12 lý do khiến bạn sao nhãng & làm thế nào để tập trung trong công việc?

Dù bạn làm việc ở nơi đâu, trong quán cafe/co-working space ưa thích, hay trong văn phòng bận rộn, sự sao nhãng luôn là kẻ thù chung khiến năng suất lao động bị sụt giảm. Trong một số ít trường hợp, sự sao nhãng có thể thúc đẩy quá trình sáng tạo, giúp bạn thoát ra khỏi những suy nghĩ quẩn quanh trong “chiếc hộp kín”.

Thế nhưng, theo một nghiên cứu độc lập, cứ 11 phút bị làm phiền, não của chúng ta phải mất tới 25 phút để tập trung trở lại. Lợi bất cập hại, lợi thì chưa thấy rõ, mà hại thì đã rõ mười mươi.

Làm thế nào để bạn nhận diện những yếu tố gây sao nhãng trong công việc và hạn chế chúng? Dưới đây là 12 yếu tố mà bạn cần phải lưu tâm, nếu như không muốn hiệu suất làm việc của nhân viên tụt dốc không phanh.

1. Điện thoại di động

Theo một nghiên cứu, người Mỹ dành 52 lần trong một ngày để check điện thoại. Chúng ta mỗi ngày tràn ngập trước cả đống thông tin hiện lên trong điện thoại, nào là email, tin nhắn, thông báo trên Facebook, Zalo hay Instagram, các cuộc điện thoại, tin nhắn spam … Đó là chưa kể, nhiều người còn sử dụng điện thoại để nhắc việc, set lịch, mua đồ,… Bảo sao mà người ta bị “nghiện” điện thoại di động.

Bỏ dùng điện thoại 1 ngày là điều không dễ dàng, nhưng không phải là không thể. Cách làm đơn giản nhất, là đặt chế độ im lặng hoặc chỉ để chế độ rung. Bạn cũng có thể tắt các thông báo từ các ứng dụng ít quan trọng nhưng lại thường xuyên có thông báo đến màn hình như: Twitter, Facebook, Messenger, Zalo (đặc biệt các nhóm chát – chuyện phiếm) hay instagram.

Thông báo trên điện thoại

Bạn sẽ khó mà tập trung cho công việc hiện tại khi mà màn hình điện thoại thi thoảng lại sáng lên với 1 thông báo …

Tip: Trong một số khung giờ, bạn nhất định phải để điện thoại vào chế độ im lặng, như lúc bạn tập trung 100% vào công việc. Thường thì quá trình này tốn khoảng 2 giờ. Sau khi hoàn thành task, bạn nên kiểm tra điện thoại ngay tức khắc, phòng trường hợp bạn bỏ lỡ bất kỳ thứ gì quan trọng. Bạn chỉ nên dành cho mình 10 phút mỗi ngày để kiểm tra các thông tin trong điện thoại, và chỉ 10 phút mà thôi.

2. Email

Chúng ta gửi rất nhiều email. Bạn có biết rất nhiều là bao nhiêu không? Năm 2017, 269 tỷ email đáng kinh ngạc đã được gửi hàng ngày trên toàn thế giới. Con số email đó dự kiến sẽ tăng lên khoảng 333 tỷ vào năm 2019.

Giống như smartphone, cứ mỗi khi có một tin nhắn đến, bạn lại phải lật đật ngồi check xem nội dung trong đó là gì. Hãy thử tưởng tượng việc này diễn ra trong cả ngày, thì bạn đã lãng phí bao nhiêu thời gian quý báu của mình?

email-offive

Việc đăng ký email để nhận thông báo khuyến mail từ các trang thương mại điện tử sẽ giúp bạn cập nhật thông tin thường xuyên, có thể biết để đặt mua sớm những món đồ khuyến mại nhưng việc quá nhiều email từ những trang tmđt có thể khiến bạn suy nghĩ về việc hủy đăng ký.

Nếu bạn sử dụng nhiều loại email trên điện thoại của mình: email cá nhân, email công việc riêng rẽ. Bạn hoàn toàn có thể cài đặt hiển thị thông báo cho tài khoản email nào và im lặng với tài khoản email nào.

Một gợi ý nữa là các trang mxh, đặc biệt Facebook cũng luôn có rất nhiều email. Tắt thông báo qua email và chỉ để những thông báo quan trọng liên quan đến tài khoản chắc chắn là việc bạn nên làm để hộp thư đến không bị tràn ngập thông báo Facebook.

3. Tiếng ồn xung quanh

Hãy thử dành một chút thời gian và thực sự lắng nghe tất cả những tiếng ồn đang diễn ra trong văn phòng nơi bạn làm việc. Mọi người đang nói chuyện với nhau, điện thoại với khách hàng, tiếng máy móc chạy, điện thoại reo, tiếng mở / đóng cửa. Đôi khi còn cả tiếng ho, âm thanh của ai đó đang ăn vặt ….

Tiếng ồn xung quanh là khó thể tránh khỏi trong một môi trường làm việc chung. Nhưng một khi nó ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả làm việc của bạn, bạn nên sử dụng các phương thức phòng tránh cho bản thân mình.

Wear headphone at work
Khi không có giải pháp tốt hơn. đeo tai nghe khi làm việc là 1 cách để bạn tập trung hơn

Sử dụng tai nghe, thiết bị chống ồn có thể sẽ giúp bạn tập trung hơn vào công việc. Một số ứng dụng như Noisli cũng có thể giúp bạn làm giảm sự tác động của âm thanh lên công việc của bạn. Hoặc 1 cách khác: bạn có thể mở 1 bản nhạc Baroque nhẹ nhàng nào đó và tiếp tục tập trung với công việc của mình.

*** Một trong những lý do doanh nghiệp chuyển từ coworking space sang văn phòng riêng là “tiếng ồn” gây mất tập trung. Bạn có thể tìm hiểu tại bài viết Chuyển từ coworking sang văn phòng riêng

4. Sự làm phiền

Giống tiếng ồn xung quanh, việc nhân viên, khách hàng làm phiền bạn cũng là một điều khó thể tránh khỏi trong thời gian làm việc. Theo nghiên cứu, sự làm phiền từ những người xung quanh có thể là nguyên nhân hàng đầu khiến bạn bị sao nhãng trong quá trình làm việc.

Muốn không bị ai làm phiền, bạn đừng quên đóng cửa phòng làm việc của mình và treo bảng “miễn làm phiền” trước cửa. Với văn phòng mở, nhớ ra dấu hiệu với đồng nghiệp bằng việc đeo tai phone, và lịch sự từ chối sự làm phiền. Với những ai có câu hỏi trực tiếp tới nhiệm vụ bạn đang làm việc, bạn mới thực sự tiếp chuyện với họ.

Tránh mọi người làm phiền

Một cách khác, đó chính là bạn chủ động sắp xếp lịch làm việc của mình. Dành hẳn một khoảng thời gian để tiếp nhận và trả lời các câu hỏi của đồng nghiệp. Có vậy, thời gian làm việc của bạn mới được bảo toàn.

5. Sự bừa bộn

Sự bừa bộn có thể là nguyên nhân khiến bạn mất tập trung trong công việc. Cách xử lý ở đây dành cho bạn, đó chính là sắp xếp mọi thứ trong văn phòng thật ngăn nắp và gọn gàng.

Những tài liệu nào không quan trọng thì cất chúng đi. Những tài liệu quan trọng thì cần phải được sắp xếp một cách khoa học. Thậm chí, bạn cũng cần sao lưu các giấy tờ quan trọng trong cloud càng sớm càng tốt, để giảm thiểu không gian lưu trữ tài liệu.

Chắc chắn rằng mọi đồ đạc trong văn phòng của bạn cần phải được xếp gọn gàng vào cuối giờ làm việc mỗi ngày.

Phong thủy bàn làm việc văn phòng

Cứ cho là bạn quá bận rộn để sắp xếp đồ đạc hàng ngày đi, thì bạn cũng cần phải sắp xếp chúng hàng tuần. Chiều thứ sáu có lẽ là thời gian hợp lý để tổ chức giấy tờ, tài liệu các loại & lập kế hoạch công việc cho 1 tuần mới tập trung.

6. Multi-tasking – Làm nhiều việc cùng một lúc

Việc kiêm nhiệm quá nhiều công việc chắc chắn sẽ khiến bạn phải “phân thân”, sao nhãng hiệu quả công việc trong từng task một. Một sự thật, là não của bạn không đủ khả năng để tập trung để làm nhiều việc cùng một lúc.

Multi-tasking không khiến bạn tích kiệm thời gian, hay khiến bạn năng suất hơn. Thực tế, nó khiến bạn làm việc chậm hơn. Theo nhà nghiên cứu Earl Miller: “Bạn không thể cùng một lúc tập trung cả hai việc cùng một lúc, não của bạn chuyển suy nghĩ từ việc này qua việc khác trong tích tắc”.

Multi-tasking - làm nhiều việc cùng lúc

Thêm nữa, việc multi-tasking khiến bạn dễ dàng mắc nhiều sai sót trong công việc và hủy hoại sự sáng tạo. Đây là một thói quen xấu mà rất nhiều các nhà quản trị doanh nghiệp thường xuyên mắc phải.

Bạn có thể thay đổi chúng, bằng cách phân chia rõ ràng khoảng thời gian để làm một công việc duy nhất. Tất nhiên, bạn cần setup thứ tự ưu tiên của các công việc, xem công việc nào cần phải thực hiện trước, và công việc nào quan trọng hơn.

7. Đồng nghiệp

Nhiều khi, sự bàn tán của các đồng nghiệp trong công ty trong giờ làm việc có thể khiến bạn bị phân tâm trong công việc. Kiểu như, vài ba cô nhân viên túm tụm lại với nhau, bàn tán xôn xao về nội dung của tập phim “Về nhà đi con” tối hôm trước, hay dăm ba anh đồng nghiệp nói chuyện về kết quả trận Việt Nam – Thái Lan tại King’s Cup hôm qua … Một môi trường làm việc thật thiếu chuyên nghiệp.

Tất nhiên, bạn không thể nào ngăn cản các cuộc trò chuyện phiếm của đồng nghiệp. Nhưng bạn hoàn toàn có thể có những hành động lịch sự để nhắc nhở họ.

Chẳng hạn, nhắc họ rằng bạn đang bận và không muốn bị làm phiền, hay nhẹ nhàng đeo tai nghe và ra dấu hiệu rằng bạn đang tập trung cho công việc. Có rất nhiều cách để giúp bản thân mình thoát ra khỏi các cuộc nói chuyện vô bổ.

8. Yêu cầu nhân viên báo cáo công việc quá nhiều

Dù đôi khi, với tư cách là một nhà quản trị, bạn cần phải nắm bắt các hoạt động đang diễn ra trong phòng ban. Nhưng việc yêu cầu nhân viên báo cáo công việc quá nhiều có thể khiến nhân viên của bạn không thể tập trung vào công việc. Đó là chưa kể những tác hại mà việc giám sát công việc của lãnh đạo có thể gây ra cho cấp dưới của mình: sự trầm cảm, lo lắng, stress,…

Thay vì giám sát 24/24 nhân viên, nhà lãnh đạo có thể trao một số quyền cho nhân viên làm chủ. Bạn chỉ cần kết quả cuối cùng của công việc, mọi thứ hãy để cho nhân viên của bạn tự quyết và tự chịu trách nhiệm. Có thể hiệu quả công việc sẽ được cải thiện đáng kể.

9. Cơn đói

Thật khó để có thể làm gì đó tử tế, nếu bụng bạn cứ cồn cào lên vì cơn đói. Mà thức ăn nhanh lại không tốt cho sức khỏe và thể lực của các nhân viên trong văn phòng.

Giải pháp ở đây là cho phép các nhân viên sử dụng những đồ ăn nhanh có lợi cho sức khỏe để loại bỏ cơn đói ra khỏi cơ thể, giúp tập trung cho công việc. Bạn có thể tham khảo những lựa chọn cho bản thân mình, từ những lời khuyên từ Snacknation.

10. Những chính sách thép

Những chính sách thép từ công ty, như “bắt buộc nhân viên phải tới đúng giờ làm việc”, “trang phục văn phòng phải là áo sơ mi trắng – quần âu”, hay các quy định phạt tiền nặng có thể khiến nhân viên rơi vào tình trạng stress vì phải lo lắng tuân theo, dù cảm thấy vô cùng khó chịu.

Đứng trước lựa chọn của các quyết định, một nhà lãnh đạo như bạn cần phải đặt yếu tố năng suất của nhân viên lên hàng đầu. Có thể những quy định về văn hóa của doanh nghiệp có thể khiến hình ảnh của doanh nghiệp thêm chuyên nghiệp, nhưng nó có nghĩa lý gì nếu nó vô tình làm giảm sự hứng thú và năng suất lao động của nhân viên.

Trong trường hợp này, bạn cần đề xuất thời gian làm việc linh hoạt cho các nhân viên trong công ty. Thậm chí, bạn có thể cho phép nhân viên làm việc từ xa, nếu họ cảm thấy điều đó có thể giúp họ tập trung 100% vào công việc. Linh hoạt trong chính sách, và năng suất của nhân viên sẽ được cải thiện.

11. Các cuộc họp

Các cuộc họp hành triền miên có thể là nguyên nhân chính khiến nhân viên làm việc không hiệu quả, là kẻ thù “đánh cắp” thời gian làm việc của họ. Một cuộc họp có thể kéo dài tới hàng giờ đồng hồ, thật lãng phí nếu cứ liên tục phải tham dự các buổi gặp giao ban như thế này.

Bạn có thể bỏ qua các cuộc họp, bằng việc trao đổi trước với các nhân viên thông qua email. Sử dụng một số ứng dụng quản trị công việc như Trello. Chỉ nên tổ chức cuộc họp khi nó thực sự cần thiết, và tổ chức làm sao cho nó ngắn gọn hết sức có thể.

Thậm chí, các nhà quản trị có thể tiến xa hơn, bằng việc cấm các phòng ban họp hành vào một ngày cố định trong tuần, kiểu như “Không họp vào thứ tư” chẳng hạn. Chọn ra ngày làm việc nào là quan trọng nhất, để mọi người đều không bị làm phiền bởi các buổi họp hành.

12. Đưa ra quá nhiều quyết định trong 1 ngày

Việc phải đưa ra quá nhiều quyết định trong 1 ngày có thể khiến bạn kiệt sức trong công việc. Đó là lý do vì sao những nhà lãnh đạo lớn như Bill Gates hay Steve Jobs thường xuyên chỉ mặc 1 kiểu quần áo trong suốt thời gian làm việc.

Bạn cần dành thời gian để đưa ra những quyết định quan trọng hơn, thay vì dành quá nhiều thời gian để mình bị sao nhãng bởi những chuyện vặt vãnh đâu đâu. Hãy khiến cho một ngày làm việc của bạn trở nên nhẹ nhàng hơn, bởi chính hành động của mình.

Hi vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn và doanh nghiệp của bạn tập trung, hiệu quả và doanh thu lớn hơn

– Chia sẻ bởi MaisonOffice – Công ty tư vấn và cho thuê văn phòng chuyên nghiệp!

 

Những bài viết khác cùng chủ đề:

7 yếu tố tác động tới hiệu suất làm việc (bạn sẽ không ngờ)

Thiết kế văn phòng ảnh hưởng đến năng suất lao động như thế nào?

Văn phòng làm việc xanh giúp tăng 15% hiệu suất công việc