Mẫu biên bản nghiệm thu PCCC theo quy định mới nhất [Tải ngay]

Q: Công trình đã hoạt động nhưng chưa có biên bản nghiệm thu PCCC bị xử lý thế nào?

Theo Nghị định số 106/2025/NĐ-CP, hành vi đưa công trình vào hoạt động khi chưa có văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu về PCCC có thể bị phạt tiền từ 30.000.000 VNĐ đến 50.000.000 VNĐ đối với cá nhân, và từ 60.000.000 VNĐ đến 100.000.000 VNĐ đối với tổ chức. Đồng thời, công trình sẽ bị áp dụng hình phạt bổ sung là tạm đình chỉ hoặc đình chỉ hoạt động.

Maison Office

Xuất bản: 14/09/2026

11 phút đọc 01

Biên bản nghiệm thu PCCC là văn bản pháp lý bắt buộc, xác nhận hệ thống PCCC đạt chuẩn trước khi đưa công trình vào vận hành. Thiếu thủ tục này có thể khiến doanh nghiệp chịu phạt lên tới 100 triệu đồng và bị đình chỉ hoạt động. Vì vậy, doanh nghiệp cần nắm rõ quy định về hồ sơ và quy trình thực hiện để hoàn thành biên bản nghiệm thu PCCC đúng quy định.

Nội dung chính

Biên bản nghiệm thu PCCC là gì?
Tải mẫu biên bản nghiệm thu PCCC mới nhất
Hồ sơ nghiệm thu PCCC gồm những gì?
Quy trình nghiệm thu PCCC từng bước
Thi công hoặc cải tạo văn phòng có cần nghiệm thu PCCC không?
Các lỗi thường gặp khiến hồ sơ nghiệm thu PCCC bị yêu cầu bổ sung
Các câu hỏi thường gặp khi lập biên bản nghiệm thu PCCC

Biên bản nghiệm thu PCCC là gì?

Biên bản nghiệm thu phòng cháy chữa cháy (PCCC) là tài liệu pháp lý ghi nhận kết quả kiểm tra, đánh giá thực tế các hạng mục, thiết bị PCCC của công trình so với thiết kế đã được phê duyệt. Văn bản này xác nhận công trình đủ hay chưa đủ điều kiện an toàn để đưa vào hoạt động.

Về bản chất, biên bản nghiệm thu PCCC là tài liệu pháp lý gắn với nghĩa vụ của chủ đầu tư, không phải giấy phép do cơ quan nhà nước cấp riêng lẻ. Nội dung, trình tự tổ chức nghiệm thu PCCC đối với công trình xây dựng thực hiện theo quy định của pháp luật về xây dựng, do chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu công trình chủ trì. Kết quả sau đó phải thể hiện bằng văn bản theo mẫu quy định.

Tải mẫu biên bản nghiệm thu PCCC mới nhất

Mẫu văn bản sau đây gồm các thông tin quan trọng như thành phần tham gia, nội dung nghiệm thu, đánh giá kết luận và chữ ký pháp lý của các bên.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do- Hạnh phúc

——————————

…., Ngày…. tháng …. năm ….

BIÊN BẢN NGHIỆM THU HỆ THỐNG PHÒNG CHÁY, CHỮA CHÁY

Căn cứ Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ năm 2024;

Căn cứ Hợp đồng số:…../….. thuê thầu xây dựng, lắp đặt hệ thống phòng cháy, chữa cháy;

Căn cứ kết quả nghiệm thu ngày…./…../……;

Ngày…/…./….. các bên tiến hành nghiệm thu và bàn giao hệ thống phòng cháy, chữa cháy gồm các thành phần sau:

Bên nghiệm thu:

Ông/Bà:……………… Chức vụ:……………….

Bên bàn giao nghiệm thu:

Ông/Bà:……………… Chức vụ:……………….

Đối tượng nghiệm thu:

Hệ thống phòng cháy chữa cháy

Tại địa điểm:………………

Thời gian nghiệm thu

Các bên tiến hành nghiệm thu và bàn giao:

Bắt đầu vào…. giờ, ngày…….tháng …..năm…..

Kết thúc vào …giờ, ngày ……tháng…..…năm….

Nội dung nghiệm thu:

Số lượng thiết bị:……
Kiểm định tiêu chuẩn chất lượng, độ an toàn:……
Màu sắc yêu cầu:……
Các nội dung khác:………

Kết luận chung

……………………………………………………………………………………………………

Sau khi tiến kết thúc nghiệm thu hệ thống phòng cháy, chữa cháy các bên đi đến thống nhất bàn giao và thực hiện việc ký tên xác nhận bên dưới.

Bên nghiệm thu Bên bàn giao

(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)

Hồ sơ nghiệm thu PCCC gồm những gì?

Hồ sơ nghiệm thu PCCC yêu cầu sự chính xác cao giữa văn bản pháp lý và thi công thực tế. Hồ sơ cần có đủ ba nhóm tài liệu: pháp lý, thi công – kiểm định, và bản vẽ hoàn công. Việc thiếu một trong các nhóm tài liệu có thể khiến hồ sơ nghiệm thu PCCC phải bổ sung hoặc điều chỉnh khi hậu kiểm.

Nhóm hồ sơ pháp lý và thẩm duyệt thiết kế PCCC

Nhóm hồ sơ pháp lý và thẩm duyệt thiết kế PCCC dùng để đối chiếu các căn cứ pháp lý của dự án và hồ sơ thiết kế PCCC đã được phê duyệt. Nhóm hồ sơ này thường bao gồm:

Giấy chứng nhận hoặc Văn bản thẩm duyệt thiết kế về PCCC do Cơ quan Cảnh sát PCCC cấp.
Giấy phép xây dựng hoặc văn bản chấp thuận chủ trương đầu tư.
Hợp đồng thi công hệ thống PCCC.
Quyết định phê duyệt dự án.

Nếu công trình có điều chỉnh so với thiết kế ban đầu, chủ đầu tư cần văn bản thẩm duyệt bổ sung. Thiếu bước thẩm duyệt bổ sung có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu điều chỉnh trước khi tiếp tục nghiệm thu.

Nhóm hồ sơ thi công, kiểm định và nghiệm thu nội bộ

Nhóm hồ sơ thi công, kiểm định và nghiệm thu nội bộ là tài liệu minh chứng chất lượng thiết bị và quá trình thi công thực tế tại công trình. Trong nhóm hồ sơ này, các hạng mục cần có bao gồm:

Hồ sơ quản lý chất lượng thi công: nhật ký thi công hằng ngày, bản vẽ hoàn công, phiếu giao nhận vật liệu và các chứng nhận về chất lượng vật tư, thiết bị đầu vào.

Hồ sơ kiểm định: Biên bản lấy mẫu, kết quả đo đạc kỹ thuật và các tài liệu kiểm định thiết bị chuyên dụng nếu có.
Hồ sơ nghiệm thu nội bộ: biên bản kiểm tra công việc, hạng mục giữa đội trưởng thi công và bộ phận quản lý chất lượng của nhà thầu. Đây là căn cứ để nhà thầu nghiệm thu chính thức với chủ đầu tư.

Nhóm bản vẽ hoàn công và tài liệu vận hành hệ thống PCCC

Nhóm bản vẽ hoàn công và tài liệu vận hành phản ánh hiện trạng hệ thống an toàn PCCC sau khi hoàn thiện thi công. Nhóm tài liệu này giúp cơ quan chức năng dễ dàng đối chiếu hệ thống thực tế với hồ sơ kỹ thuật, đồng thời phục vụ công tác vận hành và bảo trì trong quá trình sử dụng. Nhóm tài liệu này thường bao gồm:

Bản vẽ hoàn công hệ thống PCCC và các hạ tầng liên quan.
Tài liệu hướng dẫn vận hành và bảo trì thiết bị PCCC.
Quy trình ứng phó và phương án chữa cháy nội bộ.

Công trình cần lưu trữ song song hai bộ tài liệu gồm bản vẽ hoàn công phục vụ đối chiếu kỹ thuật và tài liệu vận hành để quản lý hệ thống PCCC sau khi bàn giao.

Quy trình nghiệm thu PCCC từng bước

Quy trình nghiệm thu PCCC hiện nay bao gồm năm bước, từ rà soát điều kiện đến lưu trữ hồ sơ vận hành. Chủ đầu tư là bên chủ trì toàn bộ quy trình, không còn phụ thuộc vào lịch kiểm tra của cơ quan Công an như trước đây.

Bước 1: Rà soát điều kiện nghiệm thu trước khi nộp hồ sơ

Trước khi nghiệm thu, chủ đầu tư cần đối chiếu toàn bộ hệ thống công trình PCCC tại hiện trường thực tế với hồ sơ thiết kế đã thẩm định. Bước rà soát điều kiện nghiệm thu này giúp phát hiện sớm các sai lệch trong hệ thống để xử lý trước khi lập biên bản chính thức.

Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ nghiệm thu PCCC

Sau khi thử nghiệm hệ thống PCCC thành công, chủ đầu tư tập hợp đầy đủ ba nhóm hồ sơ, bao gồm hồ sơ pháp lý, hồ sơ thi công – kiểm định và bản vẽ hoàn công. Chủ đầu tư nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công hoặc nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Cơ quan Cảnh sát PCCC và CNCH có thẩm quyền tại địa phương.

Bước 3: Kiểm tra thực tế hệ thống PCCC tại công trình

Ở bước kiểm tra thực tế, đội ngũ kỹ thuật tiến hành chạy thử toàn bộ hệ thống báo cháy, chữa cháy và thoát nạn. Kết quả chạy thử là căn cứ chính để lập biên bản nghiệm thu.

Bước 4: Lập biên bản, ghi nhận tồn tại và hoàn thiện hồ sơ

Kết thúc buổi kiểm tra thực tế, đại diện các bên cùng ký vào biên bản kiểm tra nghiệm thu PCCC. Các lỗi phát hiện trong quá trình kiểm tra cần được ghi nhận cụ thể trong biên bản, kèm thời hạn khắc phục. Biên bản nghiệm thu PCCC chỉ nên hoàn tất sau khi các lỗi tồn tại đã được xử lý.

Bước 5: Nhận kết quả nghiệm thu và lưu hồ sơ vận hành

Sau khi hoàn tất lập biên bản nghiệm thu, chủ đầu tư ký biên bản và lưu trữ toàn bộ hồ sơ tại công trình. Hồ sơ này phục vụ công tác hậu kiểm của cơ quan quản lý nhà nước sau khi công trình đã được đưa vào sử dụng hoặc vận hành thực tế.

Thi công hoặc cải tạo văn phòng có cần nghiệm thu PCCC không?

Doanh nghiệp khi thuê, mở rộng hoặc cải tạo không gian làm việc thường thắc mắc về nghĩa vụ PCCC. Việc có phải nghiệm thu PCCC hay không phụ thuộc hoàn toàn vào mức độ can thiệp vào kết cấu và hệ thống kỹ thuật PCCC hiện có.

Trường hợp văn phòng chỉ cải tạo nội thất nhẹ

Nếu văn phòng chỉ cải tạo nội thất cơ bản như sơn sửa tường, thay gạch sàn hoặc thay bàn ghế làm việc thường không bắt buộc thẩm định và nghiệm thu lại PCCC. Điều kiện là không làm thay đổi vách ngăn không gian, lối thoát nạn hoặc hướng di chuyển của khói.

Trường hợp thay đổi layout, MEP, đầu báo cháy hoặc sprinkler

Doanh nghiệp lắp thêm vách ngăn làm thay đổi bố cục mặt bằng, dịch chuyển đầu phun sprinkler, đầu báo cháy tự động hoặc thay đổi hướng thoát nạn thì bắt buộc lập hồ sơ thiết kế cải tạo PCCC. Sau khi thi công, doanh nghiệp phải thực hiện nghiệm thu PCCC cho phần diện tích cải tạo này trước khi đi vào hoạt động.

Lưu ý PCCC khi thuê văn phòng trong tòa nhà thương mại

Doanh nghiệp thuê văn phòng trong tòa nhà thương mại nên yêu cầu chủ tòa nhà cung cấp bản sao hồ sơ nghiệm thu PCCC gốc trước khi ký hợp đồng thuê dài hạn. Hồ sơ này giúp doanh nghiệp kiểm tra hiện trạng PCCC và có cơ sở đối chiếu khi thực hiện cải tạo mặt bằng sau này.

Các lỗi thường gặp khiến hồ sơ nghiệm thu PCCC bị yêu cầu bổ sung

Khi doanh nghiệp tiến hành lập hồ sơ nghiệm thu PCCC, quy trình nghiệm thu có thể kéo dài nếu hồ sơ gặp phải các thiếu sót kỹ thuật hoặc pháp lý phổ biến dưới đây.

Thiếu hoặc sai bản vẽ hoàn công PCCC

Bản vẽ hoàn công không khớp vị trí lắp đặt thực tế là lỗi phổ biến nhất khi tiến hành lập hồ sơ nghiệm thu. Lỗi này thường xảy ra khi thi công có điều chỉnh nhưng không cập nhật lại bản vẽ, dẫn đến việc cơ quan chức năng từ chối nghiệm thu.

Để khắc phục lỗi sai bản vẽ hoàn công, chủ đầu tư cần yêu cầu đơn vị thi công cập nhật bản vẽ hoàn công ngay sau mỗi lần điều chỉnh, thay vì dồn lại chỉnh sửa vào cuối dự án. Đơn vị giám sát nên đối chiếu bản vẽ với thực tế lắp đặt theo từng giai đoạn thi công.

Thiết bị PCCC chưa có hồ sơ kiểm định hợp lệ

Khi thi công hệ thống PCCC, thiết bị được lắp đặt phải có chứng từ kiểm định hoặc giấy phép lưu thông còn hiệu lực. Lỗi chưa có hồ sơ kiểm định hợp lệ thường phát sinh khi đơn vị cung cấp thiết bị không bàn giao đầy đủ chứng từ kèm hàng hóa, hoặc chứng từ đã hết thời hạn sử dụng.

Để khắc phục, chủ đầu tư nên yêu cầu nhà cung cấp bàn giao chứng từ kiểm định ngay tại thời điểm nhận thiết bị, không tách rời khỏi hóa đơn mua bán.

Biên bản nghiệm thu thiếu chữ ký, đóng dấu hoặc sai thông tin công trình

Lỗi này phát sinh khi các bên liên quan ký hồ sơ mà không đối chiếu đầy đủ nội dung hoặc do sự không thống nhất về mặt pháp lý giữa các văn bản. Để tránh sai sót, doanh nghiệp cần lập checklist về pháp lý, kiểm tra kỹ tên công trình, địa chỉ, tư cách pháp nhân và chữ ký đóng dấu của đầy đủ các bên trước khi nộp.

Hệ thống thực tế không khớp hồ sơ thiết kế đã thẩm duyệt

Sai lệch giữa hệ thống lắp đặt và thiết kế đã thẩm định là lỗi nghiêm trọng nhất, vì liên quan trực tiếp đến an toàn cháy nổ. Lỗi này thường xảy ra khi đơn vị thi công tự ý thay đổi số lượng hoặc chủng loại thiết bị để tiết kiệm chi phí.

Để tránh rủi ro này, chủ đầu tư phải tuân thủ nghiêm ngặt bản vẽ thiết kế đã duyệt. Nếu có thay đổi về công năng hoặc thiết bị, chủ đầu tư phải trình nộp hồ sơ xin thẩm duyệt điều chỉnh trước khi tiến hành kiểm tra nghiệm thu.

Biên bản nghiệm thu PCCC đầy đủ và đúng với thực tế là điều kiện bắt buộc để công trình được đưa vào vận hành hợp pháp. Chủ đầu tư cần chủ động rà soát ba nhóm hồ sơ, thực hiện đúng quy trình năm bước và cập nhật bản vẽ hoàn công ngay khi có điều chỉnh để tránh bị yêu cầu bổ sung.

Các câu hỏi thường gặp khi lập biên bản nghiệm thu PCCC

Biên bản nghiệm thu PCCC có thời hạn sử dụng không?

Biên bản nghiệm thu PCCC không có quy định về thời hạn hết hiệu lực. Văn bản này có giá trị gắn với công trình, trừ trường hợp công trình có sự cải tạo, thay đổi quy mô, công năng sử dụng hoặc thay đổi kiến trúc làm ảnh hưởng đến hệ thống PCCC thì phải tiến hành thẩm duyệt và nghiệm thu mới.

Có được tự lập biên bản nghiệm thu PCCC nội bộ không?

Có. Theo quy định hiện hành, chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu công trình được tự tổ chức nghiệm thu và lập biên bản theo Mẫu PC18. Doanh nghiệp cần tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của hồ sơ và lưu trữ đầy đủ để phục vụ hậu kiểm.

Công trình đã hoạt động nhưng chưa có biên bản nghiệm thu PCCC bị xử lý thế nào?

Theo Nghị định số 69/2026/NĐ-CP, hành vi đưa công trình vào hoạt động khi chưa có văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu về PCCC có thể bị phạt tiền từ 30.000.000 VNĐ đến 50.000.000 VNĐ đối với cá nhân, và từ 60.000.000 VNĐ đến 100.000.000 VNĐ đối với tổ chức. Đồng thời, công trình sẽ bị áp dụng hình phạt bổ sung là tạm đình chỉ hoặc đình chỉ hoạt động.

Bản scan biên bản nghiệm thu PCCC có được chấp nhận khi lưu hồ sơ không?

Bản scan biên bản nghiệm thu PCCC có thể dùng để lưu trữ và tra cứu nội bộ, nhưng khi cơ quan chức năng yêu cầu kiểm tra, doanh nghiệp vẫn cần xuất trình được bản gốc có chữ ký và con dấu hợp lệ.

Doanh nghiệp thuê lại văn phòng có cần giữ bản sao hồ sơ nghiệm thu PCCC của tòa nhà không?

Có. Doanh nghiệp thuê lại văn phòng bắt buộc phải lưu giữ bản sao văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu PCCC của toàn bộ tòa nhà. Tài liệu này là căn cứ chứng minh mặt bằng thuê nằm trong công trình an toàn, đồng thời làm cơ sở để làm việc với đoàn kiểm tra PCCC định kỳ.

Xem thêm các mẫu hợp đồng và biên bản phổ biến khác