Mẫu biên bản bàn giao nhà mới và phổ biến nhất [file Word/PDF]

Biên bản bàn giao nhà là văn bản pháp lý quan trọng nhằm ghi nhận tình trạng thực tế của tài sản tại thời điểm chuyển giao quyền sử dụng. Việc lập biên bản chi tiết, minh bạch sẽ ngăn chặn triệt để các rủi ro mất tiền cọc hay tranh chấp bồi thường dân sự về sau. Tải ngay mẫu biên bản bàn giao nhà chuẩn pháp lý để ghi nhận đầy đủ hiện trạng tài sản và hạn chế tranh chấp về sau.

⬇ Tải ngay mẫu
BIÊN BẢN BÀN GIAO NHÀ MỚI

Biên bản bàn giao nhà là gì?

Biên bản bàn giao nhà là văn bản pháp lý đi kèm hợp đồng mua bán hoặc cho thuê nhà ở, mặt bằng kinh doanh, dùng để xác nhận hiện trạng, cấu trúc và danh mục trang thiết bị tại thời điểm bàn giao. Đây là cơ sở quan trọng để để đối chiếu tình trạng tài sản khi kết thúc hợp đồng, giúp xác định hư hỏng do lỗi chủ quan hay hao mòn tự nhiên, từ đó làm cơ sở giải quyết tiền cọc và bồi thường theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015.

Tải mẫu biên bản bàn giao nhà file Word, PDF mới nhất

Để thuận tiện trong quá trình thuê, mua bán hoặc chuyển giao nhà ở, bạn có thể tải ngay mẫu biên bản bàn giao nhà file Word, PDF mới nhất dưới đây và chỉnh sửa theo nhu cầu sử dụng thực tế.

⬇ Tải file Word

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN BÀN GIAO NHÀ VÀ TRANG THIẾT BỊ ĐI KÈM

Hôm nay, ngày ….. tháng ….. năm 2026, tại ……………………………………., chúng tôi gồm:

1. BÊN BÀN GIAO (BÊN A)

• Họ và tên: ………………………………………………..
• Ngày sinh: ………………………………………………..
• CCCD/CC số: …………………………………………
• Cấp ngày: ……………….. Nơi cấp: …………………….
• Địa chỉ thường trú: ……………………………………….
• Số điện thoại: …………………………………………….

2. BÊN NHẬN BÀN GIAO (BÊN B)

• Họ và tên: ………………………………………………..
• Ngày sinh: ………………………………………………..
• CCCD/CC số: …………………………………………
• Cấp ngày: ……………….. Nơi cấp: …………………….
• Địa chỉ thường trú: ……………………………………….
• Số điện thoại: …………………………………………….

Hai bên tiến hành lập biên bản bàn giao nhà và trang thiết bị đi kèm với các nội dung sau:

Điều 1. Thông tin nhà bàn giao

• Địa chỉ nhà: ……………………………………………….
• Loại nhà: (Nhà ở riêng lẻ / Căn hộ / Nhà cho thuê / Khác)
• Diện tích đất: ………………… m²
• Diện tích sử dụng: ……………… m²
• Số tầng: …………………………………………………..
• Tình trạng nhà tại thời điểm bàn giao:
  ………………………………………………………………………….
  ………………………………………………………………………….

Điều 2. Trang thiết bị, tài sản bàn giao kèm theo

Điều 3. Chỉ số điện, nước tại thời điểm bàn giao

• Công tơ điện: ……………… kWh
• Công tơ nước: ……………… m³

Điều 4. Thời điểm bàn giao

Bên A đã bàn giao toàn bộ nhà và các trang thiết bị nêu trên cho Bên B kể từ ngày ….. tháng ….. năm 2026.

Điều 5. Cam kết của các bên

• Hai bên xác nhận việc bàn giao nhà và tài sản đúng hiện trạng như đã ghi trong biên bản này.
• Bên B đã kiểm tra nhà và trang thiết bị, đồng ý nhận bàn giao.
• Mọi quyền và nghĩa vụ liên quan đến căn nhà được thực hiện theo hợp đồng mua bán/cho thuê nhà đã ký giữa hai bên.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

⬇ Tải ngay mẫu
BIÊN BẢN BÀN GIAO NHÀ MỚI

Biên bản bàn giao nhà gồm những nội dung gì?

Biên bản chuẩn cần bao gồm các nội dung cốt lõi sau để loại bỏ các kẽ hở pháp lý.

Thông tin bên giao và bên nhận

Bao gồm đầy đủ họ tên cá nhân hoặc tên tổ chức, số CMND/CCCD hoặc Mã số thuế, địa chỉ thường trú và số điện thoại liên hệ. Nếu là đại diện ủy quyền, cần ghi rõ số giấy ủy quyền đính kèm.

Thông tin căn nhà, căn hộ hoặc mặt bằng được bàn giao

Xác định chính xác vị trí tài sản: Số nhà, ngõ/ngách, tên tòa nhà, số tầng, mã căn hộ, diện tích sàn sử dụng và diện tích tim tường (nếu có).

Hiện trạng nhà tại thời điểm bàn giao

Ghi nhận chi tiết tình trạng kiến trúc tổng thể: Tường (sơn mới hay xước xát), sàn (gỗ phồng rộp hay gạch nguyên vẹn), trần nhà (có dấu hiệu thấm dột hay không), hệ thống cửa chính và cửa sổ.

Danh mục tài sản, nội thất và trang thiết bị đi kèm

Liệt kê chi tiết theo bảng gồm: Tên tài sản, số lượng, thương hiệu, tình trạng hoạt động. Các hạng mục thường có: Điều hòa, tủ lạnh, giường, tủ bếp, rèm cửa, thiết bị vệ sinh.

Chỉ số điện, nước và các khoản phí liên quan

Đây là phần thường gây tranh chấp nhất. Cần chốt rõ chỉ số trên công tơ điện, đồng hồ nước tại đúng ngày bàn giao. Ghi rõ tình trạng thanh toán của các loại phí: Phí quản lý, phí gửi xe, internet, rác thải.

Cam kết, trách nhiệm và chữ ký xác nhận của các bên

Điều khoản cam kết bên nhận đã kiểm tra kỹ và đồng ý nhận nhà theo đúng hiện trạng. Bắt buộc phải có chữ ký, ghi rõ họ tên (hoặc đóng dấu đối với doanh nghiệp) của cả bên giao, bên nhận và người làm chứng (nếu có).

Cách lập biên bản bàn giao nhà đúng và đầy đủ

Thao tác điền thông tin vào biên bản cần sự tỉ mỉ và khách quan. Việc ghi chép hời hợt sẽ dẫn đến thiệt thòi cho cả hai bên khi phát sinh sự cố.

Cách ghi thông tin các bên trong biên bản

Tuyệt đối không sử dụng biệt danh. Mọi thông tin phải trùng khớp 100% với giấy tờ tùy thân (CCCD) và hợp đồng chính (Hợp đồng thuê/Hợp đồng mua bán).

Cách mô tả hiện trạng nhà, diện tích và kết cấu

Để đảm bảo tính khách quan, biên bản cần mô tả hiện trạng tài sản bằng các thông số định lượng thay vì những khái niệm định tính mơ hồ. Thay vì ghi nhận chung chung như “nhà cũ” hay “sàn xước”, hãy liệt kê chi tiết tình trạng thực tế, ví dụ: “tường phòng khách có 3 vết nứt chân chim”, “sàn gỗ phòng ngủ chính bị xước sâu 2cm”.

Cách liệt kê tài sản, nội thất và thiết bị bàn giao

Nên lập thành một bảng đính kèm. Khuyến nghị ghi rõ nhãn hiệu và seri máy (đặc biệt với Tivi, Tủ lạnh, Điều hòa) để tránh trường hợp đánh tráo linh kiện hoặc thiết bị trong quá trình sử dụng.

Cách ghi nhận công nợ, tiền cọc và chi phí phát sinh

Ghi rõ số tiền cọc đã nhận bằng cả số và chữ. Đính kèm hóa đơn điện, nước, internet của tháng gần nhất để chứng minh bên giao đã hoàn tất nghĩa vụ tài chính trước khi chuyển giao.

Cách xác nhận thời điểm bàn giao và số bản biên bản

Ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm bàn giao thực tế (không phải ngày ký hợp đồng). Ghi chú rõ văn bản được lập thành bao nhiêu bản, mỗi bên giữ bao nhiêu bản có giá trị pháp lý tương đương nhau.

Checklist kiểm tra trước khi ký biên bản bàn giao nhà

Việc kiểm tra thực tế tại hiện trường trước khi ký biên bản bàn giao là bước không thể bỏ qua. Các bên cần cùng rà soát kỹ tình trạng nhà, hệ thống kỹ thuật và trang thiết bị đi kèm để bảo đảm thông tin ghi nhận trong biên bản chính xác, minh bạch.

Kiểm tra pháp lý và giấy tờ liên quan

Đối chiếu bản vẽ hoàn công hoặc sơ đồ mặt bằng thực tế. Kiểm tra sổ hồng (bản sao/bản gốc) để đảm bảo người giao nhà có quyền sở hữu hoặc quyền cho thuê hợp pháp.

Kiểm tra kết cấu, tường, sàn, trần, cửa và ban công

• Tường & Trần: Quan sát kỹ các góc khuất, chân tường, trần thạch cao xem có vết ố vàng (dấu hiệu thấm dột ngầm) hay nứt nẻ không.
• Sàn: Gõ nhẹ vào sàn gạch để kiểm tra độ rỗng, hoặc đi lại trên sàn gỗ để phát hiện tiếng kêu ọp ẹp.
• Cửa: Đóng mở toàn bộ cửa chính, cửa sổ, kiểm tra bản lề và ron cao su chống ồn.

Kiểm tra hệ thống điện, nước, internet và điều hòa

• Điện: Mang theo bộ sạc điện thoại để cắm thử vào tất cả các ổ cắm trong nhà. Bật/tắt toàn bộ aptomat.
• Nước: Mở cùng lúc tất cả các vòi nước để kiểm tra áp lực nước. Xả bồn cầu và kiểm tra hệ thống thoát nước sàn xem có bị tắc nghẽn hay mùi hôi không.
• Điều hòa: Bật điều hòa ở chế độ thấp nhất trong 15 phút, quan sát xem có rỉ nước ống đồng hay máy nén kêu to không.

Kiểm tra nội thất, thiết bị vệ sinh và thiết bị bếp

Kiểm tra bản lề tủ bếp, ray trượt ngăn kéo. Với thiết bị vệ sinh, kiểm tra silicon quanh bồn rửa mặt và chân bồn cầu xem có bị rách, hở mốc hay không.

Kiểm tra chìa khóa, thẻ từ, remote và quyền ra vào

Yêu cầu bàn giao đủ số lượng thẻ từ thang máy, chìa khóa cửa cuốn, remote điều hòa, tivi. Đảm bảo vân tay/mật khẩu cửa điện tử đã được reset về mặc định.

Chụp ảnh, quay video hiện trạng trước khi ký

Việc ghi lại hình ảnh và video hiện trạng là căn cứ xác thực quan trọng. Các bên nên quay video toàn cảnh, tập trung vào các vị trí hư hỏng hoặc trầy xước, đảm bảo video có hiển thị mốc thời gian. Ảnh chụp hiện trạng cần được in ra, có chữ ký xác nhận của các bên và đính kèm vào biên bản để làm tài liệu đối chiếu.

Giá trị pháp lý của biên bản bàn giao nhà

Hiểu sai về giá trị pháp lý của văn bản này là nguyên nhân cốt lõi khiến các bên yếu thế (thường là người đi thuê) chịu thiệt thòi tại tòa án.

Biên bản bàn giao nhà có giá trị pháp lý không?

Có. Biên bản bàn giao nhà có giá trị pháp lý tuyệt đối với tư cách là tài liệu cấu thành không thể tách rời của hợp đồng giao dịch bất động sản chính (Căn cứ theo nguyên tắc xác lập giao dịch dân sự quy định tại Bộ luật Dân sự 2015). Nó là chứng cứ vật chất (văn bản) để giải quyết các tranh chấp bồi thường.

Biên bản bàn giao nhà có cần công chứng không?

Theo quy định pháp luật hiện hành, biên bản bàn giao nhà không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực. Chỉ cần chữ ký tươi của các bên liên quan là văn bản đã phát sinh hiệu lực.

Biên bản bàn giao nhà viết tay có hợp lệ không?

Biên bản viết tay hoàn toàn hợp lệ và có giá trị pháp lý tương đương bản đánh máy, miễn là đáp ứng đủ các tiêu chí: nội dung rõ ràng, tự nguyện, không vi phạm điều cấm của luật và có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên tham gia.

Nên lập biên bản bàn giao nhà thành mấy bản?

Tối thiểu nên lập thành 02 bản gốc có chữ ký sống, mỗi bên (bên giao và bên nhận) giữ 01 bản. Nếu giao dịch qua môi giới hoặc công ty quản lý tài sản, cần lập thêm 01 bản để đơn vị trung gian lưu trữ làm hồ sơ quản lý.

Những lỗi thường gặp khi lập biên bản bàn giao nhà

Khi lập biên bản bàn giao nhà, nhiều người thường chỉ ghi nhận thông tin sơ sài hoặc bỏ qua các chi tiết quan trọng về hiện trạng tài sản. Điều này dễ dẫn đến tranh chấp, khấu trừ tiền cọc hoặc phát sinh trách nhiệm bồi thường không rõ ràng sau khi kết thúc hợp đồng.

Không ghi rõ hiện trạng nhà tại thời điểm bàn giao

Sử dụng từ ngữ định tính như “bình thường”, “tạm ổn” là sai lầm nghiêm trọng. Nếu không mô tả chi tiết các khuyết điểm hiện hữu (ví dụ: vết nứt tường 2cm, cửa xước sơn), bên nhận sẽ mất đi bằng chứng ngoại phạm và buộc phải bồi thường vô lý khi hoàn trả mặt bằng.

Không liệt kê đầy đủ tài sản và thiết bị đi kèm

Việc chỉ liệt kê tài sản lớn mà bỏ qua các chi tiết nhỏ như số lượng bóng đèn, remote điều hòa, router wifi hay bình chữa cháy mini rất phổ biến. Khi trả nhà, sự thiếu hụt này sẽ lập tức bị quy đổi thành tiền mặt và khấu trừ trực tiếp vào khoản đặt cọc.

Không ghi chỉ số điện, nước và các khoản phí chưa thanh toán

Bỏ sót việc chốt số công tơ điện, đồng hồ nước và xác nhận hóa đơn mạng, phí quản lý tháng gần nhất là rủi ro tài chính lớn. Người nhận bàn giao dễ dàng rơi vào bẫy gánh chịu toàn bộ nợ đọng tiện ích lên tới hàng triệu đồng từ người sử dụng trước đó.

Không có ảnh chụp hoặc phụ lục tài sản

Ngôn từ mô tả dễ gây tranh cãi do góc nhìn khác nhau (ví dụ: “sofa hơi sờn”). Việc thiếu hình ảnh hoặc video đính kèm làm mất đi bằng chứng trực quan, khiến ranh giới giữa hao mòn tự nhiên và lỗi hư hỏng trở nên mờ nhạt, gây bế tắc khi giải quyết bồi thường.

Chữ ký không đúng người đại diện có thẩm quyền

Biên bản sẽ vô hiệu hóa hoàn toàn nếu người ký là môi giới, người nhà hoặc ban quản lý mà không đính kèm giấy ủy quyền hợp pháp. Khi xảy ra kiện tụng, tài liệu này mất đi giá trị pháp lý, khiến mọi thỏa thuận trước đó không được Tòa án công nhận và bảo vệ.

So sánh biên bản bàn giao nhà với hợp đồng thuê nhà, hợp đồng mua bán nhà

Để làm rõ hệ thống văn bản trong giao dịch bất động sản, dưới đây là bảng phân tích chuyên sâu:

Lưu ý khi ký biên bản bàn giao nhà để tránh tranh chấp

Để bảo vệ tối đa quyền lợi tài chính trong các giao dịch bất động sản, việc ký kết cần sự cẩn trọng tuyệt đối. Dưới đây là những khuyến nghị chuyên môn nhằm ngăn chặn triệt để các rủi ro phát sinh sau khi nhận bàn giao mặt bằng.

Làm rõ ranh giới “hao mòn tự nhiên” và “hư hỏng”

Hao mòn tự nhiên là nguyên nhân cốt lõi gây tranh chấp. Cần thống nhất bằng văn bản sự khác biệt giữa xuống cấp tất yếu do thời gian (sơn ngả màu, ron gạch xỉn) với những lỗi hư hỏng vật lý do tác động ngoại lực.

Bổ sung điều khoản miễn trừ bồi thường

Đừng phó mặc cho các biểu mẫu chung chung. Hãy chủ động thêm ràng buộc pháp lý: “Bên nhận không phải bồi thường đối với những hao mòn tự nhiên phát sinh trong quá trình sử dụng thông thường”. Đây là chốt chặn an toàn bảo vệ trực tiếp khoản tiền cọc.

Yêu cầu vệ sinh công nghiệp trước nghiệm thu

Không kiểm tra tài sản trong không gian ngổn ngang. Lớp rác thải, bụi bặm thường che giấu hoàn hảo các khuyết điểm nghiêm trọng như vết nứt tường, xước sàn gỗ hay cháy xém mặt đá. Một bề mặt sạch sẽ là điều kiện tiên quyết để đối chiếu chính xác hiện trạng.

Việc lập biên bản bàn giao nhà là bước thiết yếu trong giao dịch bất động sản nhằm ghi nhận chính xác hiện trạng tài sản và các thông số kỹ thuật. Văn bản này đóng vai trò là căn cứ pháp lý quan trọng, giúp các bên đối chiếu thông tin minh bạch và phòng tránh hiệu quả những tranh chấp phát sinh về tiền cọc. Hãy kiểm tra kỹ lưỡng và lưu giữ cẩn thận để bảo vệ tối đa quyền lợi hợp pháp của mình.

Câu hỏi thường gặp về biên bản bàn giao nhà

Biên bản bàn giao nhà có bắt buộc không?

Về mặt luật định, đây không phải thủ tục bắt buộc ở mọi giao dịch nhỏ lẻ, nhưng trên thực tế, nó là tài liệu “bắt buộc phải có” theo tiêu chuẩn quản lý rủi ro để bảo vệ tài sản và tiền cọc của chính các bên.

Biên bản bàn giao nhà có cần công chứng không?

Theo Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015, biên bản bàn giao tài sản không yêu cầu phải công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng, văn bản chỉ cần chữ ký của các bên là hợp lệ.

Biên bản bàn giao nhà viết tay có hợp lệ không?

Hoàn toàn hợp lệ. Chỉ cần viết rõ ràng, không tẩy xóa, thể hiện đầy đủ nội dung hiện trạng, chữ ký và ngày tháng năm lập biên bản.

Bàn giao nhà cho thuê cần kiểm tra những gì?

Cần kiểm tra kỹ nhất 3 yếu tố: Chỉ số chốt công tơ điện nước; Tình trạng hoạt động của thiết bị điện lạnh (điều hòa, tủ lạnh, máy nước nóng); và tình trạng chống thấm của khu vực vệ sinh.

Không lập biên bản bàn giao nhà có rủi ro gì?

Rủi ro lớn nhất là không có căn cứ đối chiếu. Bên nhận nhà dễ bị ép bồi thường cho những hư hỏng đã có từ trước, hoặc phải trả nợ đọng tiền điện, nước của người cũ.

Có thể dùng chung một mẫu biên bản cho nhà thuê và nhà mua bán không?

Không nên. Cấu trúc tài sản bàn giao của hợp đồng mua bán (bao gồm cả hạ tầng kỹ thuật, bản vẽ hoàn công) phức tạp hơn rất nhiều so với nhà thuê thông thường, việc dùng chung sẽ dẫn đến bỏ sót nhiều thông tin quan trọng.

Xem thêm các mẫu hợp đồng phổ biến khác

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn