Các Khoản Chi Phí Thuê Tòa Nhà Nguyên Căn Cần Dự Trù

Chi phí thuê tòa nhà nguyên căn bao gồm nhiều khoản cần dự trù như tiền đặt cọc, tiền thuê trả trước, VAT, chi phí cải tạo, trang thiết bị, điện nước, quản lý vận hành và bảo trì. Tùy mục đích khai thác như làm văn phòng, showroom, phòng khám, trung tâm đào tạo hay kinh doanh dịch vụ, tổng ngân sách sẽ khác nhau theo hiện trạng công trình và điều kiện hợp đồng. Việc xác định đầy đủ các khoản chi phí giúp bên thuê chủ động dòng tiền, kiểm soát ngân sách và hạn chế phát sinh trong suốt thời hạn thuê.

1. Tổng quan các khoản chi phí khi thuê tòa nhà nguyên căn

Khi thuê tòa nhà nguyên căn để làm trụ sở doanh nghiệp, văn phòng giao dịch, showroom, phòng khám, cơ sở y tế, trung tâm đào tạo hoặc kinh doanh dịch vụ,… doanh nghiệp cần dự trù ngân sách cho toàn bộ quá trình sử dụng.

Các khoản chi phí được chia thành 4 nhóm chính, bao gồm chi phí ban đầu, chi phí thuê định kỳ, chi phí vận hành và bảo trì, cùng các khoản phát sinh khi kết thúc hợp đồng.

Nhóm chi phí	Các khoản cần dự trù	Thời điểm phát sinh
Chi phí ban đầu	Tiền đặt cọc, tiền thuê trả trước, thiết kế, cải tạo, nội thất, trang thiết bị và chuyển địa điểm	Trước và khi nhận bàn giao
Chi phí thuê định kỳ	Tiền thuê, VAT, điện, nước, internet và các dịch vụ liên quan	Hàng tháng hoặc theo kỳ thanh toán
Chi phí vận hành và bảo trì	Bảo vệ, vệ sinh, nhân sự kỹ thuật, bảo trì thang máy, điều hòa, hệ thống điện nước và PCCC	Định kỳ hoặc khi phát sinh
Chi phí cuối kỳ thuê	Tháo dỡ thiết bị, sửa chữa, hoàn trả mặt bằng và quyết toán công nợ	Khi kết thúc hợp đồng

 

Tùy theo mục đích sử dụng và đặc điểm công trình, cơ cấu chi phí có thể khác nhau đáng kể. Chẳng hạn, showroom cần đầu tư nhiều cho mặt tiền và hệ thống trưng bày; phòng khám cần chú trọng hạ tầng kỹ thuật, cấp thoát nước và các yêu cầu chuyên ngành; trong khi trung tâm đào tạo có thể phát sinh chi phí lớn cho phòng học, thiết bị và hệ thống cách âm.

Do đó, doanh nghiệp cần phân biệt giữa chi phí thực tế và dòng tiền cần chuẩn bị. Tiền đặt cọc là khoản vốn phải bố trí khi ký hợp đồng và có thể được hoàn trả theo điều kiện thỏa thuận. Tiền thuê trả trước là nghĩa vụ thanh toán cho kỳ thuê tiếp theo, còn chi phí cải tạo, trang thiết bị và vận hành cần được tính vào ngân sách sử dụng thực tế. Việc xác định đầy đủ các khoản này giúp doanh nghiệp chủ động tài chính và hạn chế phát sinh ngoài dự kiến.

2. Các khoản chi phí ban đầu khi thuê tòa nhà nguyên căn

Chi phí ban đầu thường chiếm tỷ trọng lớn trong dòng tiền doanh nghiệp cần chuẩn bị trước khi đưa tòa nhà vào hoạt động. Ngoài tiền đặt cọc và tiền thuê trả trước, ngân sách còn phụ thuộc vào hiện trạng bàn giao và mức độ đầu tư cần thiết để đáp ứng công năng sử dụng.

2.1 Tiền đặt cọc thuê

Tiền đặt cọc là khoản tiền bên thuê thanh toán cho bên cho thuê nhằm đảm bảo việc thực hiện hợp đồng thuê. Đây là khoản cần chuẩn bị ngay khi hai bên ký kết thỏa thuận đặt cọc hoặc hợp đồng chính thức.

Mức đặt cọc do hai bên thương lượng, thường được xác định dựa trên số tháng tiền thuê, giá trị hợp đồng và điều kiện giao dịch. Với các tòa nhà nguyên căn có giá trị thuê lớn, bên thuê cần xác định rõ số tiền đặt cọc và các điều kiện hoàn trả trước khi ký kết.

Các nội dung cần xác định gồm:

• Số tiền đặt cọc: Ghi rõ giá trị đặt cọc bằng số và bằng chữ, đồng thời xác định căn cứ tính tiền cọc.
• Thời điểm thanh toán: Quy định tiền cọc được chuyển khi ký thỏa thuận đặt cọc hay hợp đồng thuê.
• Điều kiện khấu trừ: Làm rõ các trường hợp bên cho thuê được khấu trừ tiền cọc để bù trừ công nợ hoặc thiệt hại theo hợp đồng.
• Điều kiện hoàn trả: Xác định những nghĩa vụ bên thuê cần hoàn thành trước khi nhận lại tiền cọc.
• Thời hạn hoàn trả: Ghi cụ thể thời gian hoàn tiền sau khi nghiệm thu và bàn giao mặt bằng.

Ví dụ, nếu tiền thuê tòa nhà là 300 triệu đồng/tháng và hai bên thỏa thuận đặt cọc 3 tháng, doanh nghiệp cần chuẩn bị 900 triệu đồng tiền cọc.

Khoản tiền này cần được theo dõi riêng trong kế hoạch dòng tiền. Doanh nghiệp không nên mặc định tiền cọc là chi phí thuê đã tiêu hao, vì khả năng thu hồi phụ thuộc vào việc thực hiện hợp đồng và điều kiện hoàn trả.

>> Xem thêm: Thuê văn phòng cọc bao nhiêu? Cách tính và hạch toán

2.2 Tiền thuê trả trước

Ngoài tiền đặt cọc, bên thuê cần chuẩn bị tiền thuê theo kỳ hạn được quy định trong hợp đồng. Hình thức thanh toán phổ biến là hàng tháng hoặc theo quý, tùy thỏa thuận giữa hai bên.

Với hợp đồng thanh toán theo quý, bên thuê cần bố trí ngân sách tương ứng 3 tháng tiền thuê ngay từ đầu mỗi kỳ.

Ví dụ:

• Giá thuê: 300 triệu đồng/tháng.
• Kỳ thanh toán: 3 tháng/lần.
• Tiền thuê mỗi kỳ: 900 triệu đồng.

