Mẫu biên bản bàn giao thiết bị đúng quy định mới nhất [Tải ngay]

Biên bản bàn giao thiết bị là chứng từ ghi nhận việc chuyển giao hiện trạng, số lượng và trách nhiệm quản lý máy móc, công cụ từ bên giao sang bên nhận. Việc lập bản bàn giao đầy đủ căn cứ kỹ thuật giúp doanh nghiệp ngăn ngừa rủi ro tranh chấp, bảo vệ tài sản và xác định chính xác trách nhiệm bồi thường khi phát sinh sự cố. 

Biên bản bàn giao thiết bị là gì?

Biên bản bàn giao thiết bị là văn bản hành chính ghi nhận việc chuyển giao tài sản, máy móc hoặc công cụ làm việc từ cá nhân/tổ chức này sang cá nhân/tổ chức khác tại một thời điểm cụ thể. Văn bản này xác nhận số lượng, tình trạng và trách nhiệm sử dụng thiết bị sau khi bàn giao. Đây là căn cứ để xử lý tranh chấp nếu thiết bị gặp sự cố, hư hỏng hoặc thất lạc sau này. 

Về giá trị pháp lý, biên bản bàn giao thiết bị không phải hợp đồng nhưng là tài liệu đi kèm hợp đồng lao động hoặc hợp đồng thuê tài sản. Khi xảy ra tranh chấp về hư hỏng hoặc mất mát thiết bị, biên bản là một trong những căn cứ để đối chiếu trách nhiệm giữa các bên liên quan. 

Tải mẫu biên bản bàn giao thiết bị Word, Excel, PDF

Mỗi loại hình tài sản và hoàn cảnh giao nhận đòi hỏi thông số kiểm kê khác nhau. Doanh nghiệp cần lựa chọn định dạng văn bản phù hợp để tối ưu quy trình quản lý và truy xuất dữ liệu nội bộ. Dưới đây là mẫu biên bản bàn giao thiết bị thông dụng được nhiều đơn vị sử dụng.

Mẫu biên bản bàn giao thiết bị cho người lao động

Mẫu biên bản này áp dụng cho quy trình nội bộ khi doanh nghiệp cấp phát máy móc, công cụ làm việc cho nhân sự. Mẫu quy định rõ quyền hạn sử dụng, nghĩa vụ bảo quản và cơ chế bồi thường khi phát sinh hỏng hóc hoặc thất thoát trong quá trình làm việc. 

BIÊN BẢN BÀN GIAO

(V/v: Bàn giao máy móc, vật dụng văn phòng cho người lao động)

Hôm nay, lúc ……. giờ ……. phút, ngày ….. tháng ….. năm ………

Tại: Phòng Kế toán – Công ty ……………….

Địa chỉ: …………….., TP. Hồ Chí Minh.

Chúng tôi gồm:

* Người sử dụng lao động:

– Ông / Bà ………………… – Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự, đại diện Công ty.

– Ông / Bà ………………… – Trưởng phòng Kế toán, người chứng kiến.

* Người lao động:

– Ông / Bà …………………. – nhân viên kế toán, thử việc. (Hợp đồng thử việc số XXX, ngày ……….)

Tiến hành việc bàn giao máy móc, vật dụng văn phòng, là tài sản của Công ty, cho Người lao động để làm việc. Ghi nhận và thống nhất như sau:

Điều 1. Máy móc, vật dụng bàn giao

Trong thời gian thử việc, công ty bàn giao cho người lao động máy móc, vật dụng làm việc như sau:

Điều 2. Quy định về việc sử dụng máy móc, vật dụng

– Người lao động có trách nhiệm bảo quản và sử dụng tài sản của công ty theo đúng nhu cầu công việc và quy định của công ty, không sử dụng vào mục đích riêng.

– Không được tự ý mang tài sản được bàn giao ra khỏi công ty (bao gồm cả việc sao chép tài liệu, dữ liệu của công ty lưu trong laptop) nếu chưa có sự đồng ý bằng văn bản của trưởng bộ phận.

– Nếu người lao động sử dụng, vận hành không đúng kỹ thuật, dẫn đến việc làm hư hỏng máy móc, vật dụng thì phải bồi thường cho công ty theo giá thị trường.

– Sau khi kết thúc thời gian thử việc, kể cả trường hợp ký hợp đồng lao động chính thức, người lao động có trách nhiệm bàn giao lại đầy đủ và trong tình trạng nguyên vẹn những tài sản trên cho công ty.

Điều 3. Điều khoản chung:

Người lao động xác nhận đã nhận đủ số máy móc, vật dụng như nêu trên, cam kết bảo quản, sử dụng đúng mục đích, đúng quy định theo yêu cầu của công ty.

Biên bản này được lập thành 3 bản, người lao động giữ 1 bản, công ty giữ 2 bản. Mọi người đã nghe đọc lại và đồng ý ký tên xác nhận dưới đây.

Mẫu biên bản bàn giao thiết bị giữa bên cho và bên mượn

Mẫu biên bản này áp dụng đối với quan hệ dân sự hoặc thương mại ngoài doanh nghiệp, ghi nhận việc bàn giao thiết bị tạm thời trong một khoảng thời gian xác định mà không chuyển giao quyền sở hữu. 

BIÊN BẢN BÀN GIAO THIẾT BỊ

(V/v Bàn giao thiết bị cho mượn)

Căn cứ vào Hợp đồng mượn tài sản số:…/…-…. ………………………………….;

Căn cứ…………………………………………………………………………………..;

Chúng tôi gồm:

Bên bàn giao: (Bên A)

Ông/Bà:……………………………………………………

Chức vụ:…………………………………………………..Bộ phận:………………

Trường:………………………………………………………………………………

Bên nhận bàn giao: (Bên B)

Họ và tên: ……………………………………

Chức vụ: ……………………………… Lớp:……………………………………

Trường :…………………………………………………………………………..

Hôm nay, ngày…. tháng….. năm…… Bên A tiến hành bàn giao thiết bị cho bên B tại địa điểm: ………………………………………

1. Các trang thiết bị gồm:

2. Lý do bàn giao

Bên B có nhu cầu mượn một số loại thiết bị, dụng cụ nêu trên để sử dụng vào việc…..……….

Bên B đã nhận đầy đủ số lượng trang thiết bị,dụng cụ như đã yêu cầu và có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn giao trả nguyên vẹn và đúng thời gian đã thỏa thuận ban đầu

Biên bản được lập thành 02 bản, các bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên có trách nhiệm giữ một bản.

Các bên tiến hành xác nhận các nội dung trên cùng đi đến thống nhất và ký xác nhận dưới đây.

Khi nào cần lập biên bản bàn giao thiết bị?

Biên bản bàn giao thiết bị cần được lập trong các tình huống có sự thay đổi về người sử dụng, vị trí hoặc quyền quản lý thiết bị. Mỗi trường hợp có nội dung ghi nhận và mức độ chi tiết khác nhau, tùy theo tính chất bàn giao. 

Bàn giao thiết bị cho nhân viên mới

Doanh nghiệp nên lập biên bản bàn giao thiết bị khi cấp máy tính, màn hình, điện thoại, tai nghe hoặc thiết bị chuyên dụng cho nhân viên mới. Danh sách thiết bị cần ghi đúng mã số thiết bị và tình trạng thực tế tại thời điểm nhân viên tiếp nhận để tránh nhầm lẫn khi thu hồi sau này. 

Bàn giao thiết bị giữa các phòng ban

Khi thiết bị được luân chuyển từ phòng ban này sang phòng ban khác, biên bản bàn giao giúp xác định phòng ban nào đang quản lý và chịu trách nhiệm tại từng thời điểm. Trường hợp này thường phát sinh khi điều chuyển nhân sự hoặc tái cơ cấu bộ phận.

Biên bản bàn giao thiết bị trong tình huống này cần có xác nhận của trưởng bộ phận giao và trưởng bộ phận nhận, thay vì chỉ giữa hai cá nhân sử dụng thiết bị. Việc xác nhận theo phòng ban giúp bộ phận hành chính theo dõi đơn vị đang quản lý tài sản tại từng thời điểm.

Bàn giao thiết bị văn phòng khi setup hoặc chuyển văn phòng

Khi doanh nghiệp setup văn phòng mới hoặc chuyển địa điểm, số lượng tài sản được vận chuyển và lắp đặt thường tăng lên. Biên bản bàn giao thiết bị giúp doanh nghiệp đối chiếu thiết bị trước và sau quá trình di chuyển, nhất là với tài sản có nhiều phụ kiện hoặc được tháo lắp. 

Bàn giao máy móc, thiết bị cho nhà thầu hoặc đối tác

Khi doanh nghiệp giao thiết bị cho nhà thầu hoặc đối tác để lắp đặt, vận hành, bảo trì hoặc thực hiện công việc theo hợp đồng, biên bản nên mô tả rõ hiện trạng trước khi giao. Với thiết bị có giá trị cao, nên ghi số serial và các dấu hiệu nhận biết riêng.

Thu hồi thiết bị khi nhân viên nghỉ việc hoặc kết thúc hợp đồng

Khi nhân viên nghỉ việc, bộ phận hành chính cần lập biên bản thu hồi thiết bị đã cấp trước đó, đối chiếu với biên bản bàn giao thiết bị ban đầu. Đây là một bước thường có trong quy trình bàn giao tài sản khi chấm dứt hợp đồng quan hệ lao động.

Biên bản thu hồi cần ghi rõ tình trạng thiết bị tại thời điểm trả so với lúc nhận, kèm xác nhận không phát sinh hư hỏng hoặc có ghi chú nếu có. Trường hợp thiết bị bị hỏng hoặc thiếu, hai bên cần thống nhất phương án xử lý trước khi hoàn tất thủ tục nghỉ việc.

Biên bản bàn giao thiết bị gồm những nội dung gì?

Một biên bản bàn giao thiết bị đầy đủ cần thể hiện rõ sáu nhóm thông tin. Thiếu thông tin cần thiết có thể gây khó khăn khi đối chiếu hoặc xác định trách nhiệm nếu phát sinh tranh chấp. 

Thông tin bên giao và bên nhận

Phần này ghi rõ họ tên, chức vụ, phòng ban và thông tin liên hệ của cả bên giao lẫn bên nhận thiết bị. Với trường hợp bàn giao giữa hai phòng ban, biên bản nên nêu rõ đơn vị chịu trách nhiệm quản lý thay vì chỉ ghi tên cá nhân. 

Thời gian, địa điểm bàn giao

Thời gian và địa điểm bàn giao xác định thời điểm bắt đầu trách nhiệm quản lý thiết bị của bên nhận. Mốc thời gian này cũng là căn cứ tính thời hạn bảo hành hoặc thời hạn sử dụng nếu thiết bị được cho mượn.

Biên bản bàn giao thiết bị cần ghi cụ thể ngày, giờ bàn giao. Địa điểm bàn giao cần nêu rõ tên tòa nhà, phòng ban hoặc kho lưu trữ, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc văn phòng làm việc.

Danh sách thiết bị bàn giao

Danh sách thiết bị là nội dung cần được ghi chi tiết trong biên bản bàn giao, cần liệt kê chi tiết từng món thiết bị kèm số lượng và mã thiết bị. Với số lượng thiết bị lớn, doanh nghiệp nên trình bày dưới dạng bảng để dễ đối chiếu khi kiểm kê.

Tình trạng thiết bị tại thời điểm bàn giao

Tình trạng thiết bị cần được ghi nhận cụ thể tại thời điểm bàn giao, bao gồm ngoại hình, khả năng vận hành và các lỗi đã tồn tại trước đó nếu có. Đây là căn cứ đối chiếu quan trọng nhất khi thu hồi thiết bị sau này. 

Phụ kiện, hồ sơ kỹ thuật và giấy tờ đi kèm

Ngoài thiết bị chính, biên bản bàn giao thiết bị cần liệt kê đầy đủ phụ kiện đi kèm như sạc, dây cáp, túi đựng hoặc tài liệu hướng dẫn sử dụng. Việc ghi nhận đầy đủ phụ kiện giúp hạn chế tranh cãi khi thu hồi thiết bị về sau. 

Cam kết trách nhiệm và chữ ký xác nhận

Phần cam kết trách nhiệm nêu rõ nghĩa vụ bảo quản, sử dụng đúng mục đích và bồi thường nếu làm hư hỏng hoặc thất lạc thiết bị. Đây là cơ sở pháp lý để xử lý khi phát sinh thiệt hại trong quá trình sử dụng.

Biên bản cần có đầy đủ chữ ký của người đại diện bên giao, bên nhận và người làm chứng nếu có. Với doanh nghiệp có quy trình quản lý tài sản chặt chẽ, biên bản còn cần đóng dấu xác nhận của bộ phận hành chính hoặc kế toán tài sản để hoàn tất thủ tục lưu hồ sơ.

Cách viết biên bản bàn giao thiết bị đúng chuẩn

Viết biên bản bàn giao thiết bị đúng chuẩn cần thực hiện theo trình tự năm bước, từ xác định bên tham gia đến lưu trữ hồ sơ sau khi ký kết. Thực hiện đúng thứ tự giúp tránh bỏ sót thông tin quan trọng khi cần đối chiếu về sau. 

Bước 1: Xác định bên giao, bên nhận và căn cứ bàn giao

Trước khi soạn biên bản bàn giao thiết bị, cần xác định rõ ai là người đại diện giao, ai là người nhận và bàn giao dựa trên căn cứ nào. Căn cứ bàn giao có thể là hợp đồng lao động, quyết định điều chuyển hoặc thỏa thuận thuê mượn thiết bị. 

Bước 2: Liệt kê đầy đủ thông tin thiết bị

Danh sách thiết bị cần được liệt kê theo thứ tự rõ ràng, tránh gộp nhiều thiết bị khác loại vào cùng một dòng. Mỗi thiết bị nên có mã tài sản riêng để thuận tiện tra cứu khi kiểm kê định kỳ. Thông tin bắt buộc cho mỗi thiết bị gồm:

• Tên thiết bị và model cụ thể.
• Mã tài sản hoặc số serial.
• Số lượng và đơn vị tính.
• Năm sản xuất hoặc năm đưa vào sử dụng (nếu có).

Bước 3: Kiểm tra tình trạng thiết bị trước khi ghi nhận

Khi tiến hành điền mục hiện trạng thiết bị, người lập biên bản cần mô tả cụ thể và khách quan bằng cách sử dụng các cụm từ định lượng như “máy trầy xước nhẹ mặt đáy, pin còn 85% dung lượng gốc” thay vì những tính từ mơ hồ như “máy cũ” hay “dùng tốt”. 

Đối với máy móc có giá trị cao hoặc thiết bị đã có hư hỏng sẵn, hai bên nên chụp ảnh làm căn cứ, đồng thời ghi nhận rõ tình trạng trong biên bản trước khi ký xác nhận.

Bước 4: Ghi rõ trách nhiệm bảo quản và xử lý hư hỏng

Biên bản bàn giao thiết bị nên xác định trách nhiệm của bên nhận sau khi thiết bị được chuyển giao. Nội dung cần phù hợp với quy định quản lý tài sản của doanh nghiệp và thỏa thuận giữa các bên, đặc biệt khi thiết bị được giao cho nhà thầu hoặc đối tác sử dụng trong thời gian nhất định.

Nếu có quy định về bảo quản, sửa chữa, báo mất hoặc xử lý hư hỏng, nên ghi rõ cách thực hiện hoặc dẫn chiếu đến văn bản áp dụng. Tránh ghi những cam kết quá chung như “chịu trách nhiệm về tài sản” mà không xác định trách nhiệm cụ thể.

Bước 5: Ký xác nhận, đóng dấu và lưu trữ hồ sơ

Sau khi hoàn tất nội dung, biên bản cần chữ ký của cả bên giao, bên nhận và người làm chứng nếu quy trình nội bộ yêu cầu. Với thiết bị giá trị cao, một số doanh nghiệp yêu cầu thêm chữ ký xác nhận của quản lý trực tiếp. 

Checklist kiểm tra thiết bị trước khi ký biên bản bàn giao

Kiểm tra thiết bị trước khi ký biên bản bàn giao thiết bị giúp phát hiện sai lệch giữa thực tế và thông tin được ghi trong biên bản, từ đó hạn chế tranh chấp về sau. 

Kiểm tra số lượng, mã tài sản và serial number

Số lượng và thông tin nhận diện cần được đối chiếu trực tiếp với thiết bị thực tế. Với các tài sản có cùng tên hoặc cùng model, mã tài sản và serial number giúp xác định chính xác từng thiết bị được bàn giao. 

Người kiểm tra nên đọc thông tin trên tem, nhãn hoặc thân thiết bị rồi đối chiếu với danh sách trong biên bản. Nếu serial number trên thiết bị khác với hồ sơ, cần xác minh trước khi ký thay vì tự sửa thông tin mà không có căn cứ. 

Kiểm tra tình trạng hoạt động thực tế

Thiết bị cần được kiểm tra khả năng hoạt động trong phạm vi phù hợp trước khi xác nhận bàn giao. Nếu không thể kiểm tra một chức năng tại thời điểm bàn giao, nội dung này nên được ghi vào phần ghi chú. Trường hợp thiết bị đã có lỗi từ trước, cần mô tả lỗi cụ thể để phân biệt với hư hỏng phát sinh sau khi tiếp nhận.

Kiểm tra phụ kiện, dây cáp, pin, sạc và tài liệu kỹ thuật

Phụ kiện đi kèm thiết bị cần kiểm đếm đầy đủ, tránh trường hợp thiếu sạc hoặc dây cáp nhưng không được ghi nhận tại thời điểm bàn giao. Đây là nhóm hạng mục dễ bị bỏ sót trong quá trình kiểm tra thiết bị. 

Chụp ảnh hiện trạng thiết bị trước khi bàn giao

Ảnh chụp thực tế là tài liệu trực quan hỗ trợ đối chiếu khi phát sinh tranh chấp về tình trạng thiết bị sau này. Nên chụp ở nhiều góc độ, đặc biệt các vị trí có dấu hiệu trầy xước hoặc hư hỏng nhẹ. 

Đối chiếu bảo hành, hóa đơn và hồ sơ kỹ thuật

Thời hạn bảo hành còn lại của thiết bị cần được xác nhận trước khi bàn giao, đặc biệt với thiết bị đã qua sử dụng một thời gian. Thông tin này ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của bên nhận nếu thiết bị gặp sự cố sau đó. 

Lưu ý pháp lý và quản trị khi ký biên bản bàn giao thiết bị

Trước khi đưa biên bản bàn giao thiết bị vào sử dụng, doanh nghiệp cần rà soát thông tin, chữ ký, trách nhiệm của các bên và cách thức lưu trữ hồ sơ.  

Biên bản cần có chữ ký xác nhận của các bên liên quan

Biên bản bàn giao thiết bị cần có chữ ký xác nhận của bên giao và bên nhận để thể hiện sự đồng thuận về nội dung trong biên bản. Nếu thiếu chữ ký của một trong hai bên, giá trị đối chiếu của biên bản khi xảy ra tranh chấp có thể bị ảnh hưởng. 

Doanh nghiệp nên quy định rõ trách nhiệm bảo quản thiết bị

Trách nhiệm bảo quản cần được quy định bằng văn bản nội bộ, áp dụng thống nhất cho mọi trường hợp bàn giao thay vì thỏa thuận riêng lẻ từng lần. Quy định này nên nêu rõ mức bồi thường theo tình huống cụ thể. Một số tình huống cần quy định rõ trách nhiệm gồm:

• Thiết bị hư hỏng do lỗi sử dụng của người nhận.
• Thiết bị hư hỏng do lỗi kỹ thuật từ phía sản xuất.
• Thiết bị thất lạc trong quá trình vận chuyển nội bộ.
• Hao mòn tự nhiên theo thời gian sử dụng.

Trường hợp bàn giao với đối tác nên kèm hợp đồng hoặc phụ lục

Khi bàn giao thiết bị cho nhà thầu hoặc đối tác bên ngoài, biên bản nên đính kèm hợp đồng thuê, mượn hoặc phụ lục kỹ thuật liên quan. Phụ lục hợp đồng nên nêu rõ thời hạn sử dụng, điều kiện hoàn trả và mức phạt nếu vi phạm cam kết. Các tài liệu này giúp xác định rõ quyền và nghĩa vụ của từng bên khi phát sinh tranh chấp.

Nên lưu trữ bản giấy, bản scan và cập nhật vào danh mục tài sản

Biên bản sau khi ký cần lưu trữ song song bản giấy và bản scan điện tử để thuận tiện tra cứu khi cần đối chiếu nhanh. Thông tin từ biên bản cũng cần cập nhật vào danh mục quản lý tài sản của doanh nghiệp, giúp bộ phận hành chính nắm được người đang giữ từng thiết bị tại bất kỳ thời điểm nào. Việc đồng bộ này giúp quá trình kiểm kê tài sản trở nên thuận tiện hơn.

Việc lập biên bản bàn giao thiết bị đúng chuẩn giúp doanh nghiệp kiểm soát tài sản chặt chẽ và giảm thiểu tranh chấp khi thiết bị hư hỏng hoặc thất lạc. Từ việc xác định đúng nội dung cần có, thực hiện đủ năm bước soạn thảo đến kiểm tra kỹ trước khi ký, mỗi giai đoạn đều góp phần đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản. 

Các câu hỏi thường gặp khi lập biên bản bàn giao thiết bị

Biên bản bàn giao thiết bị có thể lập bằng bản điện tử không?

Có. Biên bản bàn giao thiết bị có thể lập dưới dạng điện tử nếu doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện áp dụng đối với văn bản và chữ ký điện tử theo quy định liên quan. 

Một biên bản bàn giao thiết bị cần lập thành mấy bản?

Biên bản bàn giao thiết bị thường được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản để đối chiếu khi cần. Trường hợp có bên thứ ba làm chứng hoặc bộ phận quản lý tài sản cần lưu hồ sơ riêng, số lượng bản có thể tăng lên ba hoặc bốn bản. 

Người nhận thiết bị có được từ chối ký biên bản nếu thiết bị hư hỏng không?

Có. Người nhận có quyền đề nghị chưa ký xác nhận nếu tình trạng thiết bị thực tế chưa được ghi nhận đầy đủ trong biên bản Trong trường hợp này, hai bên cần thống nhất ghi chú lại tình trạng thực tế trước khi tiếp tục ký xác nhận bàn giao. 

Có cần người làm chứng khi ký biên bản bàn giao thiết bị không?

Không. Bàn giao những thiết bị giá trị thấp hoặc bàn giao nội bộ đơn giản thì không cần người làm chứng. Tuy nhiên, với thiết bị giá trị cao hoặc bàn giao với đối tác bên ngoài, nên có người làm chứng để tăng tính khách quan cho biên bản. 

Biên bản bàn giao thiết bị có cần đính kèm hình ảnh hiện trạng không?

Hình ảnh hiện trạng không bắt buộc theo quy định pháp luật nhưng được khuyến nghị, đặc biệt với thiết bị đã qua sử dụng. Ảnh chụp giúp làm rõ tình trạng thiết bị tại thời điểm bàn giao, hỗ trợ đối chiếu khi phát sinh tranh chấp sau này. 

Xem thêm các mẫu hợp đồng và biên bản phổ biến khác:

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn