10+ Ứng Dụng, Phần Mềm Họp Online, Trực Tuyến Miễn Phí Tốt Nhất

Webinar – Online meeting hay các ứng dụng, phần mềm họp online và hỗ trợ tổ chức họp trực tuyến trên nền tảng website là một trong những công cụ văn phòng hữu ích nhất hiện nay trong kỷ nguyên công nghệ 4.0.

Ngày nay, có rất nhiều doanh nghiệp, nhận thức được tầm quan trọng trong việc liên kết các thành viên trong cuộc họp với nhau, bất chấp khoảng cách địa lý xa xôi. Rộng hơn nữa, các doanh nghiệp có thể sử dụng họp trực tuyến như một công cụ truyền thông, truyền bá thông điệp marketing tới số lượng khách hàng tiềm năng rộng lớn.

Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp lại có một yêu cầu khác nhau trong việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến. Đó là lý do vì sao trên thị trường hiện nay có rất nhiều những công cụ hội thảo khác nhau cung cấp giải pháp họp trực tuyến trên nền tảng website. Hãy cùng chúng tôi khám phá các công cụ hội thảo trực tuyến  được đánh giá cao hiện nay!

Các bài viết cùng chủ đề:

+ 9 Ứng dụng, phần mềm quản lý công việc cá nhân miễn phí
+ 30+ Ứng dụng, phần mềm quản lý nhân sự online
+ 12 Ứng dụng, phần mềm quản lý thời gian miễn phí
+ 50+ Phần mềm làm việc từ xa – Remote Work hiệu quả
+ Top phần mềm văn phòng thông dụng nhất

1. Google Meet

Google Meet là ứng dụng họp online trực tuyến, rất phổ biến bởi khả năng dễ dàng sử dụng trên mọi thiết bị. Người dùng dễ dàng có thể tạo phòng họp, mời người tham gia qua email hoặc chỉ cần copy các link tham gia và gửi tới người khác.

Google Meet gây ấn tượng bởi sự ổn định, ít tình trạng giật lag gây khó chịu cho những người tham gia cuộc họp trực tuyến. Hơn thế nữa, phần mềm họp này có sự bảo mật tuyệt đối, do đó bạn không cần phải lo lắng về sự xâm phạm trái phép nào vào các cuộc họp.

2. Zavi Meeting – Zalo

Zavi Meeting, một sản phẩm phát triển bởi ứng dụng Zalo cũng là một lựa chọn tuyệt vời để bạn cân nhắc sử dụng cho các cuộc họp online của mình. Nhu cầu sử dụng Zalo cho công việc càng ngày càng nhiều tại Việt Nam, do đó chắc chắn Zavi Meeting là lựa chọn vô cùng tiện lợi để bạn sử dụng.

Bạn hoàn toàn có thể sử dụng trên Laptop hoặc Điện thoại để tham gia các cuộc họp trực tuyến này, phần mềm hỗ trợ lên tới 100 người và có xác nhận danh tính qua Zalo để tham gia.

3. ZOOM

ZOOM Cloud Meetings là một giải pháp cho phần mềm họp trực tuyến ảo dựa trên đám mây được đánh giá cao Bởi ZOOM Cloud Meetings có thể sử dụng được trên các thiết bị di động. Đây là một ứng dụng phù hợp cho những người hay đi công tác hoặc hay di chuyển từ nơi này đến nơi khác.

Brochure giới thiệu các tính năng của Zoom Cloud Meetings

Ứng dụng này có thể hỗ trợ đa nền tảng Android/iOS nên chúng ta hoàn toàn có thể gọi điện video với hầu hết các dòng smartphone trên thế giới.

Đặc điểm của Zoom Cloud Meetings là tham gia một cuộc họp với chất lượng rõ nét, mặt đối mặt, chia sẻ video màn hình chất lượng cao và nhắn tin nhanh.

Bản miễn phí, Zoom cho phép thành viên thực hiện:

Tạo cuộc họp nhóm với tối đa 100 người tham gia

Giới hạn 40 phút cho các cuộc họp nhóm

Không giới hạn họp 1-1

Không giới hạn số lượng cuộc họp

Ở các bản trả phí với đầy đủ chức năng có giá từ 14,99 usd/host/month. Bạn có thể tham khảo thêm tại đây: https://zoom.us/pricing

4. Join.me

Join.me là một trong những công cụ đơn giản nhất, giúp bạn liên kết và tổ chức các cuộc họp mặt. Điểm thú vị của Join là cho phép người sử dụng kết nối cuộc trò chuyện với chất lượng âm thanh tốt nhất (hỗ trợ người dùng trong lãnh thổ Hoa Kỳ).

Join.me hỗ trợ một số chức năng đáng chú ý, như cho phép người chủ trì chia sẻ màn hình thuyết trình tới số lượng lớn người tham gia cuộc họp. Với Mobile Whiteboard, người tham gia vừa có quyền thêm người tham gia vào cuộc họp, vừa kiểm tra các hoạt động xung quanh cuộc họp ngay trong 1 màn hình chính.

Với one-click scheduling, bạn có thể sắp xếp lịch trình cuộc họp chỉ bằng những thao tác đơn giản. Quan trọng, join.me còn cung cấp giải pháp tổ chức sự kiện trực tuyến cho người dùng sử dụng các thiết bị di động thông minh, dành cho các hệ điều hành Android hay iOS.

Join.me Miễn phí cho 10 người tham gia vào cuộc họp. Với số lượng tham gia nhiều hơn, bạn có thể lựa chọn gói phù hợp với giá $10 – $20 – $30 mỗi tháng.

5. Skype

Skype là phần mềm cho phép nhắn tin, gọi điện thoại hoặc gọi video & hội nghị truyền hình trực tuyến rất nổi tiếng và hoàn toàn miễn phí.

Năm 2011, Microsoft mua Skype với giá kỷ lục 8,5 tỷ USD. Skype được tích hợp hoàn toàn với Office 365 để cho phép chia sẻ nhanh các tệp dữ liệu.

Skype hỗ trợ cả trên máy tính hay điện thoại di động, máy tính bảng & smart Tivi. Bạn chỉ cần tạo tài khoản hoàn toàn miễn phí trên đây thì có thể sử dụng tôi đa 100 giờ/ tháng, 10 giờ/ngày và 4 giờ / cuộc họp.

Skype có phiên bản miễn phí cho phép mười người xuất hiện trong hội nghị truyền hình trực tuyến. Phiên bản tính phí cho phép đến 250 điểm cầu.

6.Google Hangout

Google Hangouts là nền tảng phương tiện truyền thông được Google phát triển, bao gồm tin nhắn tức thời, video chat, SMS và VOIP. Ứng dụng này thay thế cho cả ba sản phẩm là Google Talk, Google+, Messenger (trước đây là: Huddle) và Hangouts.

Google Hangout có thể sử dụng trên trình duyệt Chrome, sử dụng cho di động trên hệ điều hành iOS và Android nên có thể đáp ứng hầu hết trên các thiết bị và máy tính không phân biệt hệ điều hành.

Google Hangout hoàn toàn miễn phí và bạn chỉ cần 1 tài khoản Google. Bạn có thể sử dụng Hangouts để nói chuyện với nhiều người cùng một lúc.

Cuộc trò chuyện có thể bao gồm tới 150 người. Cuộc gọi video có thể bao gồm tối đa 10 người (Gmail, G Suite Basic) hoặc 25 người (Doanh nghiệp, Giáo dục).

7. Facebook Workplace

Workplace là ứng dụng di động và ứng dụng web được thiết kế nhằm mục đích duy trì kết nối các thành viên trong team.

Dịch vụ này còn được gọi là Facebook Work, cung cấp các tính năng giống như Facebook Groups, Facebook Messenger, được tích hợp cả cuộc gọi video, truy cập profile mạng xã hội, events và công cụ live video.

Workplace kết hợp công nghệ thế hệ mới với những tính năng dễ sử dụng để chuyển đổi cách giao tiếp, văn hóa và quy trình công việc trong các tổ chức thuộc mọi loại hình, quy mô và ngành nghề. Do đó, bạn có thể gia nhập vào guồng phát triển.

Các tính năng ở bản miễn phí (Standard):

Nhắn tin tức thời

Chat video & Gửi tin nhắn hàng loạt

Cộng tác theo nhóm hoặc dự án

Phát video trực tiếp

Cuộc gọi thoại và video (máy tính và thiết bị di động)

Ứng dụng Workplace và Work Chat (iOS/Android)

Tính năng gọi video nhóm trên Workplace có thể sử dụng được ở bản Standard

Với bản trả phí (Premium) là 3 usd/người/tháng bạn có thêm các tính năng:

Quyền kiểm soát quản trị để quản lý cộng đồng

Công cụ theo dõi để quản lý cộng đồng

API dành cho tiện ích tích hợp và bot tùy chỉnh

Hỗ trợ Đăng nhập một lần (SSO), Active Directory

Tích hợp với G Suite, Okta, Windows Azure AD, v.v.

8. eMeeting.vn

eMeeting là dịch vụ họp trực tuyến miễn phí được phát triển bởi BKAV, với nhiều chức năng như trình chiếu slide, chia sẻ màn hình.

Để sử dụng dịch vụ này, các doanh nghiệp, tổ chức chỉ cần thiết bị đơn giản sẵn có như máy tính, webcam và loa, sau đó truy cập eMeeting.vn bằng tài khoản Gmail hoặc Facebook là đã có thể họp trực tuyến.

Theo Bkav, eMeeting là một dịch vụ họp trực tuyến chuyên nghiệp với các tính năng như trình chiếu slide, hiện bảng vẽ, chia sẻ màn hình, ghi lại cuộc họp,… và  cho phép kết nối lên tới 99 điểm cầu với âm thanh, hình ảnh chất lượng cao.

Bạn có thể trải nghiệm dịch vụ tại website: https://emeeting.vn/emeeting/login

9. Mikogo.com

Mikogo là một ứng dụng hỗ trợ tổ chức sự kiện đắc lực, cho phép số lượng người tham gia lên tới 25 người trong thời gian thực. Chức năng Switch Presenter cho phép bất kỳ người tham gia nào cũng có thể trở thành người phát biểu, và chia sẻ màn hình thuyết trình của họ cho những người tham gia còn lại.

Mikogo cung cấp giải pháp tổ chức họp văn phòng với audio và video chất lượng cao. Mikogo tổ chức cuộc họp dựa trên nền tảng VoIP, cho phép người dùng download toàn thể nội dung cuộc họp, và chia sẻ với những người dùng khác. Với tính năng Application Selection, màn hình chỉ còn hiện nội dung hình ảnh của cuộc họp, những app khác trên máy tính sẽ được ẩn đi.

Công cụ cho phép bạn upload và chuyển file cho các thành viên tham gia ngay trong cuộc họp. Với Annotation Tool, bạn có thể lựa chọn những nội dung nổi bật của cuộc họp, giúp cho người tham gia nắm bắt được nội dung của cuộc họp (mà không cần phải theo dõi toàn thể nội dung, vốn đã khá dài).

Bản miễn phí cho phép 2 người tham gia vào cuộc họp (giống 1 người chủ trì, và 1 khách). Để sử dụng chức năng cao cấp, người dùng trả $16/tháng.

10. GatherPlace

GatherPlace là công cụ tổ chức họp trực tuyến với giao diện trực quan, cho phép người chủ trì được chia sẻ toàn bộ màn hình thuyết trình, hoặc một phần màn hình cho những người tham gia cuộc họp. Sự nổi bật này đến từ chiến lược xây dựng công cụ họp trực tuyến dựa trên giao diện mang màu sắc của một trình duyệt web thực thụ. GatherPlace hỗ trợ cuộc họp với số lượng người tham gia lên tới 200 người, thích hợp cho cuộc họp với số lượng người tham gia lớn.

GatherPlace cho phép bạn sắp xếp lịch trình cuộc họp, tương tác với bất kỳ người tham gia nào sử dụng tính năng chat trên GatherPlace khi cuộc họp diễn ra.

Một trong những tính năng nổi bật của GatherPlace đó chính là lock your conference (khóa cuộc họp), ngăn sự gián đoạn từ bên ngoài. Khi cuộc họp kết thúc, người chủ trì được cung cấp bản báo cáo và theo dõi số lượng người tham gia cuộc họp. GatherPlace cung cấp phần mềm dành cho người dùng hệ điều hành Windows, macOS và Linux.

Giá bán: $29 – $404 mỗi tháng.

11. GoToMeeting

GoToMeeting là một công cụ tương tác, cho phép người dùng tạo khảo sát ngay trong quá trình tổ chức cuộc họp, nhằm giúp người chủ trì tương tác tốt hơn với các đối tượng tham gia cuộc họp. Ngay trước khi cuộc họp diễn ra, bạn hoàn toàn có thể sử dụng các công cụ bổ trợ để diễn tập trước cho bài thuyết trình. Trong khi diễn ra cuộc họp, bạn có thể ghi hình lại để phục vụ cho các hoạt động hậu họp hành.

Công cụ này cho phép bạn dễ dàng mời những người khác tham gia vào cuộc họp, thông qua các email template có sẵn.

Với mỗi cuộc họp, bạn có những công cụ khác nhau để tùy chỉnh background của cuộc họp, thêm logo, tên doanh nghiệp,… Công cụ này có tính bảo mật cao, thông qua hệ thống bảo vệ tiêu chuẩn SSL.

Bạn còn có thể chia sẻ các tài liệu cho người tham gia cuộc họp, nhận thống kê các thông số có liên quan tới cuộc họp, và tích hợp một số những tính năng CRM dành cho các nhà quản trị.

Giống như các công cụ khác, GoToMeeting cung cấp giải pháp họp trực tuyến cho người sử dụng các thiết bị di động như Android hay iOS.

Giá bán: từ $89 mỗi tháng.

12. AnyMeeting

AnyMeeting cũng là một công cụ hỗ trợ họp trực tuyến hữu ích, cho phép tự tạo mẫu đăng ký tham gia cuộc họp, tạo email marketing, tích hợp công cụ CRM, và thậm chí còn tích hợp Zapier (một ứng dụng phục vụ quản trị hoạt động marketing tự động). Với chức năng này, bạn hoàn toàn có thể sắp xếp lịch trình, tự động thực hiện các hoạt động marketing theo chủ đích của bạn.

Một trong những tính năng nổi bật của AnyMeeting là hỗ trợ cùng một lúc 6 người thuyết trình trong cuộc họp. Với tư cách là người tham gia cuộc họp, bạn hoàn toàn có thể đặt câu hỏi cho người thuyết trình, thể hiện đánh giá của bản thân về cuộc họp thông qua emoji, và tổ chức khảo sát người tham gia ngay trong cuộc họp.

AnyMeeting cho phép bạn tổ chức cuộc họp với số lượng khán giả lên tới 1000 người. Cũng giống các công cụ hội thảo khác, AnyMeeting cho phép bạn ghi hình lại cuộc họp, hỗ trợ các nền tảng di động như iOS và Android.

Giá bán: Từ $78/người/tháng

13. Cisco WebEx

Cisco WebEx cung cấp cho bạn giải pháp tổ chức cuộc họp trực tuyến, với giao diện đơn giản, dễ nhìn.

Chỉ bằng một cú click chuột, bạn hoàn toàn có thể ghi lại nội dung của cuộc họp, và chia sẻ tới người tham gia cuộc họp thông qua các kênh truyền thông của Cisco WebEx.

Công cụ này hỗ trợ số lượng người tham gia hội thảo lên tới 200 người. Một số tính năng nổi bật của công cụ này bao gồm: chat trực tuyến với người tham gia thông qua công cụ in-meeting chat. Các thông số thống kê cũng sẽ được WebEx cung cấp tới người tổ chức cuộc họp.

Thêm vào đó, công cụ WebEx có hệ thống bảo mật an ninh vững chắc, giúp nội dung cuộc họp của bạn không bị tiết lộ ra bên ngoài. WebEx còn tích hợp các ứng dụng văn phòng như Office của Microsoft, giúp bạn tiện lợi trong việc truyền tải nội dung bạn muốn thuyết trình.

14. On24

On24 cũng là một trong những công cụ hội thảo thú vị. Với hơn 30+ tính năng khác nhau, như tạo slide, Q&A,…, bạn hoàn toàn có nhiều cách thức khác nhau để nâng cao hiệu quả của hoạt động tổ chức họp trực tuyến. Ngoài ra, On24 cũng cung cấp giải pháp truyền thông thông qua các thiết bị di động.

Công ty cho phép bạn dùng thử ứng dụng trong 30 ngày đầu.

Mẹo chuẩn bị cho buổi họp online

Chuẩn bị thiết bị kết nối cuộc họp cẩn thận

Chuẩn bị thật cẩn thận khả năng kết nối mạng và thiết bị cần thiết sử dụng trong buổi họp như laptop, loa, mic,…

Bạn nên xác nhận tài khoản cũng như kiểm tra đường truyền internet trước cuộc họp chính thức ít nhất 5 phút. Đặc biệt, bạn hãy kiểm tra mạng wifi của mình trước khi bắt đầu; và có ít nhất một tài khoản 3G như phương án dự phòng wifi hư giữa đường.

Ăn mặc gọn gàng, lịch sự

Bạn hãy xem cuộc họp online như một buổi họp trực tiếp với mọi người và ăn mặc thật chỉnh tề, đầu tóc gọn gàng để thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân.

Trong trường hợp chỉ cần ngồi họp, bạn có thể mặc quần đùi hoặc chân váy cho thoải mái, nhưng hãy đảm bảo không đứng lên đi lại trong suốt buổi họp.

Sắp xếp gọn gàng không gian sau lưng bạn

Nghe có vẻ không liên quan, nhưng chắc chắn bạn sẽ không muốn đồng nghiệp nhìn thấy căn phòng không gọn gàng với áo quần, chăn màn chưa gấp cùng những đồ dùng linh tinh hiện ra khi bật camera.

Do đó, hãy luôn đảm bảo không gian lọt vào camera ngay sau lưng bạn được gọn gàng, ngăn nắp. Việc này thể hiện được sự chuyên nghiệp của bản thân.

Lợi ích của họp trực tuyến (Virtual meeting) với các doanh nghiệp

Cả thế giới dường như bước vào trạng thái mới do những tác động của đại dịch. Cũng chính vì vậy, các nền tảng họp trực tuyến (hay còn được gọi là virtual meeting – hội nghị trực tuyến) đã trở thành “cứu cánh” cho các doanh nghiệp trong bối cảnh thời điểm xã hội mở cửa trở lại vẫn chưa được xác định.

Mời bạn cùng Maison Office khám phá những ưu điểm mà các phần mềm hội nghị trực tuyến có thể đem lại cho tổ chức của bạn không chỉ vào thời điểm hiện nay, mà còn cả trong tương lai, khi mô hình làm việc linh hoạt trở thành xu thế mới toàn cầu.

Chi phí thấp

Việc họp hành có thể tốn của doanh nghiệp một khoản chi phí khổng lồ, nhiều hơn những gì bạn tưởng tượng. Đầu tiên là việc chọn địa điểm phù hợp: Những cuộc họp lớn bao giờ cũng phải yêu cầu bạn lựa chọn địa điểm thực sự sang trọng và có tầm vóc, ít nhất là để doanh nghiệp của bạn tạo uy tín trong mắt khách hàng.

Kế tiếp là chi phí cho việc chuẩn bị cuộc họp, bạn sẽ phải bài trí đồ đạc này, trang trí không gian kia… sao cho thể hiện sự tôn trọng cao nhất đối với đối tác.

Và cuối cùng, nếu cuộc họp diễn ra ở nước ngoài, chi phí di chuyển, ăn ở cho các thành viên trong đoàn chắc chắn sẽ là điều mà doanh nghiệp của bạn phải suy nghĩ. Và những chi phí ấy chắc chắn là không hề rẻ chút nào.

Khi sử dụng phần mềm họp trực tuyến, những chi phí dành cho việc di chuyển, ăn ở, thuê địa điểm… sẽ không còn nữa. Một gánh nặng về tài chính của doanh nghiệp được rũ bỏ.

Kết nối toàn cầu

Khi sử dụng các nền tảng họp trực tuyến, bạn có thể trao đổi với khách hàng và đối tác mọi lúc, mọi nơi.

Điều này có ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp start-up, đặc biệt là những đơn vị “kỳ lân” vốn cần phải kêu gọi nguồn vốn từ các tổ chức ở những quốc gia xa xôi như Hoa Kỳ, Anh Quốc…

Khuyến khích sự tham gia của người nhân viên

Vì giới hạn về không gian phòng họp, những cuộc họp mang quyết định quan trọng của cả một tập thể dường như chỉ có sự góp mặt của những thành viên cấp cao. Giờ đây, với những nền tảng hội nghị trực tuyến, bạn hoàn toàn có thể khuyến khích những người nhân viên cấp dưới nói lên tiếng nói của mình tới ban lãnh đạo doanh nghiệp.

Ngoài ra, với tính chất của các phần mềm họp trực tuyến, thông tin về quyết sách của các cuộc họp sẽ được truyền tải với người nhân viên nhanh hơn, chính xác hơn bình thường.

Nâng cao năng suất làm việc

Nhiều người cho rằng, các cuộc họp triền miên sẽ làm giảm năng suất làm việc của người nhân viên. Điều này đúng, nhưng sẽ không còn diễn ra với việc ứng dụng các nền tảng họp trực tuyến. Người nhân viên sẽ không còn phải sắp xếp thời gian để rời khỏi phòng làm việc, di chuyển tới phòng họp và dành rất nhiều thời gian cho những cuộc họp triền miên.

Phần mềm hội nghị trực tuyến – virtual meeting sẽ khiến cho những buổi họp trở nên tinh giản hơn, thông tin truyền tải chính xác hơn. Điều đó đồng nghĩa với việc các quyết định đưa ra trong cuộc họp cũng sẽ nhanh chóng và đúng trọng tâm hơn.

Có thể ghi hình lại

Việc ghi hình lại cuộc họp sẽ giúp những người không tham gia trực tiếp vào cuộc họp có thể nắm bắt chính xác những diễn biến đã diễn ra.

Đây chính là một trong những lợi ích chỉ có được khi sử dụng phần mềm họp trực tuyến trong các buổi trao đổi, đàm phán.

Ứng dụng công nghệ hiện đại

Với phần mềm ảo họp trực tuyến, bạn có thể dễ dàng tạo biểu quyết, trình chiếu và chia sẻ slide (hoặc bất kỳ tài liệu điện tử nào), ghi chú bằng văn bản, chat riêng với đối tác… Trong khi đó, bạn chỉ có thể ghi chép bằng giấy bút, trình chiếu slide đã chuẩn bị sẵn khi họp trực tiếp.

Không gian trình bày sẽ trở nên tù túng và khó khăn hơn rất nhiều nếu thiếu đi các nền tảng hội nghị trực tuyến.

Trên đây chính là những lợi ích mà doanh nghiệp của bạn có thể nhận được khi sử dụng các phần mềm họp trực tuyến khi trao đổi, đàm phán với khách hàng, đối tác làm ăn hay trao đổi nội bộ với đồng nghiệp. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích cho công việc của bạn.

Tổng hợp và chia sẻ bởi Maison Office

Công ty dịch vụ thuê văn phòng chuyên nghiệp

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.