Quy trình thiết kế thi công nội thất văn phòng 15 bước chuẩn

Thiết kế nội thất văn phòng là một lĩnh vực kết hợp giữa khoa học và nghệ thuật, nơi không gian được biến hóa để trở nên thẩm mỹ, tiện nghi và phản ánh văn hóa doanh nghiệp. Để đạt được điều này, việc áp dụng một quy trình thiết kế nội thất chuyên nghiệp ngay từ ban đầu là yếu tố cực kỳ cần thiết. Đây là một chuỗi các bước được xây dựng bài bản, từ khảo sát nhu cầu, phân tích không gian, phát triển ý tưởng đến thi công và hoàn thiện.

Tổng quan quy trình thiết kế thi công nội thất văn phòng

Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, văn phòng không chỉ là nơi làm việc mà còn là không gian thể hiện bản sắc doanh nghiệp và ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất tổng thể. Do đó, thiết kế và thi công nội thất văn phòng cần được thực hiện theo một quy trình chặt chẽ, đảm bảo hiệu quả theo từng giai đoạn. 

Quy trình này có thể được tóm tắt thành các giai đoạn cụ thể, bao gồm: 

• Nắm bắt nhu cầu và khảo sát hiện trạng;
• Lập phương án thiết kế (thiết kế mặt bằng công năng, phối cảnh 3D);
• Triển khai hồ sơ kỹ thuật và thống nhất phương án;
• Chuẩn bị cho quá trình thi công;
• Tiến hành thi công và hoàn thiện công trình;
• Bàn giao và nghiệm thu công trình.

Quy trình tư vấn thiết kế nội thất văn phòng 

Quy trình tư vấn thiết kế nội thất văn phòng ra đời như một giải pháp chuyên sâu, tập trung vào việc hỗ trợ khách hàng từ khâu lên ý tưởng đến bản thiết kế hoàn chỉnh. Quá trình này đòi hỏi sự kết hợp giữa lắng nghe nhu cầu, phân tích không gian và sáng tạo ý tưởng, giúp định hình không gian trước khi bước vào giai đoạn thi công. Dưới đây là quy trình thiết kế nội thất văn phòng 7 bước chuyên nghiệp, chi tiết nhất:

Bước 1: Tiếp nhận thông tin về dự án

Quy trình thiết kế nội thất văn phòng bắt đầu bằng việc tiếp nhận thông tin từ khách hàng. Theo đó, kiến trúc sư hoặc chuyên viên tư vấn sẽ làm việc trực tiếp với doanh nghiệp để thu thập các thông tin quan trọng như:

• Quy mô dự án: diện tích, kết cấu, số tầng, vị trí trong tòa nhà.
• Nhu cầu sử dụng: số lượng nhân viên, phòng ban, chức năng của từng khu vực.
• Phong cách thiết kế hướng đến: phong cách hiện đại, phong cách tối giản, phong cách Industrial, văn phòng xanh,… 
• Ngân sách dự kiến: Tổng mức đầu tư cho thiết kế và thi công văn phòng.
• Các yêu cầu khác: yếu tố nhận diện thương hiệu, cân bằng phong thủy, tiện ích khác,… 

Thông tin thu thập được sẽ là nền tảng để xây dựng phương án thiết kế phù hợp với đặc thù và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Bước 2: Khảo sát và lập hồ sơ hiện trạng công trình

Sau khi tiếp nhận yêu cầu về dự án, đội ngũ thiết kế tiến hành khảo sát thực tế mặt bằng văn phòng. Công tác khảo sát mặt bằng bao gồm:

• Đo đạc kích thước thực tế để xác định vị trí cột, vách, cửa sổ, trần, sàn,… 
• Đánh giá hệ thống kỹ thuật như điện, nước, điều hòa, hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC).
• Ghi nhận các đặc điểm không gian để đảm bảo thiết kế phù hợp với thực tế.

Sau khi khảo sát mặt bằng, đơn vị thiết kế sẽ tiến hành lập hồ sơ hiện trạng, bao gồm bản vẽ mặt bằng gốc và các yếu tố kỹ thuật cần lưu ý khi triển khai thiết kế. Đây là cơ sở để thực hiện các bước thiết kế tiếp theo, đảm bảo mọi phương án đều khả thi và phù hợp với điều kiện thực tế.

Bước 3: Thảo luận phương án, đề xuất ý tưởng thiết kế

Bước tiếp theo trong quy trình thiết kế nội thất, đội ngũ thiết kế sẽ tiến hành phân tích dữ liệu và trao đổi với khách hàng để đề xuất phương án thiết kế sơ bộ. Quá trình thảo luận tập trung vào các nội dung chính sau đây:

• Ý tưởng chính (concept) được đề xuất.
• Bố cục không gian, cách phân chia khu vực đảm bảo công năng và sự kết nối.
• Định hướng phong cách thiết kế tổng thể phù hợp với thương hiệu.
• Lựa chọn màu sắc chủ đạo trong thiết kế (theo nhận diện thương hiệu hoặc yêu cầu từ doanh nghiệp).
• Các yếu tố khác như vật liệu nội thất, yếu tố công thái học (ergonomic), các yếu tố nhận diện thương hiệu,… 

Ở bước này, các bản phác thảo đơn giản hoặc hình ảnh minh họa có thể được sử dụng để giúp khách hàng hình dung rõ hơn, đồng thời dễ dàng điều chỉnh phương án để đạt được sự thống nhất. 

Bước 4: Thiết kế mặt bằng bố trí công năng nội thất

Bản vẽ mặt bằng (hay bản vẽ 2D) là tài liệu giúp xác định cách bố trí công năng nội thất trong không gian. Cụ thể, bản vẽ sẽ tập trung vào việc tối ưu diện tích, sắp xếp vị trí nội thất và đảm bảo luồng di chuyển hợp lý trong văn phòng.

Các nội dung chính trong bản vẽ mặt bằng bao gồm:

• Phân chia khu vực chức năng: Xác định vị trí các khu vực như phòng làm việc, phòng họp, khu vực tiếp khách, quầy lễ tân, pantry và lối đi.
• Bố trí nội thất: Xác định vị trí đặt các vật dụng nội thất theo kích thước thực tế và tỷ lệ phù hợp với không gian.
• Tối ưu luồng di chuyển: Đảm bảo không gian rộng rãi, thuận tiện cho nhân viên di chuyển, không gây cản trở trong quá trình sử dụng.
• Hệ thống cửa, tường, vách ngăn: Vị trí cửa ra vào, cửa sổ, vách ngăn, cửa thoát hiểm, cầu thang,… 
• Hệ thống kỹ thuật cơ bản: Đánh dấu vị trí ổ cắm điện, đèn chiếu sáng, điều hòa hoặc các thiết bị cần thiết khác liên quan đến bố trí nội thất.
• Ký hiệu và chú thích: Các ký hiệu kỹ thuật, ghi chú về vật liệu hoặc hướng dẫn cụ thể để người xem hiểu rõ ý đồ thiết kế.

Bước 5: Thiết kế phối cảnh 3D

Sau khi mặt bằng 2D được phê duyệt, đơn vị thiết kế sẽ phát triển bản phối cảnh 3D nhằm trực quan hóa không gian văn phòng trước khi triển khai thực tế. Theo đó, mọi yếu tố như bàn ghế, tủ kệ, vách ngăn, đèn chiếu sáng hay thậm chí là các chi tiết trang trí đều được mô phỏng một cách chân thực. Mục tiêu là để khách hàng có thể hình dung rõ không gian văn phòng trông như thế nào sau khi hoàn thiện. 

Trong trường hợp khách hàng muốn điều chỉnh màu sắc, kiểu dáng nội thất hoặc bố trí lại một số chi tiết, đội ngũ thiết kế sẽ chỉnh sửa ngay trên mô hình 3D. Sau khi có sự thống nhất hoàn toàn giữa hai bên thì mới bước vào giai đoạn triển khai kỹ thuật.

Bước 6: Triển khai hồ sơ kỹ thuật thi công

Sau khi phương án thiết kế 3D được khách hàng phê duyệt, đơn vị thiết kế sẽ tiến hành triển khai hồ sơ kỹ thuật thi công. Đây là tập hợp các bản vẽ chi tiết, hướng dẫn cụ thể về kích thước, vật liệu, kết cấu và hệ thống kỹ thuật để đảm bảo quá trình thi công diễn ra chính xác. Trong đó bao gồm:

• Bản vẽ chi tiết 2D
• Sơ đồ hệ thống kỹ thuật
• Danh mục vật liệu
• Thông số kỹ thuật nội thất
• Hướng dẫn thi công
• Bản vẽ phối cảnh tham chiếu
• Dự toán chi tiết (nếu cần)

Bước 7: Bàn giao hồ sơ thiết kế cho khách hàng

Đến bước cuối cùng của quy trình thiết kế nội thất, toàn bộ hồ sơ thiết kế sẽ được tổng hợp và bàn giao cho khách hàng. Các chuyên gia tư vấn có thể giải thích chi tiết từng phần trong hồ sơ, đồng thời hỗ trợ giải đáp thắc mắc để khách hàng hiểu rõ cách triển khai.

Quy trình thi công nội thất văn phòng 

Thi công nội thất văn phòng là giai đoạn hiện thực hóa bản thiết kế, biến ý tưởng thành không gian làm việc hoàn chỉnh, tiện nghi và thẩm mỹ. Quy trình này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan và được thực hiện cụ thể như sau: 

Bước 1: Chốt hồ sơ kỹ thuật thi công

Quá trình thi công bắt đầu bằng việc thống nhất hồ sơ kỹ thuật thi công giữa khách hàng và đơn vị thực hiện. Hồ sơ này bao gồm bản vẽ chi tiết 2D, phối cảnh 3D, sơ đồ kỹ thuật và danh mục vật liệu đã được phê duyệt từ giai đoạn thiết kế. Các bên sẽ rà soát lần cuối để đảm bảo không có sai sót, thống nhất tiến độ và phương án triển khai thi công.

Bước 2: Tổ chức mặt bằng thi công

Sau khi thống nhất hồ sơ, đơn vị thi công tiếp nhận mặt bằng và thực hiện các công tác chuẩn bị. Trong đó bao gồm: 

• Kiểm tra lại hiện trạng mặt bằng, đảm bảo không có sai lệch lớn trước khi bắt đầu thi công.
• Dọn dẹp mặt bằng, loại bỏ rác và tháo dỡ các cấu trúc không cần thiết.
• Kiểm tra kết cấu tường, sàn, trần để đảm bảo mặt bằng đáp ứng yêu cầu thi công.
• Bố trí kho chứa vật tư, máy móc, dụng cụ thi công hợp lý.
• Lắp đặt biển cảnh báo, rào chắn tạm thời và trang bị bảo hộ cho công nhân.
• Sử dụng biện pháp che chắn để hạn chế bụi bẩn, tiếng ồn ảnh hưởng đến khu vực lân cận.
• Thống nhất lịch trình thi công, phương án vận chuyển vật tư và các quy định cần tuân thủ trong quá trình làm việc.

Công tác tổ chức mặt bằng giúp quá trình thi công diễn ra suôn sẻ, hạn chế gián đoạn và đảm bảo tiến độ theo đúng kế hoạch.

Bước 3: Ký duyệt vật liệu sản xuất

Khách hàng cần xem xét và phê duyệt mẫu vật liệu trước khi đưa vào sản xuất nội thất. Đây là bước quan trọng để đảm bảo vật liệu thực tế khớp với thiết kế đã thống nhất, từ màu sắc, chất lượng đến kích thước. Việc kiểm tra và phê duyệt kỹ lưỡng ở giai đoạn này giúp tránh những sai lệch không mong muốn trong quá trình sản xuất và lắp đặt nội thất sau này.

Bước 4: Tiến hành sản xuất nội thất tại nhà máy

Dựa trên hồ sơ kỹ thuật và danh mục vật liệu đã được duyệt, nội thất văn phòng sẽ được sản xuất tại nhà máy hoặc xưởng gia công. Quá trình này được giám sát chặt chẽ để đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng và hoàn thành đúng tiến độ, sẵn sàng cho việc vận chuyển đến công trường.

Bước 5: Triển khai hạng mục thi công thô và PCCC

Song song với việc sản xuất nội thất, các hạng mục thi công thô tại văn phòng sẽ được thực hiện đồng thời. Trong đó bao gồm xây dựng vách ngăn, lắp đặt trần, sàn, hệ thống điện, nước, điều hòa và đặc biệt là hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC). Giai đoạn này yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn kỹ thuật và quy định pháp lý để đảm bảo chất lượng công trình cũng như an toàn cho người sử dụng.

Tìm hiểu thêm: Quy trình thiết kế hệ thống PCCC và những lưu ý quan trọng

Bước 6: Lắp đặt, hoàn thiện hạng mục nội thất

Nội thất văn phòng sau khi đã kiểm định chất lượng sẽ được đóng gói và vận chuyển an toàn đến mặt bằng thi công. Đội ngũ thi công sẽ kiểm tra kỹ lưỡng từng sản phẩm và lắp đặt vào vị trí chính xác theo bản vẽ bố trí mặt bằng.

Song song với lắp đặt nội thất, các công đoạn hoàn thiện khác cũng được thực hiện. Trong đó bao gồm:

• Sơn tường, dán tường
• Ốp trần, lát sàn
• Lắp đặt hệ thống đèn chiếu sáng
• Lắp đặt hệ thống rèm cửa
• Hoàn thiện hệ thống điện, nước
• Bố trí cây xanh, vật dụng trang trí

Trong suốt quá trình thực hiện, đội thi công sẽ liên tục đối chiếu với hồ sơ kỹ thuật để đảm bảo mọi chi tiết đều khớp với thiết kế ban đầu.

Bước 7: Tiến hành vệ sinh công nghiệp

Sau khi hoàn tất thi công và lắp đặt nội thất, văn phòng sẽ được tiến hành tổng vệ sinh để đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, chuyên nghiệp trước khi bàn giao cho khách hàng. Các công việc chính bao gồm:

• Thu gom và xử lý rác thải xây dựng.
• Lau chùi bề mặt sàn, tường, kính, nội thất.
• Làm sạch các khe hở, góc trần và các chi tiết khó tiếp cận.
• Vệ sinh hệ thống đèn, điều hòa, ổ cắm điện.
• Sử dụng phương pháp chuyên dụng cho sàn gỗ, thảm trải sàn (nếu có).
• Kiểm tra tổng thể, đảm bảo không gian sạch sẽ, không mùi.

Quá trình vệ sinh công nghiệp giúp văn phòng đạt điều kiện tối ưu về thẩm mỹ, vệ sinh và an toàn, sẵn sàng đưa vào sử dụng ngay sau khi bàn giao.

Bước 8: Bàn giao và nghiệm thu sản phẩm

Khách hàng tiến hành nghiệm thu toàn bộ công trình dựa trên hồ sơ thiết kế và kiểm tra chất lượng thi công. Nếu có các vấn đề cần điều chỉnh, đơn vị thi công sẽ tiến hành khắc phục đến khi được xác nhận đạt yêu cầu. Cuối cùng, đơn vị thi công sẽ bàn giao toàn bộ không gian văn phòng cho khách hàng, kèm theo các tài liệu liên quan như bản vẽ hoàn công, hướng dẫn sử dụng và bảo trì nội thất. 

Xem ngay: Mẫu hợp đồng thi công nội thất văn phòng chi tiết nhất

Giải đáp các thắc mắc thường gặp

Quy trình thiết kế và thi công nội thất thường kéo dài bao lâu?

Thời gian thiết kế và thi công nội thất văn phòng phụ thuộc vào quy mô, độ phức tạp của dự án và tiến độ mong muốn của chủ đầu tư. 

• Với một dự án trung bình, từ khi bắt đầu thiết kế đến khi hoàn thiện và bàn giao, quy trình thường kéo dài từ 6 – 12 tuần.
• Đối với văn phòng nhỏ hơn (dưới 100m2), thời gian có thể rút ngắn xuống còn 4 – 6 tuần.
• Ngược lại, với văn phòng lớn (trên 300m2) hoặc thiết kế phức tạp, thời gian có thể kéo dài từ 3 – 6 tháng.

Có thể điều chỉnh thiết kế trong quá trình thi công hay không?

Việc điều chỉnh thiết kế trong quá trình thi công nội thất văn phòng là hoàn toàn có thể. Tuy nhiên, khả năng điều chỉnh còn phụ thuộc vào giai đoạn thi công và mức độ phức tạp của thay đổi. 

Những thay đổi nhỏ như điều chỉnh màu sơn, vật liệu hoàn thiện hay vị trí nội thất có thể thực hiện nhanh chóng mà không tác động lớn đến tổng thể. Tuy nhiên, các thay đổi lớn như sửa bố trí mặt bằng, thêm vách ngăn hoặc thay đổi toàn bộ vật liệu,… có thể làm kéo dài thời gian thi công và tăng chi phí.

Chi phí nào có thể phát sinh thêm trong quá trình thi công?

Trong quá trình thi công nội thất văn phòng, một số chi phí phát sinh thêm có thể bao gồm: 

• Chi phí điều chỉnh thiết kế nếu có thay đổi so với thiết kế ban đầu.
• Chi phí vật liệu do biến động giá cả trong thời gian thi công.
• Chi phí nhân công do thời gian thi công kéo dài.
• Chi phí vận chuyển, lắp đặt phát sinh thêm ngoài kế hoạch.
• Chi phí thuê thêm máy móc, thiết bị phục vụ thi công.
• Chi phí quản lý và giám sát công trình.

Quy trình thiết kế nội thất văn phòng không chỉ là một chuỗi các bước kỹ thuật mà còn là hành trình sáng tạo, hiện thực hóa các ý tưởng thiết kế thành không gian văn phòng hoàn hảo. Do đó, việc nắm rõ quy trình và hợp tác với đội ngũ thiết kế giàu kinh nghiệm sẽ là nền tảng để doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc sáng tạo, truyền cảm hứng và bền vững trong tương lai. 

Tìm hiểu ngay: Báo giá thiết kế thi công nội thất văn phòng chi tiết

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất ✅ Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn