Cách tính diện tích thuê văn phòng theo tăng trưởng nhân sự

Tính diện tích thuê văn phòng theo tăng trưởng nhân sự cần dựa trên quy mô nhân sự dự kiến trong suốt thời hạn thuê. Cách tính theo kế hoạch nhân sự giúp doanh nghiệp nhận diện sớm nguy cơ thiếu chỗ và hạn chế thuê vượt nhu cầu trong giai đoạn đầu. Doanh nghiệp cần dự báo nhân sự từng năm, xác định số người hiện diện và nhu cầu không gian trước khi lựa chọn diện tích thuê.

1. Cách tính diện tích thuê văn phòng theo tăng trưởng nhân sự

Diện tích thuê văn phòng theo kế hoạch tăng trưởng nhân sự có thể được ước tính qua 6 bước: dự báo quy mô nhân sự, xác định số người cần có mặt, số chỗ làm việc, các khu chức năng, quy đổi sang diện tích thuê và bổ sung biên dự phòng khi cần. Ngoài ra, doanh nghiệp cần xem xét số nhân sự hiện tại, mô hình làm việc, kế hoạch và thời điểm tuyển dụng trong thời hạn thuê trước khi xác định nhu cầu diện tích.

1.1 Bước 1: Dự báo số nhân sự trong thời hạn thuê

Quy mô nhân sự nên được dự báo theo từng mốc trong thời hạn thuê để xác định nhu cầu diện tích ở mỗi giai đoạn. Nếu doanh nghiệp dự kiến nhân sự tăng theo một tỷ lệ cố định hằng năm, có thể sử dụng công thức:

Nhân sự năm t = Nhân sự hiện tại × (1 + tỷ lệ tăng trưởng)^t

Ví dụ, doanh nghiệp có 100 người và tăng 12%/năm sẽ đạt khoảng 140 người sau 3 năm. Nếu đã có kế hoạch tuyển dụng chi tiết theo phòng ban hoặc theo từng quý, dữ liệu tuyển dụng thực tế nên được ưu tiên hơn một tỷ lệ tăng trưởng chung.

1.2 Bước 2: Xác định số người hiện diện và số chỗ làm việc cần bố trí

Doanh nghiệp làm việc cố định tại văn phòng thường cần số chỗ gần với quy mô nhân sự dự kiến. Với mô hình làm việc kết hợp, tổng số nhân viên và số người có mặt cùng lúc có thể chênh lệch đáng kể.

Doanh nghiệp nên theo dõi mức sử dụng văn phòng vào thời điểm cao điểm, trung bình và thấp điểm để đánh giá nhu cầu chỗ ngồi thực tế. Với mô hình chỗ ngồi linh hoạt, ngưỡng sử dụng mục tiêu cần được xác định dựa trên tỷ lệ nhân viên có mặt, mức độ luân chuyển chỗ ngồi và khả năng đặt chỗ thuận tiện trong những ngày đông người nhất.

Công thức số chỗ cần bố trí ước tính doanh nghiệp có thể tham khảo:

Số chỗ cần bố trí ≈ Nhân sự dự kiến × Tỷ lệ hiện diện cao điểm ÷ Mức sử dụng chỗ mục tiêu

Công thức trên mang tính tham khảo để ước tính số chỗ làm việc cần bố trí dựa trên quy mô nhân sự dự kiến, tỷ lệ hiện diện cao điểm và mức sử dụng mục tiêu. Để xác định chính xác nhu cầu chỗ ngồi, doanh nghiệp cần đối chiếu thêm dữ liệu sử dụng văn phòng thực tế, lịch làm việc của từng bộ phận và khả năng chia sẻ chỗ ngồi.

1.3 Bước 3: Chọn mức diện tích trên mỗi người hoặc mỗi chỗ làm việc

Định mức m²/người là cơ sở tham khảo giúp doanh nghiệp ước tính nhanh diện tích văn phòng cần thiết trong giai đoạn lập kế hoạch ban đầu. Khi xác định quy mô mặt bằng, doanh nghiệp nên xem xét đồng thời số lượng nhân sự, tỷ lệ hiện diện, cách bố trí không gian, nhu cầu sử dụng của từng bộ phận và kế hoạch mở rộng trong tương lai.

Các mức diện tích 3 – 4 m²/người, 5 – 6 m²/người và 7 – 10 m²/người chỉ nên dùng để ước tính sơ bộ nhu cầu văn phòng theo quy mô nhân sự. Khi áp dụng, doanh nghiệp cần kiểm tra rõ mỗi mức diện tích đã bao gồm những khu vực nào, chẳng hạn khu làm việc, phòng họp, lễ tân, khu ăn nhẹ và lối đi nội bộ, để tránh cộng trùng diện tích.

>> Xem thêm: Tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng làm việc (m2/người)

1.4 Bước 4: Tính thêm các khu chức năng cần thiết

Diện tích văn phòng chưa thể xác định đầy đủ chỉ từ số lượng bàn làm việc. Phòng họp, phòng quản lý, lễ tân, khu ăn nhẹ, kho, phòng máy chủ và các không gian hỗ trợ có thể chiếm tỷ trọng đáng kể tùy mô hình vận hành.

Các khu vực nên bóc tách riêng khi lập mặt bằng gồm:

• Khu làm việc: Bàn nhân viên và vị trí quản lý.
• Phòng họp: Tính theo số lượng, quy mô và tần suất sử dụng.
• Khu tiếp khách: Lễ tân, chờ và phòng tiếp khách nếu có.
• Không gian hỗ trợ: Khu ăn nhẹ, in ấn, kho và phòng máy chủ.
• Không gian chuyên biệt: Đào tạo, tập trung, gọi điện hoặc làm việc nhóm.
• Giao thông nội bộ: Lối đi và khoảng lưu thông giữa các khu vực.

Nếu định mức m²/người đã bao gồm các khu vực trên, doanh nghiệp không nên cộng lại theo một tỷ lệ cố định vì có thể làm tăng diện tích hai lần.

1.5 Bước 5: Quy đổi diện tích sử dụng sang diện tích thuê

Diện tích doanh nghiệp sử dụng thực tế và diện tích làm cơ sở tính tiền thuê có thể khác nhau. Tiêu chuẩn đo diện tích văn phòng của BOMA phân biệt phần diện tích doanh nghiệp sử dụng với diện tích làm cơ sở tính tiền thuê, nhằm bảo đảm cách tính minh bạch và nhất quán trong hoạt động cho thuê văn phòng.

Nếu đã biết hiệu suất mặt bằng, doanh nghiệp có thể ước tính diện tích thuê theo công thức:

Diện tích thuê = Diện tích sử dụng hữu ích ÷ Hiệu suất mặt bằng

Ví dụ, nhu cầu sử dụng hữu ích là 600 m² và mặt bằng có hiệu suất 85%, diện tích cần thuê tương ứng khoảng 706 m². Để đưa ra thông số chính xác doanh nghiệp cần xác nhận phương pháp đo và cơ sở tính tiền cụ thể trong báo giá của từng tòa nhà.

1.6 Bước 6: Bổ sung biên dự phòng nếu cần

Biên dự phòng nên dùng cho phần nhu cầu chưa được phản ánh trong dự báo nhân sự. Nếu doanh nghiệp đã tính quy mô tăng từ 100 lên 140 người, 40 người tăng thêm đã nằm trong phép tính và không nên tiếp tục cộng một tỷ lệ khác với cùng mục đích.

Phần dự phòng có thể được xem xét khi kế hoạch tuyển dụng còn biến động, có khả năng thành lập bộ phận mới hoặc chưa xác định chính xác mô hình làm việc. Không có một tỷ lệ 10%, 15% hay 20% phù hợp cho mọi doanh nghiệp. Biên dự phòng cần gắn với mức độ chắc chắn của kế hoạch và khả năng mở rộng tại tòa nhà.

2. Cách dự báo nhân sự theo thời hạn thuê

Dự báo nhân sự nên được thực hiện theo cùng khoảng thời gian mà doanh nghiệp phải cam kết sử dụng mặt bằng. Doanh nghiệp cần xem xét số người dự kiến tuyển trong thời hạn thuê, thời điểm bổ sung nhân sự và loại vị trí cần tuyển vì các nhóm công việc khác nhau có thể dẫn đến yêu cầu bố trí khác nhau.

2.1 Tính tăng trưởng nhân sự theo lũy kế

Khi doanh nghiệp xác định tốc độ tăng trưởng nhân sự ở mức 12% mỗi năm, tỷ lệ này cần được áp dụng trên quy mô nhân sự của từng năm liền trước. Đây là mức tăng trưởng lũy kế, không phải việc cộng thêm 12% quy mô nhân sự ban đầu cho tất cả các năm.

Ví dụ với 100 nhân sự:

Nếu doanh nghiệp hiện có 100 nhân sự và kế hoạch trong 3 năm chỉ tăng tổng cộng 12% so với quy mô ban đầu, số nhân sự dự kiến cuối năm thứ ba là 112 người. Trường hợp này khác với mức tăng 12% mỗi năm, vì vậy doanh nghiệp cần xác định rõ tỷ lệ tăng trưởng áp dụng cho từng năm hay cho toàn bộ thời hạn thuê trước khi tính diện tích.

2.2 Khi doanh nghiệp có kế hoạch tuyển dụng cụ thể

Kế hoạch tuyển dụng theo từng năm thường chính xác hơn một tỷ lệ tăng trưởng chung nếu đã được phê duyệt. Ví dụ, doanh nghiệp có 100 nhân sự, dự kiến tăng ròng 15 người trong năm đầu, 20 người trong năm hai và 10 người trong năm ba thì quy mô cuối kỳ là 145 người.

Cách tính theo số lượng cụ thể giúp doanh nghiệp xác định thời điểm mặt bằng bắt đầu thiếu chỗ. Nếu phần lớn nhân sự dự kiến chỉ được tuyển vào năm thứ ba của hợp đồng, doanh nghiệp có thể thuê diện tích phù hợp với quy mô giai đoạn đầu và chuẩn bị phương án mở rộng khi số lượng nhân sự thực tế tăng lên.

2.3 Phân biệt tuyển mới và tăng trưởng nhân sự ròng

Số người dự kiến tuyển mới không đồng nghĩa với số nhân sự tăng thêm. Doanh nghiệp phải tính cả số người rời công ty, điều chuyển sang đơn vị khác hoặc chuyển sang hình thức làm việc không cần chỗ thường xuyên.

Ví dụ, doanh nghiệp dự kiến tuyển 30 người nhưng đồng thời có 12 vị trí rời khỏi văn phòng thì mức tăng ròng là 18 người, nếu không có thay đổi khác. Dùng 30 người để tính diện tích trong trường hợp này sẽ làm cao nhu cầu so với kế hoạch nhân sự thực tế.

3. Mô hình làm việc kết hợp ảnh hưởng thế nào đến diện tích?

Mô hình làm việc kết hợp (hybrid) làm thay đổi cách xác định số chỗ, nhưng không có nghĩa diện tích sẽ giảm theo cùng tỷ lệ với số ngày làm việc từ xa. Doanh nghiệp cần xác định có bao nhiêu người cùng sử dụng văn phòng vào ngày đông nhất và các không gian dùng chung có đáp ứng được mức hiện diện đó hay không.

3.1 Xác định số người hiện diện đồng thời

Mức hiện diện cao điểm phù hợp hơn mức trung bình tuần khi cần xác định sức chứa văn phòng. Mức sử dụng trung bình có thể thấp hơn đáng kể so với mức cao điểm, do đó việc chỉ dựa vào giá trị trung bình có thể dẫn đến đánh giá thấp nhu cầu vào những ngày có đông người làm việc.

Doanh nghiệp nên theo dõi dữ liệu chấm công, kiểm soát ra vào hoặc đặt chỗ trong một khoảng đủ dài. Nếu chưa có dữ liệu, có thể sử dụng lịch làm việc của từng phòng ban để xây dựng giả định ban đầu và cập nhật lại khi có số liệu thực tế.

3.2 Xác định số chỗ làm việc cần bố trí

Số chỗ làm việc nên đủ phục vụ lượng người dự kiến có mặt vào thời điểm cao điểm mà vẫn giữ một mức linh hoạt hợp lý. Ví dụ, doanh nghiệp có 140 nhân sự và dự kiến 75% cùng có mặt vào ngày cao điểm, tương đương 105 người.

Nếu doanh nghiệp lựa chọn ngưỡng sử dụng chỗ mục tiêu 85%, số chỗ tham khảo là: 105 ÷ 85% ≈ 124 chỗ. Mức 85% trong ví dụ là giả định lập kế hoạch. Doanh nghiệp cần điều chỉnh theo cách sử dụng chỗ, khả năng đặt trước và mức độ biến động giữa các ngày.

3.3 Khi nào có thể sử dụng chỗ ngồi linh hoạt

Chỗ ngồi linh hoạt phù hợp khi nhân viên không cần một vị trí cố định mỗi ngày và lịch đến văn phòng giữa các nhóm có thể phân bổ. Doanh nghiệp cần có dữ liệu sử dụng tương đối ổn định trước khi giảm số bàn cố định.

JLL trong Báo cáo Global Occupancy Planning Benchmark 2026 ghi nhận xu hướng giảm văn phòng riêng, đồng thời tăng phòng điện thoại, phòng tập trung và phòng họp nhỏ. Dữ liệu cho thấy giảm chỗ ngồi cá nhân có thể đi kèm nhu cầu tăng diện tích cho một số không gian dùng chung.

4. Tính diện tích theo số người và theo từng khu chức năng

Có hai cách tiếp cận chính khi lập nhu cầu diện tích. Tính theo m²/người phù hợp để xác lập khoảng tìm kiếm ban đầu. Tính theo từng khu chức năng phù hợp khi doanh nghiệp đã có dữ liệu nhân sự, sơ đồ tổ chức và yêu cầu vận hành cụ thể.

4.1 Khi nào có thể ước tính theo m²/người?

Phương pháp m²/người phù hợp khi doanh nghiệp cần trả lời nhanh câu hỏi “nên tìm mặt bằng khoảng bao nhiêu m²?”. Cách tính cơ bản là:

Diện tích ước tính = Số nhân sự dự kiến × Diện tích tham khảo/người

Ví dụ, doanh nghiệp dự kiến 100 người và dùng mức tham khảo 5 – 6 m²/người sẽ có khoảng tìm kiếm sơ bộ 500 – 600 m². Mức này cần được kiểm tra lại bằng mặt bằng thực tế trước khi ký thuê vì hình dạng sàn và cơ cấu công năng có thể làm thay đổi sức chứa.

4.2 Khi nào cần tính theo từng khu chức năng?

Tính theo công năng phù hợp hơn khi doanh nghiệp có nhiều phòng riêng, phòng họp, khu đào tạo hoặc hạ tầng chuyên biệt. Phương pháp này cũng nên được ưu tiên với văn phòng quy mô lớn vì sai số từ một định mức m²/người có thể tạo chênh lệch diện tích đáng kể.

Công thức tổng quát tính diện tích sử dụng:

Diện tích sử dụng = Khu làm việc + Phòng riêng + Phòng họp + Không gian hỗ trợ + Giao thông nội bộ

Sau khi có tổng diện tích sử dụng, doanh nghiệp mới đối chiếu với hiệu suất và phương pháp đo của từng mặt bằng để xác định diện tích thuê.

4.3 Những khu vực nào cần tính riêng?

Danh sách khu chức năng cần căn cứ vào hoạt động thực tế, không mặc định văn phòng nào cũng có cấu trúc giống nhau.

Tỷ lệ các khu vực có thể thay đổi đáng kể giữa công ty công nghệ, tài chính, tư vấn, trung tâm dịch vụ khách hàng hoặc doanh nghiệp có nhiều phòng quản lý.

>> Xem thêm: Dự tính diện tích thuê văn phòng

5. Phân biệt diện tích sử dụng và diện tích tính tiền

Trước khi so sánh, doanh nghiệp cần xác định rõ diện tích ghi trên báo giá là diện tích sử dụng hay diện tích tính tiền thuê, đồng thời kiểm tra phần diện tích thực tế có thể bố trí bàn làm việc, phòng họp và các khu chức năng.

5.1 Diện tích sử dụng hữu ích

Diện tích sử dụng hữu ích là phần diện tích doanh nghiệp có thể khai thác cho khu làm việc và các chức năng nội bộ. Khái niệm cụ thể và cách đo có thể thay đổi theo tiêu chuẩn hoặc quy ước của từng tòa nhà.

Khi khảo sát, doanh nghiệp nên kiểm tra trực tiếp mặt sàn, cột, lõi thang, hình dạng mặt bằng và các khu vực khó bố trí. Một sàn vuông, ít cột thường dễ tổ chức chỗ ngồi hơn mặt bằng có nhiều góc hoặc khu vực bị chia cắt.

5.2 Diện tích tính tiền

Diện tích tính tiền là cơ sở được sử dụng để xác định tiền thuê theo hợp đồng. BOMA 2024 cho văn phòng được xây dựng với mục tiêu chính là tính diện tích cho thuê và cung cấp phương pháp đo thống nhất phục vụ hoạt động cho thuê, phân tích sử dụng diện tích và so sánh.

Doanh nghiệp không nên mặc định mọi tòa nhà đều áp dụng BOMA hoặc cùng một phương pháp đo. Cần yêu cầu bên cho thuê xác nhận diện tích báo giá được đo theo cơ sở nào và những phần diện tích nào đã được đưa vào phép tính.

5.3 Ảnh hưởng đến diện tích cần thuê

Hiệu suất mặt bằng quyết định doanh nghiệp phải thuê bao nhiêu m² để có cùng lượng diện tích sử dụng. Ví dụ, nhu cầu hữu ích là 500 m²:

• Hiệu suất 90%: cần khoảng 556 m² thuê.
• Hiệu suất 85%: cần khoảng 588 m² thuê.
• Hiệu suất 80%: cần khoảng 625 m² thuê.

Các các thông số hiệu suất trên được tính theo công thức diện tích sử dụng chia cho hiệu suất mặt bằng. Khi so sánh các lựa chọn, doanh nghiệp nên dùng cùng một cơ sở diện tích và kiểm tra phương pháp đo trước khi so sánh đơn giá.

6. Bảng tính diện tích thuê văn phòng theo tăng trưởng nhân sự

Bảng tính nên theo dõi nhu cầu diện tích văn phòng của doanh nghiệp theo từng năm, không chỉ ghi nhận tổng nhu cầu tại thời điểm kết thúc hợp đồng. Cách trình bày theo từng mốc thời gian giúp doanh nghiệp xác định thời điểm mặt bằng hiện tại không còn đáp ứng đủ nhân sự và có cần thuê trước diện tích dự kiến hay không.

Ví dụ cho doanh nghiệp 100 người, tăng trưởng 12%/năm trong 3 năm:

* Giả định mức hiện diện cao điểm 75%.
** Giả định mức sử dụng chỗ mục tiêu 85%, làm tròn lên.
*** Cột diện tích sử dụng áp dụng mức tham chiếu 5 – 6 m²/người ước tính theo quy mô nhân sự. Không lấy trực tiếp số chỗ nhân với 5 – 6 m² vì văn phòng làm việc kết hợp cần bóc tách lại các khu chức năng.

Cột diện tích theo nhân sự giúp xác định khoảng tìm kiếm sơ bộ cho phương án bố trí truyền thống. Cột số chỗ hỗ trợ lập mặt bằng cho mô hình làm việc kết hợp và cần được tính tiếp cùng phòng họp, khu tập trung, khu cộng tác và các không gian hỗ trợ.

7. Khi nào doanh nghiệp nên mở rộng hoặc chuyển văn phòng?

Doanh nghiệp nên xem xét mở rộng trước khi mặt bằng vận hành ở trạng thái quá tải kéo dài. Thời điểm quyết định cần dựa trên dữ liệu sử dụng, kế hoạch nhân sự và khả năng bổ sung diện tích trong cùng tòa nhà.

7.1 Mặt bằng hiện tại gần đạt công suất sử dụng

Mặt bằng gần đạt công suất khi chỗ ngồi và các không gian dùng chung thường xuyên ở mức sử dụng cao, khiến doanh nghiệp khó bố trí nhân sự mới hoặc xử lý các ngày đông người. Với mô hình chỗ ngồi linh hoạt (hot-desking), CBRE cho rằng dữ liệu khoảng 85% có thể được xem là gần đầy nếu mục tiêu là nhân viên vẫn có khả năng lựa chọn vị trí.

Ngưỡng sử dụng khoảng 85% được sử dụng khi đánh giá mức độ đầy của không gian làm việc linh hoạt, không phải tiêu chuẩn áp dụng cho mọi văn phòng. Doanh nghiệp nên kết hợp dữ liệu thiếu chỗ vào giờ cao điểm, mức sử dụng phòng họp và nhu cầu thực tế của từng bộ phận trước khi quyết định mở rộng hoặc chuyển văn phòng.

7.2 Kế hoạch tuyển dụng vượt sức chứa

Doanh nghiệp nên chuẩn bị phương án mở rộng nếu số nhân sự đã được phê duyệt sẽ vượt sức chứa của mặt bằng trong thời hạn ngắn. Việc chuẩn bị trước giúp có thời gian kiểm tra diện tích kế cận, khảo sát tòa nhà khác và thương lượng điều kiện thuê.

Nếu tốc độ tuyển dụng vẫn chưa chắc chắn, doanh nghiệp có thể xây dựng ba phương án tăng trưởng: thấp, trung bình và cao. Phương án thuê nên được đánh giá dựa trên khả năng đáp ứng từng mức tăng trưởng, thay vì chỉ dựa vào một con số dự báo duy nhất.

7.3 Thiếu phòng họp hoặc khu chức năng

Văn phòng có thể đạt giới hạn vận hành trước khi hết chỗ đặt bàn. Phòng họp kín lịch, khu ăn nhẹ quá tải hoặc thiếu phòng tập trung cho cuộc gọi là dấu hiệu cơ cấu diện tích không còn phù hợp với số người sử dụng.

Trong trường hợp không gian làm việc đạt mức sử dụng cao, doanh nghiệp cần kiểm tra khả năng tái bố trí mặt bằng trước khi thuê thêm diện tích. Nếu việc bổ sung bàn làm việc khiến các khu vực hỗ trợ tiếp tục bị thu hẹp, giải pháp mở rộng số lượng chỗ ngồi có thể làm giảm chất lượng sử dụng thay vì giải quyết vấn đề.

7.4 Không còn phương án mở rộng phù hợp

Nếu tòa nhà không có diện tích liền kề hoặc tầng bổ sung phù hợp, doanh nghiệp cần dự trù thời gian tìm kiếm và chuyển sang địa điểm mới trước khi văn phòng hiện tại đạt giới hạn sử dụng. Khả năng mở rộng nên được đánh giá ngay từ giai đoạn lập danh sách các địa điểm tiềm năng, đặc biệt đối với những doanh nghiệp dự kiến tăng nhanh số lượng nhân sự.

>> Xem thêm: Khi nào nên mở rộng diện tích văn phòng

8. Những sai lệch thường gặp khi tính diện tích thuê

Sai lệch khi tính diện tích thuê văn phòng thường đến từ dữ liệu nhân sự chưa đầy đủ hoặc cách áp dụng mức diện tích tham khảo chưa phù hợp. Doanh nghiệp cần kiểm tra đồng thời quy mô nhân sự, cách sử dụng văn phòng và khả năng mở rộng để hạn chế thuê thiếu diện tích hoặc phải trả chi phí cho phần mặt bằng chưa cần sử dụng.

8.1 Dùng tổng nhân sự thay cho số người hiện diện

Với doanh nghiệp làm việc kết hợp, tổng số nhân sự không phản ánh chính xác số người sử dụng văn phòng cùng thời điểm. Nếu lấy toàn bộ nhân sự để tính số chỗ, nhu cầu diện tích có thể bị ước tính cao hơn thực tế. Doanh nghiệp nên xác định mức hiện diện vào ngày cao điểm, lịch làm việc của từng bộ phận và chính sách chia sẻ chỗ ngồi trước khi lập phương án mặt bằng.

8.2 Bỏ sót diện tích khu chức năng

Một mặt bằng đủ số bàn làm việc vẫn có thể thiếu diện tích nếu doanh nghiệp chưa tính phòng họp, phòng quản lý, lễ tân, khu ăn nhẹ, kho hoặc các không gian hỗ trợ khác. Nhu cầu từng khu chức năng nên được xác định theo cách vận hành thực tế, sau đó đưa vào phương án bố trí trước khi xác định tổng diện tích cần thuê.

8.3 Áp dụng một định mức diện tích cho mọi doanh nghiệp

Các mức diện tích tính theo m²/người chỉ phù hợp để ước tính sơ bộ và không thể áp dụng giống nhau cho mọi doanh nghiệp. Nhu cầu thực tế còn phụ thuộc mô hình làm việc, tỷ lệ phòng riêng, số lượng phòng họp, yêu cầu tiếp khách và các khu chức năng. Doanh nghiệp nên chọn mức diện tích tham khảo phù hợp với cách sử dụng văn phòng thay vì áp một con số cố định.

8.4 Thuê dư diện tích quá sớm

Thuê ngay diện tích đủ cho quy mô nhân sự cuối hợp đồng có thể làm phát sinh tiền thuê và chi phí vận hành cho phần mặt bằng chưa sử dụng trong những năm đầu. Sai lệch cũng xảy ra khi kế hoạch đã tính nhân sự tăng từ 100 lên 140 người nhưng doanh nghiệp tiếp tục cộng thêm một tỷ lệ với cùng mục đích “dự phòng tăng trưởng”. Phần dự phòng chỉ nên dành cho sai số hoặc nhu cầu ngoài kế hoạch.

8.5 Không tính khả năng mở rộng trong thời hạn thuê

Kế hoạch diện tích cần xem xét khả năng mở rộng ngay từ giai đoạn lựa chọn tòa nhà, đặc biệt với doanh nghiệp có tốc độ tăng nhân sự cao hoặc khó dự báo. Doanh nghiệp nên kiểm tra diện tích liền kề, các tầng có thể thuê thêm và điều kiện mở rộng trong hợp đồng. Khi nhu cầu chưa ổn định, văn phòng trọn gói cũng có thể bổ sung chỗ làm việc trong từng giai đoạn.

Diện tích phù hợp cần được xác định từ kế hoạch nhân sự, cách sử dụng văn phòng và khả năng mở rộng trong suốt thời hạn thuê. Một phép tính tốt phải cho biết doanh nghiệp cần bao nhiêu chỗ ở từng giai đoạn, phần diện tích nào thực sự được sử dụng và thời điểm nào cần bổ sung mặt bằng.

Liên hệ Maison Office để nhận danh sách phương án phù hợp với quy mô, thời hạn thuê và kế hoạch tăng trưởng của doanh nghiệp.

9. Câu hỏi thường gặp về tính diện tích theo tăng trưởng nhân sự

9.1 Công ty 50 người cần thuê văn phòng bao nhiêu m²?

Công ty 50 người có thể tham khảo khoảng 150 – 200 m² với phương án bố trí tiết kiệm, 250 – 300 m² với mức trung bình hoặc 350 – 500 m² với phương án rộng rãi. Diện tích thực tế còn phụ thuộc số phòng họp, phòng riêng, khu hỗ trợ, mô hình làm việc và hiệu suất của từng mặt bằng.

9.2 Công ty 100 nhân sự cần văn phòng bao nhiêu m²?

Doanh nghiệp 100 nhân sự có thể ước tính sơ bộ khoảng 300 – 400 m², 500 – 600 m² hoặc 700 – 1.000 m², tương ứng với ba mức bố trí 3 – 4, 5 – 6 và 7 – 10 m²/người. Nếu doanh nghiệp dự kiến tiếp tục tuyển dụng trong thời hạn thuê, quy mô nhân sự tương lai cần được tính trước khi xác định khoảng diện tích tìm kiếm.

9.3 Nên dự phòng bao nhiêu phần trăm diện tích khi nhân sự dự kiến tăng?

Doanh nghiệp không nên áp dụng một tỷ lệ dự phòng cố định cho mọi kế hoạch thuê văn phòng. Phần tăng nhân sự đã được đưa vào dự báo theo từng năm không cần cộng lại dưới dạng diện tích dự phòng. Phần diện tích bổ sung chỉ nên dành cho sai số dự báo, tuyển dụng ngoài kế hoạch hoặc thay đổi cơ cấu vận hành chưa thể xác định tại thời điểm thuê.

9.4 Doanh nghiệp làm việc kết hợp có cần một bàn cho mỗi nhân viên không?

Doanh nghiệp làm việc kết hợp không nhất thiết phải bố trí một bàn cố định cho mỗi nhân viên nếu số người có mặt đồng thời thấp hơn tổng quy mô nhân sự. Số chỗ làm việc nên được xác định theo mức hiện diện vào ngày cao điểm, lịch làm việc của các bộ phận và chính sách chia sẻ chỗ ngồi. Phòng họp, phòng tập trung và các khu dùng chung vẫn cần được tính riêng theo nhu cầu thực tế.

9.5 Có nên thuê diện tích đủ cho số nhân sự dự kiến cuối hợp đồng ngay từ đầu?

Doanh nghiệp chỉ nên thuê đủ diện tích cho quy mô nhân sự cuối hợp đồng khi kế hoạch tăng trưởng có độ chắc chắn cao và khả năng mở rộng sau này hạn chế. Nếu nhân sự tăng theo từng giai đoạn, thuê toàn bộ diện tích từ đầu có thể làm phát sinh chi phí cho phần mặt bằng chưa sử dụng. Khi đó, phương án thuê theo nhu cầu hiện tại kết hợp khả năng mở rộng nên được so sánh trước khi quyết định.

9.6 Diện tích sử dụng và diện tích tính tiền thuê có giống nhau không?

Diện tích sử dụng và diện tích tính tiền thuê có thể khác nhau tùy phương pháp đo của từng tòa nhà. Diện tích sử dụng phản ánh phần mặt bằng doanh nghiệp thực tế có thể bố trí khu làm việc và các chức năng nội bộ, trong khi diện tích tính tiền là cơ sở để xác định tiền thuê theo hợp đồng. Doanh nghiệp nên xác nhận rõ cách đo và phần diện tích được phân bổ trước khi so sánh báo giá.

Maison Office

Maison Office là đơn vị cho thuê văn phòng chuyên nghiệp, đội ngũ tư vấn kinh nghiệm 10+ năm sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp nhất Liên hệ 0988.902.468 ngay!

maisonoffice.vn