Mẫu thông báo tăng giá sản phẩm mới nhất [Tải file Word/PDF]

Mẫu thông báo tăng giá sản phẩm thường được doanh nghiệp sử dụng để thông tin trước cho khách hàng, đối tác hoặc đại lý về mức giá mới, thời điểm áp dụng và lý do điều chỉnh. Pháp luật không quy định một mẫu thông báo chung cho mọi doanh nghiệp, nhưng việc điều chỉnh giá cần phù hợp với quy định về giá, niêm yết giá và thỏa thuận đã giao kết. 

Thông báo tăng giá sản phẩm là gì?

Thông báo tăng giá sản phẩm là văn bản do doanh nghiệp hoặc đơn vị kinh doanh lập để thông tin cho khách hàng, đối tác, đại lý về việc điều chỉnh giá bán. Nội dung thường xác định sản phẩm bị điều chỉnh, giá hiện tại, giá mới, thời điểm áp dụng và nguyên nhân thay đổi. 

Thông báo tăng giá sản phẩm chủ yếu có chức năng truyền đạt thông tin và làm rõ chính sách giá trong hoạt động kinh doanh. Trường hợp giá đã được thỏa thuận trong hợp đồng hoặc đơn hàng, doanh nghiệp cần kiểm tra điều khoản điều chỉnh giá trước khi áp dụng mức giá mới. 

Thông báo tăng giá khác với báo giá. Báo giá phục vụ giao dịch mới, còn thông báo tăng giá áp dụng cho quan hệ mua bán đang diễn ra. Văn bản này thường gửi đến các nhóm sau: 

• Khách hàng cá nhân mua lẻ trực tiếp hoặc trực tuyến.
• Đại lý, nhà phân phối đang nhập hàng theo bảng giá.
• Khách hàng doanh nghiệp đã ký hợp đồng nguyên tắc.
• Đối tác bán lại sản phẩm của doanh nghiệp.

Tải mẫu thông báo tăng giá sản phẩm Word, PDF mới nhất

Không có một biểu mẫu bắt buộc áp dụng chung cho mọi trường hợp thông báo tăng giá sản phẩm. Doanh nghiệp có thể xây dựng văn bản riêng dựa trên đối tượng nhận thông báo, phương thức bán hàng và thỏa thuận với khách hàng. 

Mẫu thông báo tăng giá sản phẩm số 01

Mẫu thông báo tăng giá sản phẩm số 02

Mẫu thông báo tăng giá sản phẩm số 03

Khi nào doanh nghiệp cần thông báo tăng giá sản phẩm? 

Doanh nghiệp thông báo tăng giá khi mức giá hiện hành không còn phù hợp với giá thành toàn bộ hoặc khi có thay đổi khách quan từ bên ngoài. 

Điều chỉnh giá do chi phí nguyên vật liệu và sản xuất tăng 

Chi phí nguyên vật liệu và sản xuất tăng là lý do phổ biến nhất khi doanh nghiệp điều chỉnh giá bán. Theo Điều 4 khoản 6 Luật Giá 2023, giá thành toàn bộ gồm giá thành sản xuất hoặc giá mua, giá nhập khẩu hàng hóa và chi phí lưu thông. Khi các khoản này tăng, biên lợi nhuận của sản phẩm giảm theo. Các khoản chi phí thường được dùng làm căn cứ gồm: 

• Giá nguyên vật liệu, linh kiện và bao bì đầu vào.
• Chi phí nhiên liệu, vận chuyển và kho bãi.
• Chi phí nhân công sản xuất.
• Chênh lệch tỷ giá đối với hàng nhập khẩu.

Điều chỉnh giá do thay đổi về thuế, phí hoặc quy định liên quan 

Thay đổi về thuế, phí là căn cứ khách quan để điều chỉnh giá, vì các khoản này thuộc yếu tố hình thành giá. Điều 4 khoản 7 Luật Giá 2023 xếp các nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật vào yếu tố hình thành giá, cùng với giá thành toàn bộ thực tế và lợi nhuận hoặc khoản lỗ. Các khoản phát sinh phổ biến gồm:

• Thuế giá trị gia tăng.
• Thuế nhập khẩu.
• Thuế tiêu thụ đặc biệt đối với hàng hóa thuộc diện chịu thuế.
• Phí, lệ phí phát sinh theo quy định mới.

Thay đổi giá theo chương trình kinh doanh hoặc theo thị trường 

Doanh nghiệp có thể điều chỉnh giá bán theo chính sách kinh doanh hoặc diễn biến cung cầu đối với hàng hóa thuộc thẩm quyền tự định giá. Mức giá mới cần được công khai và niêm yết theo quy định áp dụng cho loại hàng hóa, dịch vụ tương ứng. 

Khi thay đổi giá, doanh nghiệp nên phân biệt giữa giá áp dụng cho giao dịch mới và giá đã được xác lập trong đơn hàng hoặc hợp đồng. Cách phân biệt này giúp hạn chế tranh chấp về thời điểm hình thành nghĩa vụ thanh toán. 

Các căn cứ pháp lý khi thông báo tăng giá sản phẩm

Quyền tự định giá theo Luật Giá 2023

Luật Giá 2023 ghi nhận việc định giá là quá trình tổ chức, cá nhân kinh doanh hàng hóa, dịch vụ xác định giá hàng hóa, dịch vụ. Đối với hàng hóa, dịch vụ thuộc thẩm quyền tự định giá, doanh nghiệp có thể xác định mức giá theo hoạt động kinh doanh của mình. 

Quyền tự định giá vẫn chịu giới hạn bởi các quy định về kê khai, niêm yết, công khai giá và các trường hợp Nhà nước quản lý giá. Vì vậy, trước khi tăng giá, doanh nghiệp cần xác định sản phẩm có thuộc danh mục hàng hóa, dịch vụ do Nhà nước định giá, bình ổn giá hoặc phải kê khai giá hay không. 

Các hành vi bị cấm liên quan đến tăng giá

Thông báo tăng giá không được che giấu thay đổi hoặc dùng thông tin sai lệch. Điều 7 khoản 2 Luật Giá 2023 nghiêm cấm tổ chức, cá nhân thực hiện các hành vi sau: 

• Loan tin, đưa tin sai sự thật về kinh tế – xã hội, gây nhiễu loạn thông tin giá.
• Gian lận về giá bằng cách cố ý thay đổi nội dung giao dịch mà không báo trước cho khách hàng.
• Lợi dụng khẩn cấp, thiên tai, dịch bệnh để tăng giá không phù hợp với giá thành toàn bộ nhằm trục lợi.
• Cản trở hoạt động quản lý, điều tiết giá của cơ quan nhà nước.
• Thông đồng, thỏa thuận làm sai lệch mức giá nhằm trục lợi.

Nghĩa vụ công khai thông tin giá và tránh gian lận giá

Luật Giá quy định tổ chức, cá nhân kinh doanh có nghĩa vụ kê khai giá, niêm yết giá và công khai thông tin về giá theo quy định. Đối với hàng hóa, dịch vụ thuộc diện tự định giá, việc niêm yết phải tuân thủ quy định áp dụng đối với loại hàng hóa đó. 

Doanh nghiệp cũng cần bảo đảm thông tin giữa thông báo tăng giá, bảng giá và hệ thống bán hàng không mâu thuẫn. Nếu sản phẩm thuộc diện phải kê khai giá, việc điều chỉnh giá còn có thể phát sinh nghĩa vụ kê khai lại theo quy định.

Mẫu thông báo tăng giá sản phẩm cần có những nội dung gì?

Thông tin doanh nghiệp hoặc đơn vị ban hành thông báo 

Phần đầu văn bản nên ghi tên doanh nghiệp, địa chỉ, số thông báo nếu doanh nghiệp có hệ thống quản lý văn bản và ngày ban hành. Nếu gửi cho đại lý hoặc đối tác theo hợp đồng, doanh nghiệp nên sử dụng đúng tên pháp lý của đơn vị và thông tin liên hệ đã được hai bên sử dụng trong giao dịch. 

Lời chào và lời cảm ơn đến khách hàng/đối tác

Lời chào cần đúng đối tượng nhận. Với khách hàng chung, dòng “Kính gửi: Quý khách hàng” là đủ. Với đối tác doanh nghiệp, nên ghi tên công ty và người đại diện để văn bản có địa chỉ nhận rõ ràng. 

Lời cảm ơn chỉ nên dài một đến hai câu. Với đối tác lâu năm, doanh nghiệp có thể nêu thời gian hợp tác để giữ sự trân trọng mà không kéo dài văn bản. 

Nội dung và lý do điều chỉnh giá 

Lý do điều chỉnh giá cần cụ thể và có thể đối chiếu. Doanh nghiệp có thể sử dụng câu mẫu: “Do giá [nguyên liệu] nhập khẩu tăng khoảng […]% từ tháng …/… so với cùng kỳ, [Tên doanh nghiệp] điều chỉnh giá bán nhóm sản phẩm […].” Câu này cho khách hàng biết yếu tố nào tác động và mức tác động ra sao. 

Thông báo nên nêu một đến hai lý do chính, kèm căn cứ văn bản nếu liên quan đến thuế, phí. Tránh các cách diễn đạt mơ hồ như “do tình hình chung” vì khó thuyết phục và làm khách hàng hài lòng.

Danh sách sản phẩm, giá cũ và giá mới 

Bảng giá là phần nên được trình bày rõ nhất trong thông báo. Với danh sách nhiều sản phẩm, doanh nghiệp nên sử dụng mã sản phẩm để tránh nhầm lẫn giữa các quy cách đóng gói. 

Nếu giá chưa bao gồm hoặc đã bao gồm thuế giá trị gia tăng, doanh nghiệp nên ghi rõ trạng thái giá để hạn chế cách hiểu khác nhau. 

Thời điểm bắt đầu áp dụng mức giá mới 

Thông báo cần ghi chính xác ngày bắt đầu áp dụng giá mới. Với doanh nghiệp có nhiều đơn hàng, nên xác định thêm cách xử lý đơn hàng được xác nhận trước ngày áp dụng. 

Ví dụ, doanh nghiệp có thể quy định đơn hàng đã xác nhận trước ngày 15/10/2026 tiếp tục áp dụng giá cũ, còn đơn hàng xác nhận từ ngày 15/10/2026 áp dụng giá mới. Nội dung thực tế phải phù hợp với hợp đồng và chính sách bán hàng đang áp dụng. 

Cam kết duy trì chất lượng hỗ trợ khách hàng

Phần cam kết này giúp giữ mối quan hệ với khách hàng sau khi thông báo mức giá mới. Nội dung cần nêu những điều doanh nghiệp thực hiện được, như duy trì chất lượng sản phẩm, chính sách bảo hành, thời gian giao hàng và kênh hỗ trợ. 

Chữ ký, đóng dấu và thông tin liên hệ

Thông báo nên có tên người đại diện hoặc người được doanh nghiệp phân quyền ký, chức vụ và thông tin liên hệ của bộ phận phụ trách. Việc đóng dấu thực hiện theo quy chế quản lý văn bản và giao dịch của doanh nghiệp.

Đối với thông báo gửi bằng email hoặc hệ thống điện tử, doanh nghiệp nên lưu lại bản thông báo và bằng chứng gửi đến người nhận. Đây là cơ sở thuận tiện khi cần kiểm tra lịch sử trao đổi về giá. 

Quy trình thông báo tăng giá sản phẩm đến khách hàng và đối tác 

Bước 1: Xác định mức giá và thời điểm điều chỉnh 

Doanh nghiệp cần chốt mức giá mới và ngày áp dụng trước khi soạn thông báo. Các việc cần làm ở bước này bao gồm: 

• Tính lại giá thành theo chi phí hiện hành.
• Xác định sản phẩm điều chỉnh và tỷ lệ tăng.
• Kiểm tra sản phẩm có thuộc diện kê khai giá hay chịu quản lý giá không.
• Chọn ngày áp dụng phù hợp với thời hạn báo trước trong hợp đồng.

Bảng tính giá thành nên được lưu làm tài liệu nội bộ. Khi khách hàng đề nghị giải trình, bộ phận kinh doanh có số liệu để phản hồi nhất quán. 

Bước 2: Rà soát hợp đồng, chính sách bán hàng và đơn hàng đang thực hiện 

Doanh nghiệp kiểm tra các hợp đồng đã ký, báo giá đã gửi, đơn hàng đã xác nhận và chính sách giá đang áp dụng. Nội dung này giúp xác định giao dịch nào có thể áp dụng mức giá mới. 

Sau khi kiểm tra, danh sách khách hàng nên chia thành ba nhóm: áp dụng giá mới ngay, cần lập phụ lục hợp đồng, và giữ giá cũ đến hết thời hạn. Cách chia này giúp chọn mẫu thông báo phù hợp cho từng nhóm. 

Bước 3: Soạn mẫu thông báo tăng giá sản phẩm 

Văn bản cần xác định rõ đối tượng nhận, danh sách sản phẩm, giá cũ, giá mới, lý do và ngày áp dụng. Nếu có nhiều nhóm khách hàng, doanh nghiệp nên tách thông báo theo từng chính sách giá. 

Bảng giá nên được kiểm tra riêng để tránh sai mã sản phẩm, đơn vị tính hoặc mức giá. Đây là phần dễ phát sinh nhầm lẫn khi thông báo áp dụng cho nhiều sản phẩm. 

Bước 4: Phê duyệt và gửi thông báo đến các bên liên quan 

Người có thẩm quyền kiểm tra nội dung trước khi phát hành. Sau khi được duyệt, thông báo có thể được gửi qua email, văn bản, hệ thống quản lý khách hàng hoặc kênh liên lạc đã được hai bên sử dụng. 

Doanh nghiệp nên lưu lại ngày gửi, người nhận và phiên bản thông báo. Hồ sơ này giúp đối chiếu khi khách hàng hoặc đối tác có câu hỏi về thời điểm áp dụng giá. 

Bước 5: Cập nhật bảng giá, hệ thống bán hàng và tài liệu liên quan 

Sau khi phát hành, doanh nghiệp cần cập nhật giá trên website, phần mềm bán hàng, báo giá, catalogue hoặc tài liệu dành cho đại lý nếu các kênh này có hiển thị giá. 

Việc cập nhật nên được thực hiện thống nhất với ngày hiệu lực trong thông báo. Nếu website hiển thị giá mới nhưng nhân viên bán hàng vẫn sử dụng bảng giá cũ, doanh nghiệp có thể phát sinh giao dịch với thông tin không thống nhất. 

Những lưu ý khi soạn mẫu thông báo tăng giá sản phẩm 

Phân biệt thông báo tăng giá với thỏa thuận thay đổi giá trong hợp đồng 

Thông báo tăng giá là ý định đơn phương của bên bán, còn thỏa thuận thay đổi giá cần sự đồng ý của cả hai bên. Doanh nghiệp cần xác định rõ mình đang gửi thông báo hay đề nghị sửa đổi hợp đồng. Hai loại văn bản này dẫn đến hậu quả pháp lý khác nhau. 

Kiểm tra điều khoản về điều chỉnh giá trong hợp đồng đã ký 

Hợp đồng đã ký là tài liệu đầu tiên cần đọc trước khi gửi bất kỳ thông báo nào. Doanh nghiệp cần tìm các nội dung sau:

• Điều kiện được phép điều chỉnh giá.
• Thời hạn báo trước và phương thức thông báo.
• Thời gian giá cố định.
• Quyền từ chối hoặc chấm dứt hợp đồng của bên mua.

Nếu hợp đồng cho phép bên bán điều chỉnh giá khi đáp ứng điều kiện, thông báo là công cụ thực hiện điều khoản đó. Nếu hợp đồng giữ giá cố định, doanh nghiệp cần thỏa thuận với đối tác trước khi áp dụng giá mới.

Ghi chính xác thời điểm áp dụng giá mới 

Ngày áp dụng nên được ghi theo ngày, tháng và năm cụ thể. Nếu doanh nghiệp có quy định thời điểm theo giờ hoặc theo ca bán hàng, thông báo nên ghi rõ cách xác định thời điểm chuyển giá. 

Trường hợp có đơn hàng đang xử lý, nên nêu riêng nguyên tắc áp dụng giá để nhân viên bán hàng và khách hàng có cùng cách hiểu. 

Thông tin rõ các sản phẩm và mức giá được điều chỉnh 

Tên sản phẩm nên đi kèm mã hàng hoặc quy cách khi doanh nghiệp có nhiều sản phẩm tương tự. Giá cũ và giá mới nên đặt cạnh nhau để người nhận dễ đối chiếu. 

Tránh gửi thông báo quá sát ngày áp dụng

Doanh nghiệp nên dành một khoảng thời gian hợp lý để khách hàng và đối tác cập nhật bảng giá. Khoảng thời gian này phụ thuộc vào hợp đồng, chính sách bán hàng và phương thức giao dịch. 

Với đại lý hoặc khách hàng doanh nghiệp, thời gian thông báo cần tính đến thời gian cập nhật hệ thống, điều chỉnh báo giá và xử lý đơn hàng. Nếu hợp đồng có quy định riêng về thời hạn báo trước, doanh nghiệp cần tuân thủ điều khoản đó. 

Không sử dụng lý do tăng giá thiếu căn cứ hoặc gây hiểu nhầm 

Lý do điều chỉnh giá nên phản ánh đúng nguyên nhân doanh nghiệp đang áp dụng. Nếu chi phí nguyên liệu tăng, thông báo có thể ghi rõ nhóm nguyên liệu hoặc chi phí liên quan mà doanh nghiệp thực tế chịu tác động. 

Doanh nghiệp không nên viện dẫn một quy định pháp luật nếu quy định đó không trực tiếp áp dụng cho sản phẩm. 

Sử dụng ngôn từ phù hợp, tránh gây phản ứng tiêu cực từ khách hàng

Thông báo nên trình bày mức giá mới trước, sau đó giải thích căn cứ điều chỉnh và chính sách áp dụng. Những câu mang tính cảm tính hoặc gây áp lực cho người nhận nên được hạn chế. 

Đối với khách hàng lâu năm, doanh nghiệp có thể tách chính sách giá mới khỏi lời cảm ơn để văn bản vẫn giữ tính thương mại nhưng thông tin về giá được đọc nhanh. 

Mẫu thông báo tăng giá sản phẩm cần nêu rõ lý do điều chỉnh, danh sách sản phẩm áp dụng, giá cũ – giá mới và thời điểm bắt đầu thực hiện. Doanh nghiệp cũng cần đối chiếu quy định về giá, nghĩa vụ niêm yết, kê khai giá và các thỏa thuận đã ký với khách hàng, đối tác trước khi gửi thông báo. Việc thông tin sớm, minh bạch giúp các bên có thời gian cập nhật kế hoạch mua bán và hạn chế tranh chấp khi mức giá mới được áp dụng. 

Câu hỏi thường gặp về mẫu thông báo tăng giá sản phẩm (FAQ)

1. Doanh nghiệp có bắt buộc phải thông báo trước khi tăng giá sản phẩm không? 

Không phải mọi trường hợp tăng giá sản phẩm đều có một quy định chung bắt buộc doanh nghiệp phải gửi thông báo trước. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện nghĩa vụ niêm yết, công khai hoặc kê khai giá nếu thuộc trường hợp pháp luật quy định. Nếu giá đã được thỏa thuận trong hợp đồng hoặc đơn hàng, doanh nghiệp cần tuân thủ cơ chế điều chỉnh giá đã giao kết. 

2. Có thể gửi thông báo tăng giá sản phẩm qua email hoặc Zalo khách hàng không? 

Doanh nghiệp được gửi qua email hoặc Zalo nếu hợp đồng hoặc thỏa thuận với khách hàng chấp nhận kênh này. Địa chỉ nhận nên là đầu mối đã đăng ký chính thức. Nếu hợp đồng yêu cầu văn bản có chữ ký, doanh nghiệp đính kèm bản quét thông báo có dấu và lưu lại nhật ký gửi làm chứng cứ. 

3. Đơn hàng đã chốt giá trước khi thông báo tăng giá có bị áp dụng giá mới không? 

Không thể mặc định áp dụng giá mới cho mọi đơn hàng đã chốt. Việc xác định giá phụ thuộc vào nội dung đơn hàng, hợp đồng, thời điểm giao kết và điều khoản điều chỉnh giá giữa các bên. Doanh nghiệp nên ghi rõ trong thông báo cách xử lý đơn hàng đã xác nhận trước ngày giá mới có hiệu lực để tránh cách hiểu khác nhau. 

4. Nếu khách hàng phản đối thông báo tăng giá thì doanh nghiệp nên xử lý thế nào?

Doanh nghiệp nên ghi nhận phản hồi và trả lời bằng văn bản, kèm căn cứ điều chỉnh giá. Trường hợp phát sinh tranh chấp, các bên có thể xử lý theo cơ chế giải quyết tranh chấp đã thỏa thuận và quy định pháp luật liên quan. 

5. Thông báo tăng giá sản phẩm có thay thế được phụ lục hợp đồng không? 

Không. Thông báo tăng giá chủ yếu truyền đạt thông tin về chính sách giá, còn phụ lục hợp đồng được sử dụng khi các bên cần sửa đổi hoặc bổ sung nội dung hợp đồng theo quy định. Nếu hợp đồng yêu cầu việc điều chỉnh giá phải được hai bên thỏa thuận bằng văn bản, doanh nghiệp nên thực hiện đúng hình thức đã giao kết. 

Xem thêm các mẫu hợp đồng và mẫu đơn phổ biến khác

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn