Mẫu biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành mới nhất [Tải ngay]

Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành xác nhận phần việc nhà thầu đã thi công thực tế, làm căn cứ thanh toán và quyết toán hợp đồng. Thiếu biên bản này, nhà thầu có thể gặp khó khăn khi thanh toán hoặc phát sinh tranh chấp về khối lượng với chủ đầu tư. Vì vậy, việc lập biên bản đầy đủ, đúng nội dung và thống nhất với hồ sơ thi công là yêu cầu cần thiết để hạn chế sai sót khi nghiệm thu. 

⬇ Tải ngay mẫu
BIÊN BẢN NGHIỆM THU KHỐI LƯỢNG HOÀN THÀNH

Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành là gì?

Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành là văn bản xác nhận khối lượng công việc xây dựng, thi công hoặc lắp đặt đã thực sự hoàn thành tại một thời điểm, làm căn cứ thanh toán và quyết toán hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu. 

Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành thường được lập theo từng đợt thanh toán, theo giai đoạn thi công hoặc khi kết thúc gói thầu, tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng. Ba bên liên quan thường có mặt gồm chủ đầu tư, nhà thầu thi công và tư vấn giám sát.

Mẫu biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành file Word, Excel

Mẫu biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành sau gồm các thông tin chính về thành phần tham gia, khối lượng nghiệm thu, kết quả xác nhận và chữ ký của các bên.  

⬇ Tải ngay file docs

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

BIÊN BẢN NGHIỆM THU KHỐI LƯỢNG HOÀN THÀNH

Công trình:

Gói thầu: 

Số biên bản nghiệm thu:

Ngày nghiệm thu: …/…./20…

Khối lượng thực hiện: Từ ngày … tháng … năm 20… đến ngày … tháng … năm 20…

1. CÁC BÊN THAM GIA NGHIỆM THU
2. Đại diện 

Ông………………………………… Chức vụ:…………………………………….

Ông………………………………… Chức vụ:…………………………………….

2. Đại diện nhà thầu thi công

Ông………………………………… Chức vụ:…………………………………….

Ông………………………………… Chức vụ:…………………………………….

1. CÁC BÊN THỐNG NHẤT NGHIỆM THU KHỐI LƯỢNG HOÀN THÀNH NHƯ SAU

Khối lượng hoàn thành đạt chất lượng yêu cầu của hồ sơ thiết kế, các quy chuẩn, các quy phạm áp dụng, đề nghị thanh toán.

Căn cứ pháp lý khi lập biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành

Việc lập biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành phải dựa trên ba nhóm căn cứ: quy định về nghiệm thu công trình, quy định về quản lý khối lượng thi công và nội dung hợp đồng đã ký kết. Thiếu một trong ba nhóm này, biên bản dễ bị coi là không đủ giá trị pháp lý khi thanh toán hoặc quyết toán. 

Quy định về nghiệm thu và quản lý chất lượng công trình xây dựng

Từ ngày 1/7/2026, Nghị định 207/2026/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Xây dựng về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình xây dựng. Nghị định này là căn cứ chính khi xác định trách nhiệm nghiệm thu của chủ đầu tư, nhà thầu và tư vấn giám sát. 

Nghị định 207/2026/NĐ-CP cụ thể hóa các nội dung được quy định tại Luật Xây dựng số 135/2025/QH15, trong đó bao gồm nội dung quản lý chất lượng, nghiệm thu công trình xây dựng và bàn giao công trình xây dựng. 

Quy định về quản lý khối lượng thi công xây dựng

Việc thanh toán theo khối lượng thực tế nghiệm thu được điều chỉnh bởi Nghị định 210/2026/NĐ-CP, quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Xây dựng về hợp đồng xây dựng, có hiệu lực từ 1/7/2026. Nghị định này là căn cứ trực tiếp cho việc xác nhận khối lượng làm cơ sở tạm ứng, thanh toán từng đợt.

Nghị định 206/2026/NĐ-CP quy định chi tiết về quản lý chi phí đầu tư xây dựng, gồm dự toán xây dựng, giá gói thầu xây dựng và hệ thống công cụ định mức xây dựng. Số liệu dự toán được duyệt là một trong những căn cứ để đối chiếu với khối lượng thực tế khi cần.

Căn cứ từ hợp đồng, phụ lục hợp đồng và hồ sơ thiết kế

Ngoài các văn bản pháp luật, biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành phải bám sát nội dung hợp đồng xây dựng, phụ lục hợp đồng về đơn giá và tiến độ thanh toán. Hồ sơ thiết kế được duyệt, bản vẽ hoàn công và nhật ký thi công là các tài liệu quan trọng để đối chiếu khối lượng thực tế.

Nội dung cần có trong biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành

Một biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành đạt yêu cầu cần trình bày đủ bốn nhóm thông tin: thông tin công trình, thời gian và thành phần tham gia, bảng khối lượng chi tiết và kết luận nghiệm thu kèm chữ ký xác nhận. 

Thông tin công trình, gói thầu và hạng mục nghiệm thu

Phần mở đầu biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành cần nêu rõ tên công trình, tên gói thầu, địa điểm xây dựng và hạng mục cụ thể được nghiệm thu trong đợt này. Thông tin này giúp phân biệt từng phạm vi nghiệm thu khi công trình có nhiều gói thầu hoặc nhiều hạng mục thi công song song.

Thời gian, địa điểm và thành phần tham gia nghiệm thu

Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành cần ghi rõ ngày, giờ lập biên bản và địa điểm nghiệm thu. Thành phần tham gia phải nêu đầy đủ họ tên, chức danh và đơn vị công tác của đại diện từng bên.

Thành phần tham gia thường bao gồm đại diện chủ đầu tư hoặc ban quản lý dự án, đại diện nhà thầu thi công và đại diện tư vấn giám sát. Trường hợp nhà thầu là liên danh, có thể cần có đại diện của từng thành viên liên danh phụ trách phần việc được nghiệm thu.

Bảng xác nhận khối lượng hoàn thành

Bảng khối lượng là phần chính của biên bản, trình bày dưới dạng bảng để dễ đối chiếu và trích xuất số liệu. Khi lập biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành, bảng xác nhận cần ghi rõ đơn vị tính, tránh gộp chung nhiều đơn vị trong một dòng gây khó đối chiếu. 

Kết luận nghiệm thu và chữ ký xác nhận của các bên

Phần kết luận nêu rõ khối lượng được các bên thống nhất nghiệm thu, có đạt yêu cầu để thanh toán hay không và các nội dung cần bổ sung nếu có. Kết luận nên viết ngắn gọn, tránh diễn giải lại toàn bộ bảng khối lượng phía trên.

Biên bản cần có đầy đủ chữ ký, họ tên và đóng dấu (nếu có) của đại diện hợp pháp từng bên. Thiếu chữ ký của một bên tham gia nghiệm thu, biên bản có thể bị từ chối làm căn cứ thanh toán hoặc quyết toán công trình.

Cách lập biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành

Việc lập biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành cần thực hiện theo trình tự bốn bước: đối chiếu hồ sơ gốc, kiểm tra thực tế, ghi nhận số liệu và ký xác nhận. Bỏ qua một bước trong quy trình này dễ dẫn đến sai lệch số liệu khi thanh toán. 

Đối chiếu hợp đồng, BOQ và bản vẽ thiết kế

Ở bước đầu tiên, người phụ trách cần đối chiếu hợp đồng, bảng khối lượng (BOQ) và bản vẽ thiết kế đã được duyệt trước đó để xác định phạm vi công việc cần nghiệm thu, tránh nghiệm thu nhầm hạng mục hoặc sai đơn giá áp dụng.

Nếu công trình có nhiều lần điều chỉnh thiết kế, cần dùng bản vẽ mới nhất đã được chủ đầu tư phê duyệt. Bản vẽ cũ chưa cập nhật có thể khiến khối lượng ghi nhận sai lệch so với thực tế thi công.

Kiểm tra khối lượng thi công thực tế tại hiện trường

Đại diện chủ đầu tư, nhà thầu và tư vấn giám sát cùng đo đạc, kiểm đếm khối lượng thực tế đã hoàn thành tại công trường. Số liệu đo đạc cần ghi trực tiếp vào biên bản hoặc phiếu đo đạc kèm theo. 

Ghi nhận khối lượng hoàn thành và khối lượng phát sinh

Khối lượng thực tế sau khi đo đạc được ghi vào bảng nghiệm thu, so sánh trực tiếp với khối lượng theo hợp đồng hoặc dự toán đã duyệt. Phần chênh lệch tăng so với hợp đồng gốc nên được tách riêng để thuận tiện xác định khối lượng phát sinh..

Khối lượng phát sinh cần nêu rõ lý do phát sinh, ví dụ thay đổi thiết kế, phát sinh do điều kiện địa chất hoặc yêu cầu bổ sung từ chủ đầu tư. Nếu thiếu căn cứ và lý do cụ thể, phần khối lượng phát sinh có thể gặp khó khăn khi thẩm định thanh toán.

Ký xác nhận và lưu hồ sơ nghiệm thu

Sau khi thống nhất số liệu, đại diện các bên ký tên, ghi rõ họ tên và chức danh vào biên bản. Bản gốc cần lưu tối thiểu ba bản, mỗi bên tham gia nghiệm thu giữ một bản để đối chiếu khi cần. Biên bản sau khi ký cần được số hóa hoặc scan lưu trữ cùng với bản giấy, tránh thất lạc trong quá trình thi công kéo dài nhiều tháng.

Hồ sơ cần chuẩn bị kèm biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành

Hợp đồng xây dựng và phụ lục hợp đồng

Hợp đồng xây dựng là căn cứ gốc xác định đơn giá, điều kiện thanh toán và trách nhiệm các bên. Phụ lục hợp đồng thường ghi chi tiết bảng khối lượng, tiến độ thanh toán theo từng giai đoạn.

Khi hợp đồng có điều chỉnh giá hoặc khối lượng trong quá trình thi công, phụ lục bổ sung nên được lưu cùng biên bản nghiệm thu để bảo đảm thông tin thống nhất khi đối chiếu.

Bảng khối lượng, báo giá hoặc BOQ đã duyệt

BOQ là tài liệu liệt kê chi tiết từng hạng mục, đơn vị tính và đơn giá tương ứng trong dự án. Đây là căn cứ để tính giá trị khối lượng đã nghiệm thu. Trường hợp dự án áp dụng đơn giá điều chỉnh theo biến động thị trường, cần đính kèm thêm bảng tính đơn giá tại thời điểm nghiệm thu, hạn chế việc áp dụng sai đơn giá. 

Bản vẽ thiết kế, bản vẽ hoàn công và nhật ký thi công

Bản vẽ hoàn công cần được cập nhật ngay sau khi hoàn thành từng hạng mục. Nhật ký thi công nên có xác nhận hằng ngày của cán bộ giám sát để tránh tình trạng ghi bổ sung, gây nghi ngờ về tính xác thực khi đối chiếu với biên bản nghiệm thu khối lượng. 

Hình ảnh hiện trường, biên bản phát sinh và hồ sơ thanh toán

Hình ảnh hiện trường nên chụp trước, trong và sau khi nghiệm thu, kèm ghi chú thời gian rõ ràng, đặc biệt với hạng mục ngầm hoặc bị che khuất sau khi hoàn thiện vì khó kiểm tra lại bằng quan sát trực tiếp. 

Khi có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng gốc, cần đính kèm biên bản phát sinh nêu rõ nguyên nhân và bên chấp thuận, cùng đề nghị thanh toán kèm bảng tính giá trị tương ứng và xác nhận công nợ nếu trước đó đã có tạm ứng.

Lỗi thường gặp khi lập biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành

Một số sai sót khi lập biên bản có thể làm chậm quá trình thanh toán hoặc gây khó khăn khi đối chiếu khối lượng giữa các bên. Bốn lỗi phổ biến dưới đây cần được kiểm tra trước khi trình ký. 

Ghi sai hoặc thiếu khối lượng nghiệm thu

Lỗi ghi sai thường xảy ra khi người phụ trách đo đạc làm việc dưới áp lực tiến độ, ước lượng bằng mắt thay vì đo trực tiếp, hoặc nhầm lẫn đơn vị tính giữa các hạng mục có tên gọi tương tự nhau. Để hạn chế lỗi sai này, cần bố trí một người kiểm tra chéo, đối chiếu số liệu đo đạc thực tế với số liệu ghi trong biên bản trước khi các bên ký xác nhận. 

Thiếu chữ ký của chủ đầu tư, nhà thầu hoặc tư vấn giám sát

Lỗi này phát sinh khi buổi nghiệm thu vắng mặt một bên do lịch trình gấp gáp, biên bản được lập trước rồi gửi ký sau qua nhiều đợt và dễ bị bỏ sót chữ ký của một đại diện. Để khắc phục, trước khi lưu hồ sơ cần rà soát đủ chữ ký, họ tên và chức danh của tất cả đại diện có mặt, đồng thời quy định rõ trong hợp đồng ai là người có thẩm quyền ký thay khi vắng mặt. 

Không tách riêng khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng

Lỗi này xảy ra khi nhà thầu muốn đơn giản hóa hồ sơ, gộp luôn phần việc phát sinh vào bảng khối lượng chung của hợp đồng gốc thay vì lập mục riêng kèm căn cứ phát sinh. 

Để khắc phục lỗi này, khối lượng phát sinh cần trình bày ở mục riêng, kèm lý do cụ thể và văn bản chấp thuận của chủ đầu tư. 

Thiếu hồ sơ kèm theo khi thanh toán, quyết toán

Lỗi này thường gặp khi nhà thầu để việc hoàn thiện hồ sơ vào giai đoạn cuối dự án để kịp tiến độ thanh toán, dẫn đến việc thiếu hụt một vài hồ sơ quan trọng như bản vẽ hoàn công, nhật ký thi công hoặc hình ảnh hiện trường tại thời điểm nghiệm thu. Nên lập danh mục hồ sơ đính kèm ngay từ đầu dự án, cập nhật song song với tiến độ thi công thay vì tổng hợp vào cuối giai đoạn.

Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành cần thể hiện đúng phạm vi công việc, số liệu thực tế, khối lượng phát sinh và xác nhận của các bên tham gia. Hồ sơ được lập và cập nhật đồng thời với tiến độ thi công sẽ giúp quá trình thanh toán, quyết toán và đối chiếu khối lượng thuận tiện hơn. 

Câu hỏi thường gặp về biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành

Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành có cần công chứng không?

Không. Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành không thuộc loại văn bản bắt buộc công chứng theo quy định pháp luật. Đây là chứng từ nội bộ giữa các bên liên quan trong hợp đồng xây dựng, có giá trị khi có đầy đủ chữ ký của đại diện hợp pháp từng bên tham gia nghiệm thu. 

Có thể ký biên bản nghiệm thu bằng chữ ký điện tử không?

Có thể sử dụng chữ ký điện tử nếu đáp ứng quy định pháp luật và thỏa thuận giữa các bên trong hợp đồng xây dựng. Tuy nhiên, việc giao kết và quản lý thực hiện hợp đồng xây dựng phải tuân thủ quy định pháp luật về giao dịch điện tử. 

Biên bản nghiệm thu có hiệu lực trong bao lâu?

Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành không có thời hạn hiệu lực như hợp đồng, mà là chứng từ ghi nhận sự kiện tại thời điểm lập. Giá trị pháp lý của biên bản tồn tại lâu dài cùng hồ sơ hoàn thành công trình, được lưu trữ theo quy định về lưu trữ hồ sơ xây dựng.

Một bên không ký biên bản nghiệm thu thì xử lý thế nào?

Trường hợp một bên không đồng ý ký, biên bản cần ghi rõ ý kiến không thống nhất và lý do cụ thể của bên đó. Các bên còn lại có thể mời đơn vị thứ ba độc lập kiểm tra lại khối lượng hoặc giải quyết theo điều khoản tranh chấp đã thỏa thuận trong hợp đồng. 

Biên bản nghiệm thu có thay thế hóa đơn được không?

Không. Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành không thay thế được hóa đơn. Đây là căn cứ để nhà thầu lập và xuất hóa đơn tương ứng với giá trị khối lượng đã được xác nhận, phục vụ cho việc thanh toán và hạch toán chi phí giữa hai bên. 

Xem thêm các mẫu hợp đồng phổ biến khác

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn