12 Ứng Dụng, Phần Mềm Quản Lý Thời Gian Miễn Phí

Bạn đang tìm kiếm các ứng dụng, phần mềm quản lý thời gian miễn phí trên điện thoại và máy tính? Bạn cần cải thiện kỹ năng này để có hiệu suất học tập và làm việc tốt hơn? Bài viết này của Maison Office sẽ giới thiệu tới bạn những app quản lý thời gian tốt nhất hiện nay trên cả điện thoại và máy tính.

Thời gian là tài nguyên vô giá. Ai cũng biết điều đó, nhưng việc lãng phí thứ tài nguyên vàng này là điều có thật với bất kỳ ai. Những ngày dài với triền miên các cuộc họp, brainstorming, check mail, cả tỷ thứ khiến bạn ngán ngẩm nhìn lại mà tiếc hùi hụi vì mình đã bỏ phí biết bao nhiêu thứ. Điều trừng phạt bạn chính là những cái deadline vội vàng, sự thiếu cân bằng giữa công việc – gia đình, trầm cảm và stress trong công việc.

Thật may mắn, vì đã có 12phần mềm quản lý thời gian dưới đây có thể giúp công việc của bạn được hiệu quả, cuộc sống của bạn được nhẹ nhàng hơn. Đặc biệt, các app, ứng dụng này có thể sử dụng trên cả nền tảng điện thoại lẫn máy tính. Hãy cùng chúng tôi khám phá nhé!

Các bài viết cùng chủ đề:

+ 25 ứng dụng tổ chức hội thảo trực tuyến tốt nhất
+ 30+ Ứng dụng, phần mềm quản lý nhân sự online
+ 9 Phần mềm quản lý công việc miễn phí
+ 10 phần mềm nhắc việc miễn phí tốt nhất
+ 50+ Phần mềm làm việc từ xa – Remote Work hiệu quả
+ Top phần mềm văn phòng thông dụng nhất
+ Cách quản lý chi tiêu cá nhân hiệu quả

1. Toggl

Toggl là phần mềm quản lý thời gian bạn có thể sử dụng để track thời gian cho từng công việc cụ thể, thời gian cho đồng nghiệp, khách hàng, dự án,… Thậm chí, bạn còn có thể lên lịch và add thông báo nhắc nhở những task quan trọng trong tương lai.

Toggl cho phép người dùng tạo các project riêng biệt trong ứng dụng, mời đồng nghiệp vào và giám sát hoạt động của dự án thông qua bảng biểu báo cáo được phân tích và tổng hợp từ các dữ liệu có sẵn.

Hiện Toggl đang được cung cấp miễn phí trên Android, iOS trên điện thoại và Mac trên PC/máy tính. Người dùng có thể trả thêm phí để sử dụng những tính năng cao cấp hơn.

Những lợi ích bạn nhận được từ Toggl:

1. Nhận báo cáo chi tiết về khoảng thời gian đồng nghiệp trong dự án dành ra để thực hiện, có cái nhìn khách quan về cách cải thiện hiệu quả làm việc.
2. Review thời gian bỏ ra để thực hiện các công việc trong tuần, tháng và cả năm.
3. Sử dụng ứng dụng trên nhiều nền tảng khác nhau: thiết bị di động, desktop app, trên Web. Dữ liệu trên các nền tảng đều đã được sync và đồng bộ.

2. Workflow

Workflow là phần mềm quản lý thời gian giúp bạn giải quyết những vấn đề phức tạp về thời gian biểu trong một ngày. Điểm đặc biệt là app này cho phép bạn tạo ra một shortcut trên màn hình chính của điện thoại. Chỉ một cú chạm, bạn sẽ có đầy đủ các thông tin về thời gian, địa điểm, file công việc,… về task mà bạn đang đảm nhận. Tất cả trong một!

Workflow hiện đang được cung cấp hoàn toàn miễn phí cho người dùng iPhone.

Những lợi ích bạn nhận được từ Workflow:

1. Tiết kiệm khoảng thời gian lãng phí cho việc quản lý thời gian.
2. Thao tác kéo – thả, dễ sử dụng.
3. Có thể sử dụng các tính năng bổ trợ của Workflow trong các ứng dụng khác như Evernote hay Safari.

3. Shift

Shift là một phần mềm quản lý thời gian trên máy tính giúp bạn quản lý hòm thư điện tử. Ứng dụng đặc biệt hữu ích với những ai đang phải sử dụng nhiều tài khoản mail để trao đổi công việc. Shift có thể sử dụng tích hợp với những ứng dụng khác như Trello, Calendly hay Airbnb.

Ý tưởng của Shift là giúp bạn dễ dàng “nhảy” từ tài khoản mail này sang tài khoản mail khác, chỉ bằng 1 cú click chuột. Thay vì phải mất công đăng nhập rồi thoát tài khoản, thời gian đó bạn dành cho những công việc hữu ích hơn.

Hiện Shift đang được cung cấp miễn phí cho các máy tính hệ điều hành Mac. Bạn có thể trả thêm phí để sử dụng những tính năng cao cấp hơn.

Những lợi ích bạn nhận được từ Shift:

1. Shift giúp bạn dễ dàng trong việc tiết kiệm thời gian check inbox trong mail.
2. Shift giúp bạn nhanh chóng “nhảy” từ dự án này sang dự án khác.
3. Shift hỗ trợ các nhóm hiệu quả hơn, có thể tích hợp sử dụng với nhiều ứng dụng văn phòng khác.

4. RescueTime

RescueTime là ứng dụng tính toán và phân tích thời gian bạn dành cho các ứng dụng trực tuyến.

Nếu bạn muốn tìm hiểu những website nào khiến bạn sao nhãng trong công việc, thì RescueTime quả là một ứng dụng vô cùng hữu ích. Phiên bản cao cấp thậm chí còn chặn không cho bạn truy cập vào những web vô bổ, gây lãng phí thời gian. Hiện phần mềm quản lý thời gian này đang được cung cấp miễn phí trên iOS, Android, Mac OS X, Windows và Linux.

Những lợi ích bạn nhận được từ RescueTime:

1. Giúp bạn tránh khỏi sự phân tâm từ những ứng dụng vô bổ.
2. Giúp bạn hiểu thêm thời gian cụ thể bạn dành ra trong một ngày làm việc.
3. Đây cũng là cách để bạn tổ chức và sắp xếp các công việc trong ngày.

5. Timely

Timely là một ứng dụng quản lý thời gian mang tính đột phá. Nó không chỉ thông báo thời gian để bạn làm công việc A hay B, mà còn trực tiếp gợi ý việc phân chia các task sao cho một ngày làm việc của bạn được hiệu quả.

Khi bạn nhập các công việc cần thực hiện trong một ngày, Timely sẽ tính toán xem bạn sẽ mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành task đó. So sánh với khoảng thời gian dự tính, bạn sẽ có cái nhìn cụ thể hơn trong việc cần phải sắp xếp các công việc làm sao để ngày làm việc của bạn đạt hiệu suất cao nhất.

Hiện Timely đang có sẵn trên kho ứng dụng của iOS và Android. Bạn cũng có thể trực tiếp sử dụng Timely trên trình duyệt máy tính.

Những lợi ích bạn nhận được từ Timely:

1. Phân tích khách quan thời gian bạn sẽ thực hiện các đầu công việc.
2. Giúp bạn lên kế hoạch và sắp xếp công việc đạt hiệu quả cao nhất.

6. Trello

Trello là một phần mềm giúp bạn quản lý thời gian một cách linh hoạt và khoa học. Thậm chí, bạn cũng có thể add đồng nghiệp của mình để cùng họ quản lý một project. Thay vì “lạc” trước những bảng tính Excel phức tạp hay một rừng thư điện tử, tất cả trở nên trực quan và gọn gàng trên ứng dụng Trello.

Trong mỗi “thẻ” công việc, bạn và đồng nghiệp hoàn toàn có thể viết comment, đính kèm tệp, tạo checklist,… Tiến độ công việc chắc chắn sẽ được đảm bảo.

Hiện Trello đang được cung cấp hoàn toàn miễn phí trên nhiều nền tảng thiết bị, từ iOS, Android đến Windows và Mac.

Những lợi ích bạn nhận được từ Trello:

1. Tự do tùy chỉnh giao diện theo ý muốn.
2. Tổ chức các đầu việc trong project trong một màn hình ứng dụng duy nhất.
3. Mọi người có thể dễ dàng nắm được tiến độ công việc hiện tại.

7. MyLifeOrganized

MyLifeOrganized không chỉ giúp bạn check đầu việc cần làm trong ngày, nó còn tuyệt vời hơn thế. Ứng dụng này giúp bạn lên kế hoạch cho một ngày chỉ bằng các thao tác đơn giản như kéo, thả, gắn sao, sắp xếp task trong một màn hình duy nhất.

Nếu bạn sử dụng phiên bản trả tiền, ứng dụng còn cho phép bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên của các task (theo mức độ khẩn cấp, quan trọng).

Bạn có thể tải ứng dụng quản lý thời gian này hoàn toàn miễn phí trên iOS, Android và Windows. Phiên bản đầy đủ yêu cầu bạn phải trả thêm một khoản phí nhỏ.

Những lợi ích bạn nhận được từ MyLifeOrganized:

1. Phân nhỏ dự án thành những bước thực hiện công việc đơn giản.
2. Tạo task mới thông qua mail mà không cần phải truy cập trực tiếp vào app.
3. Đồng bộ dữ liệu trên đa nền tảng.

8. Focus@will

Focus@will là một ứng dụng vô cùng đặc biệt. Ứng dụng này sử dụng âm nhạc và những loại âm thanh đặc trưng để thúc đẩy năng suất làm việc của bạn.

Có nhiều thể loại playlist dành riêng cho các đối tượng đặc thù: Nhân viên văn phòng, sinh viên; người sáng tạo hoặc người theo trường phái suy nghĩ logic. Hoặc bạn có thể cung cấp cho Focus@will một vài thông tin về cá nhân bạn, ứng dụng sẽ tự động lựa chọn playlist thích hợp dành riêng cho bạn.

Hiện Focus@will đang có sẵn trên các nền tảng như Android và MacOS.

Những lợi ích bạn nhận được từ Focus@will:

1. Tùy chỉnh thể loại âm nhạc theo phong cách của chính bạn.
2. Kết quả đã được khoa học chứng minh: Âm nhạc giúp nâng cao hiệu suất lao động của bạn.
3. Focus@will có thể sử dụng trên nhiều nền tảng thiết bị khác nhau.

9. Pocket

Pocket là một ứng dụng giúp bạn “ghim” những tin tức nóng hổi trên mạng và lưu lại để đọc trong thời gian rảnh. Trong những ngày năng suất nhất, bạn rất dễ bị lôi cuốn bởi những bài viết “nóng sốt”, từ đó mà dễ dàng đi chệch khỏi guồng quay công việc. Pocket giúp đảm bảo những vấn đề kiểu này sẽ không còn có thể tái diễn.

Bạn thậm chí còn có thể tìm kiếm những nội dung tin tức phù hợp với bản thân ngay tại Pocket. Ứng dụng này hỗ trợ tới hơn 1500 nền tảng tin tức khác nhau nên chẳng khó khăn gì để bạn tìm đọc những chủ đề yêu thích của mình.

Pocket hiện có sẵn trên nền tảng Android, iOS, MacOS và Windows. Bạn có thể sử dụng ứng dụng hoàn toàn miễn phí, hoặc trả một khoản phí nhỏ để sử dụng những tính năng cao cấp hơn.

Những lợi ích bạn nhận được từ Pocket:

1. Pocket giúp bạn không bị sao nhãng trong công việc.
2. Pocket giúp bạn tách rời thời gian làm việc và thời gian tìm tòi những kiến thức mới.
3. Thật dễ dàng để tìm kiếm những chủ đề hấp dẫn trên Pocket.

10. Todoist

Todoist là một ứng dụng giúp bạn xác định danh sách những công việc cần thực hiện trong ngày, ưu tiên những task có mức độ quan trọng và tính khẩn cấp cần thực hiện ngay tức khắc.

Bạn không nhất thiết phải điền từng công việc hàng ngày một cách thủ công trong Todoist, đã có những công cụ tự động được tích hợp sẵn trong app giúp bạn giải quyết những vấn đề trên.

Todoist hiện đang được cung cấp hoàn toàn miễn phí đa nền tảng, trên Android, iOS, Mac, Windows và add-on trên trình duyệt Web. Bạn cũng có thể dùng phiên bản trả tiền để sử dụng những tính năng nâng cao của ứng dụng.

Những lợi ích bạn nhận được từ Todoist:

1. Todoist có thể sử dụng tích hợp trong hàng trăm ứng dụng tiện ích văn phòng.
2. Todoist có nhiều tùy chọn phù hợp với đặc thù nghề nghiệp của bạn.

11. Remember The Milk

Remember The Milk là một ứng dụng khác giúp bạn thực hiện những công việc cần làm trong ngày. Những công việc khác nhau sẽ được tag thành từng màu riêng biệt, giúp bạn dễ dàng phân biệt và sắp xếp thứ tự thực hiện. Ngoài ra ứng dụng còn được tích hợp trên Google Drive hoặc Dropbox. Bạn hoàn toàn có thể chia sẻ nội dung công việc với đồng nghiệp hoặc đối tác.

Phần mềm quản lý thời gian này có thể sử dụng hoàn toàn miễn phí trên các thiết bị di động Android, iOS, trên máy tính Mac, Windows.

Những lợi ích bạn nhận được từ Remember The Milk:

1. Tối ưu thời gian thực hiện công việc bằng những công việc được dán nhãn.
2. Có thể thông báo nội dung công việc qua mail, text, Twitter,…
3. Có khả năng kết nối dữ liệu đa nền tảng.

12. Harvest

Harvest là công cụ giúp bạn hình dung được việc sử dụng thời gian của bạn và những đồng nghiệp trong một dự án cụ thể.

Harvest cũng có thể sử dụng tích hợp với nhiều ứng dụng văn phòng hữu ích khác như Trello, GitHub,.. Với một số công việc thuê nhân lực trả theo giờ, bạn có thể sử dụng Harvest để tính toán số tiền mà đối tác phải trả, có hóa đơn, chứng từ rõ ràng.

Harvest hiện có thể download trên Android, iOS, trên hệ điều hành Windows hay MacOS. Một số tính năng đòi hỏi bạn phải trả thêm phí để sử dụng.

Những lợi ích bạn nhận được từ Harvest:

1. Lên kế hoạch cho các công việc trong tương lai dành riêng cho các thành viên trong nhóm.
2. Tính toán ngân sách mà dự án đang tiêu tốn. Chính bạn là người đầu tiên nắm bắt vấn đề.

Tổng kết

Việc sử dụng thời gian làm sao cho đúng đắn không phải là một công việc đơn giản. Với những ứng dụng, phần mềm quản lý thời gian, hỗ trợ trên đây, hy vọng bạn sẽ tìm được cho mình người bạn đồng hành đáng tin cậy để nâng cao năng suất lao động, có được quãng thời gian quý báu để dành cho gia đình và những người mà bạn thương yêu. Chúc bạn thành công!

8 Mẹo quản lý thời gian hiệu quả cần biết

Bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian, luôn cảm thấy 24h/ngày không đủ để bạn xử lý hết các khối lượng công việc? Dưới đây là các mẹo sẽ giúp bạn quản lý thời gian theo cách tốt hơn:

1. Tìm hiểu tại sao bạn lại “không có thời gian”

Liên tục theo dõi thời gian bạn dành cho mọi công việc trong một tuần, và lên danh sách càng chi tiết càng tốt

2. Lập kế hoạch sử dụng thời gian

Vào cuối tuần, hãy dành từ 20 – 30 phút tại một địa điểm yên tĩnh dành cho việc đánh giá thời gian sử dụng trong tuần và kế hoạch công việc cần hoàn thành trong tuần sau.

3. Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc

Hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc, hoạt động theo thứ tự quan trọng, cân nhắc luôn cả khoảng thời gian dự kiến sẽ hoàn thành chúng.

4. Loại bỏ các khoảng thời gian chết

Giảm tải các khối lượng công việc, hoạt động không cần thiết bằng việc liên tục đặt ra các câu hỏi như “việc này liệu có thực sự quan trọng và bức thiết hay không?”

> 12 Lý do khiến bạn sao nhãng trong công việc

5. Đặt mục tiêu

Mỗi sáng thức dậy, hãy cố gắng đặt ra các mục tiêu cần hoàn thành trong ngày hôm đó.

6. Đặt thời gian cho các hoạt động: Email, đọc báo, mạng xã hội

Đặt một khoảng thời gian nhất định cho các hoạt động như đọc Email, đọc báo, lướt Facebook,.. ví dụ như trước khi bắt đầu ngày làm việc, vào giờ nghỉ trưa hay khi chuẩn bị lên giường đi ngủ.

7. Tránh tham việc, làm nhiều việc cùng một lúc

Việc duy trì sự tập trung cho một hoạt động, một công việc tới lúc chúng được hoàn thành, sau đó chuyển sang việc khác sẽ giúp bạn xử lý một cách rất hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Hãy tránh tham việc, xử lý nhiều công việc cùng một lúc.

8. Học cách nói không

Bạn sẽ cần phải học cách nói không với một số các hoạt động, lời đề nghị giúp đỡ từ bạn bè người thân. Điều này rất quan trọng đấy!

> Thuê văn phòng tại Quận 2, Thuê văn phòng tại Quận 7

Maison Office – Tư vấn tìm thuê văn phòng tại TP.HCM và văn phòng cho thuê Hà Nội

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.