Mẫu giấy đề nghị tạm ứng mới nhất [Tải ngay Word/PDF]

Giấy đề nghị tạm ứng là chứng từ kế toán ghi nhận khoản tiền doanh nghiệp giao cho người lao động để thực hiện công việc được giao. Việc lập chứng từ đầy đủ,  đúng quy định giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền nội bộ và bảo đảm hồ sơ chi phí có đủ căn cứ để đối chiếu, hạch toán. Trường hợp sử dụng sai mẫu chứng từ hoặc kê khai thiếu thông tin, doanh nghiệp có thể phải bổ sung hồ sơ và gặp vướng mắc khi quyết toán thuế. 

⬇ Tải ngay mẫu
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG

Mẫu giấy đề nghị tạm ứng mới nhất [Tải Word/PDF]

Mẫu giấy đề nghị tạm ứng áp dụng từ ngày 1/1/2026 là Mẫu số 03-TT, thuộc Phụ lục I ban hành kèm Thông tư 99/2025/TT-BTC. Mẫu gồm các mục chính: thông tin người đề nghị, bộ phận công tác, lý do và số tiền tạm ứng, thời hạn thanh toán.

Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Mẫu số 03-TT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC gồm các nội dung cần thiết để doanh nghiệp ghi nhận và kiểm soát khoản tạm ứng. Mẫu này áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, kể cả đơn vị trước đây dùng mẫu theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. 

⬇ Tải ngay file docs

Mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo từng trường hợp sử dụng

Nội dung giấy đề nghị tạm ứng thay đổi tùy mục đích sử dụng khoản tiền, dù cấu trúc mẫu vẫn giữ nguyên theo Mẫu 03-TT.

Giấy đề nghị tạm ứng là gì?

Giấy đề nghị tạm ứng là chứng từ kế toán dùng để nhân viên xin ứng trước một khoản tiền phục vụ công việc, trước khi khoản chi thực tế phát sinh. Chứng từ này là căn cứ để kế toán lập phiếu chi, thủ quỹ xuất quỹ và và đối chiếu khoản tạm ứng khi người lao động hoàn thành công việc. 

Theo Điều 10 Thông tư 99/2025/TT-BTC, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán, và mỗi nghiệp vụ chỉ lập chứng từ một lần. Giấy đề nghị tạm ứng phải được lập trước khi khoản tạm ứng được duyệt chi, không lập bổ sung sau khi tiền đã được xuất quỹ. 

Nội dung cần có trong giấy đề nghị tạm ứng

Một giấy đề nghị tạm ứng hợp lệ cần đầy đủ bốn nhóm thông tin: đơn vị và người đề nghị, số tiền, lý do và thời hạn hoàn ứng, chữ ký xác nhận. Thiếu một trong bốn nhóm này, chứng từ có thể bị kế toán trả lại để bổ sung trước khi duyệt chi. 

Thông tin đơn vị và người đề nghị tạm ứng

Mục thông tin phải bao gồm tên đơn vị, bộ phận công tác, họ tên và chức vụ người đề nghị. Thông tin cần khớp với dữ liệu nhân sự đang lưu tại phòng kế toán để tránh sai lệch khi đối chiếu chứng từ về sau. 

Số tiền đề nghị tạm ứng

Số tiền đề nghị tạm ứng phải được ghi cả bằng số và bằng chữ, đơn vị tính là VNĐ (Việt Nam đồng), trừ trường hợp doanh nghiệp được phép hạch toán bằng ngoại tệ. Hai cách ghi cần thống nhất với nhau để tránh chứng từ bị từ chối duyệt.

Lý do tạm ứng và thời hạn hoàn ứng

Lý do tạm ứng cần nêu cụ thể mục đích sử dụng tiền, ví dụ tên chuyến công tác hoặc tên hàng hóa cần mua, thay vì chỉ ghi “phục vụ công việc”. Thời hạn hoàn ứng là thời gian quy định nhân viên phải nộp chứng từ quyết toán hoặc hoàn trả phần tiền chưa sử dụng.

Chữ ký xác nhận và phê duyệt

Giấy đề nghị tạm ứng cần đủ chữ ký của người đề nghị, kế toán trưởng và người có thẩm quyền phê duyệt trước khi chuyển sang bước lập phiếu chi. Thiếu một trong ba chữ ký này, thủ quỹ không có căn cứ để xuất quỹ. 

Cách viết giấy đề nghị tạm ứng đúng chuẩn

Giấy đề nghị tạm ứng nên được điền theo đúng nguyên tắc, tránh bỏ trống hoặc ghi tắt các thông tin bắt buộc. Điền đủ và đúng thứ tự giúp kế toán đối chiếu nhanh, không phải yêu cầu bổ sung nhiều lần trước khi duyệt. 

Cách ghi thông tin người đề nghị tạm ứng

Người đề nghị tạm ứng cần ghi rõ họ tên đầy đủ, chức danh và tên bộ phận đang công tác ở đầu mẫu. Nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, cần ghi thêm tên chi nhánh để kế toán xác định đúng nguồn quỹ chi trả. 

Cách ghi số tiền bằng số và bằng chữ

Số tiền bằng số ghi theo định dạng tiền Việt Nam đồng, ví dụ 15.000.000. Số tiền bằng chữ viết liền, chữ đầu viết hoa và kết thúc bằng “đồng”, ví dụ “Mười lăm triệu đồng”. Hai cách ghi cần thống nhất để tránh chứng từ bị yêu cầu sửa lại.

Cách trình bày lý do tạm ứng rõ ràng

Lý do tạm ứng nên nêu cụ thể việc gì, ở đâu và phục vụ dự án hoặc bộ phận nào. Cách viết rõ giúp người phê duyệt đánh giá đúng mức độ cần thiết mà không phải hỏi lại người đề nghị. Ví dụ cách viết đúng như sau:

• Cách viết chưa rõ: Tạm ứng chi phí công tác.
• Cách viết rõ hơn: Tạm ứng chi phí công tác tại Đà Nẵng từ ngày 5/9 đến 7/9/2026, phục vụ cho công việc khảo sát khách hàng, phòng Marketing.

Cách ghi thời hạn thanh toán, hoàn ứng

Thời hạn hoàn ứng cần ghi ngày cụ thể, thường tính từ ngày nhận tiền đến ngày nộp chứng từ quyết toán hoặc hoàn trả phần chưa sử dụng. Doanh nghiệp nên quy định thống nhất số ngày hoàn ứng tối đa trong quy chế tài chính nội bộ để tránh tình trạng tạm ứng kéo dài không quyết toán. 

Phân biệt giấy đề nghị tạm ứng và giấy thanh toán tạm ứng

Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng và giấy đề nghị thanh toán là ba chứng từ khác nhau, dùng ở ba thời điểm khác nhau trong cùng một nghiệp vụ chi tiền.

Giấy đề nghị tạm ứng – Mẫu 03-TT

Mẫu 03-TT dùng ở bước đầu tiên trong quy trình tạm ứng, trước khi khoản chi thực tế phát sinh. Nhân viên lập chứng từ này để xin ứng trước tiền, làm căn cứ cho kế toán xuất quỹ. 

Giấy thanh toán tiền tạm ứng – Mẫu 04-TT

Mẫu 04-TT dùng sau khi nhân viên đã hoàn thành công việc và cần đối chiếu số tiền đã tạm ứng với số tiền đã dùng thực tế. Nếu số tiền chi vượt số tiền tạm ứng, phần chênh lệch được ghi bổ sung. Nếu chi ít hơn, nhân viên hoàn trả phần còn lại cho quỹ. 

Giấy đề nghị thanh toán – Mẫu 05-TT

Mẫu 05-TT áp dụng khi khoản chi phát sinh trực tiếp mà không qua bước tạm ứng trước, ví dụ nhân viên dùng tiền cá nhân mua vật tư rồi đề nghị công ty hoàn lại. Chứng từ này không gắn với số tiền đã ứng trước như Mẫu 04-TT. 

Bảng so sánh thời điểm sử dụng từng loại chứng từ

Quy trình đề nghị, phê duyệt và hoàn ứng trong doanh nghiệp

Quy trình tạm ứng trong doanh nghiệp thường bao gồm năm bước. Mỗi bước có một bộ phận chịu trách nhiệm riêng, giúp khoản tạm ứng được kiểm soát trước và sau khi chi tiền. 

Người lao động lập giấy đề nghị tạm ứng

Nhân viên có nhu cầu tạm ứng tiền điền đầy đủ thông tin trên Mẫu 03-TT, gồm lý do, số tiền và thời hạn hoàn ứng dự kiến. Chứng từ sau đó được chuyển cho trưởng bộ phận trước khi đến phòng kế toán. 

Trưởng bộ phận kiểm tra và xác nhận nhu cầu

Trưởng bộ phận xem xét lý do tạm ứng có phù hợp với công việc đang giao hay không, sau đó ký xác nhận trên chứng từ. Bước này giúp kiểm tra các đề nghị chưa nêu rõ mục đích trước khi chuyển sang giai đoạn kế toán. 

Kế toán kiểm tra chứng từ và ngân sách

Kế toán đối chiếu số tiền đề nghị với ngân sách bộ phận và kiểm tra nhân viên có khoản tạm ứng cũ chưa quyết toán hay không. Nếu chứng từ hợp lệ, kế toán chuyển hồ sơ lên người có thẩm quyền phê duyệt. 

Người có thẩm quyền phê duyệt và thực hiện chi tiền

Giám đốc hoặc người được ủy quyền ký duyệt trên giấy đề nghị tạm ứng. Sau khi có đủ chữ ký, kế toán lập phiếu chi và thủ quỹ xuất quỹ tiền mặt hoặc chuyển khoản cho nhân viên. 

Hoàn ứng và lưu trữ chứng từ sau khi sử dụng tiền tạm ứng

Sau khi hoàn thành công việc, nhân viên lập giấy thanh toán tiền tạm ứng theo Mẫu 04-TT kèm hóa đơn, chứng từ gốc liên quan. Toàn bộ hồ sơ sẽ được kế toán lưu trữ để phục vụ đối chiếu và quyết toán thuế sau này. 

Những lỗi thường gặp khi lập giấy đề nghị tạm ứng

Một số giấy đề nghị tạm ứng phải bổ sung hoặc chỉnh sửa do thiếu thông tin, chữ ký hoặc chưa xác định rõ mục đích sử dụng khoản tiền. 

Ghi lý do tạm ứng chung chung

Lý do như “phục vụ công việc” hoặc “chi phí phát sinh” không đủ để người phê duyệt đánh giá khoản tạm ứng. Lý do tạm ứng cần nêu rõ việc gì, ở đâu, phục vụ dự án hoặc bộ phận nào. 

Không ghi rõ thời hạn hoàn ứng

Không ghi rõ thời hạn hoàn ứng có thể khiến khoản tạm ứng kéo dài mà chưa được quyết toán. Doanh nghiệp nên yêu cầu ghi ngày hoàn ứng cụ thể ngay trên chứng từ, thay vì để trống hoặc ghi “sau khi hoàn thành”. 

Thiếu chữ ký của người có thẩm quyền

Chứng từ thiếu một trong ba chữ ký của người đề nghị, kế toán trưởng hoặc người phê duyệt sẽ không đủ căn cứ để xuất quỹ. Kế toán cần kiểm tra đủ chữ ký trước khi chuyển sang bước lập phiếu chi. 

Tạm ứng khoản mới khi chưa quyết toán khoản cũ

Nhân viên còn khoản tạm ứng cũ chưa hoàn ứng mà tiếp tục xin tạm ứng mới có thể gây khó khăn khi theo dõi công nợ tạm ứng. Kế toán nên đối chiếu danh sách tạm ứng chưa quyết toán trước khi duyệt hồ sơ mới. 

Không lưu chứng từ phát sinh sau khi nhận tạm ứng

Nhiều nhân viên nhận tiền tạm ứng nhưng không giữ hóa đơn, biên lai liên quan đến khoản chi, khiến bước lập Mẫu 04-TT thiếu căn cứ đối chiếu. Chứng từ gốc cần được lưu ngay khi phát sinh khoản chi, không đợi đến cuối kỳ mới tổng hợp. 

Giấy đề nghị tạm ứng chỉ phát huy đúng vai trò khi được lập đủ thông tin, đúng mẫu và đi kèm quy trình phê duyệt rõ ràng từ người lao động, trưởng bộ phận đến kế toán và người có thẩm quyền. Một quy trình tạm ứng – hoàn ứng được kiểm soát từ bước lập chứng từ đến lưu trữ sẽ giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền nội bộ một cách minh bạch, giảm rủi ro sai sót khi quyết toán cuối kỳ.         

Câu hỏi thường gặp về giấy đề nghị tạm ứng

Có bắt buộc dùng mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo Bộ Tài chính không?

Không. Mẫu giấy đề nghị tạm ứng của Bộ Tài chính chỉ mang tính chất tham khảo. Doanh nghiệp được điều chỉnh thêm bớt một số nội dung cho phù hợp thực tế, miễn là vẫn đảm bảo đủ các yếu tố bắt buộc của chứng từ kế toán theo Luật Kế toán. 

Tạm ứng bằng chuyển khoản có cần lập giấy đề nghị tạm ứng không?

Có. Hình thức chi tiền mặt hay chuyển khoản không làm thay đổi yêu cầu lập chứng từ trước khi chi. Giấy đề nghị tạm ứng vẫn là căn cứ để kế toán lập lệnh chuyển khoản, dù tiền không xuất qua quỹ tiền mặt. 

Nhân viên chưa hoàn ứng khoản cũ có được xin tạm ứng tiếp không?

Về nguyên tắc, kế toán nên hạn chế duyệt tạm ứng mới khi nhân viên còn khoản tạm ứng cũ chưa quyết toán. Doanh nghiệp có thể quy định các trường hợp ngoại lệ trong quy chế tài chính nội bộ tùy theo mục đích và thời hạn của từng khoản tạm ứng.  

Giấy đề nghị tạm ứng có cần đóng dấu công ty không?

Không. Giấy đề nghị tạm ứng là chứng từ nội bộ nên thường chỉ cần chữ ký của người đề nghị, kế toán trưởng và người phê duyệt, không bắt buộc đóng dấu công ty. Con dấu chủ yếu áp dụng cho chứng từ giao dịch với bên ngoài doanh nghiệp. 

Sau khi nhận tiền tạm ứng, bao lâu phải làm hồ sơ hoàn ứng?

Pháp luật không quy định một mốc thời gian chung cho mọi doanh nghiệp. Thời hạn hoàn ứng do từng doanh nghiệp tự quy định trong quy chế tài chính nội bộ, phổ biến ở mức 5 – 7 ngày làm việc sau khi hoàn thành công việc được giao. 

Xem thêm các mẫu hợp đồng và biên bản phổ biến khác:

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn