Mẫu biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào mới nhất [Tải ngay]

Lập biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào là bước quan trọng để xác nhận vật tư đưa vào công trình đáp ứng yêu cầu về chất lượng, số lượng và nguồn gốc trước khi thi công. Thiếu tài liệu này, nhà thầu có thể gặp khó khăn khi nghiệm thu, thanh toán hoặc xử lý tranh chấp liên quan đến chất lượng vật liệu. Do đó, việc nắm rõ cấu trúc và quy định lập biên bản giúp doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ hoàn công minh bạch, đúng pháp luật. 

Biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào là gì?

Biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào là văn bản kiểm tra và xác nhận chất lượng, chủng loại, số lượng và nguồn gốc của vật liệu được đưa đến công trường. Quá trình kiểm tra diễn ra trước khi vật liệu được đưa vào lắp đặt hoặc sử dụng cho các hạng mục thi công. 

Mẫu biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào mới nhất

Mẫu biên bản nghiệm thu vật liệu thông dụng sau gồm các thông tin quan trọng như các bên tham gia, thông tin và kết quả nghiệm thu, các hồ sơ kèm theo nếu có, đánh giá kết luận và chữ ký pháp lý của các bên. 

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN NGHIỆM THU VẬT LIỆU ĐẦU VÀO

Số: ……/BBNT-VLĐV

Hôm nay, vào lúc …… giờ …… phút, ngày …… tháng …… năm ……, tại công trình: ……………………………………………

Chúng tôi gồm:

1. ĐẠI DIỆN CHỦ ĐẦU TƯ

• Ông/Bà: ……………………………………………………..
• Chức vụ: ……………………………………………………
• Đơn vị: ……………………………………………………..

1. ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ THI CÔNG

• Ông/Bà: ……………………………………………………..
• Chức vụ: ……………………………………………………
• Đơn vị: ……………………………………………………..

III. ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ TƯ VẤN GIÁM SÁT (nếu có)

• Ông/Bà: ……………………………………………………..
• Chức vụ: ……………………………………………………
• Đơn vị: ……………………………………………………..

Tiến hành nghiệm thu vật liệu đầu vào sử dụng cho công trình với các nội dung sau:

• THÔNG TIN CÔNG TRÌNH

• Tên công trình: …………………………………………….
• Hạng mục thi công: …………………………………………
• Địa điểm xây dựng: …………………………………………
• Nhà thầu cung cấp vật liệu: ………………………………..

• THÔNG TIN VẬT LIỆU NGHIỆM THU

• HỒ SƠ KÈM THEO

• Phiếu xuất xưởng;
• Chứng nhận chất lượng (CQ);
• Chứng nhận xuất xứ (CO);
• Kết quả thí nghiệm vật liệu;
• Catalogue kỹ thuật;
• Hồ sơ kiểm định (nếu có);
• Các tài liệu khác: …………………………………………

1. NỘI DUNG KIỂM TRA
   Các bên tiến hành kiểm tra:

• Chủng loại vật liệu theo hồ sơ thiết kế;
• Quy cách, kích thước, màu sắc;
• Số lượng thực tế;
• Chất lượng bề mặt;
• Điều kiện bảo quản, vận chuyển;
• Chứng từ nguồn gốc xuất xứ;
• Kết quả thí nghiệm và tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng.

• KẾT QUẢ NGHIỆM THU

Sau khi kiểm tra, các bên thống nhất:

☐ Vật liệu đạt yêu cầu kỹ thuật, đủ điều kiện đưa vào sử dụng cho công trình.

☐ Vật liệu chưa đạt yêu cầu vì các lý do sau:
………………………………………………………………..
………………………………………………………………..

Yêu cầu xử lý:
………………………………………………………………..
………………………………………………………………..

1. KẾT LUẬN
   Biên bản được lập thành …… bản có giá trị pháp lý như nhau.
   Các bên đã đọc lại, thống nhất nội dung và cùng ký xác nhận.

Biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào gồm những nội dung nào?

Một biên bản nghiệm thu vật liệu đầy đủ cần thể hiện rõ bốn nhóm nội dung: thông tin công trình, thông tin vật liệu, kết quả kiểm tra và kết luận nghiệm thu. Nếu thiếu thông tin cần thiết, biên bản có thể gây khó khăn khi đối chiếu với hồ sơ quản lý chất lượng hoặc truy xuất vật liệu sau này. 

Thông tin công trình, hạng mục và thời gian nghiệm thu

Phần đầu biên bản nghiệm thu vật liệu cần ghi rõ thông tin định danh của dự án và thời điểm thực hiện kiểm tra vật tư: 

• Tên công trình/dự án: Ghi chính xác tên dự án theo quyết định phê duyệt đầu tư.
• Gói thầu và hạng mục: Xác định rõ vật liệu sử dụng cho gói thầu nào, thuộc hạng mục kết cấu hay hoàn thiện.
• Địa điểm xây dựng: Địa chỉ chi tiết nơi tiến hành công tác kiểm tra vật tư.
• Thời gian tiến hành: Ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm lập biên bản nghiệm thu tại hiện trường.
• Đại diện các bên: chủ đầu tư, tư vấn giám sát, nhà thầu thi công, đơn vị cung ứng (nếu có). 

Thông tin vật liệu, vật tư hoặc thiết bị được nghiệm thu

Phần thông tin vật liệu cần mô tả chi tiết đối tượng nghiệm thu, tránh gộp nhiều loại vật liệu vào một dòng mô tả chung. Mỗi loại vật liệu nên có một dòng thông tin riêng để thuận tiện đối chiếu khi kiểm tra thực tế như:

• Tên vật liệu, vật tư hoặc thiết bị cụ thể.
• Quy cách, mã hiệu, tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng.
• Số lượng hoặc khối lượng thực nhận tại công trình.
• Nhà sản xuất, nhà cung ứng và số lô hàng (nếu có).

Kết quả kiểm tra chất lượng, số lượng, chủng loại và nguồn gốc

Sau khi đã ghi rõ thông tin vật liệu, bước tiếp theo là đối chiếu thực tế với hồ sơ chất lượng đã duyệt. Kết quả kiểm tra nên tách rõ dữ liệu đo đạc, quan sát thực tế và nhận định của người giám sát để thuận tiện tra cứu về sau. 

Nội dung kiểm tra chất lượng thường bao gồm:

• Kiểm tra hồ sơ nguồn gốc: Kiểm tra chứng nhận xuất xứ, chứng nhận chất lượng, phiếu kiểm định xuất xưởng.
• Kiểm tra ngoại quan: Đánh giá tình trạng biến dạng, rỉ sét, màu sắc, tem nhãn bảo vệ của vật liệu.
• Kiểm tra thông số kỹ thuật: Dùng thiết bị đo chuyên dụng xác định kích thước hình học, độ dày, đường kính.
• Kết quả lấy mẫu thí nghiệm: Ghi nhận mã số phiếu lấy mẫu hoặc kết quả thí nghiệm liên quan.

Kết luận nghiệm thu và chữ ký xác nhận của các bên

Sau khi hoàn thành kiểm tra chất lượng, các bên tham gia nghiệm thu đi đến kết luận chung. Đây là phần có giá trị pháp lý cao nhất trong biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào. Vì thế, phần kết luận cần thể hiện rõ vật liệu đạt hay không đạt yêu cầu và hướng xử lý nếu phát hiện sai lệch.

Một số nội dung cần thể hiện rõ bao gồm:

• Kết luận đạt hoặc không đạt yêu cầu đưa vào sử dụng.
• Yêu cầu khắc phục, bổ sung hồ sơ nếu có nội dung cần hoàn thiện.
• Chữ ký, họ tên và chức danh đầy đủ của đại diện chủ đầu tư, tư vấn giám sát, nhà thầu thi công.

Hồ sơ nghiệm thu vật liệu đầu vào gồm những gì?

Hồ sơ nghiệm thu vật liệu đầu vào là tập hợp chứng từ dùng để đối chiếu nguồn gốc và thông số kỹ thuật của vật tư trước khi đưa vào thi công. Do đó, đơn vị thi công cần chuẩn bị các tài liệu phù hợp với từng loại vật liệu để trình tư vấn giám sát kiểm tra và xác nhận. 

Chứng chỉ chất lượng, chứng chỉ xuất xứ CO/CQ

Chứng chỉ CO (Certificate of Origin) và CQ (Certificate of Quality) là các văn bản cung cấp thông tin về nguồn gốc sản xuất và tiêu chuẩn chất lượng của sản phẩm, hàng hóa. Đối với vật tư nhập khẩu, chứng chỉ CO/CQ là tài liệu bắt buộc để làm thủ tục nghiệm thu. 

