Mẫu phiếu giao hàng mới nhất [Tải ngay Word/PDF]

Mẫu phiếu giao hàng là chứng từ không thể thiếu trong hoạt động giao nhận, giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình vận chuyển. Việc sử dụng đúng mẫu phiếu sẽ giúp đối soát nhanh chóng, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả vận hành.

⬇ Tải ngay mẫu
PHIẾU GIAO HÀNG

Mẫu phiếu giao hàng là gì?

Phiếu giao hàng (hay còn gọi là phiếu gửi hàng, biên bản giao nhận) là chứng từ, văn bản quan trọng xác nhận việc giao nhận hàng hóa, dịch vụ giữa bên bán và bên mua. Phiếu này liệt kê đầy đủ danh sách, số lượng, và thông tin người gửi/nhận nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong quá trình vận chuyển.

Phiếu giao hàng được sử dụng phổ biến trong hoạt động bán lẻ, thương mại điện tử, phân phối và vận chuyển nội bộ giữa các kho hàng. Bộ phận giao nhận, kế toán và quản lý kho dùng phiếu này để đối chiếu số lượng xuất – nhận, xác định trách nhiệm khi hàng hóa bị thiếu hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Tải mẫu phiếu giao hàng mới nhất file Word/Excel/PDF

Mẫu phiếu giao hàng được thiết kế theo nhiều phiên bản khác nhau, tùy theo quy mô doanh nghiệp và hình thức giao nhận.

Mẫu phiếu giao hàng thông dụng

Mẫu phiếu giao hàng thông dụng phù hợp với cửa hàng bán lẻ, hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp có quy mô giao dịch nhỏ. Mẫu này gồm các trường cơ bản: thông tin bên giao, bên nhận, danh sách hàng hóa, số lượng và chữ ký xác nhận.

Mẫu phiếu giao hàng cho doanh nghiệp B2B

Doanh nghiệp B2B thường giao dịch với số lượng lớn và nhiều đợt giao hàng trong một hợp đồng. Mẫu phiếu cần ghi rõ số lần giao, số lượng còn lại và thời hạn giao hàng tiếp theo. 

Mẫu phiếu giao hàng trong nội bộ

Mẫu phiếu giao hàng nội bộ áp dụng khi hàng hóa được luân chuyển giữa các kho, chi nhánh hoặc bộ phận trong cùng một doanh nghiệp, không phát sinh giao dịch mua bán với bên ngoài. Mẫu này lược bỏ các trường liên quan đến giá bán hoặc điều khoản thanh toán. 

Mẫu phiếu giao hàng cho 3 bên

Mẫu phiếu giao hàng ba bên áp dụng khi giao dịch có sự tham gia của bên bán, bên vận chuyển và bên nhận hàng độc lập với nhau, phổ biến trong mô hình dropshipping hoặc thuê ngoài vận chuyển. Mẫu bổ sung thêm phần thông tin và chữ ký của đơn vị vận chuyển. 

Mẫu phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho

Mẫu phiếu giao hàng kiêm phiếu xuất kho kết hợp hai chức năng trong cùng một biểu mẫu, dùng cho doanh nghiệp muốn giảm số lượng chứng từ khi xuất hàng. Mẫu này vừa ghi nhận việc xuất hàng khỏi kho, vừa xác nhận việc giao hàng cho bên nhận.

⬇ Tải ngay file Word

Phiếu giao hàng cần có những nội dung gì?

Một mẫu phiếu giao hàng đầy đủ cần thể hiện bảy nhóm thông tin chính: thông tin hai bên, mã đơn hàng, danh mục hàng hóa, số lượng đối chiếu, tình trạng hàng, ghi chú và chữ ký xác nhận. 

Thông tin bên giao và bên nhận

Phần thông tin này phải ghi rõ tên đơn vị hoặc cá nhân giao hàng, địa chỉ, số điện thoại liên hệ và tên người đại diện giao hàng. Thông tin bên nhận cần ghi tương tự, bao gồm cả tên người trực tiếp ký nhận nếu khác với tên khách hàng trên đơn hàng. 

Trường hợp giao hàng qua đơn vị vận chuyển thứ ba, phiếu nên ghi thêm tên tài xế hoặc mã vận đơn liên quan. 

Mã đơn hàng và thời gian giao hàng

Mã đơn hàng giúp liên kết phiếu giao hàng với đơn đặt hàng, hóa đơn hoặc hợp đồng gốc, thuận tiện cho việc tra cứu khi cần đối chiếu số liệu về sau. Thời gian giao hàng cần ghi rõ ngày, giờ giao thực tế, không ghi chung chung theo ngày dự kiến ban đầu. 

Trường hợp giao hàng nhiều đợt trong cùng một đơn hàng, phiếu cần đánh số thứ tự đợt giao để tránh nhầm lẫn khi tổng hợp số liệu cuối kỳ. 

Tên hàng hóa, mã hàng và đơn vị tính

Danh mục hàng hóa cần liệt kê đầy đủ tên sản phẩm, mã SKU (nếu có) và đơn vị tính như cái, thùng, kg hoặc mét. Việc ghi mã hàng giúp tránh nhầm lẫn giữa các sản phẩm có tên gọi gần giống nhau. 

Số lượng hàng giao và số lượng thực nhận

Mẫu phiếu giao hàng cần tách riêng cột số lượng hàng giao theo kế hoạch và số lượng thực nhận sau khi bên nhận kiểm đếm tại chỗ. Hai cột số liệu này là căn cứ trực tiếp khi phát sinh chênh lệch giữa hàng giao và hàng nhận. 

Trong trường hợp có chênh lệch trong hàng hóa, phiếu nên có thêm cột ghi số lượng thiếu hoặc thừa, kèm chữ ký xác nhận của cả hai bên ngay tại thời điểm giao nhận. 

Tình trạng hàng hóa khi bàn giao

Phần tình trạng hàng hóa ghi nhận hàng hóa còn nguyên vẹn, bị móp méo, ẩm ướt hoặc có dấu hiệu hư hỏng tại thời điểm giao nhận. Thông tin này là căn cứ khi bên nhận từ chối một phần hàng hóa hoặc yêu cầu đổi trả sau đó. Bên giao và bên nhận nên cùng kiểm tra bao bì bên ngoài trước khi ký xác nhận, đặc biệt với hàng hóa dễ vỡ hoặc có giá trị cao. 

Ghi chú và yêu cầu giao nhận

Phần ghi chú dùng để bổ sung các yêu cầu đặc biệt như giao hàng trong giờ hành chính, gọi điện trước khi giao hoặc yêu cầu kiểm hàng trước khi thanh toán. Đây cũng là nơi ghi lại các thỏa thuận phát sinh ngoài đơn hàng gốc. Phần này nên được điền ngay tại thời điểm giao nhận, tránh bổ sung nội dung sau khi phiếu đã được hai bên ký xác nhận. 

Chữ ký xác nhận của người giao và người nhận

Chữ ký xác nhận là phần bắt buộc để phiếu giao hàng có giá trị làm căn cứ đối chiếu. Người ký cần ghi rõ họ tên đầy đủ, không chỉ ký tắt, để tránh tranh cãi về danh tính người xác nhận. 

Trường hợp người nhận không phải là chủ thể trên đơn hàng, phiếu nên ghi thêm mối quan hệ hoặc chức danh của người ký, ví dụ bảo vệ, lễ tân hoặc nhân viên được ủy quyền nhận hàng.

Hướng dẫn cách lập phiếu giao hàng chi tiết

Bước 1: Điền thông tin đơn vị giao và khách hàng

Người lập phiếu cần điền tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của đơn vị giao hàng, đồng thời ghi thông tin khách hàng theo đúng dữ liệu trên đơn đặt hàng. Với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nên ghi rõ chi nhánh xuất hàng để thuận tiện cho việc tổng hợp báo cáo giao nhận theo từng khu vực. 

Bước 2: Ghi mã đơn hàng và thông tin giao nhận

Mã đơn hàng cần được sao chép chính xác từ hệ thống quản lý bán hàng hoặc đơn đặt hàng gốc, tránh nhập thủ công gây ra sai số. Thời gian giao hàng dự kiến và phương thức vận chuyển cũng nên được ghi tại bước này. 

Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý kho, mã đơn hàng trên phiếu giấy nên trùng khớp với mã trên hệ thống để thuận tiện cho việc tra cứu về sau. 

Bước 3: Liệt kê hàng hóa được giao

Danh mục hàng hóa cần được liệt kê theo đúng thứ tự trên đơn đặt hàng. Việc sắp xếp theo thứ tự giúp quá trình kiểm đếm tại điểm giao diễn ra nhanh hơn. Một số lưu ý bao gồm:

• Ghi rõ tên hàng, tránh viết tắt gây khó hiểu.
• Điền mã hàng nếu doanh nghiệp có quản lý theo mã.
• Ghi số lượng dự kiến giao theo từng dòng hàng hóa.

Bước 4: Đối chiếu số lượng giao và thực nhận

Tại thời điểm giao hàng, bên nhận cần kiểm đếm trực tiếp và điền số lượng thực nhận vào cột tương ứng trên phiếu. Số liệu này cần được đối chiếu với số lượng dự kiến giao trước khi hai bên ký xác nhận. 

Trong trường hợp phát hiện chênh lệch, cả hai bên nên ghi rõ nguyên nhân tạm thời (nếu xác định được) và đánh dấu để xử lý bổ sung trong tương lai. 

Bước 5: Ghi nhận tình trạng hàng hóa

Người giao và người nhận cùng kiểm tra bao bì, quy cách đóng gói và tình trạng bên ngoài của hàng hóa trước khi ký phiếu. Mọi dấu hiệu bất thường cần được ghi lại bằng văn bản.

Với hàng hóa có giá trị cao, nên chụp ảnh tình trạng thực tế kèm theo phiếu giấy để làm căn cứ bổ sung khi cần xử lý khiếu nại. 

Bước 6: Hoàn tất phần ký xác nhận

Sau khi đối chiếu số lượng và tình trạng hàng hóa, cả hai bên ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu giao hàng. Mỗi bên giữ lại một liên phiếu để lưu trữ và đối chiếu khi phát sinh yêu cầu sau này. 

Phiếu giao hàng nên được lưu trữ cùng các chứng từ liên quan như hóa đơn, đơn đặt hàng hoặc biên bản giao nhận, thuận tiện cho việc tra cứu khi kế toán đối chiếu công nợ.

Lưu ý quan trọng khi lập và ký phiếu giao hàng

Đối chiếu phiếu giao hàng với đơn đặt hàng trước khi giao

Trước khi xuất hàng, bộ phận kho nên đối chiếu phiếu giao hàng với đơn đặt hàng gốc để phát hiện sai lệch về số lượng hoặc chủng loại. Nếu phát hiện chênh lệch giữa phiếu và đơn hàng, nhân viên kho cần báo lại bộ phận bán hàng để điều chỉnh trước khi hàng rời khỏi kho. 

Kiểm tra mã hàng, số lượng và quy cách hàng hóa

Mã hàng, số lượng và quy cách đóng gói cần được kiểm tra kỹ trước khi giao, đặc biệt với các mặt hàng có nhiều biến thể như màu sắc hoặc kích thước. Bộ phận giao hàng cần lưu ý như sau:

• Kiểm tra mã hàng trùng khớp với phiếu.
• Đếm lại số lượng trước khi đóng gói.
• Kiểm tra quy cách đóng gói theo yêu cầu khách hàng.

Chỉ ký nhận sau khi đã kiểm tra hàng thực tế

Bên nhận nên kiểm tra số lượng và tình trạng hàng hóa thực tế trước khi ký xác nhận. Chữ ký trên phiếu được xem là căn cứ xác nhận hàng đã nhận đủ và đúng tình trạng ghi trên phiếu. 

Trường hợp không đủ thời gian kiểm tra toàn bộ, bên nhận có thể ghi chú “nhận hàng chưa kiểm đếm chi tiết” trước khi ký, nhằm bảo lưu quyền khiếu nại về sau. 

Ghi rõ thời điểm giao và người nhận hàng

Thời điểm giao hàng cần ghi cụ thể đến giờ, không chỉ ghi ngày, đặc biệt với các giao dịch có ràng buộc về thời gian giao hàng trong hợp đồng. Tên người nhận cũng cần ghi rõ, tránh trường hợp chỉ có chữ ký mà không thể xác định danh tính. 

Đối với hàng hóa giao tại văn phòng hoặc tòa nhà có bộ phận lễ tân, nên ghi rõ người trực tiếp ký nhận là lễ tân hay nhân viên được chỉ định nhận hàng. 

Không để trống các trường thông tin quan trọng

Các trường như mã đơn hàng, số lượng, chữ ký và họ tên người nhận không được để trống trên phiếu giao hàng. Nếu một số trường không áp dụng cho giao dịch cụ thể, người lập phiếu nên ghi “không áp dụng” thay vì để trống, nhằm thể hiện đã rà soát đầy đủ nội dung phiếu.

Ghi nhận ngay mọi sai lệch trên phiếu giao hàng

Mọi sai lệch về số lượng hoặc tình trạng hàng hóa cần được ghi trực tiếp lên phiếu tại thời điểm giao nhận, không bổ sung sau khi hai bên đã rời khỏi điểm giao. 

Cả hai bên nên cùng ký xác nhận vào phần ghi chú sai lệch, tránh trường hợp chỉ một bên tự ghi thêm sau khi phiếu đã hoàn tất. 

Lưu phiếu giao hàng cùng các chứng từ liên quan

Phiếu giao hàng nên được lưu trữ cùng hóa đơn, đơn đặt hàng và biên bản giao nhận (nếu có) trong cùng một bộ hồ sơ giao dịch. Việc lưu trữ tập trung giúp rút ngắn thời gian tra cứu khi cần đối chiếu công nợ hoặc xử lý khiếu nại. 

Doanh nghiệp có thể lưu song song bản giấy và bản scan điện tử để thuận tiện tra cứu từ xa, đồng thời giảm rủi ro thất lạc chứng từ gốc.

So sánh phiếu giao hàng, phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng hóa

Ba loại chứng từ này thường bị nhầm lẫn do đều liên quan đến việc chuyển giao hàng hóa. Phiếu xuất kho tập trung vào việc kiểm soát tồn kho nội bộ, trong khi phiếu giao hàng hướng đến xác nhận với bên ngoài. Biên bản giao nhận hàng hóa thường áp dụng cho giao dịch giá trị lớn, cần mô tả chi tiết hơn về tình trạng và điều kiện bàn giao.

Checklist kiểm tra phiếu giao hàng trước khi ký nhận

Trước khi ký xác nhận, bên nhận nên rà soát nhanh các nội dung sau trên phiếu giao hàng:

• Thông tin bên giao và bên nhận đã chính xác.
• Mã đơn hàng khớp với đơn đặt hàng đã xác nhận.
• Số lượng thực nhận đã được đối chiếu với số lượng ghi trên phiếu.
• Tình trạng hàng hóa đã được kiểm tra trực quan.
• Các trường thông tin bắt buộc không bị bỏ trống.
• Ghi chú sai lệch (nếu có) đã được ghi rõ trước khi ký.
• Cả hai bên đã ký và ghi rõ họ tên đầy đủ.

Một mẫu phiếu giao hàng đầy đủ cần thể hiện chính xác thông tin giao nhận, hàng hóa, số lượng, tình trạng thực tế và chữ ký xác nhận của các bên. Doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn mẫu phù hợp với hình thức giao dịch, kiểm tra kỹ trước khi ký và lưu phiếu cùng đơn đặt hàng, hóa đơn hoặc chứng từ liên quan để thuận tiện đối chiếu, xử lý chênh lệch và tra cứu khi cần.

Câu hỏi thường gặp về mẫu phiếu giao hàng (FAQ)

1. Phiếu giao hàng có bắt buộc không?

Về mặt luật pháp thương mại, phiếu giao hàng không bắt buộc đối với mọi loại hình kinh doanh, nhưng nó là chứng từ cực kỳ quan trọng để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp. Nếu không có phiếu này, bạn sẽ rất khó chứng minh mình đã giao hàng trong trường hợp khách hàng khiếu nại hoặc từ chối thanh toán. 

2. Tại sao cần phải ký và ghi rõ họ tên trên phiếu giao hàng?

Chữ ký kèm họ tên đầy đủ giúp xác định chính xác người chịu trách nhiệm xác nhận việc giao và nhận hàng. Trường hợp chỉ có chữ ký mà không ghi họ tên, phiếu có thể khó được công nhận làm căn cứ khi xảy ra tranh chấp về danh tính người ký. 

3. Doanh nghiệp có được tự thiết kế mẫu phiếu giao hàng riêng không?

Có. Doanh nghiệp có thể tự thiết kế mẫu phiếu giao hàng theo đặc thù ngành hàng và quy trình nội bộ, miễn là phiếu thể hiện đầy đủ các nội dung cần thiết như thông tin hai bên, hàng hóa, số lượng và chữ ký xác nhận. Không có quy định bắt buộc về mẫu biểu thống nhất cho loại chứng từ này. 

4. Cần làm gì khi giao thiếu, giao sai hoặc hàng bị hư hỏng?

Bên nhận nên ghi rõ tình trạng thiếu, sai hoặc hư hỏng ngay trên phiếu giao hàng trước khi ký xác nhận, kèm mô tả cụ thể số lượng hoặc mặt hàng bị ảnh hưởng. Sau đó, hai bên cần liên hệ để thống nhất phương án xử lý như đổi hàng, bổ sung hàng thiếu hoặc điều chỉnh công nợ. 

5. Phiếu giao hàng có thay thế hóa đơn không?

Không. Phiếu giao hàng không thay thế hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng theo quy định về chứng từ kế toán. Đây là chứng từ nội bộ dùng để xác nhận việc giao nhận hàng hóa, trong khi hóa đơn là căn cứ pháp lý cho việc kê khai thuế và ghi nhận doanh thu.

Xem thêm các mẫu hợp đồng và mẫu đơn phổ biến khác

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn