉ

Lý do xin nghỉ cần trình bày cụ thể, tránh diễn đạt mơ hồ khiến giáo viên hoặc phòng đào tạo khó xác minh tính hợp lý của yêu cầu. Câu văn nên nêu rõ nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng đến việc học trong thời gian nghỉ. 

Đối với các lý do liên quan đến sức khỏe hoặc công việc gia đình cần xử lý gấp, người lập đơn có thể bổ sung thêm minh chứng để tăng độ tin cậy của nội dung trình bày. 

Cam kết bổ sung bài học hoặc thực hiện nghĩa vụ học tập

Phần cam kết thể hiện trách nhiệm của người xin nghỉ đối với việc bắt kịp chương trình học sau thời gian vắng mặt. Nội dung này thường bao gồm việc tự học bài mới, làm bài tập được giao và tham gia kiểm tra bù nếu trùng lịch thi. 

Chữ ký của học sinh, sinh viên hoặc phụ huynh

Chữ ký xác nhận là phần bắt buộc để đơn có giá trị pháp lý trong nội bộ nhà trường. Học sinh cấp tiểu học và trung học cơ sở cần có thêm chữ ký của phụ huynh hoặc người giám hộ bên cạnh chữ ký cá nhân. 

Sinh viên đại học thường chỉ cần chữ ký cá nhân, ngoại trừ trường hợp nghỉ dài hạn liên quan đến bảo lưu kết quả học tập, khi đó một số trường yêu cầu thêm xác nhận của gia đình. 

Tài liệu xác nhận kèm theo nếu nhà trường yêu cầu

Một số trường quy định đơn xin nghỉ vì lý do sức khỏe phải kèm giấy khám bệnh hoặc phiếu điều trị từ cơ sở y tế. Tài liệu này giúp nhà trường phân loại buổi nghỉ có phép theo đúng quy chế, đặc biệt khi tính đến điều kiện xét học bổng hoặc thi đua cuối kỳ.

Hướng dẫn viết đơn xin nghỉ học

Phần “Kính gửi”

Phần “Kính gửi” ghi rõ tên người hoặc bộ phận có thẩm quyền tiếp nhận đơn, ví dụ giáo viên chủ nhiệm, ban giám hiệu hoặc phòng đào tạo. Đối với sinh viên, phần này có thể cần ghi thêm tên trưởng khoa hoặc cố vấn học tập tùy theo quy định xử lý đơn của từng trường đại học. 

Họ tên, lớp và thông tin người học

Sau phần kính gửi, đơn cần trình bày họ tên đầy đủ, ngày sinh và lớp đang theo học của người xin nghỉ. Thứ tự trình bày nên đi từ thông tin định danh cơ bản đến thông tin học vụ như mã số sinh viên hoặc khoa quản lý. 

Ngày hoặc khoảng thời gian xin nghỉ

Thời gian nghỉ nên được ghi ngay sau phần thông tin cá nhân, nêu rõ ngày bắt đầu và ngày dự kiến đi học lại. Cách trình bày theo khoảng thời gian cụ thể giúp giáo viên chủ động sắp xếp nội dung bài học và bài kiểm tra bù nếu cần. 

Trường hợp xin nghỉ nhiều đợt trong cùng học kỳ, người lập đơn nên tách riêng từng đơn theo từng đợt nghỉ thay vì gộp chung một đơn duy nhất. 

Trình bày lý do xin nghỉ học

Lý do xin nghỉ cần được viết thành câu hoàn chỉnh, nêu rõ nguyên nhân cụ thể thay vì chỉ ghi một cụm từ ngắn. Câu văn nên đi thẳng vào nội dung chính, tránh diễn giải dài dòng không liên quan đến lý do nghỉ học. 

Phần cam kết sau khi quay lại học

Phần cam kết nên đặt ngay sau lý do xin nghỉ, nêu rõ các việc sẽ thực hiện để bù đắp kiến thức trong thời gian vắng mặt. Nội dung này thể hiện thái độ học tập nghiêm túc của người xin nghỉ đối với chương trình học. 

Ý kiến và chữ ký của phụ huynh

Đối với học sinh phổ thông, phần cuối đơn cần có mục ghi ý kiến của phụ huynh để xác nhận việc đồng ý cho con nghỉ học. Mục này thường đặt song song với phần chữ ký của học sinh trên cùng một dòng hoặc cùng một khu vực của đơn. 

Chữ ký của phụ huynh có giá trị xác nhận trách nhiệm giám sát trong thời gian con nghỉ học, đồng thời là căn cứ để giáo viên liên hệ khi cần trao đổi thêm về tình hình học tập.

Lý do xin nghỉ học nên viết thế nào?

Xin nghỉ học vì bị ốm

Khi xin nghỉ vì lý do sức khỏe, người lập đơn nên nêu rõ tình trạng bệnh ở mức khái quát, ví dụ sốt, đau bụng hoặc cảm cúm, kèm theo thời gian dự kiến cần nghỉ để theo dõi hoặc điều trị.

Nếu số ngày nghỉ vượt quá quy định của trường, đơn cần đính kèm giấy khám bệnh từ cơ sở y tế để đủ điều kiện tính là buổi nghỉ có phép theo quy chế. 

Xin nghỉ học để đi khám hoặc điều trị

Trường hợp nghỉ để đi khám định kỳ hoặc điều trị theo lịch hẹn, đơn nên ghi rõ ngày giờ khám và tên cơ sở y tế nếu có thể. Thông tin này giúp giáo viên phân biệt với trường hợp nghỉ đột xuất do ốm bất ngờ. 

Người lập đơn có thể đính kèm giấy hẹn tái khám hoặc phiếu điều trị làm căn cứ, đặc biệt khi thời gian điều trị kéo dài nhiều ngày liên tiếp. 

Xin nghỉ học vì việc gia đình

Lý do liên quan đến việc gia đình nên được trình bày ở mức độ khái quát nhưng đủ rõ để người tiếp nhận đơn hiểu tính chất của sự việc, ví dụ tang lễ, việc hiếu hỷ hoặc chuyển nơi cư trú. 

Với sự việc mang tính riêng tư, người lập đơn có thể trao đổi trực tiếp với giáo viên chủ nhiệm để được hướng dẫn cách ghi phù hợp trong đơn. 

Xin nghỉ học vì có việc đột xuất

Việc đột xuất thường phát sinh ngoài kế hoạch, do đó đơn có thể được nộp sau khi đã báo nghỉ qua điện thoại hoặc tin nhắn với giáo viên. Nội dung đơn cần nêu rõ ngày xảy ra sự việc và lý do không thể sắp xếp thời gian trước. 

Xin nghỉ học nhiều ngày nên trình bày lý do thế nào?

Khi thời gian nghỉ kéo dài từ một tuần trở lên, đơn xin nghỉ học cần nêu rõ các thông tin sau: 

• Ghi rõ số ngày nghỉ và ngày dự kiến quay lại.
• Nêu lý do cụ thể, tránh diễn đạt chung chung.
• Đính kèm minh chứng như giấy khám bệnh hoặc giấy mời làm việc.
• Bổ sung cam kết học bù chi tiết hơn so với đơn nghỉ ngắn ngày.

Những cách viết lý do xin nghỉ học nên tránh

Những cách viết lý do nghỉ học nên tránh bao gồm: 

• Viết lý do quá ngắn, ví dụ chỉ ghi “có việc riêng” mà không nêu cụ thể.
• Sao chép nguyên văn lý do từ mẫu đơn khác không phù hợp với hoàn cảnh thực tế.
• Ghi lý do mâu thuẫn với thời gian nghỉ đã nêu ở phần trên.
• Sử dụng câu văn mang tính phóng đại về mức độ nghiêm trọng của sự việc.

Những lỗi thường gặp khi viết đơn xin nghỉ học

Không ghi rõ thời gian xin nghỉ

Thiếu ngày bắt đầu hoặc ngày dự kiến quay lại khiến giáo viên khó xác định số buổi vắng cần ghi nhận. Lỗi này thường xảy ra khi người lập đơn chỉ ghi chung chung như “nghỉ vài ngày” thay vì mốc thời gian cụ thể. 

Cách khắc phục là ghi rõ ngày, tháng của cả hai mốc thời gian ngay từ đầu đơn, kể cả khi thời gian nghỉ có thể thay đổi sau đó. 

Ghi lý do quá chung chung

Lý do như “có việc bận” hoặc “lý do cá nhân” không cung cấp đủ thông tin để giáo viên đánh giá tính hợp lý của yêu cầu nghỉ. Đơn với lý do mơ hồ thường bị giáo viên yêu cầu bổ sung. Người lập đơn nên nêu rõ nguyên nhân cụ thể, kể cả khi không cần trình bày toàn bộ chi tiết của sự việc. 

Gửi sai người có thẩm quyền

Một số học sinh, sinh viên gửi đơn trực tiếp cho ban giám hiệu trong khi quy định yêu cầu nộp qua giáo viên chủ nhiệm hoặc phòng đào tạo trước. Việc gửi sai quy trình khiến đơn bị chuyển lại hoặc không được xử lý đúng hạn. 

Trước khi nộp, người lập đơn nên xác nhận với giáo viên hoặc bộ phận văn thư về quy trình tiếp nhận đơn xin nghỉ học của trường. 

Thiếu chữ ký hoặc xác nhận cần thiết

Đơn thiếu chữ ký của phụ huynh đối với học sinh phổ thông, hoặc thiếu xác nhận của cố vấn học tập đối với sinh viên, thường không được chấp thuận. Người lập đơn cần kiểm tra lại toàn bộ đơn trước khi nộp giúp tránh phải bổ sung nhiều lần, đặc biệt với trường hợp cần xử lý gấp. 

Dùng mẫu trên mạng nhưng không kiểm tra quy định của trường

Nhiều mẫu đơn xin nghỉ học được chia sẻ trên mạng có bố cục khác với mẫu chính thức của từng trường, dẫn đến thiếu một số trường thông tin bắt buộc. Việc sử dụng mẫu không đúng có thể khiến đơn bị yêu cầu viết lại theo đúng biểu mẫu quy định. 

Người lập đơn nên đối chiếu mẫu tải về với mẫu chính thức của trường, hoặc liên hệ văn phòng khoa, phòng đào tạo để lấy mẫu đúng. 

Dùng đơn xin nghỉ học cho trường hợp cần bảo lưu

Đơn xin nghỉ học tạm thời không thay thế được thủ tục bảo lưu kết quả học tập, vốn áp dụng khi sinh viên hoặc học sinh cần tạm dừng học một học kỳ hoặc một năm học. 

Trường hợp thời gian nghỉ dự kiến vượt quá một học kỳ, người học nên liên hệ phòng đào tạo để được hướng dẫn thủ tục bảo lưu đúng quy định thay vì nộp đơn xin nghỉ thông thường. 

Nghỉ trước khi được xác nhận trong trường hợp cần xin phép trước

Một số trường quy định đơn xin nghỉ học phải được phê duyệt trước khi học sinh, sinh viên chính thức vắng mặt, đặc biệt với các buổi thi hoặc thực hành quan trọng. Nghỉ học trước khi có xác nhận có thể khiến buổi vắng bị tính là nghỉ không phép. 

Người lập đơn nên nộp đơn sớm và theo dõi phản hồi từ giáo viên hoặc phòng đào tạo trước ngày dự kiến nghỉ, đặc biệt với các lịch học có tính chất bắt buộc điểm danh.

Việc chuẩn bị đơn xin nghỉ học đầy đủ thông tin về thời gian, lý do và chữ ký xác nhận giúp quá trình xử lý tại trường diễn ra thuận lợi hơn. Lựa chọn đúng mẫu đơn theo từng đối tượng, phân biệt rõ đơn nghỉ tạm thời với thủ tục bảo lưu và nộp đơn đúng người có thẩm quyền là những yếu tố quyết định đơn được chấp thuận nhanh chóng. Người học nên lưu lại các mẫu đơn được giới thiệu trong bài để sử dụng khi cần, đồng thời đối chiếu với quy định cụ thể của trường mình đang theo học trước khi nộp.

Câu hỏi thường gặp về mẫu đơn xin nghỉ học (FAQ)

1. Nghỉ học có bắt buộc phải viết đơn không?

Phần lớn các trường yêu cầu viết đơn khi học sinh, sinh viên nghỉ học có kế hoạch trước, nhằm ghi nhận buổi vắng có phép trong sổ điểm danh. Với trường hợp nghỉ đột xuất, một số trường chấp nhận báo trước bằng hình thức khác, sau đó bổ sung đơn khi quay lại lớp. Quy định cụ thể có thể khác nhau giữa các trường và cấp học. 

2. Nên nộp đơn xin nghỉ học trước bao lâu?

Đơn xin nghỉ học nên nộp trước ít nhất một ngày đối với trường hợp có kế hoạch từ trước, để giáo viên kịp sắp xếp nội dung bài học. Với nghỉ dài ngày, thời gian nộp trước nên tính bằng tuần để phòng đào tạo xử lý hồ sơ liên quan. Trường hợp đột xuất, đơn có thể bổ sung ngay sau khi đi học lại. 

3. Nghỉ học nhiều lần trong một học kỳ có ảnh hưởng đến kết quả thi đua không?

Số buổi nghỉ dù có phép hay không đều được tính vào tổng số buổi vắng trong học kỳ, và một số trường có quy định về số buổi nghỉ tối đa để xét thi đua hoặc học bổng. Nghỉ có đơn và được phê duyệt thường không bị trừ hạnh kiểm nhưng vẫn ảnh hưởng đến tổng số tiết vắng mặt. 

4. Học sinh có thể tự viết đơn xin nghỉ học không?

Học sinh có thể tự viết đơn nhưng vẫn cần chữ ký xác nhận của phụ huynh hoặc người giám hộ để đơn có giá trị, đặc biệt ở cấp tiểu học và trung học cơ sở. Ở cấp trung học phổ thông, một số trường cho phép học sinh tự ký kèm số điện thoại phụ huynh để liên hệ khi cần. Sinh viên đại học thường tự lập và ký đơn mà không cần xác nhận từ gia đình. 

5. Đơn xin nghỉ học viết tay có được chấp nhận không? 

Đơn viết tay vẫn được chấp nhận tại phần lớn các trường, miễn nội dung trình bày rõ ràng và đầy đủ chữ ký cần thiết. Một số trường đại học yêu cầu đánh máy theo mẫu chuẩn khi nộp qua hệ thống quản lý học vụ trực tuyến. Người lập đơn nên kiểm tra hình thức nộp được trường quy định trước khi chuẩn bị đơn. 

6. Nếu đơn xin nghỉ học không được chấp thuận thì cần làm gì? 

Trường hợp đơn bị từ chối, học sinh hoặc sinh viên nên liên hệ trực tiếp giáo viên chủ nhiệm hoặc phòng đào tạo để nắm rõ lý do và bổ sung thông tin còn thiếu. Một số lý do phổ biến khiến đơn bị từ chối là thời gian nghỉ không hợp lệ hoặc thiếu minh chứng cần thiết.

Xem thêm các mẫu hợp đồng và mẫu đơn phổ biến khác

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn