Mẫu giấy đi đường mới nhất [Tải file Word/PDF]

Chuẩn bị mẫu giấy đi đường hợp lệ không chỉ giúp doanh nghiệp ghi nhận chính xác các khoản công tác phí mà còn hỗ trợ hợp lý hóa chi phí khi quyết toán thuế. Ngoài ra, việc áp dụng đúng biểu mẫu chuẩn sẽ giúp quy trình hành chính tại công ty diễn ra một cách thông suốt, minh bạch và liền mạch.

⬇ Tải ngay mẫu
GIẤY ĐI ĐƯỜNG 

Giấy đi đường là gì?

Mẫu giấy đi đường là một loại chứng từ kế toán, được lập ra để xác nhận việc một cán bộ, người lao động được cử đi công tác, đồng thời ghi nhận các thông tin liên quan đến chuyến đi như: nơi đi, nơi đến, thời gian, phương tiện di chuyển, lý do lưu trú.

Giấy đi đường cần được đọc cùng hồ sơ giao nhiệm vụ và chứng từ chi tiêu. Việc có giấy xác nhận không đồng nghĩa mọi khoản kê khai đều được chấp nhận thanh toán.

Tải mẫu giấy đi đường mới nhất file Word, PDF

Tải xuống bộ mẫu giấy đi đường chuẩn giúp tối ưu quy trình hành chính và hợp lý hóa chi phí khi quyết toán thuế.

Mẫu số 04-LĐTL – Thông tư 99/2025/TT-BTC

Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC theo quy định chuyển tiếp tương ứng. Số: …………………….

Mẫu số 04-LĐTL – Thông tư 133/2016/TT-BTC

Mẫu số 04-LĐTL tại Phụ lục 3 Thông tư 133/2016/TT-BTC là giấy đi đường dành cho doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Biểu mẫu này thuộc loại hướng dẫn; doanh nghiệp được tự thiết kế chứng từ theo yêu cầu quản lý và quy định của Luật Kế toán. 

⬇ Tải file Word

Nội dung cần có trong mẫu giấy đi đường

Thông tin đơn vị và người được cử đi công tác

Đơn vị lập giấy ghi đúng tên doanh nghiệp, bộ phận sử dụng và số chứng từ. Người được cử đi công tác cần được nhận diện bằng họ tên đầy đủ, chức vụ hoặc vị trí làm việc. Doanh nghiệp không nên yêu cầu thêm dữ liệu cá nhân không phục vụ mục đích quản lý công tác. 

Căn cứ cử đi công tác

Căn cứ cử đi công tác phải xác định được nhiệm vụ đã được người có thẩm quyền chấp thuận. Người lập ghi số, ngày ban hành và tên văn bản liên quan; nội dung công việc cần cụ thể hơn cách ghi chung như “liên hệ công tác”. 

Thông tin tạm ứng

Phần tạm ứng ghi số tiền người lao động đã nhận trước chuyến đi. Khoản này cần đối chiếu được với giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi hoặc chứng từ chuyển khoản. Nếu không phát sinh tạm ứng, người lập ghi nhận tình trạng đó theo hướng dẫn nội bộ. Việc kê khai tạm ứng không thay thế thủ tục thanh toán sau chuyến đi. 

Bảng kê hành trình: nơi đi – nơi đến – phương tiện – thời gian

Bảng kê cần thể hiện từng chặng thực tế để kế toán đối chiếu với lịch trình được duyệt. Trường hợp chuyến đi có nhiều địa điểm, mỗi chặng nên được ghi riêng. 

Người lập cần phân biệt ngày di chuyển với thời gian làm việc tại nơi đến. Số đêm lưu trú cũng không được tự động quy đổi thành số ngày hưởng phụ cấp. 

Bảng kê chi phí phát sinh

Bảng kê chi phí cần gắn mỗi khoản tiền với căn cứ thanh toán. Doanh nghiệp được bố trí phần này trên giấy đi đường hoặc lập bảng riêng có dẫn chiếu số giấy. Người kê khai cần tách khoản doanh nghiệp đã trả trực tiếp, tránh yêu cầu thanh toán lại cho cá nhân.

Phần xác nhận, phê duyệt và chữ ký các bên liên quan

Các vị trí ký cần thể hiện đúng trách nhiệm: cử đi công tác, xác nhận thời gian, kiểm tra hồ sơ hoặc duyệt thanh toán. Chức danh ký và yêu cầu đóng dấu phải được xác định theo chế độ áp dụng, phân cấp hoặc ủy quyền của đơn vị.

Cách ghi giấy đi đường đúng và đầy đủ

Cách ghi thông tin người đi công tác

Khai báo rõ họ tên, chức vụ và phòng ban của nhân sự được cử đi làm việc. Dữ liệu nhân sự cần khớp chính xác với quyết định cử đi công tác được ban hành. Việc sai lệch tên gọi có thể khiến hồ sơ bị trả lại ngay vòng duyệt sơ bộ.

Cách ghi nơi đi, nơi đến, ngày đi và ngày về

Phần địa điểm làm việc yêu cầu ghi chi tiết tên tỉnh, thành phố hoặc cơ quan đối tác. Thời gian xuất phát và ngày trở về ghi theo lịch trình thực tế, làm cơ sở tính phụ cấp lưu trú. Lịch trình sai lệch so với vé máy bay khiến toàn bộ hồ sơ bị xuất toán.

Cách ghi phương tiện di chuyển và chi phí phát sinh

Liệt kê rõ loại phương tiện sử dụng như máy bay, tàu hỏa hay xe khách đường dài. Kế toán sẽ đối chiếu phần khai báo cùng hóa đơn GTGT, vé điện tử để ghi nhận chi phí hợp lý. Các khoản phí phát sinh khác điền vào cột ghi chú kèm theo chứng từ gốc.

>> Xem thêm: Mẫu bảng kê chi phí theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Cách ghi phần xác nhận của nơi đến công tác

Người đại diện tại đơn vị đối tác ký và ghi rõ họ tên để xác nhận ngày đến, ngày đi thực tế. Việc thiếu chữ ký xác nhận khiến hồ sơ đi công tác trở nên vô hiệu. Trường hợp làm việc tại vùng sâu hoặc công trường, cán bộ đi công tác xin xác nhận từ chính quyền địa phương.

Quy trình các bước lập và gửi giấy đi đường

Bước 1: Có lệnh/quyết định cử đi công tác

Bộ phận đề xuất trình người có thẩm quyền chấp thuận nhiệm vụ trước chuyến đi. Văn bản cần xác định người thực hiện, mục đích công tác và lịch trình dự kiến. Nếu chuyến đi phát sinh khẩn cấp, đơn vị cần áp dụng cơ chế phê duyệt phù hợp và lưu lại căn cứ thực tế. 

Bước 2: Bộ phận hành chính lập và cấp giấy đi đường

Bộ phận được giao quản lý biểu mẫu lập giấy dựa trên nhiệm vụ đã duyệt. Người phụ trách kiểm tra thông tin nhân sự, cấp số và trình ký trước khi giao giấy. Việc cấp giấy nên có dấu vết quản lý: 

• Ghi số giấy và ngày cấp.
• Lưu bản hoặc dữ liệu đã phát hành.
• Ghi nhận người nhận giấy.

Bước 3: Làm thủ tục tạm ứng tiền công tác phí

Người lao động lập đề nghị tạm ứng nếu chuyến đi cần sử dụng tiền ứng trước. Kế toán đối chiếu số tiền đề nghị với dự toán và quy định của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp đặt vé và thanh toán phòng trực tiếp, khoản tạm ứng cần loại trừ những chi phí này.

Bước 4: Xin xác nhận (ký tên, đóng dấu) tại nơi đến công tác

Người đi công tác liên hệ bộ phận có trách nhiệm tại nơi đến để xác nhận theo yêu cầu hồ sơ. Thời điểm xác nhận nên gắn với việc hoàn thành công việc tại từng địa điểm. Nếu đơn vị tiếp nhận không thực hiện xác nhận, người lao động cần báo về để được hướng dẫn. Email hoặc biên bản không thể thay thế chứng từ bắt buộc. 

Bước 5: Nộp lại giấy đi đường kèm chứng từ để quyết toán

Sau chuyến đi, người lao động nộp hồ sơ theo thời hạn nội bộ. Các khoản kê khai phải phân biệt chi phí cá nhân đã trả với khoản đơn vị đã thanh toán. Hồ sơ nên được sắp theo nhóm: 

• Giấy đi đường và căn cứ giao nhiệm vụ.
• Bảng kê chi phí, hóa đơn và vé.
• Chứng từ tạm ứng, giải trình phát sinh.

Kế toán cần đối chiếu từng khoản với hình thức thanh toán tương ứng. Khoản khoán và khoản thanh toán thực tế không nên được kiểm tra theo cùng một yêu cầu chứng từ. 

Bước 6: Kế toán trưởng duyệt chi và lưu trữ hồ sơ

Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán kiểm tra hồ sơ theo trách nhiệm được giao. Người có thẩm quyền quyết định khoản thanh toán theo phân cấp. Sau khi hoàn tất, bộ phận kế toán thực hiện: 

• Thanh toán bổ sung hoặc thu hồi tiền thừa.
• Liên kết chứng từ với khoản hạch toán.
• Lưu hồ sơ theo loại tài liệu kế toán.

Những lưu ý quan trọng khi lập và sử dụng giấy đi đường 

Khi lập giấy đi đường, đơn vị cần đối chiếu thông tin với quyết định hoặc kế hoạch công tác đã được phê duyệt. Người lao động có trách nhiệm ghi nhận lịch trình thực tế, xin xác nhận theo chế độ áp dụng và tập hợp chứng từ để làm căn cứ thanh toán. Các lưu ý khi lập và sử dụng giấy đi đường gồm: 

• Thống nhất thông tin hồ sơ: Họ tên, địa điểm và thời gian công tác phải đối chiếu được với văn bản giao nhiệm vụ và chứng từ liên quan.
• Giải trình thay đổi lịch trình: Trường hợp kéo dài thời gian hoặc thay đổi nơi đến, người lao động cần bổ sung lý do và chấp thuận của người có thẩm quyền.
• Tách thời gian giải quyết việc riêng: Người kê khai phải phân biệt thời gian thực hiện nhiệm vụ với thời gian phục vụ nhu cầu cá nhân.
• Kiểm tra phần xác nhận: Ngày xác nhận, chữ ký và con dấu phải phù hợp với yêu cầu của chế độ công tác phí áp dụng.
• Tránh kê khai trùng khoản chi: Chi phí doanh nghiệp đã thanh toán trực tiếp phải được tách khỏi số tiền đề nghị hoàn trả cho người lao động.
• Không tự ý tẩy xóa: Thông tin sai trên giấy đã ký hoặc đóng dấu cần được xử lý theo quy định về chứng từ và hướng dẫn của đơn vị.

Phân biệt giấy đi đường, giấy công tác, giấy giới thiệu và quyết định cử đi công tác

Sử dụng đúng mẫu giấy đi đường hỗ trợ doanh nghiệp quản trị hành chính chặt chẽ, tạo nền tảng pháp lý vững chắc phục vụ quyết toán thuế. Minh bạch thông tin, đầy đủ chữ ký xác nhận cùng bộ chứng từ đi kèm trở thành yêu cầu bắt buộc nhằm tối ưu hóa công tác phí. Tuân thủ nghiêm ngặt quy định hiện hành đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ cho toàn bộ hồ sơ kế toán.

>> Xem thêm: Mẫu tờ khai quyết toán thuế TNDN mới nhất

Câu hỏi thường gặp về mẫu giấy đi đường (FAQ)

1. Giấy đi đường có thời hạn sử dụng trong bao lâu?

Giấy đi đường được sử dụng cho chuyến công tác ghi trên giấy, không có thời hạn chung cho mọi trường hợp. Nếu nhiệm vụ kéo dài, người lao động cần bổ sung căn cứ điều chỉnh. 

2. Ai là người ký giấy đi đường?

Thủ tục ký duyệt trải qua ba giai đoạn chính. Giám đốc hoặc người được ủy quyền ký duyệt lệnh cử đi công tác. Phụ trách bộ phận nơi đến ký xác nhận thời gian làm việc. Kế toán trưởng kiểm tra và ký duyệt khâu thanh toán cuối cùng trước khi xuất quỹ.

3. Đi công tác trong ngày có cần giấy đi đường không?

Các chuyến làm việc ngắn hạn trong ngày, nội tỉnh thường không yêu cầu lập giấy đi đường phức tạp. Doanh nghiệp tự thiết lập quy chế tài chính nội bộ, cho phép nhân viên thanh toán cước taxi hoặc xăng xe thông qua hóa đơn lẻ và lệnh điều động qua email.

4. Có được tự thiết kế mẫu giấy đi đường nội bộ không?

Các doanh nghiệp hoàn toàn có quyền tự thiết kế chứng từ kế toán nội bộ sao cho phù hợp với đặc thù quản trị. Mẫu tự thiết kế cần đáp ứng đủ các tiêu thức cơ bản theo quy định của Luật Kế toán như: Tên chứng từ, ngày lập, thông tin các bên và chữ ký người chịu trách nhiệm.

5. Mất giấy đi đường sau khi đi công tác thì xử lý thế nào?

Trường hợp thất lạc chứng từ gốc, người lao động lập biên bản báo cáo sự việc trình ban giám đốc phê duyệt. Kế toán sẽ hướng dẫn liên hệ lại với cơ quan nơi đến để xin cấp bản sao có đóng dấu giáp lai hoặc sử dụng vé máy bay, hóa đơn lưu trú làm tài liệu thay thế để giải trình chi phí.

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn