Mẫu phiếu giao hàng theo quy định mới nhất [Tải ngay]

Mẫu phiếu giao hàng là chứng từ không thể thiếu trong hoạt động giao nhận, giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình vận chuyển. Việc sử dụng đúng mẫu phiếu hỗ trợ đối soát nhanh chóng, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả vận hành.

⬇ Tải ngay mẫu
PHIẾU GIAO HÀNG

Mẫu phiếu giao hàng là gì?

Phiếu giao hàng (hay còn gọi là phiếu gửi hàng, biên bản giao nhận) là chứng từ, văn bản quan trọng xác nhận việc giao nhận hàng hóa, dịch vụ giữa bên bán và bên mua. Phiếu này liệt kê đầy đủ danh sách, số lượng, và thông tin người gửi/nhận nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong quá trình vận chuyển.

Tải mẫu phiếu giao hàng mới nhất (Word/PDF)

Tải ngay mẫu phiếu giao hàng mới nhất (Word/PDF) với đầy đủ thông tin chuẩn doanh nghiệp, dễ chỉnh sửa và sử dụng linh hoạt trong mọi hoạt động giao nhận. File được thiết kế rõ ràng, giúp kiểm soát hàng hóa và đối soát chứng từ nhanh chóng, chính xác.

⬇ Tải ngay file Word

Vai trò của phiếu giao hàng trong doanh nghiệp

Kiểm soát hàng hóa và tồn kho

Phiếu giao hàng giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác số lượng hàng đã xuất và giao thực tế, hạn chế sai lệch giữa kho và thực tế vận chuyển. Đây là căn cứ quan trọng để kiểm soát tồn kho và tối ưu quy trình logistics.

Đối soát kế toán và chứng từ

Trong hệ thống kế toán, phiếu giao hàng đóng vai trò đối chiếu với phiếu xuất kho và hóa đơn, đảm bảo tính minh bạch trong ghi nhận doanh thu và chi phí. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra và xử lý số liệu khi cần.

Hạn chế rủi ro và tranh chấp

Việc có đầy đủ thông tin và chữ ký xác nhận trên phiếu giao hàng giúp xác nhận trách nhiệm giữa các bên, giảm thiểu rủi ro thất lạc hoặc giao sai hàng. Đồng thời, đây cũng là bằng chứng quan trọng khi xảy ra tranh chấp trong quá trình giao nhận.

Nội dung bắt buộc trong mẫu phiếu giao hàng

Thông tin bên giao và bên nhận

Mục này cần ghi rõ tên, địa chỉ và số điện thoại của cả người bán lẫn người mua để đảm bảo hàng được chuyển đúng nơi, đúng người. Đây là thông tin cơ bản giúp định danh các chủ thể tham gia vào quá trình giao dịch và vận chuyển.

Danh sách hàng hóa và số lượng

Phiếu phải liệt kê chi tiết tên sản phẩm, mã hàng, đơn vị tính và số lượng thực tế bàn giao. Việc này giúp các bên kiểm đối nhanh chóng, chính xác, tránh các sai sót hoặc nhầm lẫn về chủng loại hàng hóa.

Thời gian và địa điểm giao hàng

Ghi rõ ngày giờ và địa chỉ giao hàng cụ thể để làm căn cứ theo dõi tiến độ và hiệu suất vận chuyển. Thông tin này cũng giúp xác định thời điểm chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hóa giữa bên bán và bên mua.

Chữ ký xác nhận

Đây là bằng chứng pháp lý quan trọng nhất, xác nhận việc bàn giao đã hoàn tất với sự đồng ý của các bên. Chữ ký giúp bảo vệ quyền lợi cho cả người giao và người nhận, đồng thời là căn cứ để giải quyết khiếu nại nếu có.

Hướng dẫn cách lập phiếu giao hàng chi tiết

Quy trình lập phiếu giao hàng

Quy trình lập phiếu giao hàng thường bắt đầu từ việc tiếp nhận thông tin đơn hàng, kiểm tra hàng hóa tại kho và lập phiếu theo đúng số lượng, chủng loại. Sau đó, phiếu được chuyển cho bộ phận giao nhận để thực hiện vận chuyển và cuối cùng là ký xác nhận giữa bên giao và bên nhận để hoàn tất chứng từ.

Ví dụ điền mẫu phiếu giao hàng

Một phiếu giao hàng hoàn chỉnh cần điền đầy đủ thông tin như: tên công ty, người giao, người nhận, danh sách hàng hóa, số lượng và ngày giao. Ví dụ, doanh nghiệp giao 100 sản phẩm A cho khách hàng thì cần ghi rõ số lượng, đơn vị tính và có chữ ký xác nhận của hai bên để đảm bảo tính pháp lý.

Lỗi thường gặp khi lập phiếu

Các lỗi phổ biến khi lập phiếu giao hàng bao gồm ghi sai số lượng hàng, thiếu thông tin người nhận hoặc không có chữ ký xác nhận. Ngoài ra, việc không đồng bộ với phiếu xuất kho và hóa đơn cũng dễ gây sai lệch dữ liệu, ảnh hưởng đến quá trình đối soát và quản lý hàng hóa.

So sánh phiếu giao hàng với các chứng từ liên quan

Quy trình giao nhận hàng hóa trong doanh nghiệp

Xuất kho và lập phiếu

Quy trình bắt đầu từ việc kiểm tra đơn hàng và tiến hành xuất kho theo đúng số lượng, chủng loại đã xác nhận. Đồng thời, bộ phận kho lập phiếu giao hàng kèm theo để làm căn cứ theo dõi và bàn giao hàng hóa cho bộ phận vận chuyển.

Vận chuyển và giao hàng

Hàng hóa sau khi xuất kho sẽ được đóng gói và vận chuyển đến địa điểm nhận theo kế hoạch. Trong quá trình này, phiếu giao hàng đóng vai trò là chứng từ đi kèm để đảm bảo việc giao đúng người, đúng hàng và đúng thời điểm.

Ký nhận và đối soát

Khi hàng được giao đến nơi, bên nhận sẽ kiểm tra số lượng, chất lượng và ký xác nhận trên phiếu giao hàng. Sau đó, chứng từ này được chuyển về bộ phận kế toán để đối soát với phiếu xuất kho và hóa đơn, hoàn tất quy trình giao nhận.

Câu hỏi thường gặp về mẫu phiếu giao hàng

Phiếu giao hàng có bắt buộc không?

Về mặt luật pháp thương mại, phiếu giao hàng không bắt buộc đối với mọi loại hình kinh doanh, nhưng nó là chứng từ cực kỳ quan trọng để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp. Nếu không có phiếu này, bạn sẽ rất khó chứng minh mình đã giao hàng trong trường hợp khách hàng khiếu nại hoặc từ chối thanh toán.

Phiếu giao hàng có thay thế hóa đơn không?

Phiếu giao hàng không thể thay thế hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) hay hóa đơn bán hàng vì nó không có giá trị khai báo thuế hay thanh toán chính thức. Đây chỉ là chứng từ xác nhận việc chuyển giao vật chất, trong khi hóa đơn là chứng từ xác nhận nghĩa vụ tài chính giữa hai bên.

Có cần đóng dấu trên phiếu giao hàng không?

Việc đóng dấu không phải là quy định bắt buộc nhưng rất nên thực hiện để tăng tính xác thực và chuyên nghiệp cho chứng từ. Dấu treo hoặc dấu giáp lai của công ty giúp ngăn chặn việc làm giả phiếu giao hàng và tạo sự tin tưởng cao hơn cho đối tác khi nhận hàng.

Phiếu giao hàng lưu bao lâu?

Thông thường, phiếu giao hàng nên được lưu trữ ít nhất từ 5 đến 10 năm theo thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán của doanh nghiệp. Việc lưu trữ lâu dài giúp bạn có căn cứ đối chiếu khi kiểm tra lại các khoản nợ cũ hoặc phục vụ công tác thanh tra, quyết toán thuế sau này.

Có thể dùng file Excel thay cho giấy không?

Hoàn toàn có thể, hiện nay nhiều doanh nghiệp chuyển sang dùng file Excel hoặc phần mềm quản lý để tối ưu quy trình và tiết kiệm chi phí in ấn. Tuy nhiên, khi giao nhận thực tế, bạn vẫn cần chữ ký điện tử hoặc xác nhận qua email/hệ thống để đảm bảo tính pháp lý tương đương với phiếu giấy truyền thống.

Sử dụng mẫu phiếu giao hàng đúng chuẩn giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ quá trình giao nhận, giảm thiểu rủi ro và tối ưu quản lý dữ liệu. Khi kết hợp đồng bộ với các chứng từ như phiếu xuất kho và hóa đơn, hệ thống vận hành sẽ trở nên minh bạch, chính xác và dễ kiểm soát hơn trong thực tế.

Xem thêm các mẫu hợp đồng và mẫu đơn phổ biến khác