Branch Office là gì? Chức năng của văn phòng chi nhánh

Branch Office (hay văn phòng chi nhánh) là đơn vị hoạt động thuộc sở hữu và quản lý của doanh nghiệp. Việc thành lập văn phòng chi nhánh tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc mở rộng và phát triển hoạt động kinh doanh. Trong bài viết này, Maison Office sẽ giúp bạn tìm hiểu Branch Office là gì cũng như chức năng, cách thức hoạt động của chi nhánh công ty. 

1. Branch Office là gì?

Branch Office còn được gọi là văn phòng chi nhánh, là thuật ngữ được sử dụng rất phổ biến trong lĩnh vực kinh doanh. 

Tại Khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 có nêu rõ: “Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.”

Có thể hiểu đơn giản, Branch Office là đơn vị trực thuộc doanh nghiệp, được thành lập tại một địa điểm nhất định bên ngoài trụ sở chính. Mục đích của việc thành lập chi nhánh là để mở rộng quy mô, thị trường kinh doanh doanh nghiệp. Phạm vi hoạt động của một chi nhánh sẽ hoàn toàn phụ thuộc vào mục đích của doanh nghiệp khi thành lập chi nhánh. 

2. Branch Office có những chức năng gì?

Chi nhánh sẽ có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Do vậy, chức năng của chi nhánh cũng sẽ tương tự như chức năng của doanh nghiệp, cụ thể bao gồm: 

• – Kết nối liên lạc, duy trì quan hệ và giao dịch với các đối tác của doanh nghiệp;
• – Sản xuất, kinh doanh hàng hóa và cung ứng dịch vụ;
• – Xúc tiến mở rộng các cơ hội đầu tư, kinh doanh mới trên thị trường;
• – Nghiên cứu, tổng hợp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường và đối tác mới;
• – Quảng bá, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp;
• – Rà soát thị trường, đại diện doanh nghiệp trong việc khiếu kiện các hành vi xâm phạm, cạnh tranh không lành mạnh, gây ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh. 

• – Đại diện cho doanh nghiệp trong khu vực hoạt động của mình, thực hiện các hoạt động kinh doanh và phát triển thị trường theo định hướng và chiến lược đã đề ra;
• – Báo cáo kết quả hoạt động, kết quả tài chính và nhân sự cũng như các vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động của chi nhánh cho công ty mẹ.
• – Tuân thủ các quy định của pháp luật và pháp quy do doanh nghiệp đặt ra trong suốt quá trình hoạt động.  

2. Ưu – nhược điểm của việc thành lập chi nhánh công ty

Việc thành lập chi nhánh công ty có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhưng đi kèm với đó cũng có những khó khăn và rủi ro. Do vậy, trước khi quyết định thành lập Branch Office, hãy cùng tìm hiểu kỹ về ưu điểm và nhược điểm của hình thức này!

Ưu điểm

Những ưu điểm có được từ việc thành lập văn phòng chi nhánh phải kể đến: 

• – Mở rộng thị trường và tệp khách hàng tiềm năng, cho phép doanh nghiệp nắm bắt nhiều cơ hội kinh doanh mới ở các khu vực khác nhau. 
• – Thành lập nhiều chi nhánh tại các tỉnh, thành phố giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí vận chuyển, đồng thời thuận tiện hơn cho khách hàng trong việc giao dịch, ký kết hợp đồng. 
• – Tạo sự gắn kết với khách hàng và đối tác địa phương, từ đó tăng độ uy tín và nhận biết thương hiệu cho doanh nghiệp. 
• – Chi nhánh có chức năng tương tự như doanh nghiệp, được phép chủ động trong việc tổ chức các hoạt động kinh doanh và các vấn đề khác trong nội bộ chi nhánh. 
• – Chi nhánh được quyền đăng ký con dấu riêng, đại diện công ty ký kết hợp đồng trong phạm vi ủy quyền của pháp nhân.
• – Các chi nhánh cũng được quyền thành lập địa điểm kinh doanh thuộc chi nhánh. 

Nhược điểm

Ngoài những ưu điểm kể trên, việc thành lập văn phòng chi nhánh cũng còn một vài hạn chế như: 

• – Thủ tục thành lập ban đầu khá phức tạp, tương tự như thành lập một công ty mới. 
• – Khó khăn trong việc quản lý, kiểm soát từ xa, dẫn đến sự thiếu minh bạch và nhiều rủi ro liên quan đến pháp lý.
• – Doanh nghiệp là chủ thể chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật về mọi hoạt động, sai phạm của chi nhánh. 
• – Có thể xảy ra nhiều xung đột với công ty mẹ về mục tiêu, chiến lược, định hướng kinh doanh. 
• – Chi nhánh phải đóng thuế môn bài hằng năm.

3. Doanh nghiệp có thể thành lập bao nhiêu chi nhánh?

Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định về việc đăng ký thành lập chi nhánh như sau: “Doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.”

Với quy định nêu trên, doanh nghiệp hiện nay có quyền thành lập chi nhánh ở cả trong và ngoài nước. Bên cạnh đó, không có quy định nào hạn chế số lượng chi nhánh được phép thành lập đối với một doanh nghiệp. Như vậy, doanh nghiệp có thể xem xét thành lập nhiều chi nhánh tại nhiều khu vực khác nhau tùy thuộc vào mục tiêu mở rộng hoạt động kinh doanh. 

4. Quy định về cách đặt tên Branch Office

Căn cứ theo Điều 40 Luật Doanh nghiệp 2020, việc đặt tên chi nhánh phải tuân theo các quy định cụ thể dưới đây:

• – Tên chi nhánh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, có thể gồm các chữ cái: F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu. 
• – Tên chi nhánh bao gồm tên doanh nghiệp và bắt buộc kèm theo cụm từ “Chi nhánh”, không được sử dụng cụm từ “Công ty” hay “Doanh nghiệp”.
• – Tên chi nhánh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh.
• – Tên chi nhánh phải được viết hoặc in với khổ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các hồ sơ, tài liệu, giấy tờ giao dịch do chi nhánh phát hành. 

Luật Doanh nghiệp 2020 đã quy định rất rõ về việc đặt tên cho chi nhánh công ty. Do vậy, nếu doanh nghiệp có bất cứ sai phạm nào về các quy định kể trên sẽ bị xử lý vi phạm hành chính từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng. 

5. Thủ tục thành lập chi nhánh công ty

Dưới đây là thủ tục các bước đăng ký thành lập chi nhánh theo quy định mới nhất:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ 

Đầu tiên, doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đăng ký thành lập chi nhánh bao gồm các giấy tờ sau đây: 

• – Văn bản thông báo thành lập chi nhánh (do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký);
• – Quyết định bằng văn bản về việc thành lập chi nhánh;
• – Bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh (công ty TNHH 1 thành viên, công ty tư nhân không cần biên bản này);
• – Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh;
• – Bản sao công chứng một trong những giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh: 
  • – CMND/CCCD/Hộ chiếu (cá nhân có quốc tịch Việt Nam); 
  • – Hộ chiếu, giấy phép lao động, giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp (cá nhân có quốc tịch nước ngoài);

Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, thành phố nơi muốn lập chi nhánh. Hoặc nộp trực tuyến qua website của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Nhận kết quả 

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ của bộ hồ sơ. 

• – Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh;
• – Trường hợp hồ sơ không hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung trong hồ sơ. 

6. So sánh chi nhánh (Branch Office) và văn phòng đại diện (Representative Office)

Chi nhánh (Branch Office) và văn phòng đại diện (Representative Office) là hai thuật quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh. Tuy nhiên không phải ai cũng có thể phân biệt được chính xác hai thuật ngữ này. Phần dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn những điểm giống và khác nhau giữa chi nhánh và văn phòng đại diện: 

Điểm giống nhau

Mặc dù chi nhánh và văn phòng đại diện được sử dụng với mục tiêu khác nhau nhưng chúng cũng có một vài điểm giống nhau đáng kể:

• – Theo Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh và văn phòng đại diện đều là đơn vị phụ thuộc, hoạt động dưới sự ủy quyền của doanh nghiệp. 
• – Cả hai hình thức đều áp dụng chung nguyên tắc đặt tên (căn cứ Điều 40 Luật doanh nghiệp 2020);
• – Cả chi nhánh và văn phòng đại diện đều không có tư cách pháp nhân;
• – Chi nhánh, văn phòng đại diện có thể thành lập ở cả trong và ngoài nước.
• – Chi nhánh và văn phòng đại diện có mã số thuế riêng, phải làm thủ tục đăng ký hoạt động tại Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, thành phố nơi chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở. 

Điểm khác nhau

Để phân biệt điểm khác nhau giữa chi nhánh công ty và văn phòng đại diện, ta có thể dựa vào 3 tiêu chí cơ bản sau đây:

Như vậy, có thể thấy chi nhánh công ty có nhiều chức năng hơn, đồng thời linh hoạt hơn trong việc lựa chọn hình thức hạch toán. Tuy nhiên, việc thành lập chi nhánh sẽ phát sinh ra nhiều khoản thuế phải nộp hơn, bao gồm: thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN. 

Nếu doanh nghiệp muốn có một đơn vị hỗ trợ quảng bá sản phẩm, dịch vụ hay xúc tiến mối quan hệ với khách hàng, văn phòng đại diện sẽ là lựa chọn phù hợp. Còn nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu mở rộng thị trường và đẩy mạnh hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp nên lựa chọn thành lập chi nhánh công ty.  

7. Lời kết 

Branch Office là một trong những hình thức mà doanh nghiệp có thể lựa chọn khi có nhu cầu mở rộng và phát triển hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, việc thành lập chi nhánh đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ các quy định pháp lý nhằm tránh những sai sót, rủi ro không đáng có. Hy vọng bài viết trên đây của Maison Office đã mang đến cho bạn nhiều thông tin hữu ích!

Tìm hiểu thêm:

• Cách tra cứu mã số thuế doanh nghiệp nhanh nhất [Năm 2023]
• Cách tra cứu mã số thuế cá nhân nhanh chuẩn nhất

Bùi Đức Huy

Nhà biên tập và quản lý đội ngũ sản xuất nội dung tại Maison Office.
Với hơn 05 năm kinh nghiệm tư vấn và biên tập nội dung sâu rộng trong lĩnh vực dịch vụ bất động sản và thiết kế nội thất. Chia sẻ thông tin giá trị đến khách hàng, đối tác và thu hút hàng triệu lượt xem.