Mẫu công văn đề nghị giảm giá thuê văn phòng, thuê mặt bằng

Chi phí thuê văn phòng hay mặt bằng thường được cố định theo hợp đồng thuê giữa các bên. Tuy nhiên, có thể vì một số lý do khách quan mà bên thuê không đủ khả năng tiếp tục chi trả cho phần diện tích đang thuê. Lúc này, bên thuê có thể áp dụng công văn đề nghị giảm giá thuê văn phòng để điều chỉnh chi phí thuê sao cho phù hợp nhất. 

1. Công văn đề nghị giảm giá thuê văn phòng là gì?

Công văn đề nghị giảm giá thuê văn phòng là tài liệu chính thức do bên thuê văn phòng gửi đến chủ sở hữu hoặc quản lý của tòa nhà văn phòng với mục đích đề nghị điều chỉnh giảm giá thuê văn phòng. Điều này có thể xảy ra khi bên thuê đang gặp phải khó khăn về tài chính, thay đổi nhu cầu sử dụng không gian hoặc nhận thấy chênh lệch về giá thuê so với mặt bằng chung. 

Nội dung công văn đề nghị giảm giá sẽ đưa ra nguyện vọng của bên thuê cũng như những lý do nhằm thuyết phục bên cho thuê miễn hoặc giảm giá thuê mặt bằng. Mẫu công văn này cũng được áp dụng với mọi loại hình doanh nghiệp thuộc đa dạng các ngành nghề khác nhau. 

Xem thêm các mẫu công văn, mẫu hợp đồng:

• Mẫu công văn thông báo
• Mẫu công văn đề nghị
• Mẫu biên bản hủy hợp đồng
• Mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng
• Mẫu biên bản bàn giao mặt bằng
• Mẫu gia hạn hợp đồng thuê
• Mẫu thông báo tăng giá thuê
• Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng

2. Khi nào nên dùng mẫu công văn đề nghị giảm giá thuê văn phòng?

Giá thuê văn phòng được xác lập ngay từ ban đầu dựa trên thỏa thuận và thống nhất của các bên, đồng thời được ghi rõ vào hợp đồng thuê nhà. Tuy nhiên, có thể vì nhiều nguyên do khách quan như: tình hình kinh tế khó khăn, thiên tai, dịch bệnh,… mà bên thuê không còn đủ khả năng chi trả giá thuê theo hợp đồng. Lúc này, bên thuê có thể lập công văn đề nghị giảm tiền thuê mặt bằng gửi đến bên cho thuê để điều chỉnh giá phù hợp. 

Dưới đây là những trường hợp sử dụng mẫu công văn đề nghị giảm giá thuê văn phòng thường thấy nhất: 

– Tình hình kinh tế khó khăn: Khi doanh nghiệp của bạn gặp phải khó khăn về mặt tài chính, doanh nghiệp có thể gửi công văn đề nghị giảm giá thuê đến bên cho thuê để điều chỉnh giá cho phù hợp với thực tế hoạt động. 

– Ảnh hưởng của dịch bệnh, thiên tai: Đây là những yếu tố bất khả kháng có thể gây thiệt hại lớn đối với nhiều ngành công nghiệp. Nếu bị ảnh hưởng bởi những lý do khách quan này, doanh nghiệp có thể đề nghị giảm giá thuê văn phòng để giảm bớt gánh nặng về tài chính.

– Nhận thấy sự chênh lệch với giá thị trường: Nếu bạn nhận thấy giá thuê văn phòng hiện tại cao hơn so với mặt bằng chung trong khu vực, bạn có thể áp dụng mẫu công văn này để đề nghị điều chỉnh giá.

Khi viết công văn đề nghị giảm tiền thuê văn phòng, bạn cần trình bày rõ lý do và quan điểm của mình một cách thuyết phục. Dựa vào đó, bên cho thuê sẽ nắm được tình hình và dễ dàng đưa ra quyết định hơn. Ngoài ra, bạn cũng có thể so sánh mức giá thuê hiện tại với những vị trí thuê khác hoặc chỉ ra một vài hạn chế về vị trí, diện tích, chất lượng dịch vụ, tiện ích kèm theo,… 

3. Nội dung cần có trong công văn đề nghị giảm giá thuê mặt bằng

Một mẫu công văn đề nghị giảm tiền thuê mặt bằng chuẩn phải có đủ các nội dung chính như sau: 

– Quốc hiệu và tiêu ngữ.

– Địa điểm, thời gian gửi công văn.

– Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn.

– Chủ thể nhận công văn.

– Số và ký hiệu của công văn.

– Trích yếu nội dung công văn.

– Nội dung công văn, bao gồm các phần sau: 

• Thông tin người làm đơn: họ tên, CMND/CCCD, hộ khẩu thường trú, nơi ở hiện tại,… 
• Thông tin về hợp đồng thuê hiện tại.
• Lý do đề nghị giảm giá: Trình bày rõ lý do bạn muốn giảm giá thuê mặt bằng, dẫn chứng cụ thể để thuyết phục bên cho thuê. 
• Số tiền hoặc tỷ lệ giảm giá đề nghị: Đưa ra mức giảm giá cụ thể hoặc tỷ lệ giảm giá (ví dụ: giảm 10% so với giá thuê hiện tại).
• Các điều khoản bổ sung (nếu có): Nếu bạn muốn đề xuất bất kỳ điều khoản hoặc điều kiện bổ sung nào khác, chẳng hạn điều kiện thanh toán, hình thức thanh toán,… thì có thể đề cập trong công văn. 

– Chữ ký, đóng dấu.

4. Mẫu công văn đề nghị giảm tiền thuê mặt bằng văn phòng

Để giúp bạn dễ dàng hơn trong việc đàm phán giảm giá thuê văn phòng, Maison Office tổng hợp các mẫu công văn đề nghị giảm tiền thuê văn phòng mới nhất. Tham khảo ngay dưới đây!

4.1 Đơn xin hỗ trợ tiền thuê văn phòng

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

———————————–

ĐƠN XIN HỖ TRỢ TIỀN VĂN PHÒNG

Kính gửi: …………………………………………………………………………………………………………..………..……..……..

Tôi tên là: …………………………………………… Sinh năm: ………………………………………………………..……..……

CMND/CCCD số: ……………do Công an ………………….cấp ngày ……………………………………..……..……..

Hộ khẩu thường trú: ……………………………………………………………………………………………..………..………

Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………….……………………………..………..……..……..

Là đại diện của công ty ………………………………. đang thuê văn phòng tại địa chỉ:…………… theo hợp đồng thuê số………../………. đã ký ngày …… /………… /………….

Lí do xin hỗ trợ giảm tiền thuê nhà:

Do tình hình dịch bệnh Covid-19 ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, chúng tôi phải chấp hành quy định của nhà nước về việc ngừng các giao dịch, do vậy công ty không có doanh số bán hàng và phải bù lỗ rất nhiều.

Nay tôi làm đơn này xin được hỗ trợ giảm chi phí thuê văn phòng. Rất mong được …………………. xem xét để giúp đỡ chúng tôi vượt qua giai đoạn khó khăn này. Tôi xin chân thành cảm ơn. 

NGƯỜI LÀM ĐƠN

(Ký và ghi rõ họ tên)

>>> Download ngay:

4.2 Mẫu đơn đề nghị giảm giá thuê văn phòng

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

———————————–

ĐƠN XIN GIẢM TIỀN THUÊ VĂN PHÒNG

Kính gửi: Ông/Bà ……………………………………………………………………..…………………………………………

Tôi tên là: …………………………………………… Sinh năm: ………………………………………………..……………

CMND/CCCD số: ……………do Công an ………………….cấp ngày ………….……………………………………

Hộ khẩu thường trú: ……………………………………………………………………………………………………………

Chỗ ở hiện tại: …………………………………………………………………….……………………………….…………….

Là đại diện của công ty ………………………………. đang thuê văn phòng tại địa chỉ:…………… theo hợp đồng thuê số………../………. đã ký ngày …… /………… /………….

Tôi làm đơn này xin trình bày với ông/bà …………………… như sau:

Hợp đồng thuê số………../………. đã ký ngày …… /………… /…………. có ghi rõ điều khoản về tiền thuê mặt bằng và hình thức thanh toán là: 15.000.000 đồng/tháng và thanh toán 03 tháng một lần. Như vậy, tổng tiền thuê văn phòng phải trả là 45.000.000 đồng/tháng. Tuy nhiên, thời gian vừa qua tình hình kinh doanh của công ty tôi đang gặp khó khăn, dẫn đến việc chúng tôi không thể duy trì việc thuê văn phòng với chi phí như đã thỏa thuận ban đầu. 

Vì vậy, tôi kính đề nghị ông/bà ………………………….. có thể xem xét tình hình kinh doanh hiện tại của chúng tôi để làm căn cứ giảm tiền thuê văn phòng. Mức giảm đề nghị là 20% của giá thuê văn phòng hiện tại, tương đương 16.000.000 đồng/tháng. 

Kèm theo đơn này, tôi xin gửi số liệu về doanh số bán hàng 03 tháng gần nhất của công ty chúng tôi. Kính mong ông/bà xem xét và cân nhắc xử lý yêu cầu của tôi một cách nhanh chóng.

Tôi xin trân trọng cảm ơn!

NGƯỜI LÀM ĐƠN

(Ký và ghi rõ họ tên)

>> Download ngay:

4.3 Công văn xin giảm tiền thuê mặt bằng

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

———————————–

CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ GIẢM GIÁ THUÊ MẶT BẰNG

Số: …/CV

Hồ Chí Minh, ngày…..tháng….năm…..

– Công văn này đề nghị xem xét giá thuê xưởng, lô đất khu công nghiệp.

Kính gửi: Công ty/Ban quản lý/Chủ đầu tư/Chủ sở hữu

Công ty: ………………………………………………………………………………………………………………………….

Mã số thuế: ……………………………………………………………………………………………………………………….

Địa chỉ trụ sở: …………………………………………………………………………………………………………………….

Người đại diện: ………………………………………………………………………………………………………………….

Số điện thoại: ……………………………………. Email: ………………………….…………………………………………

Chúng tôi đã nghiên cứu rõ tình hình thị trường cũng như nhu cầu của mình để gửi tới quý công ty văn bản nội dung sau:

Chúng tôi hiện đang sử dụng lô đất, nhà xưởng số … , tại địa chỉ …………………. theo Hợp đồng số … ký ngày …/…/….. Chúng tôi đã thực hiện thanh toán hết kỳ 1 của năm … vào ngày …/…/… theo Ủy nhiệm chi số ……….

Hiện nay, do ảnh hưởng của dịch bệnh nguy hiểm Covid-19, tình hình tài chính cả nước đều bị thiệt hại nghiêm trọng. Công ty chúng tôi là một trong những lĩnh vực kinh doanh mà nhà nước yêu cầu tạm ngừng hoạt động. Tuy nhiên, chỉ đạo phòng chống dịch này chưa được đưa ra thời hạn chấm dứt rõ ràng. Do vậy, khả năng cao công ty chúng tôi chưa thể tiếp tục hoạt động trong thời gian sắp tới.

Với những khó khăn nêu trên, chúng tôi kính đề nghị nhận được  sự hỗ trợ từ phía Công ty/Ban quản lý bằng các biện pháp trực tiếp như miễn/giảm giá thuê mặt bằng cũng như các chi phí liên quan. 

Rất mong đề nghị được xem xét và phản hồi từ đơn vị, xin trân trọng cảm ơn!

>> Download ngay:

5. Mẹo đàm phán với chủ cho thuê để giảm tiền thuê văn phòng

Thị trường cho thuê văn phòng thường có sự biến động nhất định. Do vậy, trong một số trường hợp, việc đàm phán giảm tiền thuê văn phòng sẽ là giải pháp hiệu quả nhằm giảm bớt gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp. Trong phần này, hãy cùng xem xét một số mẹo để đàm phán với chủ cho thuê hiệu quả!

5.1 Tạo ấn tượng tốt ban đầu

Khoan nhắc đến mẫu công văn đề nghị giảm chi phí thuê mà trước hết bạn cần tạo ấn tượng tốt với chủ cho thuê ngay từ ban đầu. Theo đó, hãy luôn giữ thái độ lịch sự, tôn trọng đồng thời cho thấy hình ảnh chuyên nghiệp, nghiêm túc trong công việc. Điều này sẽ khiến chủ cho thuê cảm thấy có thiện cảm và muốn ngồi xuống đàm phán khi bạn đưa ra đề nghị. 

5.2 Tham khảo trước giá thuê

Trước khi viết công văn đề nghị giảm tiền thuê mặt bằng văn phòng, bạn phải thật sự hiểu rõ về thị trường cho thuê. Theo đó, hãy tìm hiểu thật kỹ những thông tin cụ thể như: giá thuê trung bình tại các tòa nhà văn phòng, giá thuê trung bình trong khu vực, các chi phí khác kèm theo,… Điều này cung cấp cho bạn một cơ sở để đàm phán và cho thấy rằng bạn đang đề xuất một mức giá hợp lý dựa trên thị trường.

5.3 Nắm bắt tâm lý chủ cho thuê

Cuộc thương lượng về giá cho thuê sẽ diễn ra thuận lợi hơn khi bạn nắm được tâm lý của đối phương. Dựa vào những chi tiết nhỏ nhất từ thái độ, lời nói hay cử chỉ, bạn hoàn toàn có thể biết được đối phương có đang lưỡng lự hay cân nhắc về đề nghị giảm giá thuê phòng hay không. 

Thông thường, các chủ cho thuê văn phòng thường thích tìm kiếm khách thuê lâu dài và ổn định. Điều này là bởi quá trình tìm kiếm khách thuê mới phù hợp thường khá khó khăn. Nắm bắt được tâm lý này, bạn hoàn toàn có thể đề nghị giảm giá để kéo dài thêm hợp đồng cho thuê. 

Bài viết trên đây đã vừa tổng hợp đến bạn các mẫu công văn đề nghị giảm giá thuê văn phòng mới nhất hiện nay. Bên cạnh đó là một số mẹo hữu ích giúp bạn áp dụng linh hoạt vào quá trình đàm phán, thương lượng giảm giá thuê mặt bằng văn phòng. Đừng quên theo dõi Maison Office để có thêm nhiều kiến thức hữu ích!

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.