Phiếu giao hàng, phiếu xuất kho và tài liệu chứng minh nguồn gốc

Phiếu giao hàng và phiếu xuất kho giúp xác nhận số lượng thực tế được vận chuyển đến công trường tại thời điểm giao nhận. Các tài liệu này giúp tư vấn giám sát đối chiếu số lượng và truy xuất lô hàng khi xuất hiện lỗi kỹ thuật. 

Kết quả thí nghiệm, kiểm định hoặc chứng nhận hợp quy

Phiếu kết quả thử nghiệm từ phòng thí nghiệm thể hiện các chỉ tiêu kỹ thuật của vật liệu để đối chiếu với yêu cầu thiết kế và tiêu chuẩn áp dụng. Những nhóm vật tư nằm trong danh mục quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) bắt buộc phải bổ sung thêm giấy chứng nhận hợp quy và thông báo tiếp nhận hồ sơ hợp quy của Sở Xây dựng. 

Bản vẽ, chỉ dẫn kỹ thuật và hồ sơ phê duyệt vật liệu

Bản vẽ thi công và chỉ dẫn kỹ thuật là căn cứ để xác định vật liệu thực tế có đúng chủng loại, quy cách như thiết kế yêu cầu hay không. Nếu thiếu các bộ tài liệu đối chiếu, việc đánh giá vật liệu dễ phụ thuộc vào kiểm tra ngoại quan và có thể phát sinh sai lệch so với yêu cầu thiết kế. 

Quy trình nghiệm thu vật liệu đầu vào tại công trình

Quy trình nghiệm thu vật liệu đầu vào đúng chuẩn kỹ thuật bao gồm 5 bước tuần tự nhằm đảm bảo không bỏ sót các tiêu chuẩn chất lượng. 

Tiếp nhận vật liệu và kiểm tra số lượng thực tế

Bước đầu tiên trong quy trình nghiệm thu vật liệu đầu vào là kiểm tra số lượng thực tế ngay tại thời điểm giao hàng, đối chiếu với phiếu giao hàng và đơn đặt hàng. Tùy quy trình quản lý của dự án, việc kiểm đếm có thể có sự tham gia của tư vấn giám sát hoặc các bên liên quan để xác nhận số lượng thực nhận.

Kiểm tra hồ sơ pháp lý, CO/CQ và chứng từ kèm theo

Sau khi kiểm tra số lượng vật liệu, cán bộ giám sát đối chiếu CO, CQ và các chứng từ kèm theo với lô hàng thực tế. Các thông số về mã số lô, tiêu chuẩn sản xuất, ngày xuất xưởng trên giấy tờ cần thống nhất với thông tin in trên bao bì vật liệu được nghiệm thu. 

Đối chiếu chủng loại, quy cách với thiết kế và hợp đồng

Bước tiếp theo là so sánh trực tiếp vật liệu thực tế đã nhận được với bản vẽ thi công, chỉ dẫn kỹ thuật và điều khoản trong hợp đồng đã ký. Nếu có sai lệch về quy cách, thông số hoặc thương hiệu so với hồ sơ phê duyệt, cần lập biên bản ghi nhận ngay để có phương án xử lý trước khi kết luận nghiệm thu.

Lấy mẫu thí nghiệm hoặc kiểm định khi cần thiết

Với các loại vật liệu thuộc danh mục bắt buộc thí nghiệm theo QCVN, mẫu được lấy tại hiện trường và gửi đến phòng thí nghiệm để kiểm tra các chỉ tiêu kỹ thuật.. Tần suất lấy mẫu phụ thuộc vào khối lượng vật liệu và tiêu chuẩn áp dụng cho từng loại, ví dụ bê tông, thép hoặc gạch xây. 

Lập biên bản và lưu hồ sơ nghiệm thu vật liệu

Bước cuối cùng trong quy trình nghiệm thu vật liệu đầu vào là tổng hợp toàn bộ kết quả kiểm tra thành biên bản, kèm theo bộ hồ sơ chứng từ liên quan. Biên bản và các hồ sơ đính kèm cần được lưu trữ đồng bộ, tránh tình trạng biên bản thất lạc riêng còn chứng từ gốc lưu ở bộ phận khác. 

Hướng dẫn cách lập biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào

Cách lập biên bản nghiệm thu ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị pháp lý khi cần sử dụng làm bằng chứng. Nguyên tắc chung là ghi cụ thể, tránh dùng đại từ mơ hồ như “vật liệu này” hoặc “lô hàng trên” mà không nêu rõ tên và số lô.

Cách ghi thông tin công trình và thành phần nghiệm thu

Phần mở đầu biên bản cần ghi đầy đủ tên công trình, hạng mục, địa điểm và ngày giờ nghiệm thu theo cùng một cách trình bày trong toàn bộ hồ sơ để dễ tra cứu. Thành phần tham gia ghi rõ họ tên, chức danh và đơn vị công tác của từng đại diện, tránh chỉ ghi tên đơn vị chung chung.

Cách ghi thông tin vật liệu, số lượng, quy cách và nguồn gốc

Mỗi loại vật liệu nên trình bày trên một dòng riêng trong bảng, gồm tên vật liệu, mã ký hiệu sản phẩm, số lượng, đơn vị tính, nguồn gốc và số lô. Phần nguồn gốc ghi rõ tên nhà sản xuất, xuất xứ quốc gia và mã số chứng chỉ CO/CQ/phiếu xuất xưởng đi kèm nếu có. 

Cách ghi kết quả kiểm tra và kết luận nghiệm thu

Kết quả kiểm tra nên viết theo trình tự dữ kiện trước, nhận định sau, ví dụ nêu số liệu đo được rồi mới đến câu đánh giá đạt hay không đạt. Kết luận nghiệm thu cần tách riêng khỏi phần kết quả kiểm tra, đặt ở đoạn cuối để người đọc dễ nhận diện kết quả cuối cùng của quá trình nghiệm thu. 

Mẫu câu kết luận đạt yêu cầu và không đạt yêu cầu

Trong biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào, câu kết luận nên ngắn gọn, nêu rõ tình trạng và điều kiện áp dụng nếu có:

• Trường hợp đạt yêu cầu: “Vật liệu [tên vật liệu], lô số [số lô] đạt yêu cầu về chất lượng, số lượng và nguồn gốc, đủ điều kiện đưa vào thi công.”
• Trường hợp đạt yêu cầu có điều kiện: “Vật liệu đạt yêu cầu, đề nghị nhà thầu bổ sung [tên chứng từ còn thiếu] trước khi nghiệm thu công việc tiếp theo.”
• Trường hợp không đạt yêu cầu: “Vật liệu [tên vật liệu], lô số [số lô] không đạt yêu cầu do [lý do cụ thể], đề nghị nhà thầu thay thế hoặc xử lý trước khi tiếp tục thi công.”

Căn cứ pháp lý và lưu ý khi nghiệm thu vật liệu đầu vào

Việc nghiệm thu vật liệu đầu vào cần căn cứ vào hồ sơ thiết kế, yêu cầu kỹ thuật và các quy định pháp luật có liên quan. Xác định đúng căn cứ áp dụng giúp chủ đầu tư, nhà thầu và tư vấn giám sát có cơ sở thống nhất kiểm tra và nghiệm thu vật liệu. 

Quy định về quản lý chất lượng công trình xây dựng

Nghị định 06/2021/NĐ-CP là văn bản chính quy định về quản lý chất lượng thi công xây dựng, trong đó khoản 5 Điều 12 nêu rõ bảy thành phần hồ sơ quản lý chất lượng vật liệu mà nhà thầu phải cung cấp. Điều 21 nghị định này quy định thời gian nghiệm thu công việc xây dựng không quá 24 giờ kể từ khi nhận đề nghị của nhà thầu. 

Quy định về sử dụng vật liệu, cấu kiện và sản phẩm xây dựng

Nghị định 09/2021/NĐ-CP về quản lý vật liệu xây dựng quy định riêng tại Chương 3 về sử dụng và quản lý chất lượng vật liệu xây dựng, trong đó Điều 7 nêu yêu cầu về sử dụng vật liệu và cấu kiện xây dựng trong công trình. 

Ngoài ra, các vật liệu đưa vào công trình phải tuân thủ QCVN 16:2023/BXD về Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về sản phẩm, hàng hóa vật liệu xây dựng. 

Lỗi thường gặp khi lập biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào

Khi lập biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào, một số sai sót có thể gây khó khăn khi đối chiếu hoặc truy xuất hồ sơ sau này: 

• Gộp nhiều loại vật liệu hoặc nhiều lô hàng vào chung một dòng mô tả.
• Ký nghiệm thu trước khi có đầy đủ CO, CQ hoặc kết quả thí nghiệm.
• Ghi kết luận chung chung như “đạt yêu cầu” mà không nêu số lô cụ thể.
• Thiếu chữ ký của một trong các bên liên quan phụ trách nhưng vẫn đưa vật liệu vào thi công.

Cách xử lý khi vật liệu đầu vào không đạt yêu cầu

Khi phát hiện vật liệu không đạt tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc sai lệch nguồn gốc, tư vấn giám sát phải thực hiện ngay các bước sau: 

• Lập biên bản: Ghi nhận hiện trạng “không đạt yêu cầu” ngay tại thời điểm kiểm tra, không cho phép vật liệu đưa vào thi công.
• Cách ly lô hàng: Yêu cầu nhà thầu tập trung vật tư không đạt yêu cầu vào khu vực riêng, đánh dấu cảnh báo để tránh sử dụng nhầm.
• Yêu cầu di dời: Yêu cầu nhà thầu vận chuyển lô vật tư không đạt ra khỏi công trường trong thời gian quy định (thường là 24h – 48h).
• Kiểm tra lại: Chỉ tiến hành nghiệm thu lại khi nhà thầu nhập lô hàng mới thay thế và có đầy đủ chứng từ chứng minh chất lượng.

Lập biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào là bước kiểm soát chất lượng quan trọng, quyết định vật liệu có đủ điều kiện đưa vào thi công công trình hay không. Từ việc chuẩn bị đầy đủ chứng chỉ CO/CQ, kết quả thí nghiệm, đến tuân thủ đúng trình tự tiếp nhận – kiểm tra – lấy mẫu – lập biên bản, mỗi bước đều góp phần tạo nên một hồ sơ có giá trị pháp lý thực sự khi cần đối chiếu hoặc xử lý tranh chấp sau này. 

Các câu hỏi thường gặp khi lập biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào

Biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào có cần đóng dấu không?

Biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào không bắt buộc phải đóng dấu pháp nhân. Điều kiện bắt buộc là chữ ký của người có thẩm quyền đại diện chủ đầu tư, tư vấn giám sát và nhà thầu thi công. 

Có được lập biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào sau khi đã thi công không?

Không. Theo Điều 12 Nghị định 06/2021/NĐ-CP, vật liệu phải được nghiệm thu trước khi đưa vào thi công. Lập biên bản sau khi vật liệu đã được sử dụng làm giảm giá trị chứng cứ, vì không còn căn cứ đối chiếu thực tế lô hàng ban đầu. 

Một biên bản nghiệm thu có thể áp dụng cho nhiều lô vật liệu khác nhau không?

Có thể nếu các lô cùng nhà cung cấp, cùng tiêu chuẩn kỹ thuật và cùng thời điểm nhập hàng. Tuy nhiên, nếu có nhiều lô vật liệu với mã số xuất xưởng và chứng từ riêng biệt thì không nên gộp vào một biên bản nghiệm thu vì sẽ gây khó khăn cho công tác truy xuất nguồn gốc khi phát sinh sự cố. 

Biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào cần lưu trữ trong bao lâu?

Biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào thuộc tập hồ sơ hoàn công và phải được lưu trữ tối thiểu theo thời hạn bảo hành công trình hoặc theo quy định lưu trữ tài liệu xây dựng. Đối với công trình cấp đặc biệt và cấp I, thời gian lưu trữ hồ sơ là tối thiểu 30 năm. Đối với các công trình còn lại, thời gian lưu trữ tối thiểu là 20 năm theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP. 

Có thể lập biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào bằng chữ ký điện tử không?

Hoàn toàn có thể, nếu sử dụng chữ ký số được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp pháp theo quy định về giao dịch điện tử. Chữ ký số phải được xác thực hợp lệ, mã hóa an toàn và được tất cả các bên (Chủ đầu tư, Tư vấn giám sát, Nhà thầu) thống nhất áp dụng trong hợp đồng xây dựng.

Xem thêm các mẫu hợp đồng và biên bản phổ biến khác

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn