Việt Nam
Mẫu bảng kê hóa đơn: Quy định & cách lập chi tiết
8 phút đọc
Mẫu bảng kê hóa đơn là biểu mẫu dùng để tổng hợp, theo dõi và đối chiếu thông tin hóa đơn mua vào, bán ra hoặc bảng kê chi tiết kèm hóa đơn. Việc sử dụng đúng mẫu giúp kế toán kiểm soát chứng từ, hạn chế sai sót khi kê khai thuế và lưu trữ hồ sơ kế toán theo quy định hiện hành.
⬇ Tải ngay mẫu
Bảng kê hóa đơn
Nội dung chính
Mẫu bảng kê hóa đơn là gì?
Mẫu bảng kê hóa đơn là chứng từ kế toán dùng để liệt kê chi tiết các mặt hàng, dịch vụ, hoặc tổng hợp danh sách các hóa đơn mua vào/bán ra trong kỳ. Chứng từ này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát dòng tiền, kê khai thuế GTGT và giải quyết các hóa đơn có quá nhiều mặt hàng.
Tải mẫu bảng kê hóa đơn Word, PDF mới nhất
Doanh nghiệp có thể tải mẫu bảng kê hóa đơn dưới dạng Word hoặc PDF để tổng hợp, theo dõi và lưu trữ hóa đơn phát sinh trong kỳ. File Excel phù hợp để nhập liệu, tính toán; file Word/PDF phù hợp để in ấn và lưu hồ sơ.
Mẫu bảng kê hóa đơn mua vào
Mẫu bảng kê hóa đơn mua vào dùng để tổng hợp hóa đơn, chứng từ phát sinh từ hoạt động mua hàng hóa, dịch vụ. Mẫu này giúp kế toán theo dõi chi phí đầu vào, thuế GTGT được khấu trừ và đối chiếu số liệu khi cần.
Mẫu bảng kê hóa đơn bán ra
Mẫu bảng kê hóa đơn bán ra dùng để tổng hợp hóa đơn đầu ra từ hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đây là cơ sở để doanh nghiệp kiểm soát doanh thu, thuế GTGT đầu ra và rà soát hóa đơn đã lập trong kỳ.
Bảng kê hóa đơn có phải nộp cho cơ quan thuế không?
Hiện nay, doanh nghiệp không bắt buộc phải nộp bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra kèm hồ sơ khai thuế GTGT như trước đây. Tuy nhiên, bảng kê vẫn là tài liệu quan trọng để kế toán tổng hợp số liệu, đối chiếu hóa đơn và lưu trữ phục vụ kiểm tra khi cần.
Trường hợp không phải nộp bảng kê mua vào, bán ra
Bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra chủ yếu được dùng để doanh nghiệp tự theo dõi và kiểm soát chứng từ nội bộ. Khi kê khai thuế GTGT, kế toán căn cứ vào dữ liệu hóa đơn, sổ sách kế toán và hệ thống hóa đơn điện tử thay vì nộp bảng kê chi tiết kèm tờ khai.
Trường hợp vẫn cần lập bảng kê để lưu nội bộ
Doanh nghiệp vẫn nên lập bảng kê hóa đơn để quản lý hóa đơn đầu vào, đầu ra theo từng kỳ kế toán. Việc lưu bảng kê giúp dễ đối chiếu doanh thu, chi phí, thuế GTGT, kiểm tra hóa đơn sai sót và chuẩn bị hồ sơ giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Trường hợp bảng kê đi kèm hóa đơn cần lưu cùng hóa đơn
Với trường hợp bảng kê được lập kèm hóa đơn để liệt kê chi tiết hàng hóa, dịch vụ, bảng kê cần được lưu cùng hóa đơn tương ứng. Thông tin trên bảng kê phải khớp với hóa đơn về giá trị thanh toán, thuế suất, tiền thuế và nội dung giao dịch để đảm bảo tính hợp lệ khi kiểm tra, đối chiếu.
Mẫu bảng kê hóa đơn gồm những nội dung nào?
Một mẫu bảng kê hóa đơn thường gồm các thông tin nhận diện hóa đơn, thông tin người bán/người mua, giá trị hàng hóa dịch vụ, thuế GTGT và phần ghi chú xử lý hóa đơn. Các nội dung này giúp kế toán dễ tổng hợp, kiểm tra và đối chiếu số liệu trong quá trình lưu trữ chứng từ.
Thông tin chung về hóa đơn
Phần này gồm các thông tin cơ bản như số thứ tự, ngày lập hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn. Đây là nhóm dữ liệu quan trọng để nhận diện từng hóa đơn và tra cứu khi cần đối chiếu.
Thông tin người bán, người mua
Bảng kê cần thể hiện tên đơn vị bán hàng hoặc mua hàng, mã số thuế, địa chỉ và các thông tin liên hệ liên quan nếu cần. Việc ghi đúng nhóm thông tin này giúp hạn chế sai lệch khi kiểm tra chứng từ và kê khai thuế.
Thông tin giá trị hàng hóa, dịch vụ và thuế GTGT
Phần giá trị thường bao gồm tên hàng hóa, dịch vụ, doanh số chưa thuế, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT và tổng giá trị thanh toán. Các số liệu này phải khớp với hóa đơn gốc để đảm bảo tính chính xác khi tổng hợp doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế.
Cột ghi chú, hóa đơn điều chỉnh, thay thế hoặc hủy
Cột ghi chú được dùng để theo dõi tình trạng hóa đơn như hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế, hóa đơn bị hủy hoặc hóa đơn cần kiểm tra lại. Đây là phần nên có trong bảng kê để kế toán dễ quản lý các trường hợp phát sinh sai sót trong kỳ.
Cách lập mẫu bảng kê hóa đơn đúng
Để lập mẫu bảng kê hóa đơn chính xác, kế toán cần xác định đúng loại bảng kê, nhập đầy đủ thông tin hóa đơn và đối chiếu số liệu trước khi lưu trữ. Việc lập bảng kê đúng giúp hạn chế sai sót khi tổng hợp doanh thu, chi phí và thuế GTGT trong kỳ.
Bước 1: Xác định loại bảng kê cần lập
Trước tiên, cần xác định bảng kê dùng cho hóa đơn mua vào, hóa đơn bán ra hay bảng kê chi tiết kèm hóa đơn. Việc chọn đúng mẫu giúp đảm bảo thông tin được ghi nhận đúng mục đích và đúng nghiệp vụ kế toán.
Bước 2: Thu thập hóa đơn, chứng từ theo kỳ
Kế toán cần tập hợp đầy đủ hóa đơn điện tử, chứng từ mua bán hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong kỳ cần lập bảng kê. Các hóa đơn điều chỉnh, thay thế hoặc hủy cũng nên được rà soát để tránh bỏ sót dữ liệu.
Bước 3: Nhập thông tin hóa đơn vào bảng kê
Sau khi thu thập chứng từ, kế toán nhập các thông tin như ngày hóa đơn, số hóa đơn, ký hiệu, tên người bán hoặc người mua, mã số thuế, giá trị chưa thuế, thuế suất và tiền thuế GTGT. Dữ liệu cần được nhập thống nhất, đúng với hóa đơn gốc.
Bước 4: Đối chiếu tiền thuế và tổng thanh toán
Sau khi nhập liệu, cần kiểm tra lại doanh số chưa thuế, tiền thuế GTGT và tổng giá trị thanh toán trên bảng kê với hóa đơn gốc. Nếu có chênh lệch, kế toán cần rà soát lại công thức, thuế suất hoặc thông tin hóa đơn đã nhập.
Bước 5: Lưu file và kiểm tra trước khi kê khai, lưu trữ
Bảng kê sau khi hoàn tất nên được lưu theo kỳ kế toán, loại hóa đơn và mục đích sử dụng để thuận tiện tra cứu. Trước khi dùng để kê khai, đối chiếu hoặc lưu hồ sơ, kế toán cần kiểm tra lần cuối về tính đầy đủ, chính xác và thống nhất của toàn bộ dữ liệu.
Những lỗi thường gặp khi lập bảng kê hóa đơn
Khi lập bảng kê hóa đơn, kế toán cần kiểm tra kỹ thông tin hóa đơn, mã số thuế, số tiền và tình trạng chứng từ để tránh sai lệch dữ liệu. Những lỗi nhỏ trong bảng kê có thể gây khó khăn khi đối chiếu sổ sách, kê khai thuế hoặc giải trình với cơ quan thuế.
Nhầm bảng kê nội bộ với biểu mẫu phải nộp
Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra dùng để quản lý nội bộ với biểu mẫu bắt buộc phải nộp cho cơ quan thuế. Hiện nay, bảng kê mua vào, bán ra chủ yếu được lập để tổng hợp, lưu trữ và đối chiếu dữ liệu kế toán khi cần.
Ghi sai số hóa đơn, ký hiệu hoặc ngày hóa đơn
Sai số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn hoặc ngày lập hóa đơn là lỗi thường gặp khi nhập liệu thủ công. Kế toán nên đối chiếu trực tiếp với hóa đơn điện tử gốc để đảm bảo thông tin trên bảng kê chính xác và thống nhất.
Không khớp tiền thuế GTGT và tổng thanh toán
Bảng kê cần khớp với hóa đơn về giá trị chưa thuế, thuế suất, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán. Nếu số liệu không khớp, cần kiểm tra lại công thức Excel, thuế suất áp dụng hoặc dữ liệu hóa đơn đã nhập.
Thiếu thông tin người bán, người mua hoặc mã số thuế
Thiếu tên đơn vị, mã số thuế hoặc thông tin người bán, người mua có thể làm giảm tính đầy đủ của bảng kê khi kiểm tra, đối chiếu. Vì vậy, kế toán cần nhập đủ các trường thông tin cơ bản để dễ tra cứu và hạn chế sai sót trong quá trình lưu trữ chứng từ.
Câu hỏi thường gặp về mẫu bảng kê hóa đơn
Mẫu bảng kê hóa đơn có bắt buộc phải lập không?
Tùy mục đích sử dụng mà doanh nghiệp có thể lập hoặc không lập bảng kê hóa đơn. Tuy nhiên, kế toán vẫn nên lập để tổng hợp dữ liệu, kiểm soát hóa đơn phát sinh và thuận tiện khi đối chiếu chứng từ theo từng kỳ.
Nên lập bảng kê hóa đơn bằng Excel hay phần mềm kế toán?
Excel phù hợp với doanh nghiệp có số lượng hóa đơn ít, cần mẫu đơn giản để theo dõi nội bộ. Với doanh nghiệp có nhiều hóa đơn phát sinh, phần mềm kế toán hoặc phần mềm hóa đơn điện tử sẽ giúp tự động tổng hợp, giảm lỗi nhập liệu.
Bảng kê hóa đơn có cần chữ ký không?
Với bảng kê dùng để quản lý nội bộ, chữ ký không phải lúc nào cũng bắt buộc nhưng nên có người lập hoặc người kiểm tra để tăng tính xác nhận. Với bảng kê đi kèm hóa đơn, thông tin người lập và chữ ký cần được thể hiện đầy đủ theo yêu cầu chứng từ.
Có được chỉnh sửa bảng kê hóa đơn sau khi đã lập không?
Doanh nghiệp có thể chỉnh sửa bảng kê nếu phát hiện sai sót trong quá trình nhập liệu hoặc đối chiếu. Khi chỉnh sửa, cần đảm bảo dữ liệu sau điều chỉnh khớp với hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế liên quan.
Bảng kê hóa đơn nên lưu trong bao lâu?
Bảng kê hóa đơn nên được lưu cùng hồ sơ kế toán, hóa đơn và chứng từ liên quan theo thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán hiện hành. Việc lưu trữ đầy đủ giúp doanh nghiệp dễ tra cứu, kiểm tra và giải trình khi cần.
Xem thêm các mẫu hợp đồng và biên bản phổ biến khác
Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!
