Mẫu quyết định khen thưởng mới nhất [Tải ngay Word/PDF]

Mẫu quyết định khen thưởng là văn bản hành chính quan trọng nhằm ghi nhận, tôn vinh những thành tích xuất sắc và đóng góp nổi bật của cá nhân hoặc tập thể trong quá trình làm việc. Nắm rõ thể thức trình bày cùng cách soạn thảo chuẩn xác sẽ giúp bộ phận Nhân sự ban hành văn bản đúng quy định và nâng cao tính chuyên nghiệp cho tổ chức.

⬇ Tải ngay mẫu
QUYẾT ĐỊNH KHEN THƯỞNG

Quyết định khen thưởng là gì?

Quyết định khen thưởng là văn bản hành chính do người có thẩm quyền trong doanh nghiệp hoặc cơ quan nhà nước ban hành nhằm ghi nhận, tôn vinh và biểu dương thành tích xuất sắc của cá nhân hoặc tập thể. Đây là cơ sở pháp lý trực tiếp để thực hiện việc ghi nhận thi đua, chi trả tiền thưởng hoặc thực hiện các chế độ đãi ngộ đi kèm theo quy chế nội bộ. 

Tải mẫu quyết định khen thưởng Word/PDF mới nhất

Hiện nay pháp luật không quy định một mẫu quyết định khen thưởng duy nhất bắt buộc áp dụng cho mọi đối tượng. Cơ quan nhà nước thường tham khảo phụ lục mẫu văn bản theo Nghị định 152/2025/NĐ-CP và tuân thủ thể thức trình bày và theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Doanh nghiệp tư nhân được quyền tự xây dựng mẫu phù hợp với quy chế khen thưởng nội bộ của mình, miễn là đảm bảo các nội dung cơ bản và tính pháp lý. 

Mẫu quyết định khen thưởng cá nhân

Mẫu quyết định khen thưởng cá nhân được sử dụng để ghi nhận thành tích xuất sắc của một nhân viên cụ thể trong tháng, quý hoặc năm. Đây là loại quyết định phổ biến trong doanh nghiệp, thường gắn với các chương trình như “Nhân viên xuất sắc của tháng”, khen thưởng vượt KPI, khen thưởng thâm niên gắn bó lâu năm hoặc ghi nhận một sáng kiến cải tiến cụ thể do cá nhân đề xuất và triển khai thành công. 

⬇ Tải ngay file Word

QUYẾT ĐỊNH

V/v quyết định xét khen thưởng cho cá nhân …………………………

GIÁM ĐỐC CÔNG TY …………………………….

Căn cứ dựa theo:

• Quyết định số………………;
• Các ban chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn giám đốc điều hành số……..
• Quy định xét khen thưởng của công ty.
• Yêu cầu của trưởng phòng nhân sự;

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Quyết định xét khen thưởng cho các anh/chị sau:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Điều 2. Hình thức xét khen thưởng:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Điều 3. Các Ông (Bà) Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành Chính), trưởng phòng tổ chức, thủ trưởng đơn vị……………………………… và các ông (bà)……………………………… có trách nhiệm thi hành quyết định này.

GIÁM ĐỐC

(Ký và đóng dấu)

Mẫu quyết định khen thưởng tập thể

Mẫu quyết định khen thưởng tập thể áp dụng khi một phòng ban, nhóm dự án hoặc tập thể hoàn thành vượt chỉ tiêu hoặc có đóng góp nổi bật như hoàn thành sớm tiến độ một dự án lớn, đạt danh hiệu tập thể lao động xuất sắc, hoặc phối hợp xử lý hiệu quả một sự cố ảnh hưởng đến hoạt động chung của tổ chức. 

⬇ Tải ngay file Word

QUYẾT ĐỊNH

Về việc quyết định xét khen thưởng cho tập thể ………………………………

Căn cứ vào:

• Các hoạt động của Công ty và Quy chế tổ chức;
• Các thành tích của tập thể đã đóng góp và đạt được trong năm …;
• Yêu cầu của Trưởng phòng nhân sự và Trưởng phòng kế toán;

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Quyết định tặng bằng khen cho tập thể trên, đã có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua của năm …. (có danh sách kèm theo);

Kèm theo Giấy khen mỗi Tập thể được nhận thưởng dựa theo mức thưởng được quy định tại Quy chế của Công ty, cụ thể như sau: ……………………………..

……………………………………………………………………………………
Điều 2: Các Ông (Bà) Trưởng phòng: Kế toán, Pháp chế, Quản lý Nhân sự và các Tập thể đã có tên trong danh sách ở Điều 1 sẽ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận:

– Như điều 2 (để thực hiện) CÔNG TY

– Lưu HCNS

Quyết định khen thưởng gồm những nội dung nào?

Một văn bản quyết định khen thưởng hoàn chỉnh cần đáp ứng đầy đủ các thành phần thể thức theo quy định quản lý văn bản hành chính hiện hành. 

Thông tin cơ quan, tổ chức ban hành

Thông tin cơ quan, tổ chức ban hành cần được trình bày đầy đủ, chính xác và nhất quán với tên gọi pháp lý đã đăng ký (giấy phép kinh doanh đối với doanh nghiệp, quyết định thành lập đối với cơ quan nhà nước), bao gồm:

• Tên đầy đủ của cơ quan hoặc tổ chức ban hành
• Số quyết định theo hệ thống quản lý văn bản nội bộ
• Quốc hiệu và tiêu ngữ
• Địa danh và ngày tháng năm ban hành

Căn cứ ban hành quyết định khen thưởng

Căn cứ phải phù hợp với loại khen thưởng và chủ thể ban hành. Không nên đưa hàng loạt văn bản pháp luật vào quyết định nếu những văn bản đó không trực tiếp liên quan đến việc khen thưởng. Trong khu vực nhà nước, quyết định khen thưởng được điều chỉnh chặt chẽ bởi Luật số 06/2026/QH16 (có hiệu lực từ ngày 01/10/2026).

Đối với doanh nghiệp tư nhân và tổ chức kinh tế khác, quyết định khen thưởng chủ yếu dựa trên quy chế khen thưởng nội bộ do người sử dụng lao động ban hành, kết hợp với quy định tại Điều 104 Bộ luật Lao động 2019 về thưởng.

Thông tin cá nhân hoặc tập thể được khen thưởng

Đối với cá nhân, cần ghi đầy đủ họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác hoặc mã nhân viên. Đối với tập thể, ghi rõ tên phòng ban, nhóm dự án và số lượng thành viên nếu cần. Thông tin phải chính xác tuyệt đối để tránh nhầm lẫn trong quá trình chi thưởng và lưu hồ sơ.

Lý do, hình thức và mức khen thưởng

Trong quyết định khen thưởng, lý do khen thưởng cần được mô tả cụ thể, mang tính định lượng. Hình thức khen thưởng có thể là giấy khen, bằng khen, tiền mặt, hiện vật hoặc các hình thức khác theo quy chế. Mức thưởng phải ghi rõ bằng số và bằng chữ, đồng thời nêu rõ nguồn chi để đảm bảo minh bạch tài chính.

Trách nhiệm thi hành, nơi nhận và chữ ký

Trách nhiệm thi hành quyết định khen thưởng là việc phân công cụ thể các bộ phận liên quan (phòng Nhân sự, phòng Kế toán, thủ quỹ…) thực hiện việc chi trả, thông báo và lưu trữ hồ sơ. Nơi nhận khen thưởng phải được liệt kê đầy đủ để đảm bảo văn bản được phổ biến đúng đối tượng. Ở cuối mỗi văn bản quyết định khen thưởng cần có đầy đủ chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, kèm theo dấu của cơ quan hoặc tổ chức (nếu có).

Căn cứ ban hành quyết định khen thưởng

Đối với khu vực nhà nước, căn cứ quan trọng nhất là Luật số 06/2026/QH16 (có hiệu lực từ ngày 01/10/2026) và Nghị định 152/2025/NĐ-CP quy định về phân cấp, phân quyền trong lĩnh vực thi đua khen thưởng. Các văn bản này quy định rõ tiêu chuẩn, thẩm quyền và trình tự xét khen thưởng.

Trong năm 2026, cơ quan nhà nước cần đặc biệt lưu ý mẫu quyết định khen thưởng theo Nghị định 161/2026/NĐ-CP, quy định từ ngày 01/07/2026 trở đi mức lương cơ sở là 2,53 triệu đồng đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang, làm căn cứ để tính toán tiền thưởng cho các danh hiệu thi đua. 

Cách viết quyết định khen thưởng đúng chuẩn

Soạn thảo quyết định khen thưởng đúng chuẩn yêu cầu người viết phải nắm vững thể thức văn bản hành chính và các quy định pháp lý liên quan. 

Xác định đúng đối tượng được khen thưởng

Trước khi lập quyết định khen thưởng, đơn vị cần rà soát kỹ danh sách đề xuất để đảm bảo chỉ những cá nhân hoặc tập thể thực sự có thành tích được ghi nhận. Việc khen thưởng thiếu quy chuẩn và chủ quan sẽ làm giảm giá trị của hình thức và gây mất công bằng trong tập thể. Nên dựa trên các tiêu chí đã được quy định rõ trong quy chế khen thưởng như mức độ hoàn thành KPI, sáng kiến cải tiến hoặc đóng góp quan trọng.

Ghi rõ lý do và thành tích khen thưởng

Lý do khen thưởng cần được viết cụ thể, sinh động và có căn cứ minh chứng. Thay vì dùng những cụm từ chung chung như “có thành tích xuất sắc”, nên nêu rõ “đã hoàn thành vượt 25% chỉ tiêu doanh số quý III/2026 và đóng góp sáng kiến giúp tối ưu quy trình làm việc, tiết kiệm chi phí vận hành”. Cách viết này vừa tăng tính thuyết phục vừa tạo hiệu ứng lan tỏa tích cực trong toàn đơn vị.

Xác định hình thức và mức thưởng

Hình thức khen thưởng cần phù hợp với quy chế nội bộ và khả năng tài chính của đơn vị. Mức thưởng bằng tiền cần được ghi rõ ràng cả bằng số và bằng chữ, đồng thời nêu rõ nguồn chi (quỹ khen thưởng, lợi nhuận sau thuế được phân phối hoặc nguồn hợp pháp khác). Việc ghi rõ nguồn chi giúp tránh vướng mắc khi quyết toán thuế và kiểm toán.

Ghi trách nhiệm thi hành quyết định

Trong quyết định khen thưởng, phần trách nhiệm thi hành cần phân công cụ thể từng bộ phận:

• Phòng Nhân sự chịu trách nhiệm thông báo và lưu hồ sơ
• Phòng Kế toán thực hiện chi trả đúng hạn
• Thủ quỹ hoặc bộ phận liên quan bàn giao hiện vật (nếu có).

Ngoài ra, trách nhiệm thi hành cần bổ sung thêm thời hạn thực hiện để đảm bảo quyết định được triển khai kịp thời.

Kiểm tra thể thức, chữ ký và nơi nhận

Trước khi trình ký quyết định khen thưởng, cần rà soát toàn bộ thể thức theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP: khổ giấy A4, phông Times New Roman, căn lề chuẩn, vị trí các thành phần đúng quy định. Người ký phải đúng thẩm quyền theo quy chế hoặc điều lệ công ty. Nơi nhận cần liệt kê đầy đủ các bộ phận và cá nhân liên quan để văn bản được phổ biến rộng rãi và thuận tiện theo dõi thi hành.

Những lỗi thường gặp khi lập quyết định khen thưởng

Trong quá trình lập quyết định khen thưởng theo mẫu văn bản nhất định, nhiều đơn vị vẫn mắc phải những sai sót phổ biến làm giảm giá trị hoặc vô hiệu hóa quyết định.

Ghi sai hoặc thiếu căn cứ ban hành

Quyết định khen thưởng chỉ dẫn chiếu một cách khái quát như “căn cứ quy chế công ty”mà không nêu rõ số hiệu, ngày ban hành của quy chế hoặc thiếu dẫn chiếu các văn bản pháp luật liên quan. Việc thiếu dẫn chứng đầy đủ khiến quyết định khen thưởng bị xem là không vững về cơ sở pháp lý khi bị kiểm tra hoặc khi người lao động có khiếu nại về quyền lợi.

Ghi chưa rõ lý do và thành tích khen thưởng

Thành tích được mô tả quá ngắn gọn hoặc mang tính hình thức sẽ làm giảm ý nghĩa của việc ghi nhận. Người được khen thưởng khó cảm nhận được sự công nhận xứng đáng, đồng thời đơn vị cũng gặp khó khăn khi giải trình với cấp trên hoặc cơ quan chức năng về lý do ban hành quyết định khen thưởng.

Không nêu rõ mức thưởng hoặc nguồn chi thưởng

Khi quyết định không ghi rõ mức tiền thưởng bằng số và bằng chữ, hoặc không nêu nguồn chi cụ thể từ quỹ khen thưởng hay lợi nhuận được phân phối, việc quyết toán tài chính trở nên phức tạp. Hệ quả là phát sinh thắc mắc từ người lao động, tiềm ẩn rủi ro về thuế và kiểm toán nội bộ.

Sai thẩm quyền ký hoặc thiếu nơi nhận

Thẩm quyền ký quyết định khen thưởng phải được xác định rõ ràng theo quy chế nội bộ hoặc điều lệ của đơn vị. Trong doanh nghiệp, người có thẩm quyền thường là Giám đốc, Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền hợp pháp bằng văn bản. Nếu người không đúng thẩm quyền ký, quyết định có nguy cơ bị xem là vô hiệu, dẫn đến khó khăn khi chi trả thưởng và giải trình với cơ quan kiểm toán.

Ngoài ra, phần nơi nhận cần được liệt kê đầy đủ các bộ phận liên quan như phòng Nhân sự, phòng Kế toán và các đơn vị trực tiếp thực hiện. Việc thiếu nơi nhận khiến quyết định khó được phổ biến kịp thời, gây trở ngại trong việc theo dõi thi hành và lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định.

Quyết định khen thưởng chỉ vững về pháp lý khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cơ bản. Đơn vị cần xác định đúng đối tượng áp dụng là cơ quan nhà nước hay doanh nghiệp tư nhân để lựa chọn căn cứ pháp lý phù hợp. Đồng thời, văn bản phải trình bày đầy đủ các thành phần thể thức bắt buộc và mô tả rõ ràng lý do, hình thức, mức thưởng cùng nguồn chi. Việc tuân thủ những yếu tố này khi lập quyết định khen thưởng sẽ giúp hạn chế rủi ro khi quyết toán hoặc kiểm toán.

Câu hỏi thường gặp về quyết định khen thưởng

Quyết định khen thưởng có bắt buộc phải đóng dấu không?

Không. Đối với cơ quan nhà nước và các doanh nghiệp có sử dụng con dấu, việc đóng dấu là yêu cầu bắt buộc theo thể thức văn bản hành chính. Các doanh nghiệp không có con dấu có thể sử dụng chữ ký số hoặc hình thức xác nhận khác theo quy định nội bộ, miễn là đảm bảo tính xác thực của văn bản.

Ai có thẩm quyền ký quyết định khen thưởng?

Thẩm quyền ký thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Trong doanh nghiệp, đó thường là Giám đốc, Tổng Giám đốc, Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc người được phân cấp theo quy chế khen thưởng và điều lệ công ty.

Quyết định khen thưởng có cần ghi mức tiền thưởng không?

Có. Nên ghi rõ mức tiền thưởng để làm căn cứ chi trả và lưu hồ sơ tài chính. Trường hợp chỉ tặng giấy khen hoặc bằng khen mà không kèm tiền thì có thể không cần ghi mức tiền, nhưng vẫn nên nêu rõ hình thức khen thưởng.

Có thể khen thưởng nhiều cá nhân trong cùng một quyết định không?

Hoàn toàn có thể. Đơn vị có thể lập một quyết định chung liệt kê danh sách nhiều cá nhân hoặc tập thể có cùng loại thành tích, hoặc ban hành quyết định riêng cho từng trường hợp tùy theo tính chất và quy mô của việc khen thưởng.

Doanh nghiệp có bắt buộc phải dùng mẫu quyết định khen thưởng theo cơ quan nhà nước không?

Không bắt buộc. Doanh nghiệp tư nhân được tự xây dựng mẫu quyết định phù hợp với quy chế nội bộ của mình. Tuy nhiên, việc tham khảo thể thức văn bản hành chính sẽ giúp văn bản chuyên nghiệp, dễ sử dụng và hạn chế sai sót về hình thức.