Thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng

Các cá nhân, tổ chức cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng không chỉ cần nắm rõ hình thức các loại hóa đơn mà còn phải lưu ý về thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng. Điều này đảm bảo các hoạt động kinh doanh văn phòng cho thuê tuân thủ quy định của pháp luật về thuế và hóa đơn. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu quy định cụ thể về thời điểm xuất hóa đơn cho thuê cũng như cách viết hóa đơn cho thuê văn phòng đúng chuẩn!

1. Các loại hóa đơn cần xuất khi cho thuê văn phòng

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Thông tư số 39/2014/TT-BTC: Hóa đơn được quy định là loại chứng từ do người bán lập nhằm ghi nhận những thông tin về bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật hiện hành. 

Theo đó, các doanh nghiệp khi tiến hành hoạt động bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ cần phải nắm rõ các loại hóa đơn cơ bản dưới đây:

1.1 Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)

Hóa đơn giá trị gia tăng (hay còn gọi là hóa đơn VAT) là loại hóa đơn dành cho các tổ chức lựa chọn kê khai và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ khi tiến hành các hoạt động sau đây:

• Hoạt động bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ trong nội địa;
• Hoạt động vận tải quốc tế;
• Hoạt động xuất khẩu hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ ra nước ngoài;
• Hoạt động xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp khác được coi như xuất khẩu. 

Hóa đơn VAT là loại hóa đơn chính thống do Bộ Tài chính Việt Nam ban hành và áp dụng. Trong thực tế, hóa đơn VAT thường được gọi là hóa đơn đỏ – xuất phát từ màu sắc của hóa đơn này. Nội dung hóa đơn VAT ghi nhận đầy đủ các mục như sau: 

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua (nếu có);
• Danh mục hàng hóa, dịch vụ;
• Ngày thực hiện giao dịch;
• Tổng giá trị hàng hóa dịch vụ;
• Giá trị tính thuế VAT
• Thuế suất VAT và giá trị thuế VAT.

Đối với dịch vụ cho thuê văn phòng, đơn vị cho thuê sẽ cần nắm rõ về loại hóa đơn GTGT này. 

1.2 Hóa đơn bán hàng

Không chỉ có hóa đơn VAT mà hóa đơn bán hàng cũng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động cung ứng dịch vụ cho thuê văn phòng. Đây là loại giấy tờ do bên bán phát hành, yêu cầu bên mua thanh toán các mặt hàng với số lượng và đơn giá liệt kê chi tiết. 

Sau khi bên mua hoàn tất thanh toán, bên bán sẽ xác nhận vào hóa đơn bằng cách đóng dấu xác nhận đã trả tiền. Lúc này, hóa đơn bán hàng còn có tác dụng như một biên lai hoặc giấy biên nhận. 

2. Thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng là khi nào?

Hóa đơn cho thuê văn phòng sẽ do bên cho thuê phát hành. Thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng được xác định là ngay sau khi bên thuê thanh toán tiền cọc hoặc tiền thuê văn phòng theo hợp đồng đã giao kết. Như vậy, sau khi bên thuê thực hiện nghĩa vụ thanh toán, bên cho thuê sẽ tiến hành đóng dấu để xác nhận bên thuê đã hoàn tất nghĩa vụ của mình. 

Lúc này, hóa đơn không chỉ là giấy tờ ghi nhận thông tin về mặt bằng văn phòng cho thuê mà còn được xem là chứng từ hợp pháp được sử dụng như biên lai hoặc biên nhận thu tiền. 

Bên cho thuê sẽ xác nhận vào hóa đơn, ví dụ như đóng dấu chứng nhận đã trả tiền. Lúc này, hóa đơn bán hàng này tích hợp tác dụng giống như biên lai hay giấy biên nhận thanh toán.

Với hóa đơn giá trị gia tăng (VAT), thời điểm xuất hóa đơn được lập sau khi bên cho thuê hoàn thành việc cung ứng dịch vụ cho thuê văn phòng hoặc sau khi thu tiền (đối với trường hợp thu tiền trước).

3. Quy định xử phạt khi xuất hóa đơn không đúng thời điểm 

Các trường hợp xuất hóa đơn cho thuê văn phòng không đúng thời điểm sẽ bị xử phạt theo quy định tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP như sau: 

• Phạt cảnh cáo đối với các hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế (trừ trường hợp nêu trên). 
• Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế.

4. Các tính chất của một hóa đơn

4.1 Tính hợp pháp

Tính hợp pháp của hóa đơn được hiểu đơn giản là tuân thủ các quy định của pháp luật ban hành và hiện hành. Cụ thể, mẫu hóa đơn được xuất phải do Bộ Tài chính Việt Nam ban hành hoặc do doanh nghiệp đăng ký phát hành theo quy định của Chính phủ và Bộ Tài chính. 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng bắt buộc tuân theo mọi quy định về phát hành, quản lý và sử dụng hoá đơn. Các hóa đơn giả mạo hay do doanh nghiệp tự tạo mà chưa thông báo phát hành đều không được chấp nhận. Do vậy, những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực cho thuê văn phòng cần lưu ý về tính hợp pháp, không chỉ với hóa đơn mà còn áp dụng cho mọi giấy tờ, chứng từ. 

4.2 Tính hợp lý

Ngoài việc tuân thủ đúng thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng, nội dung của hóa đơn còn phải đảm bảo tính hợp lý. Theo đó, các nội dung trên hóa đơn cho thuê văn phòng cần phải được cụ thể hóa với đầy đủ thông tin chi tiết nhất. Và đặc biệt là phải tương ứng với hoạt động kinh doanh của đơn vị doanh nghiệp, có thể chứng minh và giải trình hợp lý. 

4.3 Tính hợp lệ

Hóa đơn cho thuê văn phòng cũng cần đảm bảo tính hợp lệ, đáp ứng đầy đủ các nguyên tắc và quy định về việc ghi thông tin trên hóa đơn. Theo đó, cần tránh các lỗi phổ biến thường gặp như:

• Điền hoặc in sai thông tin về ngày tháng hóa đơn, tên công ty, mã số thuế, địa chỉ công ty,… 
• Có sự sai lệch giữa các thông tin trên hóa đơn như số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất,… so với thực tế ghi nhận. 
• Ghi thiếu hoặc nhầm chữ ký, họ tên người bán/người mua hoặc người thuê/người cho thuê trong hóa đơn. 
• Tùy ý sử dụng mực in trên hóa đơn là các loại mực bút chì, mực đỏ hay mực phai.
• Hóa đơn không có đóng dấu xác nhận của đơn vị cho thuê/đơn vị bán hàng. 

>>> Tìm hiểu ngay: Cách tra cứu mã số thuế doanh nghiệp nhanh nhất

5. Hướng dẫn cách viết hóa đơn cho thuê văn phòng

Hóa đơn không chỉ là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh mà còn là tài liệu pháp lý đảm bảo doanh nghiệp đã tuân thủ đầy đủ các quy định thuế. Trong phần này, hãy cùng Maison Office tìm hiểu về cách viết hóa đơn cho thuê văn phòng đúng chuẩn!

5.1 Đảm bảo tiêu thức được quy định bởi pháp luật

Khi thực hiện xuất hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán cần đảm bảo tuân theo các nguyên tắc được quy định tại Khoản 1 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC như sau: 

• Hóa đơn GTGT phải được lập khi doanh nghiệp thực hiện các hoạt động bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ, kể cả trường hợp doanh nghiệp bán hàng mẫu, hàng quảng cáo, khuyến mãi,… 
• Nội dung hóa đơn GTGT phải đúng với nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Hóa đơn không được tẩy xóa, sửa chữa; chỉ được dùng một màu mực, không dùng mực đỏ và phải là loại mực không phai; chữ số và chữ viết liên tục, không ngắt quãng, không viết đè lên chữ viết sẵn và phần gạch chéo chỗ còn trống (nếu có). 
• Hóa đơn VAT được lập một lần thành nhiều liên, trong đó liên 1 dùng cho người bán và liên 2 dùng cho người mua. 
• Hóa đơn VAT phải được lập liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

5.2 Các lỗi thường gặp khi xuất hóa đơn

Trong quá trình xuất hóa đơn cho thuê văn phòng, có một số lỗi cơ bản về nội dung hóa đơn mà doanh nghiệp cần tránh như sau: 

• Bỏ trống hoặc quên ghi ngày tháng lập hóa đơn VAT;
• Ghi sai tên, địa chỉ hoặc mã số thuế của đơn vị mua hàng;
• Không gạch bỏ những ô mã số thuế còn trống trên hóa đơn;
• Ghi sai đơn giá, thành tiền trên hóa đơn so với thực tế hàng hóa giao dịch;
• Số tiền bằng số và số tiền bằng chữ không khớp nhau;
• Không gạch bỏ phần còn trống hay gạch không hết những phần còn trống trong mục diễn giải, số lượng, đơn giá, thành tiền trên hóa đơn. Nếu gạch không hết sẽ dễ dẫn đến bị chèn thêm nội dung làm sai lệch thông tin trên hóa đơn. 
• Ghi sai hoặc bỏ trống số thuế suất thuế GTGT;
• Không gạch chéo ô thuế suất thuế GTGT đối với những hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế GTGT;
• Đồng tiền được ghi trên hóa đơn không phải là Việt Nam đồng;
• Không có xác nhận đóng dấu của công ty;
• Hoá đơn thiếu chữ ký người mua hàng khi mua hàng trực tiếp;
• Sử dụng mực hóa đơn không đúng quy định, chẳng hạn: mực bút chì, mực đỏ, mực phai,… 
• Tính toán sai lệch các con số về: số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế,… 

6. Một vài lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn cho thuê văn phòng

Có thể thấy, việc xuất hóa đơn cho thuê văn phòng trong thực tế có thể gặp phải rất nhiều lỗi sai cơ bản. Do vậy, để đảm bảo nội dung hóa đơn đúng chuẩn, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau đây: 

• Khi điền các thông tin về người mua hàng hoặc thông tin về hàng hóa mua bán, người bán cần phải kiểm tra thật cẩn thận, chính xác thông tin trước khi ghi vào hóa đơn.
• Các phần còn trống hay thừa cần phải được gạch chéo hết và không được để sót nhằm tránh trường hợp ghi thêm thông tin làm sai lệch nội dung hóa đơn.
• Trước khi giao hóa đơn cho người mua, người bán hoặc kế toán phải kiểm tra lại một lần nữa các thông tin ghi trên hóa đơn, chữ ký của người bán hàng, đóng dấu và chữ ký của người đại diện doanh nghiệp.

Việc xác định thời điểm xuất hóa đơn cho thuê văn phòng là rất quan trọng bởi nó ảnh hưởng đến việc kê khai thuế và nộp thuế của doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần nắm rõ các loại hóa đơn và nguyên tắc kê khai hóa đơn một cách đầy đủ, chính xác. Hy vọng bài viết trên đây đã mang đến cho bạn những kiến thức hữu ích trong quá trình cung ứng dịch vụ văn phòng cho thuê!

TÌM HIỂU NGAY:

• Mẫu hợp đồng thuê nhà làm văn phòng
• Mẫu hợp đồng thuê văn phòng bằng tiếng anh
• Mẫu phụ lục gia hạn hợp đồng thuê văn phòng chuẩn
• Mẫu thông báo thanh lý hợp đồng thuê văn phòng
• Mẫu biên bản bàn giao mặt bằng cho thuê văn phòng mới nhất

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.