Trước khi ký hợp đồng, bên thuê cần làm rõ các nội dung:

• Kỳ thanh toán và ngày đến hạn.
• Thời điểm bắt đầu tính tiền thuê.
• Thời gian miễn tiền thuê để thiết kế, cải tạo và lắp đặt thiết bị (nếu có).
• Cách xử lý khi bên cho thuê bàn giao mặt bằng chậm tiến độ.
• Điều kiện và tỷ lệ điều chỉnh giá thuê trong các năm tiếp theo.

Đặc biệt, cần phân biệt thời điểm nhận bàn giao, thời gian thi công và ngày chính thức tính tiền thuê. Nếu hợp đồng có thời gian miễn tiền thuê, các mốc này cần được ghi nhận cụ thể để tránh phát sinh chi phí ngoài kế hoạch.

2.3 Chi phí thiết kế và cải tạo tòa nhà

Chi phí thiết kế và cải tạo phụ thuộc vào hiện trạng công trình tại thời điểm bàn giao, mục đích sử dụng và yêu cầu vận hành của từng mô hình kinh doanh.

Tòa nhà đã hoàn thiện hệ thống kỹ thuật, sàn, trần, chiếu sáng và nhà vệ sinh thường cần ít hạng mục cải tạo hơn công trình bàn giao thô hoặc đã xuống cấp. Ngược lại, những mô hình có yêu cầu công năng đặc thù như phòng khám, showroom hoặc trung tâm đào tạo có thể cần đầu tư thêm nhiều hạng mục chuyên biệt.

Các khoản chi phí thường gặp gồm:

• Thiết kế mặt bằng công năng: Bố trí khu làm việc, phòng giao dịch, khu tiếp khách, phòng khám, phòng chức năng, khu trưng bày hoặc phòng đào tạo.
• Thi công hoàn thiện: Sàn, trần, vách ngăn, cửa, sơn tường, hệ thống chiếu sáng và các hạng mục nội thất cố định.
• Điều chỉnh hệ thống điện: Bổ sung ổ cắm, đường điện, tủ điện và công suất phù hợp với thiết bị sử dụng.
• Hệ thống điều hòa và thông gió: Lắp đặt hoặc điều chỉnh thiết bị theo đặc điểm không gian và nhu cầu hoạt động.
• Hệ thống cấp thoát nước: Bổ sung đường ống, thiết bị vệ sinh và các điểm cấp thoát nước tại khu vực cần thiết.
• Hạ tầng kỹ thuật chuyên biệt: Hệ thống mạng, camera, kiểm soát ra vào, cách âm hoặc các thiết bị phục vụ hoạt động chuyên ngành.

Tùy loại hình khai thác, một số hạng mục có thể cần được đầu tư thêm:

• Showroom, cửa hàng: Thiết kế mặt tiền, hệ thống trưng bày, chiếu sáng và bảng hiệu thương hiệu.
• Phòng khám, cơ sở y tế: Khu vực tiếp nhận bệnh nhân, phòng chức năng, hệ thống cấp thoát nước và các hạng mục kỹ thuật theo yêu cầu chuyên ngành.
• Trung tâm đào tạo: Phòng học, vách ngăn cách âm, hệ thống trình chiếu và thiết bị giảng dạy.
• Spa, cơ sở dịch vụ: Phòng chức năng, hệ thống nước, thông gió và các hạng mục phục vụ hoạt động chuyên môn.

Đối với các hạng mục ảnh hưởng đến kết cấu, hệ thống kỹ thuật chung hoặc PCCC, bên thuê cần có sự chấp thuận của chủ nhà và thực hiện các thủ tục cần thiết trước khi thi công.

Một điều khoản nên thương lượng là thời gian miễn tiền thuê trong giai đoạn cải tạo (fit-out period). Thời gian này cần được xác định dựa trên hiện trạng bàn giao, diện tích và khối lượng thi công thực tế.

>> Xem thêm: Báo giá thiết kế thi công nội thất văn phòng chi tiết [Mới nhất]

2.4 Chi phí nội thất và trang thiết bị văn phòng

Sau khi hoàn thiện mặt bằng, bên thuê cần đầu tư nội thất, máy móc và thiết bị phù hợp với mục đích khai thác tòa nhà. Ngân sách phụ thuộc vào quy mô hoạt động, số lượng nhân sự, công năng từng tầng và tiêu chuẩn trang bị của từng mô hình.

Các khoản đầu tư phổ biến gồm:

• Nội thất và thiết bị làm việc: Bàn ghế, tủ hồ sơ, quầy lễ tân, bàn tiếp khách và thiết bị văn phòng.
• Thiết bị kinh doanh: Kệ trưng bày, quầy giao dịch, hệ thống thanh toán, máy POS và thiết bị quản lý bán hàng.
• Thiết bị chuyên ngành: Máy móc y tế, thiết bị spa, dụng cụ đào tạo hoặc thiết bị phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Hệ thống công nghệ: Máy tính, máy chủ, thiết bị mạng, tổng đài và hệ thống quản lý dữ liệu.
• Hệ thống an ninh: Camera giám sát, khóa cửa, kiểm soát ra vào và thiết bị báo động.
• Thiết bị tiện ích: Hệ thống chiếu sáng, thiết bị vệ sinh, pantry và các tiện nghi phục vụ hoạt động hàng ngày.

Với những tòa nhà được thuê để triển khai mô hình kinh doanh đặc thù, chi phí thiết bị chuyên dụng có thể chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn đầu tư. Vì vậy, bên thuê nên lập danh mục trang thiết bị cần mua sắm và dự toán riêng cho từng khu vực trước khi đưa công trình vào khai thác.

2.5 Chi phí chuyển văn phòng và lắp đặt thiết bị

Sau khi hoàn thiện mặt bằng và chuẩn bị trang thiết bị, bên thuê cần dự trù chi phí vận chuyển, lắp đặt và kiểm tra hệ thống trước khi chính thức đưa tòa nhà vào sử dụng.

Các khoản thường gặp gồm:

• Vận chuyển nội thất, máy móc, thiết bị và tài sản đến địa điểm mới.
• Lắp đặt hệ thống điện, mạng, camera và thiết bị chuyên dụng.
• Kết nối, kiểm tra và chạy thử các hệ thống kỹ thuật.
• Vệ sinh công trình sau thi công và lắp đặt.
• Chi phí nhân công, vận chuyển và xử lý vật tư phát sinh trong quá trình hoàn thiện.

Đối với tòa nhà có nhiều tầng hoặc sử dụng thiết bị chuyên dụng, cần khảo sát trước điều kiện vận chuyển, tải trọng thang máy, lối tiếp cận và khả năng bố trí thiết bị. Việc lập kế hoạch lắp đặt theo từng giai đoạn giúp kiểm soát tiến độ, hạn chế hư hỏng và tránh ảnh hưởng đến quá trình đưa công trình vào hoạt động.

3. Các khoản chi phí thuê và vận hành tòa nhà hàng tháng

Chi phí vận hành định kỳ là nhóm ngân sách doanh nghiệp phải duy trì trong suốt thời hạn thuê. Ngoài tiền thuê và thuế, các khoản điện nước, nhân sự quản lý, bảo vệ, vệ sinh và bảo trì có thể chiếm tỷ trọng đáng kể tùy quy mô công trình.

3.1 Tiền thuê tòa nhà

Tiền thuê là khoản chi phí cố định cơ bản trong hợp đồng. Với hình thức thuê nguyên căn, chủ nhà thường báo giá theo tổng tòa nhà mỗi tháng hoặc thỏa thuận đơn giá dựa trên diện tích sử dụng.

Khi nhận báo giá, doanh nghiệp nên xác nhận:

• Giá thuê tính theo tháng hay theo đơn vị diện tích.
• Giá thuê đã bao gồm VAT hay chưa.
• Giá thuê có bao gồm phí quản lý và vận hành không.
• Đồng tiền thanh toán và tỷ giá áp dụng nếu báo giá bằng ngoại tệ.
• Mức điều chỉnh giá thuê theo từng năm hoặc từng giai đoạn.

Nếu hợp đồng có điều khoản tăng giá định kỳ, bộ phận tài chính cần đưa mức tăng này vào dự toán ngân sách cho toàn bộ thời hạn thuê thay vì chỉ tính theo giá thuê năm đầu tiên.

3.2 Thuế giá trị gia tăng (VAT)

Thuế giá trị gia tăng (VAT) là khoản cần xác định rõ khi lập ngân sách thuê tòa nhà nguyên căn. Nếu giá thuê được báo chưa bao gồm thuế, số tiền thanh toán thực tế sẽ cao hơn đơn giá trong báo giá ban đầu.

Doanh nghiệp cần kiểm tra tư cách pháp lý của bên cho thuê, nghĩa vụ xuất hóa đơn, thuế suất áp dụng và cách thể hiện giá thuê trong hợp đồng.

Theo Nghị quyết 204/2025/QH15, hoạt động kinh doanh bất động sản thuộc nhóm không được áp dụng chính sách giảm 2% thuế GTGT xuống 8% trong giai đoạn từ ngày 01/07/2025 đến hết ngày 31/12/2026.

Vì vậy, đối với giao dịch cho thuê bất động sản thuộc diện chịu thuế suất phổ thông, doanh nghiệp cần dự trù mức thuế 10%. Trường hợp bên cho thuê là cá nhân hoặc hộ kinh doanh, nghĩa vụ thuế được xác định theo quy định tương ứng với hình thức kinh doanh và hồ sơ giao dịch.

>> Doanh nghiệp có thể tham khảo Nghị quyết 204/2025/QH15 về giảm thuế giá trị gia tăng và Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 để xác định nghĩa vụ thuế phù hợp.

3.3 Chi phí điện, nước và điều hòa

Điện, nước và điều hòa là nhóm chi phí biến đổi, phụ thuộc vào quy mô hoạt động, số lượng người sử dụng, thiết bị lắp đặt và thời gian khai thác tòa nhà.

Các khoản cần dự trù gồm:

• Tiền điện: Điện phục vụ chiếu sáng, thiết bị văn phòng, máy móc, hệ thống điều hòa, thang máy và các thiết bị chuyên dụng.
• Tiền nước: Nước sinh hoạt, vệ sinh, khu vực pantry, nhà vệ sinh và các hoạt động kinh doanh cần sử dụng nước thường xuyên.
• Chi phí điều hòa: Điện năng và chi phí vận hành hệ thống điều hòa trung tâm hoặc điều hòa cục bộ.
• Điện ngoài giờ: Chi phí phát sinh khi sử dụng điều hòa hoặc các hệ thống kỹ thuật ngoài khung giờ vận hành thông thường.
• Nhiên liệu máy phát điện: Chi phí nhiên liệu và vận hành máy phát dự phòng nếu thuộc trách nhiệm của bên thuê.

Đối với các mô hình như phòng khám, cơ sở y tế, spa, nhà hàng hoặc trung tâm đào tạo, nhu cầu sử dụng điện nước có thể cao hơn do đặc thù thiết bị và thời gian hoạt động. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra công suất cấp điện, hệ thống đồng hồ đo, khả năng cấp nước và phương thức tính phí trước khi ký hợp đồng.

>> Xem thêm: Chi phí điện nước và điều hòa trung tâm được tính như thế nào?

3.4 Chi phí quản lý và vận hành tòa nhà

Khi thuê toàn bộ tòa nhà, bên thuê có thể phải trực tiếp tổ chức hoạt động quản lý và giám sát công trình nếu chủ nhà không cung cấp dịch vụ vận hành.

Chi phí này thường bao gồm:

• Quản lý hoạt động chung và giám sát tình trạng công trình.
• Theo dõi hệ thống điện, nước và các thiết bị kỹ thuật.
• Tiếp nhận, điều phối xử lý sự cố và yêu cầu sửa chữa.
• Kiểm soát hoạt động tại các khu vực chung.
• Điều phối nhân sự bảo vệ, vệ sinh và kỹ thuật.
• Quản lý nhà cung cấp dịch vụ và theo dõi chi phí vận hành.

Tùy quy mô tòa nhà, doanh nghiệp có thể bố trí nhân sự quản lý nội bộ hoặc thuê đơn vị quản lý vận hành chuyên nghiệp. Trước khi ký hợp đồng, cần xác định rõ giá thuê đã bao gồm dịch vụ quản lý hay chưa, phạm vi công việc được cung cấp và các khoản phải thanh toán riêng.

3.5 Chi phí bảo vệ và an ninh

Chi phí bảo vệ được xác định dựa trên quy mô công trình, số lượng người ra vào, thời gian hoạt động và yêu cầu kiểm soát an ninh.

Các khoản cần dự trù gồm:

• Nhân sự trực tại cổng, sảnh và khu vực ra vào.
• Chi phí thuê đơn vị bảo vệ chuyên nghiệp.
• Nhân sự trực ca đêm hoặc bảo vệ 24/7.
• Kiểm soát khách đến giao dịch, phương tiện và tài sản.
• Giám sát camera và hệ thống kiểm soát ra vào.

Với những tòa nhà có hoạt động giao dịch thường xuyên, showroom, phòng khám hoặc cơ sở kinh doanh dịch vụ, việc bố trí nhân sự bảo vệ cần được tính toán theo lưu lượng khách và thời gian mở cửa. Doanh nghiệp cũng nên xác định nhu cầu trực ngoài giờ để tránh phát sinh chi phí nhân sự không nằm trong dự toán ban đầu.

3.6 Chi phí vệ sinh và thu gom rác

Chi phí vệ sinh bao gồm nhân công và dịch vụ làm sạch các khu vực trong tòa nhà như sảnh, hành lang, cầu thang, nhà vệ sinh, khu vực làm việc và các không gian phục vụ khách hàng.

Tùy quy mô và mục đích khai thác, doanh nghiệp có thể thuê nhân viên vệ sinh thường xuyên hoặc ký hợp đồng với đơn vị cung cấp dịch vụ vệ sinh chuyên nghiệp.

Ngoài vệ sinh định kỳ, cần dự trù thêm:

• Chi phí thu gom và xử lý rác thải sinh hoạt.
• Vệ sinh kính, mặt tiền và các khu vực bên ngoài.
• Tổng vệ sinh công trình theo định kỳ.
• Chi phí vệ sinh chuyên biệt theo đặc thù hoạt động.
• Kiểm soát côn trùng và khử khuẩn khi cần thiết.

Đối với phòng khám, cơ sở y tế, nhà hàng hoặc các mô hình kinh doanh có yêu cầu vệ sinh chuyên ngành, doanh nghiệp cần tính riêng chi phí xử lý chất thải và vệ sinh chuyên biệt theo quy định áp dụng, thay vì gộp chung vào chi phí vệ sinh thông thường.

3.7 Chi phí internet, viễn thông và gửi xe

Internet, viễn thông và bãi đỗ xe là những khoản chi phí hỗ trợ hoạt động thường xuyên của tòa nhà. Mức chi trả phụ thuộc vào số lượng người sử dụng, thiết bị kết nối, nhu cầu giao dịch và khả năng đáp ứng của hạ tầng hiện hữu.

Hạng mục	Các khoản chi phí cần kiểm tra
Internet	Cước thuê bao, thiết bị mạng, đường truyền dự phòng
Điện thoại	Tổng đài, số máy nhánh, cước viễn thông
Gửi xe	Phí gửi ô tô, xe máy, thuê thêm chỗ đỗ
Thu gom rác	Phí thu gom và xử lý theo thỏa thuận
Cảnh quan	Chăm sóc cây xanh, khuôn viên và khu vực bên ngoài
Kiểm soát côn trùng	Phun khử khuẩn, diệt côn trùng định kỳ

 

Đối với tòa nhà có lượng khách đến giao dịch hoặc sử dụng dịch vụ thường xuyên, doanh nghiệp cần đánh giá khả năng đáp ứng của bãi đỗ xe và xác nhận số lượng chỗ đậu được sử dụng. Nếu sức chứa tại chỗ không đáp ứng nhu cầu, cần tính thêm chi phí thuê bãi xe bên ngoài.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên kiểm tra hạ tầng internet, khả năng lắp đặt đường truyền riêng và mức độ ổn định của kết nối để bảo đảm hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

4. Chi phí bảo trì và sửa chữa hệ thống kỹ thuật tòa nhà

Khác với việc thuê một diện tích sàn văn phòng trong cao ốc đã có ban quản lý, thuê tòa nhà nguyên căn có thể khiến doanh nghiệp phải trực tiếp phối hợp tổ chức bảo trì nhiều hệ thống kỹ thuật.

Chi phí nhóm này phụ thuộc vào tuổi thọ công trình, tình trạng thiết bị, tần suất sử dụng và phạm vi trách nhiệm được ghi nhận trong hợp đồng.

4.1 Chi phí bảo trì thang máy

Đối với tòa nhà được trang bị thang máy, việc kiểm tra và bảo trì định kỳ là cần thiết để đảm bảo thiết bị vận hành ổn định, an toàn cho nhân viên, khách hàng và người đến giao dịch.

Các khoản chi phí có thể phát sinh gồm:

• Bảo trì định kỳ: Chi phí ký hợp đồng với đơn vị chuyên môn để kiểm tra và bảo dưỡng thiết bị.
• Kiểm tra hệ thống kỹ thuật: Kiểm tra động cơ, cáp tải, hệ thống điều khiển, cửa tầng và các thiết bị an toàn.
• Thay thế linh kiện: Chi phí thay thế các bộ phận bị hao mòn hoặc hư hỏng trong quá trình sử dụng.
• Xử lý sự cố: Chi phí sửa chữa khi thang máy gặp trục trặc hoặc ngừng hoạt động.
• Kiểm định an toàn: Chi phí kiểm định theo quy định hiện hành.

Trước khi thuê, bên thuê nên kiểm tra số lượng thang máy, tải trọng, tình trạng vận hành, hồ sơ kiểm định và lịch sử bảo trì. Đối với công trình có nhiều tầng hoặc lưu lượng người sử dụng lớn, cần đặc biệt quan tâm đến khả năng đáp ứng của hệ thống thang máy trong giờ cao điểm.

>> Tham khảo:

• Quy trình bảo trì tòa nhà chuyên nghiệp giúp vận hành hiệu quả
• Chi phí bảo trì văn phòng gồm những gì? Mẹo tối ưu tốt nhất

4.2 Chi phí bảo trì hệ thống điều hòa

Hệ thống điều hòa và thông gió có vai trò duy trì nhiệt độ, chất lượng không khí và điều kiện sử dụng bên trong tòa nhà. Tùy mục đích khai thác, hệ thống này có thể phải hoạt động liên tục hoặc theo khung giờ nhất định.

Các hạng mục bảo trì thường gồm:

• Vệ sinh bộ lọc, dàn nóng và dàn lạnh.
• Kiểm tra đường ống dẫn gas, ống thoát nước ngưng.
• Bảo dưỡng máy nén và hệ thống điều khiển.
• Kiểm tra quạt thông gió và hệ thống cấp khí tươi.
• Sửa chữa hoặc thay thế thiết bị khi hiệu suất hoạt động suy giảm.

Với tòa nhà sử dụng hệ thống điều hòa trung tâm, chi phí bảo trì có thể khác đáng kể so với công trình sử dụng điều hòa cục bộ. Bên thuê cần kiểm tra công suất thiết bị, tình trạng vận hành và xác định rõ trách nhiệm bảo dưỡng trong hợp đồng.

>> Xem thêm: Tìm hiểu điều hòa trong các tòa nhà văn phòng

4.3 Chi phí bảo trì máy phát điện và hệ thống điện

Máy phát điện dự phòng và hệ thống điện có vai trò duy trì hoạt động của các thiết bị quan trọng khi nguồn điện lưới gặp sự cố. Đây là hạng mục cần được kiểm tra thường xuyên, đặc biệt đối với tòa nhà có hoạt động kinh doanh liên tục hoặc sử dụng nhiều thiết bị điện công suất lớn.

Các khoản chi phí có thể phát sinh gồm:

• Bảo dưỡng động cơ và hệ thống nhiên liệu máy phát điện.
• Thay dầu, lọc dầu, ắc quy và các linh kiện hao mòn.
• Kiểm tra hệ thống khởi động và thiết bị chuyển nguồn tự động.
• Chạy thử máy phát và kiểm tra khả năng cấp điện dự phòng.
• Sửa chữa tủ điện, hệ thống dây dẫn và thiết bị đóng ngắt.

Khi khảo sát tòa nhà, bên thuê cần kiểm tra công suất máy phát, phạm vi thiết bị được cấp điện dự phòng và khả năng đáp ứng tải thực tế. Với những mô hình sử dụng máy móc chuyên dụng, thiết bị y tế hoặc hệ thống công nghệ có yêu cầu nguồn điện ổn định, cần đánh giá kỹ năng lực của hệ thống điện trước khi ký hợp đồng.

4.4 Chi phí bảo trì hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC)

Hệ thống PCCC cần được duy trì trong tình trạng hoạt động tốt nhằm đảm bảo an toàn cho người sử dụng và tài sản trong suốt quá trình khai thác tòa nhà. Chi phí bảo trì và kiểm tra phụ thuộc vào quy mô công trình, thiết kế hệ thống và các yêu cầu pháp lý áp dụng.

Các hạng mục cần kiểm tra gồm:

• Hệ thống báo cháy tự động và thiết bị cảnh báo.
• Bình chữa cháy và các phương tiện chữa cháy tại chỗ.
• Hệ thống bơm chữa cháy và đường ống cấp nước.
• Đầu phun sprinkler và các thiết bị chữa cháy tự động.
• Đèn chiếu sáng sự cố và biển chỉ dẫn thoát nạn.
• Hệ thống hút khói, tăng áp cầu thang và các thiết bị liên quan theo thiết kế công trình.

Chi phí có thể phát sinh từ việc kiểm tra, bảo dưỡng thiết bị, thay thế linh kiện, khắc phục hư hỏng và duy trì các điều kiện an toàn PCCC theo quy định.

Trước khi tiếp nhận tòa nhà, bên thuê cần kiểm tra hồ sơ nghiệm thu, tình trạng hệ thống, các biên bản kiểm tra và phạm vi trách nhiệm vận hành. Đặc biệt, cần xác định rõ bên nào chịu chi phí bảo trì định kỳ, sửa chữa thiết bị và khắc phục các tồn tại đã có trước thời điểm bàn giao.

>> Cơ sở pháp lý cần tham khảo gồm Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ số 55/2024/QH15 và Nghị định 105/2025/NĐ-CP.

4.5 Chi phí sửa chữa công trình và hệ thống cấp thoát nước

Bên cạnh thiết bị kỹ thuật, tòa nhà còn cần được bảo dưỡng và sửa chữa các hạng mục liên quan đến cấp thoát nước, kết cấu và hoàn thiện công trình. Đây là nhóm chi phí có thể phát sinh bất ngờ nếu hệ thống xuống cấp hoặc không được kiểm tra thường xuyên.

Các hạng mục thường gặp gồm:

• Hệ thống cấp nước: Kiểm tra đường ống, bồn chứa, máy bơm và thiết bị cấp nước.
• Hệ thống thoát nước: Xử lý tắc nghẽn, rò rỉ đường ống và sửa chữa hệ thống thoát nước thải.
• Chống thấm công trình: Xử lý thấm dột tại mái, sân thượng, tường và khu vực nhà vệ sinh.
• Kết cấu và hoàn thiện: Sửa chữa cửa, kính, sàn, trần, tường và các khu vực xuống cấp.
• Hệ thống chiếu sáng: Thay thế thiết bị, sửa chữa đường dây và các bộ phận điều khiển.
• Hệ thống bơm và xử lý nước: Bảo dưỡng máy bơm, bể chứa và thiết bị xử lý nước nếu có.

Đối với các tòa nhà có hoạt động kinh doanh đặc thù như phòng khám, nhà hàng, spa hoặc cơ sở dịch vụ, hệ thống cấp thoát nước cần được kiểm tra kỹ hơn do tần suất sử dụng và nhu cầu vận hành có thể cao.

Bên thuê không nên mặc định mọi khoản sửa chữa đều thuộc trách nhiệm của mình. Việc phân định chi phí cần căn cứ vào nguyên nhân hư hỏng, hiện trạng bàn giao, nghĩa vụ của các bên theo pháp luật và điều khoản hợp đồng.

4.6 Trách nhiệm bảo trì và sửa chữa giữa bên cho thuê và bên thuê

Đây là nội dung cần đặc biệt lưu ý khi thuê tòa nhà nguyên căn. Nếu hợp đồng không quy định rõ trách nhiệm bảo trì, bên thuê có thể gặp khó khăn khi phát sinh các sự cố liên quan đến kết cấu hoặc hệ thống kỹ thuật có giá trị sửa chữa lớn.

Về nguyên tắc, Điều 477 Bộ luật Dân sự 2015 quy định nghĩa vụ bảo đảm giá trị sử dụng của tài sản thuê và sửa chữa hư hỏng, khuyết tật của tài sản thuê thuộc bên cho thuê, trừ những hư hỏng nhỏ mà bên thuê phải tự sửa theo tập quán. Điều 479 quy định trách nhiệm bảo quản, bảo dưỡng và sửa chữa nhỏ của bên thuê.

Doanh nghiệp nên thỏa thuận cụ thể trách nhiệm đối với từng hạng mục:

Hạng mục	Nội dung cần phân định
Thang máy	Bảo trì định kỳ, kiểm định, sửa chữa và thay thế thiết bị
Điều hòa	Vệ sinh, bảo dưỡng và xử lý sự cố
Máy phát điện	Bảo trì động cơ, nhiên liệu và hệ thống chuyển nguồn
Hệ thống điện nước	Sửa chữa đường ống, tủ điện, máy bơm và thiết bị
PCCC	Duy trì hoạt động, bảo trì và khắc phục các tồn tại
Kết cấu công trình	Chống thấm, xử lý nứt, sửa chữa mái và tường
Thiết bị do bên thuê lắp đặt	Bảo dưỡng và sửa chữa theo trách nhiệm sử dụng

 

Việc xác định rõ trách nhiệm ngay từ đầu giúp hạn chế tranh chấp, kiểm soát chi phí sửa chữa và đảm bảo tòa nhà duy trì điều kiện khai thác ổn định trong suốt thời hạn thuê.

5. Chi phí phát sinh khi kết thúc hợp đồng thuê tòa nhà

Khi hết thời hạn thuê hoặc chấm dứt hợp đồng trước thời hạn, bên thuê có thể phát sinh thêm chi phí tháo dỡ, vận chuyển tài sản, sửa chữa và khôi phục hiện trạng công trình. Các khoản này phụ thuộc vào mục đích sử dụng, mức độ cải tạo trong thời gian thuê và điều kiện hoàn trả được quy định trong hợp đồng.

5.1 Chi phí tháo dỡ nội thất và thiết bị

Khi kết thúc hợp đồng, bên thuê cần xác định những hạng mục được phép mang đi, những tài sản có thể bàn giao lại cho chủ nhà và các hạng mục phải tháo dỡ để hoàn trả công trình.

Các khoản chi phí thường gặp gồm:

• Tháo dỡ nội thất: Vách ngăn, quầy giao dịch, kệ trưng bày, tủ kệ và các hạng mục nội thất cố định.
• Tháo dỡ hệ thống kỹ thuật: Camera, thiết bị mạng, hệ thống kiểm soát ra vào, đường dây điện và các thiết bị do bên thuê lắp đặt.
• Di dời máy móc, thiết bị: Máy móc kinh doanh, thiết bị y tế, thiết bị đào tạo, máy móc chuyên dụng và tài sản phục vụ hoạt động.
• Vận chuyển tài sản: Chi phí nhân công, phương tiện và thiết bị hỗ trợ di dời.
• Xử lý vật tư sau tháo dỡ: Thu gom, vận chuyển phế thải và vệ sinh khu vực thi công.

Một số hạng mục cải tạo có thể được chủ nhà đồng ý giữ lại để phục vụ khách thuê tiếp theo. Bên thuê nên thống nhất phương án xử lý tài sản và chi phí tháo dỡ với chủ nhà trước khi kết thúc hợp đồng để tránh đầu tư thêm cho những hạng mục không cần thiết.

5.2 Chi phí hoàn trả mặt bằng

Chi phí hoàn trả mặt bằng phụ thuộc vào hiện trạng công trình tại thời điểm bàn giao ban đầu và các điều kiện được thống nhất trong hợp đồng thuê.

Tùy mức độ sử dụng và cải tạo, bên thuê có thể phải thực hiện một số công việc như:

• Sơn sửa tường, trần và các khu vực bị hư hỏng.
• Khôi phục vách ngăn, sàn và các hạng mục hoàn thiện theo hiện trạng ban đầu.
• Sửa chữa hệ thống điện, nước hoặc thiết bị bị hư hỏng do quá trình sử dụng.
• Tháo dỡ các hạng mục lắp đặt không được phép giữ lại.
• Vệ sinh tổng thể và nghiệm thu công trình trước khi bàn giao.

Theo Điều 482 Bộ luật Dân sự 2015, bên thuê có nghĩa vụ trả lại tài sản trong tình trạng như khi nhận, trừ hao mòn tự nhiên hoặc trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Vì vậy, biên bản bàn giao, hình ảnh hiện trạng và danh mục thiết bị tại thời điểm nhận nhà là cơ sở quan trọng để xác định trách nhiệm khi kết thúc thuê.

>>> Doanh nghiệp có thể tham khảo Bộ luật Dân sự 2015, đặc biệt các Điều 477, 479 và 482 về nghĩa vụ sửa chữa, bảo quản và hoàn trả tài sản thuê.

5.3 Quyết toán công nợ và hoàn trả tiền đặt cọc

Trước khi hoàn tất việc bàn giao tòa nhà, hai bên cần đối chiếu toàn bộ nghĩa vụ tài chính phát sinh trong thời gian thuê. Đây là bước quan trọng để xác định số tiền còn phải thanh toán và giá trị tiền đặt cọc được hoàn trả.

Các khoản cần kiểm tra gồm:

• Tiền thuê và các kỳ thanh toán còn tồn đọng.
• Chi phí điện, nước, điều hòa và internet.
• Chi phí quản lý, bảo vệ, vệ sinh và các dịch vụ liên quan.
• Chi phí sửa chữa thuộc trách nhiệm của bên thuê.
• Các khoản bồi thường hoặc khấu trừ theo hợp đồng.
• Các khoản thuế, phí và nghĩa vụ tài chính khác nếu có.

Sau khi hoàn thành nghĩa vụ, bên cho thuê thực hiện hoàn trả tiền đặt cọc theo điều kiện và thời hạn đã thống nhất.

Để hạn chế tranh chấp, hợp đồng cần quy định rõ thời điểm nghiệm thu, phương thức xác định thiệt hại, thời hạn quyết toán công nợ và thời gian hoàn trả tiền cọc. Bên thuê cũng nên lưu giữ chứng từ thanh toán, biên bản sửa chữa và hồ sơ bàn giao trong suốt thời hạn sử dụng tòa nhà.

6. Cách tính tổng ngân sách khi thuê tòa nhà nguyên căn

Để kiểm soát tài chính, bên thuê nên xây dựng kế hoạch ngân sách theo từng giai đoạn, bao gồm vốn cần chuẩn bị ban đầu, chi phí vận hành định kỳ và các khoản phát sinh trong toàn bộ thời hạn thuê. Việc tính toán đầy đủ giúp đánh giá chính xác khả năng tài chính và lựa chọn tòa nhà phù hợp với mục đích khai thác.

6.1 Công thức tính ngân sách ban đầu

Ngân sách ban đầu được xác định từ các khoản doanh nghiệp phải thanh toán trước và trong giai đoạn tiếp nhận tòa nhà.

Công thức:

Ngân sách ban đầu = Tiền đặt cọc + Tiền thuê trả trước + Thuế phát sinh theo kỳ thanh toán + Chi phí cải tạo + Chi phí nội thất + Chi phí chuyển văn phòng + Các khoản đầu tư ban đầu khác.

Trong đó:

• Tiền đặt cọc: Khoản tiền bảo đảm thực hiện hợp đồng, có thể được hoàn trả khi kết thúc thuê theo điều kiện thỏa thuận.
• Tiền thuê trả trước: Khoản thanh toán cho kỳ thuê đầu tiên hoặc các kỳ thuê tiếp theo theo hợp đồng.
• Chi phí thiết kế, cải tạo: Ngân sách hoàn thiện công trình theo công năng sử dụng.
• Chi phí nội thất, trang thiết bị: Các khoản đầu tư phục vụ hoạt động kinh doanh, giao dịch hoặc vận hành.
• Chi phí vận chuyển, lắp đặt: Chi phí đưa máy móc, thiết bị và tài sản vào công trình.

Khi lập ngân sách, nên theo dõi riêng tiền đặt cọc vì đây là khoản vốn tạm thời bị chiếm dụng, không mặc nhiên là chi phí tiêu hao. Đồng thời, cần tránh tính trùng tiền thuê trả trước vào chi phí vận hành của cùng kỳ khi tổng hợp dòng tiền.

6.2 Công thức tính chi phí vận hành hàng tháng

Chi phí vận hành hàng tháng phản ánh tổng số tiền cần chi trả để duy trì hoạt động của tòa nhà. Cơ cấu chi phí thay đổi tùy mục đích sử dụng, quy mô công trình, thời gian hoạt động và mô hình quản lý.

Công thức:

Tổng chi phí vận hành tháng = Tiền thuê + VAT (nếu có) + Điện nước + Điều hòa + Nhân sự quản lý + Bảo vệ + Vệ sinh + Internet + Bảo trì + Các khoản dịch vụ khác.

Các khoản có thể chia thành hai nhóm:

• Chi phí cố định: Tiền thuê, nhân sự quản lý, hợp đồng bảo vệ và vệ sinh định kỳ.
• Chi phí biến đổi: Điện, nước, nhiên liệu, sửa chữa và các dịch vụ tính theo mức sử dụng.

Tùy loại hình khai thác, một số khoản có thể chiếm tỷ trọng đáng kể. Chẳng hạn, cơ sở y tế cần quan tâm đến chi phí vận hành thiết bị chuyên dụng và xử lý chất thải theo quy định; showroom cần tính đến điện chiếu sáng và an ninh; trong khi nhà hàng hoặc cơ sở dịch vụ có thể phát sinh chi phí nước, vệ sinh và xử lý rác cao hơn.

Doanh nghiệp nên theo dõi chi phí theo từng tháng để đánh giá mức tiêu thụ, phát hiện những khoản vượt ngân sách và điều chỉnh phương án vận hành khi cần thiết.

6.3 Công thức tính tổng chi phí trong thời hạn thuê

Để đánh giá hiệu quả tài chính của phương án thuê, doanh nghiệp cần tính tổng chi phí trong toàn bộ thời hạn hợp đồng thay vì chỉ căn cứ vào giá thuê hàng tháng.

Công thức:

Tổng ngân sách thuê = Chi phí thuê trong toàn kỳ + Chi phí vận hành trong toàn kỳ + Chi phí cải tạo và đầu tư + Chi phí bảo trì thuộc trách nhiệm bên thuê + Chi phí hoàn trả mặt bằng.

Khi tính dòng tiền thực tế, cần cộng thêm tiền đặt cọc tại thời điểm thanh toán và ghi nhận khoản hoàn trả dự kiến ở cuối hợp đồng. Nếu có thời gian miễn thuê, ưu đãi giá hoặc điều chỉnh tiền thuê theo năm, cần đưa các yếu tố này vào bảng tính.

6.4 Ví dụ dự trù ngân sách thuê tòa nhà nguyên căn

Để hình dung số vốn cần chuẩn bị, giả sử một doanh nghiệp thuê tòa nhà nguyên căn với các điều kiện thương mại sau:

Thông số	Giá trị giả định
Giá thuê	300 triệu đồng/tháng
Tiền đặt cọc	3 tháng
Kỳ thanh toán	3 tháng/lần
VAT	10%
Chi phí cải tạo	Chưa xác định

 

Ngân sách cần chuẩn bị khi ký hợp đồng và thanh toán kỳ thuê đầu tiên:

Khoản mục	Số tiền
Tiền đặt cọc 3 tháng	900 triệu đồng
Tiền thuê 3 tháng	900 triệu đồng
VAT 10% trên tiền thuê 3 tháng	90 triệu đồng
Tổng dòng tiền ban đầu	1,89 tỷ đồng

 

Như vậy, với giá thuê 300 triệu đồng/tháng, tiền đặt cọc 3 tháng và thanh toán tiền thuê theo quý, bên thuê cần chuẩn bị 1,89 tỷ đồng cho giai đoạn ký hợp đồng và kỳ thanh toán đầu tiên.

Ví dụ trên giả định bên cho thuê là doanh nghiệp có giao dịch cho thuê thuộc diện chịu VAT 10%, giá thuê chưa bao gồm thuế và tiền thuê 3 tháng được thanh toán trước. Tiền cọc được xem là khoản bảo đảm có thể hoàn trả theo điều kiện hợp đồng và không tính VAT trong phép tính minh họa này.

Lưu ý: Số tiền 1,89 tỷ đồng mới phản ánh dòng tiền ban đầu cho tiền cọc và kỳ thanh toán đầu tiên, chưa bao gồm chi phí thiết kế, cải tạo, nội thất, máy móc, trang thiết bị và vận hành. Doanh nghiệp cần bổ sung các khoản này dựa trên hiện trạng công trình và mục đích khai thác thực tế trước khi phê duyệt ngân sách.

7. Những khoản chi phí cần phân định rõ trong hợp đồng thuê

Đối với hợp đồng thuê nguyên căn, việc phân định trách nhiệm thanh toán cần được thực hiện cụ thể theo từng hạng mục. Nếu hợp đồng chỉ ghi chung chung rằng bên thuê chịu chi phí vận hành và bảo trì, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi xác định nghĩa vụ đối với các hư hỏng lớn hoặc thiết bị có giá trị cao.

7.1 Bảng phân định trách nhiệm chi phí giữa bên cho thuê và bên thuê

Hạng mục	Căn cứ xác định trách nhiệm
Tiền thuê và VAT	Giá thuê và nghĩa vụ thuế theo giao dịch
Điện, nước	Mức tiêu thụ và phương thức tính phí
Bảo vệ, vệ sinh	Phạm vi dịch vụ và thỏa thuận
Bảo trì thang máy	Hợp đồng bảo trì và điều khoản thuê
Bảo trì điều hòa	Tình trạng bàn giao và thỏa thuận
Hư hỏng kết cấu	Nghĩa vụ bên cho thuê và nguyên nhân hư hỏng
Sửa chữa nhỏ	Nghĩa vụ bảo quản của bên thuê
Thiệt hại do bên thuê gây ra	Trách nhiệm bồi thường theo căn cứ thực tế
PCCC	Nghĩa vụ pháp luật và phạm vi vận hành
Hoàn trả mặt bằng	Hiện trạng bàn giao và điều khoản hợp đồng

 

Theo Bộ luật Dân sự 2015, Điều 477 quy định bên cho thuê phải bảo đảm tài sản thuê phù hợp với mục đích thuê và sửa chữa hư hỏng, khuyết tật, trừ các hư hỏng nhỏ mà bên thuê phải tự sửa theo tập quán. Điều 479 quy định bên thuê có trách nhiệm bảo quản, bảo dưỡng và sửa chữa nhỏ, đồng thời không phải chịu trách nhiệm đối với hao mòn tự nhiên.

Các quy định này là cơ sở để hai bên xác định nghĩa vụ, nhưng doanh nghiệp vẫn cần rà soát hợp đồng cụ thể và lập phụ lục phân định trách nhiệm đối với từng hệ thống kỹ thuật.

7.2 Checklist chi phí cần xác nhận trước khi ký hợp đồng

Trước khi ký kết, doanh nghiệp nên yêu cầu bên cho thuê xác nhận bằng văn bản các nội dung sau:

• Giá thuê đã bao gồm VAT hay chưa.
• Tiền đặt cọc và điều kiện hoàn trả.
• Kỳ thanh toán và thời hạn thanh toán.
• Phí quản lý, bảo vệ và vệ sinh.
• Đơn giá điện, nước và điều hòa.
• Chi phí sử dụng ngoài giờ.
• Phạm vi bảo trì thang máy, máy phát điện và PCCC.
• Trách nhiệm sửa chữa hệ thống điện nước và kết cấu.
• Chi phí cải tạo và điều kiện thi công.
• Thời gian miễn tiền thuê trong giai đoạn cải tạo.
• Điều kiện hoàn trả mặt bằng.
• Thời hạn quyết toán và hoàn trả tiền cọc.

Doanh nghiệp cũng nên lập biên bản bàn giao có hình ảnh, mô tả hiện trạng, danh mục thiết bị và chỉ số đồng hồ điện nước. Đây là căn cứ đối chiếu khi phát sinh sửa chữa hoặc khi kết thúc hợp đồng.

8. Maison Office hỗ trợ doanh nghiệp tìm thuê tòa nhà nguyên căn

Tìm thuê tòa nhà nguyên căn đòi hỏi doanh nghiệp đánh giá đồng thời vị trí, quy mô công trình, công năng sử dụng, hiện trạng bàn giao và tổng chi phí đầu tư. Maison Office hỗ trợ kết nối doanh nghiệp với các tòa nhà cho thuê nguyên căn tại TP.HCM và Hà Nội, đáp ứng đa dạng nhu cầu khai thác như làm trụ sở, văn phòng giao dịch, showroom, phòng khám, trung tâm đào tạo và cơ sở kinh doanh dịch vụ.

Khi sử dụng dịch vụ tư vấn của Maison Office, doanh nghiệp được hỗ trợ:

• Tìm kiếm tòa nhà nguyên căn: Lựa chọn công trình theo khu vực, diện tích, số tầng, ngân sách và mục đích sử dụng.
• Cập nhật nguồn cung: Tiếp cận thông tin các tòa nhà đang cho thuê, giá thuê và điều kiện bàn giao.
• Đánh giá công trình: Khảo sát vị trí, kết cấu, hệ thống kỹ thuật, bãi đỗ xe và khả năng đáp ứng công năng khai thác.
• So sánh phương án thuê: Đối chiếu giá thuê, tiền đặt cọc, chi phí cải tạo và các điều kiện thương mại giữa những tòa nhà phù hợp.
• Hỗ trợ đàm phán: Làm việc với chủ nhà về giá thuê, thời hạn thuê, thời gian miễn tiền thuê và các điều khoản hợp đồng.

Liên hệ Maison Office để được tư vấn tìm thuê tòa nhà nguyên căn phù hợp tại TP.HCM và Hà Nội, cập nhật danh sách công trình đang chào thuê, nhận báo giá và sắp xếp khảo sát thực tế. Đội ngũ Maison Office đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình lựa chọn mặt bằng và đàm phán điều kiện thuê phù hợp với nhu cầu khai thác và ngân sách.

9. Câu hỏi về chi phí thuê tòa nhà nguyên căn

9.1 Thuê tòa nhà nguyên căn cần chuẩn bị những khoản tiền nào?

Doanh nghiệp cần chuẩn bị tiền đặt cọc, tiền thuê trả trước, VAT theo giao dịch, chi phí cải tạo, nội thất, trang thiết bị và chuyển văn phòng. Sau khi tiếp nhận, doanh nghiệp cần có ngân sách vận hành hàng tháng và khoản dự phòng cho sửa chữa, bảo trì. Số tiền cụ thể phụ thuộc vào giá thuê, kỳ thanh toán và hiện trạng bàn giao.

9.2 Tiền đặt cọc thuê tòa nhà nguyên căn là bao nhiêu tháng?

Tiền đặt cọc do bên cho thuê và bên thuê thương lượng, không có một mức cố định áp dụng cho mọi giao dịch. Mức cọc có thể phụ thuộc vào giá trị hợp đồng, thời hạn thuê, hiện trạng tài sản và năng lực tài chính của bên thuê. Doanh nghiệp cần thống nhất rõ số tiền, điều kiện khấu trừ và thời hạn hoàn trả trong hợp đồng.

9.3 Thuê tòa nhà nguyên căn có phải trả phí quản lý không?

Không phải mọi tòa nhà nguyên căn đều có khoản phí quản lý riêng. Nếu chủ nhà cung cấp dịch vụ vận hành, chi phí có thể được tính trong giá thuê hoặc thu riêng. Nếu doanh nghiệp tự quản lý, cần dự trù ngân sách cho nhân sự bảo vệ, vệ sinh, kỹ thuật, quản lý và bảo trì công trình.

9.4 Ai chịu chi phí bảo trì thang máy và hệ thống PCCC?

Trách nhiệm chi trả phụ thuộc vào nghĩa vụ pháp lý, tình trạng bàn giao, nguyên nhân hư hỏng và thỏa thuận thuê. Doanh nghiệp nên yêu cầu chủ nhà cung cấp hồ sơ bảo trì, kiểm định và tình trạng hệ thống trước khi nhận nhà. Hợp đồng cần xác định rõ bên chịu chi phí bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa lớn và khắc phục sự cố do lỗi sử dụng.

9.5 Chi phí cải tạo tòa nhà nguyên căn gồm những gì?

Chi phí cải tạo thường gồm thiết kế mặt bằng, thi công nội thất, hoàn thiện sàn trần, vách ngăn, hệ thống điện, điều hòa, chiếu sáng, mạng và kiểm soát ra vào. Ngân sách phụ thuộc vào hiện trạng công trình và tiêu chuẩn hoàn thiện doanh nghiệp lựa chọn. Những thay đổi liên quan đến kết cấu, hệ thống kỹ thuật và PCCC cần được kiểm tra, chấp thuận trước khi thi công.