Headquarter là gì? Quy định pháp luật về việc đặt trụ sở chính

4. Những quy định của pháp luật về Headquarter

• Việc đăng ký Headquarter cần tuân thủ theo các quy định của pháp luật. Căn cứ vào Điều 42, của Bộ Luật doanh nghiệp 2020, quy định:
• Trụ sở chính là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp tại Việt Nam, cần có địa chỉ rõ ràng, số điện thoại chính chủ chính xác, số fax.
• Cơ quan hành chính và các cơ quan chức năng có thẩm quyền sẽ liên hệ đến doanh nghiệp thông qua văn bản tiếng Anh, tài liệu đều được gửi về trụ sở chính nên địa chỉ đăng ký cần có tính chính xác tuyệt đối.
• Doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính cũng cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện hợp pháp để kinh doanh. Ví dụ: Doanh nghiệp đăng ký địa chỉ phòng khám thì cũng cần đáp ứng các điều kiện về chứng chỉ hành nghề, an toàn y tế,…

Ngoài ra, khi đăng ký trụ sở chính, doanh nghiệp cần lưu ý đến các vấn đề quan trọng khác như:

• Không nên địa điểm đặt Headquarter là chung cư vì một số loại hình chung cư chỉ dùng để ở. Còn với những chung cư hỗn hợp có văn phòng thì diện tích cũng rất hạn chế và có nhiều quy định chung khắt khe, có thể ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp.
• Tìm hiểu về ngành nghề kinh doanh trước khi chọn địa chỉ trụ sở chính để tránh ảnh hưởng đến chất lượng đời sống người dân xung quanh.
• Nếu doanh nghiệp không tuân thủ các quy định về việc đặt trụ sở chính thì sẽ bị xử phạt hành chính từ 1 – 5 triệu đồng.

5. Có đổi trụ sở chính của doanh nghiệp được không?

Trong quá trình kinh doanh, doanh nghiệp có thể gặp các vấn đề như: cần mở rộng không gian làm việc hoặc tìm được một vị trí tốt hơn thì hoàn toàn có thể làm đơn xin đổi địa chỉ trụ sở chính nhằm phục vụ mục đích kinh doanh.

Khi đổi địa chỉ Headquarter, có hai trường hợp xảy ra: 

• Nếu đổi trụ sở đến địa chỉ mới cùng huyện, quận, thành phố trực thuộc với nơi đã đăng ký trước đó thì cần chuẩn bị hồ sơ gồm:
  • Thông báo thay đổi trụ sở chính
  • Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp về việc thay đổi trụ sở chính của Hội đồng thành viên (đối với CTY TNHH 2TV trở lên); của Đại hội đồng cổ đông (đối với CTCP); của các thành viên hợp danh (đối với CTHD)
  • Quyết định của chủ sở hữu (đối với CTY TNHH 1TV)
• Nếu đổi trụ sở chính đến nơi khác quận, huyện, thành phố trực thuộc địa chỉ cũ thì hồ sơ chuẩn bị cần có thêm Quyết định của cơ quan thuế về việc hoàn thành nghĩa vụ thuế. 

Headquarter đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của một doanh nghiệp. Với chức năng điều hành, quản lý và phát triển chiến lược, Headquarter không chỉ là nơi tập trung quyền lực mà còn là trung tâm của văn hóa doanh nghiệp. Việc hiểu rõ về headquarter, các quy định pháp luật liên quan và quy trình thay đổi trụ sở chính sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh hiện nay.