Head Office là gì? Các quy định trụ sở chính doanh nghiệp

Head Office (hay trụ sở chính) là thuật ngữ quan trọng trong thế giới kinh doanh. Theo đó, một doanh nghiệp muốn đi vào hoạt động chính thức thì không thể không đăng ký địa chỉ trụ sở chính với cơ quan có thẩm quyền. Trong bài viết này, Maison Office sẽ giúp bạn tìm hiểu Head Office là gì cũng như những quy định về việc đặt trụ sở chính của doanh nghiệp. 

1. Head Office là gì?

Head Office là trụ sở chính của một tổ chức, doanh nghiệp, nơi diễn ra các hoạt động quản lý, điều hành, hoạch định chiến lược,…Trụ sở chính của một doanh nghiệp thường được đặt tại một vị trí thuận lợi, có cơ sở hạ tầng tốt, giao thông thuận tiện để thuận lợi cho việc giao dịch với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp,…

Trụ sở chính của một doanh nghiệp có vai trò quan trọng trong việc điều hành, quản lý, phát triển doanh nghiệp. Đây là nơi ra quyết định, hoạch định chiến lược, điều phối hoạt động của các bộ phận, chi nhánh, văn phòng đại diện,… trên toàn quốc.

Head Office là gì?

Tại Việt Nam, theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp, có địa chỉ cụ thể và chính xác, bao gồm: số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố, phường, thị trấn, quận, thị xã, thành phố, số điện thoại, số fax (nếu có).

Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp phải được đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền, được thể hiện trên Giấy phép đăng ký kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh theo đúng quy định của nhà nước.

>>> Xem ngay: Thủ Tục Thay Đổi Địa Chỉ Đăng Ký Kinh Doanh

2. Quy định về việc đặt trụ sở chính doanh nghiệp

Căn cứ theo quy định tại Điều 42, Luật doanh nghiệp 2020: 

– Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ đất nước Việt Nam, có địa chỉ được xác định theo địa giới đơn vị hành chính: số nhà, ngõ, ngách, hẻm, đường phố, thôn, xóm, phường, huyện, quận, thành phố, tỉnh, số điện thoại, số fax,…

– Cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp có thẩm quyền liên hệ đến doanh nghiệp thông qua công văn tiếng Anh, tài liệu, văn bản luôn gửi đến địa chỉ trụ sở chính. Do vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo địa chỉ đăng ký trụ sở chính phải thật cụ thể, rõ ràng, không gây ảnh hưởng đến việc liên lạc với các cơ quan có thẩm quyền khi cần thiết. 

Quy định về việc đặt địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp

– Địa chỉ dùng đăng ký trụ sở chính cũng phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện hợp pháp để kinh doanh. Đặc biệt với những ngành nghề kinh doanh yêu cầu giấy phép con trước khi chính thức hoạt động, địa chỉ trụ sở chính phải đáp ứng được các điều kiện của giấy phép kinh doanh. Ví dụ: Doanh nghiệp xin cấp giấy phép kinh doanh cho lĩnh vực xăng dầu, vậy địa điểm đăng ký trụ sở chính phải đáp ứng được điều kiện về kho chứa và bảo quản xăng. 

– Trong vòng 15 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải thông báo thời gian mở cửa trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh.

>>> Tìm hiểu thêm: Thủ Tục Thành Lập Văn Phòng Đại Diện

3. Địa chỉ trụ sở chính cần đáp ứng điều kiện gì?

Head Office đóng vai trò quan trọng trong việc thành lập và phát triển doanh nghiệp. Đây không chỉ là nơi lưu trữ mọi thông tin liên quan đến doanh nghiệp mà còn là đầu mối liên lạc giữa doanh nghiệp với các cơ quan có thẩm quyền. Chính vì vậy, khi lựa chọn địa điểm đặt Head Office, doanh nghiệp cần phải lưu ý đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định như sau: 

Trụ sở chính phải có địa chỉ cụ thể

Khi quyết định thành lập doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần lưu ý lựa chọn địa điểm phù hợp với quy định về đăng ký trụ sở, cụ thể như sau: 

– Trụ sở chính doanh nghiệp phải có địa chỉ cụ thể, chính xác bao gồm: số nhà, tên đường, phường (xã), quận (huyện), thành phố, tỉnh,… 

– Số nhà hiện đang không tranh chấp về mặt chủ quyền. 

Head Office phải có địa chỉ cụ thể, được đăng ký với Phòng đăng kính kinh doanh

Với yêu cầu này, các doanh nghiệp thuê văn phòng để đặt trụ sở chính sẽ cần lưu ý kỹ về hợp đồng thuê văn phòng. Theo đó cần xác minh rõ và đảm bảo những yêu cầu về quyền sở hữu, thời hạn thuê để tránh mất thời gian, chi phí cho các thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh.

Trong trường hợp trụ sở chưa có số nhà, tên đường, tên xã, phường, thị trấn,… doanh nghiệp cần xin giấy xác nhận của địa phương để chứng minh địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường cụ thể. 

Trụ sở chính không đặt tại chung cư

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 3 Luật Nhà ở năm 2014: Nhà chung cư là nhà có từ hai tầng trở lên, gồm nhiều căn hộ riêng biệt, độc lập với nhau. Bên cạnh đó vẫn có những phần diện tích hoặc hệ thống hạ tầng dùng chung cho hộ gia đình, cá nhân hoặc tổ chức. 

Nhà chung cư được chia thành 2 hình thức khác nhau, bao gồm:

– Nhà chung cư được xây dựng với mục đích để ở, không có bất kỳ hoạt động kinh doanh, dịch vụ nào khác; 

– Nhà chung cư được xây dựng với mục đích hỗn hợp, vừa sử dụng để ở, vừa dùng cho các mục đích khác như làm văn phòng, thương mại, dịch vụ.

Trụ sở chính không đặt tại chung cư được xây dựng với mục đích để ở

Như vậy, doanh nghiệp không được phép đặt trụ sở chính tại các căn hộ chung cư hay nhà tập thể được xây dựng với mục đích dùng để ở. Điều này nhằm đảm bảo sự an toàn và lợi ích của cư dân sinh sống tại đó. Quy định được áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, không phân biệt quy mô lớn hay nhỏ.

Nếu doanh nghiệp muốn sử dụng địa chỉ nhà chung cư để đăng ký trụ sở chính thì cần xuất trình các tài liệu chứng minh đây là nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp. Tài liệu được đính kèm trong hồ sơ đăng ký thành lập, gửi về Phòng đăng ký kinh doanh để xem xét. 

Trụ sở chính phải đáp ứng điều kiện kinh doanh

Đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp cần phải đăng ký giấy phép con trước khi chính thức hoạt động. Theo đó, trụ sở chính cũng cần đáp ứng các điều kiện để được cấp Giấy phép kinh doanh. 

Ví dụ: 

– Các cơ sở kinh doanh thực phẩm phải đáp ứng đủ diện tích để bố trí khu vực kho, khu vực bảo quản, khu vực bày bán,… đồng thời thuận tiện cho việc vận chuyển hàng hóa, nguyên vật liệu. 

– Doanh nghiệp kinh doanh nhóm ngành sản xuất, chế biến không được đặt trụ sở chính gần các khu dân cư hay nằm trong trung tâm thành phố. Thay vào đó, các vùng lân cận, xa khu dân cư sẽ phù hợp hơn để đặt Head Office. 

4. Quy định về việc treo biển tại trụ sở chính

Bên cạnh những quy định liên quan đến địa chỉ trụ sở, chủ doanh nghiệp cũng cần nắm rõ quy định về việc treo biển tại trụ sở công ty. Căn cứ theo quy định tại Điều 34 Luật Quảng cáo 2012, biển hiệu công ty cần bao gồm những nội dung sau:  

• Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có);
• Tên cơ sở sản xuất, kinh doanh theo đúng như giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
• Địa chỉ, số điện thoại.

Lưu ý, vị trí đặt biển hiệu không được che chắn không gian thoát hiểm, cứu hỏa, không lấn ra ngoài vỉa hè hay lòng đường, ảnh hưởng đến giao thông. Việc treo biển hiệu tại trụ sở chính là nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp nào vi phạm quy định này sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp kê khai địa chỉ trụ sở không có thật hoặc không thuộc quyền sở hữu, quyền sử dụng hợp pháp, doanh nghiệp cũng sẽ bị xử lý về vi phạm hành chính theo quy định. 

5. Những câu hỏi thường gặp về Head Office

Dưới đây là một vài thắc mắc thường gặp liên quan đến trụ sở chính doanh nghiệp cũng như lời giải đáp cụ thể cho từng vấn đề. Cùng tham khảo ngay!

Một doanh nghiệp có thể đăng ký mấy địa chỉ trụ sở chính?

Dựa vào các điều khoản quy định của Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn thi hành, có thể tổng kết lại rằng: Một doanh nghiệp có thể có nhiều địa điểm kinh doanh, chi nhánh, văn phòng đại diện, tuy nhiên chỉ được phép đăng ký một trụ sở chính. Điều này giúp cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền dễ dàng quản lý, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong sản xuất kinh doanh. 

Một doanh nghiệp chỉ có một trụ sở chính

Điểm khác nhau giữa trụ sở chính và địa điểm kinh doanh?

Có rất nhiều người nhầm lẫn giữa hai thuật ngữ trụ sở chính và địa điểm kinh doanh. Tuy nhiên, hai thuật ngữ này có nhiều điểm khác biệt có thể thấy rõ như sau:

(1) Địa điểm kinh doanh có thể khác địa chỉ trụ sở chính

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể lập địa điểm kinh doanh tại một địa chỉ khác với địa chỉ đặt trụ sở chính. Tuy nhiên, nơi đăng ký địa điểm kinh doanh cần căn cứ vào nơi đặt trụ sở chính. Cụ thể, doanh nghiệp không được được phép thành lập địa điểm kinh doanh ngoài phạm vi cấp tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Trong thực tế, rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn đăng ký Head Office tại một địa chỉ đáp ứng được các điều kiện theo quy định. Song hoạt động kinh doanh lại diễn ra tại một địa điểm khác. 

(2) Địa điểm kinh doanh phải là nơi thực hiện hoạt động kinh doanh

Trụ sở chính là địa chỉ được đăng ký trên Giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là địa chỉ liên lạc giữa doanh nghiệp với khách hàng hoặc cơ quan có thẩm quyền và không nhất thiết diễn ra hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, địa điểm kinh doanh lại bắt buộc là nơi làm việc và diễn ra các hoạt động kinh doanh cụ thể. 

(3) Địa điểm kinh doanh phụ thuộc vào trụ sở chính 

Địa điểm kinh doanh không có mã số thuế riêng, phải thực hiện hạch toán thuế phụ thuộc vào doanh nghiệp theo hình thức kê khai tập trung. 

Một địa chỉ có được đặt nhiều trụ sở chính?

Hiện nay, không có quy định nào cấm doanh nghiệp được đặt trụ sở tại cùng một địa chỉ. Nói một cách dễ hiểu hơn, một địa chỉ hợp lệ có thể được dùng để đăng ký trụ sở chính cho nhiều doanh nghiệp khác nhau. Để tránh nhầm lẫn trong trường hợp này, doanh nghiệp nên đăng ký địa chỉ một cách chi tiết hơn, bao gồm cả số tầng hoặc tên tòa nhà. 

Ví dụ: Tầng 7, Tòa nhà XY, đường Nguyễn Đình Chiểu, phường 11, quận 3, TP.HCM.

6. Lời kết

Hy vọng qua những thông tin tổng hợp trên đây, bạn đã có thể hiểu hơn thuật ngữ Head Office là gì. Bên cạnh đó, việc nắm rõ các quy định liên quan đến việc đặt trụ sở chính là rất cần thiết, giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro về vi phạm pháp luật. Theo dõi Maison Office để có thêm nhiều thông tin hữu ích và mới nhất!

Tìm hiểu thêm trụ sở các tập đoàn/công ty nổi tiếng: 

• Trụ sở chính Apple
  
• Trụ sở chính Samsung 
• Trụ sở chính Google 
• Trụ sở chính Facebook 
  
• Trụ sở chính Tiktok
• Trụ sở chính Shoppe
• Trụ sở chính Lazada
• Trụ sở chính Tiki
  

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.