Mẫu thông cáo báo chí mới nhất [Tải file Word/PDF]

Mẫu thông cáo báo chí là tài liệu được doanh nghiệp, tổ chức sử dụng để cung cấp thông tin chính thức cho cơ quan báo chí và người làm truyền thông. Nội dung thường xoay quanh sản phẩm mới, sự kiện, cuộc thi, thông tin doanh nghiệp hoặc vấn đề cần công bố. Người lập cần sử dụng mẫu thông cáo báo chí phù hợp theo từng mục đích và biên soạn nội dung ngắn gọn, chính xác, tập trung vào thông tin mà báo chí và công chúng cần biết. 

Thông cáo báo chí là gì? 

Thông cáo báo chí (press release) là văn bản do doanh nghiệp hoặc tổ chức soạn để công bố một thông tin cụ thể cho cơ quan báo chí. Văn bản này được gửi đến phóng viên, biên tập viên và các trang tin điện tử, với mục tiêu để báo chí khai thác thành tin bài. 

Nội dung của thông cáo thường xoay quanh một sự kiện có giá trị tin tức, như ra mắt sản phẩm, ký kết hợp tác, công bố kết quả kinh doanh, bổ nhiệm nhân sự hoặc phản hồi một sự cố. Thông cáo báo chí phải trả lời được năm câu hỏi cơ bản: ai, việc gì, khi nào, ở đâu và vì sao. 

Tải mẫu thông cáo báo chí Word/PDF mới nhất

Mẫu thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới

Mẫu thông cáo báo chí ra mắt sản phẩm mới dùng để công bố một sản phẩm hoặc dịch vụ lần đầu xuất hiện trên thị trường. Trọng tâm nằm ở vấn đề sản phẩm giải quyết, thông số chính, giá bán, thời điểm và kênh phân phối. 

Mẫu thông cáo báo báo chí tổ chức cuộc thi

Mẫu thông cáo báo báo chí tổ chức cuộc thi dùng khi phát động hoặc công bố kết quả một cuộc thi. Thông tin bắt buộc gồm tên cuộc thi, đối tượng tham gia, thời gian nhận bài, cơ cấu giải thưởng và đường dẫn đăng ký. Thể lệ chi tiết không được ghi chép toàn bộ vào thông cáo mà sẽ tóm tắt các điều kiện chính và dẫn liên kết đến trang thể lệ đầy đủ. 

Mẫu thông cáo báo chí sự kiện sắp ra mắt

Mẫu thông cáo báo chí về tổ chức sự kiện cần nêu rõ những thông tin cơ bản về ban tổ chức sự kiện, thời gian, địa điểm và đầy đủ, rõ ràng nội dung chương trình trong sự kiện. Mục đích tổ chức sự kiện cũng cần được đề cập ở phần đầu hoặc phần giữa văn bản. 

Mẫu thông cáo báo chí cập nhật tin tức

Mẫu thông cáo báo chí cập nhật tin tức công bố thay đổi hoặc tiến triển của một thông tin đã có, như kết quả kinh doanh quý, mở chi nhánh, hoàn tất hợp tác hoặc bổ nhiệm lãnh đạo. Phần đầu thông cáo phải nêu rõ điều gì đã thay đổi so với lần công bố trước. 

Mẫu thông cáo báo chí xử lý khủng hoảng

Mẫu thông cáo báo chí xử lý khủng hoảng phản hồi sự cố có thể ảnh hưởng đến uy tín hoặc quyền lợi khách hàng, như lỗi dịch vụ, rò rỉ dữ liệu hoặc thông tin sai lệch trên truyền thông. Bản thông cáo cần ngắn, trung thực và ghi rõ hành động đang thực hiện. 

Nội dung cần có trong mẫu thông cáo báo chí 

Tiêu đề thông cáo báo chí

Tiêu đề thông cáo báo chí cần chứa chủ thể, hành động và thông tin trọng tâm trong khoảng 10 – 15 từ. Ví dụ: “Công ty A ra mắt nền tảng đặt phòng họp trực tuyến cho doanh nghiệp tại TP.HCM”. Tiêu đề như vậy cho phóng viên biết ngay ai làm gì, ở đâu. Tiêu đề nên dùng động từ chủ động và tránh sử dụng các tính từ mang tính quảng cáo. 

Thông tin thời gian, địa điểm và đơn vị phát hành 

Thông tin về thời gian cần đặt ở đầu đoạn thứ nhất, gồm địa danh và ngày phát hành, ví dụ: “TP. Hồ Chí Minh, ngày 28/9/2026”. Phần này giúp xác định thời điểm thông tin có hiệu lực, phóng viên và độc giả dựa vào thông tin này để xác định thời gian phát hành của thông cáo. Tên đơn vị phát hành cần ghi đầy đủ ở lần nhắc đầu tiên và phải giống với tên trên giấy phép đăng ký. 

Phần mở đầu tóm tắt sự kiện hoặc thông tin chính 

Phần mở đầu nên có độ dài từ 25 – 40 từ, trả lời nhanh các câu hỏi ai, cái gì, khi nào, ở đâu, vì sao và như thế nào khi những thông tin này cần thiết cho sự kiện. Cách tiếp cận 5W+1H thường được sử dụng trong cấu trúc thông cáo báo chí. 

Phần mở đầu không nên dành quá nhiều dung lượng cho lịch sử doanh nghiệp hoặc thông điệp quảng bá. Người đọc cần nhận được thông tin có khả năng sử dụng ngay trước khi chuyển sang phần chi tiết.

Nội dung chính và các thông tin liên quan 

Phần thân bài giải thích các dữ kiện được nêu trong phần mở đầu. Tùy chủ đề, nội dung có thể gồm số liệu, thời gian triển khai, đặc điểm sản phẩm, diễn biến sự kiện hoặc phạm vi ảnh hưởng.

Các số liệu cần ghi rõ đơn vị và thời điểm. Nếu sử dụng thông tin từ nguồn bên ngoài, nên ghi nguồn ngay gần dữ liệu liên quan để người đọc có thể kiểm tra.

Trích dẫn từ đại diện tổ chức, doanh nghiệp 

Trích dẫn từ doanh nghiệp thường được đặt sau phần thông tin chính và cần xác định rõ người phát biểu. Tên, chức danh và đơn vị của người được trích dẫn nên được ghi thống nhất trong toàn văn bản.

Nội dung trích dẫn nên bổ sung góc nhìn hoặc giải thích cho thông tin đã công bố. Một câu phát biểu chỉ lặp lại nguyên văn dữ kiện phía trên sẽ ít giá trị thông tin hơn.

Thông tin giới thiệu về doanh nghiệp hoặc tổ chức 

Phần thông tin giới thiệu thường đặt ở cuối thông cáo và có thể được trình bày dưới dạng một đoạn ngắn. Nội dung nên tập trung vào tên pháp lý hoặc tên thương hiệu, hoạt động chính và các thông tin nền có liên quan trực tiếp đến thông cáo.

Phần này không nên biến thành một đoạn quảng cáo dài. Nếu doanh nghiệp có website chính thức, có thể sử dụng đường dẫn để người đọc tự tìm thêm thông tin.

Thông tin liên hệ dành cho báo chí  

Thông tin liên hệ giúp phóng viên xác nhận dữ liệu hoặc yêu cầu phỏng vấn sau khi nhận thông cáo. Người phụ trách nên là đầu mối có khả năng tiếp nhận và phản hồi các câu hỏi liên quan đến nội dung đã phát hành. Một khối liên hệ cơ bản có thể gồm:

• Họ và tên người phụ trách.
• Chức danh.
• Tên doanh nghiệp hoặc tổ chức.
• Số điện thoại.
• Địa chỉ email.
• Website hoặc kênh thông tin chính thức.

Các bước điền mẫu thông cáo báo chí chi tiết

Bước 1: Xác định mục đích và thông tin chính của thông cáo 

Trước khi tiến hành soạn thông cáo, người soạn cần xác định chính xác mục đích phát hành của thông cáo báo chí. Một văn bản nên tập trung vào một thông tin chính, chẳng hạn ra mắt sản phẩm, công bố sự kiện hoặc phản hồi về một sự việc.

Trước khi viết, hãy liệt kê ba dữ kiện phải xuất hiện trong bài và một giá trị tin tức: điều gì mới, điều gì đầu tiên, điều gì ảnh hưởng đến nhiều người. Nếu chưa xác định được giá trị tin tức, thông tin đó có thể phù hợp hơn với bài PR hoặc blog.

Bước 2: Xác định đối tượng nhận thông cáo và kênh phát hành 

Danh sách người nhận cần phù hợp với chủ đề của thông cáo. Một sự kiện công nghệ, một thông tin tài chính và một chương trình cộng đồng có thể cần những nhóm báo chí hoặc phóng viên khác nhau.

Kênh phát hành cũng cần được xác định trước. Thông cáo có thể được gửi trực tiếp cho cơ quan báo chí, phóng viên, đăng trên website doanh nghiệp hoặc sử dụng kết hợp nhiều kênh.

Bước 3: Soạn phần mở đầu tóm tắt sự kiện hoặc thông tin cần công bố 

Phần mở đầu thông cáo nên chứa thông tin mà phóng viên cần biết và đọc hiểu ngay. Người soạn có thể kiểm tra lần lượt các yếu tố 5W+1H và chỉ đưa những yếu tố thực sự liên quan đến chủ đề.

Thông tin chưa được xác nhận không nên đưa vào phần mở đầu dưới dạng dữ kiện. Với số liệu hoặc thời gian dự kiến, cần ghi rõ trạng thái để tránh gây hiểu nhầm.

Bước 4: Triển khai nội dung chi tiết theo thứ tự mức độ quan trọng 

Thông tin có giá trị sử dụng cao nên được đặt trước những nội dung bổ trợ. Cấu trúc này giúp người đọc vẫn nắm được nội dung chính ngay cả khi không đọc toàn bộ văn bản. Một cách triển khai theo thứ tự thường gặp là:

• Thông tin chính.
• Dữ liệu và chi tiết liên quan.
• Trích dẫn.
• Thông tin nền.
• Thông tin liên hệ.

Bước 5: Bổ sung trích dẫn từ đại diện doanh nghiệp hoặc tổ chức 

Người được trích dẫn cần có thẩm quyền phù hợp với nội dung công bố. Trích dẫn nên giải thích lý do, mục tiêu hoặc quan điểm của tổ chức thay vì lặp lại phần thông tin chính.

Trước khi phát hành, doanh nghiệp nên xác nhận lại câu trích dẫn với người phát biểu. Đây là bước cần thiết để tránh sai tên, chức danh hoặc nội dung phát biểu.

Bước 6: Thêm thông tin giới thiệu về doanh nghiệp hoặc tổ chức

Phần giới thiệu nên được viết theo dạng boilerplate, tức một đoạn thông tin nền có thể sử dụng ổn định trong nhiều thông cáo. Nội dung cần được kiểm tra khi doanh nghiệp thay đổi tên, lĩnh vực hoạt động hoặc thông tin nhận diện.

Độ dài phần giới thiệu nên được kiểm soát để không chiếm tỷ trọng lớn hơn nội dung mà báo chí đang cần. Những thông tin không liên quan trực tiếp có thể chuyển sang website doanh nghiệp để người đọc có thể tự tìm hiểu.

Bước 7: Bổ sung thông tin liên hệ dành cho báo chí

Người phụ trách báo chí cần được xác định trước khi thông cáo được gửi. Số điện thoại và email phải được kiểm tra lại để tránh trường hợp phóng viên không thể liên hệ khi cần xác nhận thông tin.

Nếu có nhiều người phụ trách theo từng nội dung, doanh nghiệp nên xác định rõ phạm vi tiếp nhận của từng đầu mối. Với thông cáo về vấn đề nhạy cảm, doanh nghiệp nên thống nhất đầu mối phát ngôn trước khi phát hành.

Bước 8: Kiểm tra và hoàn thiện thông cáo trước khi phát hành

Khâu kiểm tra cuối cùng nên tập trung vào dữ kiện, nguồn, tên riêng, chức danh, thời gian, số liệu và thông tin liên hệ. Những dữ liệu chưa xác minh cần được đánh dấu để xử lý trước khi văn bản được gửi ra ngoài.

Người soạn cũng nên kiểm tra định dạng Word/PDF, tên tệp, tiêu đề email và tài liệu đính kèm. Việc kiểm tra này giúp hạn chế lỗi trình bày khi phóng viên mở hoặc sử dụng thông cáo.

So sánh thông cáo báo chí với bài PR, thông báo nội bộ và buổi họp báo

Thông cáo báo chí, bài PR, thông báo nội bộ và họp báo đều liên quan đến hoạt động truyền thông nhưng có mục đích và cách sử dụng khác nhau.

Những lỗi thường gặp khi soạn thông cáo báo chí 

Tiêu đề dài, thiếu thông tin trọng tâm

Tiêu đề nên cho biết sự kiện hoặc thông tin chính thay vì chứa nhiều khẩu hiệu. Những cụm từ quảng cáo kéo dài có thể làm người đọc khó xác định nội dung thực tế của thông cáo.

Một tiêu đề tốt thường ưu tiên chủ thể, hành động và đối tượng liên quan. Khi cần, thời gian hoặc địa điểm có thể được đưa vào để phân biệt với các thông cáo khác.

Đưa thông tin quan trọng vào quá muộn

Phóng viên cần xác định nhanh thông tin có giá trị để tiếp tục đọc hoặc quyết định khai thác. Vì vậy, dữ kiện chính nên xuất hiện ngay phần mở đầu. Những thông tin không cần thiết như lịch sử doanh nghiệp, thông tin nền và các nội dung bổ trợ nên đặt sau phần thông tin chính.

Nội dung quá dài hoặc lan man

Một thông cáo dài chưa chắc chứa nhiều thông tin có thể sử dụng. Người soạn nên loại bỏ những phần nội dung không phục vụ trực tiếp cho chủ đề đã xác định. Mỗi đoạn nên tập trung vào một luận điểm và có thể hiểu tương đối độc lập. Độ dài gợi ý cho một thông cáo báo chí là từ 300 – 500 từ.

Sử dụng ngôn ngữ quảng cáo, phóng đại

Thông cáo báo chí nên ưu tiên dữ kiện có thể xác minh thay vì các tính từ mang tính quảng bá. Những nhận định như “tốt nhất”, “số một” hoặc “vượt trội” cần có căn cứ rõ ràng nếu được sử dụng. Với thông tin chưa được kiểm chứng độc lập, người soạn nên phân biệt dữ kiện với nhận định. 

Thiếu số liệu, dẫn chứng hoặc nguồn thông tin

Thông tin có số liệu nên ghi đầy đủ giá trị, đơn vị, phạm vi và thời điểm áp dụng. Nếu số liệu lấy từ nguồn bên ngoài, nguồn cần được đặt gần thông tin mà nguồn đó chứng minh. Cách ghi này giúp người đọc xác định dữ liệu đang nói về đối tượng nào và được cập nhật tại thời điểm nào. 

Thiếu thông tin liên hệ dành cho báo chí

Một thông cáo thiếu đầu mối liên hệ sẽ gây khó khăn khi phóng viên cần xác minh thêm thông tin. Người phụ trách nên có tên, chức danh, số điện thoại và email rõ ràng.

Với thông cáo liên quan đến vấn đề nhạy cảm, doanh nghiệp nên chỉ định một đầu mối phát ngôn thống nhất. Cách làm này giúp hạn chế việc nhiều người cùng cung cấp thông tin khác nhau và gây hoang mang dư luận.

Không kiểm tra định dạng trước khi gửi thông cáo

Trước khi gửi, người soạn nên mở lại file Word hoặc PDF trên thiết bị khác để kiểm tra font, khoảng cách, hình ảnh, bảng và đường dẫn. Tên tệp cũng nên mô tả đúng nội dung thay vì sử dụng các tên phổ biến như “final.docx” hoặc “newest-final.pdf”. Nếu thông cáo có ảnh hoặc tài liệu đính kèm, người soạn cần kiểm tra dung lượng và khả năng mở file. 

Mẫu thông cáo báo chí giúp doanh nghiệp và tổ chức trình bày thông tin một cách ngắn gọn, có cấu trúc và phù hợp với từng mục đích công bố. Khi soạn thảo, doanh nghiệp cần ưu tiên thông tin chính xác, dẫn chứng rõ ràng và thông tin liên hệ đầy đủ để báo chí thuận tiện tiếp nhận, xác minh và sử dụng nội dung. 

Câu hỏi thường gặp về mẫu thông cáo báo chí (FAQ)

1. Ai là người chịu trách nhiệm ký duyệt thông cáo báo chí trong doanh nghiệp? 

Người ký duyệt thường là người đại diện theo pháp luật hoặc lãnh đạo phụ trách truyền thông, tùy quy chế nội bộ của từng doanh nghiệp. Với thông cáo có nội dung pháp lý, tài chính hoặc xử lý sự cố, nên có thêm ý kiến của bộ phận pháp chế hoặc tài chính. Trách nhiệm duyệt nên được ghi rõ trong quy trình phát ngôn của đơn vị. 

2. Thông cáo báo chí có cần chữ ký và đóng dấu không? 

Pháp luật không quy định thể thức thống nhất cho thông cáo báo chí của doanh nghiệp. Trên thực tế, bản gửi qua email thường dùng PDF có giấy tiêu đề, còn bản giấy phát tại họp báo có thể có chữ ký và dấu của đơn vị. Với cơ quan hành chính nhà nước, việc phát ngôn theo quy chế hiện hành, cần đối chiếu văn bản có hiệu lực tại thời điểm phát hành. 

3. Doanh nghiệp nhỏ, startup có cần thuê agency viết thông cáo báo chí không? 

Doanh nghiệp nhỏ có thể tự soạn nếu có sẵn dữ kiện, số liệu và người phát ngôn, vì cấu trúc của một thông cáo báo chí không phức tạp. Agency chỉ phù hợp khi doanh nghiệp cần danh sách phóng viên theo mảng, chiến lược phát hành hoặc xử lý khủng hoảng. Chi phí thuê nên được so sánh với mục tiêu truyền thông cụ thể của từng đợt phát hành. 

4. Sau khi gửi thông cáo báo chí bao lâu thì nên liên hệ lại với phóng viên? 

Doanh nghiệp có thể liên hệ lại sau khi phóng viên đã có đủ thời gian tiếp nhận và xử lý email, thay vì gửi liên tục trong thời gian ngắn. Khoảng thời gian cụ thể phụ thuộc vào mức độ thời sự của thông tin, thời hạn xuất bản và quy trình của từng tòa soạn. Khi follow-up, nên nhắc lại chủ đề và cung cấp ngay tài liệu cần thiết. 

5. Có nên đính kèm hình ảnh, video minh họa vào thông cáo báo chí không? 

Có thể đính kèm hình ảnh hoặc video nếu tài liệu giúp phóng viên hiểu hoặc khai thác thông tin được công bố. Hình ảnh nên có chất lượng phù hợp, tên tệp rõ ràng và chú thích xác định nội dung khi cần. Với file dung lượng lớn, doanh nghiệp có thể sử dụng đường dẫn tải riêng thay vì đính kèm trực tiếp vào email.

Xem thêm các mẫu hợp đồng và mẫu đơn phổ biến khác

